SOMMAIRE. ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables

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1 E MODULE E GESTION DES BIENS SOMMAIRE E MODULE E GESTION DES BIENS... 1 E.1 DEFINITIONS... 2 E.2 PRINCIPES DE GESTION... 3 E.2.1 OBJECTIFS POURSUIVIS... 3 E.2.2 DESTINATION FINALE DES BIENS MIS A DISPOSITION... 3 E.2.3 ETAPES DE GESTION DES BIENS... 3 E.3 BIENS DURABLES... 4 E.3.1 REFERENCIATION DES BIENS... 4 E.3.2 OUTILS DE GESTION DES BIENS... 7 E.3.3 PROCESSUS D ENTREE ET D AFFECTATION DES BIENS... 9 E.3.4 PROCESSUS D UTILISATION DES BIENS...10 E.3.5 PROCESSUS D ENTRETIEN DES BIENS...12 E.3.6 PROCEDURE D INVENTAIRE DES BIENS...14 E.4 FOURNITURES CONSOMMABLES...15 E.4.1 NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES...15 E.4.2 OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES...15 E.4.3 PROCESSUS DE RECEPTION...15 E.4.4 PROCESSUS DE CONSOMMATION...15 E.4.5 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT...16 E.4.6 PROCESSUS DE CONTROLE...16 E.5 CARBURANT...17 E.5.1 OUTILS DE GESTION...17 E.5.2 PROCESSUS DE RECEPTION...17 E.5.3 PROCESSUS DE CONSOMMATION...17 E.5.4 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT...17 E.5.5 PROCESSUS DE CONTROLE...18 E.6 PROTECTION DES BIENS...19 E.7 ANNEXES DU MODULE...20 Gestion des Biens 1

2 E.1 DEFINITIONS Les biens coespondent aux dépenses matéielles engagées pa l Agence pou acquéi ses moyens de tavail et pou assue la mise en œuve de ses activités. Ils sont classés en tois (3) catégoies pincipales : les biens duables ou immobilisations au sens comptables du teme ; les founitues consommables ; le cabuant. Les biens duables sont des éléments copoels destinés à sevi de façon duable à l activité de l Agence. Ils ne se consomment pas pa le pemie usage. On distingue deux (2) statuts juidiques de biens duables : les biens acquis à tite de popiété de l Agence ; les biens mis à disposition de l Agence pou sevi à la mise en œuve des activités d un pojet spécifique. Les founitues consommables sont des éléments copoels stockables (founitues de bueau, founitues de cafétéia, founitues infomatiques, petit outillage de bueau ) qui : soit, dispaaissent dès leu pemie usage, soit, sont à usage unique. Le cabuant est une founitue consommable ne pouvant ête stockée physiquement à l Agence mais qui fait l objet d une utilisation au moyen de tickets ou de bons. La distinction de ces catégoies de biens est fondamentale ca, à chaque catégoie de biens, coespondent des modalités de gestion spécifiques. Gestion des Biens 2

3 E.2 PRINCIPES DE GESTION E.2.1 OBJECTIFS POURSUIVIS Il est nécessaie d assue la coecte gestion des biens ca de la qualité de la gestion de ces biens dépenda le maintient du potentiel de poduction de l Agence ainsi que la maîtise de ses coûts de fonctionnement. Les pocédues de gestion des biens visent les objectifs suivants : l utilisation ationnelle des biens affectés ; l identification pécise des biens à l occasion de leu entée dans le patimoine de l Agence ou du pojet ; la éalisation péiodique d inventaies physiques des biens ; le enouvellement optimal des biens. E.2.2 DESTINATION FINALE DES BIENS MIS A DISPOSITION La destination finale de cetains biens duables mis à disposition de l Agence n est déteminée qu à la fin de l activité pou laquelle ils ont été mobilisés. Les biens acquis aux fins des pojets sont : soit donnés à tite de subvention à l Agence ; soit tansféés à d autes oganismes ou pojets désignés pa le gouvenement et les bailleus de fonds à l achèvement des activités ou à la liquidation de l Agence. E.2.3 ETAPES DE GESTION DES BIENS Les pocédues de gestion de biens duables compotent les étapes suivantes : l entée des biens, l utilisation des biens, l entetien des biens, l inventaie des biens, la sotie des biens. Quand aux founitues consommables et au cabuant, les étapes de gestion compotent seulement : la éception des biens, les consommations, le enouvellement, le contôle des stocks. Gestion des Biens 3

