Des bonnes pratiques dʼintégration en entreprise

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1 Guide Des bonnes pratiques dʼintégration en entreprise Pour tous publics État des lieux Recrutement & intégration Accueil Accompagnement Bilan et retour d'expériences F A C E L O IRE ATLANTIQUE A T

2 Préambule Vers une démarche d intégration réussie! Favoriser l intégration de public issu de la diversité me plait à titre personnel, mais en tant que DG, ça me plait également à titre économique. Quand ça marche, on récupère 10 fois la mise. Ressources Mutuelles Assistance Ce guide a pour objectif de vous accompagner dans la mise en place d une démarche d intégration durable d un nouveau collaborateur issu de la diversité 1 dans l entreprise. Il vous apportera une méthodologie et des outils pour favoriser l insertion de ces publics ou de ceux qui rencontrent des difficultés d intégration. Ce guide a été construit à partir de témoignages et conseils de responsables d entreprises expérimentés dans ce type de projets et conçu pour les dirigeants de PME/TPE ou les responsables des Ressources Humaines en entreprises. En matière de diversité, on distingue trois cas de figure au niveau des entreprises. L entreprise souhaite s engager dans la démarche mais ne l a pas encore initiée. La méthodologie et les outils qui vous sont proposés dans ce livret vous permettront de construire votre projet. Les témoignages d entreprises illustreront, de manière concrète, les pratiques et techniques d intégration. L entreprise est déjà engagée dans la démarche mais cherche des outils complémentaires. Ce guide, accompagné de son kit d intégration, vous apportera informations, fiches pratiques et autres outils, ainsi qu une vision globale d une politique d intégration. Votre entreprise a déjà engagé une démarche d intégration structurée. Les témoignages, recueillis auprès des entreprises déjà impliquées dans ce type de projets, vous aideront à vous évaluer, à connaître les bonnes pratiques dans le domaine et à aller plus loin. En bref, ce guide vous permettra de construire, étape par étape, un projet d intégration professionnelle et de favoriser sa Télécharger Le kit d intégration sur nos sites internet : Publics issus de la diversité : Toutes les personnes rencontrant des difficultés d accès à l emploi pour des raisons non liées aux compétences : âge, sexe, origine, handicap, etc. P. 02

3 Etat des lieux - Où en êtes-v ous? Avant de vous lancer dans une démarche d intégration, recensez les moyens et les outils développés dans votre entreprise sur ce sujet. Avez-vous déjà signé une charte ou un accord sur ce sujet? Les partenaires sociaux, l encadrement intermédiaire et l ensemble des salariés sont-ils déjà sensibilisés? Avez-vous clarifié vos objectifs en vous engageant dans une démarche d intégration? - Pourquoi l entreprise souhaite s engager? En interne, pour : fédérer et mobiliser le personnel autour des valeurs de l entreprise ; favoriser l ouverture des salariés de l entreprise aux problématiques des populations à intégrer ; fidéliser des collaborateurs nouvellement embauchés ; identifier les possibilités et les intentions de l entreprise en matière de recrutement. En externe, pour : s inscrire dans une approche anticipatrice et participative des besoins de l entreprise et/ou de sa filière professionnelle (GPEC) ; corriger une situation où l offre d emploi est supérieure à la demande ; adapter la composition de ses équipes à la diversité de son environnement et de sa clientèle. - Comment se lancer? Le dirigeant donne l impulsion en s impliquant lui-même et engage le processus d explication de la démarche et de la sensibilisation de l ensemble du personnel concerné. Cette prise de décision : nécessite une explication et un partage des motivations ; doit être explicite et porteuse de sens ; fait partie intégrante de la stratégie de l entreprise ; s appuie sur un environnement d aides et de conseils Télécharger Tableau des différents contrats Statut du stagiaire Évaluations (EMT, EMTPR, etc.) Convention de stage type Définition de la GPEC Cadre législatif Dispositifs de formation P. 03

