ASPECTS GENERAUX de la DEMATERIALISATION

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2 ASPECTS GENERAUX de la DEMATERIALISATION La dématérialisation du relevé des opérations d achats publics effectués par carte complète, accélère et sécurise la régularisation de l avance faite aux fournisseurs par le banquier partenaire de la collectivité. Pour le monde local, l outil Hèlios a été conçu pour intégrer à la chaîne comptable dématérialisée ce processus d échange de pièces justificatives électroniques. C est d ailleurs pour cela qu il a été conçu. Pour mémoire depuis la fin de l année 2010 Hélios est totalement déployé sur l ensemble des 2650 Centres des Finances Publiques, servi par utilisateurs et gèrent les comptabilités de plus de collectivités. Le déploiement du format unique d échanges de flux au format XML, de dématérialisation des bordereaux, titres et mandats signés électroniquement dit PESV2, rend encore plus nécessaire l utilisation de relevés d opérations d achats dématérialisés. Aujourd hui, plus de 750 budgets, dont un tiers de très importants expérimentent avec succès ce nouveau protocole et quelques uns d entre-eux la dématérialisation totale (service d incendie et de secours du Nord par exemple, demain Paris). 2

3 Fournisseur La dématérialisation du relevé d opérations de carte achat Macro-processus cible : HORS CARTE ACHAT DISPOSITIF CARTE ACHAT 1. Commande CEPL 6. Transmission du relevé dématérialisé Centre des Finances Publiques 5. Relevé dématérialisé 7. Paiement de l émetteur des cartes d achat 3. Livraison (et facturation) Serveur d autorisation Gestionnaire du compte technique 2. Chaque commande doit être autorisée 4. Chaque commande livrée est payée par la banque du fournisseur 3

4 La dématérialisation du relevé d opérations de carte achat Quels éléments doivent figurer sur le relevé pour constituer une pièce justificative de la dépense pour le comptable public? Aspect réglementaire Quelle solution technique à mettre en œuvre pour permettre : La transmission du relevé dématérialisé de l ordonnateur au comptable La visualisation / l exploitation du relevé par l ordonnateur et le comptable Pour constituer une pièce justificative de paiement pour le comptable public, le relevé d opération de la carte achat doit être conforme à l alinéa 2 de l article 7 du décret n du 26 octobre 2004 La solution proposée s appuie sur : Une transmission du relevé dématérialisé par un flux XML Une visualisation / exploitation du relevé dématérialisé via un navigateur Web ou via XeMelios 4

5 Aspects réglementaires L instruction n M0-M9 du 21 avril 2005 relative à l'exécution des marchés publics par carte d'achat précise: «Le relevé de carte d achat constitue une pièce justificative de la dépense pour le comptable public» 5

6 Aspects réglementaires Lorsque le relevé d opérations contient les éléments prévus à l alinéa 2 de l article 7 du décret n , il constitue la PJ de la dépense pour le comptable public. Décret n du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte d'achat. Le relevé d'opérations doit mentionner le nom ou la raison sociale de l'émetteur et le nom de l'entité publique débitrice. Pour chaque créance née d'une exécution par carte d'achat porté par l'émetteur sur le relevé d'opérations, l'accepteur ou l'entité publique précise : a) Le nom ou la raison sociale, le numéro unique d'identification de l'accepteur tel que défini à l'article 1er du décret du 16 mai 1997 susvisé ; b) L'identification de la carte utilisée ou de son porteur ; c) La date d'utilisation de la carte d'achat ; d) Le montant de la créance née et, le cas échéant, l'indication de la TVA ; e) La nature de la dépense ou, pour les marchés écrits exécutés par carte d'achat et conclus aux conditions prévues par une convention de prix, le décompte des sommes dues : nature des fournitures ou services, prix et, le cas échéant, quantité. Le relevé d'opérations est transmis, le cas échéant, par voie électronique. Lorsque le relevé présenté au comptable ne contient pas ce niveau de détail, la PJ de la dépense pour le comptable public, conforme à la réglementation en vigueur (RGCT) est le relevé d opérations appuyé des factures. 6

