DEMANDE DE PROPOSITIONS POUR LES PRESTATIONS DE SERVICES DE LOCATION DE VEHICULES POUR LA BAD

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1 Groupe de la Banque africaine de développement Agence temporaire de relocalisation Division des achats institutionnels Date: 10 octobre 2013 APPEL D OFFRES OUVERT N ADB/NCB/CGSP/2013/0141 DEMANDE DE PROPOSITIONS POUR LES PRESTATIONS DE SERVICES DE LOCATION DE VEHICULES POUR LA BAD 1. La Banque africaine de développement (BAD) (ci-après dénommée BAD ou la Banque ) vous invite à soumettre une proposition portant sur les prestations de services de location de véhicules pour le transport de son personnel, et de ses invités officiels, tel que spécifié dans la présente demande de propositions (DP). 2. Le présente DDP comprend ce document ainsi que ses annexes et leurs appendices: Annexe A : Description sommaire des services/termes de référence Annexe B : Conditions générales à remplir pour la soumission d une proposition Annexe C : Contenu de la proposition à soumettre+ les Appendices I, II, III et IV Annexe D : Critères d évaluation et attribution du marché Annexe E : Modèle de contrat type Annexe F : Fiche d évaluation de performance des services Annexe G : Code de conduite des prestataires de la BAD Annexe H : Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services Annexe I : Liste des pays membres de la BAD Veuillez noter que les modalités énoncées dans cette demande de propositions, y compris la description des services/termes de références présentées à l Annexe A et les Conditions générales d achat à l Annexe H seront incluses dans tout contrat si la Banque africaine de développement accepte votre proposition. Tout contrat de cette nature exigera le respect de tous les exposés factuels et déclarations contenus dans la proposition. 3. Votre proposition doit être obligatoirement soumise en Français, et sera envoyée en cinq exemplaires (1 original + 4 copies). Les pièces jointes, appendices et annexes doivent tous être également soumises en cinq exemplaires. L original devra porter la mention Original et chacune des quatre copies la mention Copie. En cas de divergences entre l original et les copies, l original fera foi. Au cas où les documents originaux n existent pas en Français ou en Anglais, le soumissionnaire doit obligatoirement joindre la traduction certifiée dudit document pour être considéré par la Banque. 4. Les propositions doivent être présentées à la Banque sous enveloppe scellée (contenant une enveloppe pour la proposition technique et une enveloppe pour la proposition financière) au plus tard le jeudi 07 novembre 2013 à 15H00, heure d Abidjan, par la poste, une société de messagerie ou par porteur aux adresses ci-dessous indiquées : BP 323, 1002 Tunis Belvédère Tunisie Tel: (+216) ; (216)

2 Adresse postale: Banque africaine de développement Département des Services Généraux et des Achats Division des Achats institutionnels 7, Avenue Joseph ANOUMA 01 BP 1387 ABIDJAN COTE D IVOIRE tender@afdb.org Adresse de livraison: Banque africaine de développement, Département des Services Généraux et des Division des Achats institutionnels Immeuble CRRAE 6 ème étage Bureau No. 601 Angle rue Botreau Roussel - Abidjan-Plateau 5. Les soumissionnaires ont la pleine responsabilité de s assurer que l enveloppe scellé (e) contenant la proposition parvient à l adresse précédente à l heure et à la date indiquées au paragraphe 4 ci-dessus. En cas de livraison par porteur, les propositions doivent parvenir à l adresse précédente aux heures ouvrables de la BAD, de 7h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h00, du lundi au vendredi, sauf les jours fériés à la Banque africaine de développement. La livraison à tout autre bureau de la Banque africaine de développement se fera aux risques du soumissionnaire et ne sera pas considérée comme une livraison en temps voulu. Toute proposition reçue après l heure de clôture ou la date limite indiquée ci-dessus sera rejetée. S il se trouve que la date de soumission des offres est un jour férié ou déclaré férié ou non travaillé, la date de remise et d ouverture sera le jour ouvrable suivant à la même heure. 6. Votre proposition doit inclure des informations suffisamment détaillées pour permettre à la Banque africaine de développement d évaluer votre société selon les critères d évaluation indiqués dans l Annexe D. 7. Les propositions techniques et financières doivent être soumises dans des enveloppes distinctes. Le devis sera établi conformément au bordereau de prix fourni en Appendice IV de l Annexe C. La proposition technique (1 original + 4 copies) et la proposition financière (1 original + 4 copies) seront expédiées sous deux enveloppes distinctes scellées ( enveloppes internes ). Chaque enveloppe interne devra porter les mentions suivantes: a) la référence et l objet de la présente soumission ; b) la mention Proposition Technique ou Proposition Financière selon le cas ; et c) le nom et l adresse du soumissionnaire. 8. Les deux enveloppes internes devront être placées dans une seule et même grande enveloppe scellée, appelée enveloppe externe qui sera anonyme et devra uniquement porter une photocopie de l étiquette ci-après: 2

