LOGICIEL D ENCAISSEMENT - FICHE TECHNIQUE

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1 LOGICIEL D ENCAISSEMENT - FICHE TECHNIQUE LA GESTION DES UTILISATEURS L administrateur... page 4 Les utilisateurs... page 4 L AGENDA Le planning et la prise de note... page 4 LA CAISSE Son environnement... page 5 La mise au caddie... page 6 Choix du mode de paiement... page 6 Modifier un mode de paiement suite à une erreur... page 7 Pour imprimer un ticket... page 7 Pour imprimer une facture... page 7 Mettre un caddie en attente... page 7 Modifier la quantité d un article saisi... page 7 Supprimer un article... page 8 Supprimer un ticket... page 8 Les remises... page 8 Les avoirs... page 8 Ouverture du tiroir-caisse... page 8 Accéder à un compte client depuis la caisse... page 8 Mettre un encaissement en compte... page 8 Editer un «X» ou un «Z» en fin de journée... page 9 LA GESTION DES PRODUITS ET FAMILLES DE PRODUITS Création d un produit... page 9 Création d une famille ou d une sous famille de produit... page 9 Modifier ou supprimer un produit... page 9 1

2 Modifier ou supprimer une famille ou sous-familles de produits... page 9 Imprimer la liste des produits... page 9 Imprimer la liste des familles et sous-familles de produits... page 9 La gestion des favoris... page 10 Ajout d un deuxième tarif TTC... page 10 Les Happy Hours... page 10 Les soldes... page 10 Créer un pack de produits... page 10 LA GESTION DES COMPTES CLIENTS Créer un compte client... page 10 Modifier ou supprimer un compte client... page 10 Imprimer la liste des clients... page 11 Le regroupement de factures... page 11 Gérer l historique de ses clients... page 12 LA GESTION DE LA FIDELITE CLIENT Paramétrer les récompenses... page 13 La création d une récompense... page 14 Utiliser une récompense... page 15 Suivre la fidélité de son client... page 15 LA GESTION DES STOCKS Les entrées et les sorties de stocks... page 16 Les alertes de stock minimum... page 16 LA GESTION DES INVENTAIRES Imprimer la liste des produits... page 17 Saisir un inventaire... page 18 LA GESTION DES FOURNISSEURS Créer un fournisseur... page 18 Modifier ou supprimer un fournisseur... page 18 Imprimer la liste des fournisseurs... page 19 LA GESTION DES COMMANDES FOURNISSEURS Enregistrer une commande... page 19 Imprimer une commande... page 19 2

3 Enregistrer une livraison... page 20 LA GESTION COMPTABLE La liste des factures... page 20 Le palmarès des ventes... page 20 Le bilan des ventes... page 20 LA SAUVEGARDE DE LA BASE DE DONNEES La sauvegarde manuelle... page 21 La sauvegarde automatique... page 21 LE SCHEMA DE BRANCHEMENTS DE LA CAISSE Schéma de branchement de la caisse... page 22 3

4 LA GESTION DES UTILISATEURS L administrateur Le logiciel est livré avec un espace administrateur dont le mot de passe est «1234». Vous pouvez modifier le mot de passe et compléter le profil administrateur dans le menu «paramètres» et «gestion des utilisateurs». L administrateur a accès à toutes les fonctionnalités et paramètres du logiciel. Les utilisateurs Pour créer plusieurs profils d utilisateurs, aller dans les menu «paramètres» et «gestion des utilisateurs» puis cliquer sur «créer». Pour modifier un utilisateur, le sélectionner et cliquer sur «modifier». Pour supprimer un utilisateur, le sélectionner et cliquer sur «supprimer». Pour imprimer la liste des utilisateurs, cliquer sur «imprimer». A partir de leurs profils, vous pourrez définir et limiter les actions de chaque utilisateur. L AGENDA Planning et prise de notes Le planning et visible sur la page d accueil. La date d aujourd hui est en vert. Pour créer une note, cliquer sur la croix verte. Pensez à valider. Lorsqu une note existe, la date est entourée en rouge. Pour la visualiser, la modifier ou la supprimer, cliquer sur la date. 4

