Acquisition et maintenance de systèmes d impression

Transcription

1 Acquisition et maintenance de systèmes d impression Fourniture, installation et maintenance de matériels Imprimante - Copieur Fax Scanner couleur CONSULTATION AVEC PROCEDURE ADAPTÉE DOSSIER DE CONSULTATION Communauté de Communes de la Région de Molsheim - Mutzig 2 route Ecospace - B.P MOLSHEIM Cedex

2 2

3 ARTICLE 1 OBJET DU MARCHE DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1.1. Objet du marché Marché de service et prestations associées : Acquisition et maintenance de systèmes d impression Forme du marché Le présent marché est passé dans le cadre d une procédure adaptée soumise aux dispositions de l article 28 du Code des Marchés Publics. Le marché est un marché de fournitures avec prestations associées Dispositions générales - Langues Les correspondances, réunion et discussions relatives au marché se déroulent en français ; il appartient au titulaire de désigner, pour l exécution du marché, un prestataire ayant la maîtrise de la langue française. - Normes Les prestations et fournitures faisant l objet du présent marché doivent être conformes aux normes européennes homologuées ou équivalentes. - Documentation Le titulaire s engage à fournir au plus tard à la livraison et sans supplément de prix, toute la documentation et ses éventuels rectificatifs nécessaires à une utilisation et à un fonctionnement correct des fournitures livrées et leur maintenance. - Sous-traitance Le titulaire se conformera aux exigences de la loi n du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance. En cas de sous-traitance, le titulaire restera seul responsable vis-à-vis de la Communauté de Communes de la Région de Molsheim-Mutzig, de l exécution des parties sous-traitées. A ce titre, les défaillances des sous-traitants relevant du non-respect de leurs engagements ou de la cession d activité sont traitées comme des défaillances du titulaire. 3

4 Dans le cas où le titulaire souhaite confier l exécution de certaines prestations à un de ses sous-traitants, il devra fournir à l appui de l offre la liste des sous-traitants, ainsi que les prestations qu il envisage de sous-traiter et les présenter à l acceptation et l agrément de la personne responsable du marché. ARTICLE 2 DÉSIGNATION DES ORGANISMES ET DES PERSONNES CONCERNÉES 2.1. Identification de l acheteur public Communauté de Communes de la Région de Molsheim-Mutzig 2 route Ecospace MOLSHEIM Cedex Téléphone : Fax : Représentée par M. Laurent FURST, Président de la Communauté de Communes de la Région de Molsheim-Mutzig Personne responsable du marché M. le Président de la Communauté de Communes de la Région de Molsheim-Mutzig 2.3. Personne ressource Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude et/ou pour se rendre sur place, les candidats pourront s adresser à : Communauté de Communes de la Région de Molsheim-Mutzig Monsieur Kévin DABERT 2 route Ecospace MOLSHEIM Cedex Courriel : kdabert@cc-molsheim-mutzig.fr Tél : Comptable public assignataire des paiements TRESOR PUBLIC de Molsheim 20 rue Gaston Romazzoti BP MOLSHEIM Cedex Téléphone :

5 ARTICLE 3 CONDITIONS DE LA CONSULTATION 3.1. Objet de la consultation La présente consultation est organisée par la Communauté de Communes de la Région de Molsheim-Mutzig et concerne l acquisition, la livraison, la formation et la maintenance (préventive et curative) de systèmes d impression au siège de la Communauté de Communes Etendue de la consultation Le présent marché est passé dans le cadre d une procédure adaptée soumise aux dispositions de l article 28 du Code des Marchés Publics Décomposition en lots La présente consultation n est pas découpée en lots Solutions de base, variantes et options Le dossier de consultation comporte une solution de base avec les fonctionnalités suivantes : - Système d impression - Impression réseau - Copieur scanner A3 couleur - Fax réseau Le forfait coût à la page, tout inclus, ne doit pas dépendre d un taux de couverture maximum admis pour la fourniture des toners. Le coût des copies devra être fixe et non indexé sur toute la durée du contrat. La facturation des copies noirs et couleurs, sera faite sur relevé compteur automatique, sans engagement forfaitaire. Une variante achat/location devra être proposée sur durée de 4 et 5 ans. Les candidats devront répondre aux caractéristiques citées ci-dessus et précisées à l article 7. Ils pourront également présenter une ou plusieurs variantes (location notamment). Parmi les fonctionnalités précisées à l article 7, certaines sont précisées en option. Les candidats devront y répondre en précisant les caractéristiques et le coût de chacune de ces options. 5

6 3.5. Mode de règlement Le mode de règlement choisi est le paiement par virement au moyen d un mandat administratif à l ordre du titulaire du marché. Le paiement des sommes dues est effectué dans un délai maximum de 30 (trente) jours à compter de la date de réception de la facture Délai de livraison Le délai de livraison est fixé au 21 juin 2013 dernier délai Pénalités de retard de livraison Il sera appliqué sans mise en demeure préalable des pénalités de retard jusqu à la date de livraison. Cette pénalité sera calculée par application de la formule suivante : P = V x R / 100 P : Pénalité V : Valeur de la prestation sur laquelle est calculée la pénalité R : Nombre de jours de retard Cette pénalité sera déductible du 1 er paiement suivant le retard Modalités de livraison L offre sera sans frais de port, sans limite de poids et de montant à la livraison Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 90 (quatre-vingts dix) jours à compter de la date limite de remise des offres (fixée au mercredi 15 Mai 2013 à 12 heures). ARTICLE 4 PRÉSENTATION DES OFFRES Le candidat présentera son offre sous forme d un devis détaillé, daté et signé, précisant les délais de livraison, et accompagné de toutes les documentations utiles. Renseignements devant notamment être fournis : - Prix du matériel (achat et variante location 4 et 5 ans). 6