7 La dématérialisation du relevé d opérations de carte achat Zoom sur les informations devant figurer sur le relevé dématérialisé : En-Tête Emetteur Carte achat Nom Adresse N RCS/SIRET Entité publique débitrice Nom Adresse Relevé carte achat N marché émetteur/débiteur Date du relevé ou dates de début et de fin de période du relevé Montant total TTC du relevé Détails Carte achat N carte achat Nom/prénom titulaire Date d émission Code produit Libellé produit Montant remise Facture N Facture N de marché N de commande Nature de la dépense* Montants HT, TVA, TTC Ligne de facture Unité Montant unitaire HT Montant unitaire TTC Quantité Relevé carte achat Exercice N relevé Date d émission Date du prochain relevé Devise Montant HT Taux TVA Montant TVA Montant TTC * Cas d un marché public non écrit ou conclu aux conditions prévues par convention de prix Légende: données obligatoire données optionnelles 7

8 Un cadre national disponible La dématérialisation du relevé d'opération est prévue par le de la convention cadre nationale conv_cadr_2.html Les relevés d opérations de carte d achat La dématérialisation concerne les relevés d opérations reçus par les organismes mentionnés à l article 1.3.1, quel que soient leurs émetteurs. Le relevé d opérations par carte d achat est une pièce justificative prévue au 043 de l annexe I du CGCT. Sa production dispense de la production des factures au comptable, dès lors que le relevé respecte les mentions prévues par le décret du 26 octobre 2004 relatif à l exécution des marchés publics par carte d achat, notamment l article 7. Dans ce cas, le relevé d opérations par carte d achat est dématérialisé selon le schéma XML simplifié de Facture PES couvrant le périmètre des données précisé en annexe

9 Un exemple: la commune de Courbevoie La ville de Courbevoie utilise la Carte d Achat depuis septembre Expérimentation avec un fournisseur sur 2 marchés distincts (mobilier et fournitures) Utilisation de la carte achat AMEX Une première réunion entre Courbevoie, la DGCP et AMEX a eu lieu le 10 juillet 2006 Volonté de lancer l expérimentation Nécessité de définir le périmètre des éléments devant figurer sur le relevé dématérialisé AMEX Une note a été rédigée en octobre par le pôle moyens de paiement de la DGCP Liste des éléments devant figurer sur le relevé d opérations Carte d achat dans le cadre de l expérimentation de dématérialisation à Courbevoie 9

10 Solution préconisée pour l expérimentation à Courbevoie Schéma synthétique de la solution technique proposée pour Courbevoie : Serveur AMEX Envoi électronique d un fichier crypté SFD Secure File Distribution Décryptage du fichier Fichier décrypté Solution AMEX AccountingLink Validation/ traitement anomalies.csv BD Requêtes/ Édition d états Outil de Conversion CSV / XML*.csv Légende : Solution existante Solution Cible Visualisation / exploitation du relevé carte achat avec navigateur web ou XeMelios* Logiciel financier de la collectivité Etats csv, xls, rtf, Access, html * Outil fourni par la DGFIP 10

11 L exploitation des données par XéMéLios Objet : L Exploitation des documents transmis au format XML Recherches multicritères, tris, visualisation et exports vers les outils bureautiques Paramétrable et extensible Visualisation et exploitation des états de paye, des états de versement d aide sociale, documents budgétaires, comptes de gestion, bordereaux de quittancement, relevé de carte d achat XéMéLios permet de réaliser une pré-validation des documents XML PES pour s'assurer du respect de règles techniques et de règles métier" Un outil partagé : XéMéLios est un logiciel «libre» et gratuit. Les sources sont publiées officiellement sur le site Admisource Chaque partenaire est susceptible de réaliser des évolutions L outil XéMéLios est gratuit Un outil disponible sur le site Internet : ; attention, la publication est cours de refonte. L'adresse va changer dans les jours qui viennent ( déclinaison de 11

12 XEMELIOS : visualisation d un relevé de carte d achat 12

13 La mise en œuvre de la dématérialisation du relevé d opérations par cartes d achats Signature de la convention et démarrage de la dématérialisation avec la Ville de Courbevoie en doublon papier/démat (tests) : octobre - novembre 2007 Signature de la convention avec Lille-Métropole et BNP-Paribas sur la base du schéma XML PES de facture simplifiée : novembre : extension du dispositif à d autres collectivités notamment : le Conseil Général du 92 et la ville de Paris et du crédit mutuel : généralisation progressive de la dématérialisation du relevé carte achat dans le cadre du passage au PESV2 13

14 Merci de votre attention Mission Hélios Pôle dématérialisation Immeuble Maille Nord III 7 Porte Neuilly NOISY LE GRAND cedex BALF : helios.demat@dgfip.finances.gouv.fr Site intranet : Magellan/ SPL/ 14