Gestion des modèles de documents Word

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1 Gestion des modèles de documents Word Cliquez sur un chapitre pour l atteindre I Le publipostage dans Word Page 2 II Gestion des modèles de documents dans Griotte Page 3 III Cotisations Page 3 III-1 Bordereaux de cotisation Page 3 III-2 Reçus de cotisation Page 8 III-3 Reçus de versement de cotisation Page 11 III-4 Remises en banque de versements Page 14 IV Consultations Page 16 V Réunions Page 19 V-1 Participants Page 19 V-2 Factures Page 23 V-3 Bordereaux de factures Page 27 V-4 Remises en banque Page 29 VI Recherches - extractions Page 31 support@syrah.fr

2 Gestion des modèles de documents Word Page 2 I Le publipostage dans Word Le publipostage (appelé également mailing ou fusion) est la technique permettant de fusionner un modèle de document comportant des champs de fusion avec des enregistrements issus d une base de données. Microsoft Word distingue 5 catégories de publipostage : - Lettres, - Messages électroniques, - Enveloppes, - Etiquettes, - Répertoire. Pour réaliser un modèle de document pour Griotte, après avoir préparé votre document, vous devrez positionner les champs de fusion. Les noms de champs de fusion utilisés par Griotte pour les différentes catégories de publipostage sont indiqués, pour chaque catégorie, dans les tableaux des chapitres III à VI du présent document. Ne lancez pas le processus de fusion et publipostage dans Word. Pour insérer un champ de fusion dans un document Word, activez le menu Tableau/Formule de Microsoft Word et saisissez le terme MERGEFIELD suivi du nom du champ, ou bien utilisez la raccourci clavier Ctrl+F9. Dans les 2 cas, le champ de fusion inséré se présentera sous cette forme : «Effectif» par exemple avec le nom de champ Effectif. Pour voir la syntaxe complète du champ de fusion, cliquez dans ce champ de fusion et faites un clic droit «Basculer les codes de champs» : { MERGEFIELD Effectif }. Vous pouvez modifier le format d un champ de fusion. Par exemple : Formats décimal : { MERGEFIELD nomduchamp \# "#,00" } ou { MERGEFIELD nomduchamp \## "### ### ###,##" } Formats Date : { MERGEFIELD nomduchamp \@ "dd/mm/yyyy" } ou { MERGEFIELD nomduchamp \@ " dddd dd MMMM yyyy " } Format monétaire : { MERGEFIELD nomduchamp \#"####,00 " } Format numéro de téléphone : {MERGEFIELD nomduchamp \# "00' '00' '00' '00' '00"} Vous pouvez également introduire des formules conditionnelles ou de calcul à partir d un ou plusieurs champs de fusion : Exemple de champ calculé : { ={ MERGEFIELD nomduchamp} *10} Exemple d affichage conditionnel : { IF { = { MERGEFIELD Solde } - {MERGEFIELD Paiement } } > 0 "Votre solde actuel est égal à { = { MERGEFIELD Solde } - { MERGEFIELD Paiement } \# "$#,##0.00;($#,##0.00) " }." "Votre compte est soldé. Merci." } Nous vous invitons à consulter l aide de Microsoft Word relative à la fusion et au publipostage pour de plus amples informations (Touche F1 ou menu?/aide sur Microsoft Word, chapitre relatif à la fusion et au publipostage), ainsi qu à consulter les sites officiels de Microsoft Word : Microsoft Word 2003 : Microsoft Word 2007 : Microsoft Word 2010 : Forum Office : Faq Word :

3 Gestion des modèles de documents Word Page 3 II Gestion des modèles de documents dans Griotte Les modèles de documents Word utilisés dans Griotte sont accessibles par le menu Administration/Gestion Documents Word (selon autorisations). Dans la première zone de liste déroulante, Sélectionnez l organisation pour laquelle vous souhaitez modifier les documents, et sélectionnez la famille de documents à afficher dans la deuxième zone de liste déroulante. Les manipulations à effectuer pour l ajout et la modification de documents sont décrites dans le mode d emploi de la page. Pour supprimer un document, utilisez le bouton. Par convention, les familles de documents «Recherches Extractions» et «Consultations» ne dépendant pas d une organisation sont classées dans l organisation principale de Griotte (organisation apparaissant par défaut dans la zone de liste déroulante). Les noms des champs de fusion disponibles pour chaque famille de document sont précisés dans les tableaux des chapitres III à VI du présent document. III Cotisations III-1 Bordereaux de Cotisation Les bordereaux de cotisation peuvent être édités (selon autorisations) globalement par la page d appels de cotisations accessible par le menu Cotisations/Appels, et individuellement, pour une adhésion, via l onglet adhésion accessible via la page d une personne morale ou d une personne physique. L édition globale des bordereaux de cotisation par le menu Cotisations/Appels est accessible, une fois les éléments de l appel sélectionné dans la page, en cliquant sur le bouton de commande «Générer et Voir», puis le bouton «Sélectionner» de la ligne souhaitée :

4 Gestion des modèles de documents Word Page 4 Cliquez ensuite sur le bouton de commande «Imprimer». Au cas où plusieurs modèles de bordereaux de cotisation sont disponibles, une boite de dialogue vous invite à sélectionner le modèle souhaité : Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur le bouton «Valider». Si un seul modèle de cotisation est disponible pour l organisation sélectionnée, la boite de dialogue suivante s affichera immédiatement :

