MIGRATION DES RIB EN IBAN

Transcription

1 MIGRATION DES RIB EN IBAN Sommaire Sommaire 1 1/ La norme SEPA : 2 2/ Etapes de la migration avec APLON : 3 a. Migration des RIB en IBAN 3 b. Passage au format de fichier SEPA 4 3/ Migration des RIB en IBAN avec SAGE 500 et les programmes APLON : 4 a. Paramétrage : 5 b. Contrôle : 9 c. Saisie des nouveaux IBAN : 14 4/ Passage au nouveau format SEPA : 17 1

2 1/ La norme SEPA : Après la mise en place de l Euro, l harmonisation européenne se poursuit avec celle des moyens de paiement grâce à la création d un espace unique européen des paiements en euros : le SEPA Single Euro Payments Area. Au sein de cet espace, tout acteur économique pourra émettre et recevoir des paiements en euros avec la même facilité, la même sécurité, la même rapidité et les mêmes règles juridiques que pour ses transactions domestiques. Les entreprises et autres acteurs économiques devront convertir le code banque et le relevé d identité bancaire de leurs différents systèmes d informations pour les mettre aux normes internationales. De nouveaux codes devront être intégrés dans les bases de données : Le code IBAN (International Bank Account Number) enregistrant le numéro de compte (et complétant l actuel RIB). Le code BIC (Bank Identifier Code) est le code de l établissement bancaire selon une norme permettant d identifier la banque de façon unique. 2

3 2/ Etapes de la migration avec APLON : Le passage à la norme SEPA se fera en deux temps qu il est essentiel de bien différencier : la migration des RIB en IBAN est la première étape, le passage au nouveau format de fichier selon la norme SEPA est la seconde étape. a. Migration des RIB en IBAN : Pour les adhérents travaillant avec la comptabilité Oane Finances, cette étape est déjà faite puisque ce sont désormais des IBAN qui sont saisis dans Oane, on ne parle plus de RIB. Pour les autres, en choisissant de passer en IBAN, une migration automatique des anciens RIB en IBAN s opèrera. Le passage du RIB à l IBAN répond en effet à une formule de calcul. Exemple : Le RIB : Z 02 de la banque LCL devient L IBAN : FR Z02 avec le BIC : CRLYFRPP En revanche, le BIC est affecté en fonction du code banque récupéré dans une liste non exhaustive à ce jour et évolutive. Il conviendra donc d effectuer un contrôle final de la procédure pour détecter d éventuelles erreurs. Les contrôles effectués, commencera une phase transitoire pendant laquelle la saisie des coordonnées bancaires se fera sous la forme IBAN mais le 3

4 transfert de fichier vers les établissements bancaires continuera sous la forme Etebac. Cette migration des RIB en IBAN peut se faire dès aujourd hui. En effet, le fait de migrer en mode IBAN vous permettra de contrôler vos codes BIC et de vérifier les informations avec vos partenaires si nécessaires. b. Passage au format de fichier SEPA : Actuellement, le passage au nouveau format est possible pour les fichiers de virements (paie et fournisseurs), mais pour les fichiers de prélèvements, les banques sont encore en phase de tests. La date butoir de passage aux nouvelles normes SEPA est désormais fixée au mois de Février / Migration des RIB en IBAN avec SAGE 500 et les programmes APLON : SAGE n assure plus le suivi de son logiciel de comptabilité Ligne 500, ce dernier ne permettra donc pas la gestion des IBAN. APLON a donc fait évoluer ses applications Etats, Prélèvements et Facturation pour : Migrer automatiquement les RIB actuels en IBAN pour les clients et les fournisseurs. 4

5 Proposer des écrans de saisie des coordonnées bancaires clients et fournisseurs au format IBAN. Editer les coordonnées bancaires sous forme IBAN dans les documents (factures par exemple) Il conviendra de faire une mise à jour Internet de façon à disposer au minimum des versions logiciels suivantes : Etats v Prélèvements v Facturation v c. Paramétrage : Le passage aux IBAN est irréversible. Commencer avant toute chose par sauvegarder les bases (Compta, Etats, Prélèvements, Facturation). 5

6 Sélectionner le programme Etats. Si vous avez plusieurs sociétés, sélectionner la société concernée. Aller ensuite dans le menu suivant : Cocher «passage aux IBAN». Puis, valider. Un message vous demande de valider votre choix et vous informe que le programme va migrer les RIB (issus de SAGE) en IBAN pour les clients et les fournisseurs. 6

7 Après avoir répondu «oui», l option n apparaîtra plus dans l écran du paramétrage : à partir de maintenant, vous ne devez plus saisir de RIB dans SAGE, sinon vous devrez les saisir une 2 ème fois en IBAN dans le module Etats. Faire ensuite une réplication totale de la compta dans Etats. 7

