Guide d embauche du directeur général

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1 Guide d embauche du directeur général Direction des services consultatifs et financiers aux municipalités Juin 2006

2 Guide d embauche du directeur général INTRODUCTION EMBAUCHE DU DIRECTEUR GÉNÉRAL - Faire le point - Considérations pour l embauche du directeur général - Début du processus de recrutement ÉTAPE 1 DÉTERMINATION DES FONCTIONS ET DES OBLIGATIONS D UN DIRECTEUR GÉNÉRAL Élaboration de la description de travail pour le poste de directeur général 1.2 Échantillon des descriptions de travail pour le poste de directeur général 1.3 Compétences essentielles ÉTAPE 2 RECRUTEMENT POUR LE POSTE 2.1 Candidats éventuels ciblés Élaboration d une publicité pour le poste de directeur général 2.3 Exemple de publicité 2.4 Options de publicité ÉTAPE 3 - SÉLECTION DES POSTULANTS ET TENUE DES ENTREVUES 3.1 Sélection des postulants Élaboration des questions d entrevue Questions types d entrevue 3.4 Structuration de l entrevue 3.5 Évaluation de l entrevue Exemple de feuille d évaluation 3.7 Deuxième entrevue Évaluation supplémentaire du candidat ÉTAPE 4 - VÉRIFICATION DES RÉFÉRENCES ET OFFRE D EMPLOI 4.1 Vérification des références Lettre d offre et conditions d emploi 4.3 Lettre d offre type Lettre au candidat non retenu (échantillon)

3 INTRODUCTION EMBAUCHE DU DIRECTEUR GÉNÉRAL Toutes les municipalités, tôt ou tard, se trouveront confrontées aux difficultés causées par la démission ou le départ à la retraite de leur directeur général. Étant donné le rôle important que cette personne joue au sein de la municipalité, le processus qui vise à remplacer un directeur général chevronné, soit quelqu un qui a appris à très bien connaître votre municipalité au fil des ans, peut constituer un défi de taille. Pour relever ce défi, les conseils devraient adopter une attitude constructive. Il existe certainement des personnes hautement qualifiées, dotées des compétences essentielles requises pour être directeur général, et ce, dans bon nombre de milieux. La seule chose que la municipalité doit faire est de trouver la bonne personne. Le Guide d embauche du directeur général offre des conseils pratiques sur la marche à suivre pour embaucher un nouveau directeur général. Il peut être difficile de remplacer votre directeur général, mais si vous trouvez la bonne personne, elle peut aider votre collectivité à se développer à l avenir. Faire le point La démission ou le départ à la retraite de votre directeur général constitue une bonne occasion de faire le point dans votre municipalité. Avant de lancer le processus d embauche d un nouveau directeur général, les conseils doivent réfléchir et évaluer les forces de la municipalité et comprendre les défis qui se présentent à elle. Où en sera la municipalité dans cinq ou dix ans, et quelle est la vision du conseil? Comment la municipalité peut-elle se positionner pour l avenir? Quel type de compétences un nouveau directeur général devra-t-il posséder pour faire avancer la municipalité? Si le conseil ne Pour certaines municipalités, faire le point peut vouloir dire se concentrer sur de nouvelles approches en vue d une durabilité à long terme. 1

4 l a pas déjà fait, comme première étape, vous pouvez remplir la liste de vérification de la santé des municipalités élaborée par le programme Tools for change de l'association des municipalités du Manitoba. Le conseil peut déterminer, d après les résultats de la liste de vérification de la santé des municipalités, s il veut envisager des options de restructuration. La restructuration peut aider la municipalité à profiter des occasions futures et assurer sa santé à long terme. La restructuration peut prendre de nombreuses formes, notamment en changeant la manière dont les services sont fournis (par exemple, le partage des services d un directeur général avec une autre municipalité), voire même une fusion avec une autre municipalité. Le tableau (Considérations d embauche du directeur général) qui se trouve sur la page suivante pose des questions essentielles auxquelles le conseil devrait répondre au moment de faire le point sur la municipalité et de fixer les prochaines étapes. 2

5 Considérations pour l embauche du directeur général Démission ou départ à la retraite du directeur général Évaluer l approche qui serait la plus avantageuse pour votre municipalité. La population de votre municipalité compte-t-elle plus de habitants? Le personnel administratif de votre municipalité compte-t-il plus de trois employés à temps plein? Votre municipalité dépense-t-elle moins de 15 % des dépenses annuelles en administration publique générale? Votre bureau municipal est-il modernisé, et vos ordinateurs sont-ils à jour? Votre municipalité pourrait-elle attirer et conserver les services d un directeur général qualifié? Oui à la plupart des questions Non à la plupart des questions Votre municipalité peut tirer profit d une restructuration dans sa manière de faire des affaires. Votre municipalité souhaite-t-elle réduire les frais administratifs? Devez-vous fermer votre bureau municipal à un certain moment pendant la journée en raison des pauses des employés, des vacances, etc.? Votre municipalité fait-elle beaucoup affaire avec d autres municipalités? Y a-t-il un autre bureau municipal dans votre collectivité ou dans les environs? Y a-t-il une municipalité avoisinante qui doit remplacer son directeur général ou qui devra le faire? Embauche d un nouveau directeur général Envisager une fusion avec une autre municipalité La fusion peut constituer une manière de répondre à vos besoins concernant un directeur général ainsi que d autres difficultés, notamment la diminution de la population et des taxes, en plus de la capacité de fournir des services au niveau souhaité et à un coût raisonnable. Envisager le partage des services d un directeur général et d un bureau municipal Le partage de services serait plus rentable. 3

