ARTICLE ASPECTS JURIDIQUES DES POLITIQUES D ARCHIVAGE

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1 ARTICLE ASPECTS JURIDIQUES DES POLITIQUES D ARCHIVAGE 1er décembre 2008

2 TABLE DES MATIERES 1. ASPECTS JURIDIQUES DE LA POLITIQUE D ARCHIVAGE LA FONCTION PROBATOIRE DE LA POLITIQUE D ARCHIVAGE LA FONCTION REGLEMENTAIRE DE LA POLITIQUE D ARCHIVAGE OUTILS AUDIT 4 Confidentiel Page 2

3 1. ASPECTS JURIDIQUES DE LA POLITIQUE D ARCHIVAGE La politique d archivage consiste, pour une organisation, à formaliser ses pratiques, c est à dire à définir les moyens qu elle entend mettre en œuvre, en fonction de ses objectifs et contraintes. 1.1 LA FONCTION PROBATOIRE DE LA POLITIQUE D ARCHIVAGE Avant toute chose, il convient de clarifier la signification du terme «archivage». Traditionnellement, l archivage recouvre la conservation des documents. Toutefois, l émergence des documents dématérialisés et des techniques de stockage numérique se caractérise par de nouvelles contraintes liées à l exigence de la copie sur support fidèle et durable 1 ainsi qu à celle d identification et d intégrité de l écrit sous forme électronique 2. Dès lors, la politique d archivage mise en œuvre doit répondre aux exigences de conservation des documents, mais encore de préservation de leur valeur probante dès lors que l électronique devient la règle. La valeur probante des documents électroniques dépend des techniques utilisées au stade du stockage, pour lesquelles le recours aux normes peut être préconisé 3. Techniquement, la politique d archivage devra décrire en quoi les processus mis en œuvre permettent de répondre aux exigences de : - intelligibilité ; - durabilité ; - identification ; - intégrité. Concernant l exigence d intégrité, appliqué aux documents électroniques «natifs», le Code civil 4 met l accent sur ce qu il est convenu d appeler le «cycle de vie» du document. Ainsi, la politique d archivage ne doit pas se limiter à décrire le mécanisme de conservation intègre du document électronique, mais également, le procédé mis en œuvre au stade de sa création pour prétendre pouvoir donner aux documents dématérialisés ainsi archivés, valeur probante. La politique d archivage devra gérer le cycle de vie du document en prévoyant le recours aux conventions de preuve 5. 1 Art al. 2 du Code civil. 2 Art du Code civil sur l équivalence probatoire des documents sous forme électronique 3 Voir NF Z et PR Z Art précité. 5 Art du Code civil sur les conventions de preuve. Confidentiel Page 3

4 En matière de contrats électroniques, la politique d archivage devra intégrer les spécificités inhérentes aux procédures relatives à l identification 1 des co-contractants, parfois appelée «politique d enregistrement», quitte à renvoyer à cette dernière. Ce faisant, la politique d archivage est susceptible de devenir un document contractuel, au même titre que la politique de sécurité, à laquelle la politique d archivage peut renvoyer. La politique d archivage doit également pouvoir être partagée en interne, sous la forme d une charte de l archivage, afin de s assurer que les utilisateurs y adhèrent et veillent à sa mise en œuvre, l archivage n étant plus l apanage des archivistes. 1.2 LA FONCTION REGLEMENTAIRE DE LA POLITIQUE D ARCHIVAGE Abstraction faite des contraintes juridiques métiers, propres au secteur d activité de chaque organisation 2, la politique d archivage est également un outil de conformité légale. Ainsi, la durée peut être déterminée par une obligation légale 3, une prescription extinctive 4. L obligation de conservation se double, s agissant de données à caractère personnel 5, de l obligation de destruction et de sécurité 6. La Cnil recommande que la politique d archivage soit formalisée et puisse, le cas échéant, être communiquée aux personnes concernées OUTILS Le recours aux normes est volontaire. 8 Toutefois, les partenaires contractuels ont la liberté d y faire référence dans leurs conventions. Parmi les différentes normes, il convient de mentionner : - NF ISO d avril 2002 sur le «records management» ; - ISO OAIS sur l archivage électronique à long terme ; - Moreq (Model requirements for the management of electronic records); Lesquelles peuvent servir de référentiel pour l élaboration d une politique d archivage. 1.4 AUDIT 1 Art du Code civil sur la signature électronique. 2 Voir notamment, art. L et suivants du Code du patrimoine, pour les archives publiques. 3 Par exemple, obligation de conservation des données techniques de connexion (art. L du Code des postes et des communications électroniques», obligation de conservation des contrats électroniques (art. 27 de la loi n du 21 juin 2004). 4 Voir chronique juridique sur l impact de la réforme de la prescription sur les SAE. 5 Loi n du 6 janvier 1978, dite loi «informatique et libertés». 6 Voir délibération Cnil n du 11 octobre 2005 portant adoption d'une recommandation concernant les modalités d archivage électronique, dans le secteur privé, de données à caractère personnel 7 Une prochaine chronique sera consacrée aux impératifs informatique et libertés. 8 Une prochaine chronique sera consacré au rôle des normes. Confidentiel Page 4

5 Quelque soit l environnement juridique de l organisme et ses objectifs, la politique d archivage doit pouvoir faire l objet d audits. L audit de conformité du projet de politique d archivage permettra de dire dans quelle mesure la politique d archivage répond aux impératifs légaux et réglementaires qui s imposent à l organisme. L audit de mise en œuvre permettra de déceler d éventuelles non conformités à la politique d archivage ; cet audit doit être périodique. ** * La prochaine chronique sera consacrée à la conformité des systèmes d archivage électronique. Confidentiel Page 5