l étiquette logistique

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1 Guide de l étiquette logistique pour le transport EAN UCC the global language of business

2 Sommaire Editransport et Gencod EAN France ont signé le 16 mars 2000 un accord de coopération visant à faciliter et à généraliser l utilisation des standards EAN pour l identification automatique des unités d expédition dans le monde du transport. Les acteurs de la chaîne du transport bénéficient, grâce à cette coopération, de standards communs pour le suivi des unités d expédition ainsi que pour les échanges de données informatisés, en conformité avec les normes internationales 1. Un groupe de travail, constitué au début de l'année 2000, animé conjointement par Editransport et Gencod EAN France, rassemble des chargeurs, des transporteurs et des destinataires distributeurs. Le Groupe de Transporteurs Français (GTF) contribue également à ces travaux du fait de sa longue expérience du terrain. Au mois de janvier 2001, reconnaissant qu elle répond aux besoins de tous partenaires de la chaîne logistique, la profession approuve l'étiquette logistique EAN standard. La poursuite de ces travaux porte actuellement sur l harmonisation des messages EDI sur le transport : les guides utilisateurs d Editransport/GTF et les recommandations EANCOM. Nous tenons à remercier l ensemble des participants au groupe de travail qui, par leur assiduité et leur travail de réflexion, ont permis à ce manuel d être publié. Pourquoi ce guide? Ce guide est destiné aux acteurs de la chaîne logistique expéditeurs, transporteurs et destinataires afin de les aider à mettre en œuvre la partie transport de l étiquette logistique standard EAN. Les transporteurs et expéditeurs y trouveront les explications nécessaires à l utilisation de cette étiquette logistique, dont la mise en place permettra d'améliorer la gestion de l'acheminement des marchandises et leur traçabilité. La structure de l étiquette, ses différentes parties, ainsi que les fonctionnalités de chacune des informations qu'elle contient y sont détaillées. Objectifs de l étiquette logistique 4 Le scénario d échange 5 Le scénario Les acteurs et leur rôle Rappel sur l enchaînement des messages Le numéro unique d identification d unité d expédition 7 Présentation de la norme ISO «License plate» Le numéro séquentiel de colis ou SSCC (Serial Shipping Container Code) Les deux modes d exploitation 8 Fonctionnement en mode intégralement connecté «on-line» Fonctionnement en mode partiellement connecté «off-line» Les informations en code à barres du mode partiellement connecté La codification et la symbologie UCC/EAN L étiquette logistique standard EAN 13 La partie transport La partie produit La partie client Ce guide permet à chaque acteur de la chaîne logistique de repérer et d exploiter les informations qui lui sont destinées. Chacun pourra ainsi améliorer sa gestion interne et mieux informer ses différents partenaires, notamment ses clients. 1. CEN-TC 225/ISO pour le code à barres et EDIFACT pour l EDI 4

