ENTREPRISE M RANDO. Le 18 Mars 2010

Transcription

1 ENTREPRISE M RANDO Le 18 Mars 2010 Compétences - Mettre en œuvre le logiciel de gestion commerciale Connaissances associées Utiliser les fonctionnalités du logiciel de gestion commerciale La facturation : créer des documents commerciaux achats et ventes La gestion des stocks : suivre l inventaire des stocks - Mettre en œuvre le logiciel comptable Utiliser les fonctionnalités du logiciel de gestion comptable La saisie des opérations comptables La gestion du grand livre - Mettre en œuvre le SGBDR - Mettre en œuvre le Texteur Utiliser les fonctionnalités du SGBDR et du texteur Créer une base de données, une table, et des requêtes en effectuant des opérations Effectuer un publipostage avec texte conditionnel Activités sur tables Enregistrer des opérations de règlement Etablir une facture d avoir Etablir une fiche de stock selon la méthode du Coût unitaire moyen pondéré mensuel. Etablir un planigramme Classe :

2 Vous poursuivez votre période de formation au sein de l entreprise M RANDO afin de vous perfectionner avec les logiciels professionnels, votre tuteur, après avoir testé vos connaissances lors des premières semaines vous demande de réaliser certaines missions, il vous laisse travailler en autonomie et vous demande de lui faire un compte rendu des activités réalisées. Vous êtes à M RANDO SPORT 12 rue Saint Jean LE MOULE Mrando@telnel.fr Les spécialistes de la marche et de la randonnée Activité : ventes d articles de sports et de randonnée Immatriculations SIRET : RCS : PAP B NAF : 524 W N identification intracommunautaire : FR Domiciliation : Société générale 18 centre Damencourt LE MOULE Régime fiscal : Bénéfice réel TVA acquittée sur les débits, taux 8.50% Effectif de l entreprise : 9 salariés ORGANIGRAMME Gérant M. Jean LACASSE VOUS Directeur Commercial Mr Jules MARIUS Directrice administrative Mme Monique JARAL Directeur comptable Mr Georges LACOMPTE Agents commerciaux/ Magasinier M. Ken ZEBUL Melle Venise ANEROS M. Benoit BOISNA Secrétaire Mme Valérie MARKET Employés/Vendeurs Mme Claire PETIT M. Yoan MARIOL

3 L organisation comptable de l entreprise : L entreprise utilise les journaux suivants : AC : Achats, VT : Ventes, BQ : Banque et CA : Caisse, OD : Opérations diverses. Les clients en compte sont des clients type «entreprise, association», tandis que les particuliers font partie des clients magasin et sont considérés comme des clients divers. EXTRAIT DE COMPTE : Les comptes du plan comptable général, Les comptes spécifiques sont : Achats de sac à dos 401 DEU Fournisseur DEUTEUT Achats de sac de couchage 401 RAN fournisseur RANDONNON Achats de bâton de 401 QUA fournisseur QUACHUC randonnée Achats de lampes frontales 401 LAF fournisseur LAFAMU 401 DIV fournisseur divers Ventes de sac à dos 411SPM Client Moule Sport Ventes de sac de couchage 411 FOR client forme et vie Ventes de bâton de 411 ATO client Atout Sport randonnée Ventes de lampes frontales 411 CLT clients divers L exercice comptable : du 01/01/09 au 31/12/09 La période de saisie du 01/01/09 au 31/12/10 Le comptable vous explique qu il peut commencer à saisir les documents de 2010, même si la comptabilité de 2009 n est pas terminée.