7 - Descriptif précis du matériel et de ses fonctionnalités. - Coût à la copie fixe et non indexé sur toute la durée du contrat. La facturation se fera sur relevé compteur automatique, sans engagement forfaitaire. Ce forfait ne doit pas dépendre d un taux de couverture maximum admis pour la fourniture des toners. Il comprend les consommables hors papier en fonction des critères d impression (format, nombre, couleur, ). - Modalités d intervention et de dépannage (mode de communication, délai d intervention, durée d indisponibilité, ). - Documents permettant d évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières du candidat et notamment les références de mise en place de tels systèmes d impression. - Performances énergétiques des matériels et émission d ozone. ARTICLE 5 CHOIX ET CLASSEMENT DES OFFRES FINALES Les offres donneront à une analyse basée sur les critères d attribution ci-après définis : CRITÈRES PONDÉRATION Prix du matériel * 30 Coût à la copie (fixe et non indexé sur toute la durée du contrat) 30 Adéquation fonctionnelle de la solution proposée 15 Modalités d intervention et de dépannage 15 Références 5 Performance énergétique et émission d ozone 5 La personne publique pourra, à tout moment, mettre fin à la procédure, pour des motifs d intérêt général. * Une variante «location» devra être proposée, pour un même matériel, sur une durée de 4 et 5 ans. A l issue de l analyse, la personne responsable du marché se réserve le droit de négocier avec les 3 (trois) meilleurs candidats. 7

8 ARTICLE 6 CONDITIONS D ENVOI ET DE REMISE DES OFFRES 6.1. Conditions d envoi Les candidats transmettront leur proposition sous enveloppe cachetée portant la mention : Offre pour : Acquisition et maintenance de systèmes d impression NE PAS OUVRIR Les plis contenant les propositions devront être transmis à l adresse suivante : Monsieur Le Président Communauté de Communes de la Région de Molsheim-Mutzig 2 route Ecospace B.P MOLSHEIM Cedex Les plis pourront également être déposés au Secrétariat de la Communauté de Communes de la Région de Molsheim-Mutzig, contre récépissé avant la date et l heure indiquées dans l article 7.2 du présent règlement ou, s ils sont envoyés par la poste, devront l être à cette même adresse, par pli recommandé avec avis de réception, et parvenir à destination avant cette même date et heure limite. Les dossiers qui seraient remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limite indiquées ci-dessous ne seront pas retenus. Ils seront renvoyés à leurs auteurs Date limite de remise des offres La date limite de réception des propositions est fixée au : Mercredi 15 Mai 2013 à 12 heures. 8

9 ARTICLE 7 CARACTÉRISTIQUES DU MATÉRIEL ET DES PRESTATIONS 7.1. Matériel en place La Communauté de Communes de la Région de Molsheim-Mutzig est actuellement équipée d un matériel équivalent : Aficio NRG MP C4500. Le matériel à remplacer compte 1,350 millions d impressions (NB et couleurs) en 5 ans, le nouveau matériel devra pouvoir atteindre et dépasser ce volume. Matériel : 7.2. Descriptif technique - Un Multifonction copieur fax scanner couleur, - Disposant d une plateforme JAVA, - Disposant de fonctionnalités OCR (Reconnaissance optique des caractères), - Disposant d une console d administration intuitive et conviviale (personnalisable), - Disposant d une carte Ethernet, - Pilotes compatibles Windows Server 2008 R2 et Windows XP, Seven et Windows 8, - Faible consommation énergétique et fonctionnalités écologiques (indiquer les émissions d ozone). Impression : - Minimum 55 pages par minutes (NB et couleur), - Matériel permettant d intégrer une GED à l avenir, - Magasins 3000 feuilles (3 sources papier A4 et/ou A3 : Format universel), - Alimentation papier à chaud, - Chargeur automatique de documents à retournement (100 feuilles) et possibilité d avoir un chargeur à double scan (évite la nuisance sonore liée au retournement du document), - Bypass standard 100 feuilles, - Impression A4 et A3 couleur, tous types de support papier (Impression d'étiquettes autocollantes, enveloppes), - Réception 2000 pages minimum, - Impression sur grammage papier épais (jusqu à 250 grammes), - Finisseur avec agrafage mode livret avec piqures à cheval (livret de 50 pages A4) - Qualité d impression : 600 dpi minimum, - Finition : Perforatrice 2 et 4 trous à chiffrer en option, - Nuisance sonore limitée (fonctionnement et chargeur), - Matériel disposant du langage Postscript 3 (Adobe). - 9

10 Scanner : - Scanner A3 couleur, - Scan to USB, - Numérisation haute vitesse avec unité recto/verso en un seul passage. Fax : - Fax folder, - Fax to mail Prestations demandées - Maintenance sous 8h et 4h maximum en cas de panne bloquante, - Formation de l administrateur réseau et formation en 2 temps des utilisateurs (à intervalle distant selon la volonté de la collectivité), - Autonomie d administration de l administrateur réseau, suite à la formation, - Gestion des consommables et relevé compteurs automatisés, - Disponibilité d un toner d'avance pour une meilleure disponibilité lors des pointes de production, - Récupération du matériel en place sans frais de reprise, - Récupération des consommables vides pour recyclage. 10