3 Objectifs de l étiquette logistique standard EAN Le scénario d échange Construite à partir de normes internationales, l'étiquette logistique EAN est un standard unique, utilisable par l ensemble des acteurs de la chaîne d approvisionnement et qui permet une traçabilité sans faille des objets transportés. La fin du ré-étiquetage! Avec une étiquette unique éditée par l'expéditeur. L'étiquette logistique EAN se substitue aux nombreux formats d étiquettes propriétaires existant aujourd hui car elle comporte toutes les informations nécessaires aux traitements effectués lors des différentes phases de l acheminement des objets, du point d enlèvement au point de livraison. Sa mise en place répond aux différents besoins exprimés par les acteurs de la chaîne logistique. Le scénario Expéditeur 2. Préparation de commande 3. Ordre de transport (IFCSUM) 6. Compterendu de livraison (IFTSTA) 1. Commande (ORDERS) Transporteur Plate-forme Plate-forme de départ d'arrivée 5. Emargement Destinataire Elle assure le lien entre le flux physique des marchandises et le flux d information, et donc la synchronisation et la cohérence des flux matériels et des flux immatériels. Les bénéfices apportés par l étiquette logistique standard : - un gain de temps important grâce à l automatisation des saisies et des contrôles des expéditions ; - une remontée d informations beaucoup plus précise, fiable et rapide vers le donneur d ordres, lors de la lecture de l étiquette en réception ; - des gains de temps non négligeables par l'élimination des étiquettes apposées successivement par tous les acteurs de la chaîne ; - une plus grande fiabilité des informations avec la suppression des retranscriptions et des ressaisies multiples de la même information ; - un rapprochement avec les messages EDI normalisés et internationaux grâce aux informations qu'elle contient ; - une meilleure traçabilité tout au long de la chaîne logistique, notamment par l'utilisation de la norme ISO d identifiant unique des entités transportables. * quantitatif + qualitatif Les acteurs et leur rôle 4. Avis d'expédition (DESADV) 7. Accusé de réception de livraison* (RECADV) L expéditeur : - reçoit une commande, la prépare et crée un avis d expédition (DESADV) constitué d unités d expédition ; - après avoir édité et apposé des étiquettes sur chaque unité d expédition, charge le camion, pointe les unités d expédition et envoie l'avis d expédition (DESADV) au destinataire ; - envoie un ordre de transport (IFCSUM) au transporteur. Le transporteur : - pointe au chargement les unités d expédition puis décharge ces unités d expédition sur sa plate-forme de départ ; - après pointage des unités d expédition et rapprochement avec l ordre de transport reçu, il effectue un tri directionnel des unités d expédition. Ces unités sont ensuite rechargées sur un camion et envoyées vers la plate-forme d arrivée ; - à partir de cette plate-forme, un dernier tri est effectué pour la tournée de livraison finale. Un pointage est effectué à la livraison ; - un compte-rendu de livraison (IFTSTA) est envoyé à l expéditeur par la plate-forme de départ. Le destinataire : - reçoit l expédition, pointe chaque unité d expédition (SSCC), émarge le récépissé de transport (avec ou sans réserve) ; - dépote ensuite ces unités afin de faire le rapprochement avec l avis d expédition (DESADV) ; - une fois ce rapprochement effectué, il envoie un accusé de réception de livraison (RECADV) à l expéditeur. Le prestataire logistique : - joue le rôle de destinataire en approvisionnement et le rôle d expéditeur en expédition.

4 Le numéro unique d identification d unité d expédition Rappel sur l enchaînement des messages Vu par le chargeur et le destinataire Commande 1 Commande 2 Commande 3 Avis d'exp. 1 Avis d'exp. 2 Expéditeur 1 Avis d'exp. 3 Avis d'exp. 4 Destinataire 1 Avis d'exp. 5 Une même commande peut être éclatée en deux avis d expédition si la livraison est fractionnée. Dans ce cas, il est possible d effectuer la livraison par deux moyens de transport différents et, éventuellement, deux transporteurs. Vu par le transporteur Avis d'exp. 2 Avis d'exp. 3 Avis d'exp. 6 Destinataire 1 =expédition 2 1 ordre de transport Le message EDI utilisé entre l expéditeur et le transporteur est l ordre de transport multiexpédition (IFCSUM) Le message EDI utilisé entre l expéditeur et le destinataire est l avis d expédition monoexpédition (DESADV). Destinataire 2 =expédition 4 Deux expéditions élémentaires (ici avis d expédition n o 2 et n o 3) peuvent être envoyées au même destinataire, constituant une expédition groupée (un lieu de chargement vers un lieu de livraison). Dans le même temps, une autre expédition élémentaire (correspondant à une autre commande) est constituée à l attention d un autre destinataire. Ces deux expéditions, à condition qu elles soient transportées dans le même camion, font l objet d un seul ordre de transport (IFCSUM) émis par l expéditeur vers le transporteur. Le message EDI utilisé entre le transporteur et l expéditeur est la remontée d informations (IFTSTA). Une expédition peut regrouper plusieurs expéditions élémentaires et donc plusieurs avis d expédition. À chaque expédition élémentaire comprise dans un ordre de transport IFCSUM correspond un avis d expédition. L ISO a défini une norme pour identifier de manière unique toute entité transportable dans un cadre international et multisectoriel. Cette norme permet aux acteurs travaillant avec plusieurs secteurs d activité de reconnaître et d'identifier chaque colis sans ambiguïté. Présentation de la norme ISO «License plate» La norme ISO intitulée «license plate» est la norme internationale et multisectorielle qui définit la structure du numéro de colis de manière à en garantir l unicité dans les applications. La «license plate» est attribuée à l entité transportée par le créateur de numéro de matricule. Celui-ci doit être agréé par un organisme émetteur (EAN, Odette, etc.). Selon cette norme, le numéro de colis répond aux impératifs suivants : il commence par le numéro de matricule de l organisme émetteur (de 0 à 9 pour EAN) ; il est conforme au format spécifique de l organisme émetteur (18 chiffres dans le monde EAN, 17 chiffres dans le monde Odette) ; il doit être unique durant la durée de vie de l objet ; il est à longueur variable avec un maximum de 35 caractères. Code de l'organisme émetteur Structure spécifique de l'organisme émetteur Le numéro séquentiel de colis ou SSCC Le SSCC (Serial Shipping Container Code) est un code à 18 positions numériques structuré de la manière suivante : le code d EAN International en tant qu organisme émetteur (de 0 à 9) ; le préfixe du pays, attribué par EAN International ; le code unique attribué par Gencod EAN France au créateur du numéro de l unité d expédition (le code entreprise, également appelé Code National Unifié Fournisseur, ou CNUF) ; le code unique attribué à l entité transportée par le créateur (le numéro séquentiel de l unité d expédition) ; le caractère de contrôle. De 9 à 0 Préfixe du pays CNUF N o séquentiel de colis C Code organisme de l'émetteur Structure spécifique de l'organisme émetteur Dans le cadre de la norme ISO License Plate, EAN International, en tant qu organisme émetteur a baptisé SSCC l identification unique de l unité transportable. 6

