Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 Renouvellement des applications de gestion des ressources humaines - Prestations et maintenance associées Marché public de Fournitures Courantes et Services Cahier des Clauses Techniques Particulières

2 SOMMAIRE 1. CONTEXTE DE LA CONSULTATION L historique Objet de la consultation Objectifs stratégiques du projet Objectifs organisationnels du projet Objectifs fonctionnels du projet Objectifs techniques du projet 8 2. STRUCTURES DE PROJET Comité de Pilotage Comité de projet Groupes de travail Groupe expert Autres intervenants ETAT DES LIEUX Description des logiciels exploités Répartition des agents par situation Organisation de la DRH Les procédures Avant propos Les procédures par domaines fonctionnels Description de la plateforme technique Organisation de la DSI Schéma d interconnexion Le contexte technique Contraintes techniques Cadre de référence en matière de sécurité Déploiement de la solution Import Export Les objectifs de performance Les outils de reporting Le Workflow et les processus Recette de la plateforme 22 TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 2 sur 52

3 4. ATTENTES GENERALES Le calendrier du projet Accès aux informations Habilitations Documentation Licences Mise à disposition du code source INTERFACES BULL Coriolis (Gestion des finances) Hélios (Trésorerie) XéMéLios Assurance régime prévoyance CNRACL Sécurité sociale D.A.D.S.U ProRisq HELIX PLANNING Parapheur électronique Autres Interfaces cadre normatif PRESTATIONS ATTENDUES Prestations d assistance à la production des tableaux de bord Tableaux de bord standards Tableaux de bord complémentaires Décisionnel Modalité de pilotage pour la mise en œuvre du progiciel Méthodes d installation et de déploiement La démarche d installation Installation initiale du progiciel : usage en environnement de test Description des différentes prestations utiles à la mise en œuvre Remarques générales Les prestations de pilotage du projet Les prestations d installation Les prestations de formation Les prestations d assistance technique, de paramétrage et d assistance au démarrage Les prestations relatives aux différentes assistances fonctionnelles postérieures au démarrage du produit Conditions d exécution des prestations attendues Pilotage du projet par le prestataire retenu Démarche qualité Reprise des données Les volumes de formation à prendre en compte Les ouvertures possibles 47 TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 3 sur 52

4 7. INFORMATIONS FONCTIONNELLES RH Demandes fonctionnelles générales Prévention des risques - AT Rémunération Gestion du temps Gestion des plannings de travail Missions transverses Gestion de l évaluation Gestion des absences Recrutement Gestion des postes Gestion de la formation Gestion des sanctions Gestion des carrières Demandes transverse Demandes fonctionnelles détaillées par modules INFORMATIONS SUR LES PRESTATIONS INFORMATIONS TECHNIQUES 52 TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 4 sur 52

5 1. CONTEXTE DE LA CONSULTATION 1.1. L historique La Communauté d Amiens Métropole (33 communes habitants) ont fusionné leurs services depuis quelques années. A cette occasion, l ensemble des agents à été transféré en 2008 vers la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE pour simplifier la gestion. Forte de plus de titulaires et de près de vacataires, la Communauté d Amiens Métropoles utilise aujourd hui le logiciel ASTRE (société GFI) pour gérer la paie des agents. Elle a complété ce produit par un ensemble d applications développées en interne. La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE doit aujourd hui faire face aux nouveaux enjeux de la fonction publique dans un contexte budgétaire et financier particulièrement incertain : Diminution du nombre de fonctionnaires sous l effet, notamment, de nombreux départs en retraite et d une volonté de l état d afficher une gestion plus rationnelle de l administration auprès de l Europe, Poursuite de la décentralisation, Introduction massive des technologies de la communication, Et, depuis le 1er janvier 2006, la mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF). Dans ce contexte, anticiper l avenir, en projetant notamment l évolution des missions et des compétences nécessaires à leur exercice, apparaît nécessaire pour garantir l efficacité des services publics, pour optimiser la gestion des ressources humaines et garantir des déroulements de carrière valorisants. Le renouvellement de l organisation souhaité par la nouvelle municipalité à conduit à placer la gestion des ressources humaines au cœur de la stratégie de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. A cet effet, il a été engagé une démarche de refonte des procédures et la mise en œuvre d une solution de gestion recentrée autour d une base agent unique et d une adéquation poste-agent particulièrement importante. Par ailleurs, la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE engage en 2009 une réactualisation complète de l historique des données des agents et la dématérialisation des dossiers papiers. Ces données seront intégrées au nouveau système d information des ressources humaines (SIRH). TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 5 sur 52

6 1.2. Objet de la consultation Acquisition d un progiciel modulaire de gestion des ressources humaines, prestations et maintenance associées Objectifs stratégiques du projet Le futur Système d Information des Ressources Humaines (SIRH) doit répondre aux objectifs stratégiques suivant : Objectifs de gestion : l outil doit être performant et pérenne pour le noyau de gestion des agents et du poste. Objectifs de consultation : selon niveau d autorisation, des informations d un agent (état civil, carrière, compétences, habilitations, rémunération, avancement ) Objectifs d analyse : le logiciel doit être utilisable sous l angle analytique (masse salariale, données de gestion par service, coût moyen par grade, ) Objectifs d anticipation : vers la GPEC pour assurer l adéquation entre les aptitudes, la motivation, les postes à pourvoir et les agents Objectifs de pilotage : le logiciel doit pouvoir fournir des indicateurs, des tableaux de bord, être capable de restituer des requêtes et de faire des simulations, ) Objectifs de communication : Le logiciel doit être capable de modéliser les procédures de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE (congés, notations, heures supplémentaires, ) et de s intégrer dans l intranet de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Objectif de gestion des identités : la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE met en œuvre un portail agent qui devra intégrer le SIRH en s appuyant sur le référentiel agent pour faciliter la gestion des identités au sein de l ensemble du système d information de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 6 sur 52

