Internet, Intranet, Extranet Quelles synergies?

Transcription

1 Internet, Intranet, Extranet Quelles synergies? Séminaire préparé par : Sous la direction de : Co-animateur : Discutants : Élizabeth Idir - Isabelle Fichou Bernard Corbineau Directeur du dess MITIC Michel Passant, directeur des Opérations et de l'après-vente à la BNP Paribas, conseiller municipal - en responsabilité des NTIC - à L'Isle Adam Dominique Truy - DGA responsable des Tic - et Catherine Guyon - responsable internet/intranet - à la ville de Lorient Dominique Lahary, directeur de la bibliothèque du Val- Oise

2 Introduction On parle de plus en plus de communication électronique territoriale globale ou de Xnets. Quelles sont les synergies envisagées ou menées à bien entre les trois nets? Cette synergie constitue-t-elle le fondement d une politique globale ou s est-elle construite au fur et à mesure des aléas ou opportunités?

3 Introduction - Définitions Internet : un outil d information et de communication Les collectivités locales doivent considérer Internet, réseau mondial non seulement comme un outil d information sans frontière, mais aussi comme un DESS moyen MITIC Option de Collectivités promouvoir Locales son territoire. Internet donne aussi la possibilité de rapprocher les administrés de leur cité, de les inciter à s y impliquer, de resserrer le tissu social.

4 Introduction - Définitions Intranet : un outil de gestion interne L intranet, réseau de gestion interne utilisant les outils Internet, est un moyen simple et efficace pour évoluer vers un environnement de travail plus performant. Son développement a un impact sur l organisation interne des services des collectivités locales. Extranet : un outil d information et de gestion pour partenaires et autres collectivités.

5 Plan I) Nouvelles technologies, nouvelle organisation 1) Stratégie de management 2) Transversalité 3) Gestion des DESS MITIC ressources Option Collectivités humaines Locales 4) Dématérialisation

6 Plan II) Gestion de contenus (de l outil à l acteur) 1) Articulation des différents contenus d information 2) Travail collaboratif, décentralisation de l information 3) Développement DESS MITIC Option d un Collectivités circuit Locales de validation (workflow) 4) Logique portail

7 I - Nouvelles technologies, nouvelle organisation 1 - Stratégie de management Si le management stratégique vise à maintenir en adéquation optimale les capacités de la structure avec son environnement et avec son projet, cela souligne bien le rôle managérial des dirigeants territoriaux : - rendre lisible les évolutions, - écouter, communiquer, - partager le sens, - soutenir et conduire les changements.

8 I - Nouvelles technologies, nouvelle organisation 1 - Stratégie de management «Gérer, c est faire les choses comme il faut. Diriger, c est faire ce qu il faut.» Peter Drucker

9 I - Nouvelles technologies, nouvelle organisation 1 - Stratégie de management Organisation Organiser le transfert des compétences et des hommes DESS des MITIC anciennes Option Collectivités fonctions Locales vers les nouvelles. Aujourd hui, c est la rareté des personnels connaissant Internet qui constitue un frein.

10 I - Nouvelles technologies, nouvelle organisation 1 - Stratégie de management Mise en place de Chartes (intranet messagerie internet) Afin d appliquer des règles de comportement en matière de communication. Il est nécessaire de prendre en compte les aspects juridiques et contractuels de ces échanges.

11 I - Nouvelles technologies, nouvelle organisation 2 - Transversalité Comité de pilotage Politique générale de développement des Tic : Alençon, Brest, Fontenay-sous-Bois, Orvault. DESS MITIC Option Collectivités L intranet, comme outil de modernisation Locales du Système d information, amorce le processus d organisation pour internet, en partant d une Sensibilisation préalable en interne : Montpellier.

12 I - Nouvelles technologies, nouvelle organisation 2 - Transversalité Cahier des charges conjoint Concrétisation de la réflexion en amont - Faches Thumesnil : Appel d offres pour la mise en œuvre d un portail internet/intranet/extranet reposant sur des standards ouverts et des logiciels libres. - Orvault : Appel d offres : orientation vers un outil de gestion de contenu en ligne (typo 3).

13 I - Nouvelles technologies, nouvelle organisation 3 - Gestion Ressources Humaines L introduction des NTIC dans une organisation concerne avant tous les agents, compte tenu des impacts sur leurs pratiques de travail, sur l ergonomie de leur environnement de travail (par exemple, le travail sur la base de groupware est bien différent du travail collectif habituel du type de réunions), voire sur la nature même du travail qu ils fournissent.

14 I - Nouvelles technologies, nouvelle organisation 3 - Gestion Ressources humaines Les TIC sont des outils qui accompagnent ou facilitent, accélèrent le changement, mais elles ne le déclenchent pas. DESS MITIC Option Collectivités Sans réflexion préalable ou Locales sans accompagnement, les TIC ne modifient pas à elles seules le fonctionnement interne et les pratiques de travail.

