ANNEXE 1. Organisation internationale de la Francophonie Construction du système d'information globale Génération 2. Cahier des charges

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1 ANNEXE 1 Organisation internationale de la Francophonie Construction du système d'information globale Génération 2 Page 1/132

2 Préambule : Ce document constitue le cahier des charges, relatif à une prestation de maîtrise d œuvre, en vue de la mise en place du «Système d'information Global Génération 2» de l'organisation Internationale de la Francophonie (OIF). Le cahier des charges est constitué principalement des chapitres : Note importante : Présentation de l OIF ; Contexte et Objet de la Consultation ; Attendus fonctionnels de l application «Gestion de la programmation» ; Attendus fonctionnels de l application «Gestion de projets» ; Attendus fonctionnels de l application «Gestion budgétaire» ; Attendus fonctionnels de l application «Gestion de la dépense» ; Attendus fonctionnels de l application «Annuaire global» ; Attendus fonctionnels de l application «Gestion électronique des documents» ; Attendus fonctionnels de l application «Dématérialisation des documents» ; Attendus fonctionnels de l application «Parapheur électronique» ; Attendus fonctionnels de l application «Gestion des déplacements» ; Attendus fonctionnels de l application «Gestions des achats» ; Attendus fonctionnels de l application «Gestion du courrier» ; Attendus fonctionnels de l application «Espace décisionnel» ; Attendus en matière d Architecture technique, système et logiciel ; Attendus en matière de Prestation ; Attendus en matière d Organisation ; Organisation de la maîtrise d ouvrage ; Annexe 1 : Glossaire. Le cahier des charges se base sur l analyse des processus décrits dans le dossier d urbanisation et le dossier des expressions des besoins joints au dossier de consultation, dont la lecture de la part du soumissionnaire est un pré-requis à la compréhension du présent document et donc à la qualité de la réponse fournie. Les documents d étude constituant le dossier de consultation sont la propriété de l'oif, ils ne peuvent être reproduits ou diffusés sans autorisation préalable écrite de l'oif. Page 2/132

3 Documents de référence : Réf. Nom du document Thème du document R3 Dossier d Urbanisation «Projet AMOA SIG 2G» Référence : AMOASIG2G-LIV- URBA Emetteur : 3S Informatique - Date : 07 décembre 2012 version révisée le 22 avril R5 Dossier d Expression de Besoins «Programmation / Projets / Budgets / Dépenses» - Projet «AMOA SIG 2G» Référence : AMOASIG2G-LIV-EBPBD Emetteur : OIF - Date : 12 avril 2013 Expression des besoins des activités de gestion de la programmation et des projets, de gestion budgétaire et de gestion de la dépense R6 R7 Dossier d Expression de Besoins «Services Collaboratifs» - Projet «AMOA SIG 2G» Référence : AMOASIG2G-LIV-EBSCO Dossier d Expression des Besoins «Espace Décisionnel» - Projet «AMOA SIG 2G» Référence : AMOASIG2G-LIV-EBEDE Emetteur : OIF - Date : 22 avril 2013 Expression des besoins des services collaboratifs : dématérialisation, GED, workflow, déplacements, achats, annuaire, courrier Emetteur : OIF - Date : 22 avril 2013 Expression des besoins de l espace décisionnel : organisation, programmation, Opérations, contrôle Page 3/132

4 SOMMAIRE 1 PRESENTATION DE L OIF CONTEXTE ET OBJET DE LA CONSULTATION Contexte Constats et bilan de l existant Les enjeux et objectifs Périmètre du projet Périmètre fonctionnel SIG 2g Périmètre utilisateurs du SIG 2g Objet de la consultation Conventions de notations et interprétation du cahier des charges ATTENDUS FONCTIONNELS DU LOT N Description générale des attendus Fonctionnalités attendues Attendus fonctionnels de l application «Gestion de la programmation» Attendus fonctionnels de l application «Gestion de projets» Attendus fonctionnels de l application «Gestion budgétaire» Attendus fonctionnels de l'application «Gestion des dépenses» Attendus fonctionnels de l application «Gestion des courriers» Attendus fonctionnels de l application «Gestion des déplacements» Attendus fonctionnels de l application «Annuaire global» ATTENDUS FONCTIONNELS DU LOT N Description générale des attendus Fonctionnalités attendues Attendus fonctionnels de l application «Gestion électronique des documents» Attendus fonctionnels de l application «Dématérialisation des documents» Attendus fonctionnels de l application «Parapheur électronique» Attendus fonctionnels de l application «Gestions des achats» ATTENDUS FONCTIONNELS DU LOT N Description générale des attendus Fonctionnalités attendues Attendus fonctionnels de l espace décisionnel «Organisation» Attendus fonctionnels de l espace décisionnel «Programmation» Page 4/132

5 Attendus fonctionnels de l espace décisionnel «Opération» Attendus fonctionnels de l espace décisionnel «Contrôle» ATTENDUS EN MATIERE D ARCHITECTURE TECHNIQUE, SYSTEME ET LOGICIEL Présentation générale Niveau de service Attendus sur l'architecture technique pour la future organisation Architecture d interface Estimations des éléments de volumétrie pour la future organisation Volumétrie des utilisateurs par type d application Volumétrie actuelle des données de gestion (statistiques au 20/09/2012) Environnement d exploitation Infrastructure serveur et réseau OIF Sécurité Caractéristiques du poste client OIF ATTENDUS EN MATIERE DE PRESTATION Démarrage du projet maîtrise d œuvre Descriptif des attendus de la prestation pour chaque lot Etape 1 : Initialisation du projet Etape 2 : Etude et Conception Etape 3 : Mise en œuvre Etape 4 : Recette Etape 5 : Déploiement Etape 6 : VSR (Vérification de service régulier) Etape 7 : Accompagnement au Changement Etape 8 : Maintenance STRUCTURE ET CONTENU DES OFFRES Présentation générale de la solution Présentation détaillée des fonctions de la solution Architecture Technique Matrice de conformité et argumentaire Présentation détaillée de la prestation Prestation Organisation Présentation détaillées des charges et planning Prix 116 Page 5/132

