CLUB CITRA COMPTE-RENDU DU SEMINAIRE D AVIGNON 23 & 24 MAI 2013

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1 CLUB CITRA COMPTE-RENDU DU SEMINAIRE D AVIGNON 23 & 24 MAI 2013 Le mot du président Nous n y sommes pas allés pour danser tant le pont est court et l endroit venté, le climat ne fut pas notre compagnon de route et nous assigna à grande a5enon en salle dans ce bel hôtel moderne aux pieds des remparts. Sujet d actualité : le SEPA, nous l eûmes à toutes les sauces et en toutes versions. SEPA-ci, SEPA-ça fut le lancinant leitmov de notre séjour. Les parcipants sont repars convaincus de l urgence de traiter le sujet et de ne pas a5endre la dernière minute. Après l ouvrage comme chaque fois la détente et suite à une traversée de la ville, nous passions la soirée dans le Palais des Papes. Pour faire revenir le soleil, nous avons bien sûr chanté «Sur le Pont d Avignon» mais il paraît que votre Président a tout gâché et que le lendemain ce fut pire Une assemblée, comme chaque fois construcve, a permis de déterminer les objecfs et nous sommes convenus que le Bureau de votre Associaon rencontrera Messieurs Yves Trévisiol et Philippe Thuet avant l été pour faire un point des souhaits, objecfs et commentaires que vous nous chargez de rapporter. Nous avions innové, quant aux vins, et devons remercier Madame Carrel de Château Saint-Pons à Villars, Vaucluse, que nous avions retenu, au lieu des vins de l hôtel (heureusement) qui nous a régalé de belle manière tout au long du séjour. L été a été mouvementé, nous avons géré, un compte rendu vous sera remis au prochain Club A vous voir fin novembre, à la veille du marché de Noël à Strasbourg en espérant que d ici là nos dirigeants auront entendu nos remarques et que le texte Duflot soit amendé. Dominique CARTERET LES TITRES Echanllon des sujets abordés: PRELEVEMENT SEPA ThétraWin fin prêt DEMANDES D AMELIORATIONS Vous le vouliez, SEIITRA l a fait MAÎTRISE DES COÛTS Un nouvel oul dans ThétraWin THETRANET Ce qui vous a5end COURS MAGISTRAL Procédure Mutaon PROCHAIN CLUB RENDEZ-VOUS A STRASBOURG TOUS AU MARCHE DE NOËL 28 & 29 NOVEMBRE 2013

2 LE PRELEVEMENT SEPA (SDD) Il est temps de ne plus a5endre Ce fut le sujet numéro 1 de la première journée. PASSIONNANT. Il fut constamment animé par des interlocuteurs brillants que nous tenons, dès à présent, a remercier : - Bernard TERRASSE représentant la BRED dans «Le virement SCT» - Marie-Caroline NEBOUT et Chrisan MARTINEZ représentant la BANQUE PALATINE dans «Le prélèvement SDD» - Emmanuel VINCENT représentant BPI dans «Retour d expérience» - Valérie NALIN et Jean Luc DIEZ représentant IMMO DE FRANCE dans «Retour d expérience virement SCT» - Régis KTORZA représentant KEYNECTIS dans «La signature électronique» ThétraWin est prêt. Les modificafs relafs au prélèvement SDD (SEPA Direct Debit) ont été apportés. Des tests sur sites pilotes ont lieu cet été. Une mécanique de mise à jour sera disponible à parr d octobre afin de rendre votre version 8.2 compable aux nouveaux traitements. En voici l illustraon...associée à quelques rappels «SEPA» indispensables Enregistrement ICS dans ThétraWin L ICS Sans lui, rien de possible. Demandez (si ce n est pas déjà fait) à VOTRE CONSEILLER BANCAIRE d effectuer en votre nom auprès de la Banque de France une a5ribuon d Idenfiant Créancier Sepa (ICS). Il vous fera signer à ce5e occasion la convenon d émission de prélèvements SEPA, nécessaire avant toute émission. Muni de votre ICS, vous pourrez désormais éme5re des prélèvements SEPA dans tous les pays de la zone SEPA «NE PROCRASTINEZ PAS et faites dès à présent votre demande d ICS. L échéance approche (1 er février 2012), les banques pourraient rapidement être débordées...». LE MANDAT Le mandat SEPA en 5 points Exemple de Mandat issu d une fusion ThétraWin Le mandat SEPA représente l expression du consentement du débiteur aux futures opéraons de prélèvement, Le mandat n est pas conservé par la banque (contrairement à l'autorisaon de prélèvement actuellement), mais par le créancier, Matérialisé par un formulaire signé par le débiteur sous forme papier ou électronique, il est conservé par le créancier, seul responsable de la conservaon des mandats, Le créancier devra fournir une copie du mandat à sa banque en cas de contestaon par un débiteur, Le MANDAT doit être rédigé dans la langue du débiteur (Il sera donc nécessaire de prévoir une maque5e de mandat pour les langues des 32 pays. UNE MAQUETTE PAR CODE LANGUE INDIVIDU) 2

