AFFELNET. AFFectation des ELèves via le NET. post-3ème et entrée en 1ère

Transcription

1 AFFELNET AFFectation des ELèves via le NET post-3ème et entrée en 1ère 1

2 LA SAISIE DES VŒUX 2

3 modes de saisie Zone RACINE-AGRIATES Serveur Web AGRIATES avec agent Clear Trust Zone INTERNET Accès Internet sécurisé (hors Racine-Agriates) /Etablissement hors Agriates /Établissement Agriates (portail SIECLE) et clés otp Pare-feu DMZ Serveur Web Connexion https Pare-feu Zone RACINE / Gestionnaire du rectorat et des DSDEN Serveurs Web avec agent Clear Trust Serveur application Clear Trust Serveur base de données Annuaire LDAP 3

4 SAISIE EN ETABLISSEMENT «AGRIATES» 4

5 Accès des établissements Agriates: authentification URL d accès à l application IMPORTANT : Le chef d établissement doit déléguer les droits aux personnes qui font la saisie Saisissez ici votre identifiant de messagerie ( identique à SIECLE ) et votre mot de passe Ou entrez par clé OTP 5

6 Etablissements AGRIATES : accès à l application Cliquer ici pour accéder à l application 6

7 En cliquant sur le choix «saisie des vœux en établissement» les établissements de l académie peuvent effectuer toutes ces opérations.

8 Saisie des vœux par les établissements «agriates» Généralités : La saisie se fait à partir d une liste : Des critères de filtre par INE, nom, prénom, classe, formation, état de la saisie peuvent être appliqués à la liste. Lorsque les vœux ne sont pas encore saisis l état de la saisie vaut «A compléter», cela signifie que l élève est incomplet pour une des raisons suivantes : il n a pas formulé de vœux (obligatoire pour le post-3e et seulement pour un collège public) la zone géographique est manquante (uniquement post-3ème), l élève a formulé un vœu de type PAM avec notes et ses notes sont absentes Lorsque le dossier est complet l état de la saisie vaut «Terminé» Ajout d un élève: Si un élève n est pas présent dans la liste, le bouton «Ajouter» permet de le faire. La saisie de l INE est obligatoire. l INE doit être valide et non provisoire. 8

9 Saisie des vœux par les établissements «agriates» Généralités Lors du premier accès à un élève, l application oblige à passer par tous les onglets de manière à effectuer une saisie la plus complète possible. Les élèves présents dans la liste ont été extraits de la BEA. Le chef d établissement doit vérifier l exactitude des informations présentées. La zone géographique (post-3ème) doit être saisie. Cette information n est pas présente dans la BEA. Les pictogrammes permettent d identifier plus rapidement les onglets ayant des données incomplètes. 9

10 Liste des élèves Lorsqu on clique sur «saisie des vœux» on obtient la liste des élèves de l établissement On peut filtrer les élèves suivant différents critères : INE, nom, classe, Présence de vœux Cliquer sur«chercher» pour lancer la recherche. Permettent le tri croissant ou décroissant Au départ, les élèves sont tous «à compléter». Pour les compléter, cliquer sur leur INE On peut ajouter un élève, il faut connaître et saisir son INE. 10

11 1 Saisie des voeux Partie active en jaune Lorsqu on clique sur un élève, on arrive d abord sur la partie identification de cet élève. La plupart des données sont initialisées à partir de la base élèves académique; Elles peuvent être modifiées en cas de besoin. Vérifiez et corrigez les numéros de téléphone Post-3ème données obligatoires à saisir : la zone de résidence de l élève Pour une bonne gestion des listes principales et supplémentaires, il est essentiel de faire figurer le ou les 2 n de téléphone où l élève et sa famille pourront être joints après l affectation. la décision d orientation y compris pour TOUS les DECP6 (nouveauté 2011) Seule la présence de la zone de résidence est contrôlée lorsqu on valide; la décision d orientation peut être saisie à postériori. Ne pas oublier de cocher «oui» pour le dossier médical si c est le cas. Pas de saisie de "décision unique" «1 ère année de CAP» Pour passer à l écran de saisie des voeux (Envoi d une liste) 11