4 Recrutement&intégration - Choisir le candidat Que faut-il observer? La motivation : enthousiasme, implication, apport d idées. Les compétences : les connaissances de base, les savoirs et savoirs-faire liés au métier, la rapidité d exécution. Les valeurs : le savoir-être qui permet d adhérer aux valeurs de l entreprise. S ils existent, les écarts avec l attendu sont-ils résorbables? identifier les éventuels freins à l emploi des candidatures et anticiper les leviers ; repérer les structures compétentes en fonction des axes d amélioration du candidat ; en accord avec le futur collaborateur, fixer des objectifs qui peuvent être réévalués au cours du parcours d intégration. Pour vous aider Les partenaires emploi (service public de l emploi, agences d emploi, consultants ) mettent à votre disposition des outils et un savoir-faire : les techniques d évaluations ; les tests d aptitudes et de comportement ; les outils qui mesurent les compétences ; et les capacités définies dans le référentiel (EMT, MRS...) ; les centres de formation. - Préparer l environnement de travail Comment bien préparer l arrivée du nouveau venu? Processus d intégration Confirmer l intégration du futur bénéficiaire par courrier Présenter le projet, le sens et les objectifs de la démarche via les outils de communication interne. Définir le cadre de la mission et son rôle dans l entreprise Préparer l équipe d accueil à l arrivée du nouveau collaborateur Sensibiliser les parties prenantes à l accueil du bénéficiaire Préparer l arrivée administrative du nouveau collaborateur Installer le poste de travail (ordinateur, badge, équipements de sécurité, etc.) P. 04

5 Recrutement&intégration - Désigner un tuteur Le tutorat c est quoi? Le tutorat est un transfert de connaissances entre une personne expérimentée, le tuteur, et une personne en intégration, le tutoré. Il s agit d une formation individualisée et flexible. Le tuteur n a pas forcément toutes les compétences que doit maîtriser l apprenant au terme de sa formation, car son rôle n est pas d apporter des réponses à tous les problèmes posés, mais de guider l apprentissage au sein de l entreprise. Le tutorat consiste à accueillir, aider, informer et guider le nouvel arrivant au long du parcours d intégration. Le tutorat, avec qui? Une personne volontaire dotée de qualités d écoute, de médiation et une envie de transmettre (métier et valeurs de l entreprise) ; une expérience du métier et une bonne connaissance de l entreprise ; une personne reconnue par ses pairs ; qui a été préalablement sensibilisée à l accompagnement du public concerné. Le tuteur doit être étroitement associé à la phase de pré-accueil essentielle pour la suite du parcours. Quelles sont les qualités requises? une écoute attentive, de la patience et de la disponibilité ; un recul et de l objectivité pour une prise en compte globale du bénéficiaire dans son contexte ; une fermeté bienveillante ; un sens de la médiation ; une capacité à transmettre les valeurs de l Télécharger Guide du tuteur Exemple de fiche de poste Évaluations (MRS, EMT, etc.) Guide pour rédiger une offre Grille d analyse des CV Caractéristiques du public Outils pour optimiser l entretien P. 05

6 Accueil - Préparer le plan d accueil C est le tuteur ou référent qui donne au nouvel arrivant les renseignements sur l entreprise (valeurs, organigramme, présentation des locaux, localisation des services, etc.) et l environnement du poste (consignes de sécurité, implantation et moyens logistiques à disposition, horaires, conditions particulières, etc.) A quoi faut-il penser? Organiser la rencontre avec les collaborateurs. Faire une visite de l entreprise. Informer le nouvel arrivant de la suite du parcours : faire le lien avec les référents et la hiérarchie ; présenter les objectifs ; remettre le contrat ou la convention. - Le livret d accueil Les informations délivrées au candidat au moment de l accueil peuvent être données dans le cadre d un entretien et/ou formalisées dans un livret. Le livret d accueil, c est quoi? C est un fascicule destiné aux nouveaux arrivants qui rassemble toutes les informations utiles et pratiques sur la vie de l Télécharger Livret d accueil du nouvel embauché Visite de l entreprise Règles d intégration du nouvel arrivant Les informations à y trouver : L organisation de l entreprise L organigramme Le réglement intérieur Les règles de vie Les consignes de sécurité Les informations sur la vie d entreprise Le plan de formation Santé/mutuelle Les dispositions particulières (accords, conventions ou obligations légales) Rencontre avec le responsable direct Guide Communiquer sur l arrivée du nouveau collaborateur P. 06