3 Banque africaine de développement Département des Services Généraux et des Achats Division des Achats institutionnels Immeuble CRRAE - 6 ème étage Bureau No. 601 Angle Rue Botreau Roussel ABIDJAN Plateau DEMANDE DE PROPOSITIONS LOCATION DE VEHICULE BAD MAINTENIR FERMÉE JUSQU AU JOUR DE L OUVERTURE DES OFFRES Référence: ADB/NCB/CGSP/2010/0141 Date et heure de clôture des offres de propositions: JEUDI 07 NOVEMBRE La période de validité des propositions s étend au moins sur 90 jours à compter de la date limite indiquée pour la soumission. 10. Tout soumissionnaire désirant obtenir des éclaircissements sur la DDP, pourra notifier sa requête, par courrier écrit ou par télécopie ou par , à l adresse suivante : fax : , tender@afdb.org. La requête doit parvenir à cette adresse au plus tard le 24 octobre La Banque disposera d un délai de sept (7) jours à compter de la réception de la demande pour répondre par écrit ou par fax ou par . Des copies de la réponse de la Banque (ainsi qu un résumé de la demande sans identification de son origine), seront adressées à toutes les entreprises ayant retiré la DDP. 11. La Banque se réserve le droit de modifier à tout moment la DDP aussi longtemps que la date limite de remise des offres n est pas échue. Une telle modification peut être faite soit sur l initiative de la Banque soit à la suite d une demande d éclaircissement présentée par un soumissionnaire. A cet effet, la Banque procédera à l émission, selon le cas, d un Additif ou d un Rectificatif à la demande de propositions. L Additif ou le Rectificatif sera notifié par écrit (lettre ou fax ou ) à tous les soumissionnaires potentiels qui ont déjà retiré la DDP et aura valeur obligatoire à leur encontre. Ces soumissionnaires en accuseront réception à la Banque par lettre ou fax ou dans les plus brefs délais. 12. Les propositions resteront valables jusqu au quatre-vingt dixième jour suivant la date limite de remise des offres. Dans des circonstances exceptionnelles, la Banque peut solliciter du soumissionnaire une prolongation du délai de validité de son offre. La demande et les réponses qui lui seront données seront faites par écrit. Le soumissionnaire peut refuser de prolonger la validité de son offre. Un soumissionnaire acceptant la prolongation requise ne se verra pas demander de modifier son offre et ne sera pas autorisé à le faire. 13. L Annexe D contient une explication détaillée de la méthode d évaluation des propositions. 14. La soumission d une proposition par le soumissionnaire constitue la confirmation qu il a tenu compte de tous les documents contenus dans le dossier, dont les additifs (le cas échéant), toutes les annexes et, selon les cas, les appendices des annexes. En aucun cas, la Banque ne sera soumise à une obligation à laquelle elle n aura pas souscrit par écrit. 3

4 15. Les soumissions sont faites aux frais des soumissionnaires qui ne pourront revendiquer aucun dédommagement à ce titre, étant entendu que la Banque se réserve le droit d arrêter la présente consultation à tout moment ou de ne retenir aucun soumissionnaire quelle qu en soit la raison. 16. Il conviendrait de noter que conformément à la politique de la Banque, les soumissionnaires doivent observer les normes éthiques les plus élevées au cours des processus d appel d offres et dans l exécution des marchés qui en résultent. Conformément à cette politique, la Banque rejettera toute offre s il se révèle que le soumissionnaire a été coupable de pratiques de corruption ou de fraude dans le cadre de la concurrence pour l obtention du marché concerné. 17. Une ouverture publique des offres techniques aura lieu le jeudi 07 novembre 2013 à 15H30 dans les locaux de la BAD, à l adresse précitée. L ouverture publique des offres techniques vise à enregistrer les propositions soumises à l heure et à la date prescrites. Seules les propositions techniques seront ouvertes. Si elles le souhaitent, les firmes soumissionnaires peuvent envoyer un représentant pour observer l enregistrement des propositions reçues. Les propositions financières des entreprises ayant obtenu la note technique minimale seront ouvertes publiquement à une date qui sera précisée ultérieurement. 18. En soumettant l offre, vous signifiez votre acceptation des conditions générales de fourniture de biens et services ainsi que des conditions particulières jointes à la présente DDP. 19. Nonobstant ce qui précède, la Banque se réserve le droit de modifier le contenu du présent dossier, d accepter ou de rejeter tout ou partie de l ensemble des propositions, ou d annuler le processus d appel d offres à tout moment avant l adjudication du marché et, ce, sans obligation de la part des soumissionnaires. 20. Dans l attente de votre soumission, nous vous prions d'agréer, l expression de nos salutations respectueuses et nos remerciements pour l intérêt que vous manifestez à être au nombre des fournisseurs de la Banque africaine de développement. Yvette GLELE-AHANHANZO Chef de Division Division des Achats Institutionnels 4

5 Groupe de la Banque africaine de développement Agence temporaire de relocalisation Division des achats institutionnels Annexe - A A.1 PREAMBULE DESCRIPTION DES SERVICES/TERMES DE REFERENCE A.1.1 La Banque africaine de développement est une institution multilatérale de développement créée de commun accord par et pour ses états membres en vue d assurer le développement économique durable et le progrès social de ses Pays membres régionaux (PMR). Les membres de la Banque, qui sont actuellement au nombre de soixante-dix-huit (78), comptent 54 états africains (PMR) et 24 états non africains ( Pays membres non régionaux ). A.1.2 La mission de la Banque africaine de développement est de contribuer à la lutte contre la pauvreté, par l amélioration des conditions de vie des populations africaines, et à la mobilisation de ressources pour le progrès économique et social de ses pays membres régionaux pris individuellement et collectivement. La Banque a pour fonctions essentielles: (i) d utiliser ses ressources pour le financement de projets ou de programmes d investissement liés au progrès économique et social des PMR, (ii) de fournir une assistance technique dans le cadre de la préparation et de l exécution des projets et programmes de développement, (iii) de promouvoir des investissements financés sur capitaux publics ou privés en Afrique en faveur des objectifs de développement, et (iv) de satisfaire aux demandes d aide en coordonnant les politiques et plans de développement des PMR. Dans le cadre de ses opérations, la Banque est aussi tenue d accorder une attention particulière aux projets et programmes qui assurent la promotion de l intégration régionale. A.2. OBJET DE LA DEMANDE DE PROPOSITIONS A.2.1 La Banque africaine de développement (BAD) invite, par la présente demande de propositions, les sociétés à soumettre leurs offres concernant les prestations de services de location de véhicules pour le transport de son personnel, et de ses invités officiels à Abidjan et environs, ou vers d autres villes et régions de la Côte d Ivoire en aller-retour, telles que décrites ci-dessous. A.2.2 Le contrat sera valable pour une durée de deux (02) années renouvelables par tacite reconduction par périodes annuelles avec un maximum de trois (03) renouvellements. Le commencement de l exécution des prestations de services est prévu en principe pour début janvier A.3 PRESTATIONS DE SERVICES DE LOCATION DE VEHICULES POUR LE COMPTE DE LA BAD Les prestations de location de véhicules sont définies dans les deux (2) lots distincts suivants : 5