7 1.4. Objectifs organisationnels du projet Parallèlement au renouvellement de l application, le projet SIRH intègre une dimension organisationnelle forte. En effet, un des enjeux de ce projet consiste également à revoir l organisation de la DRH d une part et d homogénéiser les procédures avec le réseau de correspondants des directions ou services d autre part. Dans ce contexte de changement, l offre du candidat devra prendre en compte les éventuelles modifications organisationnelles qui surviendraient entre la présentation des services faite au présent CCTP et le projet de service qui résultera de l analyse en cours. A cet effet, dans sa présentation du plan de formation COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE et CCAS, le candidat précisera de manière claire et concrète les prérequis de connaissances métiers Objectifs fonctionnels du projet Outres les attentes fonctionnelles détaillées en annexe n 1 au présent CCPT, le progiciel du candidat doit répondre aux objectifs fonctionnels suivants : Disposer d un progiciel permettant une approche modulaire par thématique à mettre en œuvre. Permettre un démarrage cadencé entre RH et services déconcentrés. Disposer d une base de données unique permettant une saisie unique dans l application quelle qu en soit l origine (en y intégrant si nécessaire une ou plusieurs étapes de validation). Disposer de contrôles de cohérences renforcés sur les saisies. Permettre le paramétrage d alertes (fin de contrats, visites médicales, dépassement d heures, ). Mettre en œuvre un Workflow procédural permettant le paramétrage par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE de circuits d information ou de validation (congés, évaluations, ). Etre en mesure de reprendre l ensemble des données du SIRH actuel mais également des données disponibles dans des bases parallèles (ACCESS ou MySQL) préalablement qualifiées conjointement. Cette reprise doit conduire à un engagement de résultat de la part du candidat. De disposer d un plan de service complet avec engagement de résultat. De pouvoir s adapter aux évolutions réglementaires dans le cadre du contrat de maintenance. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 7 sur 52

8 De générer des états sur l ensemble des champs disponibles dans la base de données, avec des critères de tris standard, D offrir des outils d aide à la décision et au contrôle de gestion social, D être en mesure de mettre en œuvre la dématérialisation des échanges avec le trésor et le contrôle de légalité (bulletins de paie, arrêtés, etc ), De pouvoir générer un fichier de mandatement avec une répartition fonctionnelle et analytique adaptée aux codes mis en place par la gestion financière (BULL Coriolis, vote par fonction) 1.6. Objectifs techniques du projet La dimension technique du projet doit s appuyer sur une configuration proposée qui respecte les standards normatifs. En outre les possibilités offertes par la solution doivent permettre de répondre aux exigences ci-dessous : Disposer d un environnement applicatif unique pour la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE tout en maintenant la confidentialité des données pour les exploitants. Permettre le déploiement de plusieurs environnements de travail Faciliter les processus d exploitation en distinguant les administrateurs fonctionnel de la DRH (gestion des profils utilisateurs, requêtes, assistance premier niveau, ) et les administrateurs techniques de la DSI (mises à jour techniques, patch, gestion de la base de données, ). Garantir les temps de réponses sur chacun des environnements en fonction des liaisons mises en œuvre par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE vers les sites distants. Garantir la traçabilité des modifications de paramétrage et des actions dans la base de données par utilisateur. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 8 sur 52

9 2. STRUCTURES DE PROJET La gestion et le suivi du projet nécessitent un management par le projet d une grande rigueur, à cet effet la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE a mis en place, un certain nombre de structure de travail et de décision Comité de Pilotage Il se réunit de manière à valider chaque phase de la mission et il est l organe de décision en matière de choix stratégiques. Il est composé comme suit : Directeur Général des Services. Directeur Général Adjoint. Directeur des Ressources humaines Directeur des technologies de l Information Coordonateur du projet Chef de Projet RH. Chef de projet DTI 2.2. Comité de projet Il se réunit de manière à formaliser les scénarios et les choix possible pour le comité de pilotage, à ce titre : Il est l interlocuteur opérationnel des groupes de travail; Il établit et formalise les différents choix (fonctionnels, organisationnels ou techniques), Il anime le déroulement du projet, Il suit sa réalisation Il gère la planification générale. Il est composé comme suit : Coordonateur du projet Chef de Projet RH. Chef de projet DTI Autres acteurs invités en fonction du thème abordé. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 9 sur 52

10 2.3. Groupes de travail Des groupes de travails ont été constitués pour participer à une remontée dynamique des besoins des utilisateurs et pour participer de manière active au paramétrage de l application. Les groupes suivants ont été constitués mais leur périmètre pourra varier en fonction de la nouvelle organisation en cours : Gestion du temps Rémunération Recrutement Formation Gestion des postes Dossier Agent Missions transversales Evaluation Correspondant administratif et financiers Absence et prévention des Risques Technologie de l information 2.4. Groupe expert Il est également envisagé de mettre en œuvre un groupe expert destiné à recevoir une formation poussée autour du système d information des ressources humaines (SIRH). La composition de ce groupe sera déterminée avec le candidat retenu Autres intervenants La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE s est associée les services d un Cabinet de Conseil en Système d information pour l assister dans les phases suivantes : Analyse de l existant. Recensement des besoins. Formalisation d un périmètre. Elaboration des procédures Rédaction du cahier des charges. Analyse des offres Aide au pilotage du déploiement TC PLUS Conseil assure cette mission. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 10 sur 52