6 8.8. Présentation de la société et des sociétés éditrices des solutions Présentation Références ORGANISATION DE LA MAITRISE D OUVRAGE Organisation des relations entre l OIF et le maître d œuvre Les intervenants de l OIF Instances de pilotage et de gestion du projet Comité de pilotage Comité de projet Groupes expert Processus de production Gestion des documents Gestion de configurations logiciel Gestion des modifications Gestion des livraisons Gestion des sécurités Gestion des éléments propriété de l OIF Management et Assurance Qualité du projet Généralités Procédures de qualification et de recette interne Procédures de recette par l OIF ANNEXE 1 : GLOSSAIRE DU PROJET Page 6/132

7 1 PRESENTATION DE L OIF L Organisation internationale de la Francophonie (OIF) est une organisation multilatérale fondée en 1970, regroupant actuellement 77 États et gouvernements partageant l usage de la langue française. L OIF est une personne morale de droit international public et possède une personnalité juridique, dont le siège est à Paris, France. Elle est financée par les États et gouvernements membres sous forme de contributions obligatoires ou volontaires. Son budget annuel est de l ordre de 80 millions d euros. L OIF remplit une triple mission : politique, diplomatique et de coopération. Elle déploie ses actions selon les Missions du cadre stratégique de la Francophonie : La promotion de la langue française et de la diversité culturelle et linguistique ; La promotion de la paix, de la démocratie et des droits de l Homme ; L appui à l éducation et à la formation, l enseignement supérieur et la recherche ; Le développement de la coopération au service du développement durable et de la solidarité. Une attention particulière est portée aux jeunes et aux femmes ainsi qu à l accès aux technologies de l information et de la communication dans l ensemble des actions de l OIF. L'OIF dispose de quatre représentations permanentes : à Addis-Abeba, auprès de l Union africaine et de la Commission économique de l Afrique de l ONU; à Bruxelles, auprès de l Union européenne; à New York et à Genève, auprès des Nations unies ; Elle dispose aussi de 4 bureaux régionaux : à Lomé (Togo), à Libreville (Gabon) et à Hanoï (Vietnam) et à Port-au-Prince (Haïti) et d'une antenne régionale à Bucarest (Roumanie). Page 7/132

8 2 CONTEXTE ET OBJET DE LA CONSULTATION 2.1. Contexte L Organisation internationale de la Francophonie (OIF) est un organisme de coopération multilatérale dont l activité principale est la réalisation d'actions de coopération dans les pays en développement de l espace francophone. Pour la mise en œuvre de ses actions, ses activités peuvent se scinder en trois groupes : les activités strictement liées à la mise en œuvre des programmes de coopération; les activités d appui à la mise en œuvre du programme de coopération, qui comportent la gestion du budget et des finances, la gestion de la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la gestion des achats et des moyens généraux, la gestion des systèmes d information; en plus de ces deux premiers groupes d activités, l OIF déploie des activités de pilotage politique et de gouvernance en vue de coordonner toute son action. Pour mener à bien toutes ses activités, l OIF a mis en place depuis 1999 un progiciel de gestion intégrée appelé SIG (Système d'information Global). Le SIG est constitué de plusieurs modules logiciels prenant en charge la gestion de la programmation, la gestion du budget et des finances, et la gestion des courriers entrants et sortants. En quatorze ans, les besoins de l OIF et sa manière de travailler ont beaucoup évolués, notamment avec l'adoption du nouveau Cadre stratégique en 2004 au Sommet de la Francophonie à Ouagadougou et la mise en vigueur d'un nouveau règlement financier qui fixe la durée de l'exercice budgétaire à 4 ans à partir de Le changement de ces deux éléments fondateurs de l activité de l'organisation n est pas sans conséquence sur ses outils de travail quotidien, en particulier le SIG qui était conçu pour une programmation sur deux ans et un exercice budgétaire sur un an Constats et bilan de l existant Le SIG actuel est une application logicielle entièrement conçue à l aide d outils de développement Oracle, tout particulièrement "Oracle Forms". Il est composé de plusieurs modules spécialisés et de bases de données permettant de prendre en charge une grande partie des activités de l Organisation. Certains des modules développés initialement ne sont plus utilisés aujourd hui. Ceux encore utilisés sont les suivants : Le module budget, composé de l ensemble des outils permettant de gérer les dépenses et les recettes de l'organisation. Il comporte les outils suivants : Gestion des Engagements Budgétaires ; Gestion des Engagements Juridiques ; Gestion des Bon Pour Paiements ; Gestion des factures ; Gestion des paiements ; Gestion des crédits annuels ; Gestion des corrections budgétaires. Page 8/132