6 - LOT 1: LOCATION DE VEHICULES BERLINES ET COMPACT DE DIFFERENTES CATEGORIES. - LOT 2: LOCATION DE BUS DE PLUSIEURS CATEGORIES. La qualité des services doit répondre aux normes les plus élevées. Les sociétés sont priées d indiquer clairement le ou les lot(s) pour le(s) quel(s) elles soumissionnent. L attribution du marché se fera par lots séparés et les entreprises qui auront soumissionné pour plusieurs lots ne peuvent pas faire une offre financière qui dépend du nombre de lots. A.4 PRESCRIPTIONS GENERALES Chaque fois que l on se réfère dans le présent document à des normes, règles et codes spécifiques auxquels doivent répondre les prestations qui doivent être fournies, la dernière édition ou révision en vigueur de ces normes, règles et codes s appliquera, sauf dispositions contraires au Contrat. A.5 DESCRIPTION DES PRESTATIONS DE LOCATION DE VEHICULES Toutes les prestations détaillées et mentionnées ci-dessous, concernent les locations de véhicules avec chauffeurs LOT 1: LOCATION DE VEHICULES CATEGORIES Les prestations comprennent également : BERLINES ET COMPACT DE PLUSIEURS - l accueil et le transport des membres de la Haute Direction et des invités officiels de la Banque durant leur séjour; - L accueil et le transport de l aéroport au lieu de résidence des membres de la Haute Direction ou des invités officiels; - Le transport des membres du personnel ou de toute personne travaillant pour le compte de la Banque dans le cadre d une mission officielle. Les besoins en location sont estimés à 105 jours de location par mois (soit une moyenne de 5 par jour) et les déplacements ponctuels sont évalués à environ 550 par mois (soit 26 par jour). LOT 2: BUS DE PLUSIEURS CATEGORIES Les prestations comprennent notamment : a/ des déplacements réguliers : - Mise en place d une navette pour le transport du personnel de la Banque entre ses Locaux à Abidjan sis aux adresses suivantes : * Siège : 7, avenue Joseph ANOUMA et * l Immeuble CCIA : Angle des trois rues : Boulevard ROUME, Avenue JEAN-PAUL II et Boulevard ANGOULVANT, et ce pendant 5jours/7jours par semaine de 7h30 à 17h30 sans interruption (10 rotations par jour); b/ des déplacements ponctuels : - Le transport du personnel des locaux d Abidjan vers diverses destinations sur Abidjan et ses environs ainsi que toute autre ville et/ou région de la Cote d ivoire en aller- 6

7 retour pour participer aux activités organisées par la Banque. Ces besoins en location sont estimés à 60 bus par mois (soit une moyenne de 2 bus par jour). c/ transport des membres du personnel des différents quartiers vers le Siège (Prestation Optionnelle) La Banque pourrait solliciter les services du soumissionnaire retenu aux fins de transporter les membres du personnel des différents lieux de résidence vers le Siège et vice-versa avec des itinéraires préétablis et à des heures précises. La capacité exacte des bus pour les déplacements réguliers et ponctuels sera déterminée en fonction des évènements de la Banque, mais il est noté que des bus de différentes capacités seront utilisés selon les besoins. Elle sera précisée dans les demandes que la banque émettra. Il est à noter que les frais d entretien, l assurance des véhicules et des personnes transportées, de même que le salaire des chauffeurs et leur couverture sociale sont à la charge du prestataire. La Banque se réserve le droit de demander le remplacement de tout véhicule ne répondant pas aux conditions de confort et de sécurité de son personnel, de ses biens et/ou de tout chauffeur ne répondant pas aux critères de bon comportement ou ne respectant pas les consignes de sécurité. A.6 PROGRAMMATION DES DEMANDES DE LOCATION DE VOITURES Les événements organisés par la Banque ou ceux dont elle est partie prenante sont généralement programmés à l avance. Toutefois en cas d urgence et dans des circonstances imprévues, les sociétés sélectionnées doivent avoir la capacité de mobiliser des véhicules dans un délai maximum d une heure. A.7 RESSOURCES HUMAINES ET HORAIRES DE TRAVAIL Le service devra être assuré par des agents qualifiés. Le prestataire devra donc en donner la preuve et veiller à ce que le personnel affecté à l exécution du présent marché obéisse à cette exigence. Ainsi, les conducteurs devront satisfaire aux conditions suivantes : Etre détenteur d un permis de conduire de catégorie B et/ou D Avoir cinq (05) années d expérience en qualité de conducteur automobile pour la catégorie correspondante, Avoir un comportement exemplaire en matière de ponctualité, de politesse et de courtoisie, Pouvoir s exprimer couramment en français et/ou en anglais Avoir une tenue soignée, Ne pas fumer, ni manger, ni bavarder en conduisant, et ne pas être consommateur d alcool. Tenir le véhicule dans un état de propreté et signaler à son employeur et à la Banque, toute défaillance ou panne susceptibles de provoquer des désagréments durant la mission. Les jours et horaires de travail applicables dans le cadre de ces prestations sont les horaires officiels de la Banque, à savoir du lundi au vendredi, de 7h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h00. Toutefois, le prestataire pourra être sollicité en dehors de cette plage horaire et même les samedis, dimanches et jours fériés, en cas de besoin. Le prestataire s engagera à se conformer aux horaires de travail de la Banque. Toute modification d horaires de service du personnel de la Banque ne pourra donner lieu à une quelconque réclamation quelle qu en soit la nature ou la fréquence. A.8 SPECIFICATIONS TECHNIQUES DES VEHICULES 7