11 3. ETAT DES LIEUX 3.1. Description des logiciels exploités Les logiciels suivants sont en exploitation : Métier Paie Suivi CA CAE (emploi aidés) Suivi Recrutement Suivi des stages (écoles) Suivi des contractuels Suivi des formations Avancements de grade Avancements d échelons Suivi vacataires Suivi des mobilités Reclassements Suivi des avances aux agents Editions des arrêtés vacataires Suivi des agents sur le poste Gestion des fiches de poste Les offres d emploi Prévision retraite Applications ASTRE (GFI) ACCESS ACCESS ACCESS ACCESS ACCESS et MySQL ACCESS ACCESS ACCESS ACCESS ACCESS ACCESS MySQL MySQL MySQL MySQL TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 11 sur 52

12 3.2. Répartition des agents par situation POSITIONS METROPOLE VILLE TITULAIRES STAGIAIRES 238 AUXILIAIRES PERMANENTS 59 CONTRACTUELS PERMANENTS 321 ASISTANTES MATERNELLES 36 INSTITUTEURS (études surveillées) environ 255/mois CAE CAE ALLOCATAIRE CHOMAGE 1 EMPLOIS FONCTIONNELS 6 ELUS CDI 5 COLLABORATEURS DE CABINET 1 2 AGENTS NON PERMANENTS Rémunérés à l'heure (par référence à un indice de la FP) : personnel de remplacement (écoles, déchets ménagers, activités d'entretien de locaux divers) A la vacation : guides-conférenciers par exemple Au forfait journalier : animateurs saisonniers des centres de loisirs ou des centres sportifs Sur une base mensuelle : auxiliaires assurant des remplacements de longue durée (CLM, CLD, maternité) FORMATION PROFESSIONNELLE DETACHES A LA COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE CFA ETUDIANTS ENSEIGNANTS SPORTIFS APPRENTIS environ 850/mois NEANT TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 12 sur 52

13 3.3. Organisation de la DRH L organigramme En cours de modification l organigramme prévisionnel de la DRH sera le suivant : DRH Directeur Adjoint Prévention des risques professionnels Missions transverses Secrétariat Relations Sociales Recrutement Mobilité interne Organisation et gestion prévisionnelle de l emploi Formation Gestion individuelle et collective Missions de la Direction des Ressources Humaines Recrutement et mobilité interne Piloter le processus recrutement : à partir d un besoin validé, planifier et mettre en œuvre les étapes du recrutement qui permettent de garantir la meilleure adéquation besoin/poste dans le respect du code de recrutement de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Assurer un conseil en mobilité interne auprès des agents de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE et favoriser la réflexion, puis la réalisation des projets professionnels Organisation et Gestion de l emploi Anticipation et gestion prévisionnelle de l emploi Conseil auprès des services sur les organisations Garantir la cohérence de la carte des emplois Piloter la mise à jour des fiches de poste TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 13 sur 52

14 Formation Proposer les orientations formation de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE en lien avec les services Elaborer et mettre en œuvre du plan de développement des compétences Piloter le dispositif d entretiens individuels Gestion des stagiaires école Gestion Individuelle et Collective Gestion des processus individuels : paie, situations individuelles Pôle médical : gestion des CLM, CLD, AT, MP, salariés en situation d inaptitude et/ou de reclassement Experts et soutiens : gestion de la promotion et de l avancement, discipline, rémunération, contrôle interne, temps de travail, Dialogue Social Pilotage des instances paritaires : CAP, CTP et CHS (calendrier et contenu) Garantit l exercice du droit syndical : expertise sur les droits, gestion des absences syndicales Gestion des conflits Préparation des négociations Réponses aux sollicitations Animation de la veille sociale Missions transverses Veille règlementaire (à confirmer / à voir avec Gestion Individuelle et Collective) Administration fonctionnelle du SI RH Budget / Contrôle de gestion RH / Tableaux de bord Prévention des risques professionnels Définir la politique santé/sécurité au travail de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Animer le réseau des acteurs de la prévention et de la sécurité au travail TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 14 sur 52

15 3.4. Les procédures Avant propos En cours de refonte, ces procédures feront l objet d une automatisation dans le futur SIRH. Le candidat prendra en compte dans son offre la mise en œuvre de 10 procédures cibles (déterminées ultérieurement) et un transfert de compétence vers l administrateur fonctionnel et le groupe expert pour le paramétrage des autres procédures Les procédures par domaines fonctionnels Carrière Procédure de prise en charge des agents au moment de leur recrutement Procédure de préparation d une CAP Procédure de reclassement Procédure de mise à jour d un historique de carrière Procédures relatifs à la gestion de la carrière de l agent Formation Procédure de recensement des besoins collectifs Procédures de recensement des besoins individuels Procédure de mise en œuvre de l action de formation Procédure d évaluation globale Postes Procédure de création/modification d un nouveau poste Procédures de réaffectation d un agent sur un poste Procédure validation des éléments de rémunération liés à un poste Recrutement Procédure avec les services demandeurs Procédure d instruction interne du recrutement Procédure de suivi gestion des jurys Procédure d intégration des candidats retenus TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 15 sur 52

