Congrès OIIQ La simulation : un atout pour la réorganisation des services hospitaliers

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1 CSSS Laval Présentation modélisation et simulation, cliniques externes Congrès OIIQ 2012 La simulation : un atout pour la réorganisation des services hospitaliers Le cas du bloc d endoscopie du CSSS du Lac-des-Deux-Montagnes Dany Savard, inf., B. Sc., SSGB Sylvain Baril, M.Sc., Adm.A., SSGB CIM Conseil en immobilisation et management inc. 29 octobre

2 Table des matières 1 Introduction Organisation des services 2 Cas de simulation : Mise en contexte Démarche Exemple de résultats 3 Conclusion 1

3 1 Introduction 2

4 Introduction Organisation des services Secteur de la santé - Québec Au Québec, une augmentation de 15 % de la demande de services médicaux a été observée entre 2000 et (source MSSS) Cet accroissement amène les établissements de santé à redimensionner leurs services. L organisation d un service hospitalier intègre divers aspects : capacités, volumes d activité, ressources humaines et matérielles, équipements, normes, contraintes (financières et humaines), aspects liés aux patients, etc. 3

5 Introduction Organisation des services Secteur de la santé - Québec En raison de cette multitude de facteurs, l organisation d un service est une activité complexe à réaliser. De plus, à la suite de la réorganisation d un service, il arrive souvent que les coûts associés aux erreurs et aux oublis soient très élevés. La prise de décision, ce n est pas une tâche facile. L utilisation des outils de validation s'avère nécessaire (modélisation et simulation, comparaison, guides, etc.) Exemple du bloc d endoscopie du CSSS du Lac-des- Deux-Montagnes avec l utilisation de la simulation. 4

6 2 Cas de simulation Mise en contexte Démarche Exemple de résultats 5

7 Mise en contexte L Hôpital de Saint-Eustache Fait partie du Centre de santé et de services sociaux du Lac-des-Deux-Montagnes. Dessert la clientèle de la région des Laurentides et est désigné comme centre de traumatologie secondaire visites à l urgence et plus de consultations externes annuellement. Capacité de 234 lits. 6

8 Mise en contexte Le bloc d endoscopie Fait partie d un projet d agrandissement visant à augmenter la capacité du plateau technique de l hôpital. Déménagement du bloc d endoscopie actuel dans les anciens locaux du bloc opératoire. 7

9 Mise en contexte Objectifs Validation des installations futures : o Est-ce que les capacités prévues permettront de satisfaire à la demande? o Quel sera le taux d occupation des installations? o Considérant les contraintes en place, quels sont les goulots d étranglement dans le parcours du patient? o Comment sera distribué le temps des patients dans leur parcours (activités vs attente)? o Etc. 8

10 2 Cas de simulation Mise en contexte Démarche Exemple de résultats 9

11 Démarche La simulation, qu est-ce que c est? Il s agit de reproduire le fonctionnement d un système (réel ou conceptuel) à travers le temps et l espace, et ce, dans des conditions variables. À cette fin, le système étudié est remplacé par un modèle dynamique plus simple ayant un comportement analogue. L idée est de se servir du modèle ainsi créé comme d un outil permettant d expérimenter différents scénarios, en prenant comme prémisse que les observations effectuées pourront être transférées aux opérations modélisées. 10

12 Démarche Simulation du fonctionnement futur 1 Formulation de la problématique et des objectifs 2 Modélisation du système 3 Collecte des données 4 Programmation du simulateur et validation 5 Simulation des scénarios et analyse 11

13 Démarche Modélisation du système + Hypothèses de fonctionnement 12

14 Démarche Collecte des données Durée des activités Capacités prévues (salles d intervention, aire de récupération, salle d attente, cabines de déshabillage, etc.) Historique des interventions Planification des interventions futures Etc. 13

15 Démarche Programmation du simulateur 14

16 2 Cas de simulation Mise en contexte Démarche Exemple de résultats 15

17 Exemples de résultats Goulots d étranglement 16

18 Exemples de résultats Goulots d étranglement 1 Temps d attente élevé avant la préparation Causes probables Manque de personnel pour effectuer la préparation des patients et le nettoyage des civières/fauteuils. Nombre de fauteuils insuffisant pour assurer la préparation et la récupération des patients, ce qui cause de l attente. Solutions potentielles Ajouter une ressource (infirmière ou auxiliaire) dans la salle de récupération. Ajouter des fauteuils. 18

19 Exemples de résultats Goulots d étranglement Impact sur le temps d attente du patient Solution proposée Patients ambulants non couchés Avant préparation Avant prépar. + avant intervent. Ajout de 1 infirmière 2 min 1 min Ajout de 1 fauteuil 5 min 3 min Ajout de 2 fauteuils Solution recommandée 6 min 4 min Ajout de 3 fauteuils 6 min 4 min Ajout de 1 infirmière et de 1 fauteuil 8 min 4 min Ajout de 1 infirmière et de 2 fauteuils 8 min 4 min 19

20 Exemples de résultats Goulots d étranglement 2 Attente élevée avant l intervention Causes des retards Aucun retard Salle non disponible Patient pas prêt 20

21 Exemples de résultats Goulots d étranglement 2 Attente élevée avant l intervention Cause principale Les salles d intervention ne sont pas disponibles (l intervention précédente n est pas terminée ou le nettoyage de la salle n est pas complété). Recommandation Revoir la planification des interventions si les temps d attente observés sont jugés trop élevés. 21

22 Exemples de résultats Occupation des installations Occupation de la salle d attente principale en fonction du temps 22

23 Exemples de résultats Validation des capacités prévues ÉLÉMENT ANALYSÉ CAPACITÉ PRÉVUE VALIDATION ANALYSE Comptoir d'inscription 1 Ajouter un comptoir lors de certaines périodes? Cabines de déshabillage 4 OK Salle d'attente principale places seraient suffisantes Petite salle d'attente Urologie 5 OK Salles d'intervention 4 Revoir la planification? Salle de récupération Civières 11 OK Fauteuils 2 Ajouter 2 fauteuils 23

24 3 Conclusion 24

25 Conclusion Bilan du projet À la suite des résultats obtenus, une partie de l espace prévu pour la salle d attente a pu être réutilisé afin d améliorer la circulation des flux au sein du service. De même, l ajout d un fauteuil pour la préparation des patients a permis d éliminer le goulot d'étranglement observé à cette étape du parcours des patients. 25

26 Conclusion Apports / bénéfices Dans le cas du CSSS du Lac-des-Deux-Montagnes, la simulation du fonctionnement futur du service aura permis de valider les capacités prévues, d anticiper la présence de goulots d'étranglement et d apporter des corrections avant la mise en place finale du service. Accessibilité, sécurité, confort du patient et continuité des soins sur le parcours patient/personnel clinique. Stérilité du matériel croisement des flux propres/souillés, personnel de soutien. 26

27 Conclusion Autres applications Une approche personnalisée à chaque établissement (CHU, CSSS, agences, etc.) Une démarche qui peut être appliquée à tout service hospitalier. Exemples de services traités dans le passé Circuit du médicament Médecine nucléaire Urgence Stérilisation Bloc opératoire Chirurgie d un jour Services alimentaires Logistique Cliniques externes Pharmacie Imagerie médicale Réadaptation Laboratoires cliniques Santé mentale Transition hospitalière 27

28 La modélisation et la simulation : un atout dans la prise de décisions! Optimisation du Département de biologie médicale du CSSS de Saint-Jérôme Merci! 28

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