MINISTERE DE L AGRICULTURE ET DE LA PECHE

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Serge Alain
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1 MINISTERE DE L AGRICULTURE ET DE LA PECHE Secrétariat Général Direction des affaires financières et de la Logistique Sous-direction des affaires budgétaires Bureau de la Comptabilité Adresse : 78, rue de Varenne PARIS 07 SP Suivi par : NOTE DE SERVICE SG/DAFL/SDAB/N Date: 27 mars 2007 Tél : : Fax : Nombre d'annexe : 1 Le ministre de l'agriculture et de la pêche à Mesdames et Messieurs les Directeurs généraux, directeurs et chefs de service d administration centrale Objet : facturier - modalités de contrôle interne de la dépense Résumé : La mise en place d un service facturier, centre unique de traitement des factures pour le compte des services centraux conduit à une nouvelle répartition du rôle des acteurs de la dépense et à l adaptation des modalités de contrôle interne mises en œuvre dans les services MOTS CLES : facturier contrôle interne Pour exécution : - Directeurs généraux, directeurs et chefs de service d administration centrale - Chefs de mission d affaires générales - s gestionnaires de la dépense Destinataires Pour information : - Conseil Général de l Agriculture, de l Alimentation et des Espaces Ruraux (CGAAER) - CGAAER Mission d Inspection Générale et d Audit (MIGA) - Mesdames et Messieurs les IGIR, IGVIR - Contrôleur Budgétaire et comptable Ministériel (CBCM) - Observatoire des Missions et des Métiers (OMM) 1

2 La présente note a pour objet de décrire les modalités de contrôle interne de la dépense qui devront être mises en œuvre par les services centraux dès le démarrage du service facturier. La mise en place du service facturier conduit à une nouvelle répartition du rôle de chaque acteur (service gestionnaire, ordonnateur, comptable) et à l amélioration de la qualité budgétaire et comptable. Les modalités de contrôle interne actuellement en vigueur dans les services doivent donc être adaptées à cette évolution. 1) Le rôle des acteurs Actuellement Avec le service facturier gestionnaire Engagement Livraison fait Facture Création du DL (dossier de liquidation) et auto-contrôles Gestionnaire Engagements Livraison Constatation du service fait Certification du service fait valant ordre de payer ordonnateur (agent ayant délégation de signature et accrédité auprès du comptable) Contrôles de l ordonnateur sur le DL Validation du DL Ordonnateur Lancement de restitutions Contrôle interne N intervient plus dans le workflow Comptable assignataire Contrôles sur le DL (contrôles de payeur, de caissier) Gestion des cessions - oppositions et caractère libératoire de la dette Approbation du Production des comptes Edition des moyens de facturier Comptable Réception des factures Création des DL (saisie des factures) Rapprochement à 3 éléments et gestion des écarts Auto-contrôles : contrôles de payeur et de caissier Gestion des cessions oppositions et caractère libératoire de la dette Approbation du Production de restitutions Production des comptes Edition des moyens de 2

3 L implantation du service facturier se fonde sur deux principes fondamentaux : - Le service facturier constituant le centre unique de réception et de traitement des factures pour le compte des services, la certification du service fait par le gestionnaire vaut ordre de payer. Cette étape primordiale dans le cadre de la comptabilité d exercice est placée sous le contrôle de l ordonnateur et réalisée indépendamment du traitement de la facture par le service facturier. - le maintien des missions fondamentales de l ordonnateur et du comptable : le service gestionnaire liquide (en montant ou en quantité suivant le cas) via une transaction dédiée (réception) et donne l ordre de payer par délégation de l ordonnateur (certification du service fait) ; le service facturier traite la facture, effectue les contrôles, exécute l ordre de payer. Cette nouvelle répartition des rôles permet aux services gestionnaires et ordonnateurs de se repositionner sur leur cœur de métier : la prise de décision administrative et le pilotage de la trésorerie. Chaque service, ainsi recentré sur son activité, est seul responsable des missions qui lui sont confiées. 2) La qualité budgétaire et comptable La qualité budgétaire : Avec la mise en place du service facturier, plus aucun dossier de liquidation ne pourra être mis en sans référencer un engagement juridique. Seules de «menues dépenses», pour lesquelles la procédure engagement juridique (EJ) service fait (SF) dossier de liquidation (DL) s avère trop lourde seront réorientées vers la régie d avance de l administration centrale. Les services gestionnaires établiront comme précédemment des DL (dossier de liquidation) de régie pour rembourser les avances consenties. Il s agit là de la seule exception à la procédure de mise en sans engagement juridique. La nécessité de saisir un engagement juridique permettra une connaissance plus fine des crédits disponibles à l engagement et donnera aux services gestionnaires/ordonnateurs la possibilité d exercer un meilleur suivi et pilotage des autorisations d engagement (AE). De même il permettra de fiabiliser le report des crédits disponibles en fin d exercice. La qualité comptable : En 2006, 23 % des dossiers de liquidation ont été créés sans engagement juridique préalable, ce qui est contraire aux principes du règlement général de comptabilité publique de l Etat. La mise en place du service facturier va constituer la garantie de l existence d un engagement juridique, préalable de la qualité comptable. Le service facturier est prestataire de service pour le ministère. Il contribue à une fluidification des procédures. Les factures arrivent en un point unique et ne sont plus transmises entre les gestionnaires, les ordonnateurs et le comptable. De même, les pièces attestant le service fait (procès-verbal de réception, bon de livraison ) sont conservées par les gestionnaires. Par ailleurs, les contrôles redondants (ordonnateurs/comptables) sont supprimés. Enfin, dans la perspective d une fonction comptable orientée vers la certification des comptes de l Etat, le service facturier apporte des informations destinées à améliorer la qualité comptable en permettant de faciliter la constitution de provisions (en cas de risques ou contentieux) et de déterminer les charges à payer et les charges constatées d avance. 3

