Convocations ministérielles et convocations du rectorat de Grenoble Déplacements temporaires

Transcription

1 Convocations ministérielles et convocations du rectorat de Grenoble Déplacements temporaires

2 Sommaire 1-Prestations agence Mise à jour de la fiche profil Commander une prestation agence en mode online (en ligne FRAM) 2-Pas de prestations agence Création d un ordre de mission de régularisation au retour de la mission

3 ORGANISATION DU DEPLACEMENT POUR L AGENT 2- PAS de prestations agence Le missionné ne commande pas de prestation agence et avance les frais pour payer le trajet. 1-Prestations agence Le déplacement est pris en charge par l administration à l appui de la convocation. Les prestations sont payées par une carte logée : American express dans le cadre d un marché national. Remboursement du missionné par l administration après la mission sur présentation des pièces justificatives et de la convocation* Réservation des prestations via le portail de réservation en ligne à partir de Chorus-DT mode ONLINE A l appui de la convocation transmise par mail* Pas d intervention de l agence de voyages Saisie d un OM de régularisation des informations dans Chorus DT Pré remplissage de l OM avec les données de la réservation *pour les convocations ministérielles : agnes.limandri-oddos@ac-grenoble.fr *pour les convocations du rectorat : pascale.lathoud@ac-grenoble.fr * Pour toutes convocations transmettre une copie à : ce.dbf3@ac-grenoble.fr Toutes les pièces justificatives après les missions sont à retourner à : Rectorat de Grenoble-DBF 32 7 place Bir-Hakeim CS Grenoble cedex 1

4 COMM ANDE DES BILLETS MODE ONLINE 4

5 SE CONNECTER SUR LA FICHE PROFIL FICHE PROFIL 5

6 SELECTIONNER PREFERENCES VOYAGEURS PREFERENCES VOYAGEUR Date de naissance 6

7 DANS L ONGLET PREFERENCES train Exemple : place isolée - e-billet noter par exemple coupon fréquence-carte grand voyageurcarte famille nombreuse Indiquer les références des abonnements de l utilisateur. CLIQUER - SUR ENREGISTRER - ENSUITE SUR MENU 7

8 CLIQUER SUR ORDRE DE MISSION ORDRE DE MISSION 8

9 CREATION D UNE COMMANDE DE RESERVATION DES BILLETS DE TRAIN CLIQUER SUR L ICONE TRAIN 9

10 SELECTIONNER ALLER OU ALLER RETOUR SELECTION 10

11 REMPLIR LES CHAMPS : lieu de départ et d arrivée (exemple Grenoble Paris) Dates de départ et d arrivée Heures souhaitées approximatives PARIS LANCER LA RECHERCHE 11

12 PAGE PLATEAU FRAM AFFAIRES RESERVATION MON PROFIL CLIQUER SUR MON PROFIL si vous saisissez pour la 1ere fois un billet afin de renseigner différents champs personnels 12

13 PAGE PLATEAU FRAM AFFAIRES RESERVATION CLIQUER sur option de recherche 13

14 PLATEAU FRAM AFFAIRES préférences PROCEDURE DIFFERENTE : A sélectionner si besoin des trajets multidestinations, l agent saisi plusieurs trains et destinations - suite à une proposition de FRAM une pré-réservation sera validée par la DBF3. Choix des trains directs ou correspondance A TITRE DEROGATOIRE EN PREMIERE CLASSE A remplir si vous avez des abonnements et avantages 14

15 PLATEAU FRAM AFFAIRES vous propose des horaires et trains SELECTIONNER UNIQUEMENT VOYAGE TGV PRO 15

16 voyage à titre dérogatoire 1ere classe RAPPEL : LA LISTE DES PERSONNES QUI VOYAGENT EN CLASSE A est visée par Mr Le secrétaire général de l académie de Grenoble Sélectionner «dérogation politique de voyage» CONFIRMER LA SELECTION 16

17 PREPARER SON VOYAGE Un message d alerte pour valider la réservation. Ce délai est aléatoire en fonction des jours et des lignes de train Champs obligatoires n tel=0033-et votre n tel sans le 0 du 1 er chiffre + date de naissance Si vous avez une carte voyageur elle doit apparaitre à ce niveau Un message d alerte vous avise de la date limite de validation de l OM. Au delà de cette limite, l OM et la pré-réservation seront annulées. Attention, il faut tenir compte des jours ouvrés pour la validation de la réservation par le gestionnaire. 17

18 PREPARER SON VOYAGE (suite) La différence entre le billet électronique et le e-billet : Le billet électronique est à retirer en borne à partir d une référence dossier SNCF Le e-billet est à imprimer à partir de votre boite courriel. il est proposé uniquement pour les grandes lignes. E-BILLET impérativement pour les TGV Billet électronique (ou e-billet) pour les convocations sur Lyon Plus de souplesse avec un BILLET OPEN au niveau des horaires Pas de carte grand voyageur sur ligne TER Mode de paiement par l administration AMERICAN EXPRESS SOCIETÉ IMPORTANT Mentionner billet OPEN UNIQUEMENT hors grandes lignes 18

