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2 Table des matières 1. Page de connexion et logins Menu Auto complétion Les zones d auto-complétion dans le formulaire de recherche avancée Les zones d auto-complétion dans les formulaires d édition d une fiche de thèse Déconnexion Déconnexion en cas d inactivité Déconnexion involontaire Déconnexion hebdomadaire pour maintenance...7 ii

3 Chapitre 1. Page de connexion et logins STAR est accessible à cette adresse : [ Nous vous recommandons fortement d'utiliser le navigateur Firefox dans sa version la plus récente. Vous disposez de 10 logins différents pour accéder aux formulaires : Chaque login est associé à une couleur différente, reprise sous la forme de petites colonnes dans le menu du haut. La colonne dressée indique quel est le login qui est présentement connecté. Ici, on repère que la connexion a été établie pour le login SCOLARITE, associé à la couleur verte. 1

4 Le login CORRESPONDANT STAR (sous la forme XXXXCORS) sert au paramétrage de l application STAR pour votre établissement : coordonnées des services, choix du mode d alimentation de STAR (si alimentation par imports), configuration des rôles (si alimentation par formulaires), droits autorisés par l établissement (contrat type : reproduction, diffusion, etc.), choix des canaux de diffusion de vos thèses. Le blanc est sa couleur. Le login SCOLARITE (sous la forme XXXXSCOL) sert aux services de la scolarité, services de thèses en charge des informations administratives et de gestion concernant la thèse : son auteur (le doctorant), sa description (discipline et titre par exemple). Le vert est sa couleur. Le login GESTIONNAIRE DES FICHIERS (sous la forme XXXXFICH) sert aux services de la scolarité, services de thèses en charge du document thèse : son dépôt (fichier thèse) et la définition des droits et des modes de diffusion au cas par cas. Le gris est sa couleur. Le login BIBLIOTHEQUE (sous la forme XXXXBIBL) sert aux services bibliographiques (personnels de bibliothèques en générale) en charge des informations descriptives (NNT, résumés, mots clé, lien aux référentiels autorité du Sudoc). Le bleu est sa couleur. Le login VALIDATEUR (sous la forme XXXXVALID) sert au service habilité à délivrer le doctorat (personne en charge de la validation finale de la thèse après soutenance). Le rouge est sa couleur. Le DOCTORANT peut disposer d un login de connexion si l établissement le souhaite. Il peut visualiser sa fiche de thèse et proposer ses mots-clés et ses résumés, à défaut, c est STAR, NOVAL, META ou BIBL (selon la configuration des rôles) qui est responsable de ces métadonnées. L orange est sa couleur. Le login META (sous la forme XXXXMETA) sert de login mixte : il permet de saisir l ensemble des métadonnées administratives et descriptives de la thèse. Ce login remplace SCOL et BIBL. Le login SANS VALIDATION (sous la forme XXXXNOVAL) sert de login mixte : il permet de saisir l ensemble des métadonnées administratives et descriptives de la thèse, ainsi que de déposer les fichiers. Ce login remplace SCOL, BIBL et FICH. Le login STAR (sous la forme XXXXSTAR) sert de login unique : il permet de saisir l ensemble des métadonnées administratives et descriptives de la thèse ainsi que de déposer le fichier thèse. Ce login remplace les logins distincts SCOLARITE, GESTIONNAIRE DES FICHIERS, BIBLIOTHEQUE, VALIDATEUR. Une période d inactivité de 30 minutes dans l application entraîne automatiquement une déconnexion : la session est perdue et l utilisateur est renvoyé à la page d accueil de STAR (voir le chapitre «Déconnexion»). Il est impossible de travailler en même temps sur la même fiche mais vous pouvez utiliser les logins en même temps et travailler sur des fiches différentes. 2