8 Sélectionner ensuite le programme Prélèvements. Puis aller dans le menu suivant : Cocher l option «passage aux IBAN». Puis, valider par «OK». Un message vous demande de valider votre choix et vous informe que la saisie des IBAN familles est à faire dans les Etats ou dans les Prélèvements. 8

9 d. Contrôle : Pour la partie familles, utiliser le programme Prélèvements. Puis aller dans le menu suivant : 9

10 Sélectionner tous les tiers et imprimer la liste. Dans les critères d édition, demander un tri par nom si vous préférez une liste par ordre alphabétique et cocher «autres IBAN» dans le cas où vous avez des tiers multi-iban. Vous obtenez la liste des familles en prélèvements et leur IBAN que vous devez contrôler. Les codes BIC de type BNPAFRPPXXXX ne posent pas de problème et passeront lors du transfert de fichier, mais ils demandent vérification auprès des familles. Par contre, si vous avez des codes BIC commençant par XXX, il est impératif de redemander les coordonnées bancaires aux familles car votre fichier ne pourra pas passer en banque. 10

11 ATTENTION! Pour une famille, on ne peut saisir 2 fois le même IBAN (mettre le nom de la maman dans l autre IBAN), car sinon, il y aura des erreurs lors du contrôle des IBAN. 11

12 Pour les fournisseurs, utiliser le programme Etats. Aller ensuite dans le menu suivant : Choisir «ajouter» pour éditer une nouvelle liste. 12

13 Cliquer sur «requête» pour créer votre liste. Configurer votre requête comme ci-dessous : 13

14 Suivre ensuite l assistant pour éditer votre liste des fournisseurs en virement à contrôler. e. Saisie des nouveaux IBAN : Pour les familles, c est désormais dans le programme Prélèvements que vous saisirez les nouvelles coordonnées bancaires : Aller dans le menu suivant : Tout ajout d un IBAN (nouvelle famille en prélèvement importée dans la base Prélèvements après réplication des tiers) ou toute modification des IBAN existants doit se faire par cette option. Vous ne devez plus saisir de RIB dans SAGE. C est dans l écran de saisie ci-dessous qu il faudra désormais saisir les nouvelles coordonnées bancaires : 14

15 A la fin de la saisie, on clique sur le bouton «Valider». Le programme effectue des contrôles : Tous les champs utiles doivent être renseignés sinon un message signale le code famille et le champ vide. En revanche, la combinaison Domiciliation / IBAN / BIC non renseignée est autorisée si vous n êtes pas encore en possession des coordonnées bancaires de certaines familles. Les IBAN doivent être corrects sinon un message signale le code famille et si l IBAN est erroné ou saisi plusieurs fois. Un même IBAN ne peut donc être saisi plusieurs fois. Pour les fournisseurs, on utilise le programme Etats. C est dans le menu suivant que va se faire la saisie des coordonnées bancaires : Il faut paramétrer la requête de la manière suivante : 15

16 VIR On obtient l écran de saisie suivant : A la fin de la mise à jour, un message vous informe qu un fichier TIERS.txt a été généré et doit être récupéré en comptabilité SAGE. Ne pas tenir compte de ce message car le fichier ne contient que des nouvelles coordonnées bancaires qui ne peuvent être mises à jour dans SAGE. 16

17 4/ Passage au nouveau format SEPA : Rappel : ce passage n est pas à faire tout de suite car, pour l instant, si les virements sont prêts, les banques ne sont qu en phase de test pour les prélèvements. Selon les banques, tous les cas de figures sont possibles : certaines banques vont accepter les 2 formats jusqu en 2014, d autres vont attendre le dernier moment pour changer. En tous les cas, avant de passer au nouveau format, faites des tests avec votre banque et n oubliez pas de sauvegarder toutes les bases. Comment passer au nouveau format dans les logiciels Aplon? Pour les virements fournisseurs, le passage à la nouvelle norme se fait dans les Etats, comme expliqué ci-dessous. C est dans le menu ci-dessous qu il faut procéder au changement : Cocher la norme Sepa dans le combo prévu à cet effet : 17

18 Pour les prélèvements familles, le passage se fait en changeant le paramétrage dans les Prélèvements, comme expliqué ci-dessous. Choisissez la norme Sepa comme norme utilisée. 18

19 La gestion des prélèvements avec la norme Sepa va changer, puisqu il faudra gérer pour chaque famille un numéro de mandat. De plus, le fichier transmis à la banque ne sera pas le même pour le premier prélèvement. Encore une fois, tout ça n est pas encore abouti et il est trop tôt pour procéder au passage en norme Sepa. Dès que tout sera prêt, nous vous avertirons des démarches qu il conviendra de faire. 19