Réunion du groupe de travail Logistique/achats du OMEDIT de Haute-Normandie

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1 Réunion du groupe de travail Logistique/achats du OMEDIT de Haute-Normandie Participants au groupe Présents Excusés Pr Jean DOUCET, Président de l'omedit HN Dr Elise REMY, Pharmacien, coordonnateur OMEDIT HN M. J.M. FRENEHARD, Directeur, Clinique des Ormeaux Mr. SNYERS, Directeur Services Economiques, CHI Elbeuf-Louviers M. Laurent BAUS, Chargé de mission groupe achats, ARH Mme Cyrielle JACQUEMMOZ, Coordonnatrice Régionale Achats Mr E. TABOUELLE, Club H M. Le Dr Bernard DIEU, Pharmacien chef de service, CHU de Rouen Dr Régine DELPLANQUE, Pharmacien, Groupe hospitalier du Havre Dr Ingrid MOGENET, Pharmacien, CHU Dr J.L. Grenier, ARH Dr Frédérique LEROY, Pharmacien, CH Lillebonne Dr Christelle BAZIRE, Pharmacien, CH Darnétal Mr PASSERIEU, Directeur, CH Darnétal Dr Christine RIVALAIN, Pharmacien, CH Barentin Dr Jean FRESEL, Pharmacien, CH les Jacinthes Dr Frédéric BOUNOURE, Pharmacien, CH Yvetot Dr Lydie PUGET, Pharmacien, HL Conches en Ouche Melle LEGAT, juriste, animatrice groupement d'achat régional Dieppe/Elbeuf Accueil des nouveaux membres du groupe de travail. 1/ Plate-forme régionale d'information sur les achats : évolutions à prévoir concernant les médicaments et les dispositifs médicaux. Une demande de devis à la société media-projets (en charge du développement de la plateforme du Limousin) a été faite pour adapter les requêtes aux médicaments et dispositifs médicaux (DM). Aujourd'hui, la plate-forme propose 3 colonnes d'identification des produits : catégorie, souscatégorie et le produit en lui-même. Lors de la dernière réunion du 7 mars, il était apparu indispensable que la classification utilisée pour les médicaments permette d'isoler les codes UCD et ATC pour une recherche simplifiée (actuellement le code UCD est noté à la fin du libellé du médicament). Nous avons en conséquence demandé un devis permettant de passer à 7 colonnes pour les médicaments et les DM. - médicaments : 5 premières colonnes correspondant aux 5 niveaux de la classification ATC (le 5 ème niveau étant le produit ); 6 ème colonne : code UCD à 13 caractères; 7 ème colonne : code CIP (permettant de connaître le boitage). Groupe de travail Logistique/achats - 1 -

2 - DM : 5 premières colonnes correspondant aux 5 niveaux de la classification CLADIMED (élaborée selon le même principe que l'atc avec famille, sous-famille, gamme, sous-gamme et composant), 6 ème colonne : code ACL à 13 caractères, 7 ème colonne : code LPP. D'autre part, nous avons également demandé que les tris effectués à partir d'une section (par exemple catégorie) se répercutent sur les tris effectués par la suite, c'est à dire proposition dans la sous-catégorie uniquement des médicaments correspondants à la catégorie choisie (actuellement lorsqu'on sélectionne la catégorie médicaments anti-ulcéreux, on retrouve tous les produits y compris les fruits et légumes dans la sous-catégorie). Enfin, une demande de devis a été formulée afin de pouvoir réaliser facilement une extraction Excel des données consultées. Il est proposé de rajouter une 8 ème colonne pour les médicaments : conditionnement unitaire (oui/non). Cette donnée est très importante lors des choix, le problème est de saisir cette information manuellement puisque aucun code ne permet actuellement de le savoir. Ou bien, voir la possibilité d'une liaison avec une table de référence répertoriant par produit ceux qui bénéficient d'un conditionnement unitaire. L'ARH est disposée à financer ces évolutions mais attend le montant du devis pour se prononcer. Autre point : l'accès à la CIO (codification inter-opérable) médicaments et DM permettrait de réaliser un contrôle des informations entrées dans la plate-forme et de récupérer les informations concernant le dosage et la forme galénique des médicaments. La société PHAST commercialisant la CIO est prête à la confier gratuitement à la plate-forme d'achats sur convention avec l'arh, sous réserve que les établissements ne puissent y accéder gratuitement via la plate-forme (puisque normalement la CIO est achetée par les établissements, le prix de l'abonnement étant fonction du nombre de lits de l'établissement enregistré sur la base FINESS). Pour plus d'informations, (cf. pièces jointes). Relevé de décisions : Définir un format de fichier à fournir par les établissements pour que les informations puissent être transférées sans ressaisie sur la plate-forme. Proposition : s'aligner sur les infos de la CIO. Contact avec la société media-projet du : développement d'une section spécifique dans la plate-forme pour les médicaments et DM, avec les 7 colonnes demandées + rajout de la 8è colonne. Il est possible d'extraire les données consultées sur Excel (format csv) (fonctionnalité qui existe déjà). De même un fichier Excel est défini actuellement pour que les ETS transmettent leur fichier et que celui-ci incrémente de façon systématique la plate-forme. Le fichier Excel sera donc correspondant aux 8 colonnes demandées pour les médicaments et aux 7 colonnes pour les DM. Envoi très prochainement du devis détaillé. Groupe de travail Logistique/achats - 2 -

