Les achats au service de la performance hospitalière

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1 1 STRATÉGIE DES ACHATS Les achats au service de la performance hospitalière 2 FOCUS thématiques Appuyez-vous sur les groupes métiers du CNEH pour accompagner vos changements 1

2 ÉDITO Second poste de dépenses hospitalières après les ressources humaines, les achats revêtent un caractère stratégique évident pour les établissements. Dans un contexte budgétaire contraint, la mise en place d une fonction achats performante devient donc un élément essentiel des stratégies d établissements qui doivent désormais intégrer certaines problématiques de long terme dans leurs réflexions : innovations technologiques, externalisation de certaines fonctions y compris dans le cadre de coopérations publiques, mutualisation des achats, achats socialement responsables et développement durable Face à ces questions, la nécessité d affermir les compétences des professionnels intervenant sur la fonction achats se fait jour, comme le programme «Performance hospitalière pour des achats responsables» (PHARE), a pu le mettre en évidence. Suite à une étude menée auprès des établissements de santé afin de sonder leurs besoins en formation, le CNEH a conçu une offre de formation complète, composée de modules courts, à la carte et associant modules E-Learning et formations présentielles. Pour vos équipes, les objectifs sont de plusieurs ordres : appréhender les différentes étapes du cycle de l achat, de l évaluation du besoin à l exécution du marché ; maîtriser les outils stratégiques de l achat (cartographies, outils d aide à la décision ) ; savoir exploiter les documents juridiques pour un achat performant ; trouver des gisements d efficience et obtenir des gains budgétaires sur l achat. NOTRE ÉQUIPE D EXPERTS À VOTRE SERVICE Aline COUDRAY Directrice des achats et de la logistique des Hôpitaux universitaires Paris-Seine-Saint-Denis, elle a rejoint l AP-HP afin de prolonger son expérience menée en tant que directrice des achats au CH de Gonesse pendant cinq ans. Roland FURTAK Manager et chef de projet international dans le domaine des achats à la CEGOS, il assure des missions de formation et de conseil opérationnel auprès de grands groupes (Thalès, Areva, Air liquide ) afin de les accompagner sur leur stratégie achats. Il accompagne le CNEH en tant que conseiller technique pour son offre de formation achats. Frédéric LUTZ Directeur des achats et de la logistique du CH de Troyes, il participe activement à la performance des achats hospitaliers en tant qu animateur régional des achats pour l Agence Régionale des Achats de Champagne- Ardennes dans le cadre du programme PHARE. Bertrand LEPAGE Ingénieur biomédical et fort d une expérience au CHU vaudois de Lausanne, il a pris la responsabilité de la filière ingénierie biomédicale au sein du groupement UniHA, avec pour objectif de conduire et d optimiser les achats groupés d équipements biomédicaux des membres du réseau. Françoise PETITEAU-MOREAU Praticien hospitalier, pharmacien au CHU de Bordeaux, elle a pu développer son expertise achats sur les produits médicaux et coordonne à ce titre la filière «Produits de Santé» pour le compte des adhérents d UniHA et les achats de médicaments du CHU de Bordeaux. Philippe PIN Directeur des achats aux Hospices Civils de Lyon, avec 15 ans d expérience dans la fonctions achats, il a pris en charge depuis 2011 le projet de transformation de la fonction achat du CHU, en priorisant notamment les axes de performance globale et de professionnalisation des équipes. Nicolas RIDOUX Ingénieur de formation, il a pris en 2011 la responsabilité des achats stratégiques d UniHA après avoir été directeur des ventes chez GE Healthcare. Il est plus particulièrement chargé de développer la stratégie du groupement sur les filières techniques : système d information hospitalier, dématérialisation, ingénierie biomédicale, biologie, énergie. Emmanuel ROUARD Responsable du département de la commande publique au CHU de Dijon, il a participé en tant qu expert à différents groupes de travail sur la modernisation de la fonction achats : dématérialisation de la commande publique, évolution du Code des marchés publics, commission des experts juridiques UniHA. Emmanuelle SPADONE Après une expérience de plus de 15 ans en tant que consultante dans le domaine des supply chain et du sourcing, elle a rejoint le programme PHARE en travaillant plus particulièrement sur la mise en place des plans d actions achats. Les de ce cycle Une offre élaborée en collaboration avec des spécialistes de l achat Une offre conçue par des hospitaliers pour des hospitaliers Des modules à la carte pour répondre aux différents niveaux d attente Des tarifs dégressifs pour faciliter l accès aux formations 2