19 Validation de la commande Cliquer sur terminer la réservation 19

20 Transfert de la réservation sur Chorus-DT RAPPEL un message d alerte CLIQUER SUR transférer la réservation OUVERTURE AUTOMATIQUE DE L OM Chorus DT Chorus-DT Un mail de confirmation de votre commande vous est envoyé automatiquement 20

21 OM CLASSIQUE EST CREE AUTOMATIQUEMENT ATTENTION : sans convocation le gestionnaire ne validera pas votre réservation Tant que l OM n est pas validé par le gestionnaire, la réservation est modifiable DANS L ONGLET PRESTATIONS OM CLASSIQUE - Remplir l onglet général (en fonction de la convocation) 02141FC0202 Rien à saisir ici. Ce champ se remplit automatiquement des que vous enregistrez 21

22 OM CLASSIQUE EST CREE AUTOMATIQUEMENT vérifier la réservation avant de valider DANS L ONGLET PRESTATIONS L AGENT VOIT SA RESERVATION CLIQUER SUR VALIDER/MODIFIER Si vous souhaitez supprimer l om (encore possible à ce statut) Cliquer sur «supprimer» 22

23 TRANSMISSION de l OM classique Transmettre la validation en statut 2 : en attente de VH1 ATTENTION: sans la convocation, l OM ne sera pas validé Cliquer passer au statut 2 pour validation VH1 DESTINATAIRE votre valideur POUR UNE - convocation centrale : Me LIMANDRI-ODDOS Agnès - convocation du rectorat : Me LATHOUD Pascale 23

24 RAPPEL : E-billet TGVPRO : si l agent a reçu son e-billet et veut le modifier ou l annuler (voir procédure en ligne)- Prioriser les billets TGV PRO Veuillez anticiper vos demandes de billet de train en particulier pour des multi-destinations. Billet électronique pour TER: si l agent a reçu par mail son billet électronique avec sa référence pour aller le chercher en gare et qu il veut le modifier il doit téléphoner au 3635 ou s adresser au guichet sauf pour les billets OPEN (hors grandes lignes) il n est pas nécessaire de faire des modifications horaires : il y a une amplitude horaire et le billet est valable 7 jours La carte voyageur ou grand voyageur ne fonctionne pas pour les TER Au retour de mission Toutes les pièces justificatives après les missions sont à retourner à : Rectorat de Grenoble-DBF 32 7 place Bir-Hakeim CS Grenoble cedex 1 24

25 CREATION D UN ORDRE DE MISSION DE REGULARISATION (Le missionné a pris lui-même ses billets sans passer par le online) - Pour les déplacements académiques l agent au retour de la mission saisi son ordre de mission de régularisation - Pour les déplacements ministérielles le gestionnaire DBF3 saisi l ordre de mission de régularisation 25

26 CREATION D OM DE REGULARISATION par l agent RETOUR DE MISSION L AGENT A PRIS EN CHARGE SES BILLETS pour une mission académique 26

27 CREATION D OM DE REGULARISATION RETOUR DE MISSION L AGENT A PRIS EN CHARGE SES BILLETS CLIQUER SUR AUTRE CLIQUER SUR DOCUMENT VIERGE OU INITIALISATION 27

28 CREATION DE L OM DE REGULARISATION RAPPEL : AUCUN OM NE SERA VALIDE SANS LES PIECES JUSTIFICATIVES OM DE REGULARISATION CLASSIQUE Ce champ s inscrit automatiquement des que vous enregistrez Remplir : - l onglet général (en fonction de la convocation) 28

29 CREATION DE L OM DE REGULARISATION RAPPEL : AUCUN OM NE SERA VALIDE SANS LES PIECES JUSTIFICATIVES Dans ONGLET FRAIS PREVISIONNELS vous pouvez ainsi créer des prestations remboursement de train métro divers Cliquer SUR ENREGISTRER Cliquer VALIDER/MODIFIER Si vous souhaitez supprimer l om (encore possible à ce statut) Cliquer sur «supprimer» 29

30 TRANSMISSION de la commande Transmettre la validation en statut 2 : en attente de VH1 ATTENTION: sans la convocation, et sans les pièces justificatives l OM ne sera pas validé Cliquer passer au statut 2 pour validation VH1 DESTINATAIRE votre valideur convocation académique : Me LATHOUD Pascale 30

31 RAPPEL GENERAL Convocations ministérielles Convocations du rectorat Toutes les pièces justificatives après les missions sont à retourner à : Rectorat de Grenoble-DBF 32 7 place Bir-Hakeim CS Grenoble cedex 1