4 E.3 BIENS DURABLES La catégoie des biens duables compend notamment : le matéiel de bueau le matéiel infomatique, le matéiel bueautique, le mobilie de bueau, le matéiel de tanspot, le matéiel audiovisuel. E.3.1 REFERENCIATION DES BIENS E CODIFICATION DES INFORMATIONS L efficacité des pocédues de gestion des biens exige la codification des infomations nécessaies à l identification, à l utilisation et au suivi des biens. Les infomations susceptibles d ête codifiées compennent : 1. le statut juidique du bien (popiété ou mise à disposition), 2. la natue du bien, 3. la désignation du bien, 4. la souce de financement du bien, 5. la date d acquisition, 6. la localisation du bien, 7. l affectation, 8. le numéo d ode du bien. Ces infomations peuvent ête egoupées en deux (2) catégoies : les infomations qui ne peuvent ête modifiées tout au long de la duée d utilisation du bien ; les infomations susceptibles d ête modifiées pendant la péiode d utilisation du bien pa l Agence (localisation, affectation, ). E ETIQUETAGE DES BIENS La éféence d immobilisation est l infomation codifiée qui est matéialisée pa une étiquette apposée su une immobilisation afin de l identifie apidement. Cette infomation n est potée qu une fois et n est pas modifiable. En conséquence, les infomations susceptibles de modifications ne sont pas potées su l étiquette d'identification ; mais elles sont mentionnées dans la fiche d'immobilisation et dans le egiste des biens. Figuent su l étiquette les enseignements suivants : 1. le statut juidique du bien (popiété ou mise à disposition), 2. la natue du bien, 3. la désignation du bien, 4. la souce de financement du bien, 5. la date d acquisition, 6. le numéo d ode du bien. Gestion des Biens 4

5 L étiquette d immobilisation compote ainsi six (6) positions : position 1 position 2 position 3 position 4 position 5 position 6 statut natue désignation financement date numéo Les codifications sont alphanuméiques. Pou chaque position elles doivent compote le même nombe de caactèes pou assue une pésentation homogène des étiquettes. Position 1 - le statut : un caactèe numéique suffit. Pa exemple : 1 pou Bien acquis à tite de popiété de l Agence 2 pou Bien mis à disposition de l Agence Position 2 - la natue du bien : tois caactèes alphabétiques suffisent. Pa exemple : MAB : matéiel de bueau, MIN : matéiel infomatique, MBU : matéiel bueautique MOB : mobilie de bueau MAT : matéiel de tanspot MAV : matéiel audio-visuel, etc. Position 3 - la désignation du bien ou la desciption : quate caactèes alphabétiques. Pa exemple : CLIM : climatiseu, TABB : table basse, CHAI : chaise, CLAV : clavie SOUR : souis ECRA : écan PHTC : photocopieu Position 4 - la souce de financement : tois caactèes numéiques en 2 paties sépaées pa un tiet pou indique le n ode de la convention signée. Pa exemple : 00-1 : Fonds popes Agence 01-1 : IDA, 1e cédit 01-2 : IDA, 2ème cédit, 02-1 : 1e Don japonais, 02-2 : 2 ème Don japonais : Etat, 1èe convention, 03-2 : Etat, 2 ème convention. Position 5 - la date d'acquisition : quate caactèes numéiques. Exemples : 2002, 2003, Position 6 - le numéo d'ode du bien : 3 caactèes numéiques. Pa exemple : 001 : pou le pemie bien enegisté, 002 : pou le deuxième bien enegisté, 003 : pou le toisième bien enegisté. Etc... Les positions à l'intéieu de l étiquette d'identification sont sépaées pa des baes obliques. Ainsi le code suivant : 2 MAB CLIM.A founit les enseignements suivants : 2 : bien mis à disposition, MAB : classé dans le matéiel de bueau CLIM.A: il s'agit d'un climatiseu split system ; et sa patie ventilateu (A), 01-1 : bien financé su le 1 e cédit IDA, 2002 : bien acquis en 2002, 003 : bien inscit sous le numéo 003 dans le egiste des biens. Gestion des Biens 5

