UTZ Certified Chaîne de Traçabilité Liste de contrôle

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1 UTZ Certified Chaîne de Traçabilité Liste de contrôle Pour le Cacao Version 3.1, Juin 2012 Introduction La liste de contrôle UTZ Certified est un outil pour les organisations à évaluer leur performance en répondant aux exigences de la Chaîne de Traçabilité UTZ Certified. Pour obtenir la certification pour la Chaîne de Traçabilité UTZ Certified, l'organisation doit accomplir tous les points de contrôle. Le résultat souhaité de cette auto-évaluation est un aperçu des actions à effectuer pour atteindre la conformité. Dans cette liste de contrôle vous pouvez enregistrer des actions qui doivent être fait pour répondre aux exigences de la Chaîne de Traçabilité et quand ces actions doivent se mettre en œuvre. Notez que cette analyse n'est pas un test, mais un moyen de visualiser ce qui est nécessaire pour répondre aux exigences du document. Lorsque vous êtes prêt pour la certification, vous pouvez appliquer pour la même avec un Organisme de Certification - OC - approuvé par UTZ Certified. La liste de ces entités est disponible sur le site Internet de centre de formation UTZ Certified : UTZ Certified vous conseille d'envoyer les résultats de cette auto-évaluation a l'organisme de certification avant de procéder à l'inspection. Il est recommandé que vous envoyez la liste de contrôle des renseignements aussi complets que possible (par exemple les types de produits de cacao, les activités de transformation, et le(s) niveau(x) de programme de traçabilité sélectionné(s)) afin de faciliter le processus d'inspection. Le organisme de certification peut aussi utiliser ce document ou une version adaptée pour le contrôle. Des détails supplémentaires sur la procédure de certification peuvent être trouvés dans le Protocole de Certification UTZ Certified [1]. UTZ Certified vous souhaite un procès de certification réussi. Pour une aide supplémentaire, contactez le bureau d'utz Certified ou des représentants d'utz Certified. Dernière version toujours applicable et disponible sur : Nom: UTZ CERTIFIED Good Inside Page 1 of 9

2 Accompli Identification membre du cacao: Outres informations Conforme Commentaire Plan d'action Date Nº Critère Oui/ Non/ Non applicable Commentaires plus détaillées sont nécessaires lorsque le point de contrôle n est pas accompli et si non applicable Actions nécessaires pour la conformité Date prévue pour la conformité Chapitre 1 SYSTÈME DE CONTRÔLE DOCUMENTÉ GÉNÉRAL 1.A.1 L acteur de la filière dispose d un système de contrôle clairement documenté, qui s adresse à chaque point de contrôle applicable de la Chaîne de Traçabilité UTZ Certified. B. TENUE DES DOSSIERS 1.B.1 Tous les dossiers exigés tout au long de l audit de la Chaîne de Traçabilité sont accessibles, et conservés pendant deux ans au minimum. Chapitre 2 EXTERNALISATION/SOUS-TRAITANTS L acteur de la filière peut externaliser une activité, y compris la manipulation physique et même la modification d un produit de cacao (par ex. transformation de produits de cacao pur ou fabrication de chocolat), auprès d un sous-traitant qui sera inclus dans le champ d application du certificat de Chaîne de Traçabilité. 2.A.1 Le sous-traitant fait partie de la certification de l acteur de la filière qui externalise l activité. En tant que tel, l acteur de la filière (organisation certifiée) est responsable de la conformité des points de contrôle applicables du sous-traitant. Une autoévaluation de conformité d après les points de contrôle UTZ Certified concernés doit être fournie. UTZ CERTIFIED Good Inside Page 2 of 9