8 Les spécifications techniques des véhicules objet de cette consultation (pour lesquels le soumissionnaire doit soumettre les cartes grises) sont les suivantes: LOT. 1 : Véhicules berline climatisés de 5 places et de moins de trois (03) ans d âge ; le parc automobile du soumissionnaire devra compter au minimum six (06) véhicules du segment M2, à savoir les véhicules de type Mercédès classe C, Peugeot 508, VW Passat, BMW série 3, etc..., Le remboursement du prix du carburant pour les berlines se fera en fonction du kilométrage parcouru. Chacun des soumissionnaires devra ainsi indiquer dans sa soumission, de façon séparée, le prix qui sera facturé à la Banque pour 10 kilomètres parcourus. LOT. 2 : Bus de transport en commun climatisés de moins de cinq (05) ans d âge et d une capacité de 50, 30, 25 et 15 places. Le parc de bus du soumissionnaire devra comprendre les véhicules adéquats pour couvrir les besoins de la Banque. Les soumissionnaires devront inclure indirectement le coût du carburant dans le prix forfaitaire de la location des bus A.9 VISITE OBLIGATOIRE DU PARC DU PRESTATAIRE ET DE SES INSTALLATIONS La Banque procédera à une visite de post-qualification du parc du soumissionnaire retenu et de ses installations afin de s assurer qu il possède les équipements et les installations nécessaires pour l exécution correcte des prestations requises. La date de visite sera fixée selon un programme établi avec le prestataire retenu. Si cette visite de post-qualification ne satisfait pas la Banque, l offre de l entreprise sera rejetée et le processus se poursuit avec le soumissionnaire classé au rang suivant parmi les soumissionnaires qui auront obtenu la note technique minimale. A.10 CONTROLE DE L EXECUTION DES PRESTATIONS A.10.1 Le contrôle de l exécution des prestations de services est effectué par la division des services de support de la Banque (CGSP.3). Le Prestataire s engage à suivre les directives de la Banque et en particulier celles émanant de cette division, dans le cadre de l exécution des prestations de services pour le compte de la Banque et dans le cadre du contrat qui sera établi à cet effet. A.10.2 Le Prestataire devra désigner le ou les responsables de sa société chargés de superviser et de contrôler l exécution desdites prestations et de faire la coordination avec la division des services de support de la Banque. A.10.3 Le Prestataire doit fournir à la Banque, au début de l exécution des services, la liste de ses agents et des Chefs d Equipes désignés pour l exécution des services prévus au Contrat qui sera établi en la matière ainsi que toutes les mises à jour de cette liste. A.10.4 Le Prestataire s engage à fournir à la Banque le certificat d inscription à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNPS) de chaque agent affecté à l exécution des prestations et ce au maximum un (1) mois après la signature du contrat qui sera établi en la matière et à l arrivée de chaque nouvel agent (en cas de changement d un membre de l équipe). A.10.5 Une copie du casier judiciaire de chacun des agents et chefs d équipes du prestataire affectés à l exécution du Contrat doit également être transmise à la Banque dans le mois suivant le début d exécution des prestations et à l arrivée de chaque nouvel agent (en cas de changement d un membre de l équipe). A.10.6 Le prestataire devra informer la Banque de tout changement intervenu dans la situation des agents de celui-ci qui viendrait modifier le casier judiciaire ainsi transmis. En 8

9 outre, et au début de chaque année contractuelle, le fournisseur devra mettre à jour le casier judiciaire de tous les agents mis à la disposition de la Banque. A.11 OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE Le prestataire s engage à respecter les normes et règles généralement admises et appliquées dans le cadre de la sous-traitance, notamment la confidentialité, le respect des délais convenus et l obligation d exécuter soi-même le contrat conclu. Le prestataire veillera à ce que ses représentants sur le lieu de la prestation aient un comportement et une tenue conformes à la correction qu exige le statut d une institution internationale telle que la Banque Africaine de Développement. Le Prestataire doit instaurer, au sein de son bureau, un mécanisme de contrôle minutieux et permanent de la qualité de ses services et s assurer que la Banque bénéficie des meilleures prestations possibles en termes d excellence de service de transport. Le Prestataire doit s assurer que les véhicules mis à la disposition de la Banque sont tenus dans un bon état (mécanique, carrosserie, commodités, pneumatiques, etc. ), climatisés et présentant toutes les conditions de sécurité et disposant de roues de secours suffisantes. La ponctualité est un élément primordial pour la bonne exécution des prestations. Le prestataire veillera à ce que les services ordonnés par la Banque soient livrés dans les délais prescrits dans la commande. A défaut, la Banque africaine de développement doit, sans préjuger des autres voies de recours prévues dans le contrat, défalquer du Bon commande, comme dommages intérêts, une somme équivalente à 20 % du prix de livraison des services non livrés en temps voulu, pour chaque 15 minutes de retard jusqu à la livraison effective. Le Prestataire veillera au respect du code de conduite des prestataires de la Banque ci-joint (Annexe G.) A.12 EVALUATION DES PRESTATIONS DE SERVICES A.12.1 Une évaluation périodique semestrielle des prestations sera effectuée par la Banque, sur la base de critères déterminés selon la fiche d évaluation de performance de services (Annexe F). Une communication de ces évaluations périodiques sera faite au Prestataire. A.12.2 Une note semestrielle minimale sera communiquée au Prestataire. Au cas où les prestations se situeraient en deçà de cette note, la Banque pourra procéder à la résiliation, sans préavis, du contrat. A.12.3 Afin de permettre l évaluation les prestations de service fournies, un rapport semestriel d activité doit être communiqué semestriellement à la Banque. Ce rapport devra indiquer, notamment les performances du prestataire durant la période considérée (prestations, personnel, équipements, capacités). A-13 CLAUSES PARTICULIERES A.13.1 Au cours des prestations, le soumissionnaire retenu est tenu d'assister ou de se faire représenter, à toutes les réunions relatives à l exécution des prestations. A.13.2 Les soumissionnaires sont tenus de contracter une assurance de Responsabilité Civile Chef d Entreprise qui couvre les conséquences pécuniaires de la responsabilité qu'ils 9

10 peuvent encourir dans l'exercice de leurs activités à raison des dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs ou non, survenant avant, pendant ou après l'exécution des prestations (services) ou plus généralement l'exécution de l'engagement contractuel, causés au préjudice de la Banque et/ou de ses salariés. La police d assurance devra comprendre : - l incendie, le dégât des eaux, causés dans les locaux de la Banque par la faute du prestataire - le vol causé au préjudice de la Banque, de son personnel ou de tout autre tiers dans les locaux de la Banque, par les proposés du prestataire A.14 DECLARATIONS ET GARANTIES A.14.1 Les soumissionnaires déclarent qu ils possèdent l expérience, les qualifications et les capacités requises pour l exécution des Services précitées et d accomplir les fonctions et les responsabilités prescrites par le Contrat et qu ils sont prêts à exécuter lesdits Services. A.14.2 Les soumissionnaires déclarent qu ils sont en conformité avec l ensemble des lois et règlements en vigueur dans tout lieu où doit être exécuté l intégralité ou une partie des Services. Ils prendront, avec diligence, toute action corrective nécessaire chaque fois que leur attention aura été attirée sur une violation de cette législation. A.14.3 Ils déclarent notamment s être acquittés des impôts divers et des charges sociales prescrites par les lois en vigueur et être autorisés à exercer leurs activités. A.14.4 Les soumissionnaires s engagent en outre, à remettre à la Banque tout document nécessaire au contrôle du respect de la législation sociale, y compris les bulletins de salaires, les déclarations auprès de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale (CNPS) et les cotisations sociales. Les déclarations CNPS devront être fournies à la Banque trimestriellement. 10