6 E CAS SPECIFIQUES Matéiel composite : Dans le cas spécifique du matéiel infomatique composite, le numéo d ode est complété pa un caactèe alphabétique pécisant les paties pouvant ête emplacées tout en gadant les autes éléments du matéiel comme suit : A pou le moniteu, B pou l unité centale, C pou le clavie, D pou la souis. Il en est de même du matéiel de climatisation («split system») composé de : A désignant le ventilateu, B désignant le compesseu. Bien livé en plusieus unités : Losqu un bien est livé en plusieus unités, la numéotation peut compende la mention de la quantité totale livée et l ode de l élément dans le lot. Exemple : achat de 20 chaises de bueau livées en une seule fois ; le numéo d ode du lot des 20 chaises dans le egiste est 50, le numéo d ode de la 15ème chaise du lot sea codifié comme suit : 50.15/20. Ainsi en cas de dispaition d un élément du lot, la mention sea faite dans le egiste su la ligne d enegistement du lot de 20 chaises ; et une écitue de sotie de bien constatea la sotie de ce seul élément du lot. Cas paticulie du matéiel oulant : L'attibution du numéo d'immaticulation est assuée nomalement pa le sevice national des tanspots, chagé de l'immaticulation des véhicules au plan national. Mais l'immaticulation des véhicules ne founit pas tous les enseignements souhaités. Les enseignements complémentaies telles que la souce de financement, peuvent ête potés dans le livet du véhicule ou maqués su ses potièes sous fome de macaon. E INTERET DE LA CODIFICATION DES BIENS L'intéêt de cette codification est de : facilite l'exécution des inventaies physiques; favoise le appochement apide et la valoisation des biens inventoiés; localise sans pete de temps les biens. L'attibution d'un code entaîne la céation d'une étiquette (métallique de péféence) qui est fixée su le bien pa l ASA/le LOG. Cette éféence est epotée dans le egiste des biens duables. Gestion des Biens 6

7 E.3.2 OUTILS DE GESTION DES BIENS E MATERIEL DE GESTION L ASA/Le LOG dispose des outils suivants pou la gestion des biens duables : des classeus, des chemises catonnées, des dossies à sangles, une amoie femant à clef, une machine à étiquete ou des étiquettes autocollantes, un mico-odinateu su lequel est installé le logiciel de gestion des immobilisations, des canets de bons pou constate les mouvements des biens. E SUPPORTS DE GESTION Les suppots nécessaies à la gestion des biens duables compennent : le egiste des biens, la fiche d immobilisation, la fiche d inventaie. L insciption au egiste : Il est ouvet un egiste pa catégoie de biens duables. Ce egiste manuel ou infomatique enegiste chonologiquement toutes les entées de biens duables. Le egiste compend les enseignements suivants: 1. le code d identification, 2. la date d entée du bien, 3. la désignation du bien, 4. la maque, 5. le type, 6. le nom du founisseu, 7. le sevice utilisateu (la localisation), 8. le numéo de la fiche de coût de evient, 9. le pix d acquisition, 10. la date de sotie du bien, 11. les obsevations. Le egiste des biens duables est tenu pa l ASA/le LOG. Une fiche d'immobilisation elative à chaque immobilisation est céée los de l'insciption du bien dans le egiste. Gestion des Biens 7

8 La fiche d immobilisation : La fiche, losqu elle est manuelle, est de péféence catonnée. Elle suit l'immobilisation dans son lieu d'utilisation. Les enseignements suivants sont founis pa la fiche d'immobilisation : 1. la date d acquisition et de mise en sevice, 2. le numéo d'identification du bien, 3. la désignation du bien, 4. les éféences de la fiche de coût de evient, 5. la maque, 6. le type, 7. le nom du founisseu, 8. le pix d'acquisition, 9. la souce de financement, 10. la sotie du patimoine, 11. l affectation, 12. les opéations de épaations et visites techniques, 13. les caactéistiques du bien. La fiche d inventaie : La fiche d inventaie founit les infomations suivantes : 1. le statut du bien, 2. la localisation du bien, 3. la natue du bien, 4. l étiquette, 5. la désignation du bien, 6. la desciption sommaie du bien, 7. l état du bien, 8. la souce de financement du bien, 9. la date d acquisition, 10. la valeu d acquisition ou valeu d entée du bien, 11. les obsevations petinentes su le bien. Gestion des Biens 8

