LE CYCLE DES ACHATS FICHE PROCEDURE 31 - LA DEMANDE DE PRIX

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1 LE CYCLE DES ACHATS FICHE PROCEDURE 31 - LA DEMANDE DE PRIX La demande de prix est destinée au fournisseur dans le but d obtenir une proposition commerciale. C est le point de départ de la relation entre l entreprise et son fournisseur. Pour afficher la liste des demandes de prix, il suffit de cliquer sur l image Demandes de prix de l écran de démarrage La demande de prix est accessible par Achats Documents d'achat Demandes de prix La gestion de la demande de prix est commune à toutes les fiches. Elle permet de saisir les prix proposés pour des articles donnés et n a aucune incidence sur les stocks. L accès à Demandes de prix a pour effet d afficher la fenêtre suivante : Pour créer une nouvelle demande de prix il suffit de cliquer sur le bouton La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps et le pied de la demande de prix. Service Education - EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 1

2 EN TÊTE DE LA DEMANDE DE PRIX CORPS DE LA DEMANDE DE PRIX PIED DE LA DEMANDE DE PRIX 1. L'ENTETE Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Elles sont visibles quel que soit l'onglet du document affiché à l'écran. Dans la zone informations générales sont indiqués : - La série : Ce champ est affiché lorsque la fonction "Série de document " est activée. Pour les documents d'achat, il est disponible lorsque l'auto-facturation est activée. La série par défaut est automatiquement reprise dans le champ sauf si une série est indiquée sur la fiche tiers ou commercial. En fonction de la définition de la série, le numéro de document contiendra ou non la série sélectionnée - le numéro du document qui peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. - La date : Il s agit de la date de réalisation du document. La date par défaut est la date système. - Validité : Elle correspond à la date de validité de la demande de prix - Le dépôt permet d indiquer le dépôt à prendre en compte pour la gestion de stock des articles. Le dépôt par défaut est celui des options du dossier. Sur chaque ligne article "gérer en stock", il est possible de définir un autre dépôt. - L état de la demande de prix : Les différents états sont définis dans les options du dossier. Par défaut, l état de la demande de prix est «En cours» Le libellé «Accepté» sera automatiquement attribué à la demande de prix lorsque celle-ci sera transférée en commande, bon de réception ou facture. La zone Informations du tiers est automatiquement renseignée dès lors que le code tiers a été sélectionné : Le code Tiers correspondant au code du fournisseur. Si le fournisseur existe, il peut être sélectionné au moyen de la liste déroulante. Si le fournisseur n existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche fournisseur en cliquant sur le bouton dans la liste déroulante. Service Education - EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 2

3 Après sélection du code tiers les champs Civilités, Nom, Adresse, CP, ville, territorialité de la fiche fournisseur sont repris dans l en-tête du document et les adresses de facturation et livraison. - le mode de règlement : La sélection du fournisseur entraîne la reprise du mode de règlement renseigné dans la fiche fournisseur sinon aucun mode de règlement par défaut n est affecté Il est possible de sélectionner un autre mode de règlement. Si le mode de règlement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche mode de règlement en sélectionnant La création d un mode de règlement est également accessible par Règlements Données Modes de règlement Créer un mode de règlement nécessite la saisie : - D un code ; - D un libellé ; - D un pourcentage qui sert à calculer le montant de l échéance par rapport au montant TTC de la facture de la facture multiplié par le pourcentage défini (la somme des pourcentages des lignes créées doit toujours être égale à 100) ; - Le nombre de jours pour le calcul de l échéance ; - Le type de règlement parmi une liste proposée ; - Le jour de règlement ; - Le mois comptable qui sert à considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...) ; - Le moyen de paiement Service Education - EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 3

