ECHANGES DE L ADMINISTRATEUR VERS UN BACK OFFICE

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1 ECHANGES DE L ADMINISTRATEUR VERS UN BACK OFFICE I Introduction Ce document a pour but de décrire les fichiers envoyés de l administrateur XL POS vers un back office. Les données échangées sont les clients caisse, les pièces commerciales (ventes, achats et stock) et journaux de caisse, les règlements, les remises de chèques et les inventaires. Ces fichiers font partie intégrante d un processus d automatisation des échanges entre l administrateur XL POS et le back office. Il est donc indispensable de respecter les règles qui suivent pour un bon fonctionnement des échanges. II Généralités Paramétrage des échanges. Les paramètres de configuration des échanges XL POS / back office sont regroupés dans un fichier que vous devez indiquer dans la rubrique «Nom du fichier de configuration des échanges» de l onglet «Back-Office» de la fiche Société. A titre d exemple vous pouvez consulter le fichier Back Office.ini. Il est impératif d utiliser un nom identifiant le back office utilisé (Maxima, XR3, ) car dans la dénomination des fichiers d échanges votre back office sera référencé par le nom donné à ce fichier. Si pour des raisons techniques ou de longueur vous souhaitez qu un autre nom soit utilisé pour la codification du fichier des échanges vous devez le préciser dans la section [General] avec la commande Backoffice=. Le nom utilisé pour décrire le Back office dans XL POS sera celui indiqué dans la zone «Libellé à afficher» de l onglet «Back-Office» de la fiche Société. Fichier des échanges. Les fichiers d échanges entre l administrateur et un back office sont au format ASCII avec l extension «.TXT» compressés dans un fichier ZIP. La structure des fichiers contenus dans le fichier compressé est décrite dans le fichier de configuration des échanges (voir ci-avant). Le fichier ZIP est nommé de la façon suivante : <DEPOT>_<Back Office>_AAAAMMJJ_HHMMSS.ZIP. <DEPOT> correspond au code du dépôt de départ, <Back Office> est le nom donné au back office (voir ci-avant «Paramétrage des échanges»), AAAAMMJJ_HHMMSS représente le jour et l heure à partir de laquelle les modifications sont exportées (ex : PRI_XR3_ _ ZIP pour un export des modifications effectuées dans l administrateur sur le dépôt PRI à partir du 1 er janvier 2008 à 18h30). Ce nom est utilisé dans l automatisation des échanges. Le fichier Zip contient un fichier d entête nommé «Entete.hd» au format ASCII dont la structure est la suivante : [Entete] Version = Version du fichier d échange (5). Dossier = Raison sociale de la société Source = Code du dépôt de départ Destination = <Back Office> CodeEchange=Code commun à l administrateur et au Back Office (à définir dans les préférences du dossier) Devise = Code de la devise du dossier Confidentiel Page 1 24/01/2008

