OUTILS MOBILISABLES DANS LE CADRE D UNE OPÉRATION MAJEURE. Lundi 2 octobre 2017 CHU d Angers

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1 OUTILS MOBILISABLES DANS LE CADRE D UNE OPÉRATION MAJEURE Lundi 2 octobre 2017 CHU d Angers

2 Outils mobilisables Objectifs Guider les gestionnaires d établissement en fonction des réflexions menées dans le cadre d une opération dite majeure (le plus en amont possible) Un panorama non exhaustif des leviers d efficience et outils existants mobilisables Perspectives Mise à disposition matrice outillage/publications : Thématique / Format / Source / Liens / Enjeux-Objectifs / Qui / Quand /... Développement fiches méthodologiques/pratiques régionales Miroir rapport d évaluation socio-économique Complémentaire DGOS/COPERMO De manière participative

3 Plan Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO) Zoom ScanSanté Zoom outillage ANAP

4 Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO)

5 Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO) Présentation Genèse Retour d expérience COPERMO de 2013 à 2016 (40 projets d investissements / 20 plans d action de retour à l équilibre financier) Contenu : Des fiches méthodologiques "bonnes pratiques"» à destination des ES (et ARS) dévolues à améliorer leur efficience et leurs projets d investissement Optimiser la qualité et la sécurité des soins Améliorer les conditions de travail pour les professionnels Favoriser l efficience opérationnelle et économique Leviers et outils d efficience autour de 3 axes : Révision des organisations médicales L optimisation des modes de gestion Le renforcement des approches territorialisées L optimisation des projets d investissement autour de 3 enjeux La pertinence du positionnement stratégique du projet Le dimensionnement capacitaire du projet La soutenabilité financière du projet

6 Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO) Données de référence de l efficience des hôpitaux Fiche 1-1 : Hospidiag Fiche 1-2 : L exploitation des données de comptabilité analytique Fiche 1-3 : La cartographie des risques Fiche 1-4 : Les données relatives à la masse salariale Fiche 1-5 : Scan-Santé Fiches techniques des leviers d efficience mobilisables par les établissements de santé Fiche 2-1 : Le positionnement territorial des établissements Fiche 2-2 : Qualité et sécurité des soins Fiche 2-3 : L ambulatoire en chirurgie et en médecine Fiche 2-4 : La gestion des lits Fiche 2-5 : Le juste dimensionnement capacitaire Fiche 2-6 : Optimisation des maquettes organisationnelles

7 Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO) Fiches techniques des leviers d efficience mobilisables par les établissements de santé (suite) Fiche 2-7 : Les achats : l appui du programme PHARE Fiche 2-8 : La facturation et le recouvrement des recettes Fiche 2-9 : La gestion patrimoniale Fiche 2-10 : Pertinence des soins Fiche 2-11 : La mutualisation des fonctions support - à venir Fiche 2-12 : L optimisation des systèmes d information Fiche 2-13 : La valorisation de la recherche - à venir

8 Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO) Fiches techniques d analyse de l efficience des projets d investissements Fiche 3-1 : Opportunité et pertinence du positionnement stratégique du projet Fiche 3-2 : Projections d activité Fiche 3-3 : Calcul du capacitaire cible d un projet d investissement Fiche 3-4 : Efficience architecturale Fiche 3-5 : La soutenabilité financière des projets d investissement Fiche 3-6 : L offre bancaire institutionnelle Fiche 3-7 : Pilotage et suivi du projet en revue de projets d investissement

9 Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO) Les outils d évaluation de la performance utilisés par le COPERMO Fiche 4-1 : Les outils d analyse financière Fiche 4-2 : Le tableau de synthèse du plan d actions de retour à l équilibre Fiche 4-3 : La trame de la note ARS en COPERMO performance Fiche 4-4 : La trame de la note établissement en COPERMO performance Fiche 4-5 : La trame de l évaluation socio-économique des projets 4-5_bis_annexe_financiere Fiche 4-6 : La grille d égibilité Fiche 4-7 : Le tableau d analyse de l activité et du capacitaire Fiche 4-8 : Le tableau d analyse du dimensionnement des blocs Fiche 4-9 : Le tableau d analyse du dimensionnement des plateaux médico Fiche 4-10 : Grille d analyse du GT du copermo du projet en RPI Fiche 4-11 : L architecture de l outil DIP de suivi