4 2. LE CORPS L ONGLET DETAIL Le corps de la demande de prix se trouve dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que se construira la demande de prix : L'onglet Détail se compose : - D'une barre d'outils avec des boutons, permettant d'accéder à de nombreuses fonctions, Editer les vues Copier Coller Replier Tout Toutes les vues Couper Rechercher Déplier Tout - D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document, - D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, - D'un pied de document. La grille de saisie Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent être plus ou moins nombreuses. Elles s'affichent en fonction de la vue sélectionnée ("vue standard" ou "Vue avancée"). Il est possible de modifier à tous moments ces colonnes afin de faire apparaître uniquement celles souhaitées. La grille de saisie est libre, c'est-à-dire que vous pouvez insérer et saisir des articles là où vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez. Pour insérer un article, placez-vous dans la colonne "Code Article" et cliquez sur l'icône "Liste" [F4]. Vous accédez alors à la liste des articles et pouvez sélectionner un article. ou utilisez la touche de raccourci Un article peut également être inséré en saisissant sa référence tiers ou son code barre. Dans la colonne référence fournisseur, vous avez la possibilité de voir uniquement les articles ayant une référence pour le fournisseur du document ou tous les articles du fournisseur. Service Education - EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 4

5 Pour insérer un article non référencé, utilisez le bouton,... ou bien saisissez directement sur la ligne, le code, la description, le prix,... de votre article (dans ce cas, il sera par défaut de type défini dans les options du dossier). En saisissant une référence nouvelle (un code article nouveau), la fenêtre suivante s affiche à l écran. Pour continuer et permettre la saisie de la description, de la quantité et de l unité d achat, cliquez sur oui. Il est possible de saisir des modifications puis de les enregistrer. Il est également possible de supprimer une ou plusieurs lignes de la demande de prix en les sélectionnant et en cliquant sur le bouton Une confirmation de l action est toujours demandée avant la suppression. Pour insérer un texte, saisissez-le directement dans la colonne "Description", et utilisez la barre d'outils pour mettre en gras, italique, souligné, couleur, tout ou une partie de votre texte... Pour sortir de la zone de saisie sans la souris, faire "Ctrl + entrée". Vous pouvez également insérer un texte prédéfini : Texte standard. Pour cela, placez-vous dans la colonne "Code Article" et cliquez sur l'icône "Liste" ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Vous accédez alors à la liste des articles ainsi que la liste des textes standards (s ils existent). Vous pouvez alors sélectionner le texte souhaité ou en créer un. Zone de saisie Les différents types d'articles insérés dans votre document se distinguent facilement grâce aux icônes qui apparaissent devant chaque ligne : Pour les articles de type bien, Pour les articles de type service, Pour les articles de type nomenclature commerciale, Service Education - EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 5

6 Pour les articles de type nomenclature de fabrication, Pour les lignes de texte (prédéfini ou pas). Les prix affichés dans votre document sont modifiables. Si le prix d achat brut ou prix d achat net d un article référencé est modifié, il vous est proposé de mettre à jour le prix d'achat de l article et/ou du fournisseur. Le pied du document Le pied représente la partie de totalisation simplifié de votre document. L'onglet récapitulatif contient le détail des calculs, de la TVA et des autres taxes. Le total brut HT est une zone non saisissable. Il correspond à la somme des montants HT nets présents dans les lignes. La remise peut être saisie soit en % de remise, soit en montant. Le pourcentage de remise peut également être repris de la fiche fournisseur Le montant de la remise est égal au Total HT brut * % remise (ou le pourcentage de remise et égal à la remise / total brut HT). Le bouton "+" permet d'ouvrir la liste de saisie des remises. Ces remises peuvent être saisies (montant ou pourcentage) ou sélectionnées à partir de la liste des remises complémentaires existantes. Il est possible de saisir 5 remises au maximum. Elles se calculent en Cascade. Exemple : Montant avant remise = 3 493,75 Première remise = 10 % = 3 493,75 x 0,10 = 349,38 Deuxième remise = 5 % = (3 493,75 349,38) x 0,05 = 157,22 Net après deuxième remise = 3 144,37 157,22 = 2 987,15 Il est possible de saisir 5 remises au maximum. Elles se calculent en Cascade. Port HT est un montant saisissable. Vous avez la possibilité de modifier à tout moment ce montant. Le taux de TVA par défaut est celui de l'onglet récapitulatif. Il est toutefois possible de modifier ce taux. Vous avez la possibilité de modifier ce taux. L escompte peut être saisi en soit en pourcentage soit en montant. Il peut également être repris de la fiche fournisseur. Il est égal au Total Net HT brut * % escompte. Le Total TTC est égal au Total HT Net - escompte + taxes + Total TVA. Ou, si la gestion de l éco contribution est active, au Total HT Net - escompte + taxes + Total TVA + Eco-Contribution Il est possible de modifier le Total TTC du document, dans ce cas une nouvelle remise en pied de document sera calculée. 3. LES AUTRES ONGLETS 3.1 L ONGLET RECAPITULATIF Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes. Service Education - EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 6