3 2.A.2 Si les activités de sous-traitance comprennent une manipulation physique des produits de cacao, l OC peut décider d inclure le sous-traitant dans l audit physique. Chapitre 3 BONNES PRATIQUES DE STOCKAGE 3.A.1 De bonnes pratiques de stockage sont appliquées afin de garantir une bonne qualité homogène et la sécurité des aliments. Ces pratiques garantissent que : 1) les fèves de cacao sont exemptes de manière satisfaisante de matières étrangères et d autres éléments de façon à répondre aux exigences contractuelles ; 2) les fèves séchées sont conditionnées dans des sacs propres et solides, de préférence des sacs de jute ; 3) les fèves de cacao sont stockées à distance du sol et des murs dans un local sec et bien ventilé, à distance des sources de contamination comme les produits agrochimiques, le carburant, les substances inflammables, la fumée, etc. ; 4) les fèves de cacao sont protégées contre l humidité pendant le chargement et le transport. 3.A.2 Une bonne hygiène est assurée pendant la manipulation des produits. Afin de garantir une bonne hygiène : UTZ CERTIFIED Good Inside Page 3 of 9

4 3.A.2 1) Les outils, le matériel et les véhicules utilisés pour le transport des fèves de cacao sont bien nettoyés et entretenus, ce qui garantit l absence de contaminants ; 2) Les installations de stockage et de manutention (sites de production, entrepôts, et centres de collecte, etc.), et le matériel sont nettoyés et entretenus de façon à éviter toute contamination et présence de parasites. 3) Les produits de nettoyage et autres substances sont conservés dans une zone identifiée, à l écart des fèves de cacao et des matériaux d emballage ; 4) Les ordures et déchets sont stockés dans des zones identifiées et sont éliminés de manière appropriée. Chapitre 4 CHOIX D UN NIVEAU DU PROGRAMME DE TRAÇABILITÉ 4.A.1 Pour chaque produit, l acteur de la filière (SCA) ne peut choisir que des niveaux du programme de traçabilité avec le même lien physique ou un lien physique plus faible que celui utilisé par son fournisseur pour le même cacao. 4.A.2 Si, dans une période de production, des intrants issus de différents niveaux du programme de traçabilité sont mélangés, l acteur de la filière ne peut utiliser que le niveau de programme avec le lien physique le plus faible pour ses extrants. Chapitre 5 LE PORTAIL GOOD INSIDE Veuillez noter tous les acteurs de la filière qui achètent, vendent, et produisent des produits de cacao pur (par ex. fèves, liqueur, beurre, et poudre) enregistrent les transactions sur le Portail Good Inside en vigueur depuis le 31 mai A. GESTION DES INTRANTS ET EXTRANTS UTZ CERTIFIED Good Inside Page 4 of 9

5 5.A.1 L acteur de la filière gère un stock commercial qui enregistre les ajouts et déductions de cacao UTZ Certified pour tous les types de produits concernés dans son stock commercial sur le Portail Good Inside. Pour la Séparation, le stock commercial de l acteur de la filière est mis à jour au moins tous les mois pour les achats et les ventes. Pour le Bilan Massique, le stock commercial de l acteur de la filière est mis à jour tous les trois mois s il produit du chocolat à partir de produits de cacao pur (voir la fonction traçage dans La Guide de Démarrage Rapide pour les Membres (et Annexe pour le Cacao)]. Si un acteur de la filière a acheté du cacao UTZ Certified et le vend comme cacao non-utz Certified, son stock commercial doit être mis à jour au moment opportun. B. CONFIRMATION DES INTRANTS 5.B.1 Pour chaque achat de cacao UTZ Certified, une confirmation d achat est faite par l acteur de la filière sur le Portail Good Inside. Pour des achats Bilan Massique, l acteur de la filière peut établir le lien entre les volumes respectifs livrés et le contrat correspondant. 5.B.2 5.B.3 Lorsque du cacao est vendu comme UTZ Certified postérieurement à la transaction initiale impliquant le producteur, le producteur et premier acheteur doivent convenir d une prime. La prime doit être enregistrée dans la déclaration de vente sur le Portail Good Inside. En cas de revendication rétroactive, l acteur de la filière doit (rétroactivement) confirmer une transaction/déclaration de vente pour l achat sur le Portail Good Inside. UTZ CERTIFIED Good Inside Page 5 of 9

