LE GUIDE DU FOURNISSEUR DE RUCHES

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1 LE GUIDE DU FOURNISSEUR DE RUCHES 1

2 Bonjour, Félicitations! * * Votre compte est créé. Il s agit d une première étape. Ce guide est fait pour vous donner le mode d emploi et les grandes règles du fonctionnement des Ruches. En bref : le concept de la Ruche Qui Dit Oui. p.3 Je viens de découvrir la Ruche Qui Dit Oui, comment proposer mes produits à mes ruches clientes? 1 - Je remplis mon profil-entreprise sur le site. p Je crée mes offres. p Je fais ouvrir mon espace de ventes. p Je trouve mes Ruches clientes. p Je participe à la vente. p J observe l évolution de la vente. p Je participe à la distribution. p Je suis payé. p.14 * Conseils pour faire de bonnes ventes et que la Ruche profite à tout le monde. p.15 2

3 En bref : le concept de La Ruche Qui Dit Oui! Qu est-ce qu une Ruche? Une Ruche, c est un groupement de voisins, d amis, d amis de voisins qui s unissent pour acheter directement de bons produits aux producteurs de leur région. La Ruche qui dit Oui! vous offre les outils pour proposer vos produits dans les Ruches de votre région, véritables points relais pour valoriser vos productions en vente directe. Comment fonctionne une Ruche? Chaque Ruche a un responsable de Ruche, en charge des distributions, et qui sera votre principal interlocuteur. Vous pouvez entrer en contact directement avec le responsable à partir du site Internet : vous trouverez son adresse dans la rubrique Voir mes Ruches clientes ou Chercher des Ruches. Vous pouvez aussi envoyer un message collectif aux membres d une ou plusieurs de vos Ruches clientes en cliquant sur la rubrique Envoyer un message. Quel est le rôle du responsable de la Ruche? Le responsable sélectionne les offres des fournisseurs, et les propose à ses membres. Il met un lieu à disposition pour la distribution. Il est le garant de la bonne organisation d une distribution et du développement de l activité de sa communauté. Dois-je payer pour fournir une Ruche? Non : l inscription à la Ruche qui dit Oui! est gratuite pour tous. A quoi cela m engage de m inscrire sur le site et de m affilier à une Ruche? Vous n avez pas d obligation, il s agit d une première prise de contact, d un premier échange. Les engagements démarrent à partir du moment où vous proposez une offre à la Ruche. Quels types de fournisseurs peuvent fournir une Ruche? Les Ruches peuvent commercer avec tous les professionnels qui respectent les réglementations instituées dans leur domaine d activité. Cependant, le but de La Ruche Qui Dit Oui! est de réduire au maximum le nombre d intermédiaires entre les producteurs et les consommateurs. Nous vous remercions de ne pas vous inscrire sur le site si vous êtes un grossiste, un détaillant, ou un intermédiaire commercial de quelque sorte. 3

4 Dois-je être certifié bio pour fournir une Ruche? Notre objectif est de favoriser une alimentation de qualité pour tous, le bio est une certification qui va dans ce sens. Mais les responsables de Ruche sont libres de choisir les producteurs auprès desquels ils souhaitent se fournir. La certification bio n est donc pas obligatoire pour proposer vos produits. Qui gagne quoi? Le mouvement des Ruches a pour objectif de mettre en place un réseau de relations commerciales transparent sur les marges et les rémunérations. La personne qui ouvre la Ruche et met à disposition sa maison comme point de rencontre hebdomadaire avec les fournisseurs touche pour cela un dédommagement correspondant à 10 % du prix de vente HT de vos produits. Notre entreprise qui met à votre disposition un outil Internet en constante évolution afin de répondre toujours mieux aux besoins spécifiques de chacun, qui vous accompagne dans son utilisation, qui assure sa promotion et gère vos paiements en ligne, touche également 10% du prix de vente HT de vos produits. Cette marge est réellement minime et nous nous y tiendrons, c est la base de notre engagement. Habituellement sur les produits frais, dans la distribution classique, les marges entre l achat et la vente varient en moyenne entre 40 et 250%. Pour plus d informations sur ce sujet, suivez-nous sur le blog de La Ruche qui dit Oui! Est-ce que je peux moi-même ouvrir une Ruche? Si vous avez un lieu pour organiser la distribution des produits, c est tout à fait possible. Vous pouvez par exemple ouvrir une Ruche sur votre lieu de travail s il est adapté (une ferme est idéale). Vos clients pourront donc commander vos produits via Internet tous les jours et venir les récupérer une fois par semaine. Pour ouvrir une Ruche, il suffit de vous connecter sur puis de cliquer sur Ouvrir une Ruche et de suivre les instructions à l écran. Attention : lors de la création de votre compte responsable de Ruche, vous devrez utiliser une adresse différente de votre compte fournisseur de Ruche. 4