7 Informations de calcul contient la territorialité, la tva et le mode de calcul de la TVA prise en compte par défaut dans le document ainsi que les informations sur la devise Le renseignement du champ Territorialité est obligatoire. La territorialité par défaut est celle de la fiche fournisseur saisie en entête. Il est également possible de sélectionner une autre Territorialité pour le document. Le renseignement du champ TVA est obligatoire. Le taux de TVA défini par défaut dans les paramètres sociétés qui est repris mais il est possible de sélectionner un autre taux de TVA. Ce taux sera repris par défaut sur toutes les lignes du document. Si le taux de TVA que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche taux de TVA en sélectionnant dans la liste déroulante accessible par l'icône. La saisie du mode de calcul de la TVA est obligatoire et permet de déterminer les conditions de calcul de la TVA et du transfert comptable du document. Le mode de calcul est renseigné en fonction des options du dossier. Si la date de la facture ou avoir est inférieure à l'une des dates de l'option dans les options du dossier, le champ est saisissable Le choix d'une TVA Mixte permet de définir sur les lignes articles de type "Service", si la ligne est concernée par une TVA sur Débit ou une TVA sur encaissement. Taxe 1, Taxe2, Taxe3 sont des champs qui vous permettent de sélectionner des taxes à appliquer sur toutes les lignes du document. Si des taxes ont été définies sur la fiche du tiers, elles seront automatiquement reprises ici. Dès l'insertion d'un article dans les lignes du document, la taxe sera appliquée. Le montant total de ces taxes sera affiché plus bas dans cet écran dans la partie «Récapitulation autres taxes». Les champs associés à la partie Devise ne sont visibles que si la gestion de multi devises est sélectionnée dans les paramètres/société. La gestion multi devises fait l objet d une fiche spécifique. Le pied représente la partie de totalisation de votre document : - Total HT Brut est un champ calculé non saisissable. Il correspond à la somme des montants HT nets présents dans les lignes. Il est identique à celui que l on trouve au pied du document dans l onglet détail. - % remise peut être saisi en montant ou en pourcentage ou peut être repris de la fiche fournisseur. - Total HT remisé est un champ calculé non saisissable. Il est égal à la différence entre le total HT brut et le montant de la remise. Service Education - EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 7