9 E.3.3 PROCESSUS D ENTREE ET D AFFECTATION DES BIENS Séquence Péiodicité Acteus Desciption naative des tâches A E C D 1. A la date de éception de tout L ASA/Le LOG établit en un exemplaie un bon d entée (BE) du bien à pati du pocès-vebal de éception dessé pa la bien ou lot de biens commission ad-hoc de éception des commandes, pote la nomenclatue su le BE et su les autes pièces justificatives (factues, machés) soumet le BE accompagné de la liasse (factue, maché, bon de commande) au DAF pou véification et signatue. 2. Le DAF véifie la confomité du BE avec la liasse (factue - maché) et le signe pou le valide puis le etoune à l ASA/le LOG avec les instuctions pou l affectation ; 3. Su instuctions du DAF L ASA/Le LOG pépae en deux exemplaies le bodeeau d affectation du matéiel (BAM) au vu des instuctions du DAF et lui tansmet pou signatue 4. Le DAF véifie la confomité du BAM à ses instuctions, signe et le tansmet au DG 5. Le DG s assue de la égulaité de l opéation, appose son visa pou l autoise et le etoune à l ASA/le LOG pou exécution 6. Dès que les biens sont pépaés Le DAF infome pa tout moyen les bénéficiaies de la disponibilité du matéiel dont ils peuvent pende livaison L ASA/Le LOG appose les étiquettes d identification su les biens et les met à la disposition des bénéficiaies Au moment de l affectation des biens bénéficiaies contesignent les BAM en pennent un exemplaie et écupèent les biens qui leu sont affectés L ASA/Le LOG saisit la codification définitive des biens affectés dans le logiciel de gestion des immobilisations classe le BE, le BAM, les factues, les machés, le PV dans un dossie appopié (classeu, chemise, etc.) de biens duables Au moins une fois pa mois Le CPT Contôle l exactitude des infomations saisies pa l ASA/le LOG dans le logiciel Au moins une fois pa an Le CG/CI Contôle l exactitude des infomations de gestion des biens A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion des Biens 9

10 E.3.4 PROCESSUS D UTILISATION DES BIENS E MODALITES GENERALES Aucun bien ne peut ête utilisé sans avoi été affecté à un agent ou à un sevice de l Agence. La seule pesonne habilitée à autoise les utilisations de biens d équipement est le DG. L utilisation de cetains biens, comme le mobilie de bueau, le matéiel de bueau, (tables, bueaux, chaises, fauteuils,...) ne pésente aucune paticulaité à pati du moment où ils ont été affectés à des agents pécis. Chaque agent est esponsable de l utilisation du matéiel qui lui a été affecté. D autes biens exigent, au contaie, un suivi tès appoché afin de leu assue une duée de vie aisonnable. Il s agit des véhicules, du matéiel infomatique et des photocopieus. E UTILISATION DES VEHICULES Séquence Péiodicité Acteus Desciption naative des tâches A E C D 1. Quotidiennement tout conducteu S assue, avant de monte à bod d un véhicule de l Agence, qu il est autoisé à conduie ; 2. Le DG utilise un véhicule de fonction, soit en conduisant lui-même, s il est muni d un pemis de conduie coespondant à la catégoie du véhicule, soit pa un chauffeu mis à sa disposition 3. A l occasion des déplacements des véhicules de L ASA/Le LOG délive des fiches de sotie aux conducteus des véhicules pendant les heues de sevice sevices en ville 4. Inopinément Le DAF Veille au espect de cette disposition 5. A l occasion des déplacements à l intéieu Le DAf fait pépae un ode de mission en deux exemplaies, qu il soumet à la signatue soit du DG 6. Avant le dépat en mission Le CHF écupèe l oiginal de l ode de mission signé, le véhicule affecté à la mission et véifie que les autes pièces obligatoies pou l utilisation du véhicules affecté à la mission sont disponibles : canet de bod, cate gise ou cate jaune, assuance, visite technique,- pemis de conduie. 7. tout conducteu s intedit : de tanspote les pesonnes étangèes à l Agence, d enfeinde aux ègles habituelles de ciculation outièe, s expose aux sanctions disciplinaies et pécuniaies en vigueu cas de non espect des pésentes dispositions. A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion des Biens 10

11 E UTILISATION DU MATERIEL INFORMATIQUE Séquence Péiodicité Acteus Desciption naative des tâches A E C D 1. Tous les jous Agents équipés véifient que le matéiel fonctionne nomalement d un poste assuent l état de popeté du matéiel 2. En cas d incident Tout agent signale l incident l ASA/le LOG pou disposition nécessaie à pende (dépannage ou maintenance) 3. Tous les jous Tout agent veille à utilise les founitues infomatiques sans gaspillage (papie, ence, disquette, etc.) 4. Tous les jous Agents équipés sauvegade les fichies su des suppots intenes et extenes pou assue une sécuité des données de l Agence. d un poste 5. A la femetue des bueaux Agents équipés s assuent que le matéiel est éteint (ou en veille pou les matéiels en communication) d un poste veillent à ecouvi le matéiel de housses adéquates 6. Au moins 2 fois pa mois L ASA/Le LOG veille à ce que la maintenance du matéiel soit effectuée pa un pestataie de sevices infomatiques En cas de besoin Le DAF fait emplace tout matéiel défaillant ou hos d usage. 7. E UTILISATION DES EQUIPEMENTS COLLECTIFS (copieus, machines à elie, etc.) Séquence Péiodicité Acteus Desciption naative des tâches A E C D 1. A la mise en sevice du Le DAF désigne un esponsable (l ASA/le LOG) pou s occupe de l utilisation de l équipement bien 2. Tous les jous L ASA/le LOG Véifie que l équipement fonctionne coectement 3. Chaque emplit un cahie d utilisation compotant les mentions suivantes: date, identité de l utilisateu, natue des tavaux, utilisateu quantité, obsevations. 4. Aux dates péétablies L ASA/le LOG s assue que l équipement n a pas atteint son niveau d utilisation à pati duquel un contôle est nécessaie ; sinon il fait inteveni le pestataie de maintenance. inopinément Le CG/CI Contôle le espect des pesciptions d utilisation de ces biens 5. A : pou appobation, E : pou exécution, C : pou contôle, D : pou détention (ou achivage et consevation). Gestion des Biens 11