10 Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO) Structuration (commune) des fiches Enjeux / Bénéfices attendus Périmètre et cible prioritaire Indicateurs d impact Principes méthodologiques (démarche-type) Les facteurs clé de succès Les outils à disposition et dispositifs d accompagnement existants

11 Exemple d application d une démarche-type à un projet d investissement Positionnement territorial (Fiche N 2-1) Objectifs : Positionnement de l établissement sur son territoire de santé Analyse des différents segments d activité (cœur de métier, activités secondaires, segments en développement, à développer, à consolider) Evaluation des hypothèses de croissance d activité Identification des axes de coopérations Un parallèle de la démarche type au rapport d évaluation socio-économique : Analyse de la cohérence du projet avec l organisation territoriale de l offre de soins Évolution de la population sur le bassin/territoire de santé et le département Positionnement de l établissement par rapport aux autres structures du territoire de santé / de la zone d attractivité de l établissement Evolution du volume d activité actuel et futur de l établissement sur les différents domaines d activités impactés par le projet

12 Exemple d application d une démarche-type à un projet d investissement Positionnement territorial (Fiche N 2-1) Etape 1 : Analyse des besoins de santé de la population Etape 1-1 : Cartographie territoire Observatoire des territoires ( Carte interactive ( Portrait de territoire (Carte de présentation / Démographie / Conditions de vie / Emploi) 400 indicateurs disponibles (Zonages / Evolution et structure de la population / Emploi / Diplôme-formations / Revenus / Economie générale / ) Profil comparé (valeur sélection / valeur France / valeur métropole) Etape 1-2 : Analyse de la démographie de la population, et des tendances d évolution INSEE ( Statistiques démographiques détaillées (Base de données / Chiffres clés / Chiffres détaillés / Cartes interactives / Publications / )

13 Exemple d application d une démarche-type à un projet d investissement Positionnement territorial (Fiche N 2-1) Etape 1-3 : Densité de la démographie médicale Score Sante ( indicateurs embarqués / Tableaux thématiques Etape 1-4 : Analyse épidémiologique du territoire DIAMANT (Non accessible ES) SNIIRAM (Non accessible ES) Des données essentielles pour caractériser les évolutions démographiques sur le territoire de santé Des données prospectives (pour certaines anciennes), non détaillées à chaque niveaux géographiques, et potentiellement en écart avec les données OMPHALE dont dispose l ARS

14 Exemple d application d une démarche-type à un projet d investissement Positionnement territorial (Fiche N 2-1) Etape 2 : Analyse du positionnement territorial de l ES Etape 2-1 : Constitution du bassin de recrutement A partir des données PMSI (e-pmsi / Ovalide MCO-SSR-HAD) Bassin de recrutement représentant 80% des séjours (code géographique domicile patient) A différencier de la zone d attractivité ATIH Rapprochement nécessaire code ATIH / découpage INSEE Etape 2-2 : Analyse rétrospective de l activité sur le bassin de recrutement Analyse rétrospective sur 3 ans Granularité d analyse librement déterminer (Domaine d activité / Groupes planification / Groupes d activité / ) Source : e-pmsi / ScanSanté

