Démarches qualité, démarches d optimisation, projets SI : quelle cohérence?

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1 Démarches qualité, démarches d optimisation, projets SI : quelle cohérence? Conseil d administration Mardi 5 juillet

2 ACTIVITES DE PILOTAGE FONCTIONS DE SOUTIEN Gestion des Ressources documentaires Scolarité et gestion des enseignements Gestion de la recherche et de la valorisation Gestion des Relations internationales FI (L, M, D) FI - apprentissage FC - VAE Activités de RECHERCHE VALORISATION FONCTIONS SUPPORT Gestion RH et paie Gestion financière, budgétaire et comptable Gestion du patrimoine Gestion de la Communication Gestion du SI Affaires juridiques 2

3 ACTIVITES DE PILOTAGE FONCTIONS DE SOUTIEN SCOL Gestion des Ressources documentaires Scolarité et gestion des enseignements Gestion des Relations internationales DQ F FI (L, M, D) FI - apprentissage FC - VAE Gestion de la recherche et de la valorisation SAIC Activités de RECHERCHE VALORISATION Gestion RH et paie Achats FONCTIONS SUPPORT Achats Gestion financière, budgétaire et comptable Gestion du SI Gestion du patrimoine Affaires juridiques Gestion de la Communication 3

4 ACTIVITES DE PILOTAGE FONCTIONS DE SOUTIEN SCOL Scolarité et gestion des enseignements Gestion des Gestion des Ressources Relations documentaires internationales DQ F FI (L, M, D) FI - apprentissage FC - VAE Gestion de la recherche et de la valorisation SAIC Activités de RECHERCHE VALORISATION FONCTIONS SUPPORT Gestion financière, Achats budgétaire et Gestion du Gestion RH et paie Achats Gestion du SI comptable patrimoine Affaires juridiques Gestion de la Communication 4

5 ACTIVITES DE PILOTAGE FONCTIONS DE SOUTIEN SCOL Scolarité et gestion des enseignements Gestion des Gestion des Ressources Relations documentaires internationales DQ F FI (L, M, D) FI - apprentissage FC - VAE Activités de RECHERCHE VALORISATION FONCTIONS SUPPORT Gestion financière, Achats budgétaire et Gestion du Gestion RH et paie Gestion de la recherche et de la valorisation Achats Gestion du SI SAIC DGG comptable patrimoine Affaires juridiques Gestion de la Communication 5

6 ACTIVITES DE PILOTAGE SID FONCTIONS DE SOUTIEN SCOL Scolarité et gestion des enseignements DQ F FI (L, M, D) FI - apprentissage Gestion des Ressources documentaires Gestion des Relations internationales FC - VAE Activités de RECHERCHE VALORISATION FONCTIONS SUPPORT SIHAMGestion financière, Achats budgétaire et Gestion du Gestion RH et paie Gestion de la recherche et de la valorisation Achats HELICO Gestion du SI SAIC DGG comptable SIFAC patrimoine Affaires juridiques Gestion de la Communication 6

7 ACTIVITES DE PILOTAGE SID FONCTIONS DE SOUTIEN SCOL Scolarité et gestion des enseignements DQ F FI (L, M, D) FI - apprentissage Gestion des Ressources documentaires Gestion des Relations internationales FC - VAE Activités de RECHERCHE VALORISATION FONCTIONS SUPPORT SIHAMGestion financière, Achats budgétaire et Gestion du Gestion RH et paie Gestion de la recherche et de la valorisation Achats HELICO Gestion du SI SAIC DGG comptable SIFAC patrimoine Affaires juridiques Gestion de la Communication 7

8 Démarches d optimisation «Démarches qualité» Impact organisationnel Projets SI Impact organisationnel : Processus / flux d information Procédures Organisation 8

9 Problématique Du point de vue de la direction : Une complexité qui nécessite de formaliser davantage le pilotage des actions Du point de vue des personnels : Un accroissement des zones de recouvrement conduisant les personnels à être acteurs de plusieurs projets simultanés RISQUE A ANTICIPER : pilotage à vue, confusion, perception de messages flous,... 9

