Manuel d Utilisation

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1 Manuel d Utilisation 1

2 INTRODUCTION Félicitation! Vous venez d acquérir le pack SIMBA dernière génération de progiciel de gestion de cabinet de courtage, facilité d utilisation et fonctionnalités exceptionnelles. Ce logiciel se veut résolument pratique afin de fournir aux entreprises des outils de gestion qui les aideront à se développer et à durer. L objectif de ce manuel est de vous aider { utiliser aux mieux les divers instruments de gestion et d analyse pour prendre les décisions de gestion les plus favorables au devenir de votre entreprise. Le pack SIMBA, vous aidera à mieux gérer votre entreprise et facilitera les relations avec vos clients et vos partenaires, vous soulageant considérablement de votre travail. Une demi-journée devrait vous suffire pour vous familiariser avec les principales fonctions du logiciel. Et pour vous accompagner au quotidien dans l utilisation de votre logiciel, SIFI Ingénierie vous propose une gamme de services adaptés à vos besoins : formations, contrat d assistance, N hésitez pas à nous communiquer vos remarques par écrit ou via la fonction suggestion du logiciel ; nous nous efforcerons d en tenir compte lors de nos mises à jour régulières. Très sincèrement L équipe SIMBA INGENIERIE 2

3 Au lancement du programme, un nom d utilisateur (ou login) et un mot de passe vous sera demandé. Selon vos droits d utilisateur vous avez soit la fenêtre des modules du programme (fenêtre d âpres) ou la fenêtre ci dessous qui vous propose de lancer l application SIMBA ou de gérer les groupes d utilisateurs si vous avez les droits suffisants à cet accès (Superviseur par exemple). 3

4 Cette fenêtre présente les différents modules qui composent SIMBA. Sur cette fenêtre vous avez les modules au complets.toutefois cette liste peut changer en fonction des modules pris par l utilisateur. Ainsi, si l utilisateur n a pas pris un module de SIMBA, alors le menu donnant accès à ce module ne sera pas disponible dans cette liste. De même en fonction de vos droits, la gestion des utilisateurs (GroupeWare) s affichera en bas de liste des modules. 4

5 SIMBA Courtage - Assurance Barre de titre Barre de menus Barre d outils Espace de travail Barre d état Cette fenêtre est la fenêtre principale de SIMBA ASSURANCE. Par cette fenêtre, on accède à la gestion des agents, des personnes ou clients, des productions, des différents bordereaux de commissions 5

6 Gestion des tables Cette fenêtre présente toutes les tables utilisées dans le programme. Les tables représentent les éléments de configuration du programme.par exemple les produits en place devront être créer dans la table des produits en remplissant la fiche représentée ci-dessous à la table 29. 6

7 1. Table Activité Cette table indique la ou les activités gérées par les sociétés tierces. Exemple : Dans la gestion des sociétés on a : 7

8 2. Table Agent Taux Caution Cette table définie le pourcentage qui sera retenu sur chaque commission agent. Ainsi,à l enregistrement d un agent on pourra spécifié pourcentage qui sera retenu sur ses commissions. 8

9 3. Table Appréciation Compte Rendu Mission Client Cette table permet de créer les différentes appréciations qui seront affectées aux SAV (Service Après Vente). 9

10 4. Table Catégorie Compte Cette table donne les différentes familles des comptes courants. Ainsi on pourra classer les comptes par compagnies, ou par site et aussi librement selon les sites ou agents déterminés. 10

11 5. Table Classe Etat Contrat Cette table permet de créer des attributions des différents états de contrats. Par exemple un contrat annulé par l agent sera affiché en rouge clair dans la gestion de la production 11

12 6. Table Code Postal Cette table permet de définir les différents codes postaux qui sont utilisés dans la gestion des clients, des agents et gestions des collaborateurs. Ainsi on pourra faire des groupes de codes postaux. Par exemple on sait que Paris est noté 75 et en sous groupe on pourra avoir pour le premier arrondissement de paris. 12

13 7. Table Commission Spéciale Agent Cette table permet de définir la clé de répartitions des commissions entre l agent producteur, le superviseur, le coordinateur et le directeur. Ainsi lorsqu un administrateur s attribut un pourcentage dans les commissions d un agent, ce pourcentage se verra automatiquement dans l information commission de l agent. 13

14 8. Table Contrôle Qualité Motif Cette table permet de justifier la sanction de l agent en fonction de la qualité du dossier de proposition. 14

15 9. Table Devise Cette table définie les différentes devises utilisées par le cabinet. 15

16 10. Table Equipe Agent Cette table définie les différentes équipes de travail dans le cabinet. Ainsi on pourra en créant l équipe et les agents, attribuer un taux de commission propre à eux ainsi que le chef d équipe. 16

17 11. Table Etat Contrat Cette table permet de donner plus de détail sur l état du contrat selon le fait qu il soit en vigueur, annulé ou terminé. 17