9 Le module de gestion de la programmation : Gestion quadriennale de la programmation et des projets (module reconstruit en 2010). Le module de gestion des courriers : Gestion des courriers entrants ; Gestion des courriers sortants ; Gestion des courriers internes. Le module d administration et de paramétrage du SIG : Gestion des limites de financement ; Gestion de la nomenclature budgétaire ; Gestion des origines de financement ; Gestion des utilisateurs ; Gestion des paramètres système. Le SIG actuel fonctionne en mode client/serveur classique, avec des clients lourds construits sur la base des outils "Oracle Forms" et un serveur de bases de données Oracle. Les modules "Oracle Forms" sont stockés sur un serveur de fichiers et exécutés par les utilisateurs depuis leur poste de travail. L objectif initial du SIG était de couvrir l ensemble des activités de l'organisation, mais pour certains métiers tels que la comptabilité générale, les Ressources Humaines, l Organisation a fait le choix de travailler avec des outils d éditeurs de logiciels spécialisés. C est ainsi que pour la comptabilité générale, le choix s est porté sur SAGE et pour les ressources humaines, sur CIVITAS. Toutefois pour alimenter ces logiciels de certaines données créées dans le SIG en évitant les saisies multiples et incohérentes, des passerelles ont été construites entre le SIG et ces applications. Compte tenu de l impossibilité des unités hors siège de travailler directement sur le SIG, les actes budgétaires produits dans ces unités sont traités via des fichiers Excel et réintégrés à postériori dans le SIG. L'année 2010 constitue la première année du deuxième Quadriennum du premier Cadre Stratégique Décennal de la Francophonie. En vue de débuter le Quadriennum avec une véritable programmation quadriennale et une gestion quadriennale effective du budget, l'oif a entrepris en 2009 de modifier le SIG pour intégrer de nouveaux outils en attendant d'initier les travaux du SIG 2g. Ces travaux de modification ont conduit à l intégration dans le SIG actuel, d'outils pour la gestion quadriennale du budget conçus en "Oracle forms" et à la construction d un module complet de gestion de la programmation et des projets en technologie web 2.0. Ce module web de la programmation a été conçu à l aide de la bibliothèque GXT, un ensemble d outils de construction d applications web, s appuyant sur GWT (Google Web Toolkit). Ce module web exploite une grande partie des tables de la base de données du SIG actuel. On peut donc le voir comme une extension web du SIG actuel. Page 9/132

10 Les spécifications fonctionnelles ayant servi à tous ces travaux, sont une bonne base de travail pour le projet de construction du nouveau SIG, elles ont servi à la rédaction du présent cahier des charges et serviront à la spécification fonctionnelle détaillée pour la conception et la construction du SIG 2g. Le périmètre applicatif du SIG 2g devra donc recouvrir la totalité de celui de l ancien SIG et prendre en compte d autres modules qu il s avère pertinents et nécessaires de construire, en vue de mettre en place une vraie base de données intégrée permettant d éviter les saisies multiples et la démultiplication de petites bases de données dispersées à travers le système d information. Compte tenu de sa volonté de rendre accessible le SIG aux unités hors sièges et aux spécialistes de programmes pendant leurs déplacements. L OIF souhaite que le système soit développé entièrement en technologie web et accessible de manière sécurisée Les enjeux et objectifs L objectif de l OIF est de construire une nouvelle version du Système d information Global (SIG) en vue de prendre en considération tous les changements institutionnels qui se sont opérés depuis 2004 et d incorporer dans la même démarche d autres besoins fonctionnels et ergonomiques qui se sont révélés nécessaires à l usage du premier SIG et à l évolution des pratiques et des technologies. Il s agira donc de mettre en place un SIG 2g (SIG génération 2), qui prenne en compte l ensemble des besoins actuels de l Organisation en s appuyant sur les technologies de dernière génération et une architecture logicielle robuste, souple, sécurisée et évolutive Périmètre du projet Ce projet de reconstruction du SIG se situe dans le cadre du Plan de Gestion Stratégique (PGS) de l OIF. Ce plan s'inscrit dans la démarche de modernisation entreprise par l OIF et s'articulant sur 6 objectifs stratégiques : Recentrer les actions de l'oif en fonction de ses créneaux d excellence ; Adopter une structure organisationnelle et décisionnelle simplifiée ; Adapter la gestion des ressources humaines aux besoins et aux exigences de l'organisation ; Améliorer les instruments de gestion ; Communiquer efficacement ; Mesurer les effets des réalisations de l'organisation. Le projet SIG 2g se situe plus particulièrement dans le volet "Améliorer les outils de gestion" du PGS. La mise en œuvre du projet est portée par la Sous-direction des systèmes d information (DSI) en collaboration avec les unités opérationnelles de l Organisation, en particulier la DPE (Direction de la Planification et de l'evaluation) et la DBF (Sous-direction du budget et des finances) dont les activités couvrent la majeure partie du SIG. Un vaste travail de concertation a permis de faire la description de l ensemble des processus métiers de l Organisation en vue de nourrir l analyse fonctionnelle des besoins qui a conduit à la rédaction de ce cahier des charges. Page 10/132

11 Périmètre fonctionnel SIG 2g En vue de définir de manière précise le périmètre du futur SIG, une urbanisation du système d'information a été réalisée. Elle a permis de définir une cartographie fonctionnelle complète du système d'information et d'en déduire l'ensemble des applications concernées par la mise en place du SIG2g. Cf. Annexe 2, Urbanisation du système d'information de l'oif. La construction du nouveau SIG s articule donc autour des modules applicatifs suivants : Gestion de la programmation pluriannuelle (Quadriennale) ; Gestion des projets ; Gestion du budget ; Gestion des dépenses ; Gestion des courriers ; Gestion des déplacements ; Gestion des contacts (Annuaire global) ; Gestion électronique des documents et dématérialisation ; Gestion des workflows et du parapheur électronique ; Gestion des tableaux de bord et des outils de l'intelligence décisionnelle. L'accostage applicatif résultant de l'urbanisation est présenté ci-dessous : Page 11/132

12 Périmètre utilisateurs du SIG 2g Si l ensemble des agents de l OIF est concerné par l utilisation du SIG, aujourd hui, il est surtout l outil de travail quotidien des assistants et assistantes administratives, des assistants et assistantes de gestion, des spécialistes de programmes, des directeurs des différentes directions de programmes, de l équipe de la direction de la planification et de l'évaluation, des équipes de la Sous-direction du Budget, de la comptabilité et des finances et des équipes du Contrôle financier. L objectif de l OIF est de faire du SIG l outil de travail quotidien de chaque agent de l Organisation, y compris ceux des sites délocalisés dans des pays autres que celui de son siège. Un ensemble de profils spécifiques définis en fonction des tâches devra permettre à chaque agent de contribuer à la réalisation des objectifs de l'organisation à travers l utilisation du SIG. Comme précisé dans la présentation de l'oif, plusieurs sites sont concernés par la mise en place du nouveau SIG. Le siège de l'organisation sur Paris et les unités hors siège réparties à travers le monde. Page 12/132