15 Exemple d application d une démarche-type à un projet d investissement Positionnement territorial (Fiche N 2-1) Etape 2-3 : Analyse de l évolution d activité par rapport aux évolutions du bassin Croisement activité de l établissement et part de marché de l établissement Source : ScanSanté / Cartographie consommation - production ( Etape2-4 : Analyse d activité des établissements du bassin de recrutement Source : ScanSanté / Consommation et production de soins / Parts de marché Etape2-5 : Réflexion sur la structuration territoriale de l offre de soins Plus spécifiquement sur les filières à enjeux de coopérations Source : ScanSanté / ORFEE (détail flux d échange par GP / et positionnement concurrentiel) / HOSPIDIAG

16 Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO) Zoom fiches "plus spécifiques" à une opération majeure Fiche 2-1 : Positionnement territoriale Diagnostic rétrospectif et activité prévisionnelle (Bassin de recrutement / Part de marché / Evolutions / ) Fiches 2-4 et 2-5 : Gestion des lits et Juste dimensionnement capacitaire Projet d investissement impliquant une adaptation capacitaire Publications et kit outils de l ANAP (outil d analyse des capacités d'hébergement / outil d aide au dimensionnement capacitaire (AIDICA) / outil d analyse des mouvements / outil d auto évaluation de la maturité organisationnelle de la gestion des lits ) Fiche 2-6 : Optimisation des maquettes organisationnelles Projet d investissement impliquant une adaptation capacitaire Schéma capacitaire actuel / Schéma capacitaire optimisé

17 Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO) Zoom fiches "plus spécifiques" à une opération majeure Fiche 2-9 : La gestion patrimoniale : l appui de l outil OPHELIE Inventaire patrimoine / Benchmark / Aide à la décision stratégie patrimoniale Fiche 3-2 : Projections d activité La définition d une hypothèse plafond d évolution (avec optimisation DMS et taux d occupation) Une méthodologie dégradée des évolutions populationnelles par rapport à méthodologie Fiche 2-1 Fiche 3-3 : Calcul du capacitaire cible d un projet d investissement immobilier Définition des cibles (taux d occupation, taux de rotation, IP-DMS Optimisation / transfert ambulatoire / projections Une approche généraliste, théorique

18 Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO) Zoom fiches "plus spécifiques" à une opération majeure Fiche 3-4: Cohérence et pertinence du programme architectural Evaluation de la cohérence et de la pertinence du programme architectural Analyse dimensionnement (Ratio SDO-SU, taille "idéale " des unités, ) / Critères d analyse de l organisation architecturale (ergonomie, évolutivité, ) / Analyse des coûts OSCIMES / Panorama outils ANAP mobilisables Les bonnes questions à se poser et les critères utilisés à l instruction Fiche 3-5 : La soutenabilité financière des projets d investissement Cibles marge brute / Plan d actions (70% économies / 30% recettes) Une fiche ne proposant aucune méthodologie

19 Fiches méthodologiques DGOS (COPERMO) Zoom outils mis à disposition Outil de diagnostic financier COPERMO Un outil pouvant s avérer utile pour synthétiser les données macroéconomiques en vue de la phase d instruction Peu de souplesse d utilisation mais la possibilité de détailler des fiches action Un fichier (Excel) doublon à l annexe financière au rapport socio-économique, doublon au SI ES et documents réglementaires Pas d utilité ES pour cadrage opération Tableau d analyse de l activité et du capacitaire Pas d utilité ES à l exception d une synthèse des indicateurs pour instruction Tableau d analyse du dimensionnement des blocs et plateaux techniques Pas d utilité ES à l exception d une synthèse des indicateurs pour instruction

20 Zoom ScanSanté

21 Zoom ScanSanté Présentation générale Une plateforme de restitution des données hospitalières ATIH Données brutes / Indicateurs En accès libre : Statistiques / Cartographie / référentiel de coût Avec identifiant : restitution médico-économique en psychiatrie / indicateurs du bilan social / Bénéfices : Etablir un diagnostic territoriale / Se positionner sur un territoire / Caractériser l activité / Analyser les coûts Liens embarqués : Hospidiag / Scope Santé / Un outil essentiel en phase de diagnostic et de prévisions d activité

