Groupement d achats. Étendre sa démarche de groupement aux achats "cœur de métier"

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1 Groupement d achats Étendre sa démarche de groupement aux achats "cœur de métier"

2 Les PME et leurs fournisseurs sont confrontés à des problématiques (achats et ventes) récurrentes Principales problématiques achats des PME Volume d achat restreint limitant la capacité de négociation avec les fournisseurs Difficultés à trouver le bon équilibre entre le coût, la qualité et le service Pas de budget à consacrer à l amélioration de la fonction achats Volume d achats ne justifiant pas toujours l embauche d un acheteur Organisation achat souvent éclatée et ne permettant pas d optimiser Equipe achats débordée n ayant pas le temps de gérer toutes les catégories d achats Principales problématiques des fournisseurs Coût d acquisition d un client PME trop important par rapport au potentiel de ventes associé Clients acheteurs souvent concentrés sur le prix au détriment des notions de qualité et de service Capter de nouveaux clients rapidement est difficile avec le dispositif de vente actuel Volumes trop faibles des PME ne permettant pas de répondre à leurs besoins Fidélisation des clients fixée comme priorité Nombreuses sollicitations des PME pour finalement peu de résultats Equipe achats compétente mais ne pouvant pas être experte de toutes les catégories d achats Page 2

3 Les groupements d achats apportent des solutions aux acheteurs mais également aux fournisseurs Caractéristiques des groupements achats Avantages des groupements d achats Définition : mise en commun de volumes d achats pour des besoins similaires permettant de gagner en pouvoir de négociation et d atteindre des conditions tarifaires plus intéressantes Caractéristiques clés : Plusieurs entreprises participantes, le plus souvent du même secteur d activité mais pas nécessairement Besoins similaires (ex : barre d acier d épaisseur 15mm) ou de la même catégorie (ex : vis de 5mm et vis de 7mm) Récurrence de l achat : le groupement permettant d optimiser les achats dans la durée (mise en place d un accord ou contrat) Pour les acheteurs Pour les fournisseurs Apport de volumes d achats permettant de gagner du poids dans la négociation Solutions achats autofinancées grâce à une démultiplication des gains et une division du coût de mise en œuvre entre les membres du groupement Externalisation partielle de la fonction achats permettant de diminuer la charge de travail en interne Réduction du coût d acquisition clients grâce à la fédération d entreprises en un point de contact unique (le groupement) Canalisation des sollicitations (appels d offres plus ciblés et besoins qualifiés) Fidélisation des clients Page 3

4 Les achats "cœur de métier" sont ceux liés à la production, ils représentent environ 80% du volume d achats % du montant d achats total cumulé 100% 95% Achats "cœur de métier" Achats stratégiques entrant dans le processus de production En moyenne ces achats représentent environ 80% du volume pour 20% des fournisseurs Exemples d achat cœur de métier: Matières premières Consommables de production Matériel de production 80% Achats spécifiques Achats d importance intermédiaire entre achats cœur de métier et achats généraux En moyenne ces achats représentent environ 15% du volume pour 20% des fournisseurs Exemples d achat spécifiques: Emballages Transport Achats généraux Achats non stratégiques de type frais généraux ne rentrant pas dans le processus de production En moyenne ces achats représentent environ 5% du volume pour 60% des fournisseurs Exemples d achats généraux: Fournitures de bureau Reprographie Informatique et Telecom 40% 100% % des fournisseurs / des factures Page 4

5 Le groupement des achats "cœur de métier" est un levier important qui vient compléter les leviers internes Forte (Facile) Fort Facilité de mise en œuvre Potentiel de gains sur achats Faible Faible (Compliqué) Optimisation des règles d approvision. Contrat fournisseur Négociation Sourcing de nouveaux fournisseurs Rationalisation du panel fournisseur Revue du besoin Groupement d achats externe Leviers achats internes Levier achats externe Page 5

6 Les achats "cœur de métier" représentent un levier d amélioration du résultat, 15 fois plus puissant que les achats généraux Catégories d achats Impact sur le résultat 1) d un gain de 10% sur les catégories d achats 2) Généraux 5% Spécifiques 15% Achats généraux +8 % Cœur de métier 80% Achats spécifiques +23 % X 3 X 15 Achats cœur de métier +120 % Volumes d achats totaux Sources : analyses Haxoneo 1) Résultat d exploitation 2) Basé sur une hypothèse de volume d achats représentant 60% du Chiffres d Affaires et un résultat d exploitation représentant 4% du Chiffres d Affaires Page 6