3 UN PARCOURS COMPLET DE FORMATION UN MODULE STRATÉGIE DES ACHATS POUR ACQUÉRIR UNE VISION GLOBALE ET METTRE EN ŒUVRE DES STRATÉGIES D ACHATS 1 à distance DES FOCUS POUR APPROFONDIR LES THÉMATIQUES DE L ACHAT Focus 1 Organisation de la fonction achats Focus 2 Évaluation des besoins Focus 3 Analyse de l offre Focus 4 Négociation avec les fournisseurs Focus 5 Suivi de l exécution du marché UNE DÉMARCHE ASSOCIANT E-LEARNING ET FORMATION PRÉSENTIELLE E-Learning En amont de chaque formation présentielle, des modules E-Learning pour s approprier les concepts du programme Formation présentielle Des formations co-animées par un expert achats et un hospitalier pour apporter les compétences et les outils indispensables à l exercice des métiers de l achat UNE OFFRE OUVERTE A TOUS LES ACTEURS DE L ACHAT Toute personne intervenant sur les achats, quel que soit son niveau de responsabilité, est concernée par l offre de formation du CNEH. Si le module «Élaborer sa stratégie achats» s adresse plus particulièrement aux responsables de l achat, les focus bénéficieront à l ensemble des professionnels souhaitant développer leur expertise sur des thématiques spécifiques. Les formations de ce catalogue peuvent être déployées dans votre établissement pour former vos équipes aux dates qui vous conviennent Sophie Millet : Assistante secteur Finances - Tél. : [email protected] 3

4 1 MODULE : ÉLABORER SA STRATÉGIE ACHATS UN MODULE CONSTRUIT AUTOUR DE 4 AXES Une formation-action qui stimule les participants pour leur permettre de s approprier les outils et la méthodologie La garantie d une mise en œuvre opérationnelle et de résultats tangibles grâce au projet individuel et au dispositif de Retour d expérience (REX) post formation UNE FORMATION SOLIDE SUR LA STRATÉGIE DES ACHATS Un binôme constitué d un spécialiste des achats et d un expert hospitalier pour combiner avantageusement expertise technique et connaissance métier Une pédagogie adaptée à des groupes qui peuvent être parfois hétérogènes en termes de pratiques achats UNE FORMATION EN 3 TEMPS FORMATION PRÉSENTIELLE COACHING INDIVIDUEL Intersession 2 mois RETOUR D EXPÉRIENCE 1 jour POUR 3 OBJECTIFS 1. Identifier la place de la stratégie achats dans la stratégie globale des établissements de santé 2. Mettre en place méthodiquement une stratégie achats par famille dans le contexte des achats hospitaliers 3. Savoir utiliser la boîte à outils stratégie achats 4

5 1 Formation présentielle : p Introduction : la stratégie achats en établissement de santé - la démarche stratégique en établissement de santé et la stratégie achats - les étapes de la démarche stratégique achats p État des lieux de la stratégie achats - la segmentation du portefeuille achats - la définition des familles d achats prioritaires - la matrice de Kraljik - l analyse des dépenses et du panel fournisseurs - la liste des parties prenantes p L expression et l analyse du besoin - la matrice BCDE - le besoin quantitatif et qualitatif - le tableau de fonctionnalités p L analyse du marché fournisseurs - le diagramme de Porter - la pré-sélection des fournisseurs - l entonnoir - la grille multicritères - l analyse des risques p L analyse des prix et des coûts - le prix et le coût de revient - coûts directs et coûts indirects - frais fixes et frais variables - le point mort ou seuil de rentabilité - le coût marginal - le coût global de l achat (TCO) - la décomposition du prix de l offre - le Cost Model : postes de coûts et cost drivers p La synthèse de l étude stratégique achats - la synthèse des points-clés - la matrice synthétique des FFOR p La stratégie achats - les objectifs SMART - les leviers stratégiques - le plan d actions stratégique achats Coaching individuel (durant l intersession de 2 mois) p Un coaching téléphonique individuel est réalisé par les formateurs pour aider chaque participant à préparer et construire son projet individuel durant l intersession de 2 mois après la formation en présentiel p L objectif aider le stagiaire à construire une stratégie achats sur un de ses segments ou projets achats Retour d expérience : 1 jour PROGRAMME p Le REX est réalisé en présentiel environ 2 mois après la formation initiale - il concerne tous les participants à la formation initiale de sur les stratégies achats - chaque participant présente son projet individuel en 20 - les formateurs et les autres participants challengent chaque présentation par une série de questions / réponses durant 20 STRATÉGIE DES ACHATS 2 Nos Une formation outillée Un coaching personnalisé par un expert achats Un atelier de retours d expériences FOCUS Thématiques En pratique Réf. : 1259 Durée : 1 Tarif adhérent : Tarif non adhérent : Lieu : PARIS 14 et 15 oct. et 2 déc et 4 déc et 3 fév et 9 avril et 12 juin et 14 oct. et 1 er déc Publics concernés - Chefs d établissement et équipe de direction - Responsables des achats - Coordinateurs des achats - Toute personne exerçant des responsabilités sur la fonction achats Intervenants Roland FURTAK, expert achats CEGOS Philippe PIN, directeur des achats, Hospices Civils de Lyon 5

