Symposium sur les aliments Atelier sur la vérification interne. Julie Press SAI Global

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1 Bienvenue

2 Symposium sur les aliments 2012 Atelier sur la vérification interne Julie Press SAI Global

3 Programme Objectif des vérifications internes Vérificateurs internes Qui? Combien? Planification de la vérification Exigences importantes Exercice de planification de vérification Outils de vérification Exigences Liste de vérification Production du rapport de vérification Quelles sont les qualités d'un bon rapport Rédaction des énoncés du rapport de non-conformité Suivi de la vérification interne

4 Objectif des vérifications internes Pourquoi faut-il faire des vérifications internes? Exigées par la plupart des programmes tiers de certification Outils clés pour l'amélioration à l'interne Peuvent/doivent être très détaillées Utilisation de nos connaissances quant à nos défis à l'interne pour bien orienter les activités Occasion de mettre en évidence les pratiques exemplaires ou les améliorations à apporter Outil précieux pour la formation à l'interne Permet d'en savoir plus au sujet de nos clients/fournisseurs internes et de leurs processus

5 Vérificateurs internes Tous les programmes exigent que les vérificateurs internes soient «formés» ou «compétents» La vérification est une compétence acquise Nécessaire de posséder des connaissances sur le produit et le processus ainsi que de comprendre le HACCP Obligatoire de connaître le programme (par ex., BRC, SQF, IFS, etc.) Nécessaire de comprendre la façon de planifier une vérification, de la mener et de rédiger le rapport subséquent Selon la taille de l'équipe de vérification interne, il peut être nécessaire de posséder des compétences en gestion de vérification

6 Vérificateurs internes Les membres du personnel n'ont pas tous la personnalité pour être un vérificateur interne efficace Caractéristiques importantes Bonnes aptitudes de communication Sûr de soi, objectif et juste Organisé et méthodique Diplomate Caractéristiques à éviter Condescendant Hostile ou agressif «Expert» opiniâtre

7 Vérificateurs internes La plupart des programmes laissent à l'organisation le choix de déterminer la façon de former les vérificateurs ou de juger de leurs compétences À l'interne À l'externe Les vérifications internes peuvent être menées par des ressources externes Doivent pouvoir démontrer leurs compétences Doivent pouvoir démontrer leurs connaissances des processus, des produits et des exigences du HACCP Doivent suivre les procédures de l'organisation

8 Vérificateurs internes Combien faut-il de vérificateurs lors d'une vérification interne? Aucune exigence spécifiée Au moins deux! Permet d'assurer l'utilisation de connaissances interfonctionnelles Individus en formation N'oubliez pas : une vérification est une enquête sur l'efficacité du système, pas une interrogation du personnel!

9 Planification de la vérification Tous les programmes exigent que les vérifications internes soient planifiées Calendrier Doivent être fondées sur l'état, l'importance, le risque Résultats des vérifications externes Plaintes de la clientèle Stabilité du processus Incidents Changements Personnel, équipement, produit Un calendrier de vérification statique ne répondra probablement pas aux exigences de la plupart des programmes Portée peut traiter spécifiquement d'un ou de plusieurs produits, processus ou domaines

10 Planification de la vérification Plan de vérification Communique à l'organisation les détails importants d'une vérification à venir Doit inclure : Dates/heures Nom du ou des vérificateurs Portée de la vérification Procédures/activités qui seront vérifiées

11 Exercice de planification de vérification Concevez un plan de vérification pour une vérification interne dans l'organisation suivante : Usine de transformation de viande. 75 employés. 2 quarts de travail. Agrandissement effectué avec l'ajout d'un fumoir il y a 3 mois (y compris de nouveaux employés engagés pour y travailler). Aucune plainte de clients au cours des 12 derniers mois. Nouvelle base de données installée au service des achats, qui comprend les dossiers des fournisseurs et les dossiers d'achats. La zone d'expédition/réception reste stable; toutefois, elle n'a pas été incluse dans la précédente vérification interne (faite il y a 6 mois). 2 nouveaux clients au cours des 4 derniers mois. 6 nouveaux produits ajoutés pour de nouveaux clients. Nouveau gestionnaire de la qualité engagé il y a 6 mois.