6 C. CONFIRMATION DES EXTRANTS 5.C.1 Pour chaque vente de cacao UTZ Certified, une déclaration de vente est faite ponctuellement via le Portail Good Inside. 2ème PARTIE NIVEAUX DU PROGRAMME DE TRAÇABILITÉ Chapitre 6 NIVEAU DE PROGRAMME BILAN MASSIQUE (traçabilité administrative) Le niveau de programme Bilan Massique permet la vente d une partie des extrants d une organisation certifiée avec une revendication BM UTZ Certified, correspondant au volume d intrants UTZ Certified (et compte tenu des taux de conversion). Les intrants UTZ Certified sont gérés dans un stock commercial de l acteur de la filière sur le Portail Good Inside, le cas échéant, ou se traduisent sinon par des crédits de cacao certifié et gérés sur un compte de crédit. A. INTRANTS CERTIFIÉS 6.A.1 L acteur de la filière utilise des intrants certifiés qui ont été achetés : Avec une revendication BM ou SG ou IP Aucune double revendication n est autorisée. 6.A.2 L acteur de la filière exploite un système permettant de garantir, vérifier, et contrôler que les crédits de cacao UTZ Certified proviennent d une source UTZ Certified. Ce système peut être basé sur des documents et procédures écrits et/ou sur un système automatisé. B. TYPES DE PRODUITS & CONTRÔLE DU VOLUME ET EXTRANTS CERTIFIÉS 6.B.1 L acteur de la filière a un système en place visant à assurer que les quantités vendues avec des revendications UTZ Certified pour chaque type de produit correspondent aux quantités d'intrants certifiées et aux revendications associées. - L acteur de la filière tient à jour une liste de tous les produits sortants vendus comme UTZ, qui peuvent être indiqués soit par nom, soit par unité de gestion des stocks, soit par groupe d unités de gestion des stocks. 6.B.2 Ce système (6.B.1) tient compte des taux de conversion. Pour les transformateurs de fèves de cacao, le taux de conversion des fèves de cacao en liqueur/masse de cacao est de 0,82. UTZ CERTIFIED Good Inside Page 6 of 9

7 6.B.3 Pour chaque type de produit, l acteur de la filière établit un récapitulatif annuel du volume annuel total des achats et des ventes de cacao (ou crédits) UTZ Certified et non-utz Certified, y compris : crédits d intrants achetés crédits d extrants vendus C. COMPTE DE CRÉDIT (non applicable si l acteur de la filière gère un stock commercial sur le Portail Good Inside) 6.C.1 L acteur de la filière établit un compte de crédit qui enregistre les ajouts et déductions de crédits UTZ Certified pour tous les types de produits concernés. Le compte de crédit mentionne le volume d achats et de ventes par période pour chaque type de produit. L acteur de la filière possède un système de fonctionnement qui permet de surveiller le solde créditeur dans le récapitulatif. Le récapitulatif est disponible pour l auditeur pendant l audit externe. 6.C.2 6.C.3 Le récapitulatif du compte de crédit et les calculs sont enregistrés, contrôlés, et mis à jour régulièrement au moins tous les trois mois. Les crédits ne peuvent excéder une durée maximale de cinq ans. Les crédits qui ne sont pas utilisés dans ce délai seront déduits au début de la nouvelle année de certificat. Les crédits ne s accumulent que dans le cadre d une certification ininterrompue. Chapitre 7 NIVEAUX DE PROGRAMME SÉPARATION / IDENTITÉ PRÉSERVÉE (traçabilité physique) Dans le niveau de programme Séparation, le volume d intrants certifiés est maintenu séparé sur l'ensemble de la chaîne. Chaque produit de cacao pur livré doit contenir au moins 95 % de cacao certifié, sauf les fèves de cacao qui doivent être de 100%. Pour fabriquer et livrer du chocolat, des produits composés et des produits finis de consommation, les intrants certifiés peuvent être mélangés (c est-à-dire un mélange de cacao certifié avec du cacao non certifié). Le mélange doit être séparé et la teneur minimale en cacao certifié augmentera de la manière suivante : 2011 : 30 %, 2012 : 40 %, 2013 : 60 %, et 2014 : 90 %. Un mélange involontaire est autorisé lors des changements de production. UTZ CERTIFIED Good Inside Page 7 of 9