2 DernierExport = Date du dernier fichier exporté Pour les fichiers contenant des informations de différentes natures, on préfixe les lignes par un code permettant d identifier le type de la ligne lue. Ce code est indiqué dans la description de chaque table. Chaque ligne est séparée par un retour chariot (CRLF). Les séparateurs de champs sont des points-virgules. Tous les champs de type texte sont entourés par des guillemets. Si un champ texte contient un guillemet, celui-ci est doublé (ex : 3 1/4 est traduit en 3 1/4 ). Les champs Mémo sont des champs texte sur plusieurs lignes dont les retours chariots sont remplacés par des barres verticales (, AltGr + 6). Les champs indiqués comme obligatoires doivent contenir une valeur autre que vide, les autres peuvent contenir des valeurs vides, par contre le champ doit être présent (ex : AR;ARTICLE;Mon article; ; ; ; ; ;FAMILLE ). La colonne type indique le type du champ et sa longueur maximum pour les champs alphanumériques. La colonne Défaut indique la valeur par défaut du champ s il n est pas renseigné. Les différents types de champ sont les suivants : A : alphanumérique N : numérique I : entier B : booléen (Oui/Non ou Vrai/Faux) D : date (JJMMAAAA sans les séparateurs ex : pour 16 janvier 2002) DH : date et heure (JJMMAAAA HHNNSS sans les séparateurs ex : pour 16 janvier 2002 à 12h00) M : mémo III - Description des fichiers. Fichier CLIENT.TXT Ce fichier contient les clients caisse. Il contient des lignes clients et des lignes adresses de livraisons secondaires. Clients : Préfixe = CL 1 Type client A40 Oui Type de client («Comptant» ou «Caisse») 2 Code A20 Oui Code du client 3 Identité A10 Oui Civilité (Mr, Mme ) 4 Raison sociale A40 Oui Raison sociale du client (obligatoire pour les clients caisse) 5 Catégorie A10 Code de la catégorie du client 6 Groupe A10 Code de regroupement 7 Compte vente A13 Compte de vente (comptabilité) 8 Adresse M Adresse du client 9 Code postal A5 Code postal du client 10 Ville A40 Ville du client 11 Pays A40 Pays du client 12 Téléphone A20 N de téléphone Confidentiel Page 2 24/01/2008

3 13 Fax A20 N de fax 14 A80 Adresse de messagerie (ex : mdupont@coteouest.fr) 15 Internet A80 Adresse du site Internet (ex : 16 Contact A80 Nom et prénom du contact principal 17 Mode facturation A40 Oui Mode de facturation (Hors taxes, Toutes taxes, Exonéré, Rétrocession) 18 Mode paiement A10 Oui Code du mode de paiement par défaut 19 Banque A10 Oui Code de la banque 20 Remise N 0,00 Pourcentage de remise de pied par défaut 21 Soumis TPF1 B Faux Est-il soumis à la TPF 1? 22 Soumis TPF2 B Faux Est-il soumis à la TPF 2? 23 Date création DH Date et heure de création du client 24 Date modification DH Oui Date et heure de dernière modification du client 25 Notes M Notes 26 Tarification A40 Libellé de la catégorie de tarif 27 Paiement A10 Code du mode de paiement Confidentiel Page 3 24/01/2008

4 Fichier TICKET.TXT Ce fichier contient les pièces (journaux de caisse, pièces commerciales, pièces de stock). Il contient à la fois les entêtes de pièce et les lignes. Chaque ligne est donc préfixée par un TI pour les entêtes de pièce et LI pour les lignes. Les lignes de la pièce sont à la suite de la ligne d entête. Entêtes des pièces : préfixe = TI 1 Type pièce A40 Oui Type de pièce (Journal, Commande, Livraison, Facture, Avoir, Commande fournisseur, Réception, Entrée en stock, Sortie de stock, Inter-dépôts) 2 Numéro A10 Oui Numéro de la pièce 3 Date DH Oui Date et heure de la pièce 4 Destinataire A10 Oui Code externe du destinataire (code de rattachement pour les clients caisse) * 5 Raison sociale A40 Raison sociale du destinataire (obligatoire pour les clients caisse) * 6 Adresse M Adresse du destinataire * 7 Code postal A5 Code postal du destinataire * 8 Ville A40 Ville du destinataire * 9 Pays A40 Pays du destinataire * 10 Dépôt A10 Oui Code du dépôt de la pièce 11 Mode facturation A40 Oui Mode de facturation (Hors taxes, Toutes taxes, Exonéré, Rétrocession) 12 Remise N 0,00 Pourcentage de remise de pied 13 Position A40 Oui Position de la pièce (En cours, Soldée) 14 Comptabilisé B Faux La pièce est-elle transférée en comptabilité? 15 Devise A10 Oui Code de la devise 16 Taux change N Oui Taux de change de la devise 17 Total brut HT N Oui Total brut HT de la pièce 18 Total net HT N Oui Total net HT de la pièce 19 Total TVA N Oui Total TVA de la pièce 20 Total TPF N Oui Total TPF de la pièce 21 Total TTC N Oui Total TTC de la pièce 22 Total réglé N Oui Total réglé de la pièce 23 Justification A40 Aucune Justification de l écart de règlement (Aucune, Boni, Escompte, Mali, Agios, Avance) 24 Marge N 0,00 Marge de la pièce 25 Date modification DH Oui Dernière date et heure de modification 26 Notes M Notes de la pièce 27 Référence A80 Référence de la pièce 28 Nature A40 Aucune Nature de la pièce (Aucune, Démarque, Echange, Prêt, Renvoi, Retour SAV) ** 29 Date de livraison D Date de livraison prévue pour les commandes, réelle pour les livraisons 30 Dépôt origine A10 Transfert Inter-dépôts uniquement : dépôt de départ 31 Paiement A10 Mode de paiement 32 Commande origine A10 Réception uniquement : Numéro de la commande à l origine de la réception 33 Numéro de carte A20 Numéro de carte de fidélité du client 34 Vendeur A20 Oui Code du vendeur Confidentiel Page 4 24/01/2008

