Budget Finances Comptabilité. Manuel d utilisation

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1 Budget Finances Comptabilité Manuel d utilisation Version 1.0 Avril 2013

2 Mises à jour du document Ce qui est nouveau Thème Chapitre Page Ce qui a évolué Thème Chapitre Page Page 2 sur 67

3 Table des matières Mises à jour du document... 2 Table des matières Introduction La requête ZHISTO-BUD - Relevé de compte de l unité : budget permettant de visualiser la situation budgétaire par adresse budgétaire La requête ZHISTO-CMD - Relevé de compte de l unité : commande d achat permettant de visualiser la liste des commandes BFC (non supprimées) La requête ZHISTO-FAC - Relevé de compte de l unité : facture d achat permettant de visualiser la liste des factures et avoirs enregistrés dans BFC La requête ZHISTO-MIS - Relevé de compte de l unité : missions permettant de visualiser la liste des missions (non supprimées) dans BFC La requête ZHISTO-FAM - Relevé de compte de l unité : facture mission permettant de visualiser les liquidations des missions dans BFC La requête ZHISTO-ENG - Relevé de compte de l unité : engagement individuel permettant de visualiser les engagements relatifs aux dépenses de personnel saisis dans BFC La requête ZHISTO-FAE - Relevé de compte de l unité : liquidation eng. Individuel, permettant de visualiser les factures relatives aux des engagements de dépenses de personnel dans BFC La requête ZHISTO-DAX - Relevé de compte de l unité : commandes d achat non validées, permettant de visualiser les Demandes d achat non soldées, non transformées en commande d achat et non soldées La requête ZHISTO-CTR-REP - Relevé de compte de l unité : réouverture contrat avancement permettant de visualiser la situation budgétaire des contrats à l avancement par adresse budgétaire La requête ZHISTO-BUD-REP - Relevé de compte de l unité : report hors contrat à l avancement permettant de visualiser les reports budgétaires par adresse budgétaire La requête ZHISTO-CMD-REP - Relevé de compte de l unité : report sur CA permettant de visualiser les commandes d achat reportées sur l exercice suivant La requête ZHISTO-DAX-REP - Relevé de compte de l unité : report sur les DA, permettant de visualiser les Demandes d achat reportées sur l exercice suivant La requête ZHISTO-MIS-REP - Relevé de compte de l unité : report sur les missions, permettant de visualiser les missions reportées sur l exercice suivant Page 3 sur 67

4 1. Introduction Les états ou relevés de compte des unités, au nombre de treize, ont été créés pour permettre le suivi de la consommation de crédits par les unités : - un état permettant de visualiser la situation budgétaire par adresse budgétaire, - un état listant les commandes d achat (non supprimées) existantes dans BFC avec le montant commandé HT, le montant facturé HT et le montant engagé (hors TVA rémanente) en regard de chaque commande, Attention, cet état n intègre pas les demandes d achat non transformées en commande d achat pour absence de code fournisseur. - un état listant les factures et avoirs enregistrées dans BFC, - un état listant les missions intégrées (et non supprimées) dans BFC avec le montant initial de la mission, le montant liquidé et le montant engagé, - un état listant les montants liquidés pour chaque mission dans BFC, - un état listant les engagements individuels de rémunération avec le montant initial de l engagement individuel et le montant liquidé, - un état listant les liquidations pour chaque engagement individuel, - un état listant les Demandes d achat non soldées, non transformées en commande d achat et non soldées avec le montant engagé en regard de chaque demande d achat, - un état listant les reports budgétaires par adresse budgétaire sur les contrats à l avancement, - un état listant les reports budgétaires par adresse budgétaire hors contrats à l avancement, - un état listant commandes d achats reportées, - un état listant les demandes d achat reportées, - un état listant les missions reportées. Précision : ces états n intègrent pas la TVA rémanente. Chemin d accès : Dépenses/Reporting dépenses/bordereaux journaliers dépenses/liste d états SAP Query Page 4 sur 67

5 Cliquer sur le bouton «Changer groupe d utilisateurs». Le système affiche la fenêtre suivante : Utiliser la barre de défilement vertical pour atteindre le groupe d utilisateurs HISTOLAB à la fin de la liste. Page 5 sur 67

6 Double cliquer sur le groupe d utilisateurs ZHISTOLAB. Le système fait apparaître les 13 requêtes (queries) permettant d accéder aux écrans de sélection de chaque état : Pour lancer une requête : Cliquer sur la ligne de la requête souhaitée puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Exemple pour la requête ZHISTO-BUD : Page 6 sur 67

