Cahier des Clauses Techniques Particulières

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1 Renouvellement des applications de gestion des ressources humaines - Prestations et maintenance associées Marché public de Fournitures Courantes et Services Cahier des Clauses Techniques Particulières

2 SOMMAIRE 1. CONTEXTE DE LA CONSULTATION L historique Objet de la consultation Objectifs stratégiques du projet Objectifs organisationnels du projet Objectifs fonctionnels du projet Objectifs techniques du projet 8 2. STRUCTURES DE PROJET Comité de Pilotage Comité de projet Groupes de travail Groupe expert Autres intervenants ETAT DES LIEUX Description des logiciels exploités Répartition des agents par situation Organisation de la DRH Les procédures Avant propos Les procédures par domaines fonctionnels Description de la plateforme technique Organisation de la DSI Schéma d interconnexion Le contexte technique Contraintes techniques Cadre de référence en matière de sécurité Déploiement de la solution Import Export Les objectifs de performance Les outils de reporting Le Workflow et les processus Recette de la plateforme 22 TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 2 sur 52

3 4. ATTENTES GENERALES Le calendrier du projet Accès aux informations Habilitations Documentation Licences Mise à disposition du code source INTERFACES BULL Coriolis (Gestion des finances) Hélios (Trésorerie) XéMéLios Assurance régime prévoyance CNRACL Sécurité sociale D.A.D.S.U ProRisq HELIX PLANNING Parapheur électronique Autres Interfaces cadre normatif PRESTATIONS ATTENDUES Prestations d assistance à la production des tableaux de bord Tableaux de bord standards Tableaux de bord complémentaires Décisionnel Modalité de pilotage pour la mise en œuvre du progiciel Méthodes d installation et de déploiement La démarche d installation Installation initiale du progiciel : usage en environnement de test Description des différentes prestations utiles à la mise en œuvre Remarques générales Les prestations de pilotage du projet Les prestations d installation Les prestations de formation Les prestations d assistance technique, de paramétrage et d assistance au démarrage Les prestations relatives aux différentes assistances fonctionnelles postérieures au démarrage du produit Conditions d exécution des prestations attendues Pilotage du projet par le prestataire retenu Démarche qualité Reprise des données Les volumes de formation à prendre en compte Les ouvertures possibles 47 TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 3 sur 52

4 7. INFORMATIONS FONCTIONNELLES RH Demandes fonctionnelles générales Prévention des risques - AT Rémunération Gestion du temps Gestion des plannings de travail Missions transverses Gestion de l évaluation Gestion des absences Recrutement Gestion des postes Gestion de la formation Gestion des sanctions Gestion des carrières Demandes transverse Demandes fonctionnelles détaillées par modules INFORMATIONS SUR LES PRESTATIONS INFORMATIONS TECHNIQUES 52 TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 4 sur 52

5 1. CONTEXTE DE LA CONSULTATION 1.1. L historique La Communauté d Amiens Métropole (33 communes habitants) ont fusionné leurs services depuis quelques années. A cette occasion, l ensemble des agents à été transféré en 2008 vers la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE pour simplifier la gestion. Forte de plus de titulaires et de près de vacataires, la Communauté d Amiens Métropoles utilise aujourd hui le logiciel ASTRE (société GFI) pour gérer la paie des agents. Elle a complété ce produit par un ensemble d applications développées en interne. La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE doit aujourd hui faire face aux nouveaux enjeux de la fonction publique dans un contexte budgétaire et financier particulièrement incertain : Diminution du nombre de fonctionnaires sous l effet, notamment, de nombreux départs en retraite et d une volonté de l état d afficher une gestion plus rationnelle de l administration auprès de l Europe, Poursuite de la décentralisation, Introduction massive des technologies de la communication, Et, depuis le 1er janvier 2006, la mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF). Dans ce contexte, anticiper l avenir, en projetant notamment l évolution des missions et des compétences nécessaires à leur exercice, apparaît nécessaire pour garantir l efficacité des services publics, pour optimiser la gestion des ressources humaines et garantir des déroulements de carrière valorisants. Le renouvellement de l organisation souhaité par la nouvelle municipalité à conduit à placer la gestion des ressources humaines au cœur de la stratégie de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. A cet effet, il a été engagé une démarche de refonte des procédures et la mise en œuvre d une solution de gestion recentrée autour d une base agent unique et d une adéquation poste-agent particulièrement importante. Par ailleurs, la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE engage en 2009 une réactualisation complète de l historique des données des agents et la dématérialisation des dossiers papiers. Ces données seront intégrées au nouveau système d information des ressources humaines (SIRH). TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 5 sur 52

6 1.2. Objet de la consultation Acquisition d un progiciel modulaire de gestion des ressources humaines, prestations et maintenance associées Objectifs stratégiques du projet Le futur Système d Information des Ressources Humaines (SIRH) doit répondre aux objectifs stratégiques suivant : Objectifs de gestion : l outil doit être performant et pérenne pour le noyau de gestion des agents et du poste. Objectifs de consultation : selon niveau d autorisation, des informations d un agent (état civil, carrière, compétences, habilitations, rémunération, avancement ) Objectifs d analyse : le logiciel doit être utilisable sous l angle analytique (masse salariale, données de gestion par service, coût moyen par grade, ) Objectifs d anticipation : vers la GPEC pour assurer l adéquation entre les aptitudes, la motivation, les postes à pourvoir et les agents Objectifs de pilotage : le logiciel doit pouvoir fournir des indicateurs, des tableaux de bord, être capable de restituer des requêtes et de faire des simulations, ) Objectifs de communication : Le logiciel doit être capable de modéliser les procédures de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE (congés, notations, heures supplémentaires, ) et de s intégrer dans l intranet de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Objectif de gestion des identités : la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE met en œuvre un portail agent qui devra intégrer le SIRH en s appuyant sur le référentiel agent pour faciliter la gestion des identités au sein de l ensemble du système d information de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 6 sur 52

7 1.4. Objectifs organisationnels du projet Parallèlement au renouvellement de l application, le projet SIRH intègre une dimension organisationnelle forte. En effet, un des enjeux de ce projet consiste également à revoir l organisation de la DRH d une part et d homogénéiser les procédures avec le réseau de correspondants des directions ou services d autre part. Dans ce contexte de changement, l offre du candidat devra prendre en compte les éventuelles modifications organisationnelles qui surviendraient entre la présentation des services faite au présent CCTP et le projet de service qui résultera de l analyse en cours. A cet effet, dans sa présentation du plan de formation COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE et CCAS, le candidat précisera de manière claire et concrète les prérequis de connaissances métiers Objectifs fonctionnels du projet Outres les attentes fonctionnelles détaillées en annexe n 1 au présent CCPT, le progiciel du candidat doit répondre aux objectifs fonctionnels suivants : Disposer d un progiciel permettant une approche modulaire par thématique à mettre en œuvre. Permettre un démarrage cadencé entre RH et services déconcentrés. Disposer d une base de données unique permettant une saisie unique dans l application quelle qu en soit l origine (en y intégrant si nécessaire une ou plusieurs étapes de validation). Disposer de contrôles de cohérences renforcés sur les saisies. Permettre le paramétrage d alertes (fin de contrats, visites médicales, dépassement d heures, ). Mettre en œuvre un Workflow procédural permettant le paramétrage par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE de circuits d information ou de validation (congés, évaluations, ). Etre en mesure de reprendre l ensemble des données du SIRH actuel mais également des données disponibles dans des bases parallèles (ACCESS ou MySQL) préalablement qualifiées conjointement. Cette reprise doit conduire à un engagement de résultat de la part du candidat. De disposer d un plan de service complet avec engagement de résultat. De pouvoir s adapter aux évolutions réglementaires dans le cadre du contrat de maintenance. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 7 sur 52

