HR POLICY : TALENT MANAGEMENT

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1 HR POLICY : TALENT MANAGEMENT

2 EXO REWARDS S Introduction Chers tous, Le fait que nous soyons leader sur la plupart de ces marchés ne doit rien au hasard. C est le fruit du talent, des compétences et de l engagement de nos collaborateurs. C est pourquoi, le développement de nos collaborateurs fait partie des engagements «Your future so Sodexo». Le Talent Management est donc essentiel au sein de l entreprise et a notamment pour objectifs d écouter, de fidéliser nos collaborateurs, de générer leur engagement et de faire vivre nos valeurs. Le process global du Talent Management comporte plusieurs étapes : Performance Management Talent Managment People & Structure Compensation & Benefits Il s agit d un process global réalisé annuellement et géré par le département Ressources Humaines. Celui-ci est planifié sur base de l année fiscale (du 01 septembre au 31 août de chaque année) et les différentes étapes sont reprises dans le «calendrier managérial». Je vous souhaite à tous un bon développement et une belle carrière chez Sodexo! Tonia Gaggini HR Director

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4 1. Performance Management Le process de Performance Management comporte 3 moments-clé : Evaluation des objectifs Détermination des objectifs Appréciation Du Collaborateur ou ADC 1.1 La détermination et l évaluation des objectifs La détermination et l évaluation des objectifs sont des leviers de motivation pour les collaborateurs. OBJECTIFS impliquer le collaborateur dans la réalisation des objectifs stratégiques de l entreprise en définissant les actions à réaliser; reconnaître et récompenser la qualité des prestations de travail du collaborateur par le paiement d un bonus annuel; identifier les points à améliorer et faire le lien avec l entretien d Appréciation Du Collaborateur. Remarque: les fonctions s inscrivant dans un système de commissionnement mensuel doivent recevoir des objectifs mais ne perçoivent pas de bonus annuel Détermination des objectifs Les objectifs doivent répondre à des critères: individuels et collectifs quantitatifs et qualitatifs 6 objectifs doivent être déterminés : 1 des objectifs correspond à l objectif financier et économique de la filiale. 5 objectifs dont : o 4 sont orientés «business» et correspondent aux actions que le collaborateur devra entreprendre sur base des plans stratégiques du département (un ou des objectifs commun(s) pour l ensemble des collaborateurs d un département peuvent être prévus. Exemple : objectif lié au présentéisme, à l obtention de résultats quantitatifs, etc. o 1 doit être lié au développement personnel du collaborateur.

5 Il est conseillé, dans la mesure du possible, d impliquer activement le collaborateur dans la détermination des objectifs. Celui-ci peut donc faire des propositions concrètes à son manager. Les objectifs doivent être SMART. Spécifique Mesurable Atteignable Réaliste Délimité dans le Temps La définition doit être claire. Elle est précise et détaillée et sous la responsabilité du collaborateur. Les objectifs doivent être mesurables par rapport aux résultats finaux ou aux indicateurs. Le collaborateur doit pouvoir observer que ses objectifs sont applicables et pertinents pour sa mission. S il est trop facile, l objectif ne sera pas un défi. S il est trop ambitieux, l objectif deviendra démotivant. Les objectifs doivent être appliqués endéans l année et limités dans le temps L évaluation des objectifs Une préparation précède l entretien d évaluation. L entretien doit être préparé, aussi bien de la part du manager que de la part du collaborateur. La préparation est basée sur les objectifs de l année écoulée. En tant que collaborateur et manager, l objectif est d évaluer, au moyen de faits concrets, la mesure dans laquelle le collaborateur a atteint les objectifs définis. Au début de chaque entretien, le manager précisera la structure de l entrevue. Il invitera le collaborateur à donner sa vision personnelle. Ensuite, il donnera sa propre vision, sur la base d actions concrètes et des faits comportementaux observés. Un dialogue prendra alors forme, dont l objectif est de parvenir à une conclusion constructive. Le pourcentage final est déterminé par la somme du «résultat pondéré» des six objectifs Le timing La détermination des objectifs a lieu soit: endéans le mois d entrée en service d un nouveau collaborateur dans le courant du mois de septembre de chaque année fiscale Un collaborateur doit être entré en service au maximum le 01 juillet de chaque année (excepté pour les départements Customer Service et Production) pour recevoir des objectifs à réaliser dans l année en cours. Exemple : Le collaborateur est entré en service le 15 juillet L année fiscale en cours se termine le 31 août Il ne faut pas déterminer d objectifs pour cette année

6 fiscale. Il ne percevra donc pas de bonus annuel pour cette période. Par contre, le collaborateur recevra des objectifs pour l année fiscale démarrant le 01 septembre. L évaluation des objectifs a lieu à partir du mois de septembre de chaque année et se clôture au plus tard fin octobre L outil La détermination et évaluation des objectifs se font dans e-talent. Lien : Le process global $

7 1.2 L Appréciation Du Collaborateur ou ADC Qu est-ce que l ADC? Il s agit d un entretien formel annuel entre le collaborateur et son manager. Ceci concerne tout collaborateur ayant un contrat à durée indéterminée et au moins 6 mois d ancienneté au sein de Sodexo. C est un élément clé de l évaluation de la performance globale tout comme les objectifs. Celui-ci est également intégré dans l outil e-talent. L évaluation comporte plusieurs éléments : L appréciation de la prestation: évaluation d un ensemble de compétences (ex : les langues, aptitudes, sens de la communication, etc.). Le collaborateur évalue sa prestation. Le manager évalue la prestation du collaborateur. L appréciation de la relation (180 ) : le collaborateur évalue le style de management de son manager sur base de diverses dimensions. Le manager s autoévalue sur les mêmes dimensions. L objectif étant de pouvoir discuter, lors de l entretien face to face, des points forts de la relation entre le manager et le collaborateur et de ceux à améliorer. Le développement : le collaborateur peut exprimer ses souhaits d évolution en terme de carrière, etc. Il a également la possibilité de demander un entretien de carrière avec le département Ressources Humaines. La formation : les besoins en formation peuvent y être décrits. Le plan d actions : le manager déterminera avec le collaborateur les actions à mettre en place dans l année sur base des résultats de l entretien.