5 Gestion des modèles de documents Word Page 5 Sélectionner «Ouvrir» pour ouvrir immédiatement le document fusionné dans Word ou dans votre logiciel de traitement de texte, ou «Enregistrer» pour enregistrer le modèle sur votre poste de travail. L édition d un bordereau de cotisation pour un adhérent s obtient à partir de l onglet Adhésion de la personne morale ou physique adhérente, par clic sur le bouton de commande «Editer». De la même façon, au cas où plusieurs modèles de bordereaux de cotisation sont disponibles, une boite de dialogue vous invite à sélectionner le modèle souhaité, puis la boite de dialogue suivante vous invite à ouvrir ou enregistrer le modèle fusionné. La liste des champs de fusion disponibles pour un publipostage de bordereau de cotisation est la suivante : Nom champ pour fusion Word et Export Excel topm modecalcul typeadherent Section Locale Contact Section Locale Telephone Section Section Raison Sociale Nom Commercial Adresse 1 Adresse 2 Adresse 3 Code Postal Ville PM Forfait Adhesion Taux TVA Adhesion Numéro de personne morale de l organisation d adhésion sélectionnée Mode calcul de la cotisation ; T pour Tarif (barème) ou F pour Forfait Adhérent PM (personne morale) ou PP (personne physique) Section locale (territoire) de rattachement de l adhésion Contact sur la Section locale (territoire) de rattachement de l adhésion Numéro de téléphone de la section locale (territoire) de rattachement de l adhésion de la section locale (territoire) de rattachement de l adhésion Raison Sociale de l adhérent Nom commercial de l adhérent Adresse 1 de l adhérent Adresse 2 de l adhérent Adresse 3 de l adhérent Code postal de l adhérent Ville de l adhérent Montant du forfait de l adhésion si la cotisation est forfaitaire Taux de TVA correspondante au forfait de l adhésion si la cotisation est forfaitaire

6 Gestion des modèles de documents Word Page 6 Nom champ pour fusion Word et Export Excel idpm AdhesionId Numero Adhesion RoleCorrespondance PPCorresp idpmcorresp Raison sociale Correspondance Nom Correspondance Prenom Correspondance Civilite Correspondance Titre Correspondance Protocole Correspondance Adresse 1 Correspondance Adresse 2 Correspondance Adresse 3 Correspondance Numéro de personne morale de l adhérent Numéro d adhésion Griotte Numéro d adhésion interne Numéro de rôle de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Numéro de la personne physique de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Numéro de la personne morale de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Raison sociale de la personne morale de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Nom de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Prénom de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Civilité de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Titre de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Protocole de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Adresse 1 de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Adresse 2 de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Adresse 3 de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation)

7 Gestion des modèles de documents Word Page 7 Nom champ pour fusion Word et Export Excel Code Postal Correspondance Ville Correspondance Prefixe CotisationId Type Periode Periode Numero Periode CotisationEtat Effectif CA Masse Salariale Nb Abonnement Nb Entreprise Assiette7 Assiette8 Assiette9 Forfait Total HT Cotisation TVA Cotisation Total TTC Cotisation Remise Cotisation Total TTC Net Cotisation Versements Solde du Année Periodicite Periode1 Sigle Numero PM Code Postal de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Ville de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Préfixe de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué dans l appel de cotisation) Numéro de cotisation Type de période de cotisation (1=mois ;2=trimestre ;3=semestre ;4=année) Libellé complet de la période de cotisation (par exemple : Année 2011 ou 1 trimestre 2011 ou 1 semestre 2011) Numéro de période de cotisation (chrono période 1 pour une cotisation annuelle, 1 à 2 pour une cotisation semestrielle, 1 à 4 pour une cotisation trimestrielle, 1 à 12 pour une cotisation mensuelle) Identifiant d Etat de la cotisation (2=Appel,3=Partiel) Effectif assiette de la cotisation Chiffre d affaires assiette de la cotisation Masse salariale assiette de la cotisation Nombre d abonnements assiette de la cotisation Nombre d entreprises assiette de la cotisation Assiette 7 de la cotisation Assiette 8 de la cotisation Assiette 9 de la cotisation Montant du forfait de la cotisation si la cotisation est forfaitaire Montant HT de la cotisation Montant TVA de la cotisation Montant TTC de la cotisation Montant de la remise de la cotisation Montant net TTC de la cotisation (Montant TTC - Remise) Somme des versements déjà saisis pour cette cotisation (cas des cotisations partielles) Solde du pour cette cotisation (Total TTC Net cotisation Versements) Année de la cotisation Périodicité de cotisation (1=mois ;2=trimestre ;3=semestre ;4=année) Numéro de période de cotisation (chrono période 1 pour une cotisation annuelle, 1 à 2 pour une cotisation semestrielle, 1 à 4 pour une cotisation trimestrielle, 1 à 12 pour une cotisation mensuelle) Sigle de l adhérent Numéro de personne morale de l adhérent