11 Groupe de la Banque africaine de développement Agence temporaire de relocalisation Annexe - B Division des achats institutionnels CONDITIONS GENERALES A REMPLIR POUR LA SOUMISSION D UNE PROPOSITION Soumission des propositions : Les propositions relatives aux spécifications indiquées dans la présente demande de propositions doivent être soumises en français. Ces propositions doivent fournir toutes les informations nécessaires pour la présente demande de propositions et répondre clairement et brièvement à tous les points présentés dans cette demande de propositions. Toute offre qui ne répond pas de manière exhaustive à cette demande de propositions peut être rejetée. Néanmoins, les brochures et autres documents inutilement détaillés qui donnent des informations autres que celles nécessaires à une présentation complète et efficace des propositions ne sont pas encouragés. Caractéristiques techniques des exigences : Les soumissionnaires doivent scrupuleusement se conformer aux exigences de la présente demande de propositions. Aucun changement, remplacement ou autre modification apporté aux caractéristiques techniques des spécifications indiquées dans cette demande de proposition ne sera accepté, sauf approbation écrite de la Banque africaine de développement. Caution de bonne exécution Dans les 4 jours suivant la signature du contrat, la société doit, à ses propres frais, fournir à la Banque africaine de développement une caution de bonne exécution ou une garantie identique agréée par la Banque africaine de développement, d un montant équivalent à 5 % du prix total du contrat. La caution de bonne exécution est valable pendant 3 semaines à compter de la date d extinction du contrat. La Banque africaine de développement aura le droit de réclamer la caution de bonne -exécution/garantie dès sa première demande écrite, sans qu elle n ait besoin de prouver la responsabilité de l entrepreneur, conformément aux conditions générales énoncées à l annexe B. Non applicable Dommages-intérêts convenus Si l entrepreneur retenu ne livre pas les services indiqués dans les délais prescrits dans sa proposition ou dans les délais indiqués dans un contrat, la Banque africaine de développement doit, sans préjuger des autres voies de recours prévues dans le contrat, défalquer du Bon commande ou du prix du contrat, comme dommages intérêts, une somme équivalente à 0,5 % du prix de livraison des services non livrés en temps voulu, pour chaque semaine de retard jusqu à la livraison effective, à concurrence d une déduction maximale de 5 % du prix du contrat. Non applicable Pas d engagement 11

12 La présente demande de propositions n engage pas la Banque africaine de développement à adjuger un marché ou à payer les frais engagés lors de la préparation ou de la soumission des offres. La Banque africaine de développement se réserve aussi le droit de n adjuger qu une partie des prestations. Critères d évaluation Toutes les propositions doivent être évaluées conformément aux critères d évaluation indiqués â l Annexe D. Modalités de paiement Les modalités habituelles de paiement de la Banque africaine de développement sont de 30 jours à compter de la livraison des biens ou de la prestation des services dans des conditions satisfaisantes, et après vérification et acceptation des factures. La modification des modalités de paiement est inhabituelle. Validité des propositions Les propositions doivent rester valables et susceptibles d être acceptées pendant une période minimale de 90 jours à compter de la date de clôture indiquée pour la réception des offres dans la présente demande de propositions. Rejet des propositions et scission des lots La Banque africaine de développement se réserve le droit de rejeter toute proposition ou l ensemble des propositions si, entre autres choses : - Elles sont reçues après la date limite indiquée dans la présente demande de propositions ; - Elles ne sont pas autrement conformes à la présente demande de propositions. Retrait et modification des offres Les offres peuvent être modifiées ou retirées par écrit, avant la date de clôture indiquée dans la demande de propositions, passé ce délai, les offres ne peuvent ni être modifiées ni retirées. En outre, la Banque se réserve le droit de conserver la proposition en vue d une consultation future. Confidentialité Tout ou partie de la présente demande de propositions et tous les exemplaires de celle-ci doivent être renvoyés à la Banque africaine de développement à sa demande. Il est entendu que cette demande de propositions est confidentielle et est la propriété de la BAD ; elle contient des informations privilégiées, dont une partie peut être protégée par des droits d auteur, informations communiquées aux soumissionnaires et reçues par eux à condition qu aucune partie de cette demande ou aucune information y afférente ne soit copiée, diffusée ou communiquée à des tiers sans le consentement écrit préalable de la BAD, toutefois, le soumissionnaire peut montrer les documents à des sous-traitants potentiels aux seules fins d obtenir d eux des propositions. Nonobstant les autres dispositions de la demande de propositions, les soumissionnaires sont liés par le contenu de ce paragraphe que leur firme soumette ou non une proposition où qu elle réponde de quelque autre manière que ce soit à cette demande de propositions. Contrat Tout contrat résultant de la présente demande de propositions se passera à partir du modèle joint en Annexe E, et doit inclure les Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services (Annexe H). 12