4 Pour information BALANCE DES A NOUVEAUX (balance d ouverture) Date N Libellé Débit Crédit Echéance Pointage compte 01-janv A nouveau A nouveau A nouveau A nouveau A nouveau A nouveau A nouveau A nouveau A nouveau A nouveau A nouveau 11215, A nouveau 5936, A nouveau 1123, A nouveau 543, Fact Fr Randonnon / Fact Fr Quachuc 3465,4 10/ Fact Fr Lafamu 1376,5 05/ Fact Fr Deuteut 6425,1 05/ DIV Fact Fr Neman 678,52 02/ Fact Clt Moule / sport 411. Fact Clt Forme et 3682,5 02/ vie 411. Fact Clt A tout / Sport 411CLT Fact Clt Deno / Cotisation 4è trimestre Cotisation 4è trimestre TVA de Décembre A nouveau A nouveau

5 Le comptable : Monsieur LACOMPTE sous les conseils de votre tuteur vous charge des dossiers suivants, je compte sur un travail professionnel. BON TRAVAIL!!! Conseil : Bien lire le dossier et compléter la feuille d analyse (ANNEXE 1), que je contrôlerais à mon retour. Dossier 1 : LE SERVICE COMMERCIAL sous la direction de Mme JARAL LA GESTION DES VENTES ET DES ACHATS VOTRE MISSION 1. Créer les bons de réception à partir des bons de livraison reçus des fournisseurs (document 1 à 2) en créant les nouveaux articles si nécessaire (document 3). 2. A partir du bon de d enlèvement (document 4) créer la facture du client (client magasin), valider et effectuer le règlement, imprimer la facture à remettre au client 3. Créer la facture du client, (Document 5) imprimer la facture avec la lettre de change à compléter. (nouveau) voir mode opératoire, document guide) 4. Créer le document nécessaire en fonction du message (document 6) et l imprimer. 5. Imprimer le relevé de comptes des clients 6. Imprimer l inventaire de tous les articles (nouveau : voir mode opératoire, document guide) 7. Vérifier dans le fichier Factures, et imprimer la facture du client FORME ET VIE du 05/01/10 avec sa lettre de change à compléter Dossier 2 LE SERVICE COMPTABLE 1. Saisir les écritures (document 7) 2. Imprimer le brouillard de banque du 01/01/2010 au 31/01/ Imprimer le compte banque du 01/09/2009 au 31/01/ Imprimer la balance Fournisseurs du 01/09/2009 au 31/01/2010 Dossier 3 LE SERVICE ADMINISTRATIF 1. Saisir la base de données Ventes et la table Produit 2 (Document 8) 2. Imprimer sous forme d état 3. Créer des requêtes sélection en effectuant des opérations 4. Effectuer un publipostage avec texte conditionnel : (documents 9 /10) 5. Imprimer. Dossier 4 : Activités sur table : La gestion des opérations de trésorerie, de stock et de facturation voir page 11.

6 DOCUMENT 1 LAFAMU 17 rue de l expansion LYON BL N 897 Lyon, le 12/03/10 M RANDO 12 rue Saint Jean LE MOULE Référence Désignation Prix unitaire Quantité Montant B01 Bâton Lafamu DOCUMENT 2 ETS LESCAR Rue Peignault PARIS BL N 897 Paris, le 12/03/10 M RANDO 12 rue Saint Jean LE MOULE Référence Désignation Prix unitaire TTC Quantité Montant VO1 Pantalon de détente V02 Tee shirt uni blanc DOCUMENT 3 : Créer la nouvelle famille et les nouveaux articles Informations Famille : VT1 : Vêtement de sports coefficient de marge : 1.20 TVA : 8.50% Stock minimum : 10 Stock maximum : 20 NB : Prix HT : de l article VO1 est de et pour l article V02 : 17,28

7 DOCUMENT 4 M RAND 12 rue Saint Jean LE MOULE Bon d enlèvement n 21 Moule, le 14/03/10 Client n 8 Madame ERAMBLE 14 rue Félix Eboué PETIT-CANAL Référence Désignation Prix unitaire Quantité Observation TTC CHAU 30 Chaussure de marche Règlement immédiat par CB DOCUMENT 5 M RANDO 12 rue Saint Jean LE MOULE Bon d enlèvement n 22 Moule, le 14/03/10 Client n 9 CITY SPORT Centre Milénis ABYMES Référence Désignation Prix unitaire TTC Quantité Observation CHAU 30 Chaussure de marche 82,03 10 Tous les articles ont été L16 Lampes Deuteut portée 15 m SM72 Sacs mixte Randonnon 72 l livrés Règlement prévu fin avril par lettre de change NB : Faites attention aux consignes données, le travail doit être vérifié avec rigueur, j attends un compte rendu à mon retour (difficultés rencontrées, solutions envisagées )