13 Actuellement, seuls le site de Paris est à même d utiliser le SIG, les unités dites hors siège, localisées dans des pays autres que celui du siège, n y ont pas encore accès. Les unités hors siège de l OIF sont : Bureau Régional Afrique de l Ouest à Lomé (BRAO) ; Bureau Régional Afrique centrale et Océan indien à Libreville (BRAC) ; Bureau régional pour l Asie et le Pacifique à Hanoï (BRAP) ; Bureau régional pour les pays de la Caraïbe à Port-au-Prince (BRPC) ; La représentation permanente de l OIF auprès des Nations unies à New-York (RPNY) ; La représentation permanente de l OIF auprès des Nations unies à Genève (RPG) ; La représentation permanente de l OIF auprès de l Organisation de l Unité africaine et de la Commission économique (RPUA) ; Antenne régionale pour les pays de l Europe centrale et orientale à Bucarest (APECO) ; La représentation permanente de l OIF auprès de l Union européenne à Bruxelles (RPUE) ; Institut de la Francophonie pour le développement durable à Québec (IFDD). Le SIG 2g doit permettre à l ensemble de ces unités délocalisées d avoir accès de manière fluide et permanente aux différents outils de gestion qui seront disponibles Objet de la consultation La présente consultation est constituée de trois lots regroupant plusieurs modules fonctionnels : Lot n 1 : SIG Noyau (Programmation/Projets/Budgets/Dépenses) la gestion de la programmation ; La gestion des projets ; l élaboration du budget quadriennal ; la planification opérationnelle ; l élaboration du budget d exécution annuelle ; la gestion de l exécution des opérations ; la gestion des Engagements Budgétaires ; la gestion des Engagements Juridiques ; la gestion des factures ; la gestion des paiements ; la clôture budgétaire ; Page 13/132

14 l annuaire global pour la gestion des contacts tiers (les agents OIF, les volontaires, les fournisseurs, les medias, la liste officielle/le protocole,...) ; la gestion des courriers (courriers entrants, sortants et internes) ; la gestion des déplacements (voyages dans le cadre des actions de l'oif). Lot n 2 : Services Collaboratifs la gestion électronique des documents (GED) ; la dématérialisation, basée sur la lecture automatisée de documents, une unité de lecture/reconnaissance automatique des documents (LAD/RAD) ainsi que ses interfaces standards et spécifiques ; la gestion des flux de validation (parapheur électronique/workflow) ; la gestion des processus d'achats. Lot n 3 : Espace décisionnel l espace «Organisation» ; l espace «Programmation» ; l espace «Opération» ; l espace «Contrôle». Le schéma ci-dessous présente le périmètre applicatif issu de l'urbanisation du système d'information effectué dans le cadre des travaux nécessaires à la l'élaboration des cahiers d'expression des besoins. Page 14/132

15 ètre applicatif Sché ma du périm La présente consultation concerne, pour chaque lot, une prestation relative à : 1- la fourniture de solution(s) correspondant aux différents modules fonctionnels constitutifs du lot. 2- la maîtrise d œuvre de l ensemble du lot, à savoir : la fourniture du Plan d Assurance Qualité (à joindre à la réponse à l appel d offres) ; le paramétrage des modules fonctionnels ; la conception des spécifiques le cas échéant ; le développement des spécifiques le cas échéant ; conception et développement des interfaces entrantes et sortantes. Dans le cadre de l obligation de résultat : l assistance à la recette (Vérification d Aptitude au bon fonctionnement ou VABF) ; le déploiement et la mise en production ; l assistance à la montée en charge du système (Vérification de service Régulier ou VSR) ; la fourniture de la documentation technique de conception/développement en français ; la fourniture du dossier d architecture système et logiciel ; la fourniture des manuels d exploitation en français ; Page 15/132

16 la fourniture des manuels utilisateurs en français, la fourniture des manuels de formation (dans le cadre de la conduite du changement) en français ; le support technique et fonctionnel pendant la période de garantie (de 1 an à compter de la prononciation de la VSR) et corrections des anomalies dans les délais fixés par la garantie ; la formation aux utilisateurs et aux informaticiens. 3- un contrat de maintenance de l ensemble des fournitures d une durée de 1 an renouvelable à partir de la fin de garantie, comprenant : le support technique et fonctionnel par hotline aux équipes et utilisateurs ; la conception et le développement des éventuelles adaptations et/ou évolutions dans les délais fixés par le contrat. Les prestations attendues pour chaque lot seront réalisées de manière forfaitaire avec obligation de résultat. Au regard des objectifs fonctionnels et opérationnels du futur système et du découpage en lots, tels que définis dans la suite de ce document, le soumissionnaire doit considérer que la mise en œuvre du (des) lot(s) au(x) quel(s) il répond, s inscrit dans un projet global constitué de plusieurs lots, engagé par la maîtrise d ouvrage, pour lequel les prestations du maître d œuvre et l engagement de résultat associé, s inscrivent dans un projet d entreprise nécessitant un partenariat fort. L offre de services, établie par le soumissionnaire devra intégrer, au-delà de la fourniture et de la mise en œuvre opérationnelle d une solution, une démarche méthodologique pragmatique (clairement formalisée) et un niveau d assistance et de conseil permettant de caractériser ce partenariat. Page 16/132