12 E.3.5 PROCESSUS D ENTRETIEN DES BIENS E DEFINITIONS Pendant la duée de vie ou de fonctionnement d'un bien duable, tois types d'entetien sont à pévoi : l'entetien pemanent ou quotidien, l'entetien péiodique, les épaations. L'entetien pemanent est, en généal, appoté pa l'utilisateu lui-même qui veille à assue un fonctionnement quotidien égulie du matéiel mis à sa disposition. Il se manifeste pa les dispositions de véifications à effectue quotidiennement. L'entetien péiodique est l'ensemble des contôles de fonctionnement à effectue à des dates pécises ou apès un n ombe d heues de fonctionnement généalement fixé pa le fabicant. Les épaations sont l'ensemble des inteventions effectuées su les biens pou les emette dans un état de fonctionnement coect. Ils sont effectués pa un sevice extéieu à l'agence. E L ENTRETIEN DES BIENS Cetains équipements spécialisés sont accompagnés au moment de leu livaison pa le founisseu d'une notice où sont consignées les instuctions elatives à leu entetien. Une copie de la notice d'entetien est tansmise au sevice utilisateu du matéiel désigné, de même que la documentation technique founie avec le bien. L'entetien péiodique doit s'effectue selon les modalités de la notice d'entetien. Les modalités et les pocédues à suive sont fonction de la natue des biens. Entetien des véhicules : L'entetien quotidien et péiodique des véhicules est assué pa le CHF. L entetien péiodique compend les opéations suivantes : la vidange, le gaissage, le gonflage des pneus, la véification des niveaux d'eau et d'huile. La visite technique des véhicules est conduite sous la esponsabilité de l ASA/LOG. Le canet de bod du véhicule est examiné égulièement pa le CG/CI ca il founit des enseignements utiles su la qualité d'utilisation du bien. Les infomations qu il contient sont les suivantes : le nom du chauffeu affecté, les destinations assuées, les kilomètes pacouus, les entetiens déjà effectués, les numéos d'ode de mission, les obsevations éventuelles. Entetien du matéiel infomatique : Gestion des Biens 12

13 L'entetien péiodique du matéiel infomatique est confié à un pestataie local de sevices infomatiques. Les logiciels exigent de la maintenance. En cas de mauvais fonctionnement ou de la nécessité d acquéi une vesion actualisée d un logiciel, il convient de faie appel à un founisseu agéé pa le popiétaie du logiciel. L installation des pogammes peut ête confiée à un infomaticien indépendant ou à un agent qui aua été péalablement fomé à cette tâche. Entetien des autes équipements : L'entetien péiodique des autes équipements est assué pa : l'utilisateu d'une pat, s'il a eçu une fomation appopiée et ; d'aute pat, un sevice extéieu si la natue des tavaux l'exige. E LA REPARATION DES BIENS Toute opéation de épaation donne lieu à l'établissement d'un bon de tavail (BDT) compotant toutes les mentions nécessaies pemettant d'identifie la natue des tavaux demandés : les éféences du bien, la date de demande des tavaux, la désignation des tavaux à effectue, la date d'entée du bien à l'atelie, la date de sotie, les tavaux effectués. Le BDT est un bon de commande pou sevice de épaation. Tous les BDT sont signés pa le Diecteu Généal ou le DAF pa délégation. Dans tous les cas, celui-ci véifie avant de signe le BDT si le bien bénéficie d une gaantie du constucteu. Dans l affimative il véifie également la natue et la potée de cette gaantie afin de ne pas faie pende en chage pa l Agence des tavaux imputables aux founisseus. Le BDT est établi en quate exemplaies. Ces quate exemplaies seont ventilés comme suit : deux exemplaies pou le sevice extéieu de épaation, un exemplaie pou la comptabilité et, le denie constituant la souche. Le BDT est visé pa : l'agent ou le sevice utilisateu, l ASA/le LOG. Losque les tavaux sont effectués, l ASA/le LOG vise une seconde fois pou constate la bonne exécution des tavaux demandés. Le épaateu doit joinde un des deux exemplaies de BDT à sa factue au moment de la livaison des tavaux qui sea constatée pa un bodeeau de livaison du épaateu dûment visé pa le esponsable financie. Le sevice utilisateu poua alos pende livaison du bien en visant le BDT. L'exemplaie du bon de tavail etenu pa l ASA/le LOG est classé dans le dossie individuel du bien. Gestion des Biens 13

