Optimiser la chaîne de facturation-recouvrement hospitalière. Guide d indicateurs. Septembre 2009

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1 Optimiser la chaîne de facturation-recouvrement hospitalière Guide d indicateurs Septembre , rue du faubourg St Antoine Paris Tél. : Fax

2 INTRODUCTION La mise en œuvre de la tarification à l activité à 100 % dans les établissements sanitaires a donné une place clé à la chaîne de facturation - recouvrement dans le financement des activités de soins. Processus complexe, la facturation nécessite de pouvoir mettre des points d alerte, de vigilance ou de suivi pour en assurer à tout moment la maîtrise. Mais comment suivre cette activité? Quels indicateurs sont nécessaires pour accompagner les axes d amélioration que peuvent se fixer les professionnels de ce domaine? Répondre à ces questions et bâtir un tableau de bord facturation - recouvrement des produits hospitaliers a été l une des actions d importance entreprise par les 48 établissements, publics et privés, qui ont été accompagnés par la MeaH depuis 2006 sur cette thématique. Une difficulté pour mesurer Le premier chantier pilote mené avec 8 établissements a montré qu il était difficile pour les établissements de quantifier des données pourtant considérées comme essentielles pour évaluer la performance de la chaîne de facturation recouvrement, tels que les taux et délais de recouvrement, les délais de codage, les RAR par débiteurs. Avancer par étape Le chantier pilote a donc cherché à proposer des indicateurs capables de refléter les grandes étapes clés de la chaîne de facturation recouvrement, ainsi que des tableaux de bord permettant de suivre la performance de la chaîne. Cependant, le chantier de déploiement mené depuis 2008 sur 40 autres établissements a montré que les indicateurs étaient trop nombreux et parfois peu adaptés aux objectifs d amélioration spécifiques, aux organisations et aux systèmes d information des établissements. Les établissements ont donc développé leurs propres indicateurs, avec le soutien de leurs consultants. Identifier les essentiels Au regard de la diversité d indicateurs finalement développés, reflétant la variété des organisations hospitalières et des maillons de la chaîne, nous avons souhaité mener une enquête auprès des établissements du chantier afin de recenser ces indicateurs et de connaître leur intérêt, leur mode de calcul, leur utilisation et les difficultés rencontrées, pour finalement identifier les indicateurs «essentiels». 19 établissements ont répondu et se sont prêtés à l exercice. Nous les en remercions : - le Centre hospitalier de Bagneres-de-Bigorre, - le Centre hospitalier de Beaujon, - le Centre hospitalier de Bourg-en-Bresse, - l Hôpital de la Conception à Marseille, - le Centre hospitalier de Dieppe, - l Hôpital Joseph Ducuing à Toulouse, - le Centre hospitalier universitaire (C.H.U.) de Grenoble, - l Hôtel-Dieu de Paris, - le Centre hospitalier de Lons-le-Saunier, - le Centre hospitalier de Metz-Thionville, - le Centre hospitalier universitaire (C.H.U.) de Nantes, - le Centre hospitalier du Pays de Morlaix, - le Centre hospitalier de Perpignan, 2

3 - le Centre hospitalier de Pontoise, - le Centre hospitalier de Saumur, - les Hôpitaux universitaires de Strasbourg (H.U.S.), - le Centre hospitalier du Sud Charentes, - le Groupe hospitalier du Sud Réunion, - le Centre hospitalier intercommunal de Toulon-La-Seyne-sur-Mer. Ainsi, 174 indicateurs ont été produits par les établissements -sources. Nous en avons extrait un tronc commun de 61 indicateurs, partagés par plusieurs établissements (voir tableau en annexe). 23 d entre eux ont été identifiés par les établissements sources comme «essentiels» en termes d optimisation de la chaîne de facturation - recouvrement. Ce sont ces 23 indicateurs que nous vous présenterons ici, en suivant le déroulé logique d une chaîne de facturation-recouvrement des produits hospitaliers : ADMISSION SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT Codification des actes Emission de titres de recettes Caisse gestionnaire Autre tiers Pré adm. Admis. Facturation Expédition / transmission Recouv. amiable / contentieux Note de frais Ouverture / mise à jour dossier administratif patient Compléments dossier administratif patient Encaiss. en régie Indicateur Ce guide vous propose des indicateurs utilisés par les établissements du chantier de déploiement MeaH, il ne prétend pas être un guide exhaustif. Il s agira pour vous, qui souhaitez vous engager dans une démarche d amélioration de la chaîne de facturation - recouvrement des produits hospitaliers de pouvoir y puiser des idées d indicateurs adaptés à votre établissement, vous permettant de construire un tableau de bord pérenne. Bonne lecture. Aurélie LEBRUN, chargée de projet, Et l équipe de la MeaH - Anap Préfiguration Pour tout renseignement : aurelie.lebrun@fr.oleane.com