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8 2. La requête ZHISTO-BUD - Relevé de compte de l unité : budget permettant de visualiser la situation budgétaire par adresse budgétaire Cliquer sur la ligne ZHISTO-BUD puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : Seule la zone «Centre financier» est obligatoire. Un seul centre financier est interrogeable à la fois. - Vous pouvez afficher la situation de l ensemble des adresses budgétaires de l unité en ne saisissant que le centre financier de l unité. - Vous avez également la possibilité de ne visualiser qu une adresse en ne renseignant que les axes de l adresse budgétaire souhaitée : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme CB. Page 8 sur 67

9 Si on ne connaît pas le centre financier de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité. Pour cela, cliquer sur le bouton d aide à la recherche de la zone «Centre financier» : Le système affiche la fenêtre suivante, dans laquelle il faut sélectionner la catégorie de recherche «Recherche par désignation» : Vous devez alors saisir le code Labintel de l unité suivi d une étoile dans la zone «Désignation» : Le système fait apparaître le ou les centres financiers existants pour le code Labintel recherché : Page 9 sur 67

10 Double cliquer sur la ligne pour récupérer le centre financier souhaité dans l écran de sélection. Puis cliquer sur le bouton Exécuter pour lancer l état : Le système affiche l état suivant : Par défaut, l état affiche uniquement les lignes budgétaires valorisées. Page 10 sur 67

11 Pour afficher toutes les adresses budgétaires, sélectionner la variante de mise en forme «/N/HISTOBUD2» La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. Les données figurant dans les colonnes «SE :0/RP :1» (origine de financement : 0 pour la subvention d Etat ou 1 pour les ressources propres), «Nature» - Compte Budgétaire (NB pour la dotation globale ou NC pour les Opérations d investissement programmées) et «Ligne de dest.» - Domaine fonctionnel (Groupe de discipline ou ligne de destination NCBC) se retrouvent dans le code de gestion 2 des origines de crédits XLAB. Exemple : 0 NB A1MATH dans BFC = 0B1MATH dans le code de gestion 2 d XLAB. Pour un contrat à justifier, l état Budget indique la situation globale du contrat. Vous pouvez retrouver dans la colonne «Description programme CB», la notion d OTP pour les contrats à justifier. Le numéro d OTP d un contrat à justifier se retrouve dans les 5 premiers caractères du code de gestion 1 d une ou des origines de crédit XLAB utilisées pour ce contrat à justifier. Page 11 sur 67

12 Pour avoir le détail des enveloppes budgétaires d un contrat (fonctionnement, missions, personnel), l unité doit demander un état analytique au gestionnaire des contrats de recherche en DR. - La colonne «OTP» permet le rapprochement entre les adresses budgétaires BFC et les origines de crédits dans GESLAB pour un laboratoire. En effet, lorsque les principes de codification sont respectés, les cinq premiers caractères du code de gestion 1 de l origine de crédits correspondent au numéro de l OTP représentant le contrat. Pour les adresses budgétaires relatives à des contrats suivis à justifier, des colloques, des OIP, des TGIR, des projets de l IN2P3 et de l'insu, on affiche le n OTP associé pour le couple (centre financier, programme CB). Si plusieurs OTP sont trouvés, on en avertit le laboratoire en affichant l information «multi-otp dont» suivi du n OTP le plus petit. Dans l hypothèse où la structure OTP n existerait pas encore pour un contrat suivi à justifier, le champ «OTP» restera vide. Pour les adresses budgétaires banalisées, la colonne restera vide. Dans le cas d un contrat représenté par plusieurs OTP : - Les OTP supprimés sont encore pris en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (un n d OTP supprimé pourra donc être restitué dans l état. Remarque : très peu de cas identifiés). - La notion de période n est pas prise en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (la recherche est effectuée sur tous les OTP existants quel que soit leur statut - et sans analyser si les OTP sont créés et mouvementés sur la période étudiée). Ces notions seront prises en compte lors d une évolution ultérieure de l état. - La colonne «Mt Budget» cumule l ensemble des crédits mis en place à l unité pour l adresse considérée. - La colonne «Mt Engagé» cumule les pièces d exécution : ce sont les demandes d achat BFC non transformées en commandes d achat BFC, les commandes d achat BFC, les missions, les engagements individuels et les éventuels consommations d AE supplémentaires lorsque des charges supplémentaires ont été enregistrées directement sur les factures et enfin les avoirs qui diminuent le montant engagé. - La colonne «Mt disponible» correspond à la différence entre «Mt budget» et «Mt Engagé», c'està-dire au disponible sur engagé. - La colonne «Mt Dep. Réalisées» recouvrent les factures d achat, les liquidations de missions et d engagement individuels, ainsi que le montant des services faits. - La colonne «Dispo sur Dep. Réalisées» correspond à la différence entre «Mt budget» et «Mt Dep. Réalisées». L état est trié par code Labintel, domaine fonctionnel, par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par compte budgétaire Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Page 12 sur 67