8 Gestion des modèles de documents Word Page 8 Nom champ pour fusion Word et Export Excel Siret Code APE Code APE 2008 Activite Numero Rubrique Telephone Nom champ export : Téléphone Correspondance Fax Nom champ export : Fax Correspondance Site Web Rubrique Annuaire Forme Juridique Etat Cotisation Date appel Date partiel Préfixe Date Création PM Notes NotesInternes Id Baremes Baremes Plancher Plafond Code comptable MoisAdhesion Mois Echeance Mode Reglement Taux adhesion Champs dynamiques liés au(x) barème(s) de cotisation. Syntaxe des noms de champs : Assiette (Formule)= Ass+«Nom champ Export» Cotisation = Cotis + «Nom champ Export» Ratio (opérateur)= Ratio + «Nom champ Export» Siret de l adhérent Code APE (NAF 2003) de l adhérent Code APE (NAF 2008) de l adhérent Descriptif d activité de l adhérent Numéro de rubrique Annuaire de l adhérent Téléphone de l adhérent Fax de l adhérent de la personne morale de l adhérent Site Web de l adhérent Libellé de rubrique Annuaire de l adhérent Forme juridique de l adhérent Etat de la cotisation (Cotisation en appel ou cotisation partielle) Date d appel de la cotisation Date de paiement partiel de la cotisation Préfixe de l adhérent Date de création de l adhérent Notes de l adhésion pouvant apparaître sur le bordereau Notes internes de l adhésion Numéro(s) de(s) barème(s) associé(s) à la cotisation Libellé(s) de(s) barème(s) associé(s) à la cotisation Plancher de cotisation correspondant au(x) barème(s) Plafond de cotisation correspondant au(x) barème(s) Code Comptable associé à l adhésion (UPV) Mois d adhésion (format en lettres) Mois et année d échéance de l adhésion (format 02/2011) Mode de règlement de l adhésion Type d adhérent Les lignes de calcul des barèmes de cotisation comportent un champ nommé «Nom champ Export» utilisé pour effectuer des calculs partiels sur l assiette, la cotisation et le taux (ratio) de la formule de calcul III-2 Reçus de Cotisation Les reçus de cotisation peuvent être édités (selon autorisations) globalement par la page d intégration des règlements de cotisation accessible par le menu Cotisations/Intégration des règlements, et individuellement, pour une cotisation, via la cotisation accessible par la page de gestion accessible le menu Cotisations/Saisie unitaire. L édition globale des reçus de cotisation par le menu Cotisations/Intégration des règlements est accessible, une fois les règlements sélectionnés dans la page, en cliquant sur le bouton de commande «Reçus de cotisation», en ayant au préalable si nécessaire sélectionné l état de cotisation pour lesquels des reçus doivent être édités et le destinataire du reçu de cotisation (rôle d adhésion payeur par défaut- ou parrain, prescripteur ou votant).

9 Gestion des modèles de documents Word Page 9 Au cas où plusieurs modèles de reçus de cotisation sont disponibles, une boite de dialogue vous invite à sélectionner le modèle souhaité : Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur le bouton «Valider». Si un seul modèle de reçu cotisation est disponible pour l organisation sélectionnée, la boite de dialogue suivante s affichera immédiatement : Sélectionner «Ouvrir» pour ouvrir immédiatement le document fusionné dans Word ou dans votre logiciel de traitement de texte, ou «Enregistrer» pour enregistrer le modèle sur votre poste de travail. L édition d un reçu de cotisation pour une cotisation s obtient à partir de la cotisation accessible par la page de gestion accessible le menu Cotisations/Saisie unitaire, en cliquant sur le bouton de commande «Reçu». De la même façon, au cas où plusieurs modèles de reçus de cotisation sont disponibles, une boite de dialogue vous invite à sélectionner le modèle souhaité, puis la boite de dialogue suivante vous invite à ouvrir ou enregistrer le modèle fusionné. La liste des champs de fusion disponibles pour un publipostage de reçu de cotisation est la suivante : Nom champ pour fusion Word ToPM ddj Annee Numéro de personne morale de l organisation d adhésion sélectionnée Date du jour Année de cotisation

10 Gestion des modèles de documents Word Page 10 Nom champ pour fusion Word Periode NChronoPeriode idpm CVV nom prenom SOC ADR1 ADR2 ADR3 CP VILLE Titre Fonction TotalHT Tva Remise Ttc TotalTTCNet sommereglements Solde Pse Période de cotisation (mois, trimestre, semestre ou Année= Numéro de période de cotisation (chrono période 1 pour une cotisation annuelle, 1 à 2 pour une cotisation semestrielle, 1 à 4 pour une cotisation trimestrielle, 1 à 12 pour une cotisation mensuelle) Numéro de personne morale de l adhérent (ou numéro de personne physique si l adhérent est une personne physique) Protocole de correspondance correspondant de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) Nom de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) Prénom de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) Raison sociale de la personne morale de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Raison sociale de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Adresse 1 de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Adresse 1 de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Adresse 2 de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Adresse 2 de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Adresse 3 de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Adresse 3 de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Code postal de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Code Postal de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Ville de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Ville de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Civilité de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) Titre de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) Montant HT de la cotisation (hors PSE pour l Upe13) Montant TVA de la cotisation Montant de la remise de cotisation Montant TTC de la cotisation Montant net TTC de la cotisation (Montant TTC -Remise) Somme des versements pour cette cotisation Solde du pour cette cotisation (Total TTC Net cotisation Somme des versements) Montant cotisation Pse (Upe13)