5 Je remplis mon profil-entreprise sur le site. Où remplir mon profil-entreprise? Connectez vous au site à l aide vos identifiants (adresse et mot-de-passe), puis cliquez sur gérer mon compte avant de choisir l onglet Mon Entreprise. C est sur cette page que vous devrez renseigner toutes les informations demandées concernant votre activité. Soignez bien la description de votre entreprise car celle-ci sera librement consultable par les membres des Ruches : c est un peu votre carte de visite. N oubliez pas, tout en bas de la page, de renseigner vos coordonnées bancaires avant de valider vos informations! Quels sont les documents légaux que je dois envoyer? Nous avons au minimum besoin d un extrait Kbis ou d un document équivalent (SIRET, SIREN). De plus, en fonction de votre statut, nous aurons besoin des documents suivants : - une attestation MSA, si vous êtes agriculteur. - une autorisation des services vétérinaires (DDPP), si vous êtes producteur de viande, d oeufs ou de produits laitiers. - un certificat de labellisation, si vos produits sont labellisés (AB, label-rouge, etc.) Tous ces documents sont à envoyer directement sur le site. J ai un statut d entrepeneur-salarié : quels documents je dois vous envoyer? Nous aurons seulement besoin d un document attestant du fait que vous travaillez bien pour une Société Coopérative, ainsi qu une photocopie de votre passeport ou carte d identité. Je ne facture pas la TVA, est-ce un problème? Non, il suffit alors de ne pas cocher la case TVA et de laisser vide le champ numéro de TVA. En cochant ou décochant la case TVA, le montant que vous toucherez à l issue d une vente variera. 5

6 Je crée mes offres. Qu est ce qu une offre? Une offre se compose d un produit, ou de plusieurs produits qui seront vendus ensemble, à destination d une personne ou d un foyer ; ne faites donc pas des lots trop gros. De plus, une offre est toujours associée à un prix fixe. Vous la proposerez telle quelle aux responsables de vos Ruches clientes, qui choisiront de la diffuser ou non. Vous pouvez créer autant d offres que vous le souhaitez. Si vous vendez un même produit conditionné de deux façons différentes, alors il est nécessaire de créer deux offres différentes. Idem si vous proposez un même produit dans deux quantités différentes ; par exemple, 1kg de pommes et 2kg de pommes constituent bien deux offres distinctes. Qu est ce que le catalogue d offres? Le catalogue d offres regroupe toutes les offres que vous avez créées. Il est un peu long à compléter, mais une fois que ce sera fait, vous n aurez plus à y revenir. Toutes vous offres seront sauvegardées et vous pourrez les reproposer à chaque nouvelle vente. Pour voir votre catalogue, cliquez sur la rubrique Voir mes offres. Différentes fonctions y sont disponibles : - Dupliquer l offre de votre choix pour en créer une nouvelle à partir d un modèle, - Archiver vous permet de mettre vos offres de côté. Vous pourrez les retrouver dans la rubrique Archives. - Modifier vous permet de changer une photo ou le texte de description d une offre. Cette fonction ne vous permet pas de changer le prix et les quantités de l offre. Pour cela, utilisez la fonction «dupliquer». De plus, les offres sont modifiables uniquement avant diffusion aux Ruches. Comment créer une offre? Pour créer une offre, cliquez sur la rubrique de ce nom et remplissez tous les champs demandés : titre, catégorie et type de produit, description de l offre, quantité par lot, prix par lot. Par exemple : des pommes reinettes par lot de 1kg, au prix de 1 euro par kilo. Vous êtes libres de choisir le titre que vous voulez, veillez simplement à donner des titres différents à toutes vos offres. Mettez vous à la place du client : faites lui envie en étant aussi précis et complet que possible. Pensez aussi à ajouter une photo, c est très efficace en général! 6