5 LA CAISSE Son environnement Pavé numérique 20. Faire une remise sur l ensemble des articles 2. Le caddie 21. Enregistrer un prélèvement en espèces 3. Permet de saisir un code-barres à l aide du pavé 22. Analyse du CA 4. Permet d agrandir la fenêtre du caddie 23. Fonction manuelle : permet d afficher les 5. Montant Total du caddie favoris 6. Rendu monnaie 24. Fonction auto : permet d afficher l ensemble 7. Nom de l utilisateur (vendeur) des produits 8. Changer d utilisateur (vendeur) 25. Permet de passer d afficher les packs de 9. Modifier rapidement les colonnes à produits afficher dans le caddie 26. Diviser un paiement entre plusieurs clients 10. Liste des familles de produits 27. Accéder à l espace administration de la caisse 11. Liste des sous-familles de produits et à la gestion des points de services 12. Liste des produits 28. Mode de paiement : espèces 13. Accéder à un compte client 29. Mode de paiement : chèque 14. Gestion des tables 30. Mode de paiement : Carte Bleue 15. Mettre un caddie en attente 31. Mode de paiement : Avoir-cadeaux 16. Annuler le ticket en cours 32. Mode de paiement : tickets restaurant 17. Supprimer la ligne sélectionnée 33. Permet d afficher les pièces et les billets 18. Imprimer un duplicata de ticket 34. Accès rapide aux fiches produits 19. Ouverture du tiroir-caisse 35. Fermeture du logiciel 5

6 La mise au caddie Utiliser la douchette ou sélectionner le produit dans le pavé du bas. S il y a plusieurs articles identiques, taper d abord la quantité sur le pavé numérique. Choix du mode de paiement Cliquer sur l un des boutons «chèque», «carte», «espèce», «Ticket R», «avoirs-cadeaux» ou «Billets/Pièces». La fonction «Billets/pièces» permet de sélectionner des boutons aux formes des billets et les pièces donnés par le client. Le calcul du rendu-monnaie : taper le montant sur le pavé numérique, puis taper sur le bouton «espèces». Le montant s affiche à haut à droite. Le paiement par ticket restaurant : taper le montant puis sur le bouton «ticket restaurant». Le montant est déduit du montant total à payer. Si le montant du ticket restaurant est supérieur, taper 2 fois sur le bouton «ticket restaurant». S il y a plusieurs modes de paiement, taper sur le bouton «diviser», 2 options : - La division par produit : c est l onglet «fractionner ticket» : cliquer sur les flèches vertes des produits en rapport avec le premier paiement. Ils vont basculer dans le pavé de droite. Sélectionner le mode de paiement. Recommencer l opération pour chaque encaissement jusqu à qu il n y est plus d articles dans le pavé de gauche. - La division en parts égales : c est l onglet «Personnaliser Impr» : sélectionner le nombre de part à partir de la fonction «diviser par» puis renseigner la désignation qui va apparaître sur le ticket (par exemple : 1 repas ou 1 café ) et valider. Sélectionner le mode de paiement. Et recommencer l opération autant de fois que de parts. 6

7 Modifier un mode de paiement suite à une erreur Cliquer sur le bouton «CA», sélectionner l opération puis dans la colonne «paiement» modifier le mode à l aide du menu déroulant. Pour imprimer un ticket Vous pouvez choisir d imprimer un ticket systématiquement, ne pas imprimer de ticket, ou demander avant d imprimer. Pour cela, aller dans le menu «paramètres», dans la colonne «impression» choisir votre option. Pour imprimer une facture Après avoir choisi le mode de paiement, taper sur le bouton «CA» puis sélectionner l opération et taper sur «imprimer facture». Mettre un caddie en attente Cliquer sur le bouton «attente», le bouton se met alors à clignoter pour vous rappeler qu il y a un client en attente. Pour reprendre le caddie, retaper sur le bouton «attente». Modifier la quantité d un article saisi Cliquer sur la quantité de l article concerné, une petite fenêtre s ouvre, saisir la nouvelle quantité et cliquer sur valider. 7