6 Début du processus de recrutement Quand le conseil décide d embaucher un nouveau directeur général, cela signifie qu il faut élaborer et mettre en œuvre un processus de recrutement pour s assurer que le meilleur candidat possible soit engagé pour combler le poste au sein de la municipalité. Cette personne aura les qualifications que le conseil recherche et surtout, elle possédera les compétences nécessaires pour conduire la municipalité dans la direction choisie par le conseil pour l avenir. Le Guide d embauche du directeur général présente les étapes essentielles qui sont nécessaires dans le processus de recrutement. Bien que les municipalités souhaitent élaborer un processus de recrutement adapté à leur situation particulière, il faudrait suivre chacune des étapes essentielles suivantes : Étape 1 Détermination des fonctions et des obligations d un directeur général La première étape essentielle consiste à élaborer une description de travail qui définisse clairement les fonctions du directeur général, ainsi que les résultats que l on attendra de lui. Étape 2 Recrutement pour le poste Le ciblage de candidats éventuels, l élaboration d une publicité efficace pour le poste de directeur général et l évaluation des options de publicité sont des éléments essentiels à un bon recrutement. Étape 3 Sélection des postulants et tenue des entrevues Les processus de sélection et d entrevue ont un rôle clé dans le choix du candidat idéal pour occuper le poste de directeur général. C est l occasion pour la municipalité d évaluer si les candidats éventuels possèdent les compétences essentielles et autres qui sont nécessaires pour occuper le poste. Étape 4 Vérification des références et offre d emploi La vérification des références est la dernière grande étape dans le processus d embauche avant l offre d emploi. 4

7 Rappel Une municipalité forte et bien menée compte sur son directeur général. Un processus de recrutement bien conçu garantit que vous engagez une personne qui possède les compétences essentielles dont votre municipalité a besoin à l heure actuelle et à l avenir. 5

8 ÉTAPE 1 DÉTERMINATION DES FONCTIONS ET DES OBLIGATIONS D UN DIRECTEUR GÉNÉRAL 1.1 Élaboration de la description de travail pour le poste de directeur général L élaboration d une description de travail qui définisse clairement les fonctions du directeur général constitue la première étape d un processus de recrutement bien mené. Une description d emploi efficace définit clairement les fonctions liées au poste, ainsi que les résultats que le directeur général devra produire. Cette description d emploi devrait toujours rester pertinente. Fonctions essentielles du directeur général Le directeur général a des fonctions précises, comme il est prévu dans la Loi sur les municipalités. Le directeur général les exerce directement ou les délègue à un autre membre du personnel, selon la taille de la municipalité. Peu importe la manière dont ces fonctions sont exercées, le directeur général demeure toujours responsable en vertu de la Loi. Les fonctions essentielles comprennent, entre autres, l administration, la gestion financière et la gestion des ressources humaines. Tous les directeurs généraux sont responsables de l administration, de la gestion financière et de la gestion des ressources humaines. Administration Le directeur général est l'administrateur en chef de la municipalité et il est chargé de l ensemble de l administration de la municipalité, notamment : Réunions du conseil Rédiger et planifier tous les ordres du jour des réunions et audiences publiques; tenir les procès-verbaux de toutes les réunions ordinaires, réunions extraordinaires et audiences publiques de la municipalité; et formuler des recommandations rationnelles au conseil pour tous les aspects de la gouvernance municipale et des exigences prévues par la loi. 6

9 Règlements Veiller à ce que tous les règlements et résolutions exigés soient adoptés et mis à jour; rédiger les textes afférents aux résolutions et aux règlements pour la municipalité, notamment les règlements qui imposent une approbation du ministère ou de la Régie des services publics (p. ex., les règlements d emprunt, les règlements sur les améliorations locales et les taxes sur les services spéciaux, les règlements sur le tarif des services publics); et veiller à ce que tous les règlements de procédures et d organisation de la municipalité soient adoptés et mis à jour. Mise en œuvre des priorités du conseil Faire en sorte que les politiques, les programmes et les services de la municipalité soient mis en œuvre; surveiller, évaluer et présenter des rapports au conseil en ce qui concerne les politiques, les programmes et les services offerts par la municipalité et répondre à toutes les demandes, demandes de renseignements et plaintes du public, en plus de veiller au respect d une norme élevée de service à la clientèle. Gestion financière Une bonne gestion financière est essentielle au fonctionnement adéquat de la municipalité. À cet égard, les fonctions du directeur général ont une vaste portée, à savoir : Rédaction du plan financier annuel Présenter les options pour le plan financier annuel en vue de l examen par le conseil, notamment le budget de fonctionnement général, le budget des immobilisations et un programme quinquennal de dépenses en immobilisations. Surveillance du plan financier Préparer les états financiers mensuels, l état financier annuel et les états prévisionnels sur les mouvements de trésorerie, selon les besoins. Contrôle S occuper de la comptabilité quotidienne, c.-à-d. les comptes créditeurs, les comptes débiteurs, le recouvrement de l impôt, la feuille de paie, le rapprochement bancaire mensuel et les placements, notamment en veillant à ce que soient conservés des registres et des comptes exacts en ce qui a trait aux affaires financières de la municipalité et à ce que des rajustements soient effectués, selon les besoins, dans le plan financier municipal. Présentation de rapports Fournir au conseil l information financière à jour de façon régulière et en temps opportun, en garantissant que les restrictions et les questions sont nettement cernées. Fournir à la province l information financière et les rapports comme ils sont exigés par la loi et les conventions, et collaborer avec les vérificateurs au moment de la vérification annuelle des états financiers de la municipalité. Fournir l information financière au public, selon les besoins. Processus d imposition Administrer tout le processus d imposition, notamment les audiences annuelles du Comité de révision, le recouvrement de l impôt et la gestion 7