3 LE PRELEVEMENT SEPA (SDD) Il est temps de ne plus a5endre LA RUM Chaque mandat se voir a=ribué une référence appelé Référence Unique de Mandat (RUM). Ce=e référence de 35 caractères maximum est libre. Si certaines demandes de prélèvement couvrent plusieurs créances à la fois, chaque créance devra être affectée de sa propre RUM. Vous aurez à communiquer la RUM à votre client débiteur préalablement à la présentaon d un premier prélèvement SEPA. De la même manière, vous devez me5re à sa disposion un point de contact lui perme5ant de modifier ou de révoquer ledit mandat (changement de coordonnées bancaires ) Enregistrement du mandat dans ThétraWin Dans le cadre d'un prélèvement naonal qui migrerait vers un prélèvement SEPA, vous n aurez pas à faire signer de nouveaux mandats de prélèvement SEPA. Toutefois, vous êtes tenus d informer au plus tôt vos clients débiteurs de votre inten- on de migrer. Ce5e informaon peut se faire sous la forme d une communicaon spécifique à la migraon ou sur le support ulisé pour la noficaon préalable du premier prélèvement SEPA. Fiche copropriétaire au 1 er février 2014 Fiche locataire au 1 er février 2014 PRELEVEMENT SDD, COMMENT CELA SE PASSE? Tout créancier doit envoyer à son débiteur une pré-noficaon au moins 14 jours calendaires avant la date d échéance de chaque prélèvement SEPA. Ce5e pré-noficaon peut se faire par tout moyen mais doit forcément indiquer: 1.L ICS ualisé pour le prélèvement, 2.La RUM affectée à la créance, 3.Le montant, 4.La date d échéance du prélèvement RAPPEL DES PRE REQUIS POUR EFFECTUER UN PRELEVEMENT Signer une convenon d émission de prélèvement SDD avec la Banque, Disposer d un ICS, Avoir obtenu le consentement du débiteur par un mandat SEPA signé (hors prélèvements migrés), Avoir fait une informaon préalable au débiteur faisant référence au contrat, délivrance de sa RUM, et du point de contact (avant le 1 er prélèvement SEPA) 3

4 DEMANDES D AMELIORATIONS Vous le vouliez, SEIITRA l a fait Vous avez souhaitez de nouvelles fonconnalités, l amélioraon de quelques écrans, l opmisaon de certaines séquences dans ThétraWin. Les voici disponibles en V8.2 ou un plus tard en V9.00. Extraits.. DIAGNOSTICS Il est désormais possible de visualiser l ensemble des diagnoscs de l immeuble, de l entrée et du lot, Des codes couleurs perme5ent dorénavant d alerter visuellement sur la fin de validité d un diagnosc, Une nouvelle zone de sélecon permet d idenfier les diagnoscs OBLIGATORES, Il est maintenant facile de séleconner les immeubles, les lots pour lesquels les diagnoscs sont absents, Le traitement de cession des mandats transfère dorénavant les diagnosc d un propriétaire à un autre. TAXE ORDURES MENAGERES Possibilité d éditer un courrier/facture TOM au locataire, Archivage automaque derrière le locataire, Possibilité de sélecon par le «Mode de règlement» SORTIE LOCATAIRE Il est maintenant possible de me5re à jour la nouvelle adresse des colocataires sortants. Ce5e mise à jour peut s effectuer directement dans ThétraWin ou via le module EDL après synchronisaon de la table5e 4