7 Les gains potentiels sur les achats "cœur de métier" sont les plus importants mais aussi les plus difficiles à mettre en œuvre Contraintes de mise en œuvre d un groupement Achats généraux Achats spécifiques Achats cœur de métier Connaissance de ses besoins d achats Acceptation de changement éventuel de fournisseur Nécessité d identifier des entreprises ayant les mêmes besoins (sourcing acheteurs) Besoin des membres de décider librement des fournisseurs sélectionnés Nécessité de prendre en compte les spécificités de chacun Besoin de mise en confiance des membres - - Nécessité de connaitre les autres entreprises du groupement - - Page 7

8 Le groupement des achats "cœur de métier" nécessite d avoir atteint préalablement un niveau de maturité achats de niveau 3 4 Fort Evaluation de la performance et plan de progrès mis en place 3 Contrats fournisseurs mis en place Niveau de maturité achats 2 Négociations effectuées régulièrement Stratégie par catégorie d achats définie Connaissance des spécificités du besoin Négociations effectuées régulièrement Stratégie par catégorie d achats définie Connaissance des spécificités du besoin Négociations effectuées régulièrement 1 Indicateurs de suivi mis en place Indicateurs de suivi mis en place Indicateurs de suivi mis en place Classification des achats par catégorie Classification des achats par catégorie Classification des achats par catégorie Classification des achats par catégorie Faible 0 Acheteur en place ou responsable nommé Acheteur en place ou responsable nommé Acheteur en place ou responsable nommé Acheteur en place ou responsable nommé Page 8

9 Les démarches de groupement des achats "cœur de métier" sont soumises à 5 facteurs clés de succès Liberté de décision Sourcing d acheteurs Connaissance des besoins Implication fournisseurs en amont Définition du point d équilibre Liberté de choix des fournisseurs, des participants au groupement, de définition des besoins (ex : capacité à refuser un concurrent ou une entreprise ne satisfaisant pas des critères de déontologie) Connaissance des entreprises ayant des besoins achats similaires (ex : liste des entreprises achetant du bois) Connaissance des spécificités techniques des achats "cœur de métier" (ex : capacité à définir un cahier des charges précis mentionnant qualité et niveau de service requis) Implication des fournisseurs dès les premières étapes de la construction du groupement afin de permettre des adaptations des prestations ou produits (ex : adaptation des tournées transport, logistique) Définition du niveau des "4C" : Coût, Conditions, Cash, Conformité permettant de délimiter la zone de travail de la démarche de groupement (cf page suivante) Page 9

10 L optimisation des achats "cœur de métier" doit se faire en visant un point d équilibre entre 4 forces antagonistes COÛT - Prix - Stabilité CASH - Stock - Trésorerie Les 4 paramètres (4C) agissent comme 4 aimants liés entre eux : optimiser l un peut contribuer à la dégradation de l autre La réduction des coûts peut avoir un impact direct sur les autres paramètres : POINT D EQUILIBRE Cash Conditions Ex : 2% de gains en commandant non plus par lot de 50 mais par 500 impacte directement le niveau de stock et de trésorerie Ex : 5% de gains en acceptant d être livré sous 4j au lieu de 24h Ex : 15% de gains en revoyant les exigences qualités à la baisse CONFORMITÉ - Fiabilité du fournisseur - Satisfaction client CONDITIONS - Qualité produit - Service client Conformité Ex : 10% de gains avec un nouveau fournisseur dont la qualité des produits est très variable d une commande à l autre Page 10

11 La réussite d un groupement d achats passe par une fine compréhension du "point d équilibre" de chaque société membre Exemples de points d équilibre Point d équilibre axé "coûts" Point d équilibre axé "cash" Point d équilibre axé "conditions" COÛT CASH COÛT CASH COÛT CASH CONFORMITE CONDITIONS CONFORMITE CONDITIONS CONFORMITE CONDITIONS Contexte Bénéfice faible Recherche d un maximum de gains Priorité Réduire les couts Point d équilibre Dégradation de certains paramètres pour réduire le coût d achats Contexte Problèmes de liquidités Priorité Optimiser son BFR Point d équilibre Augmentation du coût payé pour garantir un stock faible Contexte Exigences qualités très élevées Positionnement sur le marché qui impose un service irréprochable Priorité Satisfaire le client final Point d équilibre Conditions qualité et garantie de fiabilité du fournisseur prioritaires par rapport au prix d achats Page 11

