Code européen de bonnes pratiques pour faciliter l accès des PME aux marchés publics SEC(2008)2193

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1 Vendredi 30 juin 2008 COMMISSION EUROPE-INTERNATIONAL/SEFI Code européen de bonnes pratiques pour faciliter l accès des PME aux marchés publics SEC(2008)2193 Annoncé dans la Communication sur le Small Business Act pour l Europe, la Commission a présenté le 26 juin 2008 un «Code européen de Bonnes Pratiques facilitant l accès des PME aux contrats de marchés publics» sous la forme d un document de travail interne. L objectif général du texte est de promouvoir auprès des Etats membres (EM) et à leurs autorités adjudicatrices des solutions réglementaires et administratives appliquées par certains EM voire élaborées par la Commission, afin d assurer un accès équitable des PME aux marchés publics, tout en respectant les directives «marchés publics» (2004/17 et 2004/18). Le texte tente donc de répondre aux enjeux spécifiques aux PME en ce qui concerne les marchés publics : la dimension des marchés publics et la question de la sous-traitance, l accès à l information, les exigences envers les candidats et le poids des contraintes administratives. Il appelle également à l ouverture envers les offres de qualité et les solutions innovantes des PME, afin de faire des marchés publics un axe de croissance pour les PME. Le code aborde neuf enjeux : - Surmonter le problème posé par la taille des contrats : allotissement, groupements, accordscadres et sous-traitance - Garantir l accès aux informations pertinentes sur les opportunités d affaires : dématérialisation, entres d information et feedback aux entreprises - Améliorer la qualité et la compréhension de l information fournie : formation et assistance aux ordonnateurs et aux PME - Etablir des exigences financières et de qualification proportionnées - Alléger les charges administratives - Préférer le rapport qualité-prix au seul critère du prix : enjeux de la qualité et de l innovation - Accorder des délais suffisants pour l élaboration des offres - Garantir le respect des délais de paiement Détail des préconisations du Code de bonnes pratiques 1. Surmonter le problème posé par la taille des contrats 1.1. L allotissement Développer l allotissement tout en permettant aux candidats de soumissionner pour un nombre illimité de lots Légaliser l allotissement des contrats (Autriche, France) Spécifier que les critères de sélections doivent être proportionnés à la nature du lot (Hongrie, Roumanie)

2 Passer différents marchés pour une même infrastructure d envergure : d une part pour la coordination du projet dans son ensemble, d autre part pour la réalisation de prestations spécialisées en lien avec le coordinateur (service électrique, mécanique, installation spécialisées...) (Irlande) Prévoir l évaluation ex-ante par un service spécialisé des avis d appels d offres pour suggérer des possibilités d allotissements (Lituanie) 1.2. Encourager les groupements / coopérations d entreprises Attirer l attention sur les possibilités de coopération / groupements dans les avis d appels d offres Publier des avis d informations préalables aux appels d offres pour permettre aux opérateurs de préparer une soumission conjointe Promouvoir le réseau Entreprise Europe Network (EEN), chargé entre autres de développer les partenariats d entreprises 1.3. Avoir recours aux accords-cadres couvrant plusieurs prestataires S assurer que les critères de sélections et la portée des accords-cadres n excluent pas les PME Ajuster les compétences minimums requises pour l accès à l accord-cadre en fonction du contrat le plus important devant être conclu, et non pas selon le montant et la durée total de l accord-cadre (Roumanie) Permettre à l autorité adjudicatrice d avoir recours à un prestataire extérieur à l accord-cadre si les conditions du marché à court-terme permettent de réduire le coût de la prestation ou si les entreprises couvertes par l accord-cadre manquent de solutions et de produits innovants (UK) Avoir recours aux accords-cadres pour couvrir des besoins récurrents en service de faible échelle (Allemagne) 1.4. Rendre visibles les opportunités de sous-traitance et garantir des conditions équitables pour les sous-traitants Encourager les entités adjudicatrices à publier les noms des entreprises en position de premier contractant dans un marché et les détails des contrats attribués et à venir sur son site Internet (UK) Inciter les autorités adjudicatrices à demander au premier contractant de démontrer son expérience en matière d optimisation du rapport qualité-prix, y compris les voies d accès des PME aux opportunités de sous-traitance (UK) Permettre voire imposer aux entités adjudicatrices de prévoir dans le contrat que le prestataire direct ne pourra pas traiter ses sous-traitants dans des termes moins favorables que ceux dont il jouit lui-même au titre dudit contrat, notamment en matière de paiement (Allemagne) 2. Garantir l accès aux informations pertinentes sur les opportunités d affaires 2.1. Les améliorations offertes par la dématérialisation des marchés publics Publier les avis d appels d offres et permettre de soumissionner en ligne : - un site unique centralisant ces publications, notamment dans les grands Etats membres 2/5