4 TABLE DES MATIERES 1. INTRODUCTION 2 2. GLOSSAIRE 5 3. INDICATEUR PORTANT SUR LA PHASE DE PRE-ADMISSION/ADMISSION 6 - TAUX DE PRE-ADMISSION 7 4. INDICATEURS PORTANT SUR LE CODAGE 8 - TAUX GLOBAL DE CODAGE 9 - DELAI MOYEN GLOBAL DE CODAGE 10 - TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS «HOSPITALISATION» 11 - DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS «HOSPITALISATION» 12 - TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES 13 - DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES 14 - DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS «URGENCES» INDICATEURS PORTANT SUR LA PRE-FACTURATION 16 - IDENTITOVIGILANCE 17 - NOMBRE DE DOSSIERS COMPRENANT UNE ANOMALIE INDICATEURS PORTANT SUR L ENCAISSEMENT EN REGIE 19 - MONTANT DES ENCAISSEMENTS EN REGIE 20 - TAUX D ENCAISSEMENT EN REGIE INDICATEURS PORTANT SUR LA FACTURATION 22 - DELAI MOYEN DE FACTURATION «HOSPITALISATION» 23 - DELAI MOYEN DE FACTURATION «EXTERNES» 24 - DELAI MOYEN DE FACTURATION «URGENCES» INDICATEURS PORTANT SUR LES ANNULATIONS ET LES REJETS DE TITRES 26 - TAUX D ANNULATION DES TITRES EMIS 27 - TAUX DE REJET DES FLUX B INDICATEURS PORTANT SUR LE RECOUVREMENT 29 - TAUX DES RETOURS N.P.A.I MONTANT DES R.A.R TAUX DE RECOUVREMENT PAR TYPE DE DEBITEUR 32 - DELAI MOYEN DE RECOUVREMENT 33 - NOMBRE DES A.N.V INDICATEUR PORTANT SUR LES RECETTES 35 - EVOLUTION DES RECETTES E-PMSI ANNEXES 37 - Annexe 1 : Tableau de synthèse des 61 indicateurs 37 - Annexe 2 : tableau de bord mensuel Etablissement Annexe 3 : Exemple de tableau de bord Etablissement 2 pour l établissement, par pôle et par médecin 37 - Annexe 4 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablissement

5 GLOSSAIRE A.M.E. A.N.V. B.D.E. B.O. C.M.U. C.P.A.M. D.I.M. F.F.E. G.A.P. N.P.A.I. R.A.R. S.I. S.I.H. T2A T.P. Aide médicale de l Etat Admission en non-valeur Bureau des entrées Business Objects Couverture maladie universelle Caisse primaire d assurance maladie Département d information médicale Facturation au fil de l eau Gestion administrative des patients N habite pas/plus à l adresse indiquée Restes à recouvrer Système d information Système d information hospitalier Tarification à l activité Trésor Public 5

6 INDICATEUR PORTANT SUR LA PHASE DE PRE-ADMISSION/ADMISSION ADMISSION SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT Codification des actes Emission de titres de recettes Caisse gestionnaire Autre tiers Pré adm. Admis. Facturation Expédition / transmission Recouv. amiable / contentieux Note de frais Ouverture / mise à jour dossier administratif patient Compléments dossier administratif patient Encaiss. en régie 6