14 E.3.6 PROCEDURE D INVENTAIRE DES BIENS E OBJECTIF DE L INVENTAIRE L'inventaie a pou but le contôle physique des biens duables. Cette opéation pemet de : décele d éventuels écats ente le nombe et la natue des biens figuant, d une pat, su les egistes des biens et, d aute pat, dans les comptes, véifie la situation physique des biens. E RESPONSABILITE DE L INVENTAIRE Les opéations d'inventaie sont effectuées une fois pa année et sont placées sous la supevision du CG/CI. Les opéations matéielles sont exécutées pa une équipe d inventaie compenant, oute l ASA/le LOG, d autes agents désignés pa le CG/CI. E PROCEDURE DE PRISE D INVENTAIRE La éussite de la pocédue des pises d'inventaie nécessite la mise en place des dispositions suivantes : pépaation des fiches d'inventaie infomation péalable des pesonnes concenées pa la pocédue, angement péalable des biens. Los de la pise d'inventaie, toutes les annotations nécessaies sont faites, en paticulie celles concenant l'état du bien. Toutes les fiches d inventaies sont datées et signées pa les membes de l'équipe d'inventaie. Les fiches d'inventaie sont ensuite exploitées avec les egistes pou compléte les infomations qui ne pas matéialisées su les biens. A la fin de l'opéation, un pocès vebal d'inventaie physique des immobilisations est établi et signé pa les membes de l équipe d'inventaie. Les conclusions de l'inventaie consignées dans le pocès vebal sont communiquées pa le CG/CI au DG et au DAF pou les décisions éventuelles à pende soit : pou autoise la sotie définitive d'un bien, pou sanctionne les agents n ayant pas coectement utilisé ou entetenu les biens, pou autoise le emplacement d'un bien. Gestion des Biens 14

15 E.4 FOURNITURES CONSOMMABLES E.4.1 NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES La codification des aticles de founitues est possible mais non obligatoie. Les founitues consommables compennent : le papie, les ences, stylos, blocs-notes, founitues de angements (classeu, chemises, etc.), les poduits d entetien et de nettoyages, les denées de la cafétéia, les consommables infomatiques. E.4.2 OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES E MATERIEL DE GESTION La gestion des founitues se fait avec les matéiels suivants : une amoie qui feme à clef, des canets de bons pou constate les mouvements des founitues. E SUPPORTS DE GESTION Les suppots nécessaies à la gestion des founitues compennent : le egiste des founitues (ou ensemble des fiches de stock), la fiche d inventaie. E.4.3 PROCESSUS DE RECEPTION L ASA/Le LOG et la STR éceptionnent les founitues aupès des founisseus et délivent un bon d entée (BE) en au moins 2 exemplaies à aison d 1 ex pou l ASA/le LOG et 1 ex pou la STR qui pend en chage les founitues livées. Elle enegiste dans chaque fiche stock les quantités eçues et ange les aticles dans les locaux et angements ésevés à cet effet. Ces locaux et angement doivent feme à clef. E.4.4 PROCESSUS DE CONSOMMATION Au fu et à mesue des demandes, la STR live les quantités demandées et délive un bon de sotie (BS) en au moins 2 exemplaies à aison d 1 exemplaie pou le demandeu et d 1 exemplaie qu elle conseve. Elle tient à jou le egiste des founitues à pati des BS. Remaque : ce système peut ête emplacé pa l ouvetue d un cahie dans lequel une colonne est pévue pou appose les visas des demandeus à chaque sotie. Gestion des Biens 15

16 E.4.5 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT Losque les stocks de founitues atteignent un niveau de quantité minimum, la STR demande à l ASA/le LOG le enouvellement des founitues. L ASA/Le LOG s assue que la dotation budgétaie de la péiode n est pas épuisée avant de lance le pocessus de éappovisionnement. Le éappovisionnement suit les pocédues d acquisitions valables pou cette catégoie de dépenses. E.4.6 PROCESSUS DE CONTROLE Le contôle des founitues consommables s exece à deux occasions pincipales : au enouvellement du stock, à l inventaie de fin de péiode. L ASA/Le LOG assue le contôle des stocks en pocédant à l inventaie en pésence de la STR et au moyen de la fiche d inventaie de stock. Un pocès-vebal d inventaie est dessé à chaque contôle selon le planning des éappovisionnements. Un exemplaie est communiqué au CG/CI, au CPT et au DAF. Gestion des Biens 16

