Foire aux questions Je n'ai pas de CM2 (mon école est dans un RPI, les CM sont dans un autre village). J'ai quelques chose à faire?

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1 Foire aux questions DSDEN = Direction des services départementaux de l'éducation nationale (ex I.A.) Je n'ai pas de CM2 (mon école est dans un RPI, les CM sont dans un autre village). J'ai quelques chose à faire? Lors de la phase 1 qui se déroule dans BED1, toutes les écoles doivent valider la liste des élèves sélectionnés. Avant de sélectionner la liste, une fenêtre apparaît demandant s'il y a ou non des élèves concernés par l'affection 6ème. Dans votre cas, il faut juste : cocher la 2e ligne «Ecole n'ayant pas d'élèves susceptibles d'entrer au collège», valider en cliquant sur le bouton OK, et enfin confirmer ce choix dans la fenêtre suivante. La procédure est terminée pour vous. Je ne trouve pas Affelnet. Où cela se trouve-t-il? Une fois que l'on est arrivé sur le portail Directeur (accès OTP), Affelnet se trouve dans la rubrique Scolarité du 2nd degré Lors de la phase 1, je ne sélectionne que les élèves qui passent en 6e? NON! Il faut sélectionner TOUS les élèves susceptibles d'entrer au collège, indépendamment de leur orientation future et réelle, y compris ceux pour lesquels un maintien est envisagé ou un départ annoncé. Une famille choisit un collège privé. Que faire? 1. Le directeur édite tout de même les volets 1 et 2 d'affelnet. 2. Lors de la saisie des vœux des familles (après retour des 2 volets), le directeur coche «NON» à la toute première question «Affectation demandée dans un collège public du département». Attention! Par cette action, l'élève n'a alors plus de place réservée dans le collège public de secteur. Les parents devraient donc être sûrs que leur enfant est bien inscrit dans le collège privé visé. 3. Il est préférable que le directeur envoie copies des volets 1 et 2 à la DSDEN (même si ce n'est pas un cas de dérogation) avec mention manuscrite du collège privé choisi, afin qu'ils soient au courant et qu'ils puissent éventuellement donner suite plus facilement à toute requête ultérieure. Comment connaître le collège de secteur en fonction de la commune de résidence de l'élève? Vous connaîtrez le collège de secteur en fonction de la commune et même de la rue (pour les communes plus importantes) en allant voir la DSDEN. Une famille aura déménagé à la prochaine rentrée. Elle demande donc le collège de secteur du nouveau domicile. Comment ce cas est-il traité dans Affelnet? Un déménagement n'est pas un cas de dérogation puisque l'affectation en 6e dépend du (nouveau) domicile de l'élève. 1er cas : le déménagement se fait dans le département : - Si les parents peuvent produire des justificatifs pour leur nouvelle adresse (attestation d'organismes sociaux, documents notariés, abonnements, etc.), celle-ci est inscrite sur le volet 2, ainsi que le collège de secteur correspondant. - En l'absence de documents justificatifs, c'est le collège de secteur actuel qui devrait rester choisi, de manière à garder la place de l'élève réservée, en cas de report du déménagement. Il est toutefois préférable que la division élèves de la DSDEN soit tenue informée du futur déménagement. 2ème cas : le déménagement se fait hors du département : Autre département de l'académie et département hors académie font partie du même cas, pour le moment. La fourniture de justificatifs reste nécessaire comme dans le cas précédent. a) Il faut cocher «NON» à la toute première question «Affectation demandée dans un collège public du département». Ce qui entraîne l'abandon de la réservation de place dans le collège initial. b) Il faut indiquer un collège le plus proche du futur domicile, donc limitrophe du département. c) Il faut envoyer copies des volets 1 et 2 à la DSDEN, ce dossier sera traité manuellement. d) Très important : les parents doivent contacter la DSDEN du département visé afin d'effectuer la même démarche d'affectation, toujours dans le but d'avoir une place dans le futur collège de secteur correspondant au nouveau domicile.