12 Recherche des codes voeux afin de les saisir Cliquer ici pour obtenir l ensemble des vœux Vous pouvez consulter et rechercher un vœu dans la fiche des codes vœux (D66 Post-3 ème ou E63 Entrée en 1 ère ) 12

13 la liste de tous les voeux possibles apparaît Vœux de «2de générale et technologique» 13

14 Saisie des vœux : éléments constitutifs Partie active en jaune Pour saisir un vœu, saisir son code, le champ «voeu de dérogation» langue 1 - langue 2 de ce vœu Les libellés complets du vœu et de l établissement apparaissent l action Valider fait apparaître l écran suivant : Pour valider le vœu saisi Pour annuler le vœu saisi Pour les vœu de 2 nde GT, l écran 2ème enseignement d exploration souhaité s affiche et peut être renseigné. 14

15 Saisie des vœux dérogatoires dans AFFELNET pour l entrée en PREMIERE il n existe pas de vœu de dérogation contrairement au post-3ème Dérogations pour les formations de premières technologiques STMG, STL,ST2S,SI2D et de premières générales L, ES ou S La famille effectue sa demande auprès du chef d établissement d origine via le formulaire fourni (se référer au document E01) le SAIO et les DSDEN vérifient les motifs ; le SAIO saisit le bonus éventuel. pour le POST-3EME Les familles qui demandent un autre lycée que leur lycée de secteur doivent formuler une demande de dérogation. le CHEF ETABLISSEMENT SAISI les DEMANDES de DEROGATION et les MOTIF(S) dans AFFELNET APRES VERIFICATION EN ETABLISSEMENT DES MOTIFS : BOURSIER, FRATRIE ET LIMITE DE ZONE GEOGRAPHIQUE Pour chacun des vœux saisis dans le dossier d un élève, le champ «vœu de dérogation» doit être renseigné : il est initialisé à «non» Si la réponse est «oui», lors de la validation, un contrôle vérifie que la voie du vœu est bien seconde générale et technologique Un vœu peut être dérogatoire quel que soit son rang Un même élève peut faire deux vœux dérogatoires et un vœu de secteur obligatoire. 15

16 Saisie des vœux : vœu dérogatoire concerne le POST-3EME uniquement Initialisation Voie 01 Contrôle sur la nature du vœu. Si la voie d orientation est différente de «2NDE GENERALE ET TECHNOLOGIQUE» un message d erreur s affichera! Saisie de la valeur «oui» 16

17 La saisie des vœux dérogatoires Les motifs de dérogations sont les mêmes pour l affection Post-3ème et Entrée en 1ère. Ils sont validés par les DSDEN ou le SAIO saisie dans Affelnet pour le Post-3ème uniquement : Si le champ «vœu de dérogation» est renseigné à «oui», une fenêtre supplémentaire de saisie s ouvre et il faut alors indiquer le motif de la dérogation : - Élève souffrant d un handicap : (oui ou non) - Elève bénéficiant d une prise en charge médicale à proximité de l établissement demandé - Elève boursier au mérite ou boursier sur critères sociaux : (oui ou non) - Elève dont un frère ou une sœur est déjà scolarisé(e) dans l établissement demandé - Elève dont le domicile est situé en limite de secteur et proche de l établissement demandé - Elève devant suivre un parcours scolaire particulier (la réponse devra être validée par l administration) - Autres motifs Tout est initialisé à «non» 17

18 Saisie des vœux dérogatoires - Initialisation La saisie de l avis de gestion de l IA est réservée à l administration Tous les critères sont initialisés À «non» 18

19 Plusieurs vœux dérogatoires pour un même élève pour ajouter un vœu cliquer sur «Ajouter». Affelnet permet à un élève de faire plusieurs vœux dérogatoires. Dans cet exemple les deux vœux le sont. 19

20 Saisie des vœux : écran récapitulatif Après validation d un vœu, on obtient cet écran récapitulatif. 20

21 Saisie des vœux : travail sur l ordre des voeux Lorsque la totalité des vœux a été saisie, on peut : - changer l ordre des vœux - modifier un vœu (LV1, régime ) - supprimer un voeu 21