13 Cliquer sur le bouton pour valider. Une fois l état édité, le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : - Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Page 13 sur 67

14 Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Le système affiche l écran suivant : Remarques : Vous avez la possibilité d enregistrer l état sous format TXT pour un retraitement ultérieur dans EXCEL après conversion du fichier. Pour cela cliquer sur le bouton et sélectionner Fichier local : Puis cocher le format «non converti» et valider (voir ci-après) : Le système affiche l écran suivant : Page 14 sur 67

15 Attendre que le système affiche la fenêtre suivante : Dans la zone Répertoire, via le bouton d aide à la recherche, vous pouvez indiquer dans quel dossier vous souhaitez enregistrer le fichier. Attention, le système affiche d abord l écran suivant avant d afficher l écran de gestion des fichiers : - Avec les boutons : Vous devez préciser le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier : - Dans la zone Nom fich. (nom de fichier), vous devez nommer le fichier à sauvegarder. Page 15 sur 67

16 Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder puis sur le bouton Générer. Une fois le fichier sauvegardé sous format TXT, vous pouvez également l ouvrir sous Excel avec conversion. Pour sortir de l état : - Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. - Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 16 sur 67

17 3. La requête ZHISTO-CMD - Relevé de compte de l unité : commande d achat permettant de visualiser la liste des commandes BFC (non supprimées) Sélectionner la ligne ZHISTO-CMD puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système fait apparaître l écran de sélection suivant : Les zones «Exercice comptable» et «Délégation Régionale» sont obligatoires. Toutefois, il est vivement recommandé d interroger cet état unité par unité. Pour avoir la vision globale des commandes BFC concernant une unité, vous devez saisir le code division dans la zone «Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Si on ne connaît pas le centre financier de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité. Pour cela, cliquer sur le bouton d aide à la recherche de la zone «Centre financier» : Le système affiche la fenêtre suivante, permettant de faire la correspondance entre le centre financier et la désignation du code Labintel de l unité : Page 17 sur 67

18 Double cliquer sur la ligne pour récupérer le centre financier souhaité dans l écran de sélection. Cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système fait apparaître l état suivant : L état ne comporte que les commandes d achat BFC (il n intègre pas les demandes d achat non transformés en commande d achat pour absence de code fournisseur). - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres). - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB. Page 18 sur 67

19 - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB1 dépenses de personnel NB2 dépenses de fonctionnement NB3 dépenses d équipement - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne N CdeBFC porte le numéro de la commande BFC, - La colonne Poste porte le numéro de poste de la commande BFC, - La colonne DateCdeXLAB porte la date de la commande XLAB, - La colonne Raison Sociale Fournisseur porte la désignation fournisseur, - La colonne N Marché porte le N de contrat cadre auquel se rapporte la commande d achat, - La colonne Libellé commande porte la désignation du premier poste de la commande. - La colonne Mt Commandé HT comporte le montant des commandes hors taxes. - La colonne Mt facturé HT n intègre que les factures et avoirs enregistrés (en hors taxes) - La colonne Mt Engagé comporte le montant engagé HT au sens BFC. - La colonne Solde indique si la commande est soldée ou pas (X pour soldée) L état est trié par code Labintel, domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP, puis par compte budgétaire et par numéro de commande Xlab, puis par N de poste du document d achat. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Page 19 sur 67

20 Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Le système affiche l écran suivant : Page 20 sur 67

21 Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» Pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 21 sur 67

22 4. La requête ZHISTO-FAC - Relevé de compte de l unité : facture d achat permettant de visualiser la liste des factures et avoirs enregistrés dans BFC Sélectionner la ligne ZHISTO-FAC puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système fait apparaître l écran de sélection suivant : Trois zones sont obligatoires à la saisie : «Délégation», «Exercice comptable» et «Code unité BFC». Pour avoir la vision globale des factures BFC enregistrées concernant une unité, vous devez saisir le code division de l unité dans la zone «Code Unité BFC». Lorsque vous souhaitez analyser les factures d achat d un contrat à justifier dont les Eléments d OTP (EOTP) sont sur plusieurs divisions d une même DR, exécutez l état avec la variante de sélection «ZHISTO_FACT2». Page 22 sur 67