10 des comptes en souffrance, ainsi que la vente des biens pour défaut de paiement des taxes. Gestion des ressources humaines Le directeur général est chargé de la gestion et de la supervision des employés de la municipalité. Il a, entre autres, comme fonctions particulières : Le recrutement et le perfectionnement des employés y compris l embauche, la formation, l évaluation, l avancement et le renvoi des employés. La tenue de négociations syndicales. L élaboration d un plan de recrutement et de rétention des ressources humaines. Autres fonctions du directeur général Le directeur général a d autres fonctions qui dépendent des besoins particuliers de votre municipalité selon sa taille, sa structure, sa vision et ses plans à long terme. Le directeur général peut avoir comme autres fonctions : La prestation de programmes et de services de loisirs. Le développement économique. La mise en œuvre de projet, par exemple, la mise en œuvre d un nouveau système de services publics, comme un projet de canalisation ou de gazéification rurale. Des descriptions de travail types pour ce qui est du poste de directeur général pour les petites et les grandes municipalités sont fournies ci-après. 8

11 1.2 Échantillon A : Description de travail pour le poste de directeur général (petite municipalité) Description de travail DIRECTEUR GÉNÉRAL Le directeur général est l'administrateur en chef de la municipalité. Il est responsable, envers le conseil, de l ensemble de l administration de la municipalité, notamment de la gestion financière et de la gestion des ressources humaines de la municipalité. Le directeur général supervise la mise en œuvre et la prestation de programmes et de services approuvés par le conseil et il s assure que ces programmes et services sont offerts à tous les résidents et contribuables d une façon efficace et efficiente dans l utilisation des ressources humaines, financières et matérielles de la municipalité. Le directeur général est le principal conseiller devant le conseil et il est chargé de s assurer que le conseil connaît ses responsabilités et pouvoirs, qui sont prévus par la loi, ainsi que toute autre information pertinente nécessaire à la prise de décisions éclairées sur toute question municipale. Fonctions Administration Rédiger et planifier les ordres du jour pour toutes les réunions municipales et audiences publiques et s assurer que des trousses d ordre du jour sont remises à chaque membre du conseil avant chaque réunion ou audience, et ce, en temps opportun, conformément au délai prévu au règlement de procédures municipal. Rédiger les résolutions et les règlements pour les réunions du conseil et assister à toutes les réunions ordinaires et extraordinaires et du comité. Rédiger, distribuer et afficher les procès-verbaux des réunions en temps opportun et conformément au règlement de procédures. Informer tous les membres du conseil et, au besoin, leur fournir des copies de toute correspondance officielle. Veiller à ce que tous les règlements et résolutions exigés soient adoptés et mis à jour, en plus de faire l objet d un examen public. Veiller à ce que tous les documents de la municipalité soient conservés conformément aux exigences légales. Compléter tous les documents, ententes ou contrats approuvés par le conseil. Rédiger la correspondance qui découle des décisions du conseil et déléguer les tâches, selon les besoins. Prestation des politiques, des programmes et des services - Surveiller, évaluer et recommander les changements à apporter aux politiques et aux programmes de la municipalité de façon permanente pour veiller à l uniformité et à l efficacité en permanence. 9

12 Description de travail du directeur général (petite municipalité) (suite) - Recommander au conseil de nouvelles initiatives, ainsi que les changements à apporter aux programmes, aux services ou à l organigramme qui permettront d améliorer l efficacité et la prestation de services. - Répondre à toutes les demandes, demandes de renseignements et plaintes du public, en plus de veiller au respect d une norme élevée de service à la clientèle pour les contribuables et les citoyens. - Être chargé de l ensemble de l administration de la municipalité, conformément aux plans, politiques, programmes et règlements établis par des fonctionnaires élus et les différentes lois provinciales. - Élaborer et promouvoir une bonne relation de travail avec le conseil, ainsi que la compréhension et le respect des rôles spécifiques du conseil et de la direction. Gestion financière Préparer et présenter les options pour le plan financier annuel en vue de son examen par le conseil, notamment le budget de fonctionnement général, le budget des immobilisations et le programme quinquennal de dépenses en immobilisations. Superviser le plan financier, y compris la préparation des états financiers mensuels et de l état financier annuel, ainsi que de l état prévisionnel des mouvements de trésorerie, selon les besoins. Fournir au conseil de l information financière à jour de façon régulière et en temps opportun; en plus de recenser les restrictions et, au besoin, les options pour gérer ces restrictions. Veiller à ce que soient conservés des registres et des comptes exacts en ce qui a trait aux affaires financières de la municipalité, p. ex., les comptes créditeurs, les comptes débiteurs, le recouvrement de l impôt, la feuille de paie, le rapprochement bancaire mensuel et les placements. Veiller à ce que toutes les dépenses municipales soient dûment approuvées avant l émission du paiement. Fournir à la province l information financière et les rapports comme l exige la loi, les conventions, ou selon les besoins. Embaucher et gérer les vérificateurs de la municipalité pour garantir l exécution de la vérification annuelle des états financiers. Administrer le processus de la fiscalité municipale, notamment le recouvrement des taxes et la gestion des comptes en souffrance, ainsi que la vente des biens pour défaut de paiement des taxes, comme il est prévu dans la Loi sur les municipalités. 10

13 Description de travail du directeur général (petite municipalité) (suite) Gestion des ressources humaines Est chargé de la gestion de tous les employés de la municipalité, y compris l embauche, la formation, l évaluation, la mutation ou le renvoi des employés. 11