5 * Pour les pièces de stock, les champs Destinataire, Raison sociale et les champs de l adresse ne sont pas renseignés. ** Le champ Nature ne concerne que les entrées et sorties de stock. Confidentiel Page 5 24/01/2008

6 Lignes des pièces : préfixe = LI 1 Numéro A40 Oui Numéro de la pièce 2 Numéro ligne I Oui Numéro d ordre de la ligne 3 Type ligne A40 Oui Type de la ligne (Article, Nomenclature, Avoir, Nomenclature avoir, Remise, Total, Commentaire) 4 Date DH Oui Date et heure de la pièce 5 Dépôt A10 Oui Code du dépôt de la pièce 6 Destinataire A20 Code du destinataire * 7 Article A20 Oui Code de l article 8 Unité A40 Oui Libellé de l unité de vente 9 Mode saisie A40 Oui Mode de saisie de la ligne (Normal, Poids, Prix) 10 Libellé A40 Libellé de la ligne (désignation pour les articles divers ou commentaires pour les lignes de commentaires, remises ou total) 11 Quantité N 0,00 Quantité vendue 12 Longueur N 0,00 Longueur unitaire de l article 13 Largeur N 0,00 Largeur unitaire de l article 14 Epaisseur N 0,00 Epaisseur unitaire de l article 15 Poids unitaire N 0,00 Poids unitaire de l article 16 Poids N 0,00 Poids total de la ligne 17 Prix HT N 0,00 Prix de vente unitaire HT 18 Prix TTC N 0,00 Prix de vente unitaire TTC 19 Taux remise N 0,00 Pourcentage de remise appliquée à la ligne 20 Taux remise total N 0,00 Pourcentage de remise sur total appliquée à la ligne 21 Prix unitaire net HT N 0,00 Prix unitaire net HT 22 Taux TVA A40 Libellé du taux de TVA appliqué * 23 Taux TPF 1 A40 Libellé du taux de TPF 1 appliqué * 24 Taux TPF 2 A40 Libellé du taux de TPF 2 appliqué * 25 Marge N 0,00 Marge de la ligne 26 Déclinaison 1 A3 Code de la première composante de la déclinaison 27 Déclinaison 2 A3 Code de la deuxième composante de la déclinaison 28 Déclinaison 3 A3 Code de la troisième composante de la déclinaison 29 Quantité livrée N 0,00 Quantité livrée (pour les commandes) 30 Numéro de colis A20 Numéro de colis 31 Frais approche N Montant des frais d approche unitaire pour cette ligne 32 Vendeur A20 Oui Code du vendeur * Pour les pièces de stock, le champ Destinataire et les champs taxes ne sont pas renseignés. Confidentiel Page 6 24/01/2008