16 Absences et protection sociale Procédure de gestion des arrêts maladie Procédure de gestion des LM et MLD Procédure de prise de congés et de récupération Procédure de départ à la retraite Prévention des risques Procédure de suivi des visites médicales Procédure de mise à jour d une fiche de poste (suite à identification d un risque) Evaluation Procédure d évaluation par les managers avec déclinaison des sousprocédures : l'évaluation des résultats et de la performance l'évaluation des compétences et du professionnalisme l'évaluation du potentiel l'évaluation de la motivation et de l'implication Rémunération Procédure de retour des heures des agents horaires Procédure de déclaration des intermittents Procédure déconcentrée de saisie des éléments variable de paie Procédure de circulation de l information ayant un impact sur la paie en provenance des autres services TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 16 sur 52

17 3.5. Description de la plateforme technique Organisation de la DSI TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 17 sur 52

18 Schéma d interconnexion Le contexte technique Le système informatique dessert : 1800 postes de travail PC et quelques MAC 250 sites (voir schéma technique au 3.5.2) Il est organisé comme suit : Sur chaque site : un réseau ETHERNET et les postes de travail En central : les serveurs d application (Windows 2000 et 2003, Escala sous AIX), les serveurs de données (Windows 2000 et 2003, Escala sous AIX), les serveurs d administration, quatre serveurs CITRIX metaframe pour travailler en client léger sur certains sites et / ou applications. Ces serveurs sont sous Windows Un réseau au protocole TCP/IP Des liaisons hautes débit par fibres optiques (de 100 Mo à 1 Go) Des liaisons ADSL (pour les sites non raccordés au réseau fibre optique) 1,2Mo TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 18 sur 52

19 Les postes clients. Sous Windows XP, les postes de travail sont au minimum des Celeron, doté de 256 Mo de RAM et équipés de cartes Ethernet. Suite bureautique OFFICE 2003 Internet explorer 6 ou 7 Antivirus SOPHOS Client ORACLE : standard édition (de la V8 à la V10) CITRIX client Les imprimantes sont en majorité de marque HP. Outils communs Annuaire d authentification Active directory Serveur Exchange, client Outlook L intranet développé en interne en PHP, base de données MYSQL sur serveur IIS. Tous les postes de travail ont accès à INTERNET, Bases de données La Métropole utilise Oracle pour la majorité de ses applications Contraintes techniques La solution proposée par le prestataire devra être compatible avec l architecture et les orientations techniques de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. A cet effet, le candidat indiquera dans son offre : L ensemble des prérequis concernant la configuration des postes de travail de développement et du serveur hébergeant les différents outils ainsi que l entrepôt de données. Les postes clients pour le développement et l administration sont des machines de type Windows XP. Les serveurs seront des machines Windows Server 2003 (version française). Les adaptations nécessaires à un fonctionnement optimal et conforme en termes de performance aux demandes de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE favorise : Le recours et l interfaçage et la délégation de l authentification des logiciels métiers à Active Directory et MS 2003 Des solutions applicatives de type Full-Web. Le prestataire indiquera les contraintes de capacité réseau en mode développement et en mode production. Les serveurs de données et des serveurs applicatifs sont, pour la plupart, centralisés dans une salle machine de l Hôtel de ville d Amiens. Le candidat préconisera le mode de déploiement optimal pour le fonctionnement de la solution sur un environnement cible de : 150 utilisateurs dont 100 simultanés en production 3000 utilisateurs dont 400 simultanés en consultation TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 19 sur 52

20 Cadre de référence en matière de sécurité Le candidat se référera aux annexes 2 pour cette partie. Ces documents ne constituent pas une simple indication mais des prérequis d intégration et de fonctionnement de la solution. Dans la mesure où un candidat n est pas compatible avec l une ou l autre des exigences des annexes 2, il précisera à quelle date sa solution le sera. Cette date à une valeur contractuelle Déploiement de la solution La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE dispose des ressources machines nécessaires au déploiement du nouveau SIRH. Ce déploiement devra se faire sur 3 bases : 1 base de production 1 base de test 1 base décisionnelle La base de données cible est Oracle 10 G, celle-ci est à fournir par le candidat Import Export Import et Export au format XML Les échanges inter applicatifs seront réalisés sous la forme de mise à disposition de fichier en format XML. Ces échanges pourront être réalisés en Import ou en export. Le progiciel devra pouvoir générer et lire ces fichiers et disposer des fonctions d import et d export. Les fichiers imports et exports seront décrits dans le format standard xsd Extraction vers un entrepôt de données La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE s est dotée d un entrepôt de données sous Oracle et de son ETL. Le progiciel devra donc offrir la possibilité d extraire de la base les données nécessaires à la consolidation de cet entrepôt. De manière générale et quel que soit le dispositif prévu par l éditeur pour importer ou exporter des données, il devra garantir la stabilité de ces interfaces au fil de l évolution des versions de son produit. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 20 sur 52