8 De générer des états sur l ensemble des champs disponibles dans la base de données, avec des critères de tris standard, D offrir des outils d aide à la décision et au contrôle de gestion social, D être en mesure de mettre en œuvre la dématérialisation des échanges avec le trésor et le contrôle de légalité (bulletins de paie, arrêtés, etc ), De pouvoir générer un fichier de mandatement avec une répartition fonctionnelle et analytique adaptée aux codes mis en place par la gestion financière (BULL Coriolis, vote par fonction) 1.6. Objectifs techniques du projet La dimension technique du projet doit s appuyer sur une configuration proposée qui respecte les standards normatifs. En outre les possibilités offertes par la solution doivent permettre de répondre aux exigences ci-dessous : Disposer d un environnement applicatif unique pour la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE tout en maintenant la confidentialité des données pour les exploitants. Permettre le déploiement de plusieurs environnements de travail Faciliter les processus d exploitation en distinguant les administrateurs fonctionnel de la DRH (gestion des profils utilisateurs, requêtes, assistance premier niveau, ) et les administrateurs techniques de la DSI (mises à jour techniques, patch, gestion de la base de données, ). Garantir les temps de réponses sur chacun des environnements en fonction des liaisons mises en œuvre par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE vers les sites distants. Garantir la traçabilité des modifications de paramétrage et des actions dans la base de données par utilisateur. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 8 sur 52

9 2. STRUCTURES DE PROJET La gestion et le suivi du projet nécessitent un management par le projet d une grande rigueur, à cet effet la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE a mis en place, un certain nombre de structure de travail et de décision Comité de Pilotage Il se réunit de manière à valider chaque phase de la mission et il est l organe de décision en matière de choix stratégiques. Il est composé comme suit : Directeur Général des Services. Directeur Général Adjoint. Directeur des Ressources humaines Directeur des technologies de l Information Coordonateur du projet Chef de Projet RH. Chef de projet DTI 2.2. Comité de projet Il se réunit de manière à formaliser les scénarios et les choix possible pour le comité de pilotage, à ce titre : Il est l interlocuteur opérationnel des groupes de travail; Il établit et formalise les différents choix (fonctionnels, organisationnels ou techniques), Il anime le déroulement du projet, Il suit sa réalisation Il gère la planification générale. Il est composé comme suit : Coordonateur du projet Chef de Projet RH. Chef de projet DTI Autres acteurs invités en fonction du thème abordé. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 9 sur 52

10 2.3. Groupes de travail Des groupes de travails ont été constitués pour participer à une remontée dynamique des besoins des utilisateurs et pour participer de manière active au paramétrage de l application. Les groupes suivants ont été constitués mais leur périmètre pourra varier en fonction de la nouvelle organisation en cours : Gestion du temps Rémunération Recrutement Formation Gestion des postes Dossier Agent Missions transversales Evaluation Correspondant administratif et financiers Absence et prévention des Risques Technologie de l information 2.4. Groupe expert Il est également envisagé de mettre en œuvre un groupe expert destiné à recevoir une formation poussée autour du système d information des ressources humaines (SIRH). La composition de ce groupe sera déterminée avec le candidat retenu Autres intervenants La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE s est associée les services d un Cabinet de Conseil en Système d information pour l assister dans les phases suivantes : Analyse de l existant. Recensement des besoins. Formalisation d un périmètre. Elaboration des procédures Rédaction du cahier des charges. Analyse des offres Aide au pilotage du déploiement TC PLUS Conseil assure cette mission. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 10 sur 52

11 3. ETAT DES LIEUX 3.1. Description des logiciels exploités Les logiciels suivants sont en exploitation : Métier Paie Suivi CA CAE (emploi aidés) Suivi Recrutement Suivi des stages (écoles) Suivi des contractuels Suivi des formations Avancements de grade Avancements d échelons Suivi vacataires Suivi des mobilités Reclassements Suivi des avances aux agents Editions des arrêtés vacataires Suivi des agents sur le poste Gestion des fiches de poste Les offres d emploi Prévision retraite Applications ASTRE (GFI) ACCESS ACCESS ACCESS ACCESS ACCESS et MySQL ACCESS ACCESS ACCESS ACCESS ACCESS ACCESS MySQL MySQL MySQL MySQL TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 11 sur 52

12 3.2. Répartition des agents par situation POSITIONS METROPOLE VILLE TITULAIRES STAGIAIRES 238 AUXILIAIRES PERMANENTS 59 CONTRACTUELS PERMANENTS 321 ASISTANTES MATERNELLES 36 INSTITUTEURS (études surveillées) environ 255/mois CAE CAE ALLOCATAIRE CHOMAGE 1 EMPLOIS FONCTIONNELS 6 ELUS CDI 5 COLLABORATEURS DE CABINET 1 2 AGENTS NON PERMANENTS Rémunérés à l'heure (par référence à un indice de la FP) : personnel de remplacement (écoles, déchets ménagers, activités d'entretien de locaux divers) A la vacation : guides-conférenciers par exemple Au forfait journalier : animateurs saisonniers des centres de loisirs ou des centres sportifs Sur une base mensuelle : auxiliaires assurant des remplacements de longue durée (CLM, CLD, maternité) FORMATION PROFESSIONNELLE DETACHES A LA COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE CFA ETUDIANTS ENSEIGNANTS SPORTIFS APPRENTIS environ 850/mois NEANT TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 12 sur 52

13 3.3. Organisation de la DRH L organigramme En cours de modification l organigramme prévisionnel de la DRH sera le suivant : DRH Directeur Adjoint Prévention des risques professionnels Missions transverses Secrétariat Relations Sociales Recrutement Mobilité interne Organisation et gestion prévisionnelle de l emploi Formation Gestion individuelle et collective Missions de la Direction des Ressources Humaines Recrutement et mobilité interne Piloter le processus recrutement : à partir d un besoin validé, planifier et mettre en œuvre les étapes du recrutement qui permettent de garantir la meilleure adéquation besoin/poste dans le respect du code de recrutement de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Assurer un conseil en mobilité interne auprès des agents de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE et favoriser la réflexion, puis la réalisation des projets professionnels Organisation et Gestion de l emploi Anticipation et gestion prévisionnelle de l emploi Conseil auprès des services sur les organisations Garantir la cohérence de la carte des emplois Piloter la mise à jour des fiches de poste TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 13 sur 52

14 Formation Proposer les orientations formation de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE en lien avec les services Elaborer et mettre en œuvre du plan de développement des compétences Piloter le dispositif d entretiens individuels Gestion des stagiaires école Gestion Individuelle et Collective Gestion des processus individuels : paie, situations individuelles Pôle médical : gestion des CLM, CLD, AT, MP, salariés en situation d inaptitude et/ou de reclassement Experts et soutiens : gestion de la promotion et de l avancement, discipline, rémunération, contrôle interne, temps de travail, Dialogue Social Pilotage des instances paritaires : CAP, CTP et CHS (calendrier et contenu) Garantit l exercice du droit syndical : expertise sur les droits, gestion des absences syndicales Gestion des conflits Préparation des négociations Réponses aux sollicitations Animation de la veille sociale Missions transverses Veille règlementaire (à confirmer / à voir avec Gestion Individuelle et Collective) Administration fonctionnelle du SI RH Budget / Contrôle de gestion RH / Tableaux de bord Prévention des risques professionnels Définir la politique santé/sécurité au travail de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Animer le réseau des acteurs de la prévention et de la sécurité au travail TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 14 sur 52

15 3.4. Les procédures Avant propos En cours de refonte, ces procédures feront l objet d une automatisation dans le futur SIRH. Le candidat prendra en compte dans son offre la mise en œuvre de 10 procédures cibles (déterminées ultérieurement) et un transfert de compétence vers l administrateur fonctionnel et le groupe expert pour le paramétrage des autres procédures Les procédures par domaines fonctionnels Carrière Procédure de prise en charge des agents au moment de leur recrutement Procédure de préparation d une CAP Procédure de reclassement Procédure de mise à jour d un historique de carrière Procédures relatifs à la gestion de la carrière de l agent Formation Procédure de recensement des besoins collectifs Procédures de recensement des besoins individuels Procédure de mise en œuvre de l action de formation Procédure d évaluation globale Postes Procédure de création/modification d un nouveau poste Procédures de réaffectation d un agent sur un poste Procédure validation des éléments de rémunération liés à un poste Recrutement Procédure avec les services demandeurs Procédure d instruction interne du recrutement Procédure de suivi gestion des jurys Procédure d intégration des candidats retenus TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 15 sur 52