2 En tout cas : Affelnet 6e gère les élèves à la rentrée. Les données les concernant sur le volet 2 doivent donc être celles de la rentrée et les collèges de secteur sont liés au domicile, pas à l'école. Prudence concernant des intentions de déménagement : si celui-ci est différé, l'élève pourrait ne plus avoir de place dans le collège de secteur... Attention aux fausses déclarations de déménagement pour obtenir un collége particulier... À la rentrée, il faudra justifier la demande auprès du principal de collège. Une élève vise une classe de 6e bilangue. Comment fait-on dans Affelnet? Affelnet ne gère pas les classes bilangue. Les cas se traitent directement auprès du collège après les passages. On n'indique donc qu'une langue dans le formulaire. Une élève demande un collège hors secteur pour suivre une formation sportive. Que faire? voir aves la DSDEN pour les établissements qui ont une formation référencée comme section sportive (recrutement club). Il faut envoyer une copie des volets 1 et 2 avec la dérogation demandée au service référent. Une élève veut aller dans un autre collège pour suivre une 6e danse. Comment procéder? Dans ce cas aussi, il faut demander une dérogation pour ce collège et cette 6e danse. Dans le motif, choisir parcours particulier. Il faut également adresser une copie des volets 1 et 2 à la Division élèves de la DSDEN. Après avoir saisi dans le volet 2 la langue enseignée, au moment d'entrer le collè de secteur, un message d'alerte me dit : «la modification du collège de secteur entraînera la suppression des demandes d'affectation des élèves sélectionnés. Souhaitez- vous vraiment modifier le collège de secteur?». Qu dois-je faire? 2 pistes possibles : 1. Vous avez saisi dans le volet 2 une langue vivante qui n'est pas proposée par le collège de secteur. Il suffit alors de modifier la langue. 2. Vous n'avez pas renseigné le collège de secteur dans le volet 1. Dans ce cas, il faut revenir sur le volet 1, saisir le nom du collège, valider cette saisie et demander l'édition. Les parents doivent-ils faire une lettre de motivation pour obtenir une dérogation? Il n'est pas nécessaire d'accompagner la demande de dérogation d'une lettre de motivation. Il faut cocher l'un des 7 motifs mentionnés dans le formulaire. le motif «élève boursier» nécessite la fourniture par la famille qui pense pouvoir en bénéficier d'une copie de leur avis d'imposition. le motif «frère ou sœur scolarisé dans l'établissement» devra être justifié. Attention! Si le frère ou la sœur est en 3e, donc quittant l'établissement, la dérogation ne sera pas motivée. Que faire des volets 1 et 2 après affectation des élèves? Le volet 2 de la fiche de liaison est signée par les représentants légaux. Il pourra servir de justificatif en cas de contestation d'une affectation. Il est nécessaire d'archiver ces documents (volets 1 et 2) au moins jusqu'à la fin de l'année civile. L'adresse professionnelle des parents peut-elle être prise en compte pour définir le collège de secteur? Non, seule l'adresse du domicile est prise en compte. Par contre, les parents peuvent faire une demande de dérogation en arguant de la proximité géographique de leur adresse professionnelle. Dans ce cas, renseigner le motif avec le choix "autre". Un élève nouvellement admis dans l'école n'est pas dans Affelnet. Que faire? Seule la DSDEN peut affecter un nouvel élève dans Affelnet. Il faut pour cela transmettre au service référent les volets 1 et 2 dûment remplis par la famille.