8 DOCUMENT 6 : retour du client Moule Sport Moule Sport Champ grillé Le Moule A M RANDO 12 rue Saint Jean Le Moule Objet : retour Monsieur, Nous vous retournons par coursier, une paire de chaussure de marche qui est abîmée, nous vous serions reconnaissants de nous faire parvenir par retour : - La facture d avoir concerné - Une nouvelle paire de chaussure de marche D avance, nous vous remercions, et vous prions d agréer, Monsieur, nos salutations distinguées. La responsable commerciale DOCUMENT 7 J.KALOR BORDEREAU DE SAISIE JOURNAL : BQ Mois : Décembre Année : 2009 Jour Libellé N compte Débit Crédit 02/01 Règlement salaire Market /01 Règlement salaire Mariol /01 Règlement salaire Zebul /01 Règlement salaire Aneros /01 Règlement de la TVA à décaisser /01 Règlement de l assurance , ,

9 Document 8 BASE DE DONNEES : VENTES TABLE : CLIENT2 N Référence Article CODE Quantité P.U Montant 1 SH67 Sacs à dos SD Quachuc 2 SD60 Sacs à dos SD Deuteut 3 SM72 Sac à dos SD Randonnon 4 CO1 Sac de SCI couchage Randonnon 5 CO2 Sac de SC couchage Lafamu 6 B01 Baton BA Lafamu 7 B02 Baton BA Deuteut 8 CHAU30 Chaussure de CH marche 9 L16 Lampe LF randonnée randonnon 10 L15 Lampe randonnée Deuteut LF Créez une requête sélection puis Travail à faire N 1 Affichez le total du champ «Montant» Affichez la moyenne du champ «Montant» Affichez «Montant»plus élevé et «Montant»le moins élevé

10 Base de données : PRODUIT TABLE : VENTES Articles Prix HT en Travail à faire N 2 Chaussure de marche Adidas Sacs à dos NIKE 55,00 Lampe randonnée Bâton Deuteut Sac de couchage Randonnon Créer la base de données et la table. Imprimer la table Ventes Créer une requête Ajouter le champ TVA et affichez le montant de la TVA Ajouter le champ TTC et affichez le prix TTC pour chacun des articles Procédure N 1 COMMENT EFFECTUER UNE OPERATION sur ACCESS Effectuer d abord une requête Ajouter dans la grille d interrogation le ou les champs correspondants Cliquer sur le bouton Opérations dans la barre d outils Access insère une ligne OPERATION dans laquelle la mention REGROUPEMENT est affichée Sur la cellule REGROUPEMENT, choisissez la fonction que vous recherchez

11 COMMENT AJOUTER UN CHAMP CALCULE Procédure N 2 Pour ajouter un champ calculé, afficher la requête en mode création dans une cellule vide de la ligne champ, dans la grille d interrogation. Saisir le nom donné au champ calculé, suivi de : à la suite, isoler entre crochets [] le nom des champs faisant partie du calcul. Exemple pour calculer une augmentation de 10 % dans un champ calculé appelé Prix Champ Prix :[prix unitaire]*1,1 Ex 2 pour calculer un solde dû par les clients dans un champ calculé appelé solde Solde :[Doit]-[Avoir] Travail à faire : PUBLIPOSTAGE AVEC TEXTE CONDITIONNEL Après avoir démarré la fusion, saisissez la lettre à envoyer à nos meilleurs clients. Puis entrer la nouvelle liste des destinataires Filtrer Insérer vos champs de fusion Placer votre curseur à l endroit où vous devez insérer le texte conditionnel Cliquer sur l icône «Règles» et cliquez sur Si.. Sinon alors Saisir les données Terminer et fusionner Modifier les documents individuels