17 E.5 CARBURANT Le cabuant nécessaie au fonctionnement de l Agence est acquis conte emise de tickets aupès des sociétés pétolièes de la place confomément à la pocédue d acquisition des biens et sevices. Ces tickets peuvent ête utilisés dans toutes les stations de la société pétolièe su le teitoie national. E.5.1 OUTILS DE GESTION E MATERIEL DE GESTION La gestion du cabuant se fait avec les matéiels suivants : un coffe, des canets de bons pou constate les mouvements de tickets. E SUPPORTS DE GESTION Les suppots nécessaies à la gestion du cabuant compennent : le egiste du cabuant, la fiche de dotation de cabuant (FDC), la fiche d inventaie. E.5.2 PROCESSUS DE RECEPTION L ASA/Le LOG et le CPT éceptionnent les tickets aupès des founisseus et délivent un bon d entée (BE) en au moins 2 exemplaies à aison d 1 exemplaie pou l ASA/le LOG et d un pou le CPT. L ASA/Le LOG pend en chage les canets de tickets livés. Il enegiste dans le egiste de cabuant les quantités de tickets et leus valeus et ange les canets dans le coffe ou dans tout aute angement de sécuité ésevé à cet effet. Un exemplaie du BE est tansmis au DAF pou infomation. E.5.3 PROCESSUS DE CONSOMMATION La FDC est le document délivé pa le DG qui autoise l ASA/le LOG à founi des tickets de cabuant. Au vu d une FDC appouvée pa le DG, l ASA/le LOG live la quantité de tickets demandés. Le bénéficiaie vise la FDC et émage dans le egiste de cabuants. L ASA/Le LOG met à jou le egiste de cabuant. E.5.4 PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT Losque le stock de tickets de cabuant est en voie d épuisement, l ASA/le LOG en demande au DAF le enouvellement. Le DAF s assue que la dotation budgétaie de la péiode n est pas épuisée avant de lance le pocessus de éappovisionnement. Le éappovisionnement suit les pocédues d acquisitions valables pou cette catégoie de dépenses (consultation de tois founisseus). Gestion des Biens 17

18 E.5.5 PROCESSUS DE CONTROLE Le contôle du cabuant s exece en deux occasions pincipales : au enouvellement du stock de tickets, à l inventaie de fin de péiode. Le CG/CI assue le contôle du cabuant en pocédant à cet inventaie en pésence de l ASA/le LOG au moyen de la fiche d inventaie de stock. Un pocès-vebal d inventaie est dessé à chaque contôle. Il fait état des écats anomaux de consommation (non justifiés pa les déplacements effectués ou pa la consommation moyenne des véhicules. Un exemplaie du PV est communiqué au DG et au DAF. Gestion des Biens 18

19 E.6 PROTECTION DES BIENS L Agence souscit des polices d assuances conte les isques suivants que peuvent coui les biens : vol, incendie, inondation (dégâts des eaux), esponsabilité civile. L Agence peut utilise les sevices d un coutie d assuances pou gaanti le choix de la meilleue couvetue des biens et le suivi efficace des polices. Les oiginaux des polices d assuances sont consevés dans un coffe au bueau du DG. Des exemplaies sont tansmis au DAF pou la tenue de la comptabilité. Le DAF (ou le CJ) est esponsable du enouvellement dans les délais des polices d assuances des biens. A l occasion des enouvellements, une pospection est faite pou saisi des oppotunités susceptibles d optimise les coûts des pimes. Pa ailleus, les esponsables et agents de l Agence doivent, en pemanence, veille à la sécuité des biens placés sous leu esponsabilité ou mis à leu disposition. Ils doivent ainsi pesonnellement s assue que ces biens ne puissent ête ni volés, ni pedus, ni dégadés. La sécuité des locaux et leu gadiennage font ainsi pati des mesues de sécuité élémentaies. Gestion des Biens 19

20 E.7 ANNEXES DU MODULE 1 Bon d entée 2 Bon de sotie 3 Bodeeau d affectation du matéiel 4 Modèle de egiste des biens duables 5 Modèle de fiche d immobilisation 6 Fiche d inventaie d immobilisations 7 Modèle de canet de bod de véhicule 8 Modèle de bon de tavail 9 Modèle de fiche d inventaie de stock 10 Modèle de fiche de stock (ou egiste de founitues) 11 Modèle de fiche de dotation de cabuant 12 Modèle de egiste de cabuant Gestion des Biens 20

