Saisie automatisée du dossier de commande et processus de validation

Transcription

1 Saisie automatisée du dossier de commande et processus de validation Canon (Suisse) SA François Liermier Business Process Consultant Stéphane Rouge Solution Consultant PSINOVA AG Robert Weideli Sales Manager Schweiz Tigran Khachatryan Sales Consultant 20/05/2015

2 Vos objectifs stratégiques Amélioration de la relation fournisseurs/ Réduction litiges Diminution de coûts & des délais de traitement Valorisation de fonction «finance & comptable» Traçabilité et sécurité des processus

3 Le dossier de commande autour de «Purchase to Pay» Archivage des documents conforme à la loi Archive SAP Archive universelle Système de gestion documentaire Dossier Conformité Commande Demande d achat Confirmation Ordre Contrôle Saisie Approbation Refus Imputation Comptabilisation Paiement Traitement automatique Confirmation de commande Bulletin de livraison Entrée de marchandises Entrée d une facture

4 Le dossier de commande autour de «Purchase to Pay» Archivage des documents conforme à la loi Archive SAP Archive universelle Système de gestion documentaire Dossier Conformité Commande Demande d achat Confirmation Ordre Contrôle Saisie Approbation Refus Imputation Comptabilisation Paiement Traitement automatique Confirmation de commande Bulletin de livraison Entrée de marchandises Entrée d une facture

5 PSINOVA BANFChannel aperçu des processus Saisie des données Création d une demande d achat Libération Contrôle Commande Création d une demande d achat + pièces jointes Création d une demande d achat Libération par le supérieur Contrôle par Achats Commande créée SAP WEB SAP SAP / WEB SAP SAP

6 Le dossier de commande autour de «Purchase to Pay» Archivage des documents conforme à la loi Archive SAP Archive universelle Système de gestion documentaire Dossier Conformité Commande Demande d achat Confirmation Ordre Contrôle Saisie Approbation Refus Imputation Comptabilisation Paiement Traitement automatique Confirmation de commande Bulletin de livraison Entrée de marchandises Entrée d une facture

7 Extraction des données d une facture Fournisseur Numéro de la facture et date Type de pièce Montant net Taux de TVA (trois max.) Montant brut, devise Postes de la facture

8 1. Création : modèle exemple de Swisscom Facture groupée Plusieurs décomptes de consommateurs dans un seul Centre de coûts Numéro de téléphone comme contrôle pour le centre de coûts Problèmes Layout différent dépendant du type de prestation (téléphone, Internet, etc.) Gestion fastidieuse En cas de changement au layout de la facture, le modèle doit être retravaillé.

9 2. Création : mot-clé N de facture Mots-clés possibles : facture, numéro, n de facture, numéro de facture, etc. Montant final CHF Mots-clés possibles : Total, global, total global, montant final, somme globale, somme, brut, etc. Titres des postes Possibilités pratiquement infinies

10 3. Création : lecture d un texte libre Utilisation de types de mot Date Montant Type de mot N de commande IBAN UID

11 3. Création : lecture d un texte libre Lecture des données des postes Les chiffres sont contrôlés par poste. Quantité * prix à l unité = total du poste Application de logiques commerciales connues Montant net + montant TVA = total global (avec trois taux de TVA) Contrôle de la conformité à la TVA

12 3. Création : vérification intelligente par comparaison avec la base de données C_E CHE CHE _848 CHE-1_ CHE-11_ Le fournisseur CH CHE TVA Données de base

13 Automatisation élevée grâce à l outil analyse des factures Utilisation de tous les types de lecture selon les besoins : Texte libre 80 % Mot-clé 10 % Modèle 10 %

14 Confirmation de commande données d en-tête Fournisseur Numéro Date Type de pièce et numéro de commande

15 Bulletin de livraison Facture 15 Comparaison avec les données de la commande En cas d erreur : lancer le workflow Comparaison avec les données de l entrée de marchandises/ de la commande

16 Pause 17