6 2 FOCUS 1 : Développer la performance de sa fonction achats Objectifs pédagogiques Définir les objectifs stratégiques de sa politique achats Améliorer ses process achats Définir les tâches propres à chacun des métiers intervenant dans le process Organiser sa fonction achats PROGRAMME E-LEARNING p Maîtriser le processus achats Formation présentielle : p La définition de ses objectifs achats - les objectifs réglementaires, sanitaires - le respect de la démarche développement durable - le programme PHARE - l ambition économique des achats p L analyse des forces et faiblesses de ses process achats - l état des lieux en 3 étapes - la revue de son portefeuille achats - la connaissance de l environnement et des interfaces de sa fonction achats - l identification des contraintes et des risques liés aux achats - positionner/évaluer son service achats sur l échelle de la maturité - la représentativité des achats dans les dépenses globales p L analyse de la contribution des membres au process achats - connaissance des différents acteurs du processus, leur rôle et leur contribution - l implication des acteurs internes et externes p L analyse d organisations différentes en fonction de la taille de l établissement - la place et le rôle de la fonction achats dans l établissement - la planification et la programmation des besoins d achats - la rationalisation et la standardisation de ses besoins - l externalisation des achats simples pour optimiser les achats stratégiques - l intégration de son service achats dans la politique d achats de l établissement p La réflexion sur l articulation de la politique achats dans les instances hospitalières - focus sur le programme PHARE et ses composantes en lien avec les ARS - la mutualisation des achats via des groupements régionaux ou nationaux - la fonction achats : centralisée ou décentralisée? - réflexion sur la gouvernance polaire Nos L illustration par des exemples métiers : diversité d expériences (pharmacie, travaux...) Des témoignages d établissements : Success stories La présentation d outils opérationnels : cartographie des achats, analyse ABC, loi de Pareto Un grand témoin En pratique Réf. : 1260 Durée : Lieu : PARIS 16 et 17 oct et 9 déc et 27 mai et 16 oct Publics concernés - Chefs d établissement et équipe de direction - Métiers de l achat : responsables achats, acheteurs, responsables cellule des marchés - Pharmaciens - Ingénieurs biomédicaux, travaux, restauration, informatiques Intervenants Philippe PIN, directeur des achats, Hospices Civils de Lyon Françoise PETITEAU-MOREAU, praticien hospitalier, pharmacien au CHU de Bordeaux 6

7 FOCUS 2 : Exprimer et analyser son besoin d achats Objectifs pédagogiques 1 STRATÉGIE DES ACHATS Optimiser les réseaux prescripteurs-fournisseurs Identifier et formaliser son besoin d achats Analyser les gains potentiels E-LEARNING p Analyser le besoin dans un projet achats Formation présentielle : p L analyse de son besoin d achats - les questions à se poser - les 4 dimensions de l expression du besoin : qualité, quantité, délai, risques - l approche BCDE - la fiche d expression du besoin - l analyse détaillée du besoin : le tableau de fonctionnalités - la préparation des critères de choix pour la phase de mise en concurrence - la prise en compte du développement durable - la réflexion sur l internalisation ou l externalisation des prestations p L analyse précise des spécifications techniques de son projet d achat - le produit et son environnement - les fonctions de services et les fonctions techniques - les fonctions contraintes PROGRAMME p L analyse des données financières, des gains potentiels, du retour sur investissement d un projet d achats - les coûts fonctions - le cycle de vie d un produit - les composantes d un prix (coûts directs, indirects, etc.) - la détection des coûts inutiles - l analyse des prix et des coûts - le coût global d un achat ou TCO - les inducteurs de coûts p La formalisation de son besoin au travers d un certain nombre de documents à rédiger (RC, CCAP, CCTP ) - la transcription de l analyse fonctionnelle sous la forme d un cahier des charges fonctionnel - les variantes et les options - le cadre de réponse technique 2 Nos Un cas pratique : l analyse fonctionnelle d un besoin L élaboration d une fiche benchmark La négociation avec des prescripteurs Des études de cas spécifiques au domaine hospitalier (ex : nutrition parentérale) Une grille de notation des candidatures FOCUS Thématiques En pratique Réf. : 1261 Durée : Lieu : PARIS 3 et 4 nov et 11 déc et 29 mai et 4 nov Publics concernés - Chefs d établissement et équipe de direction - Métiers de l achat : responsables achats, acheteurs, responsables cellule des marchés - Pharmaciens - Ingénieurs biomédicaux, travaux, restauration, informatiques Intervenants Emmanuel ROUARD, responsable de la commande publique, CHU de Dijon Françoise PETITEAU-MOREAU, praticien hospitalier, pharmacien au CHU de Bordeaux 7