18 12. Table Fractionnement Cette table définie la périodicité des paiements ou de règlement des factures. 18

19 13. Table Frais Fractionnement Cette table définie les frais retenus en fonction des fractionnements. 19

20 14. Table Franchise Contrat Cette table définie le nombre de contrats franchisés. 20

21 15. Table Garantie Cette table définie les différents produits affectables aux différents contrats. 21

22 16. Table Groupe Code Postal Cette table permet d élargir les différents codes postaux en tenant compte par exemples des régions 22

23 17. Table Groupe produit Cette table permet d élargir des différents produits tout en créant des sous groupes de produits. 23

24 18. Table Langue Cette table définie les différentes langues des clients. Par exemples pour envoyer un courrier à un client, on tiendra compte des langues parlées par ce client. 24

25 19. Table Liste Documents Cette table permet de définir les différents types de documents des différents clients. 25

26 20. Table Mode Règlement Cette table définie les différents modes de règlement des clients. (Espèces, chèques, ) 26

27 21. Table Mode Contact Cette table définie les différents modes de contact du client au cabinet. 27

28 22. Table Mode Expédition Cette table définie les différents modes de remise du contrat au client. Le contrat peut remis par courrier, en main propre par l agent, Vous pouvez ajouter autant de modes que nécessaires. 28

29 23. Table Motif Contact Cette table définie le motif pour lequel le client contact le cabinet. 29

30 24. Table Motif Inactivité Cette table définie les raisons pour les quelles l enregistrement est désactivé. Exemple : Un client peut être désactivé en cas décédé. 30

31 25. Table Nationalité Cette table permet de définir les différentes nationalités du client. Elle permet d uniformiser la saisie des différentes nationalités. 31

32 26. Table Niveau Etude Cette table définie les niveaux d étude des collaborateurs. 32

33 27. Table Pays Cette table permet d attribuer un identifiant alpha numérique à chaque pays. Elle permet d uniformiser la saisie des différents pays. 33

34 28. Table Procédure Dynamique Cette table permet de générer quelque soit la compagnie et quelque soit le type de produits, la formule de calcul de votre commission : Assistant (ComPrevue) : Aide à la création du programme de calcul en fonction des critères des produits. 34

35 29. Table Produit Cette fenêtre présente tous les produits assurances enregistrées. Il est toutefois possible de rechercher directement dans le contenu, aussi de créer, de modifier, de supprimer ou d imprimer les produits. 35

36 30. Table Produit Société [Documents à fournir] Cette fenêtre présente les documents à fournir de tous les produits assurances liées aux différentes sociétés enregistrées. Il est toutefois possible de rechercher directement dans le contenu, aussi de créer, de modifier, de supprimer ou d imprimer les documents liés aux produits. 36

37 31. Table Produit Société [Procédure Commission Prévue] Cette fenêtre présente les commissions prévues de tous les produits assurances liées aux différentes sociétés enregistrées. Il est toutefois possible de rechercher directement dans le contenu, aussi de créer, de modifier, de supprimer ou d imprimer les documents liés aux produits. 37

38 32. Table Produit Société [Taux Commission Agent ] Cette fenêtre présente les taux de commission liés aux agents de tous les produits assurances liées aux différentes sociétés enregistrées. Il est toutefois possible de rechercher directement dans le contenu, aussi de créer, de modifier, de supprimer ou d imprimer les documents liés aux produits. 38

39 33. Table Profession Cette table permet d attribuer une profession à chaque agent ou collaborateur. 39

40 34. Table Qualification Cette table permet d attribuer une qualification à chaque agent ou collaborateur. 40

41 35. Table Régime Fiscal Cette table permet de déterminer tous les régimes fiscaux pris en compte. 41

42 36. Table Service Cette table permet d énumérer tous les services proposés par l entreprise. 42

43 37. Table Site de Production Cette table permet d identifier et de présenter tous les site de production de l entreprise. 43

44 38. Table Société Cette table permet d identifier et de présenter toutes les entreprises associées ainsi que leur domaine d activité. 44

45 39. Table Statut Agent Cette table permet d identifier et de présenter tous les statuts des agents ou collaborateurs enregistrés. 45

46 40. Table Titre Cette table permet d identifier et de présenter tous les titres attribués aux agents et collaborateurs. 46

47 41. Table Titre/Langue Cette table permet d identifier et de présenter tous les titres en fonctions des langues pris en comptes dans le programme. 47

48 42. Table TVA Cette table permet d identifier et de présenter tous les TVA pris en compte sur les différents produits. 48

49 43. Table Type Avenant Cette table permet d identifier et de présenter tous les types avenants liés aux produits. 49

50 44. Table Type Lien de Parenté Cette table permet d identifier et de présenter tous les types de lien de parentés pouvant exister entre les clients. 50

51 45. Table Type Mouvement Cette table permet d identifier et de présenter tous les types de mouvements liés aux comptes des clients. 51