8 - Les frais de port peuvent provenir d une fiche frais de port. Il suffit alors de sélectionner le port qui s applique au client. Cette sélection affecte automatiquement le montant du port HT et la TVA sur les frais de port. Ils peuvent également provenir de la fiche fournisseurs ou être saisis en direct dans le champ Port HT. - Port non soumis à l'escompte permet de définir si les frais de port du document sont soumis ou non à l'escompte. - TVA Port reprend le taux de TVA présent sur la fiche "Frais de port". Il est possible de modifier ce taux. - Frais de facturation HT permet de définir le montant de frais de facturation à prendre en compte. Les frais de facturation peut être repris de la fiche fournisseur. - TVA Frais de facturation : une liste déroulante permet de sélectionner le taux de TVA associé au frais de facturation. Ce taux peut être repris de la fiche fournisseur. - Frais non soumis à l'escompte permet de définir si les frais de facturation du document soumise ou non à l'escompte. Cette case est renseignée par défaut dans les paramètres-société-documents d'achat. Le Total taxes est un champ non saisissable, calculé. Il en est de même pour le Total de la TVA Non saisissable, calculé. L Eco-contribution est un champ calculé, donc non saisissable. Il correspond à la somme des éco contributions présentes dans les lignes du document. L'affichage de ce montant dépend de l'option "Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC" Ce montant sera soit intégré dans le Total TTC soit uniquement indiqué pour information. 3.2 L ONGLET FACTURATION Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Les modifications réalisées dans cet onglet ne sont pas reportées dans la fiche fournisseur. Si vous souhaitez définir un tiers de facturation différent du tiers de la demande de prix, commandes, bons de livraison/réception et bons de retour, le champ Tiers à facturer/facturant permet de définir le tiers que sera pris en compte sur la facture. Il peut être renseigné automatiquement si celui-ci est présent dans l'onglet Gestion de la fiche fournisseur Les champs de l adresse de facturation sont repris dans les zones "adresse" présentes en entête de document. Le champ "Adresse sélectionnée" vous permet de sélectionner une autre adresse définie dans la liste des adresses de la fiche fournisseur Le champ "Contact sélectionné" vous permet de sélectionner un autre contact défini dans la liste des contacts de la fiche fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier les informations concernant ce contact. 3.3 L ONGLET LIVRAISON Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Service Education - EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 8

9 Comme pour l onglet facturation, les modifications réalisées dans cet onglet ne sont pas reportées dans la fiche fournisseur. Dans la zone Adresse de livraison, le champ "Adresse sélectionnée" vous permet de sélectionner une autre adresse définie dans la liste des adresses de la fiche fournisseur. La case à cocher "Identique à l'adresse de facturation" permet de reprendre dans tous les champs les informations l'adresse de facturation. Quand cette case est cochée toutes les zones sont grisées et non modifiables. Si l'adresse de livraison n'est pas la même que celle de facturation, la case doit être décochée et vous avez la possibilité de modifier cette adresse. Si l'adresse de livraison n'est pas la même que celle de facturation, la case peut être décochée et vous avez la possibilité de modifier les informations concernant ce contact. 3.4 L ONGLET COMPLÉMENTS Cet onglet contient des informations complémentaires fournisseur, ainsi que des statistiques... Cet onglet varie cela les fonctionnalités activées. Commercial / collaborateur permet de sélectionner un commercial/collaborateur. Celui-ci, il sera reporté sur chaque ligne de document, sauf pour les factures d'acompte et avoirs d'acompte. Sur chaque ligne du document, vous pouvez sélectionner un autre commercial/collaborateur que celui sélectionné dans cet onglet Compléments. Affaire permet d attacher le document à une affaire. La gestion des affaires est possible uniquement si vous avez activé le module et la fonction. Informations du tiers contient des informations complémentaires sur le tiers tels que le numéro de TVA intracommunautaire, la catégorie tarifaire et le tiers encaisseur : - Si le n de TVA intracommunautaire est renseigné sur la fiche fournisseur, il sera renseigné automatiquement dans cet onglet à la sélection du fournisseur. Il est également possible de saisir le n de TVA intracommunautaire du fournisseur directement sur le document. - Le champ Catégorie tarifaire n'est pas présent pour les factures d'acompte et les avoirs d'acompte. Si la catégorie tarifaire est renseignée sur la fiche fournisseur, elle sera renseignée automatiquement dans cet onglet à la sélection du fournisseur Il est possible de sélectionner la catégorie directement sur le document. Si un tarif est établi pour cette catégorie tarifaire, il sera appliqué pour les articles concernés. Tiers encaisseur permet de définir le tiers qui réglera les échéances de la facture/avoir. Il peut être renseigné automatiquement si celui-ci est présent dans l'onglet Gestion de la fiche fournisseur. Impression contient des informations complémentaires sur l'édition du document. Le champ «Modèle d impression» reprend le modèle par défaut défini dans la fiche fournisseur ou défini dans la liste des modèles. Le champ «Nombre d exemplaires» reprend le nombre d exemplaires défini dans la fiche fournisseur ou défini dans les options. Statistiques du document Service Education - EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 9