7 Accompagnement - Les acteurs Le tuteur / le référent Le manager direct aide au processus d acquisition des compétences ; organise la médiation interne si nécessaire (service RH, hiérarchie) ; alerte et mobilise les autres appuis, si nécessaire ; explique et fait partager les valeurs de l entreprise. Le formateur intervient : évalue la mission, fixe et adapte les objectifs ; échange régulièrement avec le tuteur et le formateur quand il intervient ; informe, coordonne et veille à la cohésion de l équipe autour du projet d intégration. NB : Il faut bien distinguer la fonction d accompagnement (tuteur) de celle de management (manager). Le conseiller en insertion dans l ensemble du parcours de professionnalisation du nouvel arrivant ; au gré des situations à traiter et des lacunes éventuellement détectées ; dans le cadre d une réorientation du projet professionnel en cours d intégration. est issu des organismes d emploi et d insertion (missions locales, Pôle Emploi, maisons de l emploi et de la formation, unités emploi, organismes de formation, etc. ; soutient l entreprise pour le suivi de l accompagnement et fait le lien avec les appuis spécialisés. Les appuis extérieurs spécialisés (mobilisables sur demande selon les thématiques) Santé - famille - garde d enfants - logement- transport - financier - inspection du travail - etc. - Un objectif commun Appuis extérieurs En fonction des besoins du bénéficiaire, mobilisable sur demande Entreprises Objectif de croissance économique et développement des compétences Objectif final Intégration dans l'emploi durable Le tuteur Rôle pivot vis-à-vis des autres acteurs de l'accompagnement Organismes de formation professionnalisation Appui à la professionalisation P. 07

8 Accompagnement - Le nouvel arrivant acteur du dispositif Le nouvel arrivant est acteur de son intégration grâce à des points réguliers avec le tuteur, le manager, le formateur et les autres appuis au besoin. Les rencontres permettent principalement d identifier les freins et leviers éventuels, de définir un plan d action, de répartir les rôles. Le tuteur : assure la proximité rôle d'intermédiaire Tuteur Apporter l'expertise métier Accompagner dans la montée en compétences Écouter et être disponible Autres appuis Conseiller d'insertion ou spécialistes (santé, garde d'enfants, logement, etc.) Suivi : assuré par le RH ou le manager Nouvel arrivant Formateur - Selon objectif de la formation - Professionnaliser : apprécier le niveau et la rapidité d'acquisition des compétences Accompagner l'acquisition et la montée en compétences IMPORTANT - LES ÉCHANGES Définir la périodicité Fixer les rendez-vous Prévoir un lieu et un temps adéquats Élaborer le compte-rendu validé par les deux parties Manager Évaluer l'intégration dans l'équipe Évaluer et accompagner la progression, l'acquisition de compétences Redéfinir les Télécharger Guide du tuteur Répertoire P. 08

