Documentation utilisateur Hamac Version du 20/10/10 DOCUMENTATION HAMAC

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1 DOCUMENTATION HAMAC Charte Aménagement et Réduction du Temps de Travail (ARTT) votée en CA le 12/10/2010. Elle s applique à l ensemble des personnels BIATOSS quelle que soit leur situation juridique. Personnels titulaires ou non. Détachés, ou mis à disposition, travaillant à temps complet ou temps partiel. Hamac est une brique logiciel de la suite COCKTAIL. Elle est utilisée par de nombreuses universités en métropole depuis plusieurs années. 1 - Les grandes lignes de ce dispositif ARTT: Le temps de travail : Le temps de travail est annualisé et en heures : o Période de référence : 01/09 au 31/08 o L obligation annuelle de service à temps complet est de 1593 h (- jours fériés) Le temps de travail hebdomadaire peut être compris entre 32 h et 40 h Les plages horaires journalières sont les suivantes (sauf dérogations) : o 7h15 et 8h30 le matin o 11h15 et 14h00 le midi o 16h et 18h15 le soir L ensemble des agents bénéficie d une pause ARTT (20 mn) qui compte dans le temps de travail journalier. Le droit à congé payé est en heures également et varie selon le nombre d heures effectuées (37 h hebdomadaires = 336 h max soit 45jrs, 35 hebdomadaires = 33 jrs) 2 - Présentation de l application L application sera accessible depuis la Zapette. Le compte d accès à l application est le compte annuaire utilisé pour les applications Cocktail. Des informations sont à votre disposition sur la page d accueil en cliquant dans «Informations permanentes» Auteur : CRI UNC Page 1 sur 13

2 3 - Principales fonctionnalités de Hamac : LA CREATION DES HORAIRES Etape indispensable à l arrivée dans l application. Cette étape correspond à l ancienne procédure papier. Elle consiste à décrire sur les 7 jours de la semaine les horaires que l agent souhaite effectuer. La durée hebdomadaire peut être comprise entre 32h et 40h. Pour créer un horaire Titre de l horaire des heures Saisie des heures Pour dupliquer l horaire du jour précédent Auteur : CRI UNC Page 2 sur 13

3 LES DIFFERENTS PLANNING Il existe 3 types de planning : - Planning de test : permet à chacun de faire des essais. - Planning prévisionnel : Planning qui sera soumis à validation. Une fois validé il alimentera le planning réel (la 1 ère fois seulement). - Planning réel : alimenté à partir du prévisionnel «validé» et sur lequel seront saisies les occupations. Ce planning, une fois validé, peut être modifié (dévalider, modifier puis demander la validation) Heures dues: heures à effectuer sur l année Heures max : Nombre max d heures planifiées Congés acquis Bouton de VALIDATION / DEVALIDATION du planning ou de copie du Planning Réel vers Test Heures associées : Somme des heures planifiées sur l année Congés restants Reliquat pris Solde des Heures Supplémentaires : Heures Supp Congés compensatoires Reliquat N- 1 Auteur : CRI UNC Page 3 sur 13

4 LA SAISIE DANS UN PLANNING Deux actions possibles sur un planning : - Associer un horaire à une semaine Cliquer sur le Numéro de la semaine et la fenêtre suivante apparaît. Choix type horaire Semaine début pour l horaire choisi Semaine de fin pour l horaire choisi Attention : Si le nombre d heures associées au planning (annuel) est supérieur au nombre d heures maximums autorisé, un message bloquant apparaîtra sur l écran : Dans ce cas, il faut ajuster l association d horaire pour ce planning - Créer une occupation (congé annuel, autorisation d absence, heures supplémentaires, congés compensateurs, congés CET, etc ) Cliquer sur le jour prévu pour l occupation et la fenêtre suivante apparaît. Auteur : CRI UNC Page 4 sur 13