21 BON D ENTREE Bon d entée N DU DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Obsevations La STR L ASA/Le LOG INSTRUCTIONS POUR L ENTREE : les mouvements de stock sont faits dans l unité de comptage Gestion des Biens 21

22 BON DE SORTIE Bon de sotie N DU DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Obsevations La STR Le bénéficiaie Visa de l ASA/LOG INSTRUCTIONS POUR LA SORTIE : les mouvements de stock sont faits dans l unité de comptage Gestion des Biens 22

23 BORDEREAU D AFFECTATION DE MATERIEL Bodeeau N DU DESIGNATION REFERENCE UTILISATEUR CODIFICATION L ASA/Le LOG Le esponsable du sevice utilisateu Visa du DG ou du DAF INSTRUCTIONS POUR LE BENEFICIAIRE : les biens sont popiété de l Agence Gestion des Biens 23

24 REGISTRE DES BIENS DURABLES INSTRUCTIONS POUR L AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont ecensés individuellement dans le egiste N DE FOLIO N DE COMPTE INTITULE DU COMPTE Réf. Mouvements Codification Date Desciption Allotissement Valeu Commande Founisseu Affectation date natue destination obsevations epot du folio pécédent total à epote Gestion des Biens 24

25 FICHE D IMMOBILISATION Fiche N DU N de compte Codification Desciption Affectation Founisseu Date de mise en sevice Date de sotie Motif Détail du coût DESIGNATION MONTANT (devises) MONTANT (monnaie locale) Coût total Quantités Coût unitaie Le Comptable Le DAF Gestion des Biens 25

26 FICHE D INVENTAIRE DES BIENS DURABLES N de folio Date de l inventaie Natue du bien Localisation N de compte Codification Desciption Localisation Etat Date d acquisition Valeu d acquisition Financement Obsevations epot total (à epote) Le chef d équipe d inventaie Le esponsable du sevice utilisateu Visa du CG/CI INSTRUCTIONS POUR L EQUIPE D INVENTAIRE : s assue que les biens ecensés sont popiété de l Agence ou mis à sa disposition. Gestion des Biens 26

27 FICHE D INVENTAIRE DE STOCK N de folio Date de l inventaie Natue du bien Localisation N de compte Réféence Desciption Unité QUANTITE théoique QUANTITE physique Ecats Obsevations L ASA/Le LOG Le CG/CI INSTRUCTIONS POUR L EQUIPE D INVENTAIRE : les quantités feont l objet d un double comptage pou éduie les isques d eeus Gestion des Biens 27

28 REGISTRE DES FOURNITURES INSTRUCTIONS POUR L AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont inscits dans le egiste selon l unité de comptage N DE FOLIO N DE COMPTE INTITULE DU COMPTE Désignation du bien Date N BE ou BS Desciption de l opéation Bénéficiaie QUANTITE entée QUANTITE sotie Stock théoique. Stock physique. Ecats Emage ment Obsevations Total du folio pécédent Total à epote Gestion des Biens 28

29 FICHE DE DOTATION EN CARBURANT N de fiche Date Demandeu Sevice QUANTITE DEMANDEE OBJET OBSERVATIONS QUANTITE ACCORDEE OBSERVATIONS Le DEMANDEUR Visa de l ASA/du LOG Visa pou accod du DG ou du DAF Gestion des Biens 29

30 REGISTRE DE CARBURANT N de folio N de compte Intitulé du compte Date Qté entée Qté sotie Founis seu Bénéfi ciaie N séie tickets Stock théoique. Stock physique. Ecats Emage ment Obse vations Gestion des Biens 30

31 BON DE TRAVAIL Bon N DU PRESTATAIRE Nom ou aison sociale Adesse Tel Devis ou pofoma du Le pestataie ci-dessus identifié est invité à exécute les sevices ci-apès décits : DETAIL DE LA PRESTATION Codification QUANTITE PRIX UNITAIRE TOTAL TOTAL HORS TAXE Montant total en lettes Délais de livaison Régime fiscal Le Pestataie Visa du DG ou du DAF Bon pou accod INSTRUCTIONS POUR LE PRESTATAIRE : Pou tout èglement, les factues devont ête accompagnées de l ORIGINAL du bon de tavail Gestion des Biens 31

32 CARNET DE BORD DE VEHICULE N de folio N du véhicule Nom du chauffeu Date Destination Km dépat Km aivée Total km pacouus quantité cabuant quantité lubifiant Entetien Répaation Obse vations Gestion des Biens 32