7 Comment est fixé le prix des produits? C est vous qui fixez le prix de vos produits lorsque vous créez une offre. Le prix que vous indiquez est un prix consommateur qui doit inclure le coût de transport, que vous estimez, et les 20% (calculés à partir du prix HT) de marge et la TVA. Par exemple, voici le calcul à faire pour connaitre la somme versée sur votre compte, pour un produit vendu 10 TTC à 5,5% de TVA : 10 / 1,055 / 1,20 = 7,9. Mais pas d inquiétude : le système calcule pour vous automatiquement la somme nette que vous touchez en fonction du prix renseigné. Quelles sont les différents types d offres (dégustation, ponctuelle)? Vous avez le choix entre 2 types d offres pour distribuer vos produits : - l offre de dégustation : vous proposez vos produits gratuitement pour vous faire connaître. - l offre ponctuelle : c est une offre rémunérée valable pour une seule livraison. Le type de produit que je vends n existe pas sur le site. Comment faire? D abord, assurez-vous du fait que le produit ne se trouve réellement pas dans la liste. En effet, il est très probable qu il se trouve dans une catégorie à laquelle vous n aviez pas pensé au départ. Par exemple, le produit «Rouille» ne se trouve pas la catégorie «Poissons et crustacés», mais dans la catégorie «Sauces». Si vous ne trouvez toujours pas votre produit, signalez le à support@laruchequiditoui.fr et nous vous répondrons dans les plus brefs délais. Je vends un produit dont le poids est difficile à connaitre à l avance, comment créer mes offres? Vous vendez des betteraves au kilo et vous avez peur que votre lot réel ne pèse que 950gr? Pas de panique : d abord, le plus important est d établir une relation de fidélité et de confiance avec vos clients. Si l un d eux reçoit, lors d une distribution, un lot un peu moins lourd que prévu, ne lui cachez pas et dites lui qu il recevra un lot un peu plus lourd la prochaine fois. Dans la mesure du possible, il vaut mieux prévoir de faire des lots un peu plus lourds que prévu pour éviter les déceptions. Vous êtes producteur de viande et vous vendez, par exemple, des poulets dont le poids varie de 1,5kg à 3kg? Ce n est pas un problème non plus. Il vous suffit de vendre vos poulets à l unité et d indiquer, dans le titre de l offre, la tranche de poids (200gr maximum) dans laquelle votre poulet se situe. C est à dire que vous créez une offre pour les poulets qui pèsent de 1,5kg à 1,7kg, une seconde offre pour les poulets de 1,7kg à 1,9kg, etc. Cela fonctionne pour les poulets, et pour toutes les autres viandes! 7

8 Je fais ouvrir mon espace de ventes. C est bon, mon profil-entreprise est complet! Pouvez-vous ouvrir mon espace de ventes? Absolument! Si votre profil est complet et que vous nous avez fourni tous les documents nécessaires, il vous suffit de nous en avertir en écrivant un à support@laruchequiditoui.fr. Nous vérifierons alors les informations sur votre entreprise et, dans le cas échéant, nous vous annoncerons par l ouverture de votre espace de ventes. Une nouvelle rubrique intitulée Participer aux ventes apparaitra sur le site Internet : en cliquant dessus vous pourrez proposer vos offres à vos ruches clientes. Pourquoi validez vous individuellement les inscriptions des producteurs? L une des missions de La Ruche Qui Dit Oui! est de vérifier les informations des fournisseurs et de les autoriser à vendre. Cette vérification est essentielle pour garantir au réseau des Ruches le sérieux des producteurs, autorisés à vendre en toute légalité leurs produits. J ai fait une erreur en saisissant mes coordonnées bancaires et je ne peux pas la corriger. Comment faire? Le site Internet ne vous permet de saisir vos coordonnées bancaires qu une seule fois. Si jamais vous avez fait une erreur, avertissez nous le plus rapidement possible à support@laruchequiditoui.fr, et joignez une copie de votre RIB à votre pour que nous puissions le corriger dans les plus brefs délais. 8