3 2/ Groupement d'achat régional médicaments/dm Réponses des établissements concernant un groupement d'achat régional : Etablissements intéressés par un groupement (sous réserve d'en connaître le fonctionnement et l'organisation) : - CH Bernay - CH Dieppe - CHI Elbeuf-Louviers - CHS Rouvray - CH Lillebonne - CH Belvédère - CH Barentin - CH Pont-audemer - CH Neufchatel en bray - CH Lecallier-Leriche - HL Yvetot - HL Gournay en bray - HL Saint Valéry en caux - HL Bolbec (sous réserve comparaison prix CACIC) - HL St Romain de Colbosc (sous réserve comparaison prix CACIC) - EPD Grugny - Maison de retraite Forges les eaux (132 lits) - Maison de retraite Caudebec en caux CH Darnétal et CH Déville : intéressés mais interférence avec le projet CEGAR : à voir. Le GHH, le CHI Eure-Seine font partis du groupement UNI-HA national, le CHU vient de s'y rattacher pour les médicaments anticancéreux. Le Centre Henri Becquerel fait parti du GIE des CRLCC. Fonctionnement du groupement d'achat de Basse-Normandie Créé pour diminuer les difficultés rencontrées par les pharmaciens, telles que temps passé très important, isolement, manque de professionnalisation de cette activité, maîtrise du livret thérapeutique Regroupement pour : - optimiser l'achat et l'approvisionnement (plate-forme logistique envisagée mais en suspens actuellement : attente de la validation juridique d'une telle plate-forme) - mutualiser les taches administratives - mieux maîtriser les budgets dans un contexte restreint, tout en veillant à un haut niveau de qualité - recentrer l'activité du pharmacien sur ses fonctions prioritaires. Début concret du projet : janvier 2007, 1 er marché médicaments pour janvier Au départ, groupement d'achat pour établissements sanitaires publics puis extension aux médico-sociaux. Actuellement 33 établissements publics et 1 PSPH (au départ projet avec 9). Groupe de travail Logistique/achats - 3 -