8 1.2.2 Comment mener l entretien ADC? La préparation est un élément clé. L entretien doit être préparé individuellement par le manager et le collaborateur dans e-talent. La préparation est basée sur l année écoulée. Aucune des 2 parties n a de vue sur la préparation de l autre partie. Il est important de : prendre le temps de préparer l évaluation (être au calme et concentré) se baser sur des faits concrets évaluer l ensemble de l année écoulée et pas uniquement les 2 ou 3 derniers mois étayer l évaluation d exemples concrets afin de pouvoir objectiver le score se préparer à devoir donner du feedback parfois négatif définir les plans d actions futurs Lors de l entretien, le manager précisera la structure de l entrevue. Il invitera le collaborateur à donner sa vision personnelle. Ensuite, il donnera sa propre vision, sur la base d actions concrètes et des faits comportementaux observés. Un dialogue prendra alors forme, dont l objectif est de parvenir à une conclusion constructive. Que faut-il faire si durant l entretien, le collaborateur et le manager n ont pas le même résultat d évaluation sur une compétence? L entretien en face à face permet d établir un dialogue entre le collaborateur et le manager. Il s agit de communiquer de manière transparente. Dans ce cas, le manager comme le collaborateur pourront échanger et donner leur point de vue. Au final, l objectif est d arriver à une note commune. Il est important de ne pas laisser de points en suspens ou des non-dits. Après l entretien, le manager adaptera si nécessaire l évaluation dans e-talent sur base des informations supplémentaires récoltées lors de l évaluation (score d une compétence, etc.). L entretien sera ensuite transmis électroniquement au collaborateur qui devra valider le contenu Le timing La période de l entretien d Appréciation Du Collaborateur démarre en octobre et se clôture fin novembre de chaque année.

9 1.2.4 Le process global N+1 - Collaborateur N+1 - Collaborateur N+1 N+1 N Qu est-ce que le Talent Management? L exercice du Talent Management suit directement la fin de la période du Performance Management. Il consiste à parcourir les informations clés provenant de l évaluation des objectifs et de l ADC de chaque collaborateur avec chaque responsable d équipe ou directeur. Les plans d actions sont également parcourus et challengés. Des entretiens individuels sont animés par le département Ressources Humaines. La Directrice des Ressources Humaines rencontre les directeurs et les HR Officers mènent les entretiens avec les responsables d équipe. Le processus est également intégré dans l outil e-talent.

10 2.2 Le timing L exercice de Talent Management démarre en décembre et se clôture à la fin du mois janvier de chaque année. 3.1 Qu est-ce que l exercice People & Structure? People & Structure est un moment complémentaire au Talent Management. Il s agit d un meeting entre le directeur et les membres du Management Team de son département et le département des Ressources Humaines. Le meeting est animé par la Directrice des Ressources Humaines et le Training & Development Officer. Une synthèse globale du département basée sur les entretiens du Performance Management et du Talent Management est présentée au directeur en présence des membres du Management Team du département concerné. 3.2 Le timing L exercice People & Structure a lieu en janvier et se clôture fin février de chaque année.

11 4.1 Rappel de la politique salariale Nos rémunérations sont gérées selon les principes suivants : L équité salariale et l égalité des chances doivent être assurées sans distinction de race, de sexe, de croyances, de préférence sexuelle, d âge, de handicap La compétitivité de nos rémunérations s apprécie, en se comparant notamment à nos concurrents et aux entreprises performantes dans les activités de services proches de nos activités. Les enquêtes de rémunération sont menées par une société internationale de conseil spécialisée et sélectionnée par la Direction Ressources Humaines Groupe. 4.2 Le process d augmentation salariale Les demandes d augmentations salariales sont étudiées et décidées une fois par an, sauf cas de promotion ou de changement de poste. Elles sont transmises par le manager au directeur suite à la demande du collaborateur ou sur l initiative du manager. Le manager doit avoir préalablement déjà analysé et validé de son côté, s il juge la demande d augmentation salariale du collaborateur justifiée (sur base par exemple, des résultats des objectifs et de l ADC du collaborateur). Dans le cas d une demande de salaire jugée non justifiée par le manager, le manager devra directement en informer le collaborateur et motiver les raisons du refus avec des faits concrets et objectifs. Il est important par la suite d établir un plan d actions afin d aider le collaborateur à continuer à s améliorer. Les demandes justifiées doivent être motivées par le manager auprès du directeur. Par la suite, l ensemble des demandes au niveau de l entreprise sont analysées et validées par les différents directeurs, le CEO et la directrice des Ressources Humaines. Différents éléments sont pris en compte : l équité interne le benchmark des salaires externe l évolution salariale du collaborateur dans les 5 dernières années les résultats des objectifs et de l ADC le respect de l enveloppe budgétaire globale

12 Les nouveaux salaires sont adaptés lors du paiement du salaire du mois de janvier. Le département des Ressources Humaines formalisera également l augmentation de salaire dans un document. Celui-ci sera transmis au directeur qui le remettra au collaborateur concerné. 4.3 Le timing Le process des augmentations de salaire se déroule durant le mois de décembre à janvier de chaque année.

13 GOLDEN RULES Les délais sont établis par le Groupe et ne peuvent Les mgoiejzùoipas.