14 Échantillon B : Description de travail du directeur général (grande municipalité) Description de travail DIRECTEUR GÉNÉRAL Le directeur général est l'administrateur en chef de la municipalité. Il est responsable, envers le conseil, de l ensemble de l administration de la municipalité, notamment de la gestion financière et de la gestion des ressources humaines de la municipalité. Le directeur général supervise la mise en œuvre et la prestation de programmes et de services approuvés par le conseil et il s assure que ces programmes et services sont offerts à tous les résidents et contribuables avec une manière efficace et efficiente d utiliser les ressources humaines, financières et matérielles de la municipalité. Le directeur général est le principal conseiller devant le conseil et il est chargé de s assurer que le conseil connaît ses responsabilités et pouvoirs, qui sont prévus par la loi, ainsi que toute autre information pertinente nécessaire à la prise de décisions éclairées sur toute question municipale. Fonctions Administration Assister à toutes les réunions ordinaires ou extraordinaires et du comité du conseil et diriger la rédaction des ordres du jour. Rédiger et présenter des rapports au conseil en ce qui concerne le fonctionnement municipal. Recommander les mesures appropriées ou demander que soient approuvées des mesures prises pour traiter des questions qui exigent l approbation du conseil. Veiller à ce que tous les règlements et résolutions exigés soient adoptés et mis à jour, en plus de faire l objet d un examen public. Établir et maintenir de bonnes relations avec les municipalités avoisinantes, les organisations et les autres ordres de gouvernement en ce qui concerne les questions municipales intéressantes. Faire preuve de connaissances approfondies et d expérience en ce qui concerne le fonctionnement du gouvernement et des processus, ainsi que de la prise de décisions administratifs, des exigences prévues par la loi et des principes de reddition de comptes afférents au gouvernement. Élaborer et promouvoir une bonne relation de travail avec le conseil et respecter le rôle particulier du conseil et de la direction. 12

15 Description de travail du directeur général (grande municipalité) (suite) Prestation des politiques, des programmes et des services - Informer le conseil sur la stratégie et la politique en ce qui concerne l aménagement du territoire et le développement économique de la municipalité. Établir et maintenir une bonne relation de travail avec les promoteurs et les entreprises. Recommander le soutien municipal et le financement approprié pour les initiatives de développement économique proposées. - Répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes du public et des médias concernant le fonctionnement municipal. - Veiller à ce que de bonnes relations publiques soient maintenues par la communication d informations aux contribuables et aux citoyens en ce qui concerne les actes et les décisions du conseil. Gestion financière Orienter l élaboration de budgets et l établissement de contrôles financiers. Travailler en collaboration avec les employés pour préparer et présenter des options pour le plan financier annuel, le budget des immobilisations et le programme quinquennal de dépenses en immobilisations. Veiller à ce que les dépenses soient approuvées de manière adéquate et qu elles ne dépassent pas le budget approuvé. Évaluer et recommander les mesures à prendre en ce qui concerne la situation financière de la municipalité. Surveiller la prestation des services municipaux par le biais des différents chefs de service pour garantir le respect des plans budgétaires et d activités du conseil. Recommander au conseil de nouvelles initiatives, ainsi que les changements à apporter aux programmes, aux services ou à l organigramme pour améliorer l efficacité et la prestation de services. Diriger l élaboration d un plan à long terme pour le fonctionnement et le succès de la municipalité. Planifier, orienter et coordonner les activités quotidiennes nécessaires à la mise en œuvre du plan. 13

16 Description de travail du directeur général (grande municipalité) (suite) Gestion des ressources humaines Recruter, perfectionner et évaluer tous les employés de la direction. Approuver la nomination, la destitution, la mutation ou le renvoi des employés, ainsi que toute l administration de la paye, selon la politique et le budget établis en matière de gestion du personnel. S assurer que la municipalité est dotée d un plan de ressources humaines complet pour attirer, perfectionner et retenir les employés qualifiés. Élaborer des procédures appropriées de communication pour que tous les employés soient informés des politiques et des directives du conseil. Surveiller la mise en œuvre et l exécution de toutes les politiques du conseil par les services responsables. 14

17 1.3 Compétences essentielles Tous les directeurs généraux doivent posséder des compétences essentielles particulières pour pouvoir exécuter leurs fonctions avec succès. Ces compétences sont acquises par le biais d une combinaison d éducation, de formation professionnelle et de reconnaissance professionnelle, ainsi que d expérience professionnelle antérieure. Selon les besoins particuliers de la municipalité, certaines compétences seront plus intéressantes que d autres, les municipalités pouvant aussi en exiger d autres qui ne sont pas énumérées ci-après. Les compétences essentielles d un directeur général sont entre autres : Tous les directeurs généraux doivent posséder des compétences essentielles particulières pour pouvoir exécuter leurs fonctions avec succès. Les connaissances spécialisées Connaître l administration municipale et la gestion financière, et posséder une expérience professionnelle antérieure en droit municipal. Selon les besoins de la municipalité, d autres compétences spécialisées peuvent être nécessaires (p. ex., une connaissance du domaine de l aménagement du territoire). La capacité de communiquer Être capable de s exprimer clairement dans les conversations et interactions avec d autres, ainsi que dans la rédaction commerciale. Être capable de planifier et de présenter des communications orales et écrites ayant une incidence et étant persuasives pour leur auditoire visé. Les compétences analytiques et les aptitudes à résoudre un problème Être capable de résoudre des problèmes en utilisant une approche logique et systémique, de prévoir les conséquences de situations et de prendre les mesures appropriées, ainsi que d analyser la position concurrentielle de la municipalité, en plus de ses forces et faiblesses. Les compétences en leadership Être capable de travailler en collaboration avec d autres pour trouver des solutions novatrices, de prendre la responsabilité de l établissement de nouveaux partenariats et de nouvelles politiques ou procédures, de déléguer certaines fonctions, ainsi que d encadrer d autres employés municipaux pour perfectionner leurs capacités. Les compétences en gestion du changement Être capable de démontrer un appui pour l innovation et pour les changements organisationnels nécessaires afin d améliorer l efficacité de la municipalité, de lancer, de parrainer et de mettre en œuvre des changements dans l organisation, et d aider les autres à gérer efficacement les changements organisationnels. Les compétences orientées vers un but Être capable de se concentrer sur le résultat souhaité du travail et de fixer des buts qui constituent des défis pour les autres employés municipaux. Le directeur général doit saisir les occasions qui seront bénéfiques à la municipalité. 15