23 Choisissez la variante : Avec la variante «ZHISTO_FACT2», le système fait apparaître l écran de sélection suivant : Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Page 23 sur 67

24 Le système fait apparaître l état suivant : L état ne comporte que les factures d achat et avoirs BFC enregistrées (il n intègre pas les factures pré-enregistrées). - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres) - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB. - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB1 dépenses de personnel NB2 dépenses de fonctionnement NB3 dépenses d équipement - La colonne N CdeBFC porte le numéro de la commande BFC, - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne Raison Sociale Fournisseur porte la désignation fournisseur, - La colonne N Marché porte le N de contrat cadre auquel se rapporte la commande d achat, - La colonne N FactBFC porte le numéro de la facture BFC, - La colonne N FactXLAB porte le numéro de la facture XLAB, - La colonne N FactFrs porte le numéro de la facture du fournisseur, - La colonne DteFacture porte la date de la facture du fournisseur, - La colonne MtFact HT porte le montant facturé HT, - La colonne MtFact HT n intègre que les factures et avoirs enregistrés (en hors taxes). - La colonne DtePaiement porte la date de rapprochement de la pièce comptable (considérée comme la date de paiement). - La colonne N piècecpt porte le numéro de la pièce comptable (considérée comme la pièce de référence pour le paiement). L état est trié par domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP, puis par compte budgétaire et par numéro de facture XLAB. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : Page 24 sur 67

25 L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Page 25 sur 67

26 Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Le système affiche l écran suivant : Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» Pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 26 sur 67

27 5. La requête ZHISTO-MIS - Relevé de compte de l unité : missions permettant de visualiser la liste des missions (non supprimées) dans BFC Sélectionner la ligne ZHISTO-MIS puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : Seule la zone «Délégation Régionale» est obligatoire. Toutefois, il est vivement recommandé d interroger cet état pour un exercice comptable donné et une unité (zone «Code Unité BFC»). Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 17). Pour avoir la vision globale des missions BFC enregistrées concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Page 27 sur 67

28 Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système fait apparaître l état suivant : L état ne comporte que les missions intégrées dans BFC et non supprimées. - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne N Dépl. porte le numéro de la mission dans BFC, - La colonne N Mission XLAB porte le numéro de la mission dans XLAB, - La colonne Dates et destination de la mission porte les dates de la mission et la destination principale de la mission, - La colonne Matricule porte le numéro de l agent dans BFC, - La colonne Mt Mission HT BFC correspond au montant initial calculé pour la mission, - La colonne Mt Facturé HT BFC correspond au montant facturé, - La colonne Mt Engagé BFC au sens BFC L état est trié par domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP et par numéro de mission XLAB. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Page 28 sur 67

29 Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Page 29 sur 67

30 Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Pour sortir de l état : - Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 30 sur 67

31 6. La requête ZHISTO-FAM - Relevé de compte de l unité : facture mission permettant de visualiser les liquidations des missions dans BFC Sélectionner la ligne ZHISTO-FAM puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : Seule la zone «Délégation» est obligatoire. Toutefois, il est vivement recommandé d interroger cet état pour un exercice comptable donné et une unité (zone «Code Unité BFC»). Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 17). Pour avoir la vision globale des factures BFC enregistrées concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Page 31 sur 67

32 Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système fait apparaître l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne N MissionXLAB porte le numéro de la mission dans XLAB, - La colonne N Mission BFC. porte le numéro de la mission dans BFC, - La colonne Dates et destination de la mission porte les dates de la mission et la destination principale de la mission - La colonne Missionnaire, porte le Nom et le Prénom de l agent - La colonne Matricule porte le numéro de l agent dans BFC, - La colonne Montant BFC correspond au montant facturé, - La colonne Date Cpt porte la date comptable de la mission, - La colonne DtePaiement porte la date de rapprochement de la pièce comptable (considérée comme la date de paiement). - La colonne PièceCpt porte le N de la pièce comptable.de la facturation de la mission - La colonne PièceCpt porte le numéro de la pièce comptable (considérée comme la pièce de référence pour le paiement). L état est trié par domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP et par numéro de mission XLAB. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : Page 32 sur 67

33 L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page 14. Page 33 sur 67

34 - Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Pour sortir de l état : - Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. - Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 34 sur 67