3 Que faire d'une élève arrivée après la clôture des listes, au cm2 et qui jusqu'alors n'est pas connue puisque arrivant d'italie et d'origine tunisienne, et que je n'ai pas l'intention d'envoyer en 6ème car elle ne parle pas français? Affelnet traite les affectations administratives des élèves, indépendamment de l'orientation décidée en fin d'année. Si cette élève est en âge de passer en 6e, il faut l'ajouter même si elle est maintenue au regard de ses difficultés avec la langue française. La DSDEN seule pouvant ajouter cette élève dans Affelnet, il faut donc éditer les volets 1 et 2 vierges, les faire remplir par les parents (ou les remplir avec les parents) et envoyer copies de ces volets à la division Élèves Le dossier d'un élève n'est pas modifiable. Pourquoi? Pour accéder au contenu du dossier d'un élève dans Affelnet, le volet 1 de celui-ci doit d'abord être édité (i.e. imprimé). Sans cette opération d'édition, seule la fiche récapitulative (non modifiable) est accessible. Je me suis aperçu d'une erreur dans un nom de famille et dans une date de naissance. Comment les rectifier? Il faudra envoyer copies des volets 1 et 2 à la DSDEN (Division élèves - orientation 6e) qui se chargera des modifications. Que faire pour un élève inscrit dans une école, mais effectuant tout ou partie de son année scolaire dans un établissement spécialisé? L'application BE1d n'est pas ouverte aux établissements spécialisés. C'est donc au directeur de l'école où cet élève a été inscrit, d'éditer les documents et de les transmettre aux familles par l'intermédiaire de l'établissement spécialisé. Comment procéder pour les élèves (notamment de CLIS) pour lesquels une orientation a été demandée à la MDPH (p.ex. en ULIS) et dont la réponse pourrait être communiquée audelà des délais de saisie? Il faut demander le collège de secteur. Pour l'affectation définitive, le dossier fera l'objet d'un traitement manuel (par exemple EREA / SEGPA) par la DSDEN. La notification d'affectation devra lui être communiquée. Un de mes élèves est en attente de placement judiciaire. La fiche 1 est revenue sans modification d'adresse de l'enfant. Qu'est-ce que je fais pour le collège de secteur? Le collège du secteur dépend de l'adresse de l'élève qui est indiquée sur le volet 1. Un élève est domicilié dans un département limitrophe ; il est scolarisé dans mon département et ses parents souhaitent une poursuite de scolarité en 6ème dans mon département. Son collège de secteur est un collège hors de mon département? Ce dossier ne pourra pas être traité informatiquement dans l'application AFFELNET 6ème car je n'ai pas la possibilité de renseigner un collège de secteur "hors département". Il s'agit d'une demande de dérogation que le DSDEN traitera manuellement. Dans l'application AFFELNET 6ème, - J'édite le volet 1, - Je ne renseigne pas le collège de secteur, - J'édite le volet 2, - Je remets le dossier à la famille ; ce dossier devra être transmis au DSDEN avec les pièces justifiant la demande de dérogation, - Je saisis le voeu et je coche "non" à demande d'affectation dans un collège public du département afin que le dossier ne soit pas traité informatiquement. Attention, pour certaines communes, un accord a été passé entre deux départements ; le collège de secteur peut donc être un collège du département ; par exemple : c'est le cas entre la Charente et la Haute-Vienne ; pour les enfants domiciliés en Haute-Vienne, le collège de secteur peut donc être un collège de la Charente. En cas de doute, je contacte mon service gestionnaire.

4 Un élève est domicilié dans mon département ; il est scolarisé dans mon département ; par convention, la famille a le choix entre deux départements limitrophes. La famille souhaite une poursuite de scolarité en 6ème en dehors de mon département? Ce dossier sera traité informatiquement dans l'application AFFELNET 6ème en dehors de mon département. Ce n'est pas une dérogation puisqu'il y a une convention entre mon département et le département limitrophe. Dans l'application AFFELNET 6ème, - J'édite le volet 1, - Je ne renseigne pas le collège de secteur, - J'édite le volet 2, - Je remets le dossier à la famille ; ce dossier devra être transmis au DSDEN du département demandé, - Je saisis le voeu et je coche "non" à demande d'affectation dans un collège public du département. Ce dossier sera saisi par le DSDEN du département concerné et traité informatiquement par l'application AFFELNET 6ème. En