16 Absences et protection sociale Procédure de gestion des arrêts maladie Procédure de gestion des LM et MLD Procédure de prise de congés et de récupération Procédure de départ à la retraite Prévention des risques Procédure de suivi des visites médicales Procédure de mise à jour d une fiche de poste (suite à identification d un risque) Evaluation Procédure d évaluation par les managers avec déclinaison des sousprocédures : l'évaluation des résultats et de la performance l'évaluation des compétences et du professionnalisme l'évaluation du potentiel l'évaluation de la motivation et de l'implication Rémunération Procédure de retour des heures des agents horaires Procédure de déclaration des intermittents Procédure déconcentrée de saisie des éléments variable de paie Procédure de circulation de l information ayant un impact sur la paie en provenance des autres services TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 16 sur 52

17 3.5. Description de la plateforme technique Organisation de la DSI TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 17 sur 52

18 Schéma d interconnexion Le contexte technique Le système informatique dessert : 1800 postes de travail PC et quelques MAC 250 sites (voir schéma technique au 3.5.2) Il est organisé comme suit : Sur chaque site : un réseau ETHERNET et les postes de travail En central : les serveurs d application (Windows 2000 et 2003, Escala sous AIX), les serveurs de données (Windows 2000 et 2003, Escala sous AIX), les serveurs d administration, quatre serveurs CITRIX metaframe pour travailler en client léger sur certains sites et / ou applications. Ces serveurs sont sous Windows Un réseau au protocole TCP/IP Des liaisons hautes débit par fibres optiques (de 100 Mo à 1 Go) Des liaisons ADSL (pour les sites non raccordés au réseau fibre optique) 1,2Mo TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 18 sur 52

19 Les postes clients. Sous Windows XP, les postes de travail sont au minimum des Celeron, doté de 256 Mo de RAM et équipés de cartes Ethernet. Suite bureautique OFFICE 2003 Internet explorer 6 ou 7 Antivirus SOPHOS Client ORACLE : standard édition (de la V8 à la V10) CITRIX client Les imprimantes sont en majorité de marque HP. Outils communs Annuaire d authentification Active directory Serveur Exchange, client Outlook L intranet développé en interne en PHP, base de données MYSQL sur serveur IIS. Tous les postes de travail ont accès à INTERNET, Bases de données La Métropole utilise Oracle pour la majorité de ses applications Contraintes techniques La solution proposée par le prestataire devra être compatible avec l architecture et les orientations techniques de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. A cet effet, le candidat indiquera dans son offre : L ensemble des prérequis concernant la configuration des postes de travail de développement et du serveur hébergeant les différents outils ainsi que l entrepôt de données. Les postes clients pour le développement et l administration sont des machines de type Windows XP. Les serveurs seront des machines Windows Server 2003 (version française). Les adaptations nécessaires à un fonctionnement optimal et conforme en termes de performance aux demandes de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE favorise : Le recours et l interfaçage et la délégation de l authentification des logiciels métiers à Active Directory et MS 2003 Des solutions applicatives de type Full-Web. Le prestataire indiquera les contraintes de capacité réseau en mode développement et en mode production. Les serveurs de données et des serveurs applicatifs sont, pour la plupart, centralisés dans une salle machine de l Hôtel de ville d Amiens. Le candidat préconisera le mode de déploiement optimal pour le fonctionnement de la solution sur un environnement cible de : 150 utilisateurs dont 100 simultanés en production 3000 utilisateurs dont 400 simultanés en consultation TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 19 sur 52

20 Cadre de référence en matière de sécurité Le candidat se référera aux annexes 2 pour cette partie. Ces documents ne constituent pas une simple indication mais des prérequis d intégration et de fonctionnement de la solution. Dans la mesure où un candidat n est pas compatible avec l une ou l autre des exigences des annexes 2, il précisera à quelle date sa solution le sera. Cette date à une valeur contractuelle Déploiement de la solution La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE dispose des ressources machines nécessaires au déploiement du nouveau SIRH. Ce déploiement devra se faire sur 3 bases : 1 base de production 1 base de test 1 base décisionnelle La base de données cible est Oracle 10 G, celle-ci est à fournir par le candidat Import Export Import et Export au format XML Les échanges inter applicatifs seront réalisés sous la forme de mise à disposition de fichier en format XML. Ces échanges pourront être réalisés en Import ou en export. Le progiciel devra pouvoir générer et lire ces fichiers et disposer des fonctions d import et d export. Les fichiers imports et exports seront décrits dans le format standard xsd Extraction vers un entrepôt de données La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE s est dotée d un entrepôt de données sous Oracle et de son ETL. Le progiciel devra donc offrir la possibilité d extraire de la base les données nécessaires à la consolidation de cet entrepôt. De manière générale et quel que soit le dispositif prévu par l éditeur pour importer ou exporter des données, il devra garantir la stabilité de ces interfaces au fil de l évolution des versions de son produit. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 20 sur 52

21 Les objectifs de performance Dès qu il aura validé la plateforme technique de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, le soumissionnaire devra s engager à ce que les logiciels proposés répondent aux objectifs suivants au niveau performance : le temps de réponse pour une interrogation simple sur 4 critères, dans un environnement de 50 utilisateurs simultanés sur le réseau local à 100 Mbits, doit être inférieur à 2 secondes. le temps de réponse pour une interrogation simple sur 4 critères, dans un environnement de 50 utilisateurs simultanés sur le réseau local à 10 Mbits, doit être inférieur à 3 secondes. le temps de réponse pour un utilisateur sur un réseau distant à 80 Kbits doit être inférieur à 5 secondes. Les engagements de performances attendus seront intégrés dans le plan d assurance qualité du candidat. L'exécution de traitements de masse comme des mises à jour groupées de la base ou la génération d'états imprimés complexes seront, dans la mesure du possible, exécutables sur le serveur en arrière plan. Ils devront permettre soit aux utilisateurs de travailler durant l'exécution de ces traitements soit d être planifiés en différés. Dans ce dernier cas le soumissionnaire fournira pour chaque traitement une description précise des éléments suivant : Volumes et durée mis en œuvre par le traitement Fréquence et périodicité des traitements Niveau d'automatisation pour le lancement Dispositif de suivi et de contrôle Consignes de reprise Description des points d entrée et de sortie Volume des documents à éditer ou des fichiers à transférer TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 21 sur 52

22 Les outils de reporting La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE souhaite que le soumissionnaire mette à sa disposition un logiciel d infocentre intégré simple et convivial d une part et qu il dispose d un univers complet pour le logiciel Business Object (BO) d autre part. La gestion de la confidentialité dans l application BO devra être la même que dans le progiciel. Il est souhaitable que les droits utilisateurs soient automatiquement récupérés. Il est important de gérer la confidentialité dans la base de données de manière à ce que chaque utilisateur ait un compte base de données nominatif qui lui permette d utiliser également les univers BO. Cette solution est privilégiée par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Le Workflow et les processus Le logiciel proposé devra permettre de construire plusieurs types de gestion de flux : Des flux procéduraux permettant la gestion des acteurs et des actions qu ils mettent en œuvre en y associant des documents. Des flux événementiels permettant de déclencher des alertes à partir d événement ou de situation paramétrée dans le logiciel. Des circuits de validation intégrant des visas électroniques. La modélisation des flux procéduraux et événementiels doit être possible par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE de manière autonome. Le candidat indiquera ses éventuelles réserves sur cette autonomie s il le juge nécessaire Recette de la plateforme Il appartient au(x) prestataire(s) d effectuer une recette contractuelle avant le déploiement de la solution de manière à valider l ensemble des prérequis exigés par son application. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 22 sur 52