11 Gestion des modèles de documents Word Page 11 Nom champ pour fusion Word Effectif Effectif assiette de la cotisation CA Chiffre d affaires assiette de la cotisation MasseSalariale Masse salariale assiette de la cotisation NbAbonnement Nombre d abonnements assiette de la cotisation NbEntreprise Nombre d entreprises assiette de la cotisation Assiette7 Assiette 7 de la cotisation Assiette8 Assiette 8 de la cotisation Assiette9 Assiette 9 de la cotisation DateAppel Date d appel de la cotisation DatePartiel Date de paiement partiel de la cotisation DateOK Date de paiement final de la cotisation EtatCotisation Identifiant d Etat de la cotisation (1=OK, 2=Appel, 3=Partiel, 4=Impayé) Libelle Etat de la cotisation (Cotisation Payée, en appel ou cotisation partielle) notes Notes de l adhésion pouvant apparaître sur le bordereau notesinternes Notes internes de l adhésion Adhesion Numéro d adhésion Griotte numadhesion Numéro d adhésion interne echeance Mois et année d échéance de l adhésion (format 02/2011) queladherent Raison sociale de la personne morale adhérente ou nom de la personne physique adhérente sigle Sigle de la personne morale adhérente prefixe Préfixe de la personne morale adhérente Nom Commercial Nom commercial de la personne morale adhérente Id Baremes Numéro(s) de(s) barème(s) associé(s) à la cotisation Baremes Libellé(s) de(s) barème(s) associé(s) à la cotisation Code comptable Code Comptable associé à l adhésion (UPV) idmodereglementadhesion Mode de règlement de l adhésion (identifiant) ModeReglementAdhesion Libellé de règlement de l adhésion SectionLocale Libellé de la section locale (territoire) de rattachement de l adhésion NomSectionLocale Nom de la section locale (territoire) de rattachement de l adhésion TelephoneSectionLocale Téléphone de la section locale (territoire) de rattachement de l adhésion III-3 Reçus de versement de Cotisation Les reçus de versement de cotisation peuvent être édités (selon autorisations) globalement par la page d intégration des règlements de cotisation accessible par le menu Cotisations/Intégration des règlements, et individuellement, pour une cotisation, via la cotisation accessible par la page de gestion accessible le menu Cotisations/Saisie unitaire. L édition globale des reçus de cotisation par le menu Cotisations/Intégration des règlements est accessible, une fois les règlements sélectionnés dans la page, en cliquant sur le bouton de commande «Reçus de versements», en ayant au préalable si nécessaire sélectionné l état de cotisation pour lesquels des reçus doivent être édités et le destinataire du reçu (rôle d adhésion payeur par défaut- ou parrain, prescripteur ou votant). Au cas où plusieurs modèles de reçus de versement de cotisation sont disponibles, une boite de dialogue vous invite à sélectionner le modèle souhaité :

12 Gestion des modèles de documents Word Page 12 Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur le bouton «Valider». Si un seul modèle de reçu de versement de cotisation est disponible pour l organisation sélectionnée, la boite de dialogue suivante s affichera immédiatement : Sélectionner «Ouvrir» pour ouvrir immédiatement le document fusionné dans Word ou dans votre logiciel de traitement de texte, ou «Enregistrer» pour enregistrer le modèle sur votre poste de travail. L édition d un reçu de versement de cotisation pour une cotisation s obtient à partir de la cotisation accessible par la page de gestion accessible le menu Cotisations/Saisie unitaire, en cliquant sur le bouton de commande «Reçu» sur la ligne du versement de cotisation souhaité. De la même façon, au cas où plusieurs modèles de reçus de versement de cotisation sont disponibles, une boite de dialogue vous invite à sélectionner le modèle souhaité, puis la boite de dialogue suivante vous invite à ouvrir ou enregistrer le modèle fusionné. La liste des champs de fusion disponibles pour un publipostage de reçu de versement de cotisation est la suivante : Nom champ pour fusion Word ToPM ddj Annee Numéro de personne morale de l organisation d adhésion sélectionnée Date du jour Année de cotisation

13 Gestion des modèles de documents Word Page 13 Nom champ pour fusion Word Periode NChronoPeriode idpm CVV nom prenom SOC ADR1 ADR2 ADR3 CP VILLE Titre Fonction TotalHT Tva Remise Ttc TotalTTCNet sommereglements Solde IdVersementCotisation Période de cotisation (mois, trimestre, semestre ou Année= Numéro de période de cotisation (chrono période 1 pour une cotisation annuelle, 1 à 2 pour une cotisation semestrielle, 1 à 4 pour une cotisation trimestrielle, 1 à 12 pour une cotisation mensuelle) Numéro de personne morale de l adhérent (ou numéro de personne physique si l adhérent est une personne physique) Protocole de correspondance correspondant de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) Nom de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) Prénom de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) Raison sociale de la personne morale de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Raison sociale de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Adresse 1 de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Adresse 1 de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Adresse 2 de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Adresse 2 de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Adresse 3 de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Adresse 3 de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Code postal de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Code Postal de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Ville de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) ou Ville de l adhérent en cas d absence de rôle d adhésion Civilité de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) Titre de la personne physique de correspondance de l adhésion (correspondant au rôle d adhésion Parrain ou Payeur ou Votant ou Prescripteur selon le choix effectué) Montant HT de la cotisation (hors PSE pour l Upe13) Montant TVA de la cotisation Montant de la remise de cotisation Montant TTC de la cotisation Montant net TTC de la cotisation (Montant TTC -Remise) Montant du versement Solde du pour cette cotisation (Total TTC Net cotisation Versement considéré) Numéro de versement de cotisation