22 Zoom ScanSanté Etablir un diagnostic territorial Taux de recours (MCO/HAD/SSR/PSY) Région / Territoire de santé HC / HTP / Ambulatoire Groupe / Discipline / Groupe d activités (MCO) Analyse croisée consommation / production (MCO/HAD/SSR/PSY) Cartographie consommation / production (MCO/HAD/SSR/PSY)

23 Zoom ScanSanté Se positionner sur un territoire Part de marché MCO Analyse croisée consommation / production (MCO/HAD/SSR/PSY) Cartographie consommation / production (MCO/HAD/SSR/PSY) Annexes Caractériser l activité Statistiques par groupe, diagnostic, acte Analyser les coûts Référentiels de coûts des prises en charge ENC Référentiels de coûts des unités d œuvre RTC

24 Zoom ScanSanté ORFEE (Outil de Représentation des Flux Entre Etablissements) Activité établissement ou groupe d établissements à partir de 14 caractéristiques (âge moyen, IPDMS, nuits potentielles, volume des flux d échanges MCO/SSR, ) Concentration d activité et la valorisation associée de chaque GHM du case-mix Evolution de l activité et des parts de marché d un établissement ou groupe d établissements en comparaison à l évolution du territoire Flux d échanges du territoire entre établissements MCO et SSR

25 Zoom ScanSanté Restitutions médico économiques en Psychiatrie Données agrégées Pour mise en œuvre parangonnage Population résidente Indicateurs population et patients sur une zone donnée France / Région / Territoire / Code géographique Nb total patients / % des patients fréquentant les ES psy de la zone et hors zone / Classe d âge / % population active / % population vivant seul / Données établissement (accès sécurisé) Pour positionnement relatif sur une zone donnée Structure d accueil / Patientèle / Nature de prise en charge / Pathologies / DMH / % journées sans consentement / Evolution DAF /

26 Zoom outillage ANAP

27 Zoom outillage ANAP Volet Immobilier OSCIMES (Observatoire des Surfaces et Coûts Immobiliers en Établissements de Santé) opérations immobilières alimentant la base de données OSCIMES En accès libre Un outil de simulation des surfaces et coûts de construction pour une opération Des publications, comme les rapports annuels de l Observatoire des coûts de la construction de l ANAP et des résultats d études et de recherches sur des thématiques propres aux établissements sanitaires et médico-sociaux (conceptionréalisation, MOP, délais de réalisation...) ; Des informations générales utiles au monde de la construction immobilière en milieu hospitalier et médico-social (ex : index BT). Par login (utilisateurs référencés / contributeurs OSCIMES) Tableaux de bord : ils donnent accès au informations contenues dans la base Outil d aide à la décision en phase de faisabilité ou de programmation en donnant une visibilité sur coûts de construction (coût total / coût travaux par macro lots et par secteur fonctionnel)

28 Zoom outillage ANAP Volet Immobilier AELIPCE Module 2 Dimensionnement en surfaces et évaluation des coûts de construction et d exploitation maintenance Objectifs : Construire un capacitaire à partir d un volume d activité et d une organisation Déterminer SU et SDO par secteur fonctionnel d un projet Déterminer les coûts de : o Construction o Maintenance préventive et curative (hors gros entretien renouvellement) o Energie o Nettoyage Référentiels : Référentiel de dimensionnement (Hospitalisation / Plateaux techniques / Logistique médico-technique / Logistique hôtelière / Tertiaire) Coûts TDC-VF OSCIMES Ratios HORIZON MAINTENANCE Ratios outil d évaluation des coûts d entretien des locaux hospitaliers

