La cellule modernisation à l INAMI

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1 La cellule modernisation à l INAMI Olivia Machiels 24 janvier janvier 2014 Cel mod à l'inami 1

2 Contenu 1. INAMI 2. Positionnement de la cellule dans l organigramme de l INAMI 3. Contexte: «la bonne gouvernance» 4. Démarrage + développement cellule modernisation 5. Rôle et missions 6. Composition cellule modernisation 7. Nos acteurs 8. Défi 9. Inventaire des instruments de gestion de l INAMI 10. ANNEXES: Les instruments de gestion de l INAMI en détail 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 2

3 Depuis INAMI= L institut national d assurance maladie invalidité Une institution publique fédérale de sécurité sociale placée sous la tutelle du Ministre des Affaires sociales Gère et contrôle l assurance obligatoire en matière de soins de santé et indemnités Budget de mission: > 35 milliard d euro Budget de gestion: 120 million d euro agents 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 3

4 2. Positionnement de la cellule dans l organigramme de l INAMI 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 4

5 3. Contexte: la bonne gouvernance Une meilleure gestion de l organisation: Moderniser afin d atteindre la mission et la stratégie de l organisation Avec une attention pour les 5 E: Economie Efficience Effectivité Ethique / Intégrité Environnement 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 5

6 4. Démarrage + développement Celmod (1) 1e PHASE: : Création de la cellule de modernisation Focus: Contrat d administration (sécurité sociale) Contexte: une meilleure gestion de la sécurité sociale Contrat INAMI ETAT Orientation: projets résultats (+indicateurs) - reporting 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 6

7 4. Démarrage + développement Celmod (2) 2e PHASE: Contrat d administration : activité continue Rôle de chef de projets (ex. informatisation HR, management des plaintes ): activités de modernisation ponctuelles Instruments de gestion: méthodologie + implémentation Plan stratégique Plan opérationnel Management des projets (ex. template fiche projet) Mesure des prestations / performances (ex. tableaux de bords) SPOC (rôles au niveau décentralisé) 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 7

8 4. Démarrage + développement Celmod (3) 3e PHASE: Contrat d administration : activité continue Rôle de chef de projets (audit interne, ): activités de modernisation ponctuelles Point de contact unique: projets de simplification (cf. Plan Fédéral de simplification administrative) Instruments de gestion: développement méthodologique (maturité plus élevée) BPM gestion des processus (BIO-analyse, BPMN, VISIO, ) PM gestion de projet (Cycle de vie PLC) Balanced scorecard HR 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 8

9 5. Rôle et missions actuelles Missions clés et structurelles: suivi, reporting et contrôle de gestion Contrat d administration (+ tableaux de bords) Plan stratégique et opérationnel Reporting Comité de Direction, Comité Général de Gestion, commissaire de gouvernement, Missions clés et structurelles: soutenir Suivi, formation, coaching des chefs de projets Suivi, formation, coaching des analystes / business Conseils à la demande (ex. comptabilité analytique, processus d achats, sécurité de l information, ) 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 9

10 5. Rôle et missions actuelles Missions clés et structurelles: développement méthodologique + implémentation PM (+ formations) PMO - Tooling BPM (+ formations) BPMO - Tooling SPOC/Point de contact unique: projets de simplification Benchmarking (+ réseaux externes) Missions clés et structurelles: qualité Analyse CAF (en préparation du plan stratégique) Enquête de satisfaction (ex. organes) 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 10

11 5. Rôle et missions actuelles Missions clés et structurelles: Coordination Plateforme SSG Plateforme P&O Missions temporaires: Rôle de chef de projet Membre des groupes de pilotage 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 11

12 6. Composition actuelle celmod Petite équipe (4 personnes) Vue transversale Domaines d expertises Mots clés: Dynamique Prise d initiatives Orientation change Soutenir S auto-développer 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 12

13 7. Nos acteurs (1) La modernisation est une collaboration entre plusieurs acteurs Gestionnaires (Comité Général de Gestion) Dirigeants au niveau de l INAMI, les services et la direction Services de staff à l INAMI et au niveau des services Chaque collaborateur 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 13

14 7. Nos acteurs (2) Les SPOC SSG Point de contact dans chaque service Suivi / reporting projets service (CA & PO) Collaboration au niveau central: développement méthodologique Implémentation des instruments / changements Coaching individuel 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 14

15 8. Défi La pression sur le service public afin de toujours mieux prester Des problèmes sociaux complexes Les attentes des clients Les attentes des dirigeants politiques Budgets sous pression Nécessité de good governance : la bonne gouvernance 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 15