14 Gestion des modèles de documents Word Page 14 Nom champ pour fusion Word IdModeReglement Numéro de type de règlement ModeReglement Libellé du type de règlement (Chèque, Virement, etc.) NomBanque Nom de la banque NumPieceReglement Numéro de pièce de règlement DateReglement Date du règlement Pse Montant cotisation Pse (Upe13) Effectif Effectif assiette de la cotisation CA Chiffre d affaires assiette de la cotisation MasseSalariale Masse salariale assiette de la cotisation NbAbonnement Nombre d abonnements assiette de la cotisation NbEntreprise Nombre d entreprises assiette de la cotisation Assiette7 Assiette 7 de la cotisation Assiette8 Assiette 8 de la cotisation Assiette9 Assiette 9 de la cotisation DateAppel Date d appel de la cotisation DatePartiel Date de paiement partiel de la cotisation DateOK Date de paiement final de la cotisation EtatCotisation Identifiant d Etat de la cotisation (1=OK, 2=Appel, 3=Partiel, 4=Impayé) Libelle Etat de la cotisation (Cotisation Payée, en appel ou cotisation partielle) notes Notes de l adhésion pouvant apparaître sur le bordereau notesinternes Notes internes de l adhésion Adhesion Numéro d adhésion Griotte numadhesion Numéro d adhésion interne echeance Mois et année d échéance de l adhésion (format 02/2011) queladherent Raison sociale de la personne morale adhérente ou nom de la personne physique adhérente sigle Sigle de la personne morale adhérente prefixe Préfixe de la personne morale adhérente Nom Commercial Nom commercial de la personne morale adhérente Id Baremes Numéro(s) de(s) barème(s) associé(s) à la cotisation Baremes Libellé(s) de(s) barème(s) associé(s) à la cotisation Code comptable Code Comptable associé à l adhésion (UPV) idmodereglementadhesion Mode de règlement de l adhésion (identifiant) ModeReglementAdhesion Libellé de règlement de l adhésion SectionLocale Libellé de la section locale (territoire) de rattachement de l adhésion NomSectionLocale Nom de la section locale (territoire) de rattachement de l adhésion TelephoneSectionLocale Téléphone de la section locale (territoire) de rattachement de l adhésion III-4 Remises en banque de versements La remise en banque de versements de cotisation peut être éditée (selon autorisations) par la page d intégration des règlements de cotisation accessible par le menu Cotisations/Intégration des règlements. L édition de la remise en banque de versements de cotisation par le menu Cotisations/Intégration des règlements est accessible, une fois les règlements sélectionnés dans la page, en cliquant sur le bouton de commande «Remise en banque».

15 Gestion des modèles de documents Word Page 15 Au cas où plusieurs modèles de remise en banque de versements de cotisation sont disponibles, une boite de dialogue vous invite à sélectionner le modèle souhaité : Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur le bouton «Valider». Si un seul modèle de remise en banque de versements de cotisation est disponible pour l organisation sélectionnée, la boite de dialogue suivante s affichera immédiatement : Sélectionner «Ouvrir» pour ouvrir immédiatement le document fusionné dans Word ou dans votre logiciel de traitement de texte, ou «Enregistrer» pour enregistrer le modèle sur votre poste de travail. La liste des champs de fusion disponibles pour un publipostage de remise en banque de versements de cotisation est la suivante : Nom champ pour fusion Word idadherent NomAdherent sigle nomcommercial NomBanqueAdherent Numéro de personne morale de l adhérent (ou numéro de personne physique si l adhérent est une personne physique) Raison sociale de la personne morale de l adhérent (ou Nom et prénom de la personne physique si l adhérent est une personne physique) Sigle de la personne morale de l adhérent Nom commercial de la personne morale de l adhérent Nom de la banque du règlement

16 Gestion des modèles de documents Word Page 16 Nom champ pour fusion Word Periode NumPieceReglement Montant DateReglement NomOrganisme Adr1Organisme Adr2Organisme Adr3Organisme CpOrganisme VilleOrganisme NomBanque AgenceBanque AdrBanque VilleBanque CodeBanque CodeGuichet NumCompte CleRIB notes notesinternes numadhesion Libellé de la période de cotisation (période + chrono période + année, i.e. Année 2011 ou Trimestre ) Numéro de pièce de règlement Montant du versement Date du règlement Raison sociale de l organisation d adhésion Adresse 1 de l organisation d adhésion Adresse 2 de l organisation d adhésion Adresse 3 de l organisation d adhésion Code Postal de l organisation d adhésion Ville de l organisation d adhésion Nom de la banque de l organisation d adhésion (paramétrage via Administration/Tables de référence, entité = Organisations d adhésion, colonne Domiciliation) Nom de l agence bancaire de l organisation d adhésion (paramétrage via Administration/Tables de référence, entité = Organisations d adhésion, colonne AgenceBanque) Adresse de la banque de l organisation d adhésion (paramétrage via Administration/Tables de référence, entité = Organisations d adhésion, colonne AdrBanque) Ville de la banque de l organisation d adhésion (paramétrage via Administration/Tables de référence, entité = Organisations d adhésion, colonne VilleBanque) Code de la banque de l organisation d adhésion (paramétrage via Administration/Tables de référence, entité = Organisations d adhésion, colonne CodeBanque) Code Guichet de la banque de l organisation d adhésion (paramétrage via Administration/Tables de référence, entité = Organisations d adhésion, colonne CodeGuichet) Numéro de compte de la banque de l organisation d adhésion (paramétrage via Administration/Tables de référence, entité = Organisations d adhésion, colonne NumCompte) Clé Rib de la banque de l organisation d adhésion (paramétrage via Administration/Tables de référence, entité = Organisations d adhésion, colonne CleRIB) Notes de l adhésion pouvant apparaître sur le bordereau Notes internes de l adhésion Numéro d adhésion interne IV Consultations Les éditions relatives aux consultations et aux interventions sont disponibles (selon autorisations) via le lien «Recherche de consultations» à partir du menu général des consultations, accessible via le menu Consultations/Gestion. Dans la page, dans la zone de recherche multi- critères, indiquez les critères souhaités, sélectionnez l édition souhaitée dans la zone de liste déroulante «Document» et cliquez sur le bouton de commande «Editer Consult./Interv.».