35 7. La requête ZHISTO-ENG - Relevé de compte de l unité : engagement individuel permettant de visualiser les engagements relatifs aux dépenses de personnel saisis dans BFC. Sélectionner la ligne ZHISTO-ENG puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système affiche la fenêtre suivante : Les zones «Délégation» et «Code Unité BFC» sont obligatoires. Elles correspondent au code division de l unité et à la délégation régionale de rattachement. Une seule unité est interrogeable à la fois. Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 17) Pour avoir la vision globale des engagements individuels concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Page 35 sur 67

36 Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système fait apparaître l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : - NB1 dépenses de personnel, - La colonne N Engagement BFC correspond au numéro de l engagement individuel dans BFC, - La Date pièce correspond à la date de l engagement (date de début du contrat), - La colonne Libellé porte la zone texte qui rappelle le nom et prénom du salarié et éventuellement la période de recrutement, - La colonne Nom prénom porte le nom et prénom de l agent, - La colonne fournisseur porte le N fournisseur de l agent, - La colonne Matricule porte le numéro de l agent dans BFC, - La colonne Mt engagé porte le montant initial saisi pour l année en cours, - La colonne Mt facturé porte le montant facturé -.La colonne Solde indique si la commande est soldée ou pas (X pour soldée), L état est trié par domaine fonctionnel, par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), par centre de coût et élément d OTP et par agent. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Page 36 sur 67

37 Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Page 37 sur 67

38 Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Le système affiche l écran suivant : Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 38 sur 67

39 8. La requête ZHISTO-FAE - Relevé de compte de l unité : liquidation eng. Individuel, permettant de visualiser les factures relatives aux des engagements de dépenses de personnel dans BFC Sélectionner la ligne ZHISTO-FAE puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système affiche la fenêtre suivante : Les zones «Délégation» et «Code Unité BFC» sont obligatoires. Elles correspondent au code division de l unité et à la délégation régionale de rattachement. Une seule unité est interrogeable à la fois. Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 17). Pour avoir la vision globale des engagements individuels liquidés concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Page 39 sur 67

40 Le système affiche l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : - NB1 dépenses de personnel, - La colonne N engagement BFC correspond au numéro de l engagement individuel dans BFC, - La colonne Date liquidation comporte la date de liquidation de l engagement individuel - La colonne Nom prénom porte le nom et prénom de l agent, - La colonne Montant facturé HT porte le montant facturé, - La colonne N PièceCpt porte le numéro de la pièce comptable (considérée comme la pièce de référence pour le paiement). L état est trié par domaine fonctionnel, par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), par centre de coût et élément d OTP et par agent Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Menu», puis : L unité de sortie doit être «PDF» : Page 40 sur 67

41 Cliquer sur le bouton pour valider. Page 41 sur 67

42 Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : L état au format PDF se présente comme suit : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Page 42 sur 67

43 Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 43 sur 67

44 9. La requête ZHISTO-DAX - Relevé de compte de l unité : commandes d achat non validées, permettant de visualiser les Demandes d achat non soldées, non transformées en commande d achat et non soldées Cliquer sur la ligne ZHISTO-DAX puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche la fenêtre suivante : Seule la zone «Code Unité BFC» est obligatoire. Elle correspond au code division de l unité. Une seule unité est interrogeable à la fois. Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 17). Pour avoir la vision globale des demandes d achat BFC enregistrées concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Page 44 sur 67

45 Le système affiche l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB1 dépenses de personnel, NB2 dépenses de fonctionnement NB3 dépenses d équipement - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne N CdeBFC porte le numéro de la commande BFC, - La colonne Poste porte le numéro de poste de la commande BFC, - La colonne DateCdeXLAB porte la date de la commande XLAB, - La colonne Raison Sociale Fournisseur porte la désignation fournisseur, - La colonne N Marché porte le N de contrat cadre auquel se rapporte la commande d achat, - La colonne Libellé commande porte la désignation du premier poste de la commande. - La colonne Mt Commandé HT comporte le montant des commandes hors taxes. L état est trié par domaine fonctionnel, par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), par centre de coût et élément d OTP et par agent Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : Page 45 sur 67

46 L état au format PDF se présente comme suit : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Page 46 sur 67

47 Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 47 sur 67

48 10. La requête ZHISTO-CTR-REP - Relevé de compte de l unité : réouverture contrat avancement permettant de visualiser la situation budgétaire des contrats à l avancement par adresse budgétaire Cliquer sur la ligne ZHISTO-CTR-REP puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : - La zone «Exercice» présente la valeur de l année courante par défaut afin de visualiser les écritures de reports reçus sur cet exercice. - Vous pouvez afficher la situation de l ensemble des adresses budgétaires de l unité en ne saisissant que le centre financier de l unité. - Vous avez également la possibilité de ne visualiser qu une adresse en ne renseignant que les axes de l adresse budgétaire souhaitée : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme CB. Taper le code division dans la zone «Centre financier» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Page 48 sur 67