5 DEMANDES D AMELIORATIONS Vous le vouliez, SEIITRA l a fait HONORAIRES SUR TRAVAUX EN GERANCE Perme5re la comptabilisaon automaque d honoraires sur certains travaux et imputer les écritures sur la période de relevé. 1) Indiquer dans la bibliothèque de types de charges («TYPC») et pour chacune des natures concernées le type de charge de référence pour la comptabilisaon des honoraires, 2) Indiquer dans la fiche des propriétaires concernés (PROP) le taux d honoraires sur travaux à calculer, Le traitement de calcul d honoraires sur travaux cumule: pour chaque propriétaire ayant un taux d honoraires/travaux renseigné, et sur la période de relevé en cours, l ensemble des factures paramétrées comme étant soumises à honoraires. A ce cumul, le taux d honoraire est appliqué. Une écriture au débit du compte propriétaire-immeuble est généré, sa contrepare affectée au compte fournisseur «Honoraires sr Travaux» paramétré. SONT PRIS EN COMPTE LES ÉCRITURES AVEC UN CODE TRAITEMENT ÉGAL À OD,FA OU PF SUR UN COMPTE AYANT LE RADICAL FOUP ARCHIVAGE DES RAPPROCHEMENTS BANCAIRES Vous pourrez directement à parr de vos comptes bancaires consulter l ensemble des états de rapprochement. Ils sont automaquement stockés à l édi- on 5

6 DEMANDES D AMELIORATIONS Vous le vouliez, SEIITRA l a fait CORRECTIONS ANALYTIQUES Les 3 foncons de correcon analyque (Mouvement de compte à compte, ANARAP & COAN) ont été greffées à la consulta- on de l historique comptable (selon profil paramétré et autorisaons parculières.. Sécurité oblige). Ainsi à parr d un seul et même écran, l ulisateur apporte toutes les correcons nécessaire, globalement et de manière sécurisée. PROPRIETAIRE MULTI-RIB Votre propriétaire a plusieurs comptes bancaires, des emprunts immobiliers variés vous pouvez désormais lui rendre un grand service en associant un RIB à un des ses lots ou au mandat. Le solde des opéraons effectuées sera automaquement viré sur le bon compte. CETTE OPTION REND OBLIGATOIRE LE TRAITEMENT PAR LOT DE TOUTES LES DÉPENSES ET RECETTES DE CES PROPRIÉTAIRES RELEVE PROPRIETAIRE: La zone «Mul7rib» doit être posi7onnée à «Oui» MANDAT-LOT: Indiquer le RIB ainsi que les réserves OBLIGATOIRE : maque5e _RMsituV01 compable avec les propriétaires à geson standard. - Pour plus de lisibilité, chaque écriture du compte RECAP est augmentée des 5 derniers chiffres de la référence bancaire. 6

7 MAÎTRISE DES COÛTS (V9.00) Un tout nouvel oul d analyse de votre charge de travail MESURER VOTRE ACTIVITE Evaluer le temps passé par vos comptables pour faire des appels de provisions, de loyers, des régularisaons de charges, par vos gesonnaire four faire des mutaons, des assemblées. Evaluez-en le coût. Telle copropriété est-elle rentable? Quelles ressources mobilise-t-elle? Philippe THUET présente un tout nouveau module disponible à parr de la V9.00 IL PERMET D ANALYSER Le temps passé, Les acons, Les coûts SUR LE PERIMETRE Global, Mandat, Gesonnaire, Groupement CUMUL PAR COPROPRIETE DETAIL POUR UNR COPROPRIETE EDITION DE GRAPHES EDITION AUTOMTIQUE DE TABLEAUX EXCEL (c) 7