17 Gestion des modèles de documents Word Page 17 La liste des champs de fusion disponibles pour un publipostage concernant les consultations et les interventions est la suivante: Disponibilité du champ dans les Consultations (C) / Interventions (I) Nom champ pour fusion Word et Export Excel C id Numéro de la consultation C / I Référence Numéro d affaire de la consultation I Numéro Intervention Numéro de l intervention C Nombre Interventions Nombre total d interventions pour la consultation C Durée Totale Durée totale en minutes des interventions pour la consultation I Durée Intervention Durée en minutes de l intervention C / I Personne morale Raison sociale de la personne morale consultant C / I Adr1 Adresse 1 de la personne consultant C / I Adr2 Adresse 2 de la personne consultant C / I Adr3 Adresse 3 de la personne consultant C / I CP Code Postal de la personne consultant C / I Ville_ Ville de la personne consultant C / I Tel Téléphone de la personne consultant (standard pour une personne morale, domicile pour une personne physique

18 Gestion des modèles de documents Word Page 18 Disponibilité du champ dans les Consultations (C) / Interventions (I) Nom champ pour fusion Word et Export Excel Fax de la personne consultant (standard pour une Fax_ personne morale, domicile pour une personne C / I physique C / I de la personne consultant (général pour une personne morale, personnel domicile - pour une personne physique C / I SiteWeb Site Web de la personne morale consultant C / I Siret Numéro de Siret de la personne morale consultant C / I Chiffre Affaire Chiffre d affaires de la personne morale consultant (page personne morale) C / I An Chiffre Affaire Année du Chiffre d affaires de la personne morale consultant (page personne morale) C / I Effectif Effectif de la personne morale consultant (page personne morale) C / I An Effectif Année de l effectif de la personne morale consultant (page personne morale) C / I Nom * Nom de la personne physique consultant C / I Prénom * Prénom de la personne physique consultant C / I Civilité * Civilité de la personne physique consultant C / I Objet * Objet de la consultation / question C / I Organisation Organisation / convention au titre de laquelle la consultation est rendue C / I Etat Etat de la consultation (En cours/clôturée) C / I Date Création Date de création de la consultation dans Griotte C / I Date Consultation Date de création de la consultation saisie dans Griotte C / I Date Clôture Date de clôture de la consultation I Date Intervention Date de l intervention saisie dans Griotte C / I Nom Consultant Nom du consultant propriétaire de la consultation C / I Prénom Consultant Prénom du consultant propriétaire de la consultation C / I Adhésion Etat de l adhésion de la personne consultant au moment de la saisie de la consultation I Nom Intervenant Nom du consultant pour l intervention I Prénom Intervenant Prénom du consultant pour l intervention I Action à mener Action à mener suite à l intervention I Forme Intervention Forme de l intervention I Notes personnelles * Notes personnelles de l intervention I Eléments de réponse * Eléments de réponse de l intervention C / I Origine Origine de la consultation C / I Domaine Domaine de la consultation C / I Catégorie Catégorie de la consultation C / I Durée Prévue Durée prévue de la consultation I Montant Montant associé à l intervention * Si une consultation est confidentielle et que vous n en êtes pas propriétaire, ce champ n est pas renseigné.

19 Gestion des modèles de documents Word Page 19 V Réunions V-1 Participants Les éditions relatives aux participants aux réunions sont disponibles (selon autorisations) via la gestion des participants à une réunion, onglet «Editions / Exportations / ings». Vous pouvez filtrer les participants à éditer selon leur statut à la réunion et éventuellement aux prestations associées. Sélectionnez ensuite dans la zone de liste déroulante le modèle souhaité, et cliquez sur le bouton de commande «Editer». La boite de dialogue suivante s affichera : Sélectionner «Ouvrir» pour ouvrir immédiatement le document fusionné dans Word ou dans votre logiciel de traitement de texte, ou «Enregistrer» pour enregistrer le modèle sur votre poste de travail. La liste des champs de fusion disponibles pour un publipostage concernant les participants à une réunion est la suivante: Nom champ pour fusion Word et Export Excel id Nom_Réunion Date_Réunion Heure HeureFin Numéro de la réunion (n affecté par Griotte) Nom de la Réunion Date de la Réunion Heure de début de la réunion Heure de fin de la réunion

20 Gestion des modèles de documents Word Page 20 Nom champ pour fusion Word et Export Excel Lieu Thème ReunionStatutaire Nom_Intervenant NbInscrits NbConvoqués NbNonRépondants NbAnnoncés NbExcusés NbPrésents NbAbsents NbAccompagnants Op1 HeureOp1 LieuOp1 FacturationOp1 CoutHTOp1 TVAOp1 CoutTTCOp1 NbConvoquésOp1 NbNonRépondantsOp1 NbAnnoncésOp1 NbExcusésOp1 NbPrésentsOp1 NbAbsentsOp1 Op2 HeureOp2 LieuOp2 FacturationOp2 CoutHTOp2 TVAOp2 CoutTTCOp2 NbConvoquésOp2 NbNonRépondantsOp2 Lieu de la réunion (raison sociale + nom de la salle) Thème de la réunion Réunion Statutaire Oui/Non Prénom et Nom Intervenant(s) Nombre d inscrits (personnes conviées) à la réunion Nombre de participants à la réunion ayant le statut «Convoqué» Nombre de participants à la réunion ayant le statut «Non Répondant» Nombre de participants à la réunion ayant le statut «Annoncé» Nombre de participants à la réunion ayant le statut «Excusé» Nombre de participants à la réunion ayant le statut «Présent» Nombre de participants à la réunion ayant le statut «Absent» Nombre d accompagnants à la réunion Nom de la Première prestation associée Heure de la Première prestation associée Lieu (raison sociale + nom de la salle) de la Première prestation associée Indication de facturation de la Première prestation associée (nom prestation + terme «facturable» ou «non facturable» selon le cas) Montant HT de la Première prestation associée Montant TVA de la Première prestation associée Montant TTC de la Première prestation associée Nombre de participants à la Première prestation associée ayant le statut «Convoqué» Nombre de participants à la Première prestation associée ayant le statut «Non répondant» Nombre de participants à la Première prestation associée ayant le statut «Annoncé» Nombre de participants à la Première prestation associée ayant le statut «Excusé» Nombre de participants à la Première prestation associée ayant le statut «Présent» Nombre de participants à la Première prestation associée ayant le statut «Absent» Nom de la deuxième prestation associée Heure de la deuxième prestation associée Lieu (raison sociale + nom de la salle) de la deuxième prestation associée Indication de facturation de la deuxième prestation associée (nom prestation + terme «facturable» ou «non facturable» selon le cas) Montant HT de la deuxième prestation associée Montant TVA de la deuxième prestation associée Montant TTC de la deuxième prestation associée Nombre de participants à la deuxième prestation associée ayant le statut «Convoqué» Nombre de participants à la deuxième prestation associée ayant le statut «Non répondant»