49 Le système affiche l état suivant : - La colonne «CF» porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne «SE :0/RP :1» permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - La colonne «Nature» permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB : pour la dotation globale NC : pour les Opérations d investissement programmées - La colonne «Ex. N» correspond à l exercice comptable sur lequel se fait la réouverture de crédit - La colonne «Ligne de dest.» porte le domaine fonctionnel. - La colonne «Programme CB» - La colonne «Programme dans la comptabilité» identifiant la description du programme CB - La colonne «OTP» permet le rapprochement entre les adresses budgétaires BFC et les origines de crédits dans GESLAB pour un laboratoire. En effet, lorsque les principes de codification sont respectés, les cinq premiers caractères du code de gestion 1 de l origine de crédits correspondent au numéro de l OTP représentant le contrat. Pour les adresses budgétaires relatives à des contrats à l'avancement suivis à justifier, on affiche le n OTP associé pour le couple (centre financier, programme CB). Si plusieurs OTP sont trouvés, on en avertit le laboratoire en affichant l information «multi-otp dont» suivi du n OTP le plus petit. Dans l hypothèse où la structure OTP n existerait pas encore pour un contrat suivi à justifier, le champ «OTP» restera vide. Dans le cas d un contrat représenté par plusieurs OTP : - Les OTP supprimés sont encore pris en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (un n d OTP supprimé pourra donc être restitué dans l état. Remarque : très peu de cas identifiés). - La notion de période n est pas prise en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (la recherche est effectuée sur tous les OTP existants quel que soit leur statut - et sans analyser si les OTP sont créés et mouvementés sur la période étudiée). Ces notions seront prises en compte lors d une évolution ultérieure de l état. - La colonne «Mt réouvert» correspond au montant des AE réouvert sur une adresse budgétaire relative à un contrat à l avancement - La colonne «Mt disponible sur engagé N-1» correspond au disponible sur engagé à la clôture de l exercice précédent - La colonne «Mt engagé non réalisé N-1» correspond au montant des dépenses engagées non réalisées à la clôture de l exercice précédent. L état est trié par SE :0/RP :1 (fonds), compte budgétaire et domaine fonctionnel. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : Page 49 sur 67

50 L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Page 50 sur 67

51 Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 51 sur 67

52 11. La requête ZHISTO-BUD-REP - Relevé de compte de l unité : report hors contrat à l avancement permettant de visualiser les reports budgétaires par adresse budgétaire Cliquer sur la ligne ZHISTO-BUD-REP puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : - La zone «Exercice» présente la valeur de l année courante par défaut afin de visualiser les écritures de reports reçus sur cet exercice. - Vous pouvez afficher la situation de l ensemble des adresses budgétaires de l unité en ne saisissant que le centre financier de l unité. - Vous avez également la possibilité de ne visualiser qu une adresse en ne renseignant que les axes de l adresse budgétaire souhaitée : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme CB. - Taper le code division dans la zone «Centre financier» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Page 52 sur 67

53 Le système affiche l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB : pour la dotation globale NC : pour les Opérations d investissement programmées - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne Programme CB - La colonne Programme dans la comptabilité identifiant la description du programme CB - La colonne «OTP» permet le rapprochement entre les adresses budgétaires BFC et les origines de crédits dans GESLAB pour un laboratoire. En effet, lorsque les principes de codification sont respectés, les cinq premiers caractères du code de gestion 1 de l origine de crédits correspondent au numéro de l OTP représentant le contrat. Pour les adresses budgétaires relatives à des contrats suivis à justifier, des colloques, des OIP, des TGIR, des projets de l IN2P3 et de l'insu, on affiche le n OTP associé pour le couple (centre financier, programme CB). Si plusieurs OTP sont trouvés, on en avertit le laboratoire en affichant l information «multi-otp dont» suivi du n OTP le plus petit. Dans l hypothèse où la structure OTP n existerait pas encore pour un contrat suivi à justifier, le champ «OTP» restera vide. Pour les adresses budgétaires banalisées, la colonne restera vide. Dans le cas d un contrat représenté par plusieurs OTP : - Les OTP supprimés sont encore pris en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (un n d OTP supprimé pourra donc être restitué dans l état. Remarque : très peu de cas identifiés). - La notion de période n est pas prise en compte pour la détermination de l OTP correspondant au programme CB de l adresse budgétaire (la recherche est effectuée sur tous les OTP existants quel que soit leur statut - et sans analyser si les OTP sont créés et mouvementés sur la période étudiée). Ces notions seront prises en compte lors d une évolution ultérieure de l état. - Les colonnes Texte en-tête et texte comporte les descriptions des en-têtes ou du poste de la pièce. - La colonne Montant du report correspond aux reports budgétaires hors contrats à l avancement pour chaque adresse budgétaire. L état est trié par SE :0/RP :1 (fonds), compte budgétaire et domaine fonctionnel. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : L unité de sortie doit être «PDF» : Page 53 sur 67