4 Incitation de la part de l'arh à participer à ce groupement au travers de leur contrat d'objectifs et de moyens. Ces établissements fonctionnaient auparavant avec des mandats CACIC ou CAHPP ou par MAPA (marché à procédure adaptée). Etablissement coordonnateur : Bayeux ( coordonnateur du groupement : Didier Lemoine, pharmacien) Convention constitutive signée entre chaque établissement et le groupement (cf. pièce jointe). La délégation du groupement bas-normand va jusqu'à la signature de l'acte d'engagement (Mme Legat nous alerte sur le fait que certains établissements ne souhaiteraient peut-être pas aller jusqu'à la signature de l'engagement : à voir pour la Haute-Normandie). Chaque directeur d'hôpital exécute en propre son marché. Fonctionnement : - CCAP, CCAT commun - Commission d'appel d'offre commune - expression des besoins par chaque établissement Dématérialisation de la totalité de la chaîne. Les commandes sont passées, auprès des laboratoires retenus, par les établissements euxmême. Au départ, réunion avec les pharmaciens des ETS pour réaliser l'estimation du type et du nombre de médicaments, DM et solutés massifs qui pourraient être achetés en commun, regrouper ces spécialités par lot et définir les critères de choix prioritaires pour l'ensemble des participants (privilégier les doses unitaires, le prix, l'usage unique pour les DM ). Deux marchés à lots : - 1 er sur les DM (concerne tous les DM sauf les implants) : fonctionnement en consultation décalée par familles de DM, échéances réparties sur 3 ans (DM par tiers tous les ans). Publication du 1 er marché en avril 2008, réponse des fournisseurs en juin et choix des fournisseurs en novembre 2008 (400 lots, 1 million d'euros). - 2 ème : concerne tous les médicaments : concurrence, monopole, solutés massifs, grossiste (1300 lots, 70 millions d'euros) : publication fin d'année Premier bilan : satisfaction des établissements adhérents, réponse de nombreux fournisseurs, chaque établissement s'engage sur ses quantités, par contre quantité régionale retenue par le fournisseur (lissage des écarts : + souple). Budget de fonctionnement du groupement : - 1 secrétaire temps plein ( euros) - 1 pharmacien PH temps partiel ou 1 temps plein assistant ( euros) - système informatique : équipement de tous les établissements du groupement avec le logiciel EPICURE (licence annuelle de 500 euros par ETS euros pour l'établissement coordonnateur soit euros par an) - Cerbère pour l'établissement coordonnateur (cf. pièce jointe) : dématérialisation de la gestion des données des marchés publics Groupe de travail Logistique/achats - 4 -

5 - plate-forme web de dématérialisation avec coffre-fort : société OMNICLE (regroupe tous les documents administratifs relatifs aux marchés, consultable par tous les établissements) (environ 2500 euros) Financement par l'arh pour la 1 ère année : euros Puis financement tous les ans par : - une part fixe correspondant à 50% des frais de fonctionnement du groupement (44 250/33 = 1340 euros) - une part variable proportionnelle au compte administratif (complet) de la pharmacie de chaque établissement de l'année n-1 Commentaires : Le groupement existant en Basse-Normandie paraît cohérent et satisfaisant : s'en inspirer pour créer le groupement de Haute-Normandie. L'ARH HN serait d'accord pour financer la 1 ère année si le groupement se met vraiment en place, et inciterait probablement les établissements à y adhérer. Le groupement haut-normand s'appuiera sur l'expérience du groupement existant entre Dieppe et Elbeuf : cahier des charges déjà fait, allotissement sur 700 lots actuellement (seulement médicaments en concurrence). Voir sur quel établissement sera affecté le temps pharmacien de coordination. (Qui sera coordonnateur?) Relevé de décisions : 1/ Envoyer le compte-rendu de cette réunion à tous les établissements de la région pour les informer de l'évolution du projet. 2/ Réunir les pharmaciens des établissements intéressés par ce groupement : faire le point des livrets thérapeutiques et des lignes budgétaires médicaments et DM de chaque établissement. (D'après l'arh, l'ensemble titre 2 et titre 3 pour la région (hors CHU, GHH, CHI Eure-Seine, CRLCC) : 120 millions d'euros; donc environ 60 millions pour le titre 2 (attention toutefois puisqu'il faut retirer les implants et les gaz médicaux qui ne feront à priori pas partis du groupement). But à terme = constituer un livret thérapeutique commun : définir un format type des données (codes ATC, UCD, CIP ) 3/ Récupérer le modèle de fichier Excel à fournir pour transmettre à la plate-forme d'information 4/ Faire le point sur les logiciels de gestion utilisés dans les ETS intéressés par le groupement. Il est donc décider de réunir rapidement les pharmaciens des établissements intéressés pour faire le point sur les livrets et les lignes financières. Proposition : récupérer les fichiers de formulation des besoins envoyés en ce moment à la CACIC et à la CAHPP par les ETS. La prochaine réunion destinée aux pharmaciens des établissements intéressés par le groupement est donc fixée au vendredi 20 juin à 14 h à l'arh de Haute-Normandie. La prochaine réunion du groupe de travail logistique-achats se tiendra par ailleurs le 19 septembre à 14 h à l'arh. Groupe de travail Logistique/achats - 5 -