21 Les objectifs de performance Dès qu il aura validé la plateforme technique de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, le soumissionnaire devra s engager à ce que les logiciels proposés répondent aux objectifs suivants au niveau performance : le temps de réponse pour une interrogation simple sur 4 critères, dans un environnement de 50 utilisateurs simultanés sur le réseau local à 100 Mbits, doit être inférieur à 2 secondes. le temps de réponse pour une interrogation simple sur 4 critères, dans un environnement de 50 utilisateurs simultanés sur le réseau local à 10 Mbits, doit être inférieur à 3 secondes. le temps de réponse pour un utilisateur sur un réseau distant à 80 Kbits doit être inférieur à 5 secondes. Les engagements de performances attendus seront intégrés dans le plan d assurance qualité du candidat. L'exécution de traitements de masse comme des mises à jour groupées de la base ou la génération d'états imprimés complexes seront, dans la mesure du possible, exécutables sur le serveur en arrière plan. Ils devront permettre soit aux utilisateurs de travailler durant l'exécution de ces traitements soit d être planifiés en différés. Dans ce dernier cas le soumissionnaire fournira pour chaque traitement une description précise des éléments suivant : Volumes et durée mis en œuvre par le traitement Fréquence et périodicité des traitements Niveau d'automatisation pour le lancement Dispositif de suivi et de contrôle Consignes de reprise Description des points d entrée et de sortie Volume des documents à éditer ou des fichiers à transférer TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 21 sur 52

22 Les outils de reporting La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE souhaite que le soumissionnaire mette à sa disposition un logiciel d infocentre intégré simple et convivial d une part et qu il dispose d un univers complet pour le logiciel Business Object (BO) d autre part. La gestion de la confidentialité dans l application BO devra être la même que dans le progiciel. Il est souhaitable que les droits utilisateurs soient automatiquement récupérés. Il est important de gérer la confidentialité dans la base de données de manière à ce que chaque utilisateur ait un compte base de données nominatif qui lui permette d utiliser également les univers BO. Cette solution est privilégiée par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Le Workflow et les processus Le logiciel proposé devra permettre de construire plusieurs types de gestion de flux : Des flux procéduraux permettant la gestion des acteurs et des actions qu ils mettent en œuvre en y associant des documents. Des flux événementiels permettant de déclencher des alertes à partir d événement ou de situation paramétrée dans le logiciel. Des circuits de validation intégrant des visas électroniques. La modélisation des flux procéduraux et événementiels doit être possible par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE de manière autonome. Le candidat indiquera ses éventuelles réserves sur cette autonomie s il le juge nécessaire Recette de la plateforme Il appartient au(x) prestataire(s) d effectuer une recette contractuelle avant le déploiement de la solution de manière à valider l ensemble des prérequis exigés par son application. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 22 sur 52

23 4. ATTENTES GENERALES 4.1. Le calendrier du projet ETAPES Autition des candidats Notification du marché DATES juil-09 sept-09 Groupe de travail sur les paramétrages oct-09 déc-09 Groupe de travail sur la reprise oct-09 déc-09 Groupe de travail sur les éditions janv-10 févr-10 Groupe de travail sur les interfaces déc-09 févr-10 Reprise n 1 Paye sur échantillon Reprise n 2 Paye complète en double Paye complète en double Paye en réelle déc-09 janv-10 févr-10 févr-10 mars-10 avr-10 Le candidat proposera un plan de formation et d assistance au déploiement permettant d atteindre les objectifs du calendrier ci-dessus conformément aux prestations attendues. Le calendrier prévisionnel de mise en œuvre des modules est le suivant : TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 23 sur 52

24 4.2. Accès aux informations Habilitations Selon les fonctions de chaque utilisateur, le logiciel devra permettre de gérer de manière fine des profils utilisateurs permettant la restriction en consultation, modification, création et suppression : à tout ou partie des menus du progiciel, à tout en partie des données gérées, à tout ou partie des zones de lecture ou de saisie du progiciel. De manière générale, le progiciel devra permettre de gérer plusieurs types de profils utilisateurs, afin de sécuriser l accès aux données et d allouer des droits personnalisés à chaque utilisateur. Par exemple des droits type «administrateur», des droits type «utilisateur» par Direction, des droits type «consultant», etc... L administration et la gestion de ces profils devront pouvoir être faites par certains utilisateurs habilités dans les services (administrateurs métiers). Il est donc demandé que le progiciel fournisse une gestion graphique et conviviale de gestion des droits et des profils. Les candidats fourniront une liste des profils existant avec les niveaux de droit associés en annexe de leur mémoire technique Documentation La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE souhaite disposer de l ensemble de la documentation sur support numérique, les attentes minimales sont les suivantes : Documentation technique d installation serveur et client. Documentation technique contextuelle de l installation réalisée. Documentation technique de paramétrage des imprimantes. Modèle conceptuel de données avec dictionnaire des données et modèle physique des données. Documentation pour la restauration de données. Documentation fonctionnelle sur chaque module. Documentation fonctionnelle de paramétrage de l application. Documentation fonctionnelle sur l univers d infocentre. Le titulaire devra fournir au fur et à mesure des évolutions, une documentation à jour, sur toute la durée du marché. Chaque mise à jour devra être accompagnée d un manuel d utilisation destiné à l utilisateur final (utilisateur / administrateur), indiquant notamment ce qui change par rapport à la version précédente. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 24 sur 52