7 TAUX DE PRE-ADMISSION Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Taux de patients hospitalisés dont le dossier administratif a été saisi avant l hospitalisation Mesurer le taux de pré-admission en hospitalisation Vérifier l application de la procédure de pré-admission Développer les pré-admissions afin d éviter les pics de charge et assurer la qualité des dossiers administratifs Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Nombre de pré-admissions / nombre total d admissions Recueil manuel à partir du S.I. (gestion des entrées) B.D.E. Mensuelle (ou quotidienne si traitement manuel) Facile Chronophage Adhésion du personnel concerné Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Pour aller plus loin Traitement mensuel du tableau de bord ou de la base de données Résultats communiqués en réunion ou par mails Il peut être intéressant de rapporter cet indicateur au taux d annulation de dossiers, afin de déterminer s il s agit réellement d un accroissement du nombre de programmations : nombre de dossiers de pré-admission annulés / nombre de pré-admissions. 7

8 INDICATEURS PORTANT SUR LE CODAGE ADMISSION SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT Codification des actes Emission de titres de recettes Caisse gestionnaire Autre tiers Pré adm. Admis. Facturation Expédition / transmission Recouv. amiable / contentieux Note de frais Ouverture / mise à jour dossier administratif patient Compléments dossier administratif patient Encaiss. en régie 8

9 TAUX GLOBAL DE CODAGE Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêts Suivi des dossiers codés, par médecin puis par service Mesurer le taux global de codage Améliorer la qualité du codage afin de diminuer le nombre des dossiers non facturés Sensibiliser le corps médical aux enjeux pour les recettes Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Nombre de dossiers codés / nombre total de dossiers Requête sur le S.I. (exemple : Clinicom) B.D.E. Mensuelle Facile Chronophage Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Pour aller plus loin Traitement mensuel du tableau de bord Résultats communiqués au D.I.M. et aux pôles Les indicateurs de taux d exhaustivité et de délais de codage ont été suivis par certains établissements : - Sur l établissement - Par pôle - Par médecin - Et ceci pour chaque type d activité (hospitalisation, CE ) Ces tableaux de bord sont communiqués à chaque médecin par mail et peuvent faire l objet de communication en réunions de pôles. Cf. ANNEXE 3 9

10 DELAI MOYEN GLOBAL DE CODAGE Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Délai moyen entre la date des entrées et la date de codage des dossiers Mesurer le délai moyen global de codage Optimiser le délai de codage afin de préparer la F.F.E. Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Moyenne des délais entre la date de l entrée et la date de codage du dossier Requête sur le S.I. (exemple : Clinicom) Recueil manuel à partir de Suivrecouv D.I.M. Mensuelle Difficile Requiert souvent un traitement manuel pour l échantillonnage Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués par mails 10

11 TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS «HOSPITALISATION» Présentation de l indicateur Définition Suivi de l exhaustivité du codage des dossiers «Hospitalisation» Objectif Mesurer le taux de codage des dossiers «Hospitalisation» Intérêt Améliorer la qualité du codage Sensibiliser le corps médical aux enjeux pour les recettes Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Nombre de dossiers «Hospitalisation» codés / nombre total de dossiers «Hospitalisation» Recueil sur le S.I.H. D.I.M. Mensuelle Facile Néant Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion 11

12 DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS «HOSPITALISATION» Présentation de l indicateur Définition Délai moyen entre la date des entrées et la date de codage des dossiers «Hospitalisation» Objectif Mesurer le délai moyen de codage des dossiers «Hospitalisation» Intérêt Optimiser le délai de codage afin de préparer la F.F.E. Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Moyenne des délais entre la date de l entrée et la date de codage du dossier «Hospitalisation» Requête sur le S.I.H. (exemple : Pastel) Recueil manuel à partir de Suivrecouv B.D.E. D.I.M. Mensuelle Difficile Requiert souvent un traitement manuel pour l échantillonnage Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion ou par lettres d information 12

13 TAUX DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Suivi de l exhaustivité du codage des dossiers externes Mesurer le taux de codage des dossiers externes Améliorer la qualité du codage Sensibiliser le corps médical aux enjeux pour les recettes Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Nombre de dossiers externes codés / nombre total de dossiers externes Recueil sur le S.I.H. D.I.M. Mensuelle Facile Néant Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion 13

14 DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS EXTERNES Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Délai moyen entre la date des consultations et la date de codage des dossiers externes Mesurer le délai moyen de codage des dossiers externes Optimiser le délai de codage Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Moyenne des délais entre la date de la consultation et la date de codage du dossier externe Requête sur le S.I.H. (exemple : Médis) Recueil manuel à partir de Suivrecouv B.D.E. D.I.M. Mensuelle Difficile Requiert souvent un traitement manuel pour l échantillonnage Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion ou par lettres d information 14