8 Supprimer un article Sélectionner l article et cliquer sur le bouton «supprimer la ligne sélectionnée». Supprimer un ticket Cliquer sur «annuler le ticket en cours». Les remises Pour une remise que sur 1 article : Cliquer sur la colonne «remise» de l article choisi dans le caddie, puis taper le montant dans le petit cadre qui va apparaître et valider. Pour une remise sur l ensemble du caddie : Taper sur le bouton «remise» de la caisse, sélectionner le mode «pourcentage» ou «montant» puis taper le montant dans le petit cadre qui va apparaître et valider. Pour attribuer une remise permanente à un client : Accéder à la fiche client et renseigner le champ «remise». Les avoirs Pour rembourser un client, sélectionner l article en question et cliquer sur le bouton «avoir/cadeaux». Ouverture du Tiroir-caisse Taper sur le bouton tiroir-caisse. Accéder à un compte client depuis la caisse Cliquer sur le bouton «client» puis sélectionner le compte client souhaité. Si besoin, vous pouvez effectuer une recherche par nom, téléphone ou code-barres (carte de fidélité). Après avoir choisi le compte client, vous pourrez alors effectuer un encaissement à son nom, modifier son compte, mettre un encaissement en compte, utiliser un avoir, visualiser ses factures ou encore gérer les récompenses. Mettre un encaissement en compte Après avoir sélectionné les articles, cliquer sur «compte client», sélectionner le client et cliquer sur «mettre en compte». 8

9 Editer un «X» ou un «Z» en fin de journée A n importe quel moment de la journée cliquer le bouton «CA» de la caisse puis sur «impression d état» ou «récapitulatif compta» pour obtenir un «X» ou un «Z». A minuit la fin de journée s enregistre automatiquement. LA GESTION DES PRODUITS ET FAMILLES DE PRODUITS Création d un produit Dans l espace administration, cliquer sur «gestion produits et stocks» et sur «créer», remplissez les champs demandés et valider. Note : Pour les articles à la pesée, vous pouvez indiquer «au litre» ou «au kilo» dans le champ «nom sur ticket» après la dénomination du ticket. Création d une famille ou d une sous famille de produit Dans l espace administration, cliquer sur «gestion familles de produits» et sur «créer», choisir «famille» ou «sous famille», remplissez les champs demandés et valider. Modifier ou supprimer un produit Dans l espace administration, cliquer sur «gestion produits et stocks», sélectionner le produit dans la liste ou utiliser la fonction rechercher pour le trouver et cliquer sur «modifier» ou «supprimer». Modifier ou supprimer une famille ou une sous famille de produit Dans l espace administration, cliquer sur «gestion familles de produits», sélectionner le produit dans la liste et cliquer sur «modifier» ou sur «supprimer». Imprimer la liste des produits Dans l espace administration, cliquer sur «gestion produits et stocks», dans le cadre impression à droite, cliquer sur imprimer ou extrait sous format pdf ou excel. Imprimer la liste des familles et sous familles de produits Dans l espace administration, cliquer sur «gestion familles de produits» et sur «imprimer». 9