10 Problématique Du point de vue de la direction : Une complexité qui nécessite de formaliser davantage le pilotage des actions Du point de vue des personnels : Un accroissement des zones de recouvrement conduisant les personnels à être acteurs de plusieurs projets simultanés RISQUE A ANTICIPER : pilotage à vue, confusion, perception de messages flous,... Une recherche de cohérence et de clarification qui se situe à 2 niveaux : Dans les périmètres partagés de chantiers interdépendants : sont-ils identifiés? Coordonnés? Les objectifs convergent-ils? Dans la direction globale : tous les chantiers poursuivent-ils des objectifs convergents? Lesquels? 10

11 Dispositif reposant sur 3 piliers, tenant compte à la fois des besoins de la direction de l établissement et des besoins des personnels 11

12 Question de la cohérence globale : Politique qualité Question des INTERFACES : Modalités de pilotage des projets interdépendants Dispositif reposant sur 3 piliers, tenant compte à la fois des besoins de la direction de l établissement et des besoins des personnels 12

13 Question de la cohérence globale : Politique qualité Question des INTERFACES : Modalités de pilotage des projets interdépendants Dispositif reposant sur 3 piliers, tenant compte à la fois des besoins de la direction de l établissement et des besoins des personnels Garantie de l alignement entre objectifs et conduite des projets : Lettres de mission + fiches projets 13

14 1. POLITIQUE QUALITE Politique qualité = répond à la question : Que voulons nous améliorer? Sur quoi voulons nous concentrer nos efforts? Quel cap voulons nous suivre? En quoi les projets en cours s inscrivent-ils dans cette politique? 14

15 1. POLITIQUE QUALITE quel cap voulons nous suivre? Schéma directeur 2008 : axes stratégiques AXE TRANSVERSAL I.5 : Asseoir le développement de l université sur un fonctionnement interne basé sur une démarche qualité associant tous les acteurs AXE GOUVERNANCE VIII : Conduire l université vers l autonomie et l efficacité par la maitrise de sa gestion et la qualité de son fonctionnement AXE VIII.a : Favoriser la participation de tous pour une gouvernance efficace, maîtrisée et partagée de l'université Contrat : AXE GOUVERNANCE : la poursuite d une dynamique d optimisation de la gouvernance d une université passée aux responsabilités et compétences élargies 15

16 1. POLITIQUE QUALITE quel cap voulons nous suivre? Schéma directeur 2008 : axes stratégiques AXE TRANSVERSAL I.5 : Asseoir le développement de l université sur un fonctionnement interne basé sur une démarche qualité associant tous les acteurs AXE GOUVERNANCE VIII : Conduire l université vers l autonomie et l efficacité par la maitrise de sa gestion et la qualité de son fonctionnement AXE VIII.a : Favoriser la participation de tous pour une gouvernance efficace, maîtrisée et partagée de l'université Contrat : AXE GOUVERNANCE : la poursuite d une dynamique d optimisation de la gouvernance d une université passée aux responsabilités et compétences élargies 16

17 Formulation proposée pour une POLITIQUE QUALITE de l Université 17

18 Formulation proposée pour une POLITIQUE QUALITE de l Université Favoriser le développement de l université par une gouvernance efficace, maîtrisée et partagée : 18

19 Formulation proposée pour une POLITIQUE QUALITE de l Université Favoriser le développement de l université par une gouvernance efficace, maîtrisée et partagée : 1. Améliorer la qualité de service 19

20 Formulation proposée pour une POLITIQUE QUALITE de l Université Favoriser le développement de l université par une gouvernance efficace, maîtrisée et partagée : 1. Améliorer la qualité de service 2. Accroître la sécurisation des actes de gestion 20

21 Formulation proposée pour une POLITIQUE QUALITE de l Université Favoriser le développement de l université par une gouvernance efficace, maîtrisée et partagée : 1. Améliorer la qualité de service 2. Accroître la sécurisation des actes de gestion 3. Consolider le processus de mise en œuvre opérationnelle des décisions 21