22 Travail sur l ordre des voeux Cet écran récapitule la saisie des vœux : 3 vœux ont été saisis. Le est en rang 1 Le vœu est en rang 2 Cliquer sur son code pour modifier un vœu On peut changer l ordre des vœux très facilement en cliquant sur «monter» ou «descendre. On peut aussi supprimer un vœu en cliquant sur le bouton «supprimer» On peut supprimer tous les voeux d un élève! Pour les collèges PUBLICS du Post-3ème, il faudra à minima saisir un vœu de recensement! 22

23 Travail sur l ordre des voeux L ordre des vœux a été changé : Le vœu est en rang 1. Le vœu est en rang 2. 23

24 Saisie des notes Lorsque, parmi les vœux saisis, certains demandent des notes, une fenêtre de saisie s ouvre lorsqu on clique sur «fin de saisie des vœux» ou encore sur l onglet «saisie des notes» Affelnet Post-3ème (élèves en série 3 ème générale, 3 ème professionnelle) -première phase de saisie : il faudrasaisir uniquement les 5 notes de compétences pour les candidats en voie professionnelle - saisie complémentaire des vœux, après les Conseils de classes : les notes ont été intégrées à partir de Notanet elles s affichent et il est alors nécessaire de les vérifier (et de les modifier le cas échéant). Cependant il faut savoir que toute correction sur les notes dans Affelnet n est pas répercutée dans le logiciel Notanet qui est totalement indépendant. Il faudra alors reproduire la même correction dans Notanet. 24

25 Saisie des notes Cette fenêtre s ouvre lorsqu on clique sur «fin de saisie des vœux». Les notes non obligatoires sont initialisées à NN. les notes précédées d une astérisque (*) sont obligatoires (valeur numérique) - les 5 notes de compétences (post-3ème) devront être saisies pour les candidats en voie professionnelle (A=20, B=15, C=10, D=5) Les notes non obligatoires sont initialisées à NN. NB: Affectations post-3eme : Les notes de contrôle continu seront récupérées depuis Notanet le 10 juin Lors de la 1ère période de saisie des vœux, il conviendra de renseigner les 5 notes de compétences pour les candidats en voie professionnelle. Lors de la saisie complémentaire des vœux, il conviendra de renseigner les notes manquantes ou de ressaisir les notes qui auront été modifiées après la récupération. Affectations Entrée en 1 ère : dans le cas des élèves de 2 nde GT ne postulant qu en 1 ère générale dans leur établissement d origine, les notes ne sont pas à saisir ; elles sont initialisées à 20 par défaut par l application (le 2 juin). Seuls les vœux sont à saisir dans ce cas. 25

26 Saisie des notes Onglet jaune = onglet actif La marque décimale est le point Validation de la Saisie des notes Les notes à NN seront remplacées par la moyenne des autres notes au début du traitement Pam 26

27 Saisie des notes Lorsqu on valide les notes, la saisie de l élève est alors terminée; on obtient ce récapitulatif qu on peut imprimer Pour modifier les données de l élève Pour imprimer la fiche de l élève Pour saisir les voeux d un autre élève 27

28 Retour à la liste des élèves Lorsqu un élève est saisi correctement, le bouton «Terminé» apparaît. Cependant, on peut encore le modifier. Terminé En collège PUBLIC, tous les élèves devront être dans l état «Terminé» Lors de la première phase, les notes de CC n'étant pas saisies, les élèves resteront dans l'état «A compléter». Par conséquent, la validation du CE ne pourra se faire à cette étape. En collège PUBLIC, tous les élèves devront être dans l état «Terminé» pour que la validation finale soit autorisée. Cette opératoire est obligatoire après l intégration des notes. 28

29 2 - FICHES RECAPITULATIVES ELEVES On peut demander plusieurs fiches de l établissement Ou une fiche pour un élève seulement 29