21 Gestion des modèles de documents Word Page 21 Nom champ pour fusion Word et Export Excel NbAnnoncésOp2 NbExcusésOp2 NbPrésentsOp2 NbAbsentsOp2 StatutReunion StatutOp1 StatutOp2 StatutReunionDemande StatutOp1Demande StatutOp2Demande StatutFacture idpp Protocole Civilité Prénom Nom Fonct Voix Pouvoir donné à Représenté par Accompagnants Origine Commentaires SOC Adresse_1 Adresse_2 Adresse_3 CP VILLE Tel Nombre de participants à la deuxième prestation associée ayant le statut «Annoncé Nombre de participants à la deuxième prestation associée ayant le statut «Excusé» Nombre de participants à la deuxième prestation associée ayant le statut «Présent» Nombre de participants à la deuxième prestation associée ayant le statut «Absent» Statut du participant par rapport à la Réunion Statut du participant par rapport à la Première prestation associée Statut du participant par rapport à la deuxième prestation associée Statut demandé pour la réunion pour cette édition (filtre sur le statut réunion). Exemples : «Réunion : Ensemble des participants inscrits» si Tous Statuts sélectionné, ou «Réunion : Ensemble des participants annoncés» si Annoncé sélectionné Statut demandé pour la première prestation pour cette édition (filtre sur le statut de la première prestation). Exemples : «Déjeuner : Ensemble des participants inscrits» si Tous Statuts sélectionné, ou «Déjeuner : Ensemble des participants annoncés» si Annoncé sélectionné Statut demandé pour la deuxième prestation pour cette édition (filtre sur le statut de la première prestation). Exemples : «Déjeuner : Ensemble des participants inscrits» si Tous Statuts sélectionné, ou «Déjeuner : Ensemble des participants annoncés» si Annoncé sélectionné Statut du participant par rapport à la facturation («Participant Facturable»ou «Participant non Facturable») Numéro de la personne physique participant Protocole du participant Civilité du participant Prénom du participant Nom du participant Titre du participant Nombre de voix du participant (pour une réunion statutaire) Nom + Prénom du participant à qui le pouvoir a été donné Personne représentant le participant Personne(s) accompagnant le participant Origine du participant Commentaires sur le participant Raison sociale de la personne morale de correspondance Adresse 1 de Correspondance Adresse 2 de Correspondance Adresse 3 de Correspondance Code Postal de Correspondance Ville de Correspondance Téléphone de Correspondance : téléphone direct si existant ou téléphone standard de la personne morale de correspondance si existant ou téléphone domicile de la personne physique (format Tél :+ numéro de téléphone)

22 Gestion des modèles de documents Word Page 22 Nom champ pour fusion Word et Export Excel FAX GSM Activité EffectifPM Adhésion Mandat Organisme TitreMandat QualiteMandat DateDebutMandat DateDernierRenouvellementMandat DateProchainRenouvellementMandat, DateFinMaxMandat Syndicat Proposant Facturation ADR1PP ADR2PP ADR3PP CPPP VILLEPP TELPP FAXPP Facturation DateFacturation MontantHTFacture MontantTVAFacture MontantTTCFacture LibelleObservations Fax de Correspondance : Fax direct si existant ou Fax standard de la personne morale de correspondance si existant ou Fax domicile de la personne physique (format Fax :+ fax de téléphone) Numéro de mobile direct professionnel si existant ou numéro de mobile personnel de la personne physique prioritaire de la personne physique ( personnel de la personne physique si l prioritaire n est pas renseigné ou de la personne morale) de l activité de la personne morale Effectif de la personne morale (défini dans la page de la personne morale) Adhésion de la personne morale à l organisation organisatrice de la réunion (Oui/Non) au moment de l insertion du participant à la réunion Si le participant est inscrit au titre d un mandat, Nom du mandat Si le participant est inscrit au titre d un mandat, Nom de l organisme Si le participant est inscrit au titre d un mandat, titre de la personne dans le mandat Si le participant est inscrit au titre d un mandat, qualité de la personne dans le mandat Si le participant est inscrit au titre d un mandat, date de début d exercice du mandat de la personne Si le participant est inscrit au titre d un mandat, date de dernier renouvellement du mandat de la personne Si le participant est inscrit au titre d un mandat, date de prochain renouvellement du mandat de la personne Si le participant est inscrit au titre d un mandat, date de fin maximale du mandat de la personne Si le participant est inscrit au titre d un mandat, syndicat professionnel (raison sociale) ayant proposé la personne pour le mandat «Facturé» si la facture ou l avoir a été généré pour le participant Adresse 1 domicile de la personne physique Adresse 2 domicile de la personne physique Adresse 3 domicile de la personne physique Code Postal domicile de la personne physique Ville domicile de la personne physique Téléphone domicile de la personne physique Fax domicile de la personne physique Indication du terme «Facturé» si la facture ou l avoir a été générée pour le participant Date de Facturation si la facture ou l avoir a été généré pour le participant Montant HT de la Facture/avoir si la facture ou l avoir a été généré pour le participant Montant TVA de la Facture/avoir si la facture ou l avoir a été généré pour le participant Montant TTC de la Facture/avoir si la facture ou l avoir a été généré pour le participant Observation associée à la facture du participant