3 - un accès libres à tous les avis d appels d offre - des moteurs de recherche et des alertes quotidiennes - le téléchargement direct des avis d appels d offres et de la documentation complémentaire - un outil de soumissionnement électronique, permettant la réception électronique des offres en respectant les principes de confidentialité, d accès, d intégrité de l information Rendre les sites Internet nationaux disponibles dans d autres langues communautaires 2.2. Développer les centres d information Fournir une assistance personnalisée aux PME Promouvoir le réseau Entreprise Europe Network Créer des bureaux d information ou d assistance aux entreprises en matière de marchés publics et de dématérialisation (Allemagne, Italie) Un service d assistance téléphonique offrant des informations à la fois générales, juridiques et pratiques (Bulgarie) 2.3. Donner un feedback aux soumissionnaires éliminés 3. Améliorer la qualité et la compréhension de l information fournie 3.1. Formation et de assistance aux autorités adjudicatrices Renforcer leur professionnalisme et les informer sur : - l application du cadre légal - la situation des PME et les solutions de procédure d attribution que leur sont les plus adaptées - les questions de management comme la gestion de procédures complexes de sélection et de contrats allotis Créer des centres de compétence sur les marchés publics chargés d assister les autorités adjudicatrices (Autriche) Créer une formation sur la passation de marché stratégique mettant l accent sur les démarches innovantes (Irlande) Diffuser des guides 3.2. Formation et assistance aux PME durant la conception des offres Diffusion de guides pratiques (France) Ajout d aide-mémoires en annexe des avis d appels d offre, pointant les erreurs courantes à éviter (Autriche) Ouverture de programme de formation des PME ou de formation conjointe avec les entités adjudicatrices (UK) 3/5

4 4. Etablir des exigences financières et de qualification proportionnées 4.1. Proportionner les critères de sélection Opter pour des critères de sélection répondant aux enjeux techniques et professionnels du marché pour déterminer si le soumissionnaire a les capacités requises, sans pour autant trop préciser Ne pas exclure la prise en compte de l expérience acquise en dehors de relations avec le service public Exemples de bonne règlementation Interdire l élimination d un candidat ne pouvant attester qu il a déjà exécuté un marché du même type (France) Pour les marchés de faible ampleur, ne requérir que deux ans de rapports financiers, et à défaut, d autres informations comme les rapports de gestion (UK) Faire référence à l expérience du personnel plutôt que de l entreprise dans le critère de qualification (Lettonie) 4.2. Permettre aux entreprises et groupements de prouver leur complémentarité financière et technique 4.3. N exiger que des garanties financière proportionnées Ne pas demander la rétention prolongée de ressources financière Encourager la diminution des garanties financières selon les performances du contrat Plafonner la garantie de participation pouvant être exigée à 1 % du montant du marché et la garantie de performance du marché à 5 % ; limiter le délai de dégagement des garanties à trois jour après avis de rejet du candidat ou avis de révision d attribution du marché (Bulgarie) Subordonner la possibilité de requérir des garanties au respect de seuils, par exemple pour les travaux et pour les services (Allemagne) Abolir l exigence de garantie bancaire pour les marchés situés sous les seuils européens (Malte) Permettre de fournir des garanties de performance sous forme de documents séparés pour chaque phase du marché et non pas sous forme d un certificat unique 5. Alléger les charges administratives Permettre aux autorités adjudicatrices de se contenter dans un premier temps de déclarations sur l honneur pour prouver la capacité technique et professionnel du soumissionnaire au marché, et demander ensuite les certificats originaux pertinents dans un certain délai aux seuls candidats ayant présentés les meilleures offres. Une telle formule doit être accompagnée de sanctions pénales proportionnées pour les candidats incapables de fournir ces originaux dans les délais. Les autorités adjudicatrices peuvent renoncer à l obligation des soumissionnaires d apporter les attestations requises si ces attestations ont déjà été soumises dans un passé proche, pour une autre procédure de passation de marché, à condition qu ils soient toujours valides. Une déclaration sur l honneur pourrait alors suffire pour confirmer la validité du document. Cette formule exige que les Etats membres prévoient un système de sanctions pour les candidats qui s avèrent n avoir pas fourni ces attestations. Définir des formes courtes et standardisées pour les formulaires et certificats 4/5

5 Exemples de bonne règlementation Interdire aux entités adjudicatrices d exiger la présentation de faits et de données facilement et librement vérifiables à l aide d une base de données électronique gratuite (Pays-Bas, Belgique, Italie, Hongrie) 6. Préférer le rapport qualité-prix au seul critère du prix 6.1. Etendre le recours aux solutions qualitatives Fonder l attribution du marché sur l offre économiquement la plus avantageuse, en fonction de la qualité, du mérite technique, des caractéristiques fonctionnelles, des dépenses courantes, de l efficacité par rapport aux coûts, du service après vente, et de l assistance technique (cycle de vie du produit) Impliquer en amont de la procédure le personnel qui utilisera le produit / service fourni par le marché public, pour une meilleure prise en compte du coût à long terme 6.2. Etendre le recours aux solutions innovantes Définir les spécifications techniques par des exigences fonctionnelles et de performance (approche tournée vers le résultat) Permettre aux soumissionnaires de présenter des variantes, en mentionnant dans l avis d appel d offre les exigences minimales devant être remplies par les variantes, notamment en termes de présentation Fournir des guides aux entités adjudicatrice présentant les outils et techniques d «exploration précoce du marché», à la recherche de solutions innovantes méconnues (UK) Annoncer les opportunités de marchés imminentes par Internet, les journaux d affaires et la publication d avis d information préalables aux marchés (UK) 7. Accorder des délais suffisants pour l élaboration des offres Publier des avis d information préalable aux marchés, notamment pour les marchés importants ou complexes où les PME doivent soumissionner avec des partenaires 8. Garantir le respect des délais de paiement (voir point 1.4) Permettre aux prestataires de prélever directement son dû sur le compte en banque de l autorité adjudicatrice si le délai de 30 n a pas été respecté (Hongrie) Simplifier / dématérialiser les documents nécessaires pour la réalisation du paiement Ne pas suspendre le paiement sans justification valide Promouvoir le paiement électronique Simplifier le contrôle Obliger les départements et agences publiques à publier de manière détaillée leur performance en matière de paiement (Royaume-Uni) Inviter les pouvoir adjudicateurs à considérer le recours au paiement échelonné ou par acompte 5/5