12 DOCUMENT 9 Chère cliente, Cher Client, Les fêtes de pâques sont un moment privilégié pour se détendre et aussi recevoir des cadeaux. A cette occasion et pour vous remercier de votre fidélité, nous avons le plaisir de vous offrir un bon d achat d une valeur de Notre nouvelle collection est arrivée, nous vous attendons. Veuillez agréer, Chère cliente, Cher Client, l expression de nos sentiments dévoués. Le Directeur DOCUMENT 10 Fichier clients Madame ERAMBLE 14 rue Félix Eboué Petit-Canal CA Moule Sport Champ grillé Le Moule C.A 8010 Ans Cycles 14 rue des sportifs Anse-Bertrand C.A Gwada Sport 2 rue Rosuel Doussaint Port-Louis C.A Espace Mieux Etre 25 rue Laura Flessel Saint-François C.A Sport rue T. Riner Le Moule C.A DOSSIER 4 ACTIVITES SUR TABLE A l aide des documents 11 à 16 Comptabiliser les opérations sur les annexes 2 à 4 (NB l entreprise pratique la division des journaux). Totaliser les bordereaux Compléter l annexe 5 à envoyer assez rapidement au client Forme et vie. DOCUMENT 11 DOCUMENT 12 PIECE DE CAISSE N 59 Recettes Dépenses 35. OO Objet : Billet de bateau A/R PAP/M-Galante Date : le 23/01/10 Visa : Société générale Chèque n Date : le 20/01/10 Ordre : Facture EDF Objet : Règlement facture n FA105 du 15/01/10 Montant ( ) :

13 DOCUMENT 13 Société générale Chèque n MONTANT : 250 Date : le 07/01/10 Ordre : GAN ASSUR Objet : Quittance d assurance n 30 Montant ( ) : 864,00 DOCUMENT 14 M RANDO LE MOULE FACTURE D AVOIR N AV0024 Monsieur, Nous avons le plaisir de vous adresser ci-dessous l avoir relatif à la remise omise sur votre dernière facture d achat. EMILE Restauration 11 Bd de l Europe SAINT-FRANCOIS Date : le 05/01/10 Désignation Base Taux Montant HT Vote remise sur l achat du 31/12/09 120,00 10% 12,00 Avoir HT TVA 8,50% 12,00 1,02 Net à votre crédit 13,02 DOCUMENT 15 PIECE DE CAISSE N 60 Recettes Objet : Timbres fiscaux Dépenses 30,00 Date : le 15/01/10 Visa :

14 DOCUMENT 16 Ventes de la journée du 17 Mars 2010 Total TTC : Dont TVA 8.50% : Ventes HT : : : : Règlements en - Espèces - Cartes bancaires Chèques bancaires ANNEXE 2 Bordereau de saisie Mois : Journal : VENTE Jour Libellé N compte Débit crédit

15 ANNEXE 3 Mois : Bordereau de saisie journal : CAISSE Jour Libellé N compte Débit crédit

16 ANNEXE 4 Bordereau de saisie Mois : Journal : BANQUE Jour Libellé N compte Débit Crédit

17 ANNEXE 5 M RANDO Le Moule N Compte client : 411FOR Facture d avoir n 12 Objet ristourne semestrielle de 2009 CA HT de la période : FORME ET VIE Tranche de CA Base de calcul Taux de ristourne Montant 0 à % 2000 à % à % 6000 à % + de % Avoir HT TVA 8.50% Net porté au crédit de votre compte Détail des calculs :

18 Vous suivez les commandes du mois de février Travail à faire : Complétez la fiche de stock (Annexe 6) A l aide du document, complétez le planigramme de gestion de stocks (Annexe 7) ANNEXE 6 Article : Sacs à dos Deuteut Fiche de stock Méthode du coût unitaire moyen pondéré mensuel Entrées Sorties Stocks Date Documents Quantité P.U Valeur Quantité P.U Valeur Quantité P.U Valeur 1/2 En stock / / /02 5 9/ / / / /02 9 Totaux Justifier le stock final:

19 Annexe 7 Réf produit Stock mini Stock maxi Stock réel Commandes en cours (non livrées au 18/03) Date N Qté Livraison Prévue le SH / /03 L / /03 SM / /03 CO / /3 CHAU / /3 TITRE : Légende :