22 Formulation proposée pour une POLITIQUE QUALITE de l Université Favoriser le développement de l université par une gouvernance efficace, maîtrisée et partagée : 1. Améliorer la qualité de service 2. Accroître la sécurisation des actes de gestion 3. Consolider le processus de mise en œuvre opérationnelle des décisions 4. Veiller à donner du sens à la contribution de chacun 22

23 En quoi les démarches en cours s inscrivent elles dans cette politique qualité? «démarches qualité» Objectifs généraux : - Satisfaire aux exigences des usagers et de la réglementation - Inscrire le système dans une dynamique d amélioration continue Certification ISO 9001 «démarches d optimisation» Focus particulier: Améliorer l efficience de l organisation Focus particulier: Maitriser les risques SCOLARITE Focus particulier: Valoriser le métier DQ Formation Focus particulier: Améliorer la qualité de la formation Focus particulier: Aligner opérationnel et stratégie 1. Améliorer la qualité de service 2. Accroître la sécurisation des actes de gestion 3. Consolider le processus de mise en œuvre opérationnelle des décisions 4. Veiller à donner du sens à la contribution de chacun 29/06/2011 Réunion directeurs SC 23

24 Concrètement? LEVIERS D ACTION : Processus / flux d information Procédures Organisation Améliorer la qualité de service Quelles sont les attentes des bénéficiaires de chacun des services assurés par l Université? En quoi ces attentes sont-elles, ou non, satisfaites? En quoi l organisation, les processus, les procédures, sont-ils, ou non, de nature à optimiser la qualité de service? Accroître la sécurisation des actes de gestion Consolider le processus de mise en œuvre opérationnelle des décisions Veiller à donner du sens à la contribution de chacun 24

25 Concrètement? LEVIERS D ACTION : Processus / flux d information Procédures Organisation Améliorer la qualité de service Accroître la sécurisation des actes de gestion En quoi l organisation, les processus, les procédures, sont-ils, ou non, de nature à sécuriser les actes de gestion? Consolider le processus de mise en œuvre opérationnelle des décisions Veiller à donner du sens à la contribution de chacun 25

26 Concrètement? LEVIERS D ACTION : Processus / flux d information Procédures Organisation Améliorer la qualité de service Accroître la sécurisation des actes de gestion Consolider le processus de mise en œuvre opérationnelle des décisions En quoi l organisation est-elle, ou non, de nature à garantir qu une décision politique ayant un impact sur un acte de gestion ou sur un service destiné à l usager, est effectivement mise en œuvre? Veiller à donner du sens à la contribution de chacun 26

27 Concrètement? LEVIERS D ACTION : Processus / flux d information Procédures Organisation Améliorer la qualité de service Accroître la sécurisation des actes de gestion Consolider le processus de mise en œuvre opérationnelle des décisions Veiller à donner du sens à la contribution de chacun En quoi l organisation est-elle, ou non, de nature à permettre au personnel de disposer de toutes les informations de contexte nécessaires pour comprendre les demandes qui lui sont faites? En quoi les flux d informations, sont-ils, ou non, de nature à permettre au personnel de situer son activité dans un processus d ensemble? 27

28 2. LE PILOTAGE DES PERIMETRES PARTAGES 1. Identifier les périmètres partagés Différentes «PROGRAMMES» : Programme SI Programme FINANCES Programme RH Programme FORMATION 28

29 2. LE PILOTAGE DES PERIMETRES PARTAGES 1. Identifier les périmètres partagés 2. Passer d une gestion de projets individuels à une gestion de programmes (portefeuilles de projets) 3. Mettre en place les outils de pilotage de ces programmes : coordination, arbitrages, communication Mettre en place un comité de pilotage transverse à géométrie variable 29

30 3. L ALIGNEMENT ENTRE OBJECTIFS ET MISE EN OEUVRE Donner aux chefs de projets une feuille de route claire, matérialisée par deux éléments : une lettre de mission, une fiche projet détaillée. 30