cas de doute, je contacte mon service gestionnaire. L'élève apparaissant dans ma liste n'est plus scolarisé dans mon école ; il reste dans le Département? Je communique le nom de la nouvelle école d'accueilpar courriel au service concerné de la DDSEN - ex IA (voir la circulaire départementale). Le gestionnaire transfère l'élève vers la nouvelle école dans Affelnet 6ème ; l'école d'accueil aura alors accès au dossier de l'élève dans Affelnet 6ème. L'élève apparaissant dans ma liste n'est plus scolarisé dans mon école ; il change de département dans l'académie? Je communique les coordonnées obligatoires de l'élève et des responsables et le nom de sa nouvelle école d'accueil (si je le connais) à la DDSEN du département concerné. Le gestionnaire de ce département saisira les données de cet élève. Après avoir demandé l'édition des volets 1 et 2 (sans les imprimer), je saisis les voeux en indiquant dans l'onglet "choix de la famille", "non" à affectation demandée dans un collège public du département. L'élève apparaissant dans ma liste n'est plus scolarisé dans mon école ; il quitte l'académie? Après avoir demandé l'édition des volets 1 et 2 (sans les imprimer), je saisis les voeux en indiquant dans l'onglet "choix de la famille", "non" à affectation demandée dans un collège public du département. La famille se rapprochera du DDSEN de la nouvelle académie pour donner les informations nécessaires à l'entrée en 6ème de l'enfant. Un élève vient d'arriver dans mon école ; il ne figure pas dans la liste? Après avoir enregistré son admission définitive dans BE1D, j'utilise le module "Gestion courante" - "Edition" - "Editer des fiches de renseignements". Je laisse l'option "fiche préinitialisée" et je renseigne le nom de l'élève ; je clique sur "chercher". Je sélectionne l'élève et je valide; J'enregistre le document pdf obtenu sur mon ordinateur ; je le transfère ensuite par courriel au service concerné de la DDSEN. Le gestionnaire saisit ces données dans Affelnet 6ème ; elles seront alors accessibles dans mon école ; j'utilise ensuite la procédure habituelle. Les données nominatives d'un élève ( nom-prenom-date de naissance-lieu de naissance) ou des responsables (nom - prénom) sont fausses ; je ne peux pas les modifier dans AFFELNET 6 ème? Je communique les renseignements exacts au service concerné de la DDSEN ; le gestionnaire modifiera les données. Par contre, après avoir demandé l'édition des volets 1, je pourrais modifier l'adresse de résidence de l'élève et de ses parents. Les volets 1 et 2 doivent-ils être porter la signature des deux parents? Uniquement s'il s'agit d'une décision d'orientation(segpa par exemple). Pour les autres demandes, la signature d'un seul des deux parents suffit, l'accord de l'autre parent étant présumé (article du code civil faisant référence aux actes usels de l'autorité parentale).

5 Un élève est proposé pour une affectation en ULIS ;cette formation n'existe pas dans les nomenclatures? Pour cet élève, dans l'onglet "choix de la famille", je saisis la formation "6ème" dans le collège de secteur. Le gestionnaire de la DDSEN traitera ensuite ce dossier et modifiera éventuellement le voeu lorsque la décision de la commission d'orientation sera connue. Un élève est proposé pour une affectation en SEGPA ; comment enregistrer les voeux dans ce cas? Dans la rubrique, choix de la famille, je coche "autre" ; je sélectionne ensuite la formation 6ème SEGPA. Je ne suis pas obligé(e) d'indiquer le collège d'accueil ; le service gestionnaire complètera lorsque les décisions de la commission d'orientation seront connues. Je ne complète pas la rubrique Demande de dérogation! Comment traiter les demandes des familles pour les formations autres que 6ème, ULIS, et SEGPA? Ce sont des demandes de dérogation. Dans la rubrique "choix de la famille", je coche autre ; je sélectionne ensuite la formation (elle doit figurer dans la liste des formations fournie par mon service gestionnaire), le collège demandé, et je sélectionne le ou les motifs de dérogation. La famille doit fournir les pièces justifiant cette demande de dérogation. Dois-je saisir les décisions de passage dans l'application AFFELNET 6ème et dans BE1D? Oui, les deux applications sont indépendantes dès que les données BE1D ont été transférées dans AFFELNET 6ème. Je dois donc enregistrer les décisions de passage dans l'application AFFELNET 6ème, puis dans BE1D.

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