8 Le niveau du programme de traçabilité Identité Préservée (IP) est basé sur les principes de Séparation en préservant l identité d un producteur certifié tout au long de la chaîne d approvisionnement et permet à un acteur de la filière et/ou à un consommateur de remonter toute la filière du cacao jusqu au producteur dont il provient. Pour obtenir cette dénomination, des exigences spécifiques doivent être remplies en termes de séparation, d identification et de gestion des données sur l ensemble de la chaîne d approvisionnement. Ce niveau du programme de traçabilité assure le lien physique le plus élevé entre le producteur certifié et l utilisateur final du produit certifié. NOTE : IP n est applicable qu aux acteurs de la filière et/ou leurs clients qui exploitent une installation trace-n-tell en ligne (traceur de cacao). Un traceur est un outil de marketing en ligne qui permet aux utilisateurs d identifier les producteurs d un produit fini de consommation à base de cacao. A. INTRANTS CERTIFIÉS 7.A.1 7.A.2 L acteur de la filière utilise des intrants certifiés qui ont été achetés avec le même niveau du programme de traçabilité ou un niveau supérieur (voir le chiffre ci-dessus). L acteur de la filière exploite un système permettant de garantir, vérifier et contrôler que le cacao UTZ Certified est réellement UTZ Certified. Ce système peut être basé sur des documents et procédures écrits et/ou sur un système automatisé comme SAP. B. TYPES DE PRODUITS & CONTRÔLE DU VOLUME ETEXTRANTS CERTIFIÉS 7.B.1 L acteur de la filière a un système en place visant à assurer que les quantités produites et vendues pour chaque type de produit avec des revendications UTZ Certified correspondent aux quantités d'intrants certifiées et au niveau du programme de traçabilité. L acteur de la filière tient à jour une liste de tous les produits sortants vendus sous le label UTZ, qui peuvent être indiqués soit par nom, soit par unité de gestion des stocks, soit par groupe d unités de gestion des stocks. 7.B.2 7.B.3 Ce système [7.B.1] tient compte des taux de conversion. Pour les transformateurs de fèves de cacao, le taux de conversion des fèves de cacao en liqueur/masse de cacao est de 0,82. L acteur de la filière documente chaque achat et/ou vente de cacao UTZ Certified. UTZ CERTIFIED Good Inside Page 8 of 9

9 7.B.4 Pour chaque type de produit, l acteur de la filière effectue un récapitulatif annuel du volume annuel total d achat et de vente de cacao UTZ Certified et non-utz Certified, y compris : intrants reçus intrants utilisés pour la production intrants encore en stock extrants vendus extrants encore en stock 3ème PARTIE : REVENDICATIONS SUR L EMBALLAGE ET UTILISATION DU LOGO SUR LES PRODUITS FINIS DE CONSOMMATION Chapitre 8 APPROBATION DE L ÉTIQUETAGE Pour plus d informations, veuillez vous référer à la dernière version de la Politique d Étiquetage et de Communication pour le Cacao. A. CONTRÔLE DE L'IDENTIFICATION DU PRODUIT, DE L UTILISATION DU LOGO UTZ CERTIFIED ET DES REVENDICATIONS SUR L EMBALLAGE 8.A.1 L acteur de la filière doit présenter l'approbation écrite d'utz Certified pour chaque produit fini de consommation (produits de détail et food service) sur l emballage duquel il appose la revendication ou le logo UTZ Certified. L approbation peut être émise pour un produit ou pour un groupe de produits (unité de gestion des stocks ou groupe d unités de gestion des stocks). 8.A.2 Pour chaque produit fini de consommation avec une revendication séparée, l acteur de la filière demande une approbation d étiquetage à UTZ Certified, qui reflète au moins la teneur minimum en cacao certifié. UTZ CERTIFIED Good Inside Page 9 of 9