16 9. Inventaire des instruments de gestion 1. La stratégie: planning et suivi des objectifs 2. Le contrat d administration 3. Le plan stratégique 4. Le plan opérationnel 5. Le management des projets 6. Le management des processus 7. Le suivi de la performance (tableaux de bord) 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 16

17 Questions? 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 17

18 Contact Olivia Machiels Conseiller Cellule modernisation T olivia.machiels@riziv.fgov.be 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 18

19 10. ANNEXES - Les instruments de gestion de l INAMI La stratégie: planning et suivi des objectifs 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 19

20 La stratégie Faisons-nous les bonnes choses? Mission vision stratégie À long terme Plutôt stable => Direction claire pour l organisation: où voulons-nous aller? INAMI: Plan stratégique (6 ans) et Contrat d administration (3 ans) 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 20

21 Concrétiser la stratégie Exécuter la mission vision stratégie À court - moyen terme Plus flexible INAMI: plans opérationnels (2 à 3 ans) 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 21

22 La cascade des objectifs Mission (Charte) Objectifs stratégiques (Plan stratégique) Objectifs opérationnels (Plan opérationnel) Objectifs individuels (Cercles de développement) Contrat d administration 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 22

23 Point de départ: la Mission de l INAMI La base pour la stratégie et les objectifs de l organisation L Institut National de l Assurance Maladie-Invalidité (INAMI) a comme Institution Publique de Sécurité Sociale un double rôle : L INAMI organise le remboursement des frais médicaux afin que la population ait, dans une perspective d égalité sociale, effectivement accès aux soins de santé de qualité requis (accessibilité), dispensés efficacement, conformément aux accords tarifaires (sécurité tarifaire). L INAMI organise le versement d un revenu de remplacement adéquat pour les travailleurs salariés et les travailleurs indépendants assurés en cas d incapacité de travail ou de paternité/maternité, en utilisant des opportunités de réinsertion au terme de l incapacité de travail. 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 23

24 Deux outils de planification stratégique 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 24

25 10. ANNEXES - Les instruments de gestion de l INAMI Contrat d administration 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 25

26 10.2. Contrat d administration: contexte AR du 03/04/1997 Une meilleure gestion de la sécurité sociale Relations contractuelles INAMI Etat Etat : dessiner et évaluer la politique INAMI : soutenir et exécuter la politique Plus grande autonomie/flexibilité, HRM Gestion financière-budgétaire mais aussi une plus grande responsabilisation Sanctions positives/négatives 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 26

27 10.2. Contrat d administration: négociation Objectifs et accords fixés en concertation avec: L état: Ministre de tutelle + aussi Ministre de la fonction public / Ministre du Budget Le Comité Général de Gestion: gestion paritaire les responsables des services de l Inami (+ personnel) Focus sur des objectifs externes Avec une attention pour les aspects budgétaires 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 27

28 10.2. Contrat d administration: structure Référence vers les missions et la stratégie de l INAMI Axes prioritaires Projets Contexte Actions-engagements Facteurs d environnements Effets attendus Budget Synergies entre les IPSS (New) 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 28

29 10.2. Contrat d administration: périodicité En principe pour une période de 3 ans CA Avenant 2005 CA Avenant 2009 CA CA Exemple: le Contrat d administration en cours (27 projets INAMI) 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 29

30 10.2. Contrat d administration: suivi + rapportage Suivi et rapportage concernant l exécution Auprès du Comité de direction: trimestriel Grille d évaluation des projets (information + propositions d action) Tableaux de bord actualisés Auprès des Commissaires du gouvernement et Comité général de gestion: semestriel Rapport sur l état d avancement des projets : bilan et perspectives Tableaux de bord actualisés Auprès du Comité de concertation de base (syndicats): ponctuel 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 30

31 10.2. Contrat d administration: exemple grille d évaluation COMDIR 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 31

32 10.2. Contrat d administration: exemple rapport au commissaire de gouvernement + CGG Rapport sur l état d avancement 4 CA ( ) ANNEE 2013 Projets (+Lien CA précédents) Article 11. Développement des connaissances en incapacité de travail (Cf. articles 15, 16 en 17 du 3 ième CA) Service Date-limite Status RAG SI G Action-engagement & états des lieux E1: Création d un Comité d accompagnement pour le développement et le suivi de la stratégie intégrée en matière de développement des connaissances dans le domaine de l incapacité de travail, composé de représentants du Comité de gestion et de personnalités du monde académique. État d avancement 1 er semestre 2013 : RÉALISÉ - La note relative à la création et à la composition d un Comité d accompagnement (CA) a été rédigée et présentée au Comité général de gestion de l INAMI le 27 mai 2013 et au Comité de gestion du Service des indemnités les 19 et 24 juin (voir annexe) - La première réunion du CA est prévue en octobre Points d attention, problèmes & mesures correctrices Aucune Annexe: Note au Comité de gestion des salariés du 19 juin janvier 2014 Cel mod à l'inami 32