13 Banque africaine de développement Agence temporaire de relocalisation Annexe - C ADB/NCB/CGSP/2013/0141 Division des achats institutionnels ELEMENTS CONSTITUTIFS DE LA PROPOSITION Toutes les soumissions doivent être rédigées en français. C.1 PROPOSITION TECHNIQUE (ENVELOPPE TECHNIQUE) Les soumissionnaires doivent fournir une proposition technique prouvant qu ils possèdent les capacités et disposent des ressources nécessaires pour mener à bien l exécution des prestations requises. La proposition technique doit contenir les informations requises ci-dessous dans l ordre suivant, ainsi que tous renseignements additionnels, au moyen de supports visuels : 1. la déclaration de conformité (Appendice I) ; 2. Une description de l activité de la société, de son organisation (organigramme), de ses effectifs, de son expérience dans le domaine. 3. Une note explicative de l organisation à mettre en place et de la méthodologie (plan de travail) pour l exécution des commandes de la Banque ; décrire le mode opératoire, la capacité de mobilisation, préciser notamment le délai de réaction en cas de panne ou en cas de demande urgente de la Banque (c est à dire en moins d une heure), les solutions proposées, la coordination avec la Banque, suivi de la qualité de service; 4. La méthodologie proposée par les soumissionnaires doit inclure le détail du nombre de chauffeurs qui seront utilisées pour chaque bus. Le nombre de chauffeurs pour chaque bus prendra en considération le nombre possible d'heures de travail et la législation en vigueur concernant le nombre maximum d heures de travail quotidien / hebdomadaire permises pour les chauffeurs. 5. Un descriptif du parc des véhicules et des moyens matériels qui seront affectés à l exécution des commandes de la Banque (liste détaillée du parc de véhicules qui sera affecté au présent marché en indiquant leurs gammes et leurs âges avec soumission des copies des cartes grises à l appui, préciser si le parc contient éventuellement des véhicules écologiques, indiquer l emplacement des agences/représentations de la société, plan de maintenance et d entretien des véhicules) 6. Références (avec des justificatifs à l appui) des contrats de location de véhicules conclus avec d autres établissements (administrations, entreprises publiques ou privées, multinationales, organisations internationales) au cours des trois (3) dernières années; 7. Les qualifications et le niveau de compétence (CV) du ou des personnel d encadrement, des superviseurs et des chauffeurs qui seront affectés à 13

14 l exécution du présent marché (recourir au format recommandé dans l Appendice III); 8. Une note datée et signée indiquant la consommation d énergie, l émission de CO2 et de polluants des véhicules écologiques proposés à la location (s il ya lieu); 9. L attestation d assurance de votre responsabilité professionnelle chef d entreprise (selon les termes et conditions énoncés à l article A.13.2 de l annexe A); et 10. La confirmation de l acceptation des Conditions générales (Annexe H). C.2 PROPOSITION FINANCIERE (ENVELOPPE FINANCIERE) La proposition financière doit comporter: - Un formulaire de soumission d offre entièrement rempli et signé (en recourant au format recommandé dans l Appendice II) ; - Un bordereau de prix unitaires et total (Appendice IV); - La proposition de contrat (Annexe E) complétée et paraphée, sur toutes ses pages, par la (les) personne (s) habilitée (s) à engager l Entreprise mais non encore signée. 14

15 APPENDICE I PRESTATIONS DE SERVICES DE LOCATION DE VEHICULES POUR LA BAD ADB/NCB/CGSP/2013/0141 DECLARATION DE CONFORMITE (À inclure dans la Proposition technique) A : Banque Africaine de Développement Division des achats institutionnels Agence temporaire de relocalisation (ATR) Angle des trois rues: Avenue du Ghana, Rue Pierre de Coubertin, Rue Hédi Nouira, B.P. 323, 1002 Tunis Belvédère, Tunisie Messieurs, Nous, soussignés (Nom, Prénom et qualités), agissant au nom de la Société (Nom, raison sociale et adresse complète de l'entreprise), en vertu du pouvoir qui nous a été conféré par acte du (date de l'acte donnant délégation de pouvoir), Après avoir examiné toutes les pièces constitutives de la Demande de propositions Réf. : ADB/NCB/CGSP/2013/0141, 1. Nous soumettons et nous engageons à exécuter, dans les conditions prévues dans le Contrat et tous les documents contractuels constituant le Marché, les prestations du (des) Lot(s) N décrites à l Article 1 du Contrat et conformément aux Termes de Référence. 2. Reconnaissons le caractère contractuel de toutes les pièces énumérées au point C.1 ci-dessus. 3. Nous proposons d'exécuter ces prestations aux prix unitaires hors taxes précisés dans le Cadre du bordereau de prix unitaires joint à la présente soumission, 4. Acceptons d'être liés par la présente soumission pour un délai minimal de quatre-vingtdix (90) jours à compter de la date limite de remise des offres, 5 Demandons que le paiement des sommes dues à l'entreprise se fasse par virement au Compte N, ouvert en son nom à la Banque (Nom et adresse complète de la Banque de l'entreprise). En foi de quoi, nous apposons notre signature sur la présente offre. Fait à, le

16 APPENDICE II PRESTATIONS DE SERVICES DE LOCATION DE VEHICULES POUR LA BAD ADB/NCB/CGSP/2013/0141 FORMULAIRE DE SOUMISSION D UNE PROPOSITION (À inclure dans la Proposition financière) À l attention de la Banque africaine de développement PO 323, 1002 Tunis Belvédère Tunisie Monsieur, Après avoir pris connaissance de votre dossier de d appel d offres (ADB/NCB/CGSP/2013/0141) dont nous accusons réception par la présente, nous, soussignés, offrons d assurer les prestations de services requises (Lot(s) N ) et, ce, en pleine conformité avec les termes de ladite Demande de propositions pour les prix unitaires (franc toute taxe) indiqués en Appendice IV. Nous nous engageons à respecter notre proposition sur la période de quatre-vingt-dix (90) jours au minimum, à compter de la date de soumission des propositions indiquée par la Demande de propositions. Elle nous engage et vous avez toute la latitude de la juger recevable à tout moment avant l expiration de ladite période. En attendant l établissement et la signature d un contrat entre nous, la présente offre ainsi que votre acceptation écrite et la notification par vous de l adjudication du marché en notre faveur constitueront le contrat nous liant et ayant force exécutoire. Date: Dûment autorisé à signer pour et au nom de: [Signature] En ma qualité de [Fonction] 16