52 46. Table Type Pièce d identité Cette table permet d identifier et de présenter tous les types de pièces d identités pouvant exister notamment demandés aux clients. 52

53 47. Table Type Mission Client Cette table permet d identifier et de présenter tous les types de missions auprès des clients. 53

54 48. Table User site Production Cette table permet d identifier et de présenter tous les agents par rapport à leur site de production. 54

55 49. Table Zone Commerciale Cette table permet d identifier et de présenter XXXXX 55

56 Gestion des agents Cette fenêtre permet de gérer les agents internes et externes de l entreprise. Il est toutefois possible de rechercher directement dans le contenu, aussi de créer, de modifier, de supprimer ou d imprimer les informations liées aux agents. 56

57 Cette fenêtre permet de créer ou de modifier un agent interne et externe. Ainsi,par cette fenêtre on pourra donner toutes les informations sur l agent ainsi que son équipe sur le quel se répercute son taux de commission automatiquement. 57

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59 Gestion des personnes Cette fenêtre permet de gérer les personnes (clients, ) internes et externes de l entreprise. Il est toutefois possible de rechercher directement dans le contenu, aussi de créer, de modifier, de supprimer ou d imprimer les informations liées aux personnes. 59

60 Cette fenêtre permet de créer ou de modifier une personne (un client). Ainsi, par cette fenêtre on pourra donner toutes les informations sur le client ainsi par gestion on peut visualiser ses contrats en vigueur ou terminés. 60

61 Gestion des productions Cette fenêtre permet de gérer les différentes productions de l entreprise. Il est toutefois possible de rechercher directement dans le contenu, aussi de créer, de modifier, de supprimer ou d imprimer les informations liées aux productions. 61

62 Cette fenêtre permet de créer ou de modifier une production. Ainsi, par cette fenêtre on pourra donner toutes les informations sur le client ainsi par gestion on peut visualiser ses contrats. 62

63 Gestion des bordereaux Cette fenêtre permet de gérer les bordereaux commissions de l entreprise. Il est toutefois possible de rechercher directement dans le contenu, aussi de créer, de modifier, de supprimer ou d imprimer les informations liées aux bordereaux. 63

64 Cette fenêtre permet de créer ou de modifier un bordereau. Ainsi, par cette fenêtre on pourra donner toutes les informations sur le client ainsi par gestion on peut visualiser les différentes commissions. 64

65 Cette fenêtre permet de visualiser la répartition des commissions sur un bordereau spécifique. On pourra voir les taux de répartition, le montant de commission, le montant à distribuer, les dates de transfert ou de payement, le montant restant 65

66 Gestion des Comptes Courants 1. Compte Courant Agent Non soldé Cette fenêtre permet de visualiser les comptes courants non soldés. Ainsi on pourra voir les débits et crédits correspondant au contrat. 66

67 2. Compte Courant Agent soldé Cette fenêtre permet de visualiser les comptes courants soldés. Ainsi on pourra voir les débits et crédits correspondant au contrat. 67

68 Cette fenêtre permet de visualiser les détails d un compte courant et toutes les informations liées au compte. 68

69 3. Batch Règlement Commission Agent Commentaire 69

70 4. Compte Courant Agent Compte Caution Commentaire 70

71 5. Batch Règlement Compte Caution Agent Commentaire 71

72 Gestion des Sociétés Cette fenêtre permet de gérer les sociétés tierces de l entreprise. Il est toutefois possible de rechercher directement dans le contenu, aussi de créer, de modifier, de supprimer ou d imprimer les informations liées aux sociétés. 72

73 Statistiques Cette fenêtre permet d accéder à différentes statistiques proposées dans SIMBA sur différents chapitres comme les prévisions sur la clientèle ou les productions. Vous êtes guidé sur tous les choix possibles de l ouverture de la fenêtre jusqu aux résultats. 73

74 Cette fenêtre montre les statistiques de prévisions sur les portefeuilles de quelques sociétés par rapport à une sélection de leurs agents sur une période donnée et sur certains critères. 74

75 Cette fenêtre montre les statistiques par rapport aux agents. Ainsi, on pourra faire des statistique sur les différents produits, les clients ainsi à l evolution des productions sur le temps Avec la possibilité de donner des graphes statistiques explicatifs. 75

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80 Gestion des Modules Cette fenêtre présente quelques modules annexes à SIMBA. Par cette fenêtre, vous pourrez configurez la téléphonie utilisant la technologie IPBX qui permet à SIMBA de faire la liaison entre les personnes dans la base de données et leurs appels par les mêmes numéros de téléphone enregistrés. Vous avez aussi la gestion du Service Apres Vente Mission ainsi qu aux portefeuilles de la concurrence. Par ce même menu vous pourrez accéder au module de gestion de parc automobile 80

81 1. Téléphonie - IPBX 2 Contact Client 81

82 3 Portefeuille 4. SAV Mission Client 82