5 LA CONSULTATION DES OCCUPATIONS La consultation de la «fiche rose» permet de visualiser l ensemble des occupations posées (validées et non encore validées). Vert = «validé» Jaune = «attente validation» pour l horaire choisi A noter : la possibilité de rajouter une occupation depuis cet écran. Solde des congés Un onglet «Heures Sup/Congés Compensateurs» permet lui de visualiser les Heures Supplémentaires demandées (validées et non encore validées) ainsi que les Congés Compensateurs demandés (validés et non encore validés). Vert = «validé» Jaune = «attente validation» pour l horaire choisi Possibilité de rajouter des heures supplémentaires depuis cet écran Le solde («balance») présent sur cet écran se retrouve également sur le planning Possibilité de rajouter des heures supplémentaires depuis cet écran Auteur : CRI UNC Page 5 sur 13

6 L IMPRIME GARDE D ENFANT L onglet «Imprimés divers» permet d éditer l imprimé garde d enfant. Cet imprimé sera à remplir par l agent et à faire signer par son supérieur hiérarchique. LE CET L onglet «CET» permet de visualiser l état de son CET. Auteur : CRI UNC Page 6 sur 13

7 LES PROCEDURES DE VALIDATION 1 - Valider un planning (2 niveaux) Pour un agent : Pour un chef de service : Le chef de service reçoit un mail et doit apposer son Visa La DRH doit apposer sa Validation Le Secrétaire Général reçoit un mail et doit apposer son Visa La DRH doit apposer sa Validation 2 - Valider un congé Il existe deux types de congés : Congés non DRH : Congé annuel, absence pour enseignement Congés DRH : Jours de naissance, mariage, etc Congé non DRH (1 niveau de validation) : Pour un agent : Le chef de service reçoit un mail et doit apposer sa Validation Pour un chef de service : Le Secrétaire Général reçoit un mail et doit Valider Congé DRH (2 niveaux de validation) : Pour un agent : Le chef de service doit apposer son Visa Le SPRH doit apposer sa Validation Pour un chef de service : Le Secrétaire Général doit apposer son Visa Le SPRH doit apposer sa Validation Auteur : CRI UNC Page 7 sur 13

8 4 Les fonctionnalités supplémentaires des chefs de service Les chefs de service doivent dans Hamac avoir des fonctionnalités supplémentaires : Pour Viser ou Valider les demandes des agents dont ils sont responsables, ils ont donc accès à un onglet supplémentaires : Cliquer sur le nombre Cliquer sur le détail pour visualiser le planning Le planning de l agent apparaît avec la possibilité de visualiser (et de comparer) l ensemble des plannings des agents du service. Le chef de service clique sur l un des 3 boutons pour «Accepter», «Refuser» ou «Ne pas décider». Auteur : CRI UNC Page 8 sur 13

9 Pour visualiser de manière synthétique l ensemble des plannings de leur équipe : Possibilité de visualiser chaque planning en cliquant dessus Possibilité d imprimer les plannings Génération d un fichier format pdf Auteur : CRI UNC Page 9 sur 13

10 5 Les fonctionnalités supplémentaires des agents du SPRH Les agents du SPRH doivent dans Hamac avoir des fonctionnalités supplémentaires : Pour Viser ou Valider les demandes des agents (planning, congés DRH) Cliquer sur le nombre Cliquer sur le détail pour visualiser le planning Le planning de l agent apparaît avec la possibilité de visualiser (et de comparer) l ensemble des plannings des agents du service sélectionné. L agent SPRH clique sur l un des 3 boutons pour «Accepter», «Refuser» ou «Ne pas décider». Auteur : CRI UNC Page 10 sur 13

11 Pour gérer les comptes CET de l ensemble des agents Pour cela les agents SPRH disposent d un onglet supplémentaire «Administration/CET» contenant 4 sous onglets : Liste des demandes Saisie demande Auteur : CRI UNC Page 11 sur 13

12 Régularisation Situation des comptes ouverts Auteur : CRI UNC Page 12 sur 13

13 Pour visualiser de manière synthétique l ensemble des plannings de chaque service : Possibilité de visualiser chaque planning en cliquant dessus Possibilité d imprimer les plannings Génération d un fichier format pdf Auteur : CRI UNC Page 13 sur 13