15 DELAI MOYEN DE CODAGE DES DOSSIERS «URGENCES» Présentation de l indicateur Définition Délai moyen entre la date des entrées et la date de codage des dossiers «Urgences» Objectif Mesurer le délai moyen de codage des dossiers «Urgences» Intérêt Optimiser le délai de codage Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Moyenne des délais entre la date de l entrée et la date de codage du dossier «Urgences» Requête sur le S.I.H. (exemple : G.A.P.) Recueil manuel à partir de Suivrecouv B.D.E. D.I.M. Mensuelle Difficile Requiert souvent un traitement manuel pour l échantillonnage Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion ou par lettres d informations 15

16 INDICATEURS PORTANT SUR LA PRE- FACTURATION ADMISSION SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT Codification des actes Emission de titres de recettes Caisse gestionnaire Autre tiers Pré adm. Admis. Facturation Expédition / transmission Recouv. amiable / contentieux Note de frais Ouverture / mise à jour dossier administratif patient Compléments dossier administratif patient Encaiss. en régie 16

17 IDENTITOVIGILANCE Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Suivi du nombre de doublons d identité dans la base de données administrative Mesurer le nombre de doublons d identité Réduire le nombre de doublons Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Comptage hebdomadaire Recueil manuel des lignes d identité ayant une similitude dans le nom, le prénom et la date de naissance Requête B.O. sur le S.I. (exemple : G.A.P.) B.D.E., D.I.M. Hebdomadaire Facile Chronophage Repose sur un déclaratif des services Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion des cadres de santé ou sur l intranet 17

18 NOMBRE DE DOSSIERS COMPRENANT UNE ANOMALIE Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Suivi du nombre de dossiers présentant une anomalie (erreurs de prise en charge, absence de données médicales, actes manquants ) Mesurer le nombre de dossiers comprenant une anomalie avant le passage en facturation Améliorer la qualité du dossier «patient» afin d accélérer la facturation Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Comptage au mois le mois Requête sur le S.I.H. B.D.E., contrôle de gestion Hebdomadaire Facile Nécessite une démarche de contrôle interne Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Pour aller plus loin Traitement mensuel du tableau de bord Résultats communiqués par affichage Il peut être intéressant de rapprocher cet indicateur du taux de dossiers en anomalie afin d évaluer leur poids dans la masse de dossiers traités : nombre de dossiers en anomalie / nombre de dossiers traités. 18

19 INDICATEURS PORTANT SUR L ENCAISSEMENT EN REGIE ADMISSION SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT Codification des actes Emission de titres de recettes Caisse gestionnaire Autre tiers Pré adm. Admis. Facturation Expédition / transmission Recouv. amiable / contentieux Note de frais Ouverture / mise à jour dossier administratif patient Compléments dossier administratif patient Encaiss. en régie 19

20 MONTANT DES ENCAISSEMENTS EN REGIE Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Suivi des encaissements directs Mesurer le montant des encaissements en régie Développer les encaissements en régie Suivre la continuité des encaissements directs au regard de l exercice précédent Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Comptage au mois le mois Requête B.O. sur le S.I. (exemple : Clinicom) B.D.E. Mensuelle Facile Néant Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion 20

21 TAUX D ENCAISSEMENT EN REGIE Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Suivi du taux d encaissement direct Mesurer le taux d encaissement en régie Optimiser les encaissements en régie Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Montant encaissé en régie / montant encaissable en régie Requête B.O. sur le S.I. (exemple : Pastel) Requête sur le S.I. du T.P. B.D.E., contrôle de gestion, T.P. Mensuelle Facile Néant Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion, par lettres d information, ou par l intermédiaire des conseillers de gestion 21

22 INDICATEURS PORTANT SUR LA FACTURATION ADMISSION SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT Codification des actes Emission de titres de recettes Caisse gestionnaire Autre tiers Pré adm. Admis. Facturation Expédition / transmission Recouv. amiable / contentieux Note de frais Ouverture / mise à jour dossier administratif patient Compléments dossier administratif patient Encaiss. en régie 22