33 10. ANNEXES - Les instruments de gestion de l INAMI Plan stratégique 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 33

34 10.3. Plan stratégique: structure La Charte de l INAMI Mission: raison d être de l organisation La vision externe: sur les développements et relations de collaboration en matière d assurance soins de santé et indemnités La vision interne: concernant la façon dont l INAMI, en tant qu organisation, veut évoluer Domaines stratégiques La stratégie externe : les objectifs concernant la situation sociale souhaitée dans les secteurs des soins de santé et des indemnités La stratégie interne : les objectifs concernant la situation interne souhaitée 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 34

35 10.3. Plan stratégique: stratégie commune Processus ouvert et collaboratif Avec les parties prenantes Commanditaires politiques Partenaires: notamment via les organes Clients Avec le management et le personnel Stratégie commune pour une période de 6 ans 1 e PS e PS Exemple: Plan Stratégique janvier 2014 Cel mod à l'inami 35

36 10.3. Plan stratégique Ressemblance contrat d administration: fonctionner sur base des objectifs planifiés suivi régulier de l état d avancements des objectifs montrer les résultats de notre travail travailler en team 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 36

37 10. ANNEXES - Les instruments de gestion de l INAMI Plan opérationnel 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 37

38 10.4. Plan operationel - Priorités? Importance de fixer des priorités! Moyens limités HR ICT Mais aussi: communication, infrastructure, logistique, etc. 2010: méthodologie comprenant des critères de priorisation de projets, ex. Impérativité (Contrat d administration, réglementation, décision organe, engagement formel) Valeur ajoutée: interne en externe Afin d arriver à un niveau d ambition réaliste 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 38

39 Besoin de sélection et de prioritisation Priorisation au niveau de l utilisation des ressources 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 39

40 Besoin de prioritisation 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 40

41 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 41

42 10.5. Les instruments de gestion: projets et processus 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 42

43 Pourquoi une gestion des projets et des processus à l INAMI? Mission (Charte) Objectifs stratégiques (Plan stratégique) Objectifs opérationnels (Plan opérationnel) Contrat d administration 24 janvier 2014 Projets & Processus Cel mod à l'inami 43

44 Processus et projets Stratégie: Qu est ce qu on veut réaliser? avec quels moyens, et selon quel calendrier? Contrat d administration Plan stratégique Comment exécutons nous la stratégie? Par les processus: activités continues Par les projets: activités temporaires Par quel moyen peut-on faire exécuter les projets et processus d une manière professionnelle? Les instruments de gestion 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 44

45 Processus - projet 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 45

46 Les projets CHANGE: les activités temporaires limitées dans le temps Adaptation d un processus Introduction d un nouveau processus Organisation d un événement Restructuration de l organisation Etc. 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 46

47 Les projets: méthodologie Méthodologie pour la bonne gestion de projet Project Life Cycle Template: fiche de projet Manuel Formations de base pour les chefs de projet Systèmes de suivi et de reporting 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 47

48 Les projets: cycle de vie Project Life Cycle Sélection Définition Exécution Clôture Analyse d idée Initiation Validation du scope Solution détaillée et planning Mise en production Développement Acceptation Stabilisation 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 48

49 Les projets: documentation Description du projet Fiche projet Exemple INAMI PROJECTFICHE [PROJECTNAAM] [PROJECTNUMMER] [VERSIE] Template Projectfiche 2.3 Datum Print : 25/10/ janvier 2014 Cel mod à l'inami 49

50 Les projets: gestion journalière Organisation du projet Sponsor Comité de pilotage Chef de projet Groupe de travail Business Fournisseurs internes: ICT, RH, JUR, COM, etc. 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 50

51 Les projets: suivi de l avancement Suivi mensuel au niveau d un service business (ou des SGS) dans le Business Steering Group (BSG) Directeur général Décideurs du service business Chefs de projet (sur invitation) ICT-central Fonctions staff (SPOC BBO, Coord RH, Coord ICT, CelMod) Suivi trimestriel au niveau du Comité de Direction Pour une sélection de projets: notamment Contrat d administration 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 51

52 Les processus Les ACTIVITES CONTINUS de l organisation Un processus: une suite logique d activités répétitives et liées entre elles qui conduit à un résultat concret et mesurable destiné à un client interne ou externe bien défini.» Outcome 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 52

53 Type de processus 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 53

54 Les processus: deux grand volets à lnami 1. Inventarisation de la totalité des processus: carte macro des processus 2. Gestion des processus individuels 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 54