29 Zoom outillage ANAP Volet Immobilier AELIPCE Module 2

30 Zoom outillage ANAP Volet Immobilier SCAN-PPIMM Un support de réflexion destiné aux maîtres d ouvrage sur l intérêt comparé que peut représenter chaque procédure (MOP/CR/PPP) Délivre une analyse comparée des procédures disponibles en montrant en quoi chacune d elle favorise ou, au contraire, contraint la maîtrise des objectifs de Qualité, de Coûts et de Délais Délivre une cartographie des risques pouvant servir de base pour élaborer un plan d actions Une caractérisation (perception) du projet par l utilisateur Avancement / Maturité Caractéristiques / Niveau de complexité Sensibilité / Niveau de risque A utiliser une fois les études d opportunité et de faisabilité menées et avant l élaboration du programme de l opération A croiser avec la publication «Évaluation des procédures d investissement en santé Première approche»

31 Zoom outillage ANAP Volet Immobilier HORIZON MAINTENANCE Publication : Organiser la maintenance immobilière et le gros entretien renouvellement Démarche et outils Gamme d outils (pour ES Sanitaires et Médico-sociaux) : Outil 1 : Textes références Outil 2 : Gammes de maintenance préventive d installations ou d équipements techniques Outil 3 : Guide d aide à la rédaction d un cahier des charges Outil 4 : Evaluation des coûts de maintenance courante pour un projet neuf (hors énergie et hors investissements) Outil 5 : plan méthodologique de maintenance courante et de GER Outil 6 : outil d autoévaluation d organisation de la maintenance Outil 7 : Outil de pilotage visant à objectiver l état d un patrimoine, à l apprécier en termes d analyse de risques et à hiérarchiser les actions à entreprendre En phase d élaboration de la stratégie immobilière A utiliser dans l évaluation des coûts d exploitation d un bâtiment

32 Zoom outillage ANAP Volet Immobilier Outil de simulation de l impact d un investissement sur le prix de journées EHPAD Publications : Zoom sur Impact d un investissement sur le prix de journées en EHPAD Outil : Outil de simulation Objectifs : Mesurer l impact du projet sur le tarif hébergement selon différentes modalités de financements (portage en propre, crédit-bail, bail à construction, ) Elaborer différents scénarii et mettre en œuvre une comparaison (jusqu à 5 scénarii parallèles) A utiliser en amont des réflexions pour éclairer les grands principes du projet ainsi que ses modalités de financement

33 Zoom outillage ANAP Volet Immobilier Outil de diagnostic du processus de modernisation d un établissement sur site Publication : Moderniser un établissement sur site Outil : Outil d auto-diagnostic Objectifs : Appréhender les étapes clés / Décrire les conditions de réussite / Mettre en évidence les obstacles et difficultés à surmonter Cartographier le processus de modernisation Cibler les axes prioritaires d'amélioration du processus Engager les équipes dans des plans d actions concrets Au stade de de la programmation architecturale avant la sélection de l'équipe de maîtrise d'œuvre

34 Zoom outillage ANAP Volet Immobilier Outil d évaluation des coûts d entretien des locaux hospitaliers Publication de la MAINH (2008) : Évaluation des coûts d entretien des locaux hospitaliers Outil : Outil de simulation Objectifs : Anticiper un poste de dépenses d'exploitation dans un projet futur en fonction D une caractérisation des différents locaux De la nature des prestations envisagées De la fréquence A utiliser dans l évaluation des coûts d exploitation d un bâtiment

35 Zoom outillage ANAP Volets Finance et Gestion / Prise en charge OPEERA Outil prospectif d évaluation économique relatif à l ambulatoire Objectifs : Outil prospectif permettant d objectiver les conditions requises, sur un plan économique, pour développer la chirurgie ambulatoire par substitution de la chirurgie conventionnelle Simulations capacitaire Simulation sur l évolution des coûts et des recettes 3 modules : o Module 1 : Descriptif situation actuelle o Module 2 : Hypothèses de transfert o Module 3 : Résultats Simulation économique d un projet de développement de la chirurgie ambulatoire