12 Une démarche de groupement d achats "cœur de métier" se constitue de deux étapes majeures 1 2 Phase de construction (BUILD) Phase d utilisation (RUN) Définition des besoins Identification de sociétés achetant la même catégorie Définition du cahier des charges commun et ciblage des fournisseurs Consultation des fournisseurs, négociation et sélection Mise en place d un contrat groupé Support à l utilisation du contrat Suivi du contrat et de son utilisation Enrichissement du sourcing d acheteurs et intégration des évolutions de chacun (spécifications, produits, volumes ) Renégociation périodique du contrat avec le fournisseur sélectionné Page 12

13 La phase de construction ( 1 BUILD) se déroule en 5 étapes clés sur 6 à 12 mois Exemple de démarche pour une catégorie d achat donnée 1 Définition des besoins Définition du Identification Consultation cahier des de sociétés des charges achetant la fournisseurs, commun et même négociation et ciblage des catégorie sélection fournisseurs Mise en place d un contrat groupé Activités 1-2 mois 1-2 mois 1-3 mois 1-4 mois 1 mois Compréhension fine des besoins achats (qualité, délai, service) Formalisation d un cahier des charges type Premier contact des fournisseurs potentiels Recherche de sociétés achetant la même catégorie d achats Contact de ces sociétés et étude de l opportunité de constituer un groupement Mise en convergence des besoins (dans la mesure du possible) Formalisation d un cahier des charges incluant l ensemble des spécificités des membres du groupement Echanges avec les fournisseurs Négociation des conditions (prix, qualité, délais, services) Sélection du fournisseur retenu Rédaction du contrat de groupement mentionnant les conditions retenues et les modalités d utilisation du contrat (élargissement, renégociation ) Page 13

14 La phase d utilisation ( 2 RUN) a vocation à couvrir 4 thèmes clés Principales activités de la phase RUN Illustration Choix du gestionnaire du contrat (un des membres du groupement, GIE ou société spécialisée dans le groupement d achats) Mise en place par le gestionnaire des éléments suivants : Support au contrat: soutien à l utilisation du contrat Suivi du contrat : suivi du respect des engagements du fournisseur et de la satisfaction des membres Enrichissement : recherche de nouveaux membres pour accroissement des volumes et intégration des évolutions des besoins au contrat existant Renégociation régulière avec le fournisseur pour assurer le meilleur prix et inclure de nouveaux membres / volumes Le gestionnaire du contrat est en charge de la gestion active du contrat SUPPORT ENRICHISSEMENT GESTION ACTIVE DU CONTRAT SUIVI RENEGOCIATION Page 14

15 Optimisation des achats pour les PME GROUPEMENT - DÉLÉGATION Haxoneo est spécialiste du groupement des achats pour les PME, des sociétés indépendantes aux divisions de grands groupes ACHATS CŒUR DE METIER Nous adressons toutes les catégories d achats et en particulier les achats cœur de métier et spécifiques pour lesquels la complexité et les gains potentiels sont les plus forts SOURCING ACHETEUR Nous cartographions l'ensemble des besoins d achats de notre réseau (sourcing acheteurs) pour détecter des opportunités de groupement SOLUTIONS PÉRENNES Nos solutions achats sont des solutions pérennes impliquant les fournisseurs sur le long terme dans une logique d intérêt commun ÉQUILIBRE COÛT / QUALITÉ / SERVICES Notre démarche achats est fondée sur une méthodologie intégrant la recherche d un équilibre coût / qualité / services RÉMUNÉRATION INNOVANTE Notre rémunération est innovante car, au-delà d un retour sur investissement positif garanti, elle est partagée entre nos clients et étalée dans le temps Nous ne nous limitons pas aux achats généraux Nous avons les moyens de mettre en œuvre des solutions de groupement pour nos clients Nous ne sommes pas des "cost killers" imposant aux fournisseurs de proposer des remises intenables à long terme Nous ne réduisons pas les coûts en dégradant les autres paramètres Notre coût est limité car partagé, vos gains démultipliés car massifiés Page 15