25 4.4. Licences La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE souhaite faire l acquisition d une licence site (nombre de collectivité, de budgets et de postes illimités) pour chaque module. Le droit d usage concédé doit être illimité dans le temps. La fourniture des progiciels consiste en une concession du droit d'usage non exclusive ; elle comporte la remise à la personne publique des progiciels transcrits sur un support d'information lisible par le matériel de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Le titulaire est tenu d'informer immédiatement la personne publique des modifications qu'il apporte au contenu des progiciels fournis ou aux manuels qui les accompagnent et de remettre à la personne publique, sans nouveau paiement, les modifications introduites dans les versions et ne comportant pas de nouvelles fonctions de nature à être remplies par ces progiciels. Le titulaire garantit que les progiciels fournis et mis à jour sont capables, lors de leur remise à la personne publique, de réaliser les fonctions décrites dans les documents qui les accompagnent. En cas de défaut, le titulaire assume l'obligation d'en assurer la correction. Le titulaire garantit la personne publique contre toutes les revendications des tiers relatives à la propriété intellectuelle ou industrielle des progiciels fournis au titre du marché. Si la personne publique est victime d'un trouble dans la jouissance des progiciels fournis, le titulaire doit prendre immédiatement les mesures propres à le faire cesser Mise à disposition du code source En vue d assurer à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE la pérennité du fonctionnement des progiciels fournis, le titulaire indiquera dans sa réponse où sont déposées les sources du progiciel, ainsi que les sources des mises à jour majeures, la procédure permettant à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE de disposer des sources de ces progiciels et la documentation correspondante, en cas de défaillance du titulaire, notamment en cas de liquidation judiciaire. La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE souhaite que le code source de chaque nouvelle version soit déposé par le titulaire ; à cet effet, le titulaire adressera une attestation de l organisme dépositaire au moins une fois par an à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE en mentionnant la version. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 25 sur 52

26 5. INTERFACES 5.1. BULL Coriolis (Gestion des finances) Le progiciel fourni permettra le mandatement automatique de la Paie vers le logiciel BULL CORIOLIS qui est le produit de gestion financière aujourd hui en vigueur à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Ce fichier de «pré mandatement» devra intégrer l ensemble des répartitions budgétaires et analytiques (M 14 vote par fonction pour le budget principal et par nature pour les autres budgets) créées dans CORIOLIS Hélios (Trésorerie) Le progiciel choisi devra s interfacer avec l application Hélios du Trésor Public. Les échanges se feront au format xml selon le protocole d échange standard (PES) préconisé par le Minefi. La description de ces échanges et le format xml demandé sont décrits à l adresse suivante : XéMéLios L application devra être en mesure de transmettre l ensemble des données de paye des agents au format prévu à la convention cadre nationale de dématérialisation des états de paye. Ces échanges sont décrits à l adresse suivante : html TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 26 sur 52

27 Assurance régime prévoyance Il n existe pas à ce jour de régime de prévoyance à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, néanmoins, le candidat précisera les caisses avec lesquels il est interfacé de manière opérationnelle CNRACL Conformément aux dispositions de la CNRACL ( le progiciel devra être en mesure de pouvoir générer un fichier XML permettant l envoi automatique des informations suivantes : Reprise des données antérieures au 31/12/2004 pour la CNRACL. Pré liquidation de pension CNRACL Sécurité sociale Le candidat fournira une interface permettant de transmettre les éléments relatifs au paiement des indemnités journalières à la sécurité sociale. A défaut, il génèrera automatique les bordereaux au format électronique D.A.D.S.U. Le logiciel devra intégrer le module de la déclaration automatisée des données sociales, unifié conformément au cahier technique de la norme DADSU et être en mesure de transmettre, en fin d'exercice, l'ensemble des données des rémunérations versées à destination de l'administration fiscale, la Sécurité Sociale et les régimes de retraite complémentaire et de prévoyance ainsi qu'aux nouveaux organismes susceptibles d'adhérer au protocole DADSU. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 27 sur 52

28 ProRisq Prorisq est un logiciel de gestion des déclarations d accidents du travail et de maladies professionnelles mis gratuitement à la disposition des collectivités. Il permet de recueillir, anonymement, des données qui alimentent la Banque Nationale de Données (BND). Ce dispositif permet au Fonds National de Prévention de répondre à l une de ses missions qui est d établir au plan national, des statistiques dans le domaine des accidents et maladies d origine professionnelle. Dans la mesure où le candidat n aurait pas développé dans son application de suivi des AT, il devra fournir une interface bidirectionnelle avec ProRisq selon le principe suivant imposé par la caisse des dépôts (éditrice du logiciel) : TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 28 sur 52

29 HELIX PLANNING Présentation Les services de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE exploitent aujourd hui le logiciel Hélix planning de la société HOROQUARTZ en version 6.00 V591 (du 04/03/09). L usage de cette application est majeur pour les services. Sont rôle consiste à permettre d enregistrer un groupe de vacataires susceptibles d intervenir en remplacement de permanent sur un lieu avec une tache précise. Lorsqu on fait une recherche de remplacement, on commence par saisir les absences de la personne à remplacer (le permanent), et ensuite le système va balayer la base des vacataires actifs pour chaque créneau d absence avec la tâche précise à effectuer, on obtient ainsi une liste de vacataires avec les informations suivantes exposées très clairement : le nombre de créneaux qu il peut remplacer ses nom et prénoms son n de téléphone sa qualification son secteur d habitation le nombre d heures déjà effectuées (ou prévues) dans le mois Il est ainsi facile d entrer en contact avec le ou les vacataires pour trouver un remplaçant. Les heures ainsi effectuée sont envoyée en fin de mois dans le logiciel de paie avec la bonne rubrique et la bonne imputation. A la notion de tâches (ménage, ATSEM ) correspond une rubrique de paie et à la notion de lieux (décliné en Secteur/satellites/établissement) correspond la notion d imputation budgétaire. De sorte qu un agent vacataire puisse réaliser un nombre variés d heures (ou de vacations l unité d œuvre étant paramétrable) au profit d un ou plusieurs secteurs avec une ou plusieurs taches mais sera imputé au bon budget Interface attendue SI RH Vacataire recruté par le SIRH Matricule Horaires effectués par le vacataire Hélix planning Les données à transférées seront qualifiée lors des groupes de travail sur le paramétrage. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 29 sur 52