30 Fiches récapitulatives élèves (suite) Permet d obtenir un pdf des fiches récapitulatives pour une ou plusieurs divisions Une impression par liste ou individuelle de la saisie, constitue la pièce réglementaire, consultable par l élève ou sa famille, conformément aux directives de la CNIL. 30

31 Impression des fiches élèves par classe d'un établissement Lorsque la fiche élève contient plus d une page, un bandeau contenant l INE, le nom et le prénom de l élève a été ajouté en haut de chaque page suivant la 1ère. Sur la fiche élève un espace réservé à la signature des parents a été ajouté. la mention saisie invalide a été remplacée par saisie complète : OUI ou saisie complète : NON 31

32 3 - Les compteurs Les compteurs fournissent un récapitulatif de tous les vœux formulés par les élèves de l établissement. 32

33 4 - LISTE DES ELEVES INCOMPLETS Cette liste est un outil qui permet d avoir une vision rapide des élèves pour lesquels il manque un élément essentiel. Il faut retourner sur chaque élève de la liste et le compléter avant de faire la validation Les anomalies les plus fréquentes sont: - l'absence d'une note obligatoire -une décision d'orientation non cohérente avec l'un des voeux 33

34 5 - Liste des élèves et de leurs voeux Cet élève a fait 2 voeux 34

35 o o 6- Décisions d orientation concerne le POST-3EME uniquement Phase de saisie principale (en établissement) La décision saisie : en correspondance avec les vœux saisis (opération technique) Phase de saisie complémentaire (en établissement, après les conseils de classe) La décision saisie : celle prise par le Chef d établissement sur proposition du Conseil de classe sauf si l élève et sa famille demandent l appel 3 ème phase de saisie (dans les DSDEN) Les décisions des commissions d appel sont saisies dans les DSDEN 35

36 Saisie des décisions d orientation Les zones saisies apparaissent sur fond coloré En 3 ème, les décisions d orientation du conseil de classe ne sont connues qu après la saisie des vœux. Les saisir grâce à un choix spécifique qui permet d avoir sur une liste l ensemble des élèves de l établissement 3 décisions d orientation (+ REDOUBLEMENT) sont possibles Elles sont initialisées à «2NDE GENERALE ET TECHNOLOGIQUE» Il faut valider la page avant chaque changement de page 36

37 Saisie des décisions d orientation A la fin de la saisie des décisions d orientation du chef d établissement, il faut passer obligatoirement le contrôle de cohérence. Ce contrôle indique : La liste des élèves qui ne possèdent pas de décision d orientation. La liste des élèves pour lesquels la voie d'orientation du vœu n'est pas conforme à la décision d'orientation du chef d'établissement : Les contrôles de cohérence appliqués par affelnet sont : si 2nde générale et technologique tous voeux possibles (y compris redoublement 2nde sur le code vœu du lycée) si 2nde professionnelle seulement les voeux bacpro3 ans, 1 CAP si 1ère année de CAP seulement les voeux 1 CAP si redoublement (3ème) seulement le voeu redoublement (voeu de recensement) Tant que ce contrôle comporte des anomalies, le chef d établissement ne peut pas valider la fin de saisie. 37

38 Saisie des décisions d orientation - Contrôle Lorsqu on lance le contrôle, on obtient la liste des élèves sans décision Lorsqu on lance le contrôle, on obtient la liste des élèves sans décision Ce contrôle donne également la liste des élèves n ayant pas fait de vœux conformes à la décision du chef d établissement. Décision d orientation = REDOUBLEMENT Le Vœu est 2NDE G & T, donc la décision renseignée n est pas autorisée 38

39 Résultat du contrôle à obtenir avant validation 39

40 7 - Validation du chef d établissement Opération obligatoire après l intégration des notes depuis NOTANET. Lorsque toutes ces opérations sont terminées, le chef d établissement doit indiquer à l administration qu il a fini de traiter ses élèves. Pour cela, il doit passer par «Validation chef d établissement» Ajout d un lien vers la liste des élèves à corriger Après validation, vous obtiendrez le nombre d élèves dont la saisie est complète et qui vont être pris en compte pour la campagne d affectation. 40