17 2.6. Conventions de notations et interprétation du cahier des charges Dans les chapitres liés aux attentes fonctionnelles : le terme «module» recouvre la notion de «module fonctionnel» ; le terme «interface» recouvre la notion de «flux d informations entre deux modules fonctionnels d une même application ou de deux application distinctes» ; Le terme "unité d'action" représente un élément de l'architecture de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements qui peut être une Mission, un Domaine d'action, un Programme, un Projet, une Activité ou une Opération. Le soumissionnaire est libre de proposer une architecture fonctionnelle et modulaire différente de celle préconisée dans le document au travers des modules et fonctions décrites. Dans ce document, nous exprimerons les attentes de l OIF sous la forme : Où : <e_nnnn> c < Libellé de l exigence> <Thème de l exigence> Texte descriptif de l exigence. e est le type d exigence, regroupé en 3 familles : FONC pour fonctionnelle ; TECH pour technique ; PRES pour prestations. nnnn est le numéro de l exigence c correspond au niveau d importance de l exigence : P pour primordial ; I pour important ; Si e=fonc et : S pour souhaitable. c=p : l absence de la fonction remet en cause l organisation prévue par l étude d impact ; c=i : l absence de la fonction est pénalisante pour l organisation ; c=s : cette fonction est un plus en terme d organisation, son absence n est pas pénalisante. Si e=tech et : c=p : le non respect de cette contrainte technique est fortement pénalisant ; c=i : le non respect de cette contrainte technique est pénalisant ; Si e=pres et : c=s : la prise en compte de cette contrainte technique est un plus, son non respect n est pas pénalisant. c=p : le non respect de cette prestation est fortement pénalisant pour la gestion du projet ; c=i : le non respect de cette prestation est pénalisant pour la gestion du projet ; c=s : la prise en compte de cette prestation est un plus, son non respect n est pas pénalisant. Page 17/132

18 3 ATTENDUS FONCTIONNELS DU LOT N Description générale des attendus Les prestations attendues dans ce lot comprennent la mise en place des fonctionnalités suivantes : La gestion de la programmation ; L élaboration du budget quadriennal ; La planification opérationnelle ; L élaboration du budget d exécution annuelle ; L exécution d interventions ; La gestion des Engagements Budgétaires ; La gestion des Engagements Juridiques ; La gestion des factures ; La gestion des règlements ; La clôture budgétaire ; Un annuaire global pour la gestion des contacts tiers (les agents OIF, les volontaires, les fournisseurs, les medias, la liste officielle/le protocole,...) ; La gestion des déplacements ; La gestion du courrier Fonctionnalités attendues Attendus fonctionnels de l application «Gestion de la programmation» FONC_ 1 P Créer un portefeuille de Missions structuré sous forme arborescente. Gestion de l architecture de la programmation Création d un portefeuille de Missions sous forme hiérarchique qui sera décomposé en Domaines d'action, Programmes, Projets, Activités et Opérations. Cela correspond à la mise en place de l'architecture de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements. Les unités d'action des différents niveaux de l'arbre seront construites au fur et à mesure des différentes phases de gestion de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements, au cours du CSMT et des cycles de mise en œuvre qui sont aujourd'hui de 4 ans (Quadriennum). Page 18/132

19 Créer le cycle de vie d'un Gestion du cadre stratégique à Moyen terme FONC_ 2 P cadre stratégique à Moyen terme (CSMT) Le CSMT est le cycle de vie du cadre stratégique, sa durée doit être paramétrable. Il permet de gérer le cycle de vie des Missions. FONC_ 3 I Travailler en chevauchement sur deux CMST Gestion de l architecture de la programmation Possibilité de créer et de commencer à travailler dans un nouveau CSMT pendant la période de clôture du CSMT en fin de vie. FONC_ 4 P Ouvrir et clôturer un CSMT Gestion de l architecture de la programmation L'ouverture du CSMT marque le début officiel du cadre stratégique dans le système et permet à l'oif d'initier ses actions. Cette ouverture est susceptible d'enclencher des traitements spécifiques sur les unités d'action de l'arbre. La clôture arrête toutes les actions en cours. Elle est susceptible aussi d'enclencher des traitements spécifiques sur les unités d'action de l'arbre. Les dates d'ouverture et de clôture doivent être programmables, pour une prise en compte automatique ou manuelle. FONC_ 5 I Archiver un CSMT Gestion de l architecture de la programmation Après la clôture d'un CSMT, cette fonction permet d'archiver toutes actions réalisées au cours du CSMT (les cycles de mise en œuvres et toutes les unités d'action effectuées pendant le CSMT, planification stratégique, planification opérationnelle, exécuté des Opérations) Page 19/132

20 FONC_ 6 I Consulter les données d un CSMT archivé Gestion de l architecture de la programmation Possibilité de consulter les données d un cadre stratégique antérieur, une fois qu il aura été archivé. Créer une architecture de Gestion de la Programmation, du FONC_ 7 P Programmation, Fonctionnement et Fonctionnement et des Investissements Investissement Cette fonction permet, à partir du portefeuille de Missions, de créer les architectures de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements comportant toutes les unités d'action de la planification stratégique (les Missions, les Domaines d'action, les Programmes et les Projets). La fonction doit permettre la création de chaque type d'unité d'action en fonction de ses paramètres et informations spécifiques : Informations d'identification de l'unité d'action, informations sur les OS, EMT ou ECT; informations des unités d'action filles; budget et informations diverses permettant de gérer l'unité d'action. Editer une unité d'action de la Gestion de la Programmation, du FONC_ 8 P programmation, du Fonctionnement ou des Fonctionnement et des Investissements Investissement Cette fonction permet d'éditer une unité d'action pour saisir, compléter ou modifier ses informations et ses données. Page 20/132