12 Outils de vérification Listes de vérification Il existe des listes génériques pour la plupart des programmes Il faut tenir compte du besoin de personnaliser les outils de vérification Niveau d'expérience des vérificateurs internes Complexité du système de gestion de la sécurité alimentaire Dossiers importants; inclure des preuves pour étayer la nonconformité et la conformité S'assurer que des exemplaires du programme (par ex., BRC, SQF, IFS, etc.), des procédures de l'entreprise, des instructions de travail et des dossiers ainsi que le personnel nécessaire sont disponibles. Il est fortement recommandé d'effectuer une revue préparatoire pendant la planification de la vérification

13 Production du rapport de vérification L'organisation décide du format et du contenu du rapport de vérification. Date Portée Équipe de vérification Résultats Sommaire Points forts/points à améliorer Possibilités d'amélioration Non-conformités Recommandations Un mauvais rapport de vérification peut réduire à néant une vérification interne très bien faite! Communiquez les résultats!

14 Non-conformités Non-conformités les 3 C : clair, concis et complet Doit inclure la nature du problème, des preuves pour étayer la non-conformité et l'exigence non respectée Doit être clair pour le personnel qui était absent lors de la vérification Doit demeurer clair bien après la fin de la vérification interne L'évaluation de la non-conformité peut suivre les exigences du programme

15 Non-conformités Pour les deux scénarios suivants, écrivez un énoncé de nonconformité si vous croyez qu'il y a non-conformité. Notez aussi les faiblesses et/ou les possibilités d'amélioration que vous indiqueriez dans votre rapport de vérification afin qu'un suivi soit fait à ce sujet. Scénario 1 Pendant une vérification interne du service de production, on a observé que 3 des 5 employés ne portaient pas de résille, comme l'exige la procédure 1234 rév. 1. Quand on leur a demandé pourquoi ils ne portaient pas l'epi obligatoire, les employés ont répondu qu'ils travaillaient pour l'entreprise depuis seulement une semaine et qu'ils ne savaient pas qu'ils devaient porter l'epi. Un examen subséquent des dossiers d'orientation/formation des nouveaux employés a démontré qu'il n'existait aucun dossier d'orientation pour ces 3 employés. Les entrevues avec le service des RH ont révélé que l'orientation des nouveaux employés était menée «dès que nous pouvons l'effectuer; nous espérons la faire au cours des 3 premiers mois».

16 Non-conformités Scénario 2 Pendant une vérification interne du service d'expédition/réception, on a observé que de la salade de pommes de terre en attente d'expédition était rangée sur le quai de chargement. Le produit se trouvait dans une zone non réfrigérée de l'usine. Quand on a questionné le personnel d'expédition/réception, il a répondu : «La chambre froide est pleine; le camion réfrigéré devrait arriver bientôt.» Le vérificateur a demandé si la température du produit était surveillée, conformément aux exigences de la procédure d'expédition 789 rév. 1. Le personnel a indiqué qu'il surveillait la température et qu'il avait récemment enregistré une température de 16 C. Le vérificateur a demandé si cela était acceptable. Le personnel a répondu qu'on lui avait demandé de prendre la température, et rien d'autre. L'examen de la procédure 789 rév. 1 a confirmé que la température du produit devait être prise, mais qu'aucune autre instruction n'était donnée. Le vérificateur a demandé s'il était normal que la chambre froide soit trop pleine pour y ranger tous les produits; on lui a répondu que cela arrivait chaque jour.

17 Suivi de la vérification interne Mesure corrective S'assurer qu'un suivi est effectué au sujet de la correction et de la mesure corrective Revoir le calendrier de vérification et le modifier au besoin selon les résultats de la vérification et les changements organisationnels à venir

18 Résumé Les vérifications internes, si elles sont bien faites, constituent un outil d'amélioration inestimable Investissez le temps nécessaire afin de former et de concevoir des ressources efficaces pour la vérification interne (personnel et outils) Songez aux changements/défis/risques au sein de l'organisation et modifiez le calendrier de vérification interne en conséquence N'oubliez pas : les vérifications internes peuvent aider à gérer et à atténuer le risque

19 MERCI