8 2 FOCUS 3 : Analyser le marché fournisseur, choisir son prestataire Objectifs pédagogiques Connaître le marché : le sourcing Maîtriser l analyse des coûts Savoir choisir l offre la plus pertinente PROGRAMME E-LEARNING p Analyser le marché fournisseurs dans un projet achats p Analyser les coûts dans un projet achats Formation présentielle : p L analyse du marché existant - une veille marketing permanente - l analyse du système concurrentiel - la compréhension des dynamiques du marché fournisseur - les politiques et stratégies commerciales du marché fournisseur - le diagramme de Porter p L évaluation de son attractivité en tant que client - le pouvoir d influence de l établissement et sa mesure p Les risques fournisseurs - les fournisseurs critiques - les fournisseurs monopoles - les 10 axes d analyse du fournisseur - l analyse des risques (techniques, financiers, logistiques, etc.) - les risques internes, les risques externes p L analyse des prix et des coûts - le poids mort ou le seuil de rentabilité - raisonner en coût marginal - la formule de révision de prix - l effet volume - le raisonnement en coût global (TCO) p L analyse des candidatures et des offres - le socle juridique - la sélection des candidatures (la recevabilité, l admissibilité) - l identification des critères de choix des offres - la méthodologie d analyse des offres - les offres anormalement basses - l analyse des variantes et des options Nos La matrice d attractivité appliquée à l exemple de la location de véhicules Le questionnaire fournisseurs (axe qualité, organisation commerciale, développement durable ) Un cas pratique : décomposition du coût d une prestation Un cas pratique : analyse de risques portant sur une famille critique En pratique Réf. : 1262 Durée : Lieu : PARIS 5 et 6 nov et 16 déc et 3 juin et 6 nov Publics concernés - Chefs d établissement et équipe de direction - Métiers de l achat : responsables achats, acheteurs, responsables cellule des marchés - Pharmaciens - Ingénieurs biomédicaux, travaux, restauration, informatiques Intervenants Emmanuel ROUARD, responsable de la commande publique, CHU de Dijon Emmanuelle SPADONE, responsable déploiement programme PHARE 8

9 FOCUS 4 : Négocier avec le fournisseur Objectifs pédagogiques 1 STRATÉGIE DES ACHATS Maîtriser le cadre juridique de la négociation Définir ses stratégies de négociation Savoir conduire une négociation PROGRAMME E-LEARNING p Comprendre le vendeur pour amorcer la négociation p Structurer son argumentation p L impact des émotions en situation d achats Formation présentielle : p Connaître les possibilités offertes par le cahier des charges pour déterminer quels éléments sont négociables - connaître le contexte juridique et général de la négociation - les possibilités de négociation prévues par le Code des marchés publics p La préparation de la négociation - la définition d objectifs et la mise en place d une stratégie - l identification des éléments négociables et les zones d accords possibles - la hiérarchisation des éléments négociables par rapport aux objectifs fixés - la détermination des marges de manœuvre - la grille de préparation de la négociation - la structuration des étapes de la négociation - la maîtrise de l argumentaire à destination des fournisseurs - les techniques de persuasion p Questionner le fournisseur - la définition de la trame de la négociation et des différents scénarios p Gérer la composante émotionnelle - ne pas se hâter - accueillir son interlocuteur - créer les conditions d un dialogue constructif - prendre l initiative de la conclusion p La gestion des objections - comprendre l objection - exploiter l objection pour amener à une conclusion satisfaisante Nos Des jeux de rôle acheteurs/prescripteurs Une simulation de négociation Des fiches de négociation L autodiagnostic de son style de négociation 2 FOCUS Thématiques En pratique Réf. : 1263 Durée : Lieu : PARIS 17 et 18 nov et 18 déc et 5 juin et 18 nov Publics concernés - Chefs d établissement et équipe de direction - Métiers de l achat : responsables achats, acheteurs, responsables cellule des marchés - Pharmaciens - Ingénieurs biomédicaux, travaux, restauration, informatiques Intervenants Emmanuel ROUARD, responsable de la commande publique, CHU de Dijon Philippe PIN, directeur des achats, Hospices Civils de Lyon 9