21 Modifier le nombre de niveaux Gestion de la Programmation, du de la structure de Fonctionnement et des Investissements FONC_ 9 I programmation, du fonctionnement et des Investissements Le nombre de niveaux de l'arbre ne doit pas être figé, il doit être possible de l'augmenter ou de le diminuer si nécessaire. Création du cycle de mise en Gestion de la Programmation, du FONC_ 10 P œuvre de la programmation, du Fonctionnement et des Fonctionnement et des Investissements Investissements Le CSMT se décompose en plusieurs cycles qui permettent de gérer la mise en œuvre (stratégique et opérationnelle) de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements. Aujourd'hui la durée d'un cycle est de 4 ans, mais cette durée doit être paramétrable, pour donner la possibilité de la changer si cela s'avérait nécessaire. Il permet de gérer le cycle de mise en œuvre des unités d'action, de puis le niveau Domaine d'action jusqu'au niveau Opération. Seules les Missions sont d'une durée égale à celle du CSMT. FONC_ 11 P Définir la durée de vie ou de validité d'une unité d'action Gestion de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Il doit être possible de définir la durée de vie de chaque unité d'action (Mission, Domaine d'action, Programme, Projet, Activité, Opération). La durée de vie des Missions doit être à l'intérieur de celle du CSMT et la durée de vie des autres unités d'action dans celle du cycle de mise en œuvre de la Programmation/Fonctionnement/Investissement. Cette durée doit être paramétrable (modifiable). Page 21/132

22 Modifier la structure de l'arbre Gestion de la Programmation, du FONC_ 12 I Programmation / Fonctionnement / Fonctionnement et des Investissements Investissement Possibilité de modifier la structure de programmation (liens parent/enfant), en cours d exécution de la Programmation/Fonctionnement/Investissements. Ouvrir et clôturer un cycle de Gestion de la Programmation, du mise en œuvre de la Fonctionnement et des Investissements FONC_ 13 P Programmation du Fonctionnement et des Investissements L'ouverture du cycle de Programmation/Fonctionnement/Investissement marque le début officiel de la planification stratégique. Cette ouverture est susceptible d'enclencher des traitements spécifiques sur les unités d'action de l'arbre. La clôture arrête toutes les actions en cours à la fin du cycle. Elle est susceptible aussi d'enclencher des traitements spécifiques sur les unités d'action de l'arbre. Les dates d'ouverture et de clôture doivent être programmables, pour une prise en compte automatique ou manuelle. Travailler en chevauchement Gestion de la Programmation, du sur deux cycles de mise en Fonctionnement et des Investissements FONC_ 14 P œuvre de Programmation, Fonctionnement, Investissements Possibilité de créer et de commencer à travailler dans un nouveau cycle de Programmation/Fonctionnement/investissement pendant la période de clôture du cycle en fin de vie. Page 22/132

23 Affecter une unité d'action à Gestion de la Programmation, du FONC_ 15 P une ou plusieurs unités administratives et à un ou Fonctionnement et des Investissements plusieurs utilisateurs On doit pouvoir affecter les unités d'action à une ou plusieurs Unités Administratives et à un ou plusieurs utilisateurs avec la possibilité de définir un chef de file. FONC_ 16 I Définir des «Chef de File» et des «Associées» Gestion de l architecture de la programmation Définition d Unités Administratives «Chef de File», et d Unités Administratives «Associées», pour chaque unité d'action de l'arbre. Gérer des droits d'accès aux Gestion de la Programmation, du unités d'action de l'arbre de la Fonctionnement et des Investissements FONC_ 17 P Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Un système de droit d'accès doit être défini pour gérer les accès aux différentes unités d'action de l'arbre. Ces droits doivent être paramétrables avec la possibilité de les activer ou de les désactiver. Affecter à chaque unité Gestion de la Programmation, du FONC_ 18 P d action de l arbre un budget planifié divisé en tranches Fonctionnement et des Investissements annuelles. Affectation à chaque élément de l arbre d un budget planifié divisé en tranches annuelles, selon le nombre d'année du cycle de mise en œuvre de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements. Page 23/132

24 Définir des règles de cohérence Gestion de la Programmation, du FONC_ 19 P budgétaire à chaque niveau Fonctionnement et des Investissements de l'arbre Des règles de cohérence budgétaire doivent être définies sur tout l'arbre pour éviter que la somme des budgets des fils ne soit supérieur au budget des pères et que la somme des tranches annuelles ne soit supérieure au budget. Ces règles sont à préciser pendant les spécifications fonctionnelles détaillées. Historiser chaque modification Gestion de la Programmation, du du budget planifié sur les unités Fonctionnement et des Investissements FONC_ 20 I d action de l arbre de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements. Une fois la planification stratégique validée, toute modification des budgets des unités d'action doit être tracée. Gérer plusieurs états pour toutes Gestion de la Programmation, du les unités d action de l arbre de Fonctionnement et des Investissements FONC_ 21 P la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements, reflétant les différents niveaux de validation. En vue d'effectuer une bonne gestion de la vie des unités d'action depuis leur création jusqu'à leur clôture, il est nécessaire de mettre en place un système de gestion de leurs états au cours du cycle de mise en œuvre de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements. Page 24/132

25 Disposer de versions de Gestion de la Programmation, du FONC_ 22 I simulation de la structure de Fonctionnement et des Investissements programmation Possibilité de simuler l architecture de programmation, avant sa validation définitive. FONC_ 23 P Spécifier les champs d action de chaque Projet Gestion de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Possibilité de spécifier les champs d action de chaque Projet (cible pays, type de partenaire, type de bénéficiaire). FONC_ 24 P Gérer une liste de modes d'intervention Gestion de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Cette fonction permet de tenir la liste des modes d'intervention utilisés dans le cadre de la Programmation. Le nombre de modes d'intervention doit être variable. On doit pouvoir en créer à tout moment au cours du cycle de mise en œuvre de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements. Affecter des indicateurs de Gestion de la Programmation, du FONC_ 25 P résultat à un mode Fonctionnement et des Investissements d'intervention A chaque mode d'intervention correspond un certain nombre d'indicateurs de résultat. Cette fonction permet de gérer l'affectation d'indicateur à un mode d'intervention. Page 25/132