9 Bilan & retour d expériences Trois cas de figure Le bénéficiaire est embauché dans l entreprise d accueil : avec un statut de salarié classique ; en contrat en alternance pour continuer à se professionnaliser et être accompagné. Bonne pratique Les secteurs du bâtiment et de la propreté officialisent l intégration par la remise d un certificat lors d un temps particulier de valorisation. Effet positif sur l environnement ainsi que sur l ambiance générale et le climat social. Il a réussi son parcours, mais l entreprise d accueil n est pas en mesure de l embaucher. Il faut : poursuivre le tutorat jusqu à son terme pour une réelle professionnalisation ; accompagner le candidat dans sa recherche d emploi ; permettre au candidat d accéder au réseau de l entreprise. Il a échoué au cours de son parcours d intégration, pourquoi? Le parcours d intégration n était pas adapté au candidat. Au terme du parcours, les compétences ne sont pas en adéquation avec le poste : le relais est pris par les appuis institutionnels/associatifs du secteur de l accompagnement Télécharger Exemple de fiche de poste Grille d évaluation - bilan de stage Tableau de différents types de contrat (y compris alternance) Guide du maintien à l emploi Le retour d expérience doit être formalisé et partagé pour bénéficier aux différents acteurs impliqués : l entreprise, le manager, les formateurs, les autres appuis et le bénéficiaire. P. 09

10 Publics concernés - Les travailleurs handicapés Pour recruter et réussir l intégration de personnes en situation de handicap, il faut veiller à plusieurs choses. Communiquer sur les canaux ad-hoc transmettre son offre au réseau des CAP EMPLOI ; diffuser sur les sites spécialisés (notamment celui de l AGEFIPH) ; en parler à vos partenaires de l emploi ; participer aux salons locaux de l emploi des Travailleurs Handicapés (TH). Organiser l intégration dans votre entreprise réaliser un diagnostic des postes, des contraintes et des aménagements possibles ; mettre en place, une action de formation spécifique dont les conditions d entrée seront adaptées pour faciliter le recrutement de TH ; accueillir en stage des personnes handicapées formées au sein de Centres de Réadaptation Professionnelle (CRP) ou des centres de formation spécialisés ; organiser une formation sensibilisation sur le handicap pour les équipes de travail. Faciliter leur intégration et leur carrière signer un accord d entreprise ou une convention sur le volet handicap ; veiller à l accessibilité des locaux ; s assurer de l évolution de l état de santé des salariés. - Les métiers ou responsabilités culturellement mono sexués Sur ce terrain, les préjugés sont si tenaces que des interdits plus ou moins conscients se dressent. Il est important de conduire une action de communication forte et claire en direction de tous les acteurs de l entreprise et en direction de leur environnement (famille des collaborateurs en particulier). Que convient-il de faire dans ce cas là? déterminer les métiers dans lesquels la présence de femmes et d hommes pourrait être renforcée ; conduire des actions pour sensibiliser les jeunes filles et les femmes aux métiers traditionnellement masculins et inversement ; mener des actions de sensibilisation à la mixité au sein de l entreprise ; veiller à améliorer la conciliation entre la vie parentale et la vie professionnelle. P. 10

11 Publics concernés - Les publics d origine étrangère ou issus des quartiers Une fois de plus, les préjugés sont très importants. Ils s appuient parfois sur l argument de la clientèle. L entreprise peut pourtant gagner beaucoup à adapter la composition de ses équipes à la diversité de son environnement et de ses clients. Que convient-il de faire? diversifier les sources de recrutement en diffusant ses offres d emploi à l ensemble des intermédiaires de l emploi ; signer la charte de la diversité ou candidater au label «diversité» pour mieux faire connaître votre démarche ; mener des actions de sensibilisation et de formation des salariés à l égalité de traitement et à la non-discrimination. - Les jeunes ou les seniors Embaucher et intégrer des personnes d âges différents facilite la transmission des savoirs et, par conséquent, le développement d un esprit d entreprise dynamique. Que convient-il de faire? apporter une attention particulière aux candidatures des jeunes et des seniors ; organiser et valoriser leur rôle dans l entreprise ; Pour les seniors : les valoriser, conduire un entretien de 2 nde partie de carrière, penser à la formation, les mobiliser pour qu ils deviennent tuteurs et adapter les postes présentant des pénibilités particulières. Pour les jeunes : favoriser l accueil de stagiaires et de salariés en alternance, transmettre systématiquement ses offres aux missions locales, prendre en compte les spécificités de la «génération Y» (rituels d émotions, dialogue, explicitations des enjeux d une mission, etc.). P. 11