5 Les deux modes d exploitation L'étiquette transport peut être exploitée de deux manières : en mode intégralement connecté («online») ou partiellement connecté («off-line»). Le mode intégralement connecté est la solution la plus automatisée ; tous les transporteurs ne sont pas prêts actuellement à la mettre en œuvre. Pour cette raison, le deuxième mode permet d automatiser partiellement le contrôle de la chaîne de transport avec des moyens moins avancés. Fonctionnement en mode intégralement connecté «on-line» Ce mode de fonctionnement implique que les flux de message EDI accompagnent parfaitement tous les mouvements physiques de l expédition. Selon ce fonctionnement, seul le numéro unique de colis (le SSCC) est nécessaire lors du pointage électronique du colis à chaque maillon de la chaîne. À chaque étape, l intervenant, relié en temps réel à son système informatique disposant de l ordre de transport reçu par EDI, lit le SSCC. Il obtient alors toutes les informations nécessaires pour trier le colis et le router dans la bonne direction. Le déroulement L expéditeur : numérote toutes les unités d expédition avec un SSCC ; transmet au transporteur l ordre de transport (IFCSUM) contenant les SSCC de tous les colis à expédier. Le transporteur : dispose d un système informatique capable de retrouver toutes les données de l ordre de transport, à partir de chaque SSCC et en tout point de son réseau de transport. Les contrôles et l acheminement peuvent alors se faire automatiquement. Cette solution idéale nécessite un système informatique entièrement en ligne et couvrant la totalité du réseau du transporteur. Le principe Flux de marchandises entre l'expéditeur et le transporteur SSCC 1 SSCC 2 Lecture : SSCC (uniquement) Fonctionnement en mode partiellement connecté «off-line» Ce mode de fonctionnement permet d assurer le pointage des unités d expédition sans avoir accès, en temps réel et tout au long du réseau de transport, aux informations détaillées issues de l ordre de transport (IFCSUM). Le déroulement Le principe L expéditeur : numérote toutes les unités d expédition avec un SSCC ; édite la partie transport de l étiquette avec le code à barres spécifique transport ; transmet l ordre de transport contenant les SSCC de toutes les unités d expédition et les numéros d expédition au transporteur (les SSCC sont rattachés au numéro de l expédition. Le transporteur : lit les SSCC et les numéros d expédition lors de la prise en charge de l expédition ; route chaque unité d expédition à l aide du code à barres qui concerne le transport (comprenant soit le code de routage, soit le code postal du destinataire) ; contrôle le nombre d unités d expédition à l aide du quantième de colis ; détecte ainsi les manquants et les erreurs ; automatise, à chaque maillon de la chaîne de transport, tous les pointages successifs et fiabilise ainsi l ensemble de sa prestation. Flux de marchandises entre l'expéditeur et le transporteur SSCC 1 Information transport SSCC 2 Lecture : Informations transport : -n o de l'expédition ; - quantième de l'expédition ; - nombre total de colis ; - code routage ou code postal. SSCC Flux d'informations entre l'expéditeur et le transporteur IFCSUM SSCC 1 SSCC 2 Flux d'informations entre l'expéditeur et le transporteur IFCSUM SSCC 1 SSCC 2 8

