GESTION CONTRACTUELLE DES APPELS D OFFRES. Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures

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1 GESTION CONTRACTUELLE DES APPELS D OFFRES Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures

2 Les étapes du processus d appels d offres

3 ontrats Contrats sujets aux appels d offres Contrat d assurance Contrat pour l exécution de travaux Contrat pour la fourniture de matériaux Contrat pour la fourniture de services professionnels

4 olitique Politique de gestion contractuelle Adoptée par la Ville le 20 décembre 2010 (obligation prévue à l article de la Loi sur les cités et villes) Prévoit des mesures pour assurer une saine concurrence entre les soumissionnaires voulant contracter avec la Ville.

5 esures Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire n a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres

6 esures Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d intimidation, de trafic d influence ou de corruption

7 esures Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d intérêts Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l impartialité et l objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte

8 esures Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d autoriser la modification d un contrat Mesures visant la concurrence

9 Les règles d octroi moins de $ des contrats $ à ,99 $ $ et plus

10 Aucune règle applicable dans la loi (octroi du contrat de gré à gré) mais la Ville s assure de faire au moins deux demandes de prix et elle favorise l achat local ontrats de moins de $

11 Sur invitation ontrats de $ à ,99 $

12 Appel d offres public ontrats de $ et plus

13 APPEL D OFFRES POUR SERVICES PROFESSIONNELS Exemple Ville de Saint-Augustin-de-Desmaures

14 APPEL D OFFRES POUR SERVICES PROFESSIONNELS Exemple: AOVSAD : services professionnels pour le réaménagement des bretelles d accès du parc industriel nord Description du projet: Fourniture des services d'ingénierie incluant études préparatoires, conception, plans et devis préliminaires et définitifs, documents d'appel d'offres et coordination/intégration avec le ministère des Transports pour le réaménagement des bretelles d accès dans le cadre de l agrandissement du parc industriel François- Leclerc.

15 DESCRIPTION DES ÉTAPES DE LA PROCÉDURE D APPEL D OFFRES Phase préparatoire de l appel d offres : 1. Analyser les besoins de la Ville 2. Demander l estimation des coûts au service concerné, dans ce cas, le Service des travaux publics 3. Préparer les documents d appel d offres 4. Former le comité de sélection par une résolution du conseil municipal

16 DESCRIPTION DES ÉTAPES DE LA PROCÉDURE D APPEL D OFFRES Phase décisionnelle: 5. Publier l appel d offres sur S.É.A.O. et Constructo au moins 15 jours précédant l ouverture des soumissions En cours d appel d offres, certaines questions peuvent être posées au Service juridique et du Greffe qui répond au moyen d un addenda, au bénéfice de tous les soumissionnaires (publié sur SÉAO). Les modifications à l appel d offres ou à des plans et devis se font également par addenda. 6. Faire l ouverture des soumissions seulement avec le comité de sélection 7. Analyser en comité les différentes soumissions reçues et en établir le pointage

17 DESCRIPTION DES ÉTAPES DE LA PROCÉDURE D APPEL D OFFRES Formation du comité de sélection: Au moins 3 personnes autres que les membres du conseil Ces membres sont impartiaux, afin d éviter tout conflit d intérêt Le comité, lors de l évaluation qualitative des soumissions, doit faire preuve de rigueur, en égard aux étapes prévues dans l appel d offres

18 ÉVALUATION ET PONDÉRATION Formation du comité de sélection: Au moins 3 personnes autres que les membres du conseil Ces membres sont impartiaux, afin d éviter tout conflit d intérêt Le comité, lors de l évaluation qualitative des soumissions, doit faire preuve de rigueur, en égard aux étapes prévues dans le cahier des charges 18

19 ÉVALUATION ET PONDÉRATION (SUITE) Les critères utilisés par la Ville pour cet appel d offres: 1. L expérience du professionnel [25 pts/100] 2. La compétence et la disponibilité du responsable du projet [25 pts/100] 3. L organisation du projet [20 pts/100] 4. La compréhension du mandat et la méthodologie proposée [20 pts/100]

20 SUITE DU PROCESSUS 5. L échéancier de travail, la présentation des biens livrables et la qualité des documents soumis [10 pts/100 ] 6. Ouverture de la 2e enveloppe de prix; (Pointage intérimaire + 50) x Prix Doit avoir obtenu au moins 70 %, soit la note de passage 7. Adjuger le contrat par résolution du conseil municipal

21 RÉSULTAT DE L APPEL D OFFRES

22

23 ÉTAPES DU PROCESSUS POUR L APPEL D OFFRES AOVSAD Phase préparatoire: 1. L ingénieur CIMA+ nous transmet les plans et devis pour l appel d offres 2. Demander estimation de l ingénieur CIMA+ 3. Préparer l appel d offres pour les clauses administratives 4. Publier l appel d offres sur S.É.A.O. et le journal Constructo pour une période de 15 jours

24 ÉTAPES DU PROCESSUS POUR L APPEL D OFFRES AOVSAD Phase décisionnelle: 1. Faire l ouverture des soumissions publique avec au moins deux (2) témoins autres que les soumissionnaires pouvant être présents pour l ouverture 2. Analyser les différentes soumissions et vérifier si tous les documents requis sont joints (assurances, cautionnements, déclaration absence collusion, déclaration relative au lobbyisme) 3. Déterminer le plus bas soumissionnaire conforme 4. Adjuger le contrat par résolution du conseil municipal

25 ÉTAPES DU PROCESSUS POUR L APPEL D OFFRES AOVSAD Si dépassement par rapport à l estimé, la Ville peut rejeter toutes les soumissions. Possibilité de faire un nouvel appel d offres Si la Ville reçoit une seule soumission, la négociation avec le soumissionnaire est permise

26 RAPPORT D OUVERTURE DE SOUMISSION

27 Résolution d adjudication de contrat

28 CONCLUSION Au cours des dernières années, le processus d adjudication des contrats a été modifié régulièrement pour «resserrer» les règles et de nouvelles modifications sont en cours (projet de loi no 1 sur l'intégrité en matière de contrats publics) Le Service juridique et du greffe est à l affût des modifications, participe à toutes les formations en cette matière et adapte ses pratiques en conséquence

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