15 Formation I - Nouvelles technologies, nouvelle organisation 3 - Gestion Ressources humaines «Si un décideur public ne sait pas prendre en compte que l information est aujourd hui essentiellement produite et disponible sous forme numérique, s il ne sait pas organiser, utiliser et diffuser l information, il a toutes les chances de rater quelque chose» Thierry Courtine, expert pédagogique en TIC et initiateur de formation à l ENA

16 I - Nouvelles technologies, nouvelle organisation 4 - Dématérialisation À terme, l idéal serait la mise en commun, la «mutualisation» des moyens. Une plate-forme unique pour la dématérialisation des marchés de l État permettrait de considérables gains de coût et d efficacité. Interview de Jacques Sauret, directeur de l Adae pour Service Public - octobre-novembre 2003

17 I - Nouvelles technologies, nouvelle organisation 4 - Dématérialisation Un rappel des orientations de modernisation de l administration Ces orientations s inscrivent plus particulièrement dans deux axes : DESS MITIC Option Collectivités - répondre aux nouvelles attentes Locales du citoyen, - déconcentrer les décisions et s appuyer sur les agents, acteurs de la modernisation.

18 II - Gestion de contenus (de l outil à l acteur) 1 - Articulation des différents contenus d informations Gestion souvent cloisonnée des différents Nets Internet : service communication Intranet : service DESS MITIC informatique, Option Collectivités Locales service ressources humaines, service de la documentation Extranet : synergie des services citées ci-dessus + service de l informatique Contre-exemples : Cg de la Moselle, Lorient.

19 II - Gestion de contenus (de l outil à l acteur) 1 - Articulation des différents contenus d informations Compatibilité technologique La prise en compte des différentes arborescences et technologies permet de faciliter la circulation d information entre les 3 Nets. - Lorient : interface DESS MITIC Option d administration Collectivités Locales commune internet/intranet. - Montreuil : bases de données communes. - Alençon : portail intranet/internet + extranet. - Communauté de Communes de la vallée de la Sauer : projet d interface et de base uniques.

20 II - Gestion de contenus (de l outil à l acteur) 1 - Articulation des différents contenus d informations Services en ligne (interaction externe/interne) Optimisation des services de la collectivité via la mutualisation d information : - correspondance entre les applications métiers associées à l intranet, et les services proposés sur le site internet de la collectivité. - Service Public Local : extranet permettant de mettre en relation les informations d une institution d État et celles d une collectivité.

21 II - Gestion de contenus (de l outil à l acteur) 2 - Travail collaboratif, décentralisation de l information Groupware (ou «collectitiel», «synergiciel») Ce type d outil correspond à un mode de DESS MITIC Option Collectivités production dit de «projet» Locales comme par exemple le suivi d une affaire traitée par différentes personnes, réparties sur différents territoires où le chef de projet coordonne les interventions des uns et des autres.

22 II - Gestion de contenus (de l outil à l acteur) 3 - Développement d un circuit de validation (workflow) Le workflow applique des règles et des circuits prédéterminés, DESS MITIC ce Option qui Collectivités suppose Locales une réflexion préalable sur les procédures en jeu.

23 II - Gestion de contenus (de l outil à l acteur) 4 - Logique portail Les systèmes de gestion de contenu de sites web permettent une meilleure interaction et une meilleure mutualisation des données communes. - Interface commune aux trois Nets. - Redirection vers les sites appropriés par rapport à l arborescence (ex. : miminfo). - Facilitation de la participation des acteurs de la collectivité et des partenaires à la mise à jour de l information.

24 Conclusion Où en sont les collectivités dans leur réflexion/démarche sur la gestion du flux d information, par rapport à la stratégie managériale et organisationnelle? Comment mettre en œuvre cette synergie des trois Nets pour qu elle corresponde aux attentes des citoyens-usagers?

25 Sources - Bibliographie Stratégie Internet, Intranet, Extranet des collectivités locales : états des lieux, projets, pilotage - étude Benchmark Group. Internet-Intranet, Clés pour les collectivités locales guide réalisé par l Observatoire des télécommunications. L intranet en DESS collectivité MITIC Option Collectivités territoriale, Locales plate-forme de services et levier de management rapport réalisé par le groupe de travail «TIC et management» de l Observatoire des Télécommunications dans la ville. L Intranet pour les collectivités locales et territoriales - guide de la mission Ecoter.

26 Sources - Bibliographie Quand l Intranet oblige à repenser les pratiques de travail La gazette des communes du 9 février Intranet RH : les salariés restent encore à convaincre - Enquête Benchmark Group. Les collectivités territoriales se mettent aux nouvelles technologies - une enquête de Bernard Brunhes Consultants Technologies de l information et management - Mélissa Saadoun

27 Sources - Internet Rubrique «Les initiatives de villes» / Thème «Évaluation de la politique internet»

28 Sources - Entretiens Philippe Cousin, webmaster de la ville d Orvault Jean-Luc Grellier, chargé de mission Tic - CR-Limousin