23 4. ATTENTES GENERALES 4.1. Le calendrier du projet ETAPES Autition des candidats Notification du marché DATES juil-09 sept-09 Groupe de travail sur les paramétrages oct-09 déc-09 Groupe de travail sur la reprise oct-09 déc-09 Groupe de travail sur les éditions janv-10 févr-10 Groupe de travail sur les interfaces déc-09 févr-10 Reprise n 1 Paye sur échantillon Reprise n 2 Paye complète en double Paye complète en double Paye en réelle déc-09 janv-10 févr-10 févr-10 mars-10 avr-10 Le candidat proposera un plan de formation et d assistance au déploiement permettant d atteindre les objectifs du calendrier ci-dessus conformément aux prestations attendues. Le calendrier prévisionnel de mise en œuvre des modules est le suivant : TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 23 sur 52

24 4.2. Accès aux informations Habilitations Selon les fonctions de chaque utilisateur, le logiciel devra permettre de gérer de manière fine des profils utilisateurs permettant la restriction en consultation, modification, création et suppression : à tout ou partie des menus du progiciel, à tout en partie des données gérées, à tout ou partie des zones de lecture ou de saisie du progiciel. De manière générale, le progiciel devra permettre de gérer plusieurs types de profils utilisateurs, afin de sécuriser l accès aux données et d allouer des droits personnalisés à chaque utilisateur. Par exemple des droits type «administrateur», des droits type «utilisateur» par Direction, des droits type «consultant», etc... L administration et la gestion de ces profils devront pouvoir être faites par certains utilisateurs habilités dans les services (administrateurs métiers). Il est donc demandé que le progiciel fournisse une gestion graphique et conviviale de gestion des droits et des profils. Les candidats fourniront une liste des profils existant avec les niveaux de droit associés en annexe de leur mémoire technique Documentation La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE souhaite disposer de l ensemble de la documentation sur support numérique, les attentes minimales sont les suivantes : Documentation technique d installation serveur et client. Documentation technique contextuelle de l installation réalisée. Documentation technique de paramétrage des imprimantes. Modèle conceptuel de données avec dictionnaire des données et modèle physique des données. Documentation pour la restauration de données. Documentation fonctionnelle sur chaque module. Documentation fonctionnelle de paramétrage de l application. Documentation fonctionnelle sur l univers d infocentre. Le titulaire devra fournir au fur et à mesure des évolutions, une documentation à jour, sur toute la durée du marché. Chaque mise à jour devra être accompagnée d un manuel d utilisation destiné à l utilisateur final (utilisateur / administrateur), indiquant notamment ce qui change par rapport à la version précédente. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 24 sur 52

25 4.4. Licences La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE souhaite faire l acquisition d une licence site (nombre de collectivité, de budgets et de postes illimités) pour chaque module. Le droit d usage concédé doit être illimité dans le temps. La fourniture des progiciels consiste en une concession du droit d'usage non exclusive ; elle comporte la remise à la personne publique des progiciels transcrits sur un support d'information lisible par le matériel de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Le titulaire est tenu d'informer immédiatement la personne publique des modifications qu'il apporte au contenu des progiciels fournis ou aux manuels qui les accompagnent et de remettre à la personne publique, sans nouveau paiement, les modifications introduites dans les versions et ne comportant pas de nouvelles fonctions de nature à être remplies par ces progiciels. Le titulaire garantit que les progiciels fournis et mis à jour sont capables, lors de leur remise à la personne publique, de réaliser les fonctions décrites dans les documents qui les accompagnent. En cas de défaut, le titulaire assume l'obligation d'en assurer la correction. Le titulaire garantit la personne publique contre toutes les revendications des tiers relatives à la propriété intellectuelle ou industrielle des progiciels fournis au titre du marché. Si la personne publique est victime d'un trouble dans la jouissance des progiciels fournis, le titulaire doit prendre immédiatement les mesures propres à le faire cesser Mise à disposition du code source En vue d assurer à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE la pérennité du fonctionnement des progiciels fournis, le titulaire indiquera dans sa réponse où sont déposées les sources du progiciel, ainsi que les sources des mises à jour majeures, la procédure permettant à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE de disposer des sources de ces progiciels et la documentation correspondante, en cas de défaillance du titulaire, notamment en cas de liquidation judiciaire. La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE souhaite que le code source de chaque nouvelle version soit déposé par le titulaire ; à cet effet, le titulaire adressera une attestation de l organisme dépositaire au moins une fois par an à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE en mentionnant la version. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 25 sur 52

26 5. INTERFACES 5.1. BULL Coriolis (Gestion des finances) Le progiciel fourni permettra le mandatement automatique de la Paie vers le logiciel BULL CORIOLIS qui est le produit de gestion financière aujourd hui en vigueur à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Ce fichier de «pré mandatement» devra intégrer l ensemble des répartitions budgétaires et analytiques (M 14 vote par fonction pour le budget principal et par nature pour les autres budgets) créées dans CORIOLIS Hélios (Trésorerie) Le progiciel choisi devra s interfacer avec l application Hélios du Trésor Public. Les échanges se feront au format xml selon le protocole d échange standard (PES) préconisé par le Minefi. La description de ces échanges et le format xml demandé sont décrits à l adresse suivante : XéMéLios L application devra être en mesure de transmettre l ensemble des données de paye des agents au format prévu à la convention cadre nationale de dématérialisation des états de paye. Ces échanges sont décrits à l adresse suivante : html TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 26 sur 52

27 Assurance régime prévoyance Il n existe pas à ce jour de régime de prévoyance à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, néanmoins, le candidat précisera les caisses avec lesquels il est interfacé de manière opérationnelle CNRACL Conformément aux dispositions de la CNRACL ( le progiciel devra être en mesure de pouvoir générer un fichier XML permettant l envoi automatique des informations suivantes : Reprise des données antérieures au 31/12/2004 pour la CNRACL. Pré liquidation de pension CNRACL Sécurité sociale Le candidat fournira une interface permettant de transmettre les éléments relatifs au paiement des indemnités journalières à la sécurité sociale. A défaut, il génèrera automatique les bordereaux au format électronique D.A.D.S.U. Le logiciel devra intégrer le module de la déclaration automatisée des données sociales, unifié conformément au cahier technique de la norme DADSU et être en mesure de transmettre, en fin d'exercice, l'ensemble des données des rémunérations versées à destination de l'administration fiscale, la Sécurité Sociale et les régimes de retraite complémentaire et de prévoyance ainsi qu'aux nouveaux organismes susceptibles d'adhérer au protocole DADSU. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 27 sur 52

28 ProRisq Prorisq est un logiciel de gestion des déclarations d accidents du travail et de maladies professionnelles mis gratuitement à la disposition des collectivités. Il permet de recueillir, anonymement, des données qui alimentent la Banque Nationale de Données (BND). Ce dispositif permet au Fonds National de Prévention de répondre à l une de ses missions qui est d établir au plan national, des statistiques dans le domaine des accidents et maladies d origine professionnelle. Dans la mesure où le candidat n aurait pas développé dans son application de suivi des AT, il devra fournir une interface bidirectionnelle avec ProRisq selon le principe suivant imposé par la caisse des dépôts (éditrice du logiciel) : TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 28 sur 52

29 HELIX PLANNING Présentation Les services de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE exploitent aujourd hui le logiciel Hélix planning de la société HOROQUARTZ en version 6.00 V591 (du 04/03/09). L usage de cette application est majeur pour les services. Sont rôle consiste à permettre d enregistrer un groupe de vacataires susceptibles d intervenir en remplacement de permanent sur un lieu avec une tache précise. Lorsqu on fait une recherche de remplacement, on commence par saisir les absences de la personne à remplacer (le permanent), et ensuite le système va balayer la base des vacataires actifs pour chaque créneau d absence avec la tâche précise à effectuer, on obtient ainsi une liste de vacataires avec les informations suivantes exposées très clairement : le nombre de créneaux qu il peut remplacer ses nom et prénoms son n de téléphone sa qualification son secteur d habitation le nombre d heures déjà effectuées (ou prévues) dans le mois Il est ainsi facile d entrer en contact avec le ou les vacataires pour trouver un remplaçant. Les heures ainsi effectuée sont envoyée en fin de mois dans le logiciel de paie avec la bonne rubrique et la bonne imputation. A la notion de tâches (ménage, ATSEM ) correspond une rubrique de paie et à la notion de lieux (décliné en Secteur/satellites/établissement) correspond la notion d imputation budgétaire. De sorte qu un agent vacataire puisse réaliser un nombre variés d heures (ou de vacations l unité d œuvre étant paramétrable) au profit d un ou plusieurs secteurs avec une ou plusieurs taches mais sera imputé au bon budget Interface attendue SI RH Vacataire recruté par le SIRH Matricule Horaires effectués par le vacataire Hélix planning Les données à transférées seront qualifiée lors des groupes de travail sur le paramétrage. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 29 sur 52