9 Je trouve mes ruches clientes. Comment ajouter une Ruche dans mon réseau? Vous pouvez en trouver vous-même dans la rubrique Chercher des Ruches, qui vous indique automatiquement les Ruches se trouvant dans un rayon de 250 km (maximum) autour de chez vous. Ajoutez à votre réseau la ou les Ruches de votre choix en cliquant sur fournir cette Ruche. Une Ruche peut aussi vous ajouter comme fournisseur si vous approvisionnez déjà une Ruche proche de la sienne. Cela ne vous engage à rien : c est une première prise de contact. Dans tous les cas, vous pourrez alors commencer à discuter avec le responsable et les membres, présenter vos produits, votre travail, puis envoyer des offres commerciales. S il n y a pas encore de Ruche près de chez vous, vous serez prévenu automatiquement dès qu une Ruche s ouvrira à proximité. De nouvelles Ruches ouvrent tous les jours, alors pensez à vous connecter souvent! Est-ce que je peux ajouter n importe quelle Ruche à mon réseau? Absolument, mais souvenez-vous, nos membres sont attachés au caractère local des produits et c est vous qui assurez la livraison. Est-ce que je peux fournir plusieurs Ruches? Bien sûr! Quelle est la distance maximale entre mon exploitation et une Ruche? Le système vous propose automatiquement toutes les Ruches dans un rayon de 250 km autour de chez vous. Après, c est vous qui décidez, en fonction de vos possibilités. Mes produits sont très locaux : je souhaiterais vendre aux Ruches en dehors de ma région, comment m y prendre? Vous produisez des agrumes en Corse? De l huile d olive en Provence? Il est possible de proposer vos produits à l ensemble des Ruches qui n ont pas ce type de produits. Vous devez commencer par fournir une première Ruche, puis son responsable pourra nous communiquer vos coordonnées que nous diffuserons aux autres Ruches de France. Ce sont les offres inter-ruches. 9

10 Je participe à la vente. Quelle est la première chose à faire avant de diffuser mes offres? Le plus efficace est d échanger avec la Ruche et son responsable : présentez vos produits, vos méthodes de travail, qui vous êtes. Les Ruches sont curieuses! Dans un premier temps, vous pouvez proposer des offres de dégustation. Vous pouvez également proposer au responsable de Ruche de venir visiter votre exploitation. Quand est-ce que je peux participer aux vente? Vous pouvez participer aux ventes dès que votre espace de ventes est ouvert (voir page 6). Comment proposer mes offres à une vente? Rendez-vous dans la rubrique Participer aux prochaines ventes qui liste les prochaines ventes de vos Ruches clientes. Pour chaque vente, vous sélectionnez tous les produits que vous souhaiter diffuser. Si vous souhaitez diffuser un grand nombre d offres, utilisez la fonction ajout rapide, qui vous permet de toutes les sélectionner d un coup. Pour chaque offre, vous pouvez renseigner la case maximum : c est le nombre d offres que vous avez en stock pour cette vente. Par défaut, le site considère que votre stock est illimité. Une fois que vous avez selectionné vos offres, il ne vous reste plus qu à remplir la case minimum de commande : c est le montant (en ) à partir duquel vous acceptez de livrer la Ruche. C est bon, il ne vous reste plus qu à cliquer sur valider! A l aide, j ai fait une erreur dans les offres que j ai proposées pour une vente! Pas de problème : il vous suffit de cliquer sur le bouton rouge Modifier pour apporter toutes les corrections nécessaires aux offres que vous avez proposées. Ce bouton reste actif jusqu au premier jour de la vente : passé ce délai, vos offres sont transmises aux membres de la Ruche et vous ne pouvez plus les modifier. Comment se déroule une vente? La vente débute quand le responsable de la Ruche diffuse auprès des membres la sélection des offres de la semaine. La vente est ouverte 8 jours avant la distribution, et elle se termine 48 h avant. Les membres ont donc 5 à 6 jours pour commander. 10