10 Gestion des favoris Pour gagner du temps en caisse, vous pouvez lister les produits que vous vendez le plus et les afficher sur la caisse en cliquant sur «manuelle». Pour créer la liste, aller dans «paramètres» puis sur «favoris» et cliquer sur «ajouter». Ajout d un deuxième tarif TTC Vous avez la possibilité de créer un deuxième tarif TTC pour plusieurs produits à partir de leur fiche et à tout moment basculer sur ce deuxième tarif en allant dans «paramètres» et «tarification». Les happy hours Vous pouvez décider d appliquer une remise sur un produit ou appliquer des offerts (2 achetés = 1 offert par exemple) sur la journée ou sur une certaine plage horaires et le programmer. Pour cela, allez dans «paramètres» et «happy hours» et cliquer sur «ajouter un article». Les soldes En période de soldes, vous pouvez décider d appliquer une remise sur un produit de manière permanente sur une période donnée. Pour cela, allez dans «paramètres», «période soldes» et «ajouter un article». Créer un pack de produits Aller dans «gestion des produits et stocks», onglet «packages» puis cliquer sur «créer». Pour sélectionner les produits, cliquer sur «ajouter» ou scanner-le. Renseigner les champs demandés et cliquer sur «valider». LA GESTION DES COMPTES CLIENTS Créer un compte client Retourner sur la page d accueil du logiciel, cliquer sur «gestion comptes clients» et cliquer sur «créer», remplissez les champs demandés et valider. Modifier ou supprimer un compte client Retourner sur la page d accueil du logiciel, cliquer sur «gestion comptes clients», sélectionner le client et cliquer sur «modifier» ou «supprimer». 10

11 Imprimer la liste des clients Retourner sur la page d accueil du logiciel, cliquer sur «gestion comptes clients» et cliquer sur «imprimer». Le regroupement de factures Tout d abord, il vous faut renseigner l encours de votre client dans sa fiche. Depuis la caisse, après avoir enregistré vos produits, sélectionner le compte client puis cliquer sur mettre en compte. Pour créer la facture regroupant les tickets en compte, cliquez sur historique. Sélectionner les tickets marqués en compte (maintenez la touche CTRL du clavier enfoncé et sélectionner les tickets) et cliquer sur facture. Retrouvez la facture créée dans l onglet factures. 11

12 Gérer l historique de ses clients Depuis la caisse, sélectionner le compte client depuis le bouton client et cliquer sur historique. Vous pouvez alors : - Visionner ses tickets - Visionner ses factures - Visionner les produits qu il achète le plus - Visionner son palmarès des ventes - Visionner ces récompenses - Editer ces éléments sous fichier excel ou pdf 12

13 LA GESTION DE LA FIDELITE CLIENT Paramétrer les récompenses Depuis l interface d administration, cliquer sur Paramètres puis le bouton fidélité. Vous pouvez enregistrer : - Une remise offerte à partir d un certain chiffre d affaire atteint - Un avoir offert à partir d un certain chiffre d affaire atteint - Une remise offerte à partir d un certain nombre de passage en caisse - Un avoir offert à partir d un certain nombre de passage en caisse Pensez à valider! 13

14 La création d une récompense Depuis la caisse, lorsque le CA ou le nombre de passage est atteint, une fenêtre vous indiquera qu une récompense a été créée. Cliquer sur consulter. Sélectionner la récompense, et cliquer sur imprimer pour remettre le coupon à votre client. 14

15 Utiliser une récompense Depuis la caisse, sélectionner le compte client et cliquer sur récompenses. Sélectionner la récompense et cliquer sur valider. Suivre la fidélité de son client Depuis la caisse, sélectionner le compte du client. Il est indiqué dans la fenêtre le montant de la récompense et la CA qu il reste à atteindre ou le nombre de passage qui reste pour l obtenir. 15

16 LA GESTION DES STOCKS Les entrées et sorties de stock Aller dans «gestion produits et stocks», onglet «Modif». Utiliser la fenêtre de recherche pour trouver le produit. Recherche par produit, par famille, par sous-famille. Cliquer sur le bouton stock en face du produit Taper un chiffre positif pour une entrée, un chiffre négatif pour une sortie et indiquer le motif du mouvement. Vous pouvez utiliser le pavé de gauche pour enregistrer les motifs les plus utilisé. Pensez à valider! Les alertes de stocks minimum Aller dans «gestion produits et stocks», à partir de fiches produits, renseigner le champ «stock minimal». Les alertes de stocks sont indiquées dans la fenêtre d accueil du logiciel. 16