6 Les informations en code à barres du mode partiellement connecté L EAN 128 est la symbologie de code à barres utilisée. Ses spécifications techniques sont disponibles auprès de Gencod EAN France. Trois informations qui concernent le transport sont représentées dans le code à barres : - le numéro d expédition élémentaire ; - le quantième de colis et le nombre total de colis de l expédition élémentaire ; - le code directionnel. Le numéro d expédition (AI 402) Le numéro d'expédition est attribué par l expéditeur lors de chaque expédition élémentaire. Il constitue un numéro unique qui identifie un groupe d unités d expédition transportées ensemble. Ce numéro peut être utilisé par tous les acteurs de la chaîne de transport en tant que référence commune d expédition. Il est rappelé en référence dans le message avis d expédition (DESADV). À un avis d expédition correspondent un numéro d expédition élémentaire et une seule commande. Le numéro d expédition élémentaire se construit à partir du préfixe du pays, suivi du code attribué par Gencod EAN France à chaque entreprise (Code entreprise ou CNUF) et d un numéro d expédition (numéro séquentiel). Ce numéro est de longueur fixe à 17 caractères numériques. Le quantième de colis dans l expédition (AI 90) Il est composé du quantième de colis dans l'unité d'expédition (défini sur 3 positions numériques) suivi du nombre total de colis de l expédition (défini également sur 3 positions numériques). Ce numéro permet, en l absence de lien avec le message EDI, de compter automatiquement les colis de l expédition. Le code directionnel L expéditeur a deux possibilités pour indiquer le code directionnel : - s'il connaît le plan de transport de ses transporteurs et qu il est en mesure de le mettre à jour, il indique en clair le code de routage dans le code à barres ; - s'il ne connaît pas le plan de transport, il indique en clair le code postal du destinataire en code à barres. Le code de routage issu du plan de transport (AI 403) Le code de routage est un code libre comprenant les informations propres à chaque transporteur et nécessaires au bon acheminement de la marchandise. Il est construit et structuré par le transporteur, en accord avec l expéditeur. Les informations contenues dans le code de routage peuvent être : le code de l agence de départ ; le code de l agence de livraison ; la tournée de livraison ; Ce code symbolisé en EAN 128 dans le cadre des applications de Gencod EAN France ne doit pas excéder 13 caractères numériques. Le code postal du destinataire Le code postal doit obligatoirement être indiqué en clair dans tous les cas d étiquette. Lorsque le code postal est représenté dans le code à barres, deux cas peuvent se présenter : dans le cadre d un échange national, on utilise l AI 420. Cet identifiant de données indique le code postal du lieu où les marchandises doivent être livrées à l intérieur du pays ; dans le cadre d un échange international, on utilise l AI 421 qui indique le code du pays ISO et le code postal du lieu de réception des marchandises (le code du pays à utiliser dans le code à barres provient de la liste des standards internationaux ISO Il s'agit d'une codification numérique). Il n existe pas aujourd hui d identifiant de données pour décrire cette information. Dans l attente de l'attribution d un identifiant officiel par EAN International, le groupe de travail a décidé d utiliser provisoirement l identifiant de données 90 (réservé à une application interne, en accord entre deux parties). Cas particulier :si, au moment de la préparation, le nombre total de colis n est pas connu à l avance, les colis sont alors numérotés séparément (par exemple :1/0, 2/0, 6/6) et le nombre total de colis ne sera marqué que sur le dernier colis préparé. 10