54 Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Page 54 sur 67

55 Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 55 sur 67

56 12. La requête ZHISTO-CMD-REP - Relevé de compte de l unité : report sur CA permettant de visualiser les commandes d achat reportées sur l exercice suivant Cliquer sur la ligne ZHISTO-CMD-REP puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche l écran de sélection suivant : - La zone «Exercice» présente la valeur de l année courante par défaut afin de visualiser les écritures de reports reçus sur cet exercice. - Pour avoir la vision globale des commandes BFC reportées concernant l unité vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». - Si on ne connaît pas le centre financier de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité Pour cela, cliquer sur le bouton d aide à la recherche de la zone «Centre financier» : Page 56 sur 67

57 Le système affiche la fenêtre suivante, permettant de faire la correspondance entre le centre financier et la désignation du code Labintel de l unité : Double cliquer sur la ligne pour récupérer le centre financier souhaité dans l écran de sélection. Cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système affiche l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB. - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB1 dépenses de personnel NB2 dépenses de fonctionnement NB3 dépenses d équipement - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, Page 57 sur 67

58 - La colonne N CdeBFC porte le numéro de la commande BFC, - La colonne Poste porte le numéro de poste de la commande BFC, - La colonne DateCdeXLAB porte la date de la commande XLAB, - La colonne N Marché porte le N de contrat cadre auquel se rapporte la commande d achat, - La colonne Libellé commande porte la désignation du premier poste de la commande. - La colonne Montant du report correspond au montant reporté par poste de commande d achat. L état est trié par code Labintel, domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP, puis par compte budgétaire et par numéro de commande Xlab, puis par N de poste du document d achat. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Page 58 sur 67

59 Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 59 sur 67

60 13. La requête ZHISTO-DAX-REP - Relevé de compte de l unité : report sur les DA, permettant de visualiser les Demandes d achat reportées sur l exercice suivant Cliquer sur la ligne ZHISTO-DAX-REP puis cliquer sur le bouton «Autres» et sélectionner «Exécuter». Le système affiche la fenêtre suivante : La zone «Exercice» présente la valeur de l année courante par défaut afin de visualiser les écritures de reports reçus sur cet exercice. Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 17). Pour avoir la vision globale des demandes d achat BFC reportées concernant l unité, vous ne devez saisir que le code division dans la zone «Code Unité BFC». Lorsque vous ne souhaitez analyser qu un contrat à justifier, vous pouvez saisir le ou les numéros d élément d OTP (EOTP) du contrat dans la zone «EOTP». Page 60 sur 67

61 Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». - Si on ne connaît pas le centre financier de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité Pour cela, cliquer sur le bouton d aide à la recherche de la zone «Centre financier» : Le système affiche la fenêtre suivante, permettant de faire la correspondance entre le centre financier et la désignation du code Labintel de l unité : Double cliquer sur la ligne pour récupérer le centre financier souhaité dans l écran de sélection. Cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système affiche l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - Les colonnes Ctre coût (centre de coût) et EOTP (élément d OTP) permet d identifier l objet analytique impacté par la dépense. Ces deux colonnes correspondent au code de gestion 1 d XLAB, - La colonne Nature permet d identifier la nature de la dépense (compte budgétaire) : NB1 dépenses de personnel, NB2 dépenses de fonctionnement NB3 dépenses d équipement - La colonne N CdeXLAB porte le numéro de la commande XLAB, - La colonne N CdeBFC porte le numéro de la commande BFC, - La colonne Poste porte le numéro de poste de la commande BFC, - La colonne DateCdeXLAB porte la date de la commande XLAB, - La colonne N Marché porte le N de contrat cadre auquel se rapporte la commande d achat, - La colonne Libellé commande porte la désignation du premier poste de la commande, Page 61 sur 67

62 - La colonne Mt du report comporte reporté sur chaque poste de la demande d achat. L état est trié par code Labintel, domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1), puis par centre de coût et élément d OTP, puis par compte budgétaire et par numéro de commande Xlab, puis par N de poste du document d achat. Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Page 62 sur 67