8 THETRANET Ce qui vous aend Très bientôt L offre ThetraNet aujourd hui THETRANET est devenu un vecteur de communicaon essenel vis-à-vis de vos clients. Sans cesse, de nouvelles fonconnalités viennent étoffer une offre toujours plus riche et producve. Rassurez-vous, ce n est pas terminé! Loin de là. SEIITRA vous réserve encore de belles surprises tant nous sommes convaincus que l extranet va devenir un maillon essenel de la relaon Cabinet/Client. Le club ulisateurs a longuement planché sur les ouls qu il convenait de proposer aux locataires, copropriétaires, propriétaires, fournisseurs. Voici en avantpremière quelques fonconnalités THETRANET dont vous pourrez disposer.rapidement. ALERTES A LA CONNEXION Les alertes à la connexion vont vous offrir une dynamique à votre extranet. Les rappels contextuels et personnalisés sont des éléments de valorisaon de votre prestaon. En proposant des alertes propres à chaque individu, votre site devient plus vivant Les types d alertes envisagés et donne une impression «tonique» de service de qualité. Alerte au locataire pour l aestaon assurance et possibilité d y répondre Rappel de rendez-vous et mise à jour de l agenda du client «QUAND AFFICHE-T-ON LES ALERTES? Avant l affichage de la page principale du site, après la sélecon du compte dans le cas d un client ayant plusieurs comptes (plusieurs fois locataire, locataire et propriétaire ), après la connexion dans le cas d un client n ayant qu un compte» 8

9 THETRANET Ce qui vous aend Très bientôt LA PERSONNALISATION DE L INFORMATION Le client pourra sur sa page d accueil adapter son environnement, choisir d être informé par mail ou SMS de l actualité générée sur son compte ou sur sa résidence. L internaute maîtrise ainsi selon son souhait l informaon qu il va recevoir. LES INFORMATIONS DE L IMMEUBLE ET FOIRE AUX QUESTIONS De l informaon évènemenelle: travaux, assemblées générales,... à l informaon permanente: localisaon, moyens d accès INTERACTIVITE: DECLARATION D INCIDENT ET OUVERTURE DE DOSSIER A parr de son environnement, le client peut directement déclarer un incident sur son bien, ou sur les pares communes. Il est guidé par un système de choix en cascade et peu joindre une photo. L enregistrement génère dans ThétraWin un dossier évènemenel. Le gesonnaire est prévenu par mail. 9

10 LE COURS MAGISTRAL Mutaon: zoom sur la procédure Le cours magistral du Club d Avignon avait pour objet la saisie d une mutaon et plus précisément le déclenchement et le suivi des étapes de procédure. Le déclenchement du dossier évènemenel de mutaon ne peut se faire que si le paramètre (PARAM), code «dossier», est posionné à «O». Organigrmme de la procédure Créaon du dossier : selon la date de vente supposée, un évènement d'alerte est posionné dans l'agenda de l'usager afin de ne pas oublier de traiter le quesonnaire (ici dans 54 jours soit 15 jours avant la date de vente supposée). Si le lot est en geson, une alerte sera générée dans l'agenda du gesonnaire gérance afin de l'averr de la vente du ou des biens. Lorsque la date de renvoi de l état daté est tâches à effectuer. renseignée, l'évènement est alors clôturé et disparaît des Noficaon : à la récepon de l'avis de muta- on, ThétraWin génère une alerte pour ne pas oublier d'effectuer l'opposion. Le délai est paramétré et peut être différent si l'opposion est effectuée par huissier. 10

11 LE COURS MAGISTRAL Mutaon: zoom sur la procédure A l avis de mutaon: Si le copropriétaire est créditeur : une alerte est posionnée dans l'agenda pour ne pas oublier d'effectuer le remboursement des sommes dues au copropriétaire, Si le copropriétaire est soldé : un message invite l'ulisateur à confirmer la clôture du dossier, Si le copropriétaire est débiteur : un message "Aente Règlement Notaire" est alors généré dans les tâches de l'ulisateur (voir ci-dessous) A récepon du chèque du notaire Dès lors que le montant du chèque est renseigné dans la fiche mutaon, l'ulisateur est invité à clôturer le dossier d'évènements 11

12 AVIGNON 23 & 24 MAI 2013 Acteurs Studieux

13 AVIGNON 23 & 24 MAI 2013 La détente

14 L HUMEUR DE GILLES SEPA Gagné SEPA. Un nouveau vocabulaire Nouveau module de mesure de l acvité Cécile avait les oreilles qui sifflaient