23 Gestion des modèles de documents Word Page 23 Nom champ pour fusion Word et Export Excel montantreglement datereglement LibelleReglement numcheque Banque Inscrits avec droit de vote dont pouvoirs donnés Voix des inscrits avec droit de vote dont pouvoirs donnés1 Inscrits avec droit de vote annoncés dont pouvoirs donnés2 Voix des inscrits avec droit de vote annoncés Voix des inscrits avec droit de vote annoncés et pouvoirs Quorum Participants facturables Montant facturable Factures et Avoirs Montant Facturé Invités A émettre Montant à émettre Paiements reçus Montant reçu Paiements à recevoir Montant à recevoir Montant réglé si le règlement a été enregistré Date du règlement si le règlement a été enregistré Type de règlement si le règlement a été enregistré Numéro de chèque si le règlement a été enregistré Nom de la banque si le règlement a été enregistré Si réunion statutaire, nombre de participants disposant d un droit de vote (voix >0) Si réunion statutaire, nombre de participants ayant donné leur pouvoir Si réunion statutaire, nombre de voix des participants inscrits disposant d un droit de vote Si réunion statutaire, nombre de voix des pouvoirs donnés Si réunion statutaire, nombre de participants inscrits annoncés disposant d un droit de vote Si réunion statutaire, nombre de voix des pouvoirs donnés à des personnes annoncées Si réunion statutaire, nombre de voix des participants inscrits annoncés disposant d un droit de vote Si réunion statutaire, nombre de voix des participants inscrits annoncés avec leurs droits de vote + pouvoirs Si réunion statutaire, pourcentage des voix annoncées ou représentées (Voix des inscrits avec droit de vote annoncés + pouvoirs / Voix des inscrits avec droit de vote) Si réunion facturable, nombre de participants facturables (colonne Facturation = Facturable du tableau des participants) Si réunion facturable, Montant total TTC facturable Si réunion facturable, nombre total de Factures (+ Avoirs éventuels) Si réunion facturable, Montant total TTC facturé Si réunion facturable, nombre de participants non facturables Si réunion facturable, nombre de participants facturables pour lesquels les factures n ont pas été générées et sont à émettre Si réunion facturable, montant TTC facturable pour lesquels les factures n ont pas été générées et sont à émettre Si réunion facturable, nombre de paiements reçus Si réunion facturable, Montant TTC des paiements reçus Si réunion facturable, nombre total de paiements à recevoir Si réunion facturable, Montant TTC des paiements à recevoir V-2 Factures Les factures et avoirs pour les participants aux réunions peuvent être édités à partir de la gestion des participants ou à partir de la page de suivi comptable de la réunion accessible via le menu Réunion/Suivi comptable (selon autorisations). A partir de la page de gestion des participants à une réunion, cliquez sur l onglet «Factures».

24 Gestion des modèles de documents Word Page 24 Vous pouvez éditer une facture pour un participant en cliquant sur l image ou imprimer l ensemble des factures par le bouton de commande «imprimer Factures», pour un mode de règlement ou tous (cf. la zone de liste déroulante «Pour le mode de règlement»). Au cas où plusieurs modèles de factures sont disponibles, une boite de dialogue vous invite à sélectionner le modèle souhaité : Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur le bouton «Valider». Si un seul modèle de facture est disponible, la boite de dialogue suivante s affichera immédiatement :

25 Gestion des modèles de documents Word Page 25 Sélectionner «Ouvrir» pour ouvrir immédiatement le document fusionné dans Word ou dans votre logiciel de traitement de texte, ou «Enregistrer» pour enregistrer le modèle sur votre poste de travail. A partir de la page de suivi comptable des réunions, après application des filtres souhaités, sélectionnez les factures à éditer, puis cliquez sur le bouton de commande «Edition des factures».

26 Gestion des modèles de documents Word Page 26 Au cas où plusieurs modèles de factures sont disponibles, une boite de dialogue vous invite à sélectionner le modèle souhaité : Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur le bouton «Valider». Si un seul modèle de facture est disponible, la boite de dialogue suivante s affichera immédiatement : Sélectionner «Ouvrir» pour ouvrir immédiatement le document fusionné dans Word ou dans votre logiciel de traitement de texte, ou «Enregistrer» pour enregistrer le modèle sur votre poste de travail. La liste des champs de fusion disponibles pour un publipostage concernant les factures de réunion est la suivante: Nom champ pour fusion Word libellereunion themereunion datereunion numclient Rs Idpm genre nom prenom Nom de la réunion Thème de la réunion Date de la réunion Numéro de la personne morale (si existant) ou à défaut numéro de la personne physique participant Raison sociale de la personne morale de correspondance Numéro de la personne morale participant Civilité du participant Nom du participant Prénom du participant