10 2 FOCUS 5 : Mettre en œuvre et exécuter le marché conclu Objectifs pédagogiques Mettre en œuvre un marché conclu Piloter la relation avec le fournisseur PROGRAMME E-LEARNING p Approvisionnement : s affirmer dans la relation fournisseur p Bonnes pratiques et contre-indications au leadership Formation présentielle : p S assurer de la bonne réception d un produit, d une prestation - la réception quantitative et qualitative au regard du CMP et des CCAG - les PV de réception ou d admission - la réfaction des prix - le transfert de propriété p Les conditions de recours aux avenants - ce que dit la réglementation (notion de bouleversement de l économie du marché) - les différents types d avenants - le recours à la décision de poursuivre p La résiliation d un contrat, d un marché - rappel des cahiers des clauses administratives générales (CCAG) - la résiliation pour motif d intérêt général p Organiser la relation avec le fournisseur - le partage des responsabilités vis-à-vis du marché - le partage des rôles - l organisation de réunions - le fournisseur : une force de proposition p L évaluation de la performance des fournisseurs sous l angle des achats - la mise en place de tableaux de bord - la mise en place d outils de mesure de la performance - assurer et gérer le retour d expérience des anomalies et dysfonctionnements constatés p Le contrôle interne dans le domaine des achats - la création d une commission de choix - le rôle du pouvoir adjudicateur - le service des marchés Nos Des mises en situation : étude d un marché complexe à mettre en œuvre La rédaction de commentaires à partir d un contrat mal conçu La conception d un tableau de bord à partir d indicateurs prédéfinis En pratique Réf. : 1264 Durée : Lieu : PARIS 19 et 20 nov et 30 janv et 11 juin et 20 nov Publics concernés - Chefs d établissement et équipe de direction - Métiers de l achat : responsables achats, acheteurs, responsables cellule des marchés - Pharmaciens - Ingénieurs biomédicaux, travaux, restauration, informatiques Intervenants Emmanuel ROUARD, responsable de la commande publique, CHU de Dijon 10

11 5 focus Les achats au service de la performance hospitalière Bulletin d inscription à retourner par courrier à Kelly Soudin au CNEH, Service formation, 3 rue Danton, Malakoff; par fax : ou par mail : [email protected] ÉTABLISSEMENT : ADRESSE : CODE POSTAL : VILLE : PARTICIPANT NOM : PRÉNOM : FONCTION : PÔLE/SERVICE : TÉL : FAX : RESPONSABLE FORMATION NOM : PRÉNOM : TÉL : FAX : p Module : élaborer sa stratégie achats Réf. : 1259 Tarif adhérent : Tarif non adhérent : et 15 oct et 2 déc et 4 déc et 3 fév et 9 avril 2015 et 12 juin et 14 oct et 1 er déc p Focus 1 : développer la performance de sa fonction achats Réf. : et 17 oct et 9 déc et 27 mai et 16 oct p Focus 2 : exprimer et analyser son besoin d achats Réf. : et 4 nov et 11 déc et 29 mai et 4 nov p Focus 3 : analyser le marché fournisseur, choisir son prestataire Réf. : et 6 nov et 16 déc et 3 juin et 6 nov p Focus 4 : négocier avec le fournisseur Réf. : et 18 nov et 18 déc et 5 juin et 18 nov p Focus 5 : mettre en œuvre et exécuter le marché conclu Réf. : et 20 nov et 30 janv et 11 juin et 20 nov BÉNÉFICIEZ DE TARIFS DÉGRESSIFS POUR L ACHAT DE PLUSIEURS FOCUS BÉNÉFICIEZ DE TARIFS DÉGRESSIFS 4 focus 2 focus = Tarif adhérent : (au lieu de ) ; Tarif non adhérent : (au lieu de ) 3 focus = Tarif adhérent : (au lieu de ) ; Tarif non adhérent : (au lieu de ) 4 focus = Tarif adhérent : (au lieu de ) ; Tarif non adhérent : (au lieu de ) 5 focus = Tarif adhérent : (au lieu de ) ; Tarif non adhérent : (au lieu de ) 11

12 Les achats au service de la performance hospitalière CNEH - Centre national de l expertise hospitalière Conseil et Formation santé - 3 rue Danton, Malakoff - Tél. : Fax :