11 J observe l évolution de la vente. Comment suivre le déroulement d une vente? Vous suivez la progression des commandes dans la rubrique Suivre mes ventes. Vous voyez, pour chaque offre, le nombre de commandes que vous aurez à livrer. Vous pouvez aussi voir, pour chaque membre, les commandes qu il vous a passé. Vous pouvez donc préparer la livraison au fur et à mesure que les commandes affluent! Le minimum de commande n a pas été atteint : je peux livrer quand même? 48h avant la distribution, c est le jour où vous pouvez forcer la vente. Il vous suffit de cliquer sur le bouton livrer quand même qui apparaitra dans la rubrique Suivre mes ventes, une fois que la vente sera terminée. Vous n avez qu une journée pour cliquer dessus! Par exemple, si une distribution a lieu le samedi, vous pourrez choisir de livrer quand même tout le jeudi. Au delà de cette date, la vente de vos offres sera définitivement annulée. Quand est ce-que je prépare les commandes? 24h avant la distribution, c est le jour où vous préparez les commandes à livrer pour le lendemain. N oubliez pas d imprimer le bon de commande. Vous pourrez aussi l imprimer directement depuis le site dans la rubrique suivre mes ventes. Vous recevrez également un pour vous le rappeler. 11

12 Je participe à la distribution. Suis-je obligé de venir à chaque distribution? Oui. Légalement, c est à vous de livrer vos produits et de les remettre en main propre à vos clients. Suis-je obligé de rester pendant toute la durée de la distribution? Les conditions générales d utilisation précisent que vous devez remettre vos produits aux membres de la Ruche et non aux responsables. Soyez précis sur votre horaire de livraison, les responsables s occuperont de la ponctualité de leurs membres. Quelle est ma responsabilité sur les produits? La vente aux Ruches s inscrit dans le cadre réglementaire de la vente directe. Vous restez responsable de vos produits jusqu à leur remise en mains propres aux membres. Voici un extrait des conditions générales d utilisation (CGU) concernant votre responsabilité. Le Fournisseur est seul responsable des Offres qu il émet sur le Site et de leur conformité aux lois et règlements en vigueur. Il déclare et garantit que les marchandises offertes à la vente sont disponibles et qu il dispose bien des droits et autorisations pour les commercialiser. Il est garant de l exécution du contrat de vente à l égard des Membres comme de la quantité, qualité et conformité des marchandises livrées, ainsi que des risques liés à leur transport, leur stockage, leur conservation et leur remise, lesquels sont sous son entière responsabilité. Suis-je responsable du respect de la chaîne du froid? Conformément aux CGU, dans le cadre de la vente directe, vous vous engagez à respecter notamment, sans que cette liste ne soit limitative, les règles relatives à la présentation des produits, à leur étiquetage, à la fixation des prix, ainsi qu à l entretien et l hygiène dont notamment, l arrêté du 9 mai 1995 réglementant l hygiène des aliments remis directement au consommateur et l arrêté du 21 décembre 2009 relatif aux règles sanitaires applicables aux activités de commerce de détail, d entreposage et de transport des produits d origine animale et denrées alimentaires en contenant. J ai oublié de livrer des produits. Si la totalité de vos produits n ont pas été livrés, le responsable de Ruche nous en avertira et les membres de la Ruche seront remboursés. Si un seul produit a été oublié, arrangez-vous avec le client. Par exemple, vous pouvez lui offrir un lot de compensation lors de la distribution suivante! 12

13 Mes produits sont conformes à ma description et pourtant, il y a des plaintes que je trouve injustifiées : qui règle le litige? Dois-je rembourser un client mécontent? En règle générale, la bonne foi et la confiance entre producteurs et Ruches permet de trouver des bonnes réponses aux petits litiges éventuels. Les Ruches ne sont pas forcément au courant des aléas et des contraintes de l agriculture : prenez le temps d expliquer votre métier en cas d incompréhension. Ensuite, si le problème persiste, contactez-nous, nous tenterons de trouver une réponse à votre problème. Si une commande ne correspond pas à la description, un membre est en droit de refuser les produits; vous ne serez alors pas payé pour ce produit. Par contre, si le membre a accepté vos produits lors de la distribution, vous n aurez jamais à rembourser un client insatisfait (conformément à l article L du Code de la consommation). 13