4 3) Le contrôle interne Actuellement le dispositif principal de contrôle interne mis en œuvre par les services vise à garantir la qualité des dossiers de liquidation transmis chez le comptable. En effet, les dossiers de liquidation dans leur version papier sont instruits par chaque gestionnaire, ils sont ensuite saisis sur Accord. Chaque étape peut être vérifiée à l aide de la fiche de vérification proposée dans le guide de contrôle élaboré par le bureau de la comptabilité et disponible sur INTRAGRI. Les dossiers ainsi constitués sont proposés à la validation du responsable (ordonnateur) ayant délégation de signature et accrédité auprès du comptable. Celui-ci, avant validation, peut effectuer des contrôles exhaustifs ou par sondage sur les dossiers présentés à sa signature. Il est rappelé qu au terme du décret n du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique, «les ordonnateurs prescrivent l exécution des recettes et des dépenses Ils sont pleinement responsables des certifications qu ils délivrent.» Avec la mise en place du service facturier la certification du service fait, par le gestionnaire, vaut ordre de payer. Or la constatation et la certification du service fait sont matérialisées, dans l application Accord, par une saisie du gestionnaire de proximité sans que cet acte fasse l objet d une validation hiérarchique alors qu il est de nature à engager la responsabilité de l ordonnateur. Il est donc indispensable que soit mise en place au sein des services une procédure de contrôle interne formalisée et adaptée à cette nouvelle situation qui permette de garantir tout ordre de payer et de couvrir la responsabilité des ordonnateurs. Cette procédure de contrôle interne est matérialisée par la fiche «certification du service fait» ci-jointe qui devra être impérativement utilisée pour le traitement de chaque dossier. Les gestionnaires de proximité devront présenter, à l ordonnateur, cette fiche accompagnée des pièces justificatives nécessaires (bon de commande, certificat administratif, bon de livraison ) avant toute saisie de la transaction «réception/certification» sur l application Accord. Seule l autorisation de l ordonnateur, matérialisée par sa signature et la date d autorisation sur la fiche de certification du service fait, permettra aux gestionnaires la saisie des données valant ordre de payer. Des contrôles aléatoires et/ou hiérarchisés seront effectués par les responsables du service facturier quant au respect de ce dispositif. Les responsables hiérarchiques sont invités à procéder eux mêmes à des contrôles a posteriori. J appelle votre attention sur l importance de la maîtrise de nos processus et de l exécution de la dépense. Le Directeur des affaires financières et de la logistique François de LA GUERONNIERE 4

5 Certification du service fait Direction : : Nom du gestionnaire ACCORD : Poste : Entité : Tiers : Nature de l EJ : Commande d achat Commande d achat sur EJ provisionnel Marché formalisé Marché avec procédure adaptée Subvention Bail Convention, prestation, autre contrat Décision diverse N d EJ : Montant total EJ (HT) : Observation : Date de livraison/réception : Montant HT : Par (nom de l agent) : Date de certification : Par (nom de l agent) : Signature/cachet (et date d autorisation) 5

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