30 Parapheur électronique La collectivité en est phase de consultation pour l acquisition d un parapheur électronique. L objectif de cet parapheur est de permettre de disposer d un outil unique pour le ou les signataires finaux de la collectivité. A cet effet, le candidat précisera : S il dispose de connecteurs automatisés avec les solutions du marché S il est possible de déposer manuellement l ensemble des documents produit par son application dans une des solutions du marché Autres Interfaces cadre normatif. D une façon générale, il est difficile de prévoir ce que pourront être dans l avenir les besoins et les réalisations de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Néanmoins, le progiciel de gestion des Ressources Humaines, est l un des piliers principaux du Système d Information et en tant que tel, a vocation à s enrichir d autres sources et à produire des informations normalisées vers d autres produits de gestion, citons simplement pour mémoire : La gestion du courrier pour tout ce qui concerne les recrutements, La gestion centralisée des arrêtés, etc. Le problème se ramène en fait à considérer que l ensemble des points d entrée et de sortie du produit proposé fasse l objet d une description et d un flux XML. Plus généralement, le progiciel proposé devra être en tous points compatibles avec les exigences du Référentiel Général d Interopérabilité de la Direction Générale de la Modernisation de l État. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 30 sur 52

31 6. PRESTATIONS ATTENDUES 6.1. Prestations d assistance à la production des tableaux de bord Tableaux de bord standards Le prestataire aura la charge de produire les tableaux de bord en annexe 6. Ces tableaux représentent une vision consolidée des éléments nécessaires à la production des indicateurs, il appartient au candidat de prévoir un niveau e détail pars service, par catégorie, par code géographique, etc.. Une réunion de cadrage préalable à leur production est nécessaire Tableaux de bord complémentaires Dans un deuxième temps, d autres tableaux de bord pourraient être indispensables au contrôle de gestion, le prestataire sera donc sollicité par le biais de commandes complémentaires pour assister à la collectivité sur leur production Décisionnel Enfin, le candidat prévoira les prestations d assistance à l identification et la localisation des indicateurs de performance en vue de les intégrer dans l entrepôt de données de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE via l ETL d Oracle Modalité de pilotage pour la mise en œuvre du progiciel Méthodes d installation et de déploiement La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE a mis en œuvre une démarche qualité pour l installation des progiciels dans son architecture. Cette démarche est déroulée soit pour l installation initiale d un nouveau progiciel soit pour l installation de nouvelles versions majeures. Chaque étape fait l objet d une vérification permettant le passage à l étape suivante. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 31 sur 52

32 La mise en exploitation doit respecter la démarche suivante : Dès la phase de lancement le candidat fournit un dossier de livraison pour la mise en œuvre du progiciel proposé. Ce dossier comprend : Le dossier d installation décrivant les différentes procédures à mettre en œuvre pour l installation du progiciel sur les serveurs et les postes clients s il y a lieu. Un dossier de livraison comprenant les corrections apportées depuis la dernière livraison, les évolutions intégrées au progiciel, les modifications en termes de prérequis matériels ou logiciels à prendre en compte sur le serveur ou les postes clients. la version livrée. Un dossier d exploitation comprenant : Les procédures d exploitation courantes, Les procédures de sauvegarde et restauration Les procédures de lancement et de vérification des procédures en mode différé Les procédures de mise en œuvre de la base de données Les procédures de contrôle et d optimisation de la base de données, Les procédures de mise en œuvre des impressions de masse. Un dossier de paramétrage comprenant : Les paramètres du produit spécifiques à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Les droits et habilitations Un dossier de recette comprenant : Le protocole de recette Les fiches de tests à dérouler pour vérifier le bon fonctionnement du produit Le jeu d essai accompagnant ces fiches de tests (cf : CCAP 5.2) Un manuel utilisateur intégrant les nouvelles évolutions ou corrections. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 32 sur 52

33 La démarche d installation La démarche d installation d un nouveau progiciel doit respecter la démarche suivante : Mise en œuvre sur le serveur de Test Prérequis Objectif Fourniture du dossier d installation Fourniture d un cahier de tests et de jeux d essai Fourniture de l ensemble des livrables attendus Sur la base du cahier de test et du jeu d essai fourni par le prestataire : Validation de la couverture fonctionnelle ; Normalisation des environnements (noms de base, répertoires) ; Adaptation de l architecture technique demandée par l éditeur dans sa réponse ; Customisation des procédures et traitements relatifs à l administration des données du progiciel. Acteurs L éditeur assisté par l administrateur technique, de l administrateur fonctionnel et l unité de gestion des applications de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Démarche Conditions de passage à l étape suivante L éditeur aidé de l administrateur technique de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE et sur le site de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE installe la première version du progiciel sur le serveur de test: Sur la base du cahier de test et du jeu d essai fournis par l éditeur la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE vérifie que le progiciel répond aux spécifications attendues et décrites dans le CCTP. Dans le cadre d une livraison d une nouvelle version du progiciel cette étape consiste à vérifier que les tests internes réalisés par l éditeur sur son propre site sont conformes à l environnement de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. L éditeur fournit pour cela une batterie de test permettant de vérifier le bon fonctionnement du progiciel dans l environnement de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Si aucune anomalie majeure n est signalée, la décision est prise de passer l application sur le serveur de Qualification. Dans le cas d anomalies constatées lors de la vérification, une fiche d anomalie est initialisée, l installation est ajournée jusqu à la correction de l anomalie. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 33 sur 52

34 Mise en œuvre sur le serveur de Qualification/Intégration Cette plate-forme permet une répétition générale avant la mise en exploitation et en phase d exploitation restera au même niveau d environnement que la plate-forme de production. Cette plate-forme pouvant servir le cas échéant de «backup». Elle est basée sur le serveur de test. Prérequis Objectif Acteurs Démarche Conditions de passage à l étape suivante Vérification positive sur le serveur de test S assurer de la robustesse et des temps de réponse du progiciel. Mettre en œuvre et tester les procédures d exploitation (Sauvegardes, batchs ) L administrateur technique de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE assisté par l éditeur. Des utilisateurs pilotes. L administrateur technique de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE assisté de l éditeur, sur le site de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, installe la version du progiciel sur le serveur de Qualification/Intégration qui sera opérationnelle pour la production. Sur cette plate-forme, les tests de qualification sont réalisés : performances ; mesure des temps de réponse ; évaluation des impressions de masse ; passage des traitements différés pour validation des chaînes de traitement; tests de sauvegarde; simulation des incidents et en particulier test de restauration des données et environnements. Préparation d un package de déploiement pour la partie cliente. Installation sur les postes des utilisateurs pilotes Des utilisateurs pilotes testent le produit sur une base de production répliquée. Tests de performance OK Robustesse OK Tests d exploitation OK TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 34 sur 52

35 Mise en œuvre sur le serveur de Production Prérequis Objectif Acteurs Démarche Vérification positive sur le serveur de Qualification Mettre à disposition des utilisateurs l application vérifiée sur le serveur de Qualification/Intégration L administrateur de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, le cas échéant aidé par l éditeur. Les utilisateurs. L administrateur de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE installe la version validée en qualification sur cette plateforme, le cas échéant aidé par l éditeur et déploie sur les postes clients. Seuls les administrateurs de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE sont habilités à intervenir sur cette plate-forme. Déploiement sur l ensemble des postes utilisateurs. Cette plate-forme accueillera les utilisateurs aux horaires définis dans le contrat de service. Il met en œuvre les procédures de sauvegarde et d exploitation. Dans sa réponse, le candidat fournira un descriptif détaillé de cette phase d installation. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 35 sur 52