18 ÉTAPE 2 RECRUTEMENT POUR LE POSTE 2.1 Candidats éventuels ciblés Les candidats éventuels, c est-à-dire ceux qui possèdent les compétences essentielles pour le poste de directeur général, peuvent être recrutés à différents endroits. En général, ils proviendront des horizons suivants : De la municipalité même. Cherchez toujours dans votre propre municipalité pour voir s il y a quelqu un souhaiterait avoir une responsabilité accrue et la mettrait à profit. D autres municipalités ou autorités locales. Les personnes qualifiées peuvent être recrutées auprès des offices régionaux de la santé, des divisions scolaires, des districts d aménagement, des districts de conservation, ainsi que des sociétés de développement économique ou régional. Les candidats éventuels peuvent provenir de la municipalité même, d autres municipalités ou autorités locales ou du secteur privé ou d autres ordres de gouvernement. Du secteur privé ou d autres ordres de gouvernement. Des personnes qualifiées qui peuvent être des comptables ou des spécialistes de la finance, de l administration publique ou de l administration des affaires, ou d autres diplômés d universités ou de collèges qui travaillent dans le secteur public ou privé. D autres provinces. Veiller à cibler également les personnes qualifiées d autres provinces. 2.2 Élaboration d une publicité pour le poste de directeur général Une publicité efficace pour le poste de directeur général fait ressortir les qualités afférentes à l emploi qui sont le plus susceptibles d attirer le lecteur et de l inciter à poser sa candidature. La publicité pour le poste de directeur général est plus qu une simple annonce classée; elle doit attirer l attention pour obtenir une réponse positive. La publicité pour le poste de directeur général doit avoir suffisamment de pouvoir persuasif pour convaincre des candidats qualifiés de poser leur candidature. 16

19 Une publicité efficace fera état des compétences essentielles que devra posséder le candidat, ainsi que de tous les avantages qu offrent l emploi et la municipalité. Veiller à ce que les éléments suivants soient inclus dans la publicité pour le poste de directeur général : Titre de poste. Le titre doit être accrocheur et inciter le lecteur à poursuivre sa lecture et à poser sa candidature. Par exemple : Directeur général Leadership pour une collectivité forte Description de travail. Le lecteur a besoin de savoir si le poste lui convient, tout comme le conseil doit savoir si la personne est bien celle qu il faut à la municipalité. Énumérer les fonctions et attirer l attention du lecteur en lui disant ce qu il fera comme travail plutôt qu en lui expliquant l expérience qu il faut avoir. Par exemple : Directeur général Leadership pour une collectivité forte Votre influence sur la municipalité sera importante, et ce, de plusieurs manières : Administration : Vous planifierez toutes les réunions du conseil et y assisterez, veillerez à ce que les règlements et résolutions soient adoptés et mis à jour, recommanderez de nouvelles initiatives au conseil et mettrez en œuvre les priorités du conseil. Gestion financière : Vous préparerez et superviserez le plan financier annuel, notamment le budget de fonctionnement général, le budget des immobilisations et le programme quinquennal de dépenses en immobilisations, en plus d administrer tout le processus fiscal, y compris la perception des comptes en souffrance et la vente des biens pour défaut de paiement des taxes. Gestion des ressources humaines : Vous recruterez et perfectionnerez tous les employés municipaux. Compétences essentielles exigées. Pour avoir le meilleur bassin de candidats parmi lesquels choisir, ne faites pas une longue liste des compétences obligatoires. Vous aurez le temps de séparer les candidats rêvés, c est-à-dire ceux qui possèdent les compétences essentielles, des autres candidats, plus tard dans le processus de sélection. Les publicités les mieux faites sont celles qui sont assez précises pour que les candidats aient envie d en 17

20 savoir davantage sur le poste, sans toutefois l être trop pour que les candidats s éliminent d eux-mêmes. Il faut inclure toutes les exigences scolaires nécessaires. Par exemple : Il serait idéal que le candidat possède des compétences spécialisées en administration municipale, en gestion financière et en gestion des ressources humaines. Parmi certaines seulement des exigences afférentes au poste, citons la capacité de communiquer, des compétences analytiques et des compétences en leadership, le tout à un haut niveau. Les candidats recherchés posséderont un diplôme d études postsecondaires dans une discipline pertinente. Ce qu offre la municipalité. La publicité devrait promouvoir la municipalité comme étant un lieu agréable pour vivre et travailler. Ne présumez jamais que tout le monde le sache. En revanche, utilisez votre publicité comme outil de relations publiques pour faire savoir que la municipalité est un endroit idéal pour vivre et pour travailler, de par son caractère progressiste et professionnel. Par exemple : Il y aura des occasions de présenter brièvement vos compétences en contribuant au progrès du plan de développement économique de la municipalité. D autres perfectionnements professionnels vous seront offerts pour garantir votre succès. La municipalité rurale de, collectivité agricole pittoresque située dans la région, au Manitoba, offre d excellentes occasions de loisirs. Elle est dotée d une population de personnes et d un budget annuel de 1,5 million de dollars. Salaire. La mention du salaire est importante pour attirer les candidats. On estime que les publicités qui ne précisent pas le salaire reçoivent environ la moitié moins de réponses que celles qui le font. La municipalité peut aussi inclure une échelle des salaires. Par exemple : Le salaire commence à xx xxx $; le candidat retenu peut s attendre à avoir un salaire et des avantages sociaux à la mesure de son niveau d expérience. Encouragement aux réponses. Le taux de réponse peut être accru par la façon dont les postulants sont priés de répondre. Envisagez de proposer de répondre par courriel ou par courriel régulier. Veillez également à inclure le site Web de la municipalité de façon à ce que les candidats puissent en savoir plus. Par exemple : 18