30 Parapheur électronique La collectivité en est phase de consultation pour l acquisition d un parapheur électronique. L objectif de cet parapheur est de permettre de disposer d un outil unique pour le ou les signataires finaux de la collectivité. A cet effet, le candidat précisera : S il dispose de connecteurs automatisés avec les solutions du marché S il est possible de déposer manuellement l ensemble des documents produit par son application dans une des solutions du marché Autres Interfaces cadre normatif. D une façon générale, il est difficile de prévoir ce que pourront être dans l avenir les besoins et les réalisations de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Néanmoins, le progiciel de gestion des Ressources Humaines, est l un des piliers principaux du Système d Information et en tant que tel, a vocation à s enrichir d autres sources et à produire des informations normalisées vers d autres produits de gestion, citons simplement pour mémoire : La gestion du courrier pour tout ce qui concerne les recrutements, La gestion centralisée des arrêtés, etc. Le problème se ramène en fait à considérer que l ensemble des points d entrée et de sortie du produit proposé fasse l objet d une description et d un flux XML. Plus généralement, le progiciel proposé devra être en tous points compatibles avec les exigences du Référentiel Général d Interopérabilité de la Direction Générale de la Modernisation de l État. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 30 sur 52

31 6. PRESTATIONS ATTENDUES 6.1. Prestations d assistance à la production des tableaux de bord Tableaux de bord standards Le prestataire aura la charge de produire les tableaux de bord en annexe 6. Ces tableaux représentent une vision consolidée des éléments nécessaires à la production des indicateurs, il appartient au candidat de prévoir un niveau e détail pars service, par catégorie, par code géographique, etc.. Une réunion de cadrage préalable à leur production est nécessaire Tableaux de bord complémentaires Dans un deuxième temps, d autres tableaux de bord pourraient être indispensables au contrôle de gestion, le prestataire sera donc sollicité par le biais de commandes complémentaires pour assister à la collectivité sur leur production Décisionnel Enfin, le candidat prévoira les prestations d assistance à l identification et la localisation des indicateurs de performance en vue de les intégrer dans l entrepôt de données de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE via l ETL d Oracle Modalité de pilotage pour la mise en œuvre du progiciel Méthodes d installation et de déploiement La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE a mis en œuvre une démarche qualité pour l installation des progiciels dans son architecture. Cette démarche est déroulée soit pour l installation initiale d un nouveau progiciel soit pour l installation de nouvelles versions majeures. Chaque étape fait l objet d une vérification permettant le passage à l étape suivante. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 31 sur 52

32 La mise en exploitation doit respecter la démarche suivante : Dès la phase de lancement le candidat fournit un dossier de livraison pour la mise en œuvre du progiciel proposé. Ce dossier comprend : Le dossier d installation décrivant les différentes procédures à mettre en œuvre pour l installation du progiciel sur les serveurs et les postes clients s il y a lieu. Un dossier de livraison comprenant les corrections apportées depuis la dernière livraison, les évolutions intégrées au progiciel, les modifications en termes de prérequis matériels ou logiciels à prendre en compte sur le serveur ou les postes clients. la version livrée. Un dossier d exploitation comprenant : Les procédures d exploitation courantes, Les procédures de sauvegarde et restauration Les procédures de lancement et de vérification des procédures en mode différé Les procédures de mise en œuvre de la base de données Les procédures de contrôle et d optimisation de la base de données, Les procédures de mise en œuvre des impressions de masse. Un dossier de paramétrage comprenant : Les paramètres du produit spécifiques à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Les droits et habilitations Un dossier de recette comprenant : Le protocole de recette Les fiches de tests à dérouler pour vérifier le bon fonctionnement du produit Le jeu d essai accompagnant ces fiches de tests (cf : CCAP 5.2) Un manuel utilisateur intégrant les nouvelles évolutions ou corrections. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 32 sur 52

33 La démarche d installation La démarche d installation d un nouveau progiciel doit respecter la démarche suivante : Mise en œuvre sur le serveur de Test Prérequis Objectif Fourniture du dossier d installation Fourniture d un cahier de tests et de jeux d essai Fourniture de l ensemble des livrables attendus Sur la base du cahier de test et du jeu d essai fourni par le prestataire : Validation de la couverture fonctionnelle ; Normalisation des environnements (noms de base, répertoires) ; Adaptation de l architecture technique demandée par l éditeur dans sa réponse ; Customisation des procédures et traitements relatifs à l administration des données du progiciel. Acteurs L éditeur assisté par l administrateur technique, de l administrateur fonctionnel et l unité de gestion des applications de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Démarche Conditions de passage à l étape suivante L éditeur aidé de l administrateur technique de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE et sur le site de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE installe la première version du progiciel sur le serveur de test: Sur la base du cahier de test et du jeu d essai fournis par l éditeur la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE vérifie que le progiciel répond aux spécifications attendues et décrites dans le CCTP. Dans le cadre d une livraison d une nouvelle version du progiciel cette étape consiste à vérifier que les tests internes réalisés par l éditeur sur son propre site sont conformes à l environnement de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. L éditeur fournit pour cela une batterie de test permettant de vérifier le bon fonctionnement du progiciel dans l environnement de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Si aucune anomalie majeure n est signalée, la décision est prise de passer l application sur le serveur de Qualification. Dans le cas d anomalies constatées lors de la vérification, une fiche d anomalie est initialisée, l installation est ajournée jusqu à la correction de l anomalie. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 33 sur 52