12 Verbatim A venir «Formation Avenir Recrutement en ÉLECtricité (FARELEC), une priorité à l employabilité.» Christophe Grosjean, ERDF Besoin «Une politique d intégration pour répondre aux besoins de remplacements.» Virgilio Fonseca, Concept Propreté Communication «L entreprise communique très largement sur ce qu elle peut apporter à ses collaborateurs, mais c est principalement à la demande du salarié que l entreprise va mettre en place un accompagnement individualisé afin de répondre exactement aux besoins du collaborateur.» Rodolphe Petitpas, Eiffel industrie D iversité «Comme beaucoup, j avais des préjugés sur l adéquation entre Handicap et Emploi, mais la richesse d une entreprise est la diversité des É galité «La diversité est une vraie richesse pour notre entreprise. Nous avons la volonté de la promouvoir dans toutes ses composantes et d agir pour l égalité des chances.» Valérie Pineau, Elengy G énération «Le binôme sénior/jeune a son intérêt, c est la transmission de la valeur travail.» Carmen Blayot et Nolwen Leguillon, Sita Ouest I mpulsion «La direction a réellement impulsé cette volonté et cette politique diversité, mais elle est très bien relayée par les hommes et les femmes qui se sont investis d une mission.» Gaëlle Martin, Adecco personnes qui la composent. Les personnes en situation de handicap ont beaucoup à nous apporter.» Régis Guyony, Banque Populaire Atlantique F ierté «Pour l entreprise, cette expérience d accompagnement de retour à l emploi de cette salariée a été une source de fierté : nous étions heureux de participer à cette démarche et de faire partie d une entreprise humaine.» Jean-Pierre Thibaud, RMA Handicap «La politique d intégration et de sensibilisation continue, engagée depuis 2005, a permis aux salariés de changer de regard sur le handicap. De plus, des objectifs d intégration de personnes handicapées sont inclus, depuis 2011, dans le contrat d intéressement de l entreprise. C est donc l affaire de tous au sein de la banque!» Régis Guyony, Banque Populaire Atlantique P. 12

13 Verbatim J eunes «Le recrutement en alternance nous permet de former et de formaliser l insertion des jeunes dans la vie active. Pour ce type de démarche, une solide collaboration doit s établir entre l organisme de formation et l entreprise» Alain Fabre, CNIEG Livret d accueil K aléidoscope «Le nouvel arrivant reçoit un livret d accueil, utile pour comprendre l Entreprise, sa culture, ses valeurs, ses activités, son fonctionnement. Ce livret donne également toutes les informations pratiques dans la vie professionnelle quotidienne. Il sert de guide, apporte un premier niveau de réponse et facilite l entrée en contact avec l entreprise.» Virginie Fabian, La Poste N ouveau «L anticipation de l arrivée du nouveau collaborateur : une clé pour sa bonne intégration.» Virginie Fabian, La Poste Proximité «Etant une petite entreprise, la proximité facilite la communication interne. Le tutorat des nouveaux collaborateurs se fait de façon naturelle et mobilise l ensemble des salariés de l entreprise.» David Trioux, MC Plast «Ce qui fait la force d une entreprise? Ses différences! La mosaïque des parcours et des profils permet de faire naître l échange et la créativité.» Alain Fabre, CNIEG Mobiliser «L insertion doit être un projet fédérateur, c est l affaire de tous. Il faut donc communiquer, mobiliser, motiver.» Carmen Blayot et Nolwen Leguillon, SITA Ouest Opportunité «La RSE n est pas une contrainte mais une opportunité (...) L objectif est de répondre à un besoin lié au business, au recrutement de compétences et au développement de l aspect humain.» Yann Lequerre, COFELY AXIMA Q ualité «Les tuteurs bénéficient d une formation et d une prime pour l exercice de cette fonction. Des réunions de suivi sont organisées pour l amélioration permanente de la qualité de cette procédure.» Emmanuel Saulou, Restoria FACE EdC et Face Loire Atlantique P. P. 13