21 Faites parvenir votre curriculum vitae et votre lettre d accompagnement à la municipalité de à l adresse suivante : B. P. 456, ou par courriel à l adresse suivante : municipalite@.mb.ca. Pour de plus amples renseignements sur la municipalité de et pour obtenir une description complète de cette occasion intéressante, visitez le site Nous vous remercions de poser votre candidature et vous informons que seules les personnes sélectionnées pour plus ample examen seront contactées. Des exemples de publicités pour les petites et grandes municipalités sont fournis. 19

22 2.3 Exemple de publicité (petite municipalité) Directeur général Leadership pour une collectivité forte Votre influence sur la municipalité sera importante, et ce, de plusieurs manières : Administration : Vous planifierez toutes les réunions du conseil et y assisterez, veillerez à ce que les règlements et résolutions soient adoptés et mis à jour, recommanderez de nouvelles initiatives au conseil et mettrez en œuvre les priorités du conseil. Gestion financière : Vous préparerez et superviserez le plan financier annuel, notamment le budget de fonctionnement général, le budget des immobilisations et le programme quinquennal de dépenses en immobilisations, en plus d administrer tout le processus fiscal, de perception des comptes en souffrance et de vente des biens pour défaut de paiement des taxes.. Gestion des ressources humaines : Vous recruterez et perfectionnerez tous les employés municipaux. Il serait idéal que le candidat possède des compétences spécialisées dans le domaine de l administration municipale, de la gestion financière et de la gestion des ressources humaines. Parmi certaines seulement des exigences afférentes au poste, citons la capacité de communiquer, des compétences analytiques et des compétences en leadership, le tout à un haut niveau. Les candidats recherchés posséderont un diplôme d études postsecondaires dans une discipline pertinente. Il y aura des occasions de présenter brièvement vos compétences en contribuant au progrès du plan de développement économique de la municipalité. D autres perfectionnements professionnels vous seront offerts pour garantir votre succès. La municipalité rurale de, collectivité agricole pittoresque située dans la région, au Manitoba, offre d excellentes occasions de loisirs. Elle est dotée d une population de personnes et d un budget annuel de 1,5 million de dollars. Le salaire commence à xx xxx $; le candidat retenu peut s attendre à avoir un salaire et des avantages sociaux à la mesure de son niveau d expérience. Faites parvenir votre curriculum vitae et votre lettre d accompagnement à la municipalité rurale de à l adresse suivante : B. P. 456, ou par courriel à l adresse suivante : municipalite@.mb.ca. Pour de plus amples renseignements sur la municipalité rurale de et pour obtenir une description complète de cette occasion intéressante, visitez le site Nous vous remercions de poser votre candidature et vous informons que seules les personnes sélectionnées pour plus ample examen seront contactées. 20

23 Exemple de publicité (grande municipalité) Directeur général Au cœur de l équipe municipale Votre influence sur la municipalité sera importante, et ce, de plusieurs manières : Administration : Vous dirigerez la planification des réunions du conseil et offrirez un soutien dans ces réunions, vous veillerez à ce que les règlements et résolutions soient adoptés et mis à jour, vous informerez le conseil de la stratégie et de la politique d aménagement du territoire, vous recommanderez de nouvelles initiatives au conseil, et vous superviserez la mise en œuvre des politiques du conseil par les services responsables. Gestion financière : Vous dirigerez la préparation du plan financier annuel, y compris le budget de fonctionnement général, le budget des immobilisations et le programme quinquennal de dépenses en immobilisations, et établirez les contrôles financiers appropriés. Vous superviserez tout le processus fiscal, de perception des comptes en souffrance et de vente des biens pour défaut de paiement des taxes. Gestion des ressources humaines : Vous recruterez et perfectionnerez tous les employés de direction municipale et élaborez un plan afin d attirer et de retenir les employés. Il serait idéal que le candidat possède des compétences spécialisées dans le domaine de l administration municipale, de la gestion financière et de la gestion des ressources humaines. Parmi certaines seulement des exigences afférentes au poste, citons la capacité de communiquer, des compétences analytiques et des compétences en leadership, le tout à un haut niveau. Les candidats recherchés posséderont un diplôme d études postsecondaires dans une discipline pertinente. Il y aura des occasions de présenter brièvement vos compétences en contribuant au progrès du plan de développement économique de la municipalité. D autres perfectionnements professionnels vous seront offerts pour garantir votre succès. La ville de est un centre commercial actif qui est situé dans la région, au Manitoba, et offre un complexe récréatif équipé de tous les services, une aréna, un terrain de golf et un centre artistique. Avec une population de résidents, elle est dotée d un budget annuel de 2,1 millions de dollars. Le salaire commence à xx xxx $; le candidat retenu peut s attendre à avoir un salaire et des avantages sociaux calculés en fonction de son niveau d expérience. Faites parvenir votre curriculum vitae et votre lettre d accompagnement à la Ville de à l adresse suivante : B.P. 123 ou par courriel à Pour de plus amples renseignements sur la Ville de et une description complète de cette occasion attrayante, visitez notre site à Nous vous remercions de poser votre candidature et vous informons que seules les personnes sélectionnées pour plus ample examen seront contactées. 21