34 Mise en œuvre sur le serveur de Qualification/Intégration Cette plate-forme permet une répétition générale avant la mise en exploitation et en phase d exploitation restera au même niveau d environnement que la plate-forme de production. Cette plate-forme pouvant servir le cas échéant de «backup». Elle est basée sur le serveur de test. Prérequis Objectif Acteurs Démarche Conditions de passage à l étape suivante Vérification positive sur le serveur de test S assurer de la robustesse et des temps de réponse du progiciel. Mettre en œuvre et tester les procédures d exploitation (Sauvegardes, batchs ) L administrateur technique de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE assisté par l éditeur. Des utilisateurs pilotes. L administrateur technique de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE assisté de l éditeur, sur le site de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, installe la version du progiciel sur le serveur de Qualification/Intégration qui sera opérationnelle pour la production. Sur cette plate-forme, les tests de qualification sont réalisés : performances ; mesure des temps de réponse ; évaluation des impressions de masse ; passage des traitements différés pour validation des chaînes de traitement; tests de sauvegarde; simulation des incidents et en particulier test de restauration des données et environnements. Préparation d un package de déploiement pour la partie cliente. Installation sur les postes des utilisateurs pilotes Des utilisateurs pilotes testent le produit sur une base de production répliquée. Tests de performance OK Robustesse OK Tests d exploitation OK TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 34 sur 52

35 Mise en œuvre sur le serveur de Production Prérequis Objectif Acteurs Démarche Vérification positive sur le serveur de Qualification Mettre à disposition des utilisateurs l application vérifiée sur le serveur de Qualification/Intégration L administrateur de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, le cas échéant aidé par l éditeur. Les utilisateurs. L administrateur de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE installe la version validée en qualification sur cette plateforme, le cas échéant aidé par l éditeur et déploie sur les postes clients. Seuls les administrateurs de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE sont habilités à intervenir sur cette plate-forme. Déploiement sur l ensemble des postes utilisateurs. Cette plate-forme accueillera les utilisateurs aux horaires définis dans le contrat de service. Il met en œuvre les procédures de sauvegarde et d exploitation. Dans sa réponse, le candidat fournira un descriptif détaillé de cette phase d installation. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 35 sur 52

36 Installation initiale du progiciel : usage en environnement de test Assistance au maquettage des éditions Le candidat prévoira à l appui de son offre une assistance au maquettage et à la réalisation d une dizaine d éditions par service. Le candidat prévoira la création de 5 requêtes propres au contrôle de gestion, à partir de Business Object (les modèles seront fournis au candidat retenu). Par ailleurs, la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE pourra commander au prestataire la création de requêtes et d états dans BO si les états standards ne conviennent pas. Ces éditions seront réalisées par le prestataire en coordination et sous contrôle de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Assistance au paramétrage Le candidat prévoira à l appui de son offre une assistance au paramétrage sous la forme suivante : Animation des réunions de travail expert pour le paramétrage des modules. Réalisation des comptes rendu de ces réunions pour validation par le groupe expert. Réalisation des paramétrages dans le progiciel par le candidat en collaboration avec le groupe expert. Passage de recette usine et de jeu d essais personnalisés à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE et fournis par le prestataire. Transfert de compétence sur la modification ultérieure de ces paramétrages directement par le groupe expert. Le candidat détaillera les conditions de passage en production. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 36 sur 52

37 6.3. Description des différentes prestations utiles à la mise en œuvre Remarques générales S'agissant d'un projet de cette ampleur, les prestations de tous types sont nombreuses et la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, afin d'éviter toute ambiguïté et malentendu, entend qu'un sens précis soit donné à chacune d'elle. Par ailleurs l'exécution de ces prestations ne se fait généralement pas de façon monolithique. Prestation par Prestation, le candidat s'attachera donc à découper chacune de ces prestations en actions les plus précises possibles de façon a en éclairer les contours, les publics visés, les durées et les contraintes particulières d'exécution Les prestations de pilotage du projet Le "Pilote" est la personne désignée par le titulaire du Marché et agrée par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE qui est, vu de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, le responsable opérationnel de l'ensemble de l'opération définie par le marché, de la mise au point, à la phase terminale de déclaration de service régulier. C est l interlocuteur unique du Maître d œuvre désignée par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE pour l ensemble de l opération, à savoir le coordinateur de projet SIRH. Ressortent en particulier de cette prestation de direction de projet l ensemble des tâches ci-dessous : Coordination de l ensemble des prestations attribuées au titulaire pour l ensemble de ses intervenants, Définition et suivi du planning opérationnel de mise en œuvre, Animation du comité de pilotage périodique de l opération, rédaction des ordres du jour et des comptes-rendus, Mise en œuvre d un Plan Qualité Projet sur la base du Plan d Assurance Qualité validé avec la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 37 sur 52