14 Je suis payé! Comment fonctionne le système de paiement? Le système de paiement est sécurisé, et vous protège de tout impayé. Le principe est simple : une fois que les membres ont passé commande et que celle-ci est validée, ils sont immédiatement débités. L argent de votre commande est donc mis en réserve en attendant la livraison effective de vos marchandises. Dans un délai de 15 à 20 jours après la livraison, il vous est automatiquement versé sur votre compte bancaire. Ce système vous simplifie la vie : vous êtes assuré d être payé sans avoir à gérer vous-même les paiements sur place. Dans le cas où vous auriez un imprévu et ne pourriez livrer vos produits comme convenu, vous n avez pas non plus à vous occuper des démarches de remboursement. Quand et comment suis-je payé? Les paiements se font par virement bancaire, sous un délai de 15 à 20 jours après la distribution. Comment se passe la facturation aux Ruches? Le commerce, avec une multitude de membres, pourrait vite devenir très complexe en ce qui concerne la facturation. Votre compte de fournisseur génère automatiquement les factures liées à vos actions commerciales avec les Ruches. C est un service qui, encore une fois, permet de simplifier le travail de tous. Suite à chaque distribution, une facture est éditée : elle se compose en fait de plusieurs mini-factures ; de vous à chaque membre qui a commandé, et du responsable de Ruche à vous, ainsi que de La Ruche Qui Dit Oui! (société Equanum) à vous (pour les frais de courtage). 14

15 Conseils pour faire de bonnes ventes et que la Ruche profite à tout le monde. Appliquez-vous sur la présentation de vos offres. Faites en sorte que vos offres soient les plus attractives possible! Vos clients potentiels ne sont pas en contact direct avec vos produits, alors n hésitez pas à leur donner tous les détails qui pourraient les intéresser dans la description de votre offre : texture, goût, parfums... et pourquoi pas des conseils de dégustation? Proposer les bons produits aux bons prix. Il est important que vous proposiez des produits qui répondent aux attentes de vos clients. En effet, La Ruche Qui Dit Oui! est un outil parfaitement transparent, et les critiques ou les déceptions d un client seront toujours connues de tous les autres membres de la Ruche, que ce soit par l intermédiaire du site Internet, des s, ou du responsable de la Ruche dont le rôle est aussi d assurer la qualité des offres qu il diffuse. Un bon prix doit être juste pour les clients, mais aussi juste pour vous. Un bon prix, par exemple, c est le prix d un produit de qualité équivalente au marché. Un très bon prix, c est un prix un peu inférieur. Gardez à l esprit que l on trouve de tout dans une Ruche : des familles, des couples, des jeunes, des personnes aisées mais aussi des personnes à revenus moyens ou modestes. La Ruche doit permettre à ces gens d acheter leur nourriture quotidienne pour toute la semaine. Vos clients ne viennent pas à la Ruche pour un petit extra de temps en temps, mais pour y trouver les aliments de tous les jours : le pain pour les repas, le lait pour les enfants, le vin pour les copains... Enfin, un bon prix fidélise les clients et en attire de nouveaux : c est bénéfique pour tout le monde! Accompagnez le lancement des Ruches. Le lancement d une Ruche, c est l histoire de tous. Engagez-vous dans la communauté, faites la vivre et faites la grandir! Au commencement, essayez de suivre quelques principes simples : - Ne proposez pas un minimum de commande trop élevé. - Acceptez de livrer même si le minimum de commande n est pas atteint, pour aller à la rencontre des membres et leur faire découvrir vos produits. - Faites le pari que la Ruche va se développer et proposez des prix pour une communauté, même si celle-ci est encore réduite. - Acceptez que la construction prenne du temps, et n hésitez pas à y participer. Aidez-le responsable de Ruche à recruter de nouveaux fournisseurs et de nouveaux membres! 15

16 Communiquez avec la communauté. Présentez-vous, vos produits et votre travail, et tenez la communauté au courant de vos problématiques, de vos projets et de vos points de satisfaction. Sensibilisez vos clients à l agriculture et à votre métier. Parlez de la manière dont vous fabriquez vos produits, cela peut les intéresser et instaurer un climat de confiance réciproque au sein de la communauté. Soyez commerçant. Essayez d apporter, dès que possible, des petites variations ou des nouveautés dans votre catalogue d offre. N hésitez pas à faire des promotions ponctuelles ou à proposer des offres temporaires ( offre spéciale Noël, offre fête des mères, offre découverte, etc.). Soyez aussi à l écoute de vos clients et des retours qu ils vous font. S ils sont plusieurs à estimer que vos produits sont trop chers, prennez contact avec le responsable de Ruche et discutez-en. 16