41 Le chef d établissement ne peut pas valider la saisie des élèves s il manque des informations sur certains élèves. Dans ce cas, il obtient le message suivant : la présence de vœux n est pas contrôlée dans les établissements privés. Dans un collège public, tous les élèves devront avoir un vœu. Le chef d établissement ne peut valider la saisie des élèves si le contrôle de la cohérence des décisions d orientation comporte des anomalies. Dans ce cas, il obtient le message suivant : 41

42 8-Changement d établissement Il se peut qu un élève apparaisse dans la liste et n appartienne pas ou plus à l établissement. Dans ce cas, il faut le changer d établissement. Cette opération doit être effectuée par l établissement d origine erroné (ou par l administration). vérifier cet élève dans SIECLE et le transférer dans la BEE si nécessaire. Le chef d établissement doit sélectionner dans la liste ci-dessous l élève pour lequel il faut effectuer un changement d établissement On indique ici le nouvel établissement Attention : Tout changement d établissement est définitif. Cependant, si l établissement « C» s est trompé, il doit alors contacter l établissement « H «pour récupérer cet élève dans sa liste 42

43 9 - Les bordereaux par établissement d accueil Les bordereaux d envoi servent à accompagner l envoi des dossiers élèves aux établissements d accueil. Le bordereau s imprime par établissement d accueil. De plus, il est possible de choisir un rang particulier On peut l imprimer en format PDF ou l exporter au format désiré Si un 2èmeEE a été saisi, il est donné au chef d établissement d accueil à titre d information 43

44 RESULTATS DE L AFFECTATION ET EDITION DES NOTIFICATIONS A l issue de l affectation, vous pourrez visualiser les résultats de vos élèves - Les établissements d'origine et les CIO pourront éditer uniquement une fiche de "résultat de l'affectation" comportant un récapitulatif des voeux et des décisions. Existance d'un filtre portant sur le code de décision finale de l'élève, le choix proposé sera : -toutes les décisions (affectés, listes supplémentaires, refusés) -décisions listes supplémentaires -décisions listes supplémentaires et refusés -décisions refusés - Les établissements d'accueil pourront éditer uniquement les notifications d'affectation ou de liste supplémentaire. 44

45 LISTES PROPOSEES Listes et statistiques : pour visualiser les listes disponibles Diffusion des résultats : pour l édition des notifications d affectation et de Liste supplémentaire ou les fiches de "résultat de l'affectation" Les listes proposées peuvent être visualisées, imprimées sous format PDF ou exportées sous tableur 45

46 Affelnet permet aux chefs d établissement de faire figurer sur les notifications d admission dans son établissement des consignes spécifiques (par exemple : bourse aux livres ) Et pour les élèves non affectés les consignes du chef d établissement d origine Menu sélectionné Saisir le texte, visualiser puis valider 46

47 Visualisation de la maquette obtenue Nota Bene : une notification peut contenir de 1 à 3 pages : la 2e page correspond au récapitulatif des voeux, la 3e page aux consignes du chef d établissement s il a fait le choix d ajouter un texte. Exemple de notification Format PDF 47

48 Gestion des consignes à associer aux fiches résultats Affectations Post-3ème et Entrée en 1ère Rappel : l édition des fiches résultat s effectue en établissement d origine l édition des notifications (d affectation et de liste supplémentaire) s effectue dans l établissement d accueil. Lors de l édition des fiches résultat, pour ce qui concerne les consignes à joindre, on fera la différence entre les élèves affectés et les élèves non affectés : - Pour les élèves affectés : joindre les consignes du chef d établissement d accueil - Pour les élèves non affectés : joindre les consignes du chef d établissement d origine N.B : les consignes saisies par les établissements accueil / origine ne sont pas effacées d une année sur l autre. Les établissements doivent vérifier si les consignes créées l an dernier sont à actualiser pour la nouvelle session. ( géré dans Affelnet sous Gestion diffusion des résultats ) 48

49 fiche résultat avec les consignes de l établissement d accueil pour un élève affecté 49

50 Fiche résultat avec les consignes de l établissement d origine pour un élève en liste supplémentaire 50