14 Tutorat «Un suivi régulier de l intégration du salarié est mis en place pour accompagner à la fois le salarié et le manager tout au long de cette intégration.» Valérie Pineau, Elengy Valorisation «L accompagnement permet une valorisation réciproque des professionnels et des stagiaires.» David Gaborieau, Boulangerie Pâtisserie des Arcades Xy «Le recrutement de séniors peut répondre aux attentes de la clientèle de l entreprise» Anthony Brohon, Décathlon Z éro Verbatim R elais «Pour assurer cette politique de tutorat, nous avons fait appel à des tuteurs formés, à des relais d accompagnement sociaux externes et à un appui des ressources humaines.» Thomas Denecheau, Vinci Construction Génération Savoir-être «Nous ne sommes pas attachés au diplôme ou à la formation : le savoir-être et la motivation sont d abord nos critères de sélection lors de l entretien de recrutement.» Marie-José Riclet, Transeco Unité «Le schéma de l intégration est le même pour tous les candidats, sachant que l intégration se passe principalement au moment du recrutement.» Rodolphe Petitpas, Eiffel Industrie Web «Lorsqu une réflexion sur la diversité émerge d une entreprise, elle peut dans un premier temps consulter les sites Web de la FACE et de EdC. Elle y trouvera informations et conseils. Il faut ensuite qu elle prenne contact avec l antenne locale la plus proche. Des chargés de mission pourront la guider dans sa réflexion et l aider dans ses démarches.» Julie Gouraud, FACE Loire Atlantique barrières «La proximité rend les barrières moins rigides. Quand un nouveau collaborateur est perdu, il n est pas isolé et peut vite demander de l aide» Valérie Pineau, Elengy P. 14

15 Glossaire AFPA // Association pour la Formation Professionnelle des Adultes AFPR // Action de Formation Préalable au Recrutement BTP // Bâtiment Travaux Publics CDD // Contrat à Durée Déterminée CDI // Contrat à Durée Indéterminée CE // Comité d Entreprise CFP // Congé de Formation Professionnelle CG // Conseil Général CHSCT // Comité d Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail CIF // Congé Individuel de Formation CODIR // COmité de DIRection DIF // Droit Individuel de Formation DIRECCTE // DIrection Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l Emploi EdC // Entreprises dans la Cité EMT // Évaluation en Milieu de Travail EMTPR // Évaluation en Milieu de Travail Préalable au Recrutement ESAT // Établissement et Service d Aide par le Travail FACE // Fondation Agir Contre l Exclusion FONGECIF // FONds de GEstion du Congé Individuel de Formation GPEC // Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences GPS // Gestion Personnalisée et Spécifique GRETA // GRoupement d ETAblissement IRP // Institution Représentative du Personnel MRS // Méthode de Recrutement par Simulation OPACIF // Organisme Paritaire Agréé au titre du Congé Individuel de Formation OPCA // Organisme Paritaire Collecteur Agréé POE // Préparation Opérationnelle à l Embauche RH // Ressources Humaines ROME // Répertoire Opérationnel des MEtiers RSA // Revenu de Solidarité Active RSE // Responsabilité Sociale et Sociétale des Entreprises SPE // Service Public de l Emploi P. 15

16 En collaboration avec : Avec le soutien de : Retrouvez le guide des bonnes pratiques d'intégration en entreprise et son kit sur nos sites : F A C E L O IRE ATLANTIQUE A T Création graphique & impression : CNIEG