5 Chapitre 2. Menu Navigation Ce menu présente le logo de l'application et donne accès à différentes rubriques : la fiche établissement (visible UNIQUEMENT par le rôle CORS) La fiche établissement définit les paramétrages par défaut de votre établissement dans le dispositif STAR : coordonnées, imports, diffusion, droits, etc. l annuaire des doctorants (visible UNIQUEMENT par le CORRESPONDANT STAR, le rôle STAR, NOVAL, META ou SCOL) L annuaire des doctorants permet de visualiser l ensemble des comptes des doctorants et d inscrire un nouveau doctorant. le tableau de bord (visible par TOUS LES RÔLES) Ce bouton vous renvoie à la page d accueil après connexion qui se compose de la recherche et de l état des fiches de thèse de votre établissement dans le cycle Dépôt légal et le cycle Mise à jour. l aide en ligne (visible par TOUS LES RÔLES) Cette aide en ligne concerne uniquement les professionnels chargés du dépôt national des thèses électroniques. Elle se compose de l accès aux manuels STAR, au guichet d assistance, à la documentation réglementaire (l Arrêté du 25 mai 2016 [ les règles de dépôt, le guide du doctorant, l annuaire des correspondants STAR), aux actualités du Fil Abes : les nouveautés de l application STAR (outils à utiliser, documentation à consulter) et la vie du réseau (déploiement de nouveaux établissements). 3

6 Les coordonnées de votre établissement (visible par TOUS LES RÔLES) Ce sont les informations récapitulatives du compte de connexion : login, établissement de rattachement, rôle. En sélectionnant l établissement de rattachement, vous affichez l ensemble des coordonnées des services de thèse de l établissement que toutes personnes rattachées à l établissement, y compris le doctorant peut consulter. Ces coordonnées administratives sont sous la responsabilité du correspondant STAR. Les colonnes des couleurs de chaque login/rôle Le bouton de connexion/déconnexion 4

7 Chapitre 3. Auto complétion Une auto complétion vous guide au moment de votre saisie dans certains champs de la recherche avancée et de l édition d une fiche de thèse : le système vous propose ce qui a été déjà été saisi dans ce champ particulier pour votre établissement. ATTENTION. Pour que l'auto complétion fonctionne, il faut lui en laisser le temps : tapez la première lettre et patientez quelques secondes. La recherche par auto complétion est sensible à la casse Les zones d auto-complétion dans le formulaire de recherche avancée titre en français ; auteurs ; membres du jury ; établissement de co-tutelle ; école doctorale ; partenaire de recherche ; discipline ; élément d'entrée de la vedette d'autorité ; mots clés en français ; Mots clés en anglais ; NNT ; numéro interne. Exemple : Ici, les noms d auteur déjà saisis auparavant et commençant par «D» sont donc proposés. 5

8 3.2. Les zones d auto-complétion dans les formulaires d édition d une fiche de thèse Dans l onglet «Personnes et organismes liés» : discipline ; établissement de co-tutelle ; école doctorale ; partenaire de recherche. Dans l onglet «Incarnation de la thèse, droits et dépôts des fichiers» : laboratoires de rattachement - TEL Exemple : Ici, les disciplines déjà saisies auparavant et commençant par «L» sont donc proposées. 6

9 Chapitre 4. Déconnexion 4.1. Déconnexion en cas d inactivité Au bout de 30 mn d'inactivité dans l'application, la session est automatiquement perdue : l utilisateur est déconnecté et renvoyé automatiquement sur la page d accueil de l application. Une exception, cependant : si l utilisateur est sur une fiche de thèse en mode édition, alors la session est conservée (que ce soit dans le contexte du cycle dépôt national ou du cycle de mise à jour) Déconnexion involontaire Lorsque la déconnexion est involontaire (coupure d électricité) ou accidentelle (fermeture du navigateur sans déconnexion préalable), l application est automatiquement verrouillée. En se reconnectant à l application qui a été sauvagement fermée, l utilisateur trouvera un message de type : «La fiche d établissement demandée est en cours d édition actuellement. Merci d essayer ultérieurement» ou «La fiche de thèse demandée est en cours d édition actuellement. Merci d essayer ultérieurement». Ce verrou est programmé pour être levé automatiquement après 30 minutes. L utilisateur doit obligatoirement patienter. En revanche, concernant les fiches de thèse, il vous est possible de «forcer le verrou» Déconnexion hebdomadaire pour maintenance Comme c était le cas avec la version précédente de STAR, l ABES a besoin de définir un créneau d intervention hebdomadaire pour assurer des opérations de maintenance. C est le lundi, à 12h. qui a été retenu. Selon la nature des interventions, les opérations de maintenance pourront passer inaperçues ou au contraire avoir pour conséquence de déconnecter tous les utilisateurs. Habituellement, la coupure dure moins de 5 minutes. Dans le cas où des opérations de maintenance plus lourdes seraient prévues, le réseau des utilisateurs serait prévenu plusieurs jours auparavant. 7