17 ADB/NCB/CGSP/2013/0141 APPENDICE III FORMATION DES CURRICULUM VITAE (CV) DES MEMBRES CLES DU PERSONNEL PROPOSE (PERSONNEL D ENCADREMENT, SUPERVISEURS, CHAUFFEURS) Fonction proposée: Dénomination de l entreprise: Nom de l employé: Profession: Date de naissance: Nombre d années au service de l entreprise: Nationalité: Sociétés professionnelles dont l employé est membre: Cahier de charges détaillées de l employé: Qualifications essentielles: [Donner un aperçu de l expérience de l employé et de sa formation les plus pertinentes pour les tâches qui lui sont confiées. Faire état du degré de responsabilité assumé par chaque membre du personnel dans le cadre de missions pertinentes similaires antérieures en fournissant les dates et lieux. Maximum une demi-page.] Formation: [Résumer les études universitaires et toute autre étude spécialisée faites par chaque membre du personnel en donnant les noms des écoles fréquentées, les dates de fréquentation et les diplômes obtenus. Maximum un quart de page.] Cursus professionnel: [En commençant par la fonction actuelle, présenter dans l ordre inverse tous les emplois tenus par l employé, ainsi que les fonctions qu il a assumées depuis l obtention de son diplôme, en donnant les dates, les noms des structures qui l ont employé, ses titres et ses lieux d affectation. En ce qui concerne son expérience au cours des dix dernières années, faire état des types d activités assurés et donner, le cas échéant, les coordonnées des clients.] Langues: [Indiquer la compétence en langue parlée et écrite, ainsi qu en lecture dans chaque langue à l aide des mentions: excellent, bien, assez bien, ou faible.] Attestation: Je, soussigné, atteste de la véracité de ces déclarations. Date: Signature de l employé ou du responsable de l entreprise soumissionnaire Jour/mois/année 17

18 Banque africaine de développement Agence temporaire de relocalisation APPENDICE IV Division des achats institutionnels ADB/NCB/CGSP/2013/0141 Date : BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES F CFA LOT 1: LOCATION DE VEHICULES BERLINES ET COMPACT DE DIFFERENTES CATEGORIES Type de service Abidjan et environs Bassam Yamoussoukro Bouake Korhogo Location par transfert (aller ou retour simple) Location par transfert (aller et retour) Location à la demijournée Location journalière Location hebdomadaire Location Mensuelle * Autres frais (s il y a lieu) Remises accordées, le cas échéant Observations, le cas échéant Monnaie exprimée Nom et signature de la personne habilitée à signer les documents de la firme Cachet de la firme en F CFA 18

19 LOT 2: LOCATION DE BUS DE PLUSIEURS CATEGORIES Navette entre les locaux de la Banque à Abidjan (Immeuble Siège et l Immeuble CCIA) 5jours /7 jours ; 23 rotations par jour ; toutes les 30 minutes de 7h30 à 18h30 sans interruption) A - DEUX BUS AVEC CHAUFFEUR (PRIX Y COMPRIS COUT DU CARBURANT) Type de service Grand bus : de 30 à 52 places Mini bus : de 15 à 25 places Location journalière Location hebdomadaire Location mensuelle* Prix unitaire Autres frais (s il y a lieu) Prix unitaire Autres frais (s il y a lieu) Remises accordées, le cas échéant Observations, le cas échéant Monnaie exprimée Nom et signature de la personne habilitée à signer les documents de la firme en F CFA Cachet de la firme B - LOCATION DE BUS POUR ASSURER DES DEPLACEMENTS PONCTUELS a. Grand bus : de 30 à 52 places Type de service Abidjan et environs Bassam Yamoussoukro Bouake Korhogo Location par transfert (aller ou retour simple) Location par transfert (aller et retour) Location à la demijournée Location journalière Location hebdomadaire Location Mensuelle * Autres frais (s il y a lieu) b. Mini bus: de 15 à 25 places 19

20 Type de service Abidjan et environs Bassam Yamoussoukro Bouake Korhogo Location par transfert (aller ou retour simple) Location par transfert (aller et retour) Location à la demijournée Location journalière Location hebdomadaire Locat. Mensuelle * Autres frais (s il y a lieu) c. Micro bus: moins de 15 places Type de service Abidjan et environs Bassam Yamoussoukro Bouake Korhogo Location par transfert (aller ou retour simple) Location par transfert (aller et retour) Location à la demijournée Location journalière Location hebdomadaire Locat. Mensuelle * Autres frais (s il y a lieu) Remises accordées, le cas échéant Observations, le cas échéant Monnaie exprimée Nom et signature de la personne habilitée à signer les documents de la firme Cachet de la firme en F CFA 20

21 Groupe de la Banque africaine de développement Division des achats institutionnels Agence temporaire de relocalisation Annexe - D ADB/NCB/CGSP/2013/0141 CRITERES D EVALUATION D.1 EXAMEN PRELIMINAIRE DES OFFRES Le comité d évaluation désigné par la Banque procédera à l évaluation des offres techniques par lots séparés et ce, au moyen des critères et du système de points spécifiés ci-dessous en rapport avec les informations demandées en Annexe C. Avant d effectuer l évaluation technique détaillée des offres, le comité technique d évaluation des offres vérifiera que chaque offre est accompagnée des documents suivants, sous peine d être déclarée non recevable : 1. Pertinence et valeur des assurances souscrites; 2. Confirmation de l acceptation des conditions générales ; 3. La déclaration de conformité. Ensuite, une procédure en deux étapes intervient dans l évaluation des propositions qui se fera par lots séparés. Une évaluation technique sera effectuée en premier lieu, ensuite interviendra l évaluation financière. Le classement des entreprises sera fait sur la base d une combinaison de notes attribuées dans le cadre de l évaluation technique (Nt) et de l évaluation financière (Nf). D.2 ÉVALUATION TECHNIQUE PAR LOTS SEPARES (100 POINTS) (poids = 50%) D.2.1 Évaluation des offres techniques D Les offres recevables et conformes feront l'objet d'une analyse technique par lots séparés selon les critères suivants : 21