36 Zoom outillage ANAP Volet Prise en charge Plateforme thématique «Gestion des lits» Outils : Outil de maturité organisationnelle de la gestion des lits Outils d analyse de l occupation des lits o Analyser les capacités d'hébergement o Analyser les mouvements AIDICA - Outil d'aide au dimensionnement capacitaire Fiches actions et outils associés : 16 fiches actions sur les thématiques : o Optimisation DMS o Quel mode d hospitalisation? o Gestion des variations d activité o Eviter la déprogrammation o Eviter le transfert faute de place o Optimiser les ressources à l activité o Désengorger l UHCD

37 Zoom outillage ANAP Volet Prise en charge Plateforme thématique «Gestion des lits» Fiche 1 : Développer la pré-admission et les fiches de programmation des séjours Fiche 2 : Optimiser une unité d hospitalisation de chirurgie ambulatoire Fiche 3 : Optimiser une unité d hospitalisation de jour de médecine Fiche 4 : Justifier la pertinence d une unité d hospitalisation de semaine Fiche 5 : Justifier la pertinence d une unité d aval des urgences Fiche 6 : Mettre en place un outil de visualisation des lits en temps réel et en prévisionnel Fiche 7 : Renseigner dès la programmation et faire vivre la durée prévisionnelle de séjour par les praticiens Fiche 8 : Mettre en place des règles d hébergement Fiche 9 : Mettre en place une fonction de coordination des séjours Fiche 10 : Préparer la sortie et anticiper l aval Fiche 11 : Mettre en place des partenariats avec les structures d aval (SSR, HAD, etc.) Fiche 12 : Suivre les séjours longs Fiche 13 : Structurer une filière de prise en charge intra-hospitalière Fiche 14 : Mettre en adéquation les ressources en lits à l activité Fiche 15 : Mettre en adéquation les ressources humaines à l activité Fiche 16 : Structurer un dispositif Hôpital en tension (HET)

38 Zoom outillage ANAP Volet Prise en charge Autodiag Gestion des lits Analyse des capacités d Hébergement Objectifs : Vision macro de l occupation des lits au niveau de l ES Objectiver l occupation des lits dans les différents services Identifier des filières de prise en charge Rechercher l optimisation des ressources et identifier les marges de manœuvre en terme de gestion des lits Diagnostic et simulation capacitaire

39 Zoom outillage ANAP Volet Prise en charge Autodiag Gestion des lits Analyse des Mouvements Objectifs : Vision macro de l occupation des lits au niveau de l ES Objectiver l occupation des lits dans les différents services Identifier des filières de prise en charge Réaliser une analyse des flux patients Rechercher l optimisation des ressources et identifier les marges de manœuvre en terme de gestion des lits Evaluer de façon prospective l opportunité de regroupement de responsabilités médicales En complément de l outil d autodiagnostic Hébergement Diagnostic et simulation capacitaire

40 Zoom outillage ANAP Volet Prise en charge AIDICA Outil d'aide au dimensionnement capacitaire (AIDICA) Objectifs : Estimer un nombre de lits cible théorique pour les activités médicales à partir de données d'activité et de simulation sur des indices de performance (IP-DMS) Limites : Un outil théorique et macro Une représentation du schéma capacitaire cible sans prendre en compte les pics d'activité et les effets de saisonnalité Simulation capacitaire (théorique)

41 Zoom outillage ANAP Volet Gestion des Ressources Humaines Kit outils «Gérer et organiser le temps de travail non médical» Contenu : 5 outils de mise en œuvre permettant un appui à la gestion et l organisation du temps de travail non médical selon la méthodologie décrite dans la publication "Organisation et gestion du temps de travail soignant 2 outils d aide à la décision pour choisir entre plusieurs types d organisation au regard des besoins du service Références réglementaires Exemples d organisation / Bibliothèque de cycles Outils : Calcul OAT Maquette organisationnelle et calcul des effectifs requis Présentation cycle de travail Vérification équilibre du cycle et comparaison avec la maquette organisationnelle Outil planning - développement des cycles de travail Organisations et charges d exploitation prévisionnelles