7 L étiquette logistique standard EAN L étiquette logistique standard EAN est composée de trois parties distinctes : les parties produit, client et transport. Ces parties peuvent être créées, imprimées et posées à des moments différents. La partie dite «produit» est généralement posée en sortie de fabrication, de manière à mémoriser toutes les informations relatives à la fabrication et à la traçabilité (numéro de lot, DLC, DLUO, code article, SSCC ). Les parties dites «client» et «transport» sont généralement posées au moment de la préparation ou de l expédition de la commande. Cette partie de l'étiquette est idéalement apposée au-dessus de la partie «produit». La codification et la symbologie UCC/EAN 128 La symbologie UCC/EAN 128 est la seule symbologie utilisable sur l étiquette logistique standard EAN. Cette symbologie alphanumérique et à longueur variable peut encoder plusieurs informations dans un même code à barres. L EAN 128 se caractérise par : le caractère «fonction1» : la symbologie EAN 128 se distingue de la symbologie 128 par l utilisation, en première position après le caractère de début du symbole, d un caractère non signifiant en termes de données, le caractère fonction 1 (FNC1). le catalogue de données : l EAN 128 peut traduire différentes données, chacune étant repérée à l intérieur du code à barres par un identifiant de données, ou AI. Un identifiant de données est un préfixe qui définit un champ de données, sa nature et sa longueur. Ce préfixe est composé de 2 à 4 caractères. La partie transport Cette partie est destinée à l acheminement de la marchandise. Elle permet de suivre les colis d une expédition et d en assurer le routage jusqu au destinataire. La partie produit Les informations de la partie «produit» concernent essentiellement l identité du produit, les quantités et les éléments permettant d en assurer la traçabilité. Pour plus d informations sur cette partie se référer au Guide des applications logistiques disponible à Gencod EAN France. La partie client La partie «client» comporte des informations permettant au destinataire de la marchandise de retrouver les références de la commande et de repérer les coordonnées du destinataire final. Les parties en clair ne sont que des recommandations pour faciliter la lecture visuelle en entrepôt et tout au long de la chaîne de transport. La donnée elle-même est exprimée en caractères numériques et/ou alphabétiques. De longueur fixe ou variable, elle est au maximum de 30 caractères. La longueur totale du code à barres ne doit pas être supérieure à 48 caractères et dépasser 16,5 cm. 12

8 Étiquette logistique standard EAN Code postal (blanc sur fond noir) Numéro du colis/total des colis (noir sur fond blanc) Code de routage (blanc sur fond noir) Informations obligatoires et optionnelles sur la «partie transport» de l étiquette logistique Informations en clair facilitant les manipulations de colis en entrepôt transporteurs Données Données Données en clair Longueur de l'étiquette représentées du code à barres en code à barres Numéro d unité O O AI (00) d expédition (SSCC) n 18 Identification de l expéditeur Identification du destinataire Identification du destinataire final (s il y a lieu) Identification du premier transporteur Code postal O** O* AI (421) (cas international) n3+an 9 Code postal O** O* AI (420) (cas national) an 5 Code de routage et codes O** F AI (403) services transport an 13 n o d expédition O O AI (402) élémentaire n17 Quantième d unité O O AI (90) d expédition dans l expédition n3/n3 légende : * seul un des deux codes est obligatoire ** un seul de ces cas est obligatoirement représenté dans le code à barres O obligatoire F facultatif AI identifiant de données n numérique an alphanumérique O O F F code directionnel L'expéditeur (en petit) Le destinataire (en plus gros que l exp.) Nom du premier transporteur et informations éventuelles propres au transporteur Traduction en clair des données inscrites dans les codes à barres avec mots clés en anglais Le code à barres reprend les trois informations nécessaires au transporteur : numéro de l expédition élémentaire, quantième sur le nombre total de colis de l expédition élémentaire et le code directionnel Nom et adresse du destinataire final, si différents de celui du contrat de transport. Le numéro de commande. La partie libre permet à l expéditeur de faire apparaître des informations en clair : la marque commerciale, la désignation du produit, le code interne du produit, etc. Traduction en clair des données inscrites dans les codes à barres avec les mots clés en anglais Le ou les codes à barres partie produit partie client partie transport 14 Copyright Gencod EAN France. Avril La matière de ce document est propriété des participants du système Gencod EAN France. Reproduction et diffusion, même partielles, strictement interdites.

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