23 DELAI MOYEN DE FACTURATION «HOSPITALISATION» Présentation de l indicateur Définition Suivi de la qualité de la facturation «Hospitalisation» Objectif Intérêt Mesurer le délai moyen de facturation du processus Hospitalisation Réduire le délai afin de préparer la F.F.E. Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Moyenne des délais entre la date de sortie du patient et la date d envoi du titre Requête B.O. sur le S.I.H. (exemples : Pastel, Clinicom, G.A.P.) Recueil manuel à partir de Suivrecouv B.D.E., contrôle de gestion Mensuelle Facile Eventuel besoin d intervention d un sous-traitant pour la création des univers B.O. Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion, par lettres d information ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent 23

24 DELAI MOYEN DE FACTURATION «EXTERNES» Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Suivi de la qualité de la facturation des actes externes Mesurer le délai moyen de facturation du processus des consultations externes Réduire le délai de facturation Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Moyenne des délais entre la date de l acte et la date d envoi du titre Requête B.O. sur le S.I.H. (exemples : Pastel, Clinicom, G.A.P., Médis) Recueil manuel à partir de Suivrecouv B.D.E., contrôle de gestion Mensuelle Facile Eventuel besoin d intervention d un sous-traitant pour la création des univers B.O. Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion, par lettres d information ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent 24

25 DELAI MOYEN DE FACTURATION «URGENCES» Présentation de l indicateur Définition Suivi de la qualité de la facturation «Urgences» Objectif Intérêt Mesurer le délai moyen de facturation du processus Urgences Réduire le délai de facturation Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Moyenne des délais entre la date de sortie du patient et la date d envoi du titre Requête B.O. sur le S.I.H. (exemples : Pastel, Clinicom, G.A.P.) Recueil manuel à partir de Suivrecouv B.D.E. Contrôle de gestion Mensuelle Facile Eventuel besoin d intervention d un sous-traitant pour la création des univers B.O. Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion, par lettres d information ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent 25

26 INDICATEURS PORTANT SUR LES ANNULATIONS ET LES REJETS DE TITRES ADMISSION SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT Codification des actes Emission de titres de recettes Caisse gestionnaire Autre tiers Pré adm. Admis. Facturation Expédition / transmission Recouv. amiable / contentieux Note de frais Ouverture / mise à jour dossier administratif patient Compléments dossier administratif patient Encaiss. en régie 26

27 TAUX D ANNULATION DES TITRES EMIS Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Suivi des titres émis annulés Mesurer le taux d annulation des titres émis Mesurer la qualité d émission des titres Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Nombre de titres émis annulés / nombre total de titres émis Requête B.O. sur le S.I. Requête sur le S.I. du T.P. B.D.E T.P. Mensuelle Facile Néant Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement semestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion ou par mails, de manière globale ou nominativement à chaque agent 27

28 TAUX DE REJET DES FLUX B2 Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêts Suivi des rejets des factures télétransmises Mesurer le taux de rejet des flux B2 Identifier les erreurs récurrentes Mesurer la qualité de la facturation Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Nombre de factures télétransmises rejetées / nombre total de factures télétransmises Requête sur le S.I. Recueil manuel à partir du retour de courrier C.P.A.M. B.D.E. Contrôle de gestion Mensuelle Difficile Chronophage Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués sous la forme de bilans d activité, ou d alertes en cas de dérapage 28

29 INDICATEURS PORTANT SUR LE RECOUVREMENT ADMISSION SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT Codification des actes Emission de titres de recettes Caisse gestionnaire Autre tiers Pré adm. Admis. Facturation Expédition / transmission Recouv. amiable / contentieux Note de frais Ouverture / mise à jour dossier administratif patient Compléments dossier administratif patient Encaiss. en régie 29

30 TAUX DES RETOURS N.P.A.I. Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Suivi des retours N.P.A.I. des titres émis Mesurer le taux des titres revenant en N.P.A.I. Réduire le nombre d erreurs d adresse afin d améliorer le recouvrement et d optimiser la facturation Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Nombre de titres N.P.A.I. / nombre total de titres émis Requête sur le S.I. du T.P. B.D.E. T.P. Hebdomadaire Facile Néant Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion, par mails, par affichage ou sur l intranet 30