22 CRITERES D EVALUATION 1 Expertise et expérience professionnelle du personnel d encadrement Nbre de points 05 2 Organisation de la société points 3 Méthodologie et mode opératoire pour l exécution du contrat et des commandes de la Banque (Plan du travail) 20 4 Qualité du parc automobile qui sera affecté à l exécution des commandes de la Banque (âge, nombre et gamme des véhicules, qualité d entretien et de maintenance) 20 5 Logistique et moyens matériels proposés à la Banque pour l exécution du présent marché (Existence de représentations à Abidjan, de réseau ou d agences) Expérience pertinente dans le domaine au cours des trois dernières années (Références des contrats de prestation de services conclus avec d autres établissements) 20 7 Capacité à fournir des véhicules écologiques (fournir par exemple, une note datée et signée indiquant la consommation d énergie, l émission de CO2 et de polluants des véhicules proposés à la location) 5 TOTAL 100 D D Pour chacun des lots, une offre est déclarée techniquement valable et considérée pour l'analyse financière si elle obtient une note minimum de soixante-dix (70) points pour le lot considéré. Les soumissionnaires dont les offres n ont pas obtenu la note minimale requise ou ont été jugées non conformes aux documents d Appel d offres, en seront avisés et il leur sera indiqué que leur proposition financière leur sera renvoyée, sans avoir été ouverte, à l issue du processus de l évaluation technique. D.3 ÉVALUATION FINANCIÈRE PAR LOTS SEPARES (poids = 50%) D.3.1. Les soumissionnaires qui auront obtenu la note technique minimale en seront informés, de même que leur seront notifiées (par courrier électronique ou par télécopie) la date et heure d ouverture de leurs enveloppes financières. D.3.2 Les propositions financières seront tout d abord vérifiées pour s assurer qu elles sont complètes et pour en redresser les erreurs de calcul. D.3.3 C est ensuite qu interviendra l évaluation financière détaillée qui se fera par lots séparés. Le Soumissionnaire dont l offre financière est la plus avantageuse (Fm) obtiendra 100 points. L évaluation des offres financières se fera par rapport à la cotation de base à savoir, berlines moyenne gamme (segment M2) pour le Lot 1 et minibus (de 15 à 25 places) pour le Lot 2. Sachant que les bordereaux de prix prévoient des prix unitaires, les quantités suivantes seront utilisées à titre indicatif et serviront de base pour les besoins de l évaluation financière et la détermination du montant estimatif annuel du contrat : 22

23 BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES LOT.1 : LOCATION DE VEHICULES BERLINES ET COMPACT DE DIFFERENTES CATEGORIES. Type de service Prix unitaire Nombre de véhicule Prix total Location journalière* * Location hebdomadaire 1 1 Location mensuelle 1 1 Location trimestrielle 1 1 Location annuelle 1 1 *l Evaluation de l offre financier sera basée sur ce service. Prière de donner le prix total pour un véhicule pour un an. A cet effet, le montant estimatif annuel du contrat = Prix Hors taxes de la location journalière du véhicule pour la ville d Abidjan et environs x 1500 véhicule/an LOT 2 : A - LOCATION DE BUS (Y COMPRIS LE CHAUFFEUR ET CABURANT) POUR FAIRE LA NAVETTE A TRANSPORTER DU PERSONNEL DE LA BANQUE ENTRE SES LOCAUX SIS A ABIDJAN Immeuble Siège et Immeuble CCIA Type de service Prix unitaire Nombre des bus Prix total Navette entre les locaux de la Banque à Abidjan (Immeuble Siège et l Immeuble CCIA) 5jours /7 jours ; 23 rotations par jour ; toutes les 30 minutes de 7h30 à 18h30 sans interruption) Location journalière 1 2 Location hebdomadaire 1 2 Location mensuelle ** 1 2 ** Location trimestrielle 1 2 Location annuelle 1 2 **l Evaluation de l offre financier sera basée sur ce service. pour les deux bus pour un an. Prière de donner le prix total A cet effet, le montant estimatif annuel du contrat = Prix Hors taxes de la prestation journalière de la navette pour Minibus (de 15 à 25 places) x 22 jours ouvrables (nombre mensuel moyen de jours ouvrables) x 12 mois. 23

24 B - LOCATION DE BUS POUR ASSURER DES DEPLACEMENTS PONCTUELS Type de service Location par transfert (aller ou retour simple) Location par transfert (aller et retour) Location à la demijournée Location journalière *** Location hebdomadaire Prix Total **** Abidjan et bus par 0 0 environs an *** l Evaluation de l offre financier sera basée sur ce service. Prière de donner le prix total pour la location de 720 bus A cet effet, le montant estimatif annuel du contrat = Prix Hors taxes de la location journalière d Abidjan et environs pour Minibus (de 15 à 25 places) x 720 bus/an. D.3.4 Les notes financières des autres soumissionnaires (F) seront calculées comme suit: Nf (note financière) = 100 x Fm / F (F = montant de la proposition financière convertie dans la devise commune). D.4 CLASSEMENT FINAL (PAR LOTS SEPARES) D.4.1 Les propositions finales pour chacun des lots seront en définitive classées en fonction du cumul de leurs notes techniques (Nt) et financières (Nf) multipliées par leurs poids respectifs (T = poids de la proposition technique, 50%), f = poids de la proposition financière, 50%, T + f = 1) selon la formule ci-après: Note finale (NG) = Nt x T% + Nf x f% D.4.2 Le soumissionnaire qui aura obtenu la meilleure note cumulée sera classé au premier rang. La Banque lui notifiera, par ou télécopie, que sa proposition a été classée première. D.4.3 Ledit soumissionnaire devra en outre être jugé qualifié pour exécuter le marché de façon satisfaisante. A cet effet, la Banque procédera à une visite de post-qualification de son parc et de ses installations afin de s assurer qu il possède les équipements et les installations nécessaires pour l exécution correcte des prestations requises. La date de visite sera fixée selon un programme établi avec le prestataire retenu. Si cette visite de post-qualification ne satisfait pas la Banque, l offre de l entreprise sera rejetée et le processus se poursuit avec le soumissionnaire classé au rang suivant parmi les soumissionnaires qui auront obtenu la note technique minimale. D.4.4 Dans tous les cas, le processus se poursuit selon le classement des notes finales établi et le soumissionnaire dont la visite de post qualification a été jugée concluante par la Banque sera déclarée admissible pour l attribution du marché. D.4.4 L attribution du marché se fera par lots séparés (Lot 1 et Lot 2). 24