26 FONC_ 26 P Affecter des modes d intervention aux Projets Gestion de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Définition des modes d intervention par Projet, permettant d'indiquer les modalités d'action associées au Projet. FONC_ 27 P Affecter les OS, EMT et ECT aux Missions, Programmes et Projets Gestion de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Les Missions, les Programmes et les Projets sont censés produire des résultats au fil du temps. Cette fonction gère la création et l'affectation de résultats à une Mission, un Programme ou un Projet. Chaque unité d'action peut produire un ou plusieurs résultats. FONC_ 28 P Affectation d'indicateurs de résultats aux OS, EMT et ECT. Gestion de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Pour chaque résultat à atteindre, on peut définir un ou plusieurs indicateurs selon deux catégories : les indicateurs génériques et les indicateurs spécifiques, la fonction doit faire la distinction entre les deux catégories. Pour les indicateurs spécifiques, la possibilité de les créer doit être soumise à une approbation préalable. Saisir les données et les Gestion de la Programmation, du FONC_ 29 P informations associées aux indicateurs de résultats des OS, Fonctionnement et des Investissements EMT et ECT Pour chaque indicateur de résultat, la fonction doit permettre de saisir les données et les informations associées. Possibilité de faire saisir les données et les informations par un ou plusieurs utilisateurs. Page 26/132

27 FONC_ 30 P Construire la chaine de résultats Gestion de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Chaque Projet produit des ECT qui contribuent tous à un et un seul EMT. Cette fonction permet d'associer un Projet à l'emt auquel contribuent ses ECT. Chaque Programme produits des EMT qui contribuent tous à un et un seul OS. Cette fonction permet d'associer un Programme à l'os auquel contribuent ses EMT. Il permet aussi de spécifier à quel OS un Domaine d'action est associé. Elaborer et faire valider la Gestion de la Programmation, du FONC_ 31 P programmation, le Fonctionnement et les Fonctionnement et des Investissements Investissements Définition et mise en œuvre du processus de construction de la programmation (circuit de validation interne et d adoption par les instances). Le système doit permettre d'imprimer et d'exporter la planification stratégique selon un format bien déterminé FONC_ 32 I Clôturer une unité d'action Gestion de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Permet de clôturer une unité d'action en fin de cycle ou lorsqu'elle est terminée avant la fin du cycle de mise en œuvre de la Programmation / Fonctionnement / Investissements. FONC_ 33 I Archiver un cycle de mise en œuvre de la Programmation, Gestion de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements du Fonctionnement et des Page 27/132

28 Investissements Après la clôture d'un cycle de mise en œuvre de Programmation / Fonctionnement / Investissements, cette fonction permet d'archiver toutes les unités d'actions réalisées au cours du cycle (planification stratégique, planification opérationnelle, exécuté des Opérations). FONC_ 34 I Consulter les données d un cycle de mise en œuvre de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements archivé Gestion de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements Possibilité de consulter les données d un cycle de mise en œuvre de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements antérieur, une fois qu il aura été archivé Attendus fonctionnels de l application «Gestion de projets» FONC_ 35 P Créer l'architecture des Projets Gestion de la planification opérationnelle Pour chaque Projet, permettre aux utilisateurs, en fonction de leurs droits d'accès, de créer leurs Activités et leurs Opérations. Ces créations complètent l'architecture de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements. FONC_ 36 P Affecter des Activités et des Opérations aux Unités Administratives et aux utilisateurs Gestion de la planification opérationnelle Page 28/132

29 Affecter chaque Activité et chaque Opération à une ou plusieurs directions de programme et à un ou plusieurs utilisateurs, avec une notion de chef de file, selon des règles d'attribution et des droits d'accès appropriés. Ces affectations doivent être modifiables en cours de cycle de Programmation / Fonctionnement / Investissements. FONC_ 37 P Affecter des modes d'interventions aux Activités et aux Opérations Gestion de la planification opérationnelle Spécifier pour chaque Activité et chaque Opération, un ou plusieurs modes d'intervention. FONC_ 38 P Affecter des Produits et Services et leurs indicateurs aux Opérations Gestion de la planification opérationnelle Pour chaque Opération, spécifier la liste des Produits et Services attendus, ainsi que les indicateurs génériques et spécifiques associés, être à même de faire évoluer la liste des Produits et Services et leurs indicateurs, en cours de cycle de programmation. FONC_ 39 P Construire la chaîne de résultats Gestion de la planification opérationnelle Pour chaque Activité, préciser l'ect auquel il contribue ; Pour chaque Opération préciser l'ect auquel il contribue ; Pour chaque Opération définir les indicateurs de résultat génériques des Produits et Services associés aux modes d'intervention affectés à l'opération ; Pour chaque Opération définir les indicateurs de résultats spécifiques de l'utilisateur. Page 29/132

30 Saisir les données et les Gestion de la planification opérationnelle FONC_ 40 P informations associées aux indicateurs de résultats des Opérations. Saisir les Produits et Services récoltés en fonction des indicateurs, après l'exécution de l'opération. Préciser les informations sur les Gestion de la planification opérationnelle FONC_ 41 P déplacements prévus dans le cadre de l'opération Si des déplacements sont prévus, spécifier le cas échéant pour chaque Opération, les dates, les budgets et les ressources humaines (agents de l'oif et consultants) qui y prendront part. Un tableau prévisionnel des missions et déplacements par direction doit être produit sur la base de ces informations. FONC_ 42 I Produire une vue Synthétique d'une Activité Gestion de la planification opérationnelle Produire pour chaque Activité une vue synthétique de ses informations et celles de ses Opérations, sans avoir à parcourir l'arbre. FONC_ 43 I Produire une vue Synthétique d'un Projet Gestion de la planification opérationnelle Pouvoir produire pour chaque Projet, une vue synthétique de ses informations, celles de ses Activités et celles de ses Opérations, sans avoir à parcourir l'arbre. Page 30/132