24 2.4 Options de publicité Comment le conseil recrute-t-il les candidats qualifiés? Il existe différentes options pour annoncer le poste de directeur général. Un bon moyen de commencer est par la publicité dans un journal, mais il existe plusieurs options de publicité qui peuvent beaucoup améliorer la portée de la publicité et vous assurer d avoir le plus vaste bassin de candidats qualifiés pour y faire votre choix. Tenez compte des idées suivantes lorsque vous décidez de l endroit où vous allez placer la publicité. Les journaux constituent un des véhicules potentiels de publicité. Vous avez un certain nombre d autres options. Journaux. Envisagez la publicité dans les journaux locaux et régionaux, ainsi que dans ceux qui ont une portée large au niveau de la province, comme le Winnipeg Free Press et le Brandon Sun. La publicité devra être raccourcie pour rentrer dans un espace abordable. Une bonne stratégie lorsque vous utilisez la publicité dans la presse consiste à fournir un lien avec un site Web sur lequel une publicité plus détaillée peut être affichée. À la fin de l annonce dans le journal, notez seulement l adresse du site Web où la publicité détaillée peut se trouver. Affichez le poste dans toute la municipalité, par exemple, le restaurant local, à l hôtel, au centre récréatif, à la bibliothèque ou au bureau municipal. Faites de la publicité sur le site Web de votre municipalité. Annoncer l emploi de directeur général sur l Internet, ce qui constitue une excellente manière d atteindre un vaste auditoire et permet à la municipalité d utiliser tout l espace nécessaire pour faire connaître l emploi, gratuitement. Annoncez sur d autres sites Web importants, par exemple : - L Association des municipalités du Manitoba (AMM) - La Manitoba Municipal Administrators Association (MMAA) - Autres associations provinciales municipales l AMM a des liens avec d autres sites Web à Des publications, comme le bulletin de nouvelles de l AMM ou des avis de la MMAA. Faites du réseautage avec les personnes des autres municipalités, du gouvernement provincial ou d autres organisations pour voir s ils connaissent des candidats 22

25 qualifiés. Le bouche-à-oreille est une très bonne manière d attirer les candidats. Annoncez dans les sites d emploi (sites Web d emploi sur Internet), comme Employez une entreprise de recrutement de cadres. Bien qu il s agisse en général d une option des plus coûteuses, ces cabinets sont des experts pour recruter à des niveaux importants. 23

26 ÉTAPE 3 SÉLECTION DES POSTULANTS ET TENUE DES ENTREVUES 3.1 Sélection des postulants Lorsque le délai de publicité du poste de directeur général est écoulé, la prochaine étape consiste à sélectionner les postulants. Bien que cette étape soit chronophage, elle a une importance très critique parce qu elle vous aidera à déterminer la liste des candidats auxquels vous devez absolument parler et vous économisera du temps et de l argent parce que vous ciblerez les bonnes personnes pour une entrevue. Souvenez-vous qu il est très coûteux d engager la mauvaise personne tout comme l est le processus de recrutement même, et qu un processus bien planifié et bien exécuté de sélection et d entrevue vous aidera à réduire les erreurs à l embauche et les coûts pour les municipalités. Qui est chargé de la sélection? Les municipalités ont différentes pratiques en ce qui concerne la responsabilité du choix des postulants et les décisions d embauche. Dans la majorité des cas, les municipalités ont fondé un comité du personnel. Un comité est généralement préférable à une personne ou au conseil plénier parce que le comité peut apporter des perspectives différentes mais complémentaires à la table. En général, le comité du personnel comprend deux ou trois membres du conseil et peut aussi inclure le directeur général sortant. La plupart des municipalités ont un comité du personnel qui est responsable du choix des postulants et des décisions d embauche. Organisation du processus de sélection : Le choix du directeur général passe avant tout par une liste des Préparer une liste de contrôle des compétences essentielles nécessaires pour l emploi. 24

27 postulants. Vous devez créer une liste de contrôle avec toutes les compétences essentielles qui sont nécessaires à l emploi (p. ex., les compétences spécialisées en administration, en gestion financière et en gestion des ressources humaines, la capacité de communiquer, les compétences analytiques et les compétences en leadership, entre autres, ainsi que toutes les autres compétences supplémentaires). Lorsque vous examinez les curriculum vitae, il est important de faire ressortir à quel moment les compétences du postulant qui figurent sur le curriculum vitae correspondent aux compétences essentielles ou supplémentaires nécessaires pour l emploi. À l aide du processus de liste de contrôle, le comité du personnel devrait pouvoir distinguer les candidats qu il est intéressé à rencontrer. Liste de contrôle type de sélection Compétences essentielles et supplémentaires Postulant n o 1 Postulant n o 2 Postulant n o 3 Postulant n o 4 Postulant n o 5 Postulant n o 6 Postulant n o 7 Postulant n o 8 Postulant n o 9 Postulant n o 10 Postulant n o 11 Postulant n o 12 Administration Gestion financière Gestion des ressources humaines Capacité de communiquer Compétences analytiques et aptitudes à résoudre un problème Compétences en leadership Gestion du changement Compétences orientées vers un but Compétences supplémentaires Compétences supplémentaires 25

28 Le nombre de candidats limité Il n y a pas de règle précise sur le nombre de candidats idéal à interviewer, mais si la municipalité a besoin d un directeur général, le comité du personnel devra interviewer autant de candidats qu il le faudra pour trouver la bonne personne. Une règle générale pour l entrevue consiste à ne tenir qu un maximum de six entrevues dans une journée de huit heures, ce qui garantit un temps suffisant pour chaque entrevue et offre au comité du personnel assez de temps pour discuter et faire ses observations. Il faudrait opter pour un nombre de candidats facile à gérer pour les entrevues. À l aide du processus de sélection, le candidat qui a des compétences essentielles énumérées dans son curriculum vitae (et une expérience adéquate en utilisant ces compétences) devrait se voir inviter à une entrevue. En général, le comité du personnel voudra sélectionner un nombre facile à gérer de candidats à interviewer d après le nombre de candidats qui se sont présentés pour le poste. 3.2 Élaboration des questions d entrevue L entrevue d emploi est le moment crucial à prendre en considération dans la décision d embauche. De bonnes pratiques d entrevue aideront à découvrir les connaissances et les capacités des candidats, ainsi que les points qu ils ont à améliorer, autant d aspects importants pour prendre une décision d embauche d une importance critique. Une entrevue d emploi bien préparée permettra de mettre en évidence les points forts et les points faibles du candidat. 26