36 Installation initiale du progiciel : usage en environnement de test Assistance au maquettage des éditions Le candidat prévoira à l appui de son offre une assistance au maquettage et à la réalisation d une dizaine d éditions par service. Le candidat prévoira la création de 5 requêtes propres au contrôle de gestion, à partir de Business Object (les modèles seront fournis au candidat retenu). Par ailleurs, la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE pourra commander au prestataire la création de requêtes et d états dans BO si les états standards ne conviennent pas. Ces éditions seront réalisées par le prestataire en coordination et sous contrôle de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Assistance au paramétrage Le candidat prévoira à l appui de son offre une assistance au paramétrage sous la forme suivante : Animation des réunions de travail expert pour le paramétrage des modules. Réalisation des comptes rendu de ces réunions pour validation par le groupe expert. Réalisation des paramétrages dans le progiciel par le candidat en collaboration avec le groupe expert. Passage de recette usine et de jeu d essais personnalisés à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE et fournis par le prestataire. Transfert de compétence sur la modification ultérieure de ces paramétrages directement par le groupe expert. Le candidat détaillera les conditions de passage en production. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 36 sur 52

37 6.3. Description des différentes prestations utiles à la mise en œuvre Remarques générales S'agissant d'un projet de cette ampleur, les prestations de tous types sont nombreuses et la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, afin d'éviter toute ambiguïté et malentendu, entend qu'un sens précis soit donné à chacune d'elle. Par ailleurs l'exécution de ces prestations ne se fait généralement pas de façon monolithique. Prestation par Prestation, le candidat s'attachera donc à découper chacune de ces prestations en actions les plus précises possibles de façon a en éclairer les contours, les publics visés, les durées et les contraintes particulières d'exécution Les prestations de pilotage du projet Le "Pilote" est la personne désignée par le titulaire du Marché et agrée par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE qui est, vu de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, le responsable opérationnel de l'ensemble de l'opération définie par le marché, de la mise au point, à la phase terminale de déclaration de service régulier. C est l interlocuteur unique du Maître d œuvre désignée par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE pour l ensemble de l opération, à savoir le coordinateur de projet SIRH. Ressortent en particulier de cette prestation de direction de projet l ensemble des tâches ci-dessous : Coordination de l ensemble des prestations attribuées au titulaire pour l ensemble de ses intervenants, Définition et suivi du planning opérationnel de mise en œuvre, Animation du comité de pilotage périodique de l opération, rédaction des ordres du jour et des comptes-rendus, Mise en œuvre d un Plan Qualité Projet sur la base du Plan d Assurance Qualité validé avec la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 37 sur 52

38 Les prestations d installation La prestation d installation d un progiciel, ou d une version de progiciel, quelle que soit sa nature, s entend comme l ensemble des manipulations, interventions et déplacements du titulaire ou de son représentant en charge du problème, ayant pour finalité : Soit la mise à disposition, dans l environnement de test de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, du progiciel en état de marche sur sa base de données de test, et dans les conditions de paramétrage de test, Soit la mise à disposition dans l environnement de production du progiciel en état de fonctionnement, en conditions parfaitement opérationnelles, toutes interfaces prévues opérationnelles, et paramétrage des conditions de production effectué. Ceci sous-entend formellement que le progiciel a précédemment, subi avec succès le passage en conditions de test comme évoqué ci-dessus. Dès lors, une prestation d installation respecte les caractéristiques suivantes : Elle est planifiée et figure dans le planning général de mise en œuvre défini par le pilote de l opération et validé par la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Elle est précédée par la mise à disposition des techniciens de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE d une note descriptive précise des opérations qui doivent être réalisées (1), accompagnées des médias contenant les distributions de produits et d une note descriptive de la composition de ces média. S il survenait un changement de version obligatoire, dans le sens où l application de nouvelles dispositions réglementaires en dépendrait, dans un délai de 3 mois à compter de la première installation, l installation de cette version serait entièrement à la charge du candidat. 1 Ceci inclus l ensemble des pré-requis nécessaires en matière de versions d O.S., de S.G.B.D.du serveur et des postes clients, mais également les conséquences prévisibles en matière de volumétrie des tables concernées du S.G.B.D. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 38 sur 52

39 Les prestations de formation Les prestations de formation des utilisateurs font partie intégrante du présent marché et sont décrites en détail (identification des différents modules, nombres d utilisateurs concernés, prérequis, etc.) ci-après. En tout état de cause, la réponse des candidats prévoira pour chacun des lots concernés : Une description exhaustive du programme des formations demandées, La durée des sessions par modules, Les prérequis éventuels à posséder pour les agents formés, Le public ciblé par ce module, défini par son niveau d intervention dans l application. Par ailleurs, la disponibilité de salles équipées et capables, dans la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE, d accueillir des formations étant limitée, l enchaînement des modules de formation devra faire l objet, de la part des candidats, d une proposition d ordonnancement qui, une fois l offre attribuée fera globalement l objet d une négociation de planification. Le candidat fera également en sorte, cette planification arrêtée, de prévoir à chaque session le nombre de supports adéquats, pour chacun des participants. En ce qui concerne la formation des techniciens en charge du fonctionnement opérationnel, les candidats prévoiront en outre une prestation forfaitaire de transfert de compétences sur la structure et le fonctionnement technique des applications. Bien entendu, la prestation de formation inclue la fourniture de la documentation adéquate à la formation suivie à l ensemble des stagiaires Les prestations d assistance technique, de paramétrage et d assistance au démarrage Le titulaire effectuera les différents paramétrages nécessaires à la mise en fonctionnement effectif du système retenus. Il assurera un transfert de compétence pour permettre la modification des paramétrages initialement retenus par le personnel habilité de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Il assurera une assistance téléphonique pour ces modifications dans le cadre du contrat de maintenance annexé au CCAP. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 39 sur 52

40 Le titulaire devra, par ailleurs, assurer l assistance aux utilisateurs pour le début du fonctionnement de chacun des modules du système. Il assurera également : Une assistance à l exploitation, en cas de difficultés dans l utilisation des procédures fournies, Une prestation d aide et de conseil à l élaboration des règles d administration du système, Une prestation d assistance à l optimisation technique du nouveau dispositif ainsi crée. L exécution de cette prestation particulière qui n est pas exclusive du contrat de Maintenance, ni d ailleurs, d aucune des prestations prévues pour le fonctionnement «au long cours» est limitée dans le temps à trois mois comptés à partir du démarrage du Progiciel considéré Les prestations relatives aux différentes assistances fonctionnelles postérieures au démarrage du produit Le présent marché a vocation à prendre en compte pour la totalité de sa durée, l ensemble des prestations y afférentes. Outre celles exprimées ci-dessus, il peut s agir notamment de prestations d assistances fonctionnelles relatives à l exploitation du produit. Ces demandes ne seront pas couvertes par la prestation de maintenance puisqu elles ne sont pas relatives à un dysfonctionnement du produit. Elles sont donc regroupées au sein d ensembles spécifiques qui feront l objet, de la part du candidat : De descriptions spécifiques des prestations, Du type d assistance proposée, Des engagements contractuels associés. Le candidat veillera à préciser très clairement son offre et ses limites en la matière, surtout si des prestations différentes sont associées à des progiciels différents (ex. Les prestations prennent-elles la même forme en matière de gestion de la formation et en matière de paie et de gestion de Ressources Humaines? la prestation proposée inclutelle simplement la possibilité de poser des questions ou une prestation récurrente à l exécution des fonctionnalités? etc.) TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 40 sur 52