31 FONC_ 44 P Editer des Activités et des Opérations Gestion de la planification opérationnelle Permettre le parcours de l'arbre pour la saisie, la modification et la mise à jour des informations des Activité et des Opérations. FONC_ 45 P Planifier des Activités et des Opérations Gestion de la planification opérationnelle A l'aide d'un calendrier permettre aux utilisateurs de planifier leurs Activités et leurs Opérations sur le cycle de mise en œuvre de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements. Les dates de début et de fin des Activités et Opérations doivent être modifiables en cours de cycle de mise en œuvre. FONC_ 46 P Planifier le budget des Activités et des Opérations Gestion de la planification opérationnelle Pour chaque Projet, effectuer la répartition de son budget sur ses Activités et ses Opérations. Pendant cette répartition budgétaire, identifier pour les Activités et les Opérations, la part réservée aux missions (déplacements) et aux les consultants. Contrôler la cohérence Gestion de la planification opérationnelle FONC_ 47 P budgétaire des Activités et des Opérations. Page 31/132

32 Pour chaque Projet, la sommes des budgets de ses Activités ne doit pas dépasser son budget; Pour chaque Activté, la somme de ses tranches annuelles ne doit pas dépasser son budget; Pour chaque Projet et pour une année donnée du cycle de mise en oeuvre, la sommes des tranches annuelle de ses Activités ne doit pas dépasser sa tranche annuelle; La même cohérence doit être respectée pour les Activités et leurs Opérations. FONC_ 48 P Modifier la planification budgétaire des Activités et des Opérations Gestion de la planification opérationnelle Permettre la modification de la répartition budgétaire des Activités et des Opérations après validation, et effectuer le suivi de chaque modification dans le système. FONC_ 49 S Prévoir des partenaires pour l'exécution d'une Opération Gestion de la planification opérationnelle Définir le cas échéant pour chaque Opération, les partenaires pré-identifiés pour intervenir dans l execution de l Opération, dans un tableau prévisionnel des partenaires. FONC_ 50 S Renseigner la contribution non financière des partenaires locaux à l'exécution d'une Opération Exécution des Opérations Pouvoir spécifier les moyens non financiers mis à disposition par les partenaires locaux pour l'exécution de l'opération sur le terrain. FONC_ 51 I Déplacer les Activités et les Opérations dans l'arborescence des projets Gestion de la planification opérationnelle Page 32/132

33 Possibilité de modifications de la structure des Projets (liens parent/enfant), en cours d exécution des Projets. FONC_ 52 P Travailler en parallèle sur deux planifications opérationnelles Gestion de la planification opérationnelle Travailler en période de clôture/ouverture sur deux cycles de mise en oeuvre en même temps, afin de permettre simultanément de clôturer les Activités et les Opérations d'un cycle de mise en œuvre en cours, et de commencer la planification opérationnelle du nouveau cycle. FONC_ 53 S Répertorier les risques dans l'exécution d'une Opération Gestion de la planification opérationnelle Pouvoir repertorier et mettre en évidence les risques dans l'éxécution d'une Opération. FONC_ 54 I Simuler la planification opérationnelle Gestion de la planification opérationnelle Permettre de construire une planification opérationnelle virtuelle, sur la base d un budget non encore adopté. Produire le récapitulatif Gestion de la planification opérationnelle FONC_ 55 P budgétaire des Opérations, des Activités et des Projets Produire une restitution budgétaire constamment à jour, donnant la situation des budgets (alloués, réservés, engagés, ordonnancé) aux niveaux Projets, Activités et Opérations, la liste des EB, EJ, BBP et paiement de chaque Opération, avec leurs montants et leurs états associés. Page 33/132

34 FONC_ 56 P Gérer les états des Projets Activités et Opérations Gestion de la planification opérationnelle En vue d'effectuer une bonne gestion de la vie des Projets, Activités et Opérations, depuis leur création jusqu'à leur clôture, il est nécessaire de mettre en place un système de gestion de leurs états au cours du cycle de mise en œuvre de la Programmation, du Fonctionnement et des Investissements. FONC_ 57 P Imprimer et exporter la planification opérationnelle Gestion de la planification opérationnelle Imprimer et/ou exporter la planification opérationelle selon la vue d'un spécialiste de programme ou d'une direction de programme donnée Produire le document de Gestion de la planification opérationnelle FONC_ 58 I validation de la planification opérationnelle. Lorsque la planification opérationnelle est prête, produire le document de validation selon un format bien déterminé. FONC_ 59 S Gestion des Opérations cofinancées Exécution d intervention Gestion des Opérations cofinancées (sur programmation et hors programmation). Page 34/132

35 FONC_ 60 S Gérer la sélection des candidatures Exécution des Opérations Gestion et sélection des candidatures (partenaires, experts, volontaires, stagiaires). FONC_ 61 I Programmer des alertes sur les contrats en cours Exécution des Opérations Remonter des alertes sur les Opérations dont les contrats associés arrivent à expiration, ou dont les tranches de paiement arrivent à échéance. Gestion d alertes si d autres contrats sont en cours avec le partenaire. FONC_ 62 I Connecter l exécution des Opérations à la GED Exécution des Opérations L'intégration dans la GED de tous les documents intervenants dans le processus d'exécution des Opérations, avec dématérialisation si nécessaire. FONC_ 63 I Gérer l avancement des Opérations Exécution des Opérations Gestion de l avancement des Opérations en fonction de la planification. FONC_ 64 P Gérer les modes d intervention des Opérations Suivi des résultats d Opération Gestion de modes d intervention multiples par Opération et collecte des indicateurs de résultats standards et spécifiques (Produits & Services). Page 35/132