31 MONTANT DES R.A.R. Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Montant des restes à recouvrer, année en cours et années antérieures Mesurer le montant des R.A.R. Alerter sur le niveau de trésorerie Identifier les tiers et/ou motifs de difficultés de recouvrement Mesurer l impact de l accélération de la facturation sur le recouvrement Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Montant facturé montant recouvré Requête B.O. sur le S.I. (exemple : G.A.P.) Requête sur le S.I. du T.P. (exemples : Oreghon, H.T.R.) B.D.E. T.P. Mensuelle Facile Eventuel besoin d intervention d un sous-traitant pour la création des univers B.O. Tri et analyse des informations T.P. Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion 31

32 TAUX DE RECOUVREMENT PAR TYPE DE DEBITEUR Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Suivi du recouvrement par type de débiteur (patients, mutuelles, C.M.U./A.M.E.), année en cours et années antérieures Mesurer le taux de recouvrement par type de débiteur Mesurer l efficacité du recouvrement Qualifier le manque en trésorerie Mesurer l impact de l accélération de la facturation sur le recouvrement Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Montant des factures réglées / montant total facturé par type de débiteur Requête B.O. sur le S.I. (exemple : G.A.P.) Requête sur le S.I. du T.P. (exemples : Oreghon, H.T.R.) B.D.E. T.P. Mensuelle Difficile Eventuel besoin d intervention d un sous-traitant pour la création des univers B.O. Tri et analyse des informations T.P. Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion des cadres des finances 32

33 DELAI MOYEN DE RECOUVREMENT Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêts Suivi du délai de recouvrement Mesurer le délai moyen de recouvrement Réduire le délai de recouvrement Disposer d un outil afin de négocier avec les mutuelles au regard des conditions contractuelles Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Moyenne des délais entre la date d envoi du titre et la date d encaissement Requête sur le S.I. (exemples : G.A.P., Pastel, Médis) Requête sur le S.I. du T.P. B.D.E. T.P. Mensuelle Difficile Eventuel besoin d intervention d un sous-traitant pour la création des univers B.O. Croisement de données issues de systèmes informatiques différents Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion 33

34 NOMBRE DES A.N.V. Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Somme des admissions en non-valeur Mesurer le nombre des A.N.V. Identifier les pertes définitives Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Comptage en nombre et en montant des A.N.V., par tiers et par motif Requête sur le S.I. du T.P. T.P. Mensuelle Facile Néant Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Pour aller plus loin Traitement trimestriel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion Cet indicateur peut être lu en parallèle du montant des pertes dues aux ANV, afin de valoriser le manque à gagner. 34

35 INDICATEUR PORTANT SUR LES RECETTES ADMISSION SEJOUR - FACTURATION RECOUVREMENT Codification des actes Emission de titres de recettes Caisse gestionnaire Autre tiers Pré adm. Admis. Facturation Expédition / transmission Recouv. amiable / contentieux Note de frais Ouverture / mise à jour dossier administratif patient Compléments dossier administratif patient Encaiss. en régie 35

36 EVOLUTION DES RECETTES E-PMSI Présentation de l indicateur Définition Objectif Intérêt Suivi des recettes liées à la T2A Mesurer l évolution des recettes E-pmsi Piloter les recettes d activité Production de l indicateur Mode de calcul Source et modalités du recueil Auteur du recueil Fréquence du recueil Niveau de difficulté Freins Recensement des recettes au mois le mois (données mensuelles et cumulées) Requête B.O. sur le S.I. (E-pmsi) Contrôle de gestion Hebdomadaire Facile Nécessaire sensibilisation des acteurs Utilisation de l indicateur Pilotage et diffusion Traitement mensuel du tableau de bord Résultats communiqués en réunion 36

37 ANNEXES - Annexe 1 : Tableau de synthèse des 61 indicateurs - Annexe 2 : Tableau de bord mensuel Etablissement 1 - Annexe 3 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablissement 2 pour l établissement, par pôle et par médecin - Annexe 4 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablissement 3 37

38 Annexe 1 : Tableau de synthèse des 61 Indicateurs

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45 Annexe 2 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablissement 1

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50 Annexe 3 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablissement 2 - Tableau de bord établissement : -

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61 - Tableau de bord par pôle : 61

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64 - Tableau de bord par médecin : 64

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67 Annexe 4 : Exemple de tableau de bord mensuel Etablissement 3

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