41 6.4. Conditions d exécution des prestations attendues Pilotage du projet par le prestataire retenu Conformément aux modalités de pilotage décrites aux chapitres précédents le candidat précisera comment il intègre sa démarche projet dans le management par le projet de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Ces précisions devront couvrir au minimum les éléments suivants : Profil du directeur de projet. Missions et responsabilité qui lui sont dévolues. Capacité décisionnelle au sein de l entreprise. Type et modalité d interventions. Fréquence proposée d intervention. Conditions d intervention sur demande de la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE au-delà de la fréquence proposée Démarche qualité Les revues Revue Revue de Lancement Revue de Conception Revue Fonctionnelle Revue de Livraison Revue de fin de Projet Périodicité Au début du projet En fin de Conception A chaque livraison d'un lot fonctionnel cohérent A chaque livraison Lors de l Admission et en fin de Garantie TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 41 sur 52

42 Revue de Lancement Objectifs : Présenter les différents intervenants sur le projet et leurs responsabilités respectives, Rappeler les enjeux du projet, Présenter les méthodes, choix techniques et outils de développement, Présenter les phases du projet, Fixer les obligations de COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE et les modalités de mise à disposition des ressources, Présenter le planning et fixer les réunions, Présenter les facteurs de risques associés et si possibles, les actions prévues en diminution de risques, Approuver le Plan Qualité et les choix techniques. Liste des participants : Pour la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE : Comité de projet, Assistant à la maîtrise d ouvrage Pour le prestataire: Directeur de Projet, Ingénieur Commercial, Expert fonctionnel. Lieu : COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE. Compte-rendu : Le Directeur de Projet du prestataire rédige le compte rendu. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 42 sur 52

43 Revue de Conception (développements ou interfaces) Objectifs : Valider la Conception, S'assurer de la complétude de cette conception, Complétude de la conception par rapport aux besoins exprimés, Analyse des choix en matière d'ergonomie, des choix d'implémentation, Présentation de la démarche pour la phase suivante, Validation formelle du dossier de spécifications fonctionnelles, Présenter la solution d'implémentation retenue, Valider la solution d'implémentation retenue. Liste des participants : Pour la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE : Chef de Projet Informatique, Techniciens informatiques, Groupe expert, Pour le prestataire : Directeur de Projet, Expert fonctionnel. Lieu : COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Compte-rendu : Le Directeur de Projet du prestataire rédige le compte rendu Revue Fonctionnelle Objectifs : S assurer de la complétude fonctionnelle de la livraison, S assurer que toutes les remarques émises lors des revues précédentes ont bien été prises en compte, S'assurer que les dispositions qualité sont respectées, S'assurer que les tests de réception ont bien été passés, Inspection du lot livré. Liste des participants : Pour la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE : Coordonateur du projet Chef de projet RH Chef de Projet Informatique, Assistant à la maîtrise d ouvrage. Pour le prestataire Directeur de projet de Projet, L expert fonctionnel. Lieu : COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Le compte-rendu est rédigé par le Coordonateur du projet. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 43 sur 52

44 Revue de Livraison Objectifs : S'assurer que le lot livré correspond bien à ce qui avait été présenté, S'assurer que la prise en main par COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE est possible, Formaliser le Procès-verbal de Recette, Présentation du lot livré. Liste des participants : Pour la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE : Chef de projet SIRH Chef de Projet Informatique, Responsable exploitation Responsable gestion des applications Pour le prestataire : Directeur de Projet. L expert fonctionnel. Lieu : COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Le compte-rendu est rédigé par le Chef de Projet SIRH Revue de Fin de projet Objectifs : S'assurer que toutes les livraisons ont été effectuées et réceptionnées, S'assurer que la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE a les moyens d assumer (ou de faire assumer) la maintenance de l application, Initialiser le Bilan de Projet et compléter la fiche d application, Procéder à l évaluation du prestataire, Revue des livraisons par rapport au C.C.T.P. et à la proposition du Prestataire, Revue des documents et/ou outils permettant la maintenance de l application, Revue des éléments de transfert de compétence fournis par le Prestataire, Revue des éléments quantitatifs et qualitatifs (en relation avec le type de développement), Revue des points positifs et points d amélioration au cours de la prestation. Liste des participants : Pour la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE : Comité de projet, L assistant à la Maîtrise d ouvrage Pour le prestataire : Directeur de Projet Lieu : COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Le compte-rendu est rédigé par le Directeur de Projet du prestataire. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 44 sur 52

45 Reprise des données Définition de la reprise des données : Il s agit pour le candidat de procéder à une ou plusieurs itérations en fonction du contexte permettant de migrer l intégralité des données disponibles dans les systèmes sources vers son application. Pour ce faire le prestataire mettra tout en œuvre pour assurer : L extraction des systèmes d information en usage à la collectivité La qualification des données sources La réalisation des tables de correspondances nécessaires L alimentation de ces tables de correspondances L analyse des anomalies et la proposition de modifications La remontée des données dans le nouveau système d information Le contrôle quantitatif des données sources Le contrôle qualitatif des données sources Sources de la reprise : Les données à reprendre sont les suivantes : Métier Applications Reprise Volumétrie (environ) Paie ASTRE (GFI) OUI Suivi CA CAE (emploi aidés) ACCESS OUI 400 Suivi Recrutement ACCESS OUI 700 Suivi des contractuels ACCESS OUI 250 Suivi des formations ACCESS et MySQL OUI Suivi des agents sur le poste MySQL OUI Gestion des fiches de poste MySQL OUI Dans la mesure du possible, la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE s efforcera d effectuer une extraction des données brute, charge au prestataire de faire la correspondance avec son SIRH. En cas de difficultés les dispositions du paragraphe seront pleinement appliquées. Chaque reprise fera l objet d une assistance à la recette de celle-ci ; le candidat proposera dans son offre un protocole de recette. L offre standard du candidat en termes de reprise des données ne sera généralement pas considérée comme suffisante, en conséquence il lui appartient de préciser la méthode précise et les étapes dans le cadre du présent projet. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 45 sur 52

46 Cas particulier de la DADSU : Un démarrage en cours d année pose évidemment le problème de la reprise des données du mois de janvier au mois de démarrage pour générer la DADSU n+1. A cet effet, nous disposons de plusieurs sources d informations permettant aux candidats de générer la DADSU 2009 dans les meilleures conditions possibles : La mise à disposition des fichiers XéMéLios généré dans ASTRE RH La mise à disposition de cumuls par requêtes Fichier DADSU à la fin du mois précédent Régime indemnitaire Il appartient au candidat de paramétrer les éléments du régime indemnitaires propre à la collectivité. Ceux-ci sont listés dans l annexe 5 (annexe A et B). La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE attend une prestation «clés en main» et un transfert de compétence sur ce domaine. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 46 sur 52

47 Les volumes de formation à prendre en compte Afin de calibrer au mieux son offre financière, le candidat, sous les contraintes exposées au prendra en compte les nombres d agents à former dans les différents modules, tels qu indiqués dans le tableau ci-dessous : Module de Formation Nb de stagiaires COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE Nbre de stagiaires total DRH + DTI Agents déconcentrés Paramètres Dossier agent Paie Carrière Absences Accident du travail Notation - Évaluation GPEC Demande Emploi Recrutement Visites médicales Mission déplacements Formation Simulation Requêteur intégré Le candidat proposera une méthodologie de formation adaptée au projet (groupe expert puis agents internes et externes, formation parallélisées, cadencées, etc.) Les ouvertures possibles La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE souhaite connaître les plans de développement fonctionnels (nouveaux modules, nouvelles fonctionnalités ) et technologiques (portabilité web ) du candidat. La COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE souhaite également, à terme, développer des fonctionnalités pour le bureau virtuel (annuaire, trombinoscope, organigramme ), le candidat exposera les réalisations d ores et déjà effectives dans ce domaine et les évolutions qu il envisage. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 47 sur 52