55 Carte des processus: projet en cours Bibliothèque de processus actuelle : inventaire des processus individuels + typologie des processus + lien stratégie Liste des produits Carte des processus : regroupement de processus individuels en domaines de processus Description validée du rôle du propriétaire de processus Processus pour la gestion de la bibliothèque de processus et du référentiel des processus 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 55

56 Projet carte des processus : avantages - Transparence & visibilité - Base pour la mesure des performances - Focus sur la stratégie - Base pour la gestion des ressources - BPR - Gestion des connaissances - Continuité des activités - Synergies 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 56

57 Macroprocesmap INAMI 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 57

58 Analyse des processus individuels Déclencheur: communication avec IT Développement de méthodologie: Langage standard: business process modeling notation 2.0. Guide méthodologique Tool: MS Visio 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 58

59 Les processus: niveaux d analyse 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 59

60 Analyse des processus individuels: exemple workflow janvier 2014 Cel mod à l'inami 60

61 Analyse des processus individuels: template Template: BIO-analyse Modélisation et documentation du processus Définition des besoins vis-à-vis des fournisseurs 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 61

62 Analyse des processus individuels: template BIO-analyse= analyse et description d un processus Business, ainsi que des systèmes/mesures de contrôle Interne et de l Organisation (structures et organisation du travail) qui y sont liés: Description du processus: o schémas, documentation, instructions de travail, circuits d information, etc. Définition de l organisation et des acteurs Contrôle interne o o Définition d indicateurs clé pour la mesure de la performance (notamment tableaux de bord, KPI, etc.) Evaluation des risques, développement de mesures de contrôle Définition des besoins o o Langage commun business et ICT: afin de faciliter la formulation des besoins et attentes ICT et la réalisation de l analyse technique Définition des autres besoins : RH, stratégie de communication, besoins de formation, adaptation de la réglementation, infrastructure, etc. 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 62

63 Analyse des processus individuels: application Application à l INAMI: Analyse des processus AS IS Analyse des gaspillages, risques, Démarrage d un trajet d amélioration (Lean) et d une refonte des processus TO BE exemple: IN/TROUGH/OUT 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 63

64 Processus comme base de la bonne gestion 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 64

65 10.6. Suivi de la performance 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 65

66 Mesure de la prestation Mesure de la prestation Définir des indicateurs pour mieux suivre les activités, les outputs et les effets Key Performance Indicator (KPI), Tableaux de bord, Balanced Scorecard Au niveaux des projets, processus Destination: différents niveaux (service, staf, Dircom, CGG, ) 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 66

67 Tableaux de bord (1) Tableaux de bord Indicateurs Double finalité Informer sur nos activités (transparence, objectivité) Aider à la prise de décision et corriger/adapter Exemple : CRM (Commission de Remboursement des Médicaments) 24 janvier 2014 Cel mod à l'inami 67

68 Tableaux de bord (2) ARTICLE 19 (2) CA) - GESTION DES SPECIALITES FARMACEUTIQUES REMBOURSABLES - Engagements N RESULTATS - engagements Valeurs 2007 (Cumul du 01/01/07 au 31/12/07) Valeurs 2008 (Cumul du 01/01/08 au 31/12/08) Valeurs 2009 (Cumul du 01/01/09 au 31/12/09) Valeurs 2010 (Cumul du 01/01/10 au 12/08/10) 1 Respect des délais légaux : Pourcentage de dossiers pour lesquels les délais ont été respectés / Nombre de dossiers traités en CRM. % Dossiers % Dossiers % Dossiers % Dossiers Classe I 91,43% % % % 12 Classe II 99,43% % % % 165 Classe III 99,59% % % % 261 Classe III - procedure administrative 100% 56 99% % 132 Spécialités importées parallèlement % 5 Médicaments orphelins 100% % % % 8 Révision individuelle 100% % 9 100% % 10 Suppression 100% 1 100% 0 100% 2 100% 1 Exception au remboursement de reférence 100% % 2 100% 2 100% 10 Augmentation de la base de remboursement 100% 13 67% % % 4 Modification des modalités de remboursement 98,51% % % % 358 TOTAL % Délai moyen d admission (en jours) Classe I (150 jours) - 140,51-136,41-145, Classe II (150 jours) - 135,42-129,28-124, Classe III (150 jours) - 85,28-81,87-95, Classe III - procédure administrative - 14,25 15,5 18 Classe III - procedure administrative Médicaments orphelins (150 jours) - 144,41-147,73-140, Révision individuelle (150 jours) - 147,70-142,00-133, Suppression du remboursement (60 jours) Exception au remboursement de reférence (60 jours) , Augmentation de la base de remboursement (60 jours) - 56,23-57, Modification des modalités de remboursement (150 jours) - 126,18-118,09-129, janvier 2014 Cel mod à l'inami 68