29 Les questions devraient être préparées longtemps à l avance et conçues pour mettre en évidence les compétences spécialisées, les connaissances, les comportements et les motivateurs clés du candidat. Il ne suffit pas de savoir si un candidat peut faire le travail, il importe tout autant de savoir si la personne s intégrera bien dans la municipalité et si le candidat sera motivé pour faire le travail. Les bons intervieweurs posent des questions d approfondissement pour déterminer si le candidat est vraiment la personne indiquée et si elle peut faire le travail. Souvent, les intervieweurs posent des questions hypothétiques au candidat, mais ces questions conduisent parfois à des réponses sans rapport avec le rendement antérieur mais qui concernent plutôt ce que le candidat juge être la bonne réponse. De la même manière, vous devez chercher à éviter les questions fermées qui appellent une réponse très brève. Les questions qui commencent par les mots «pouvez-vous m expliquer» ou «décrivez-moi un moment» ou «donnez-moi un exemple» permettront d obtenir beaucoup plus d information. Les questions des entrevues devraient, par exemple, consister à faire décrire une situation par le candidat et à lui faire dire comment il a réglé une situation et justifier son choix de moyen. Il existe certaines questions qui ne peuvent pas être posées dans une entrevue. Le Code des droits de la personne prévoit que des questions de nature personnelle (comme l état matrimonial, l âge et les convictions politiques) ne peuvent pas être posées dans une entrevue d emploi. Lorsque le comité du personnel se demande si des questions sont appropriées, la première chose à vérifier est si la question a quoi que ce soit à voir avec l emploi pour plus d information, entrer en rapport avec la Commission des droits de la personne du Manitoba : La Commission des droits de la personne du Manitoba ( ou ). 27

30 3.3 Questions types d entrevue Voici quelques questions types d entrevue qui sont fondées sur les compétences essentielles exigées de la part d un directeur général. Administration Compétences spécialisées 1. Faites ressortir les aspects de votre formation (éducation et expérience) qui, d après vous, vous ont préparé au poste de directeur général et qui font de vous le bon candidat pour le poste. 2. Pensez à un moment où vous avez eu beaucoup de projets difficiles et différentes priorités à gérer. Expliquez-nous comment ça s est passé. 3. Pouvez-vous nous expliquer votre conception du rôle du conseil par rapport à celui d un directeur général. 4. Comment agiriez-vous dans une situation où un ou plusieurs membres du conseil vous font des demandes précises, mais sans que le conseil vous ait autorisé à répondre à ces demandes? 5. Le public s attend de plus en plus à ce que les municipalités soient redevables. Comment répondriez-vous aux exigences du public pour une meilleure reddition de comptes? Comment traiterez-vous le membre du grand public qui est insatisfait de ce que fait la municipalité et qui montre sa colère? 28

31 Compétences spécialisées (suite) Gestion financière 1. L une des principales fonctions d un directeur général consiste à élaborer le plan financier annuel ou le budget pour réaliser les objectifs du conseil en matière fiscale et financière et pour la prestation de services. Dites-nous comment vous concevez le processus d élaboration du budget dans le cas où le conseil a ordonné de réduire les niveaux des taxes foncières, de maintenir les niveaux actuels de réserve pour les plans à venir et de ne pas diminuer le niveau des services au public. Exposez de façon précise le processus que vous utiliseriez, l information que vous fourniriez et certaines des options que vous pourriez envisager pour réaliser cet objectif. 2. Les questions ou les problèmes financiers se posent souvent dans une municipalité du fait de l absence de mesures de contrôle internes et de mécanismes de surveillance appropriés. Parlez-nous de votre expérience dans la mise en œuvre des mesures de contrôle internes et de surveillance financière, surtout si ces mesures de contrôle n étaient peut-être pas adéquates. 3. Le conseil est l ultime responsable devant les contribuables de la situation financière de la municipalité. Il peut être difficile de comprendre l information financière et de prendre de bonnes décisions financières à défaut d avoir reçu au préalable une formation en finances ou d avoir de l expérience dans le domaine. Toutefois, le directeur général doit veiller à ce que des mesures de déclaration appropriées soient instaurées pour faciliter une bonne prise de décisions. Ditesnous en tant que directeur général quelle information financière vous déclareriez au conseil, avec quelle fréquence vous le feriez et comment vous présenteriez l information de façon compréhensible pour que le conseil ait les faits pertinents qui lui permettent de prendre de bonnes décisions financières. Gestion des ressources humaines 1. Les directeur généraux sont souvent appelés à faire de la médiation sur des litiges qui peuvent se produire dans une municipalité et qui font intervenir du personnel, des conseillers ou des contribuables, voire dans certains cas entre deux municipalités. Parlez-nous d expériences que vous avez eues dans la médiation d un conflit, de votre rôle et de la façon dont vous avez abordé la question, ainsi que du résultat obtenu. 2. Avez-vous déjà participé à l introduction de nouvelles idées ou de nouveaux programmes dans votre organisation? Parlez-nous du programme et décriveznous les étapes que vous avez suivies pour améliorer l acceptation du programme. 3. Quelle est la situation de gestion la plus difficile que vous ayez eu à traiter au cours des récentes années? 29