10 Marge nette contient le récapitulatif du prix de revient total du document : Prix de revient total = Somme des prix de revient de chaque article Information de colisage contient un récapitulatif des informations de colisage présentes dans les lignes de document. Cette partie ne concerne pas les factures d'acompte et les avoirs d'acompte. DEB (déclaration d échange de biens) est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option "DEB" dans le menu Paramètres/Société/Fonctionnalités disponibles. Les champs mode de transport et nature de la transaction sont nécessaires pour établir une DEB : Les champs TVA sur port auto-liquidation et TVA sur frais auto-liquidation permettent de sélectionner la TVA à prendre en compte pour les écritures d'auto-liquidation des frais de port et des frais de facturation du document. Le taux de TVA par défaut est celui défini dans le pied du document. 4. LE TRANSFERT DE LA DEMANDE DE PRIX Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document Une fois complétée suite à l offre faite par le fournisseur, la demande de prix peut ainsi être transférée en commande ou en bon de réception ou directement en facture. Ce transfert peut être effectué à partir de la liste des documents d achat : Achats Documents d achats Demande de prix puis, après avoir sélectionné la demande de prix concernée, en cliquant sur le bouton transférer. Le transfert peut également être réalisé directement en ouvrant la demande de prix concernée en cliquant sur le bouton Transférer Une autre solution consiste à utiliser le bouton action accessible par le commande Action La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Le transfert de document permet de choisir : - La date du document à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). - Le type de document que vous voulez générer Le transfert peut s effectuer sans ajouter d informations sur le document d origine. Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. La sélection ou non de l ouverture du document généré après le transfert est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. Service Education - EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 10

11 Exemple : La demande de prix 223 du 21/09/2016 a été transférée en commande 217 en date du 24/09. Le document obtenu par transfert (ici la commande) peut faire l objet de modifications par rapport au document initial. Exemple : La date de réception prévue est le 27/06/2016 Le téléviseur LED petit écran LG DM2350 PZ sera finalement commandé en 10 exemplaires. Il suffit de modifier la quantité dans la colonne quantité. Après négociation avec le fournisseur, le prix du téléviseur LED grand écran 81 cm LG 32LM 3400 (référence LG ) est ramené à 185. Il suffit de modifier le prix dans la colonne PAHT. La proposition relative au lecteur Blu ray référence n est pas intéressante. Cet article ne sera pas commandé. Il faut supprimer la ligne correspondante en cliquant sur le bouton. Un article supplémentaire, non prévu dans la demande de prix, est ajouté à la commande. Il s agit de la référence LGF commandé en 12 exemplaire avec une remise de 15 %. Les modifications apportées au document d origine sont les suivantes Lorsque des prix ont été changés dans un document d achat il peut s avérer nécessaire de mettre à jour le fichier des articles. Il faut alors indiquer quelles sont les valeurs qui seront prises en considération sur les fiches articles concernées. Plusieurs choix sont laissés à la disposition de l utilisateur : - Conserver le prix d achat de la fiche article ; - Prendre le prix d achat brut du fournisseur ; - Opter pour le prix d achat net du fournisseur. Service Education - EBP Open Line - Version 7 - Le cycle des achats - Page 11

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