63 Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. Page 63 sur 67

64 14. La requête ZHISTO-MIS-REP - Relevé de compte de l unité : report sur les missions, permettant de visualiser les missions reportées sur l exercice suivant Sélectionner la ligne ZHISTO-MIS-REP puis cliquer sur le bouton «Autres» et faire «Exécuter». Le système affiche la fenêtre suivante : La zone «Exercice» présente la valeur de l année courante par défaut afin de visualiser les écritures de reports reçus sur cet exercice. Seule la zone «Délégation Régionale» est obligatoire. Toutefois, il est vivement recommandé d interroger cet état pour un exercice comptable donné et une unité (zone «Code Unité BFC»). Si on ne connaît pas la division de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité (voir page 17). Pour avoir la vision globale des missions BFC reportées concernant l unité, saisissez le code division dans la zone «Code Unité BFC». Taper le code division dans la zone «Code Unité BFC» et cliquer sur le bouton «Exécuter». Page 64 sur 67

65 - Si on ne connaît pas le centre financier de l unité, il est possible via l aide à la recherche d effectuer une recherche par le code Labintel de l unité Pour cela, cliquer sur le bouton d aide à la recherche de la zone «Centre financier» : Le système affiche la fenêtre suivante, permettant de faire la correspondance entre le centre financier et la désignation du code Labintel de l unité : Double cliquer sur la ligne pour récupérer le centre financier souhaité dans l écran de sélection. Cliquer sur le bouton «Exécuter». Le système affiche l état suivant : - La colonne CF porte le code du centre financier de l unité dans BFC. - La colonne Ligne de dest. Porte le domaine fonctionnel. - La colonne SE :0/RP :1 permet d identifier l origine du financement (0 pour subvention d Etat et 1 pour ressources propres), - La colonne Dépl. Correspond au N de déplacement /N de mission BFC - La colonne Matricule porte le numéro de l agent dans BFC, - La colonne Missionnaire correspond au nom et au prénom de l agent, - La colonne Mt du report comporte reporté sur chaque poste de la demande d achat. L état est trié par code Labintel, domaine fonctionnel, puis par fond (Subvention d Etat : 0 ou Ressources propres : 1 Page 65 sur 67

66 Pour imprimer l état sous format PDF, cliquez sur le bouton «Imprimer» : L unité de sortie doit être «PDF» : Cliquer sur le bouton pour valider. Le système délivre, en bas de la fenêtre, un message du type suivant : Remarques : - Vous avez également la possibilité d enregistrer ce fichier sous format TXT pour retraitement sous Excel après conversion. Voir descriptif page Vous avez également la possibilité d afficher les données sous forme de liste sans tri particulier : Cliquer sur le bouton «Autres» choisissez Modifier la mise en forme Ensuite, positionnez vous sur l onglet «Tri», sélectionner la totalité des zones de tri : Ensuite cliquer sur le bouton pour retirer toutes les zones de tri Page 66 sur 67

67 Vous pouvez imprimer cette liste ou bien l exporter selon les modalités indiquées page 14. Pour sortir de l état : Cliquez sur le bouton «Retour» pour revenir à l écran de sélection initiale. Puis cliquez à nouveau sur le bouton «Retour» pour revenir à la liste des requêtes. RAPPEL : Pour chaque état généré le système crée un ordre de spool (équivalent à une sauvegarde de l état dans le système). Pour ne pas surcharger le système, les ordres de spool sont régulièrement épurés. Il est donc conseiller de sauvegarder l état PDF ou TXT sur votre disque dur ou sur un serveur de la délégation. Les 8 états ZHISTO-BUD, ZHISTO-CMD, ZHISTO-MIS, ZHISTO-FAM, ZHISTO-ENG, ZHISTO-FAE et ZHISTO-DAX sont lancés mensuellement en arrière plan via un programme chapeau ZBFC_LANCEMENT_HISTOLABO qui utilise 20 variantes (1 par DR) permettant de générer les fichiers CSV et PDF pour chaque unité. Les 5 états ZHISTO-CTR-REP, ZHISTO-BUD-REP, ZHISTO-CMD-REP, ZHISTO-DAX-REP et ZHISTO-MIS-REP sont lancés une fois dans l année (après la clôture) afin de visualiser les écritures de reports. Le lancement s effectue en arrière plan via le programme chapeau ZBFC_LANCEMENT_HISTOLABO, qui utilise 20 variantes (1 par DR) permettant de générer les fichiers CSV et PDF pour chaque unité. Page 67 sur 67