17 LA GESTION DES INVENTAIRES Imprimer la liste des produits Aller dans «gestion produits et stocks», onglet «inventaire». Pour créer une liste, cliquer sur «créer». Commencer par donner un nom à votre liste. Sélectionner «tous les produits», cliquer sur «envoyer» et valider. OU Filtrer par familles ou sous-familles, sélectionner «tous les produits», cliquer sur «envoyer» et valider. Sélectionner la liste et cliquer sur «modifier». 17

18 Enfin, cliquer sur «imprimer» (en pdf pour avoir une liste quadrillée). Saisir un inventaire Aller dans «gestion produits et stocks», onglet «modif». Suivre la procédure du chapitre «entrées et sorties de stocks» page 10. LA GESTION DES FOURNISSEURS Créer un fournisseur Aller dans l onglet «fournisseur» et cliquer sur «créer». Renseigner les champs demandés et valider. Modifier ou supprimer un fournisseur 18

19 Toujours dans l onglet «fournisseur», sélectionner le fournisseur et cliquer sur «modifier» ou sur «imprimer». Imprimer la liste des fournisseurs Dans l onglet «fournisseurs», cliquer sur «imprimer». LA GESTION DES COMMANDES FOURNISSEURS Enregistrer une commande Aller dans «commandes réceptions», cliquer sur «créer». Commencer par choisir le fournisseur, puis sélectionner les produits et rentrer les quantités. Vous pouvez filtrer les produits par famille et sous familles de produits. Pensez à valider. Imprimer une commande Toujours dans l onglet «commandes réceptions», sélectionner la commande dans la liste, cliquer sur «modifier» et «imprimer». 19

20 Enregistrer une livraison Suivez la même procédure que pour enregistrer une commande. Il faut juste cocher «réception» au lieu de «commande». LA GESTION COMPTABLE La liste des factures Pour accéder à la liste des factures, aller dans «gestion compta», onglet «liste des factures». Vous pouvez utiliser les filtres : par vendeur, par service, à la journée, par période, factures payées, factures impayées. A partir de là, vous pouvez soit imprimer, exporter sous fichier pdf ou excel votre liste ou une facture en particulier. Le palmarès des ventes Pour accéder au palmarès des ventes, aller dans «gestion compta», onglet «palmarès des ventes». Vous pouvez utiliser les filtres : par famille, par sous familles, par client, par fournisseur, par vendeur, par service, par période. A partir de là, vous pouvez soit imprimer, exporter sous fichier pdf ou excel votre liste. Le bilan des ventes Pour accéder au bilan des ventes, aller dans «gestion compta», onglet «bilans quantités vendues». Vous pouvez utiliser les filtres : par produit, par famille, par service, par période. A partir de là, vous pouvez soit imprimer, exporter sous fichier pdf ou excel votre liste. 20

21 LA SAUVEGARDE DE LA BASE DE DONNES La sauvegarde manuelle Pour faire une sauvegarde manuelle, aller dans «administration», puis «paramètres» et «sauvegarde de données». Enfin, cochez «sauvegardes manuelles», cliquer sur «ajouter» et enregistrer le fichier sur votre ordinateur. NB : si vous avez déjà fait une sauvegarde manuelle, sélectionner la et cliquer sur le bouton «actualiser». Cette manip va écraser l ancienne sauvegarde. La sauvegarde automatique A chaque fermeture du logiciel, une sauvegarde automatique est réalisée en local, sur le disque dur de la caisse. 21

22 LE SCHEMA DE BRANCHEMENTS DE LA CAISSE Ne pas débrancher ce câble. Ne pas changer de port USB. SASU COQUELIPOS 39 grande rue Saint Joire Tel : / Mail : coquelipos@gmail.com - Site : - SIRET