48 7. INFORMATIONS FONCTIONNELLES RH 7.1. Demandes fonctionnelles générales Prévention des risques - AT Disposer d un outil permettant de recenser toutes les informations disparates autour des risques Mettre en place un référentiel d accident du travail conforme au code du travail Disposer d alerte importante Mise en œuvre d un registre des risques dématérialisés et déconcentré. Disposer d un outil de suivi des visites obligatoires avec alertes paramétrables (21 jours MO, 8 jours AT, retour de congé maternité, ) Rémunération Mettre en œuvre d une gestion de la rémunération liée au poste (NBI, RICT, ) Disposer Etats de contrôles préparamétrés sur la paie. Déconcentration des saisies des éléments variables avec Workflow de validation Demande de changement de RIB ou état civil en ligne Automatisation des éditions liées à des évènements individuels Possibilité étendue de simulation de changement de situation (reclassement indiciaire, avancement, passage à 80 %, simulation à l embauche ) Possibilité saisie au fil de l eau des événements influant la paie avec automatisation du mois de paie de prise en compte Gestion du temps Gestion du régime horaire et de la planification. Application des régimes de travail variés Gestion des services bonifiés. Gestion des droits à congés / autorisation d absence. Gestion d un compte épargne temps centralisé. Gestion des astreintes (respect des contraintes réglementaires). Gestion des heures supplémentaires récupérées (et payées) Gestion des plannings de travail Conforme au chapitre TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 48 sur 52

49 Missions transverses Module de préparation budgétaire Dans le cadre de la préparation budgétaire, possibilité de recherche de postes vacants par service / coût des agents par ce service / chiffrages de postes vacant sur le coût moyen des poste de référence.. Procédure de gestion et tableau de bord de contrôle de saisonniers. Suivi des heures supplémentaires. Etre en mesure de réaliser un bilan social régulier et personnalisé Mettre en œuvre un paramétrage capable d effectuer un contrôle de cohérence des saisies Disposer d une traçabilité des éditions du dossier agent Gestion de l évaluation Même si le cadre de la future évaluation n est pas entièrement défini, il est vraisemblable que sont contour impose de mettre en œuvre les fonctionnalités suivantes : Disposer d un outil collaboratif fonctionnant autour d une base unique (postes/agents) Une saisie complète des objectifs assignés à l agent. Une saisie des formations collectives du service Une saisie des demandes de formation individuelle de l agent Le bilan d activité L évaluation des compétences de l agent et le lien avec les formations d accompagnement à l emploi L identification du projet professionnel et l analyse du potentiel de l agent Len lien vers la fiche de poste. Le lien vers le plan de formation et la remontée des demandes L historique des évaluations, des objectifs et des demandes de l agent Gestion des absences Gestion de tous types d absences déconcentrées autour d une base centrale Possibilité de saisie en continue des maladies avec choix du mois de prise d effet (règle de gestion et règle «sociale») Gestion des indemnités journalières de sécurité sociale Alertes sur reprise pour trouver des solutions de réintégration pour les postes plus de 6 mois. Gestion complète des accidents du travail Automatisation des arrêtés Base de législation maintenue et en ligne Gestion des visites médicales avec alertes et ouverture vers la médecine du travail TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 49 sur 52

50 Recrutement Disposer d une base de gestion centrale autour d un référentiel commun. Mettre en œuvre un module intégrant une gestion de flux procéduraux avec consultation distante par les services demandeurs de la situation de leurs demandes Permettre la saisie complète des candidatures (y compris les éventuels handicaps) avec numérisation des CV. Mettre en œuvre un service web permettant la publication automatique des annonces puis la saisie en ligne des CV accompagnés de pièces jointes (CV, LM, Diplômes ). Automatiser les courriers types à adresser en interne et en externe en fonction de l étape de la procédure. Disposer des matrices de calcul de paie (inversées ou non) Gestion des postes Mettre en œuvre une gestion du SIRH autour des postes sur lesquels sont obligatoirement affectés les agents. Mettre en œuvre un outil de simulation des organigrammes. Disposer d un module de gestion d organigramme graphique, souple et aisé à mettre en œuvre. Intégrer le référentiel CNFTP des métiers Permettre l historisation des agents sur un poste Permettre l historisation des postes occupés par un agent Mise en œuvre d un module de gestion de l habillement déconcentré. Gestion du suivi médical lié au poste sur la base d un référentiel à créer. Intégrer les éléments budgétaires de chaque poste (régimes indemnitaire lié aux conditions de travail, NBI, ) Intégrer les éléments de formation de chaque poste (autorisations, CACES, ) Disposer d alertes complètes et paramétrables, bloquantes ou non Gestion de la formation Recensement et enregistrement des besoins individuels et collectifs Elaboration du plan de formation (CNFPT et hors CNFPT) Mise en œuvre complète des actions de formations. Suivi des postes nécessitant des formations Gestion des frais de mission Suivi des conteurs de formation statutaire et de DIF Possibilité d intégrer des fichiers numériques de catalogues de formation (CNFPT ). Intégration de courrier type paramétrable et automatisé selon les actions dans le logiciel. Gestion des VAE Gestion des formations diplômantes et qualifiantes. TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 50 sur 52

51 Gestion des sanctions Disposer, dans le dossier agent, d un sous-dossier «discipline» permettant : De tracer le suivi d une procédure ouverte à l encontre de l agent en saisissant date de rapport initial date d envoi à l agent de la LRAR l informant de l ouverture de la procédure niveau de sanction envisagé date de consultation du dossier par l agent date de réception de ses explications écrites date d envoi à l autorité territoriale du rapport de synthèse date de saisine du président du conseil de discipline date du tirage au sort date d envoi des convocations date du conseil de discipline avis de celui-ci date d envoi du PV du conseil à l agent date du rapport à l autorité territorial décision (niveau de la sanction prononcée/date de l arrêté) date de notification à l agent période d exécution de la sanction (pour les exclusions temporaires de fonctions) dans certains cas : date de l arrêté de suspension, date d effet et durée, date d incarcération, durée ; D historiser les sanctions dans le dossier agent ; D extraire, à des fins statistiques, les données telles que : nombre de sanctions prononcées sur une période déterminée, par niveau, par nature, par service, par catégorie d agents, par cadres d emplois, etc ;. D épurer les dossiers des agents grâce à une alerte temporelle : alerte au terme du délai de 3 ans pour les sanctions du 1er groupe, requête permettant de repérer les sanctions amnistiées Gestion des carrières Les demandes sont particulièrement orientées vers l automatisation des processus de préparation des CAP et de suivi de la carrière. Ces demandes passent bien entendu par la mise à jour de la base agent (en cours) mais également par : La mise en œuvre de modèle de document (arrêtés, courrier type ) Le paramétrage de verrou permettant un contrôle de cohérence des informations saisies La mise en œuvre d un module de suivi des médailles TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 51 sur 52

52 Demandes transverse Disposer d une base de données centralisée et unique Mettre en œuvre un outil d extraction simple et tourné vers l utilisateur final Disposer d un environnement décisionnel expert Accès à la fiche synthétique de l agent. Gestion des chèques vacances en avec le COS Gestion des alertes paramétrables. Disposer de la possibilité de mettre des fichiers en lien avec le dossier agent Mettre en œuvre un processus de dématérialisation du dossier agent en lien avec une GED (projet en cours à la COMMUNAUTÉ D AMIENS MÉTROPOLE ) et le SIRH Mettre en œuvre un processus de déversement vers un parapheur électronique (consultation en cours) Mettre en œuvre un lien entre la gestion du courrier et les dossiers agents Gestion automatisée des courriers types par dossier 7.2. Demandes fonctionnelles détaillées par modules Le candidat remplira de manière exhaustive les tableaux fonctionnels annexés au CCTP : «ANNEXE 1» Une réponse absente sera interprétée comme une réponse négative. 8. INFORMATIONS SUR LES PRESTATIONS Le candidat remplira de manière exhaustive les tableaux techniques annexés au CCTP : «ANNEXE 3», pour chaque lot auquel le candidat soumissionne. Une absence de réponse sera interprétée comme une réponse négative. 9. INFORMATIONS TECHNIQUES Le candidat remplira de manière exhaustive les tableaux techniques annexés au CCTP : «ANNEXE 4», pour chaque lot auquel le candidat soumissionne. Une absence de réponse sera interprétée comme une réponse négative. FIN DU DOCUMENT TC PLUS Conseil 04-CCTP-CAM-GRH-v3.0.doc Page 52 sur 52