7 Fichier REGLEMENT.TXT Ce fichier contient les règlements client (les règlements fournisseur ne sont pas gérés dans l administrateur). Il contient à la fois les entêtes de règlements et les pièces rattachées. Chaque ligne est donc préfixée par un RE pour les entêtes de règlements et PI pour les pièces rattachées. Les pièces rattachées sont à la suite de la ligne d entête de règlement. Entête du règlement : préfixe = RE 1 Date DH Oui Date et heure du règlement 2 Dépôt A10 Oui Code du dépôt 3 Code client A20 Oui Code externe du client 4 Montant N 0,00 Montant du règlement 5 Moyen A40 Oui Code du moyen de règlement 6 Devise A10 Oui Code de la devise de règlement 7 Taux change N Oui Taux de change de la devise 8 Banque A10 Code de la banque 9 Remise A10 Numéro de la remise en banque à laquelle il est rattaché 10 Position A40 Oui Position du règlement («Portefeuille» ou «Remis») 11 Ecart N 0,00 Ecart de règlement (différence entre somme due et montant réglé) 12 Justification A40 Aucune Justification de l écart de règlement (Aucune ; Boni ; Escompte ; Mali ; Agios ; Avance) 13 Type paiement A40 Oui Type de paiement (Autre, Espèce, Chèque, Carte bancaire, Traite, Virement, Billet à ordre, Avance, Avoir, Crédit, Bonus, Chèque-cadeau) 14 Comptabilisé B Faux Le règlement est-il transféré en comptabilité? 15 Date modification DH Oui Date et heure de dernière modification du règlement 16 Notes M Notes du règlement 17 Import caisse B Oui Est-ce un règlement issu de la caisse? 18 Numéro A10 Oui Numéro du règlement 19 Numéro de carte A20 Numéro de carte de fidélité du client Pièces rattachées au règlement : préfixe = PI 1 Pièce A10 Oui Numéro de la pièce 2 Date DH Oui Date et heure de la pièce 3 Somme N Oui Somme réglée pour cette pièce 4 Solde B Faux Est-ce que ce règlement solde la pièce? 5 Justification A40 Aucune Justification de l écart de règlement (Aucune, Boni, Escompte, Mali, Agios, Avance) Confidentiel Page 7 24/01/2008

8 Fichier REMISE.TXT Il ne contient que des lignes du même type, il n y a donc pas de préfixe. Il s agit ici uniquement de remises de chèques. 1 Numéro A10 Oui Numéro de la remise 2 Date D Oui Date de la remise 3 Montant N Oui Montant de la remise 4 Devise A10 Oui Code de la devise de la remise 5 Banque A10 Oui Code de la banque 6 Position A40 Oui Position (toujours «En cours») 7 Comptabilisé B Faux Est-elle transférée en comptabilité? 8 Nombre cheques I Oui Nombre de chèques de la remise 9 Dépôt A10 Oui Code du dépôt 10 Date modification D Oui Date de dernière modification Fichier INVENTAIRE.TXT Ce fichier contient les inventaires. Il comporte à la fois les entêtes des inventaires et les lignes. Chaque ligne est donc préfixée par un IN pour les enêtes et par AR pour les lignes. Les lignes sont à la suite de l entête de l inventaire. Les inventaires sont considérés comme étant fait en début de journée. Entête de l inventaire : préfixe = IN 1 Numéro A10 Oui Numéro de l inventaire 2 Libellé A40 Oui Libellé de l inventaire 3 Date D Oui Date de l inventaire 4 Dépôt A10 Oui Code du dépôt 5 Date création D Oui Date de création 6 Date modification D Oui Date de dernière modification Lignes de l inventaire : préfixe = AR 1 Article A20 Oui Code de l article 2 Dépôt A10 Oui Code du dépôt 3 Date D Oui Date de l inventaire 4 Stock théorique N Oui Stock théorique calculé à la date de l inventaire 5 Stock constaté N Oui Stock constaté à l inventaire 6 Valeur N Oui Valeur unitaire Confidentiel Page 8 24/01/2008