La bonne offre de soins au bon moment

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1 La bonne offre de soins au bon moment DOSSIER DE PRESSE CHR Metz-Thionville / Hôpital de Mercy Ouverture officielle du ROR 1

2 SOMMAIRE Contexte Fin 2010, lancement officiel du projet ROR en Lorraine Le ROR, une disposition réglementaire La contractualisation avec la région Ile de France Les enjeux d un tel projet Déploiement De la phase pilote jusqu au déploiement des établissements MCO (Médecine/Chirurgie/Obstétrique) Lorrains La méthodologie de déploiement : rétrospective Vue globale du déploiement du ROR en Lorraine ROR Les atouts du ROR : la bonne offre de soins au bon moment Comment fonctionne le ROR? Le ROR-IR : une vision interrégionale de l offre de soins Le choix de la solution de la région Ile de France L association Pléiades Perspectives «Et après?» Programme Ouverture officielle du ROR Glossaire Contacts Ouverture officielle du ROR 2

3 Contexte Fin 2010, lancement officiel du projet ROR en Lorraine Le ROR, une disposition réglementaire La mise en œuvre du ROR (Répertoire Opérationnel des Ressources) est rendue obligatoire dans chaque région afin de répondre aux objectifs du décret n et de la circulaire DHOS/01/2007/65 : organiser territorialement la prise en charge des urgences et de leurs sites. En Lorraine, ce nouveau service, piloté et financé par l ARS Lorraine, est mis en œuvre au niveau régional par Télésanté Lorraine. Le ROR (art. R du Code de la Santé Publique) est un service informatisé qui fournit aux professionnels de santé une aide à l orientation des patients en donnant accès à la description formalisée, fiable et actualisée des ressources au niveau du territoire de santé lorrain avec une extension au niveau interrégional. Le ROR doit comporter des données fiables et actualisées concernant : Les établissements et en particulier ceux disposant de plateaux techniques spécialisés ; Les spécialités au sein de chaque établissement ; Les fonctionnalités techniques (équipements d imagerie) ; Les modalités d accès ; Les horaires de fonctionnement ; Les modalités de présence des médecins, en garde ou en astreinte ; Les capacités d hospitalisation. Initialement conçu dans le contexte de l urgence, le ROR va s étendre au-delà de ce seul périmètre, pour intégrer toute l offre de soins lorraine : MCO, SSR, Psychiatrie, Consultations, Médecine de ville, le médico-social, les réseaux de santé... A terme, toute l offre de soins de la région Lorraine devra être disponible dans le ROR. Ouverture officielle du ROR 3

4 Contexte Dans le périmètre actuel, le ROR s adresse aux médecins et personnels impliqués dans la prise en charge de patients en urgence, les cadres de santé des différents services d hospitalisation, les services d hospitalisation ayant besoin d un accès à une offre de soins ou à une capacité médico-technique et enfin la médecine libérale pour faciliter l accès à l offre de soins hospitalière. La contractualisation avec la région Ile de France L ARS et le GCS Télésanté Lorraine ont fait le choix de s associer avec l ARS de la région Ile de France et le GCS D-SISIF à travers l Association Pléïades, afin d utiliser un outil commun, de bénéficier de l expérience acquise dans le déploiement et d une vision interrégionale de l offre de soins. C est donc en début d année 2011 que Télésanté Lorraine met en place l infrastructure du ROR. Les enjeux d un tel projet Le ROR est le répertoire opérationnel de référence de l offre de soins des établissements de santé Lorrains. Sa mise en œuvre vise à répondre aux enjeux suivants : Orienter efficacement les patients : «La bonne offre, au bon moment, sans délai» ; Cibler des soins spécialisés dans le cadre d une urgence ; Economiser du temps médical et paramédical pour la recherche de service d accueil ; Etre un support d informations relatives aux situations d exception. Exemple : le Plan Blanc ; Assurer une prise en charge des patients dans une logique de réseau ou de filière ; Identifier les dysfonctionnements pour les traiter ; Etre le référentiel des systèmes d information régionaux en matière d offre de soins. Ouverture officielle du ROR 4

5 Déploiement De la phase pilote jusqu au déploiement des établissements MCO Lorrains Piloté par l ARS, Télésanté Lorraine est chargé de la mise en œuvre du ROR au sein des établissements concernés, tant d un point de vue technologique que d un point de vue organisationnel. La vocation du ROR est de devenir le référentiel en matière d offre de soins avec l ambition affichée d une description de toute l offre Lorraine, démontrant ainsi l ampleur du projet : il a été convenu de déployer progressivement le ROR par périmètre (schéma ci-contre) avec une première phase enclenchée auprès des établissements MCO. Après la mise en place de l infrastructure technique et l installation de l outil début 2011, une expérimentation a été menée sur 2 sites pilotes courant mars/juin 2011 afin de valider une méthodologie de déploiement et de permettre un retour d expériences pour pouvoir ajuster cette dernière. Ouverture officielle du ROR 5

6 Déploiement > La phase pilote Le CHR Metz-Thionville, avec le Pôle Urgences, ainsi que le Centre Hospitalier de l Ouest Vosgien (CHOV), sur le site de Neufchâteau, sont les 2 sites qui ont contribué à la phase pilote. Le ROR a été globalement bien accueilli par l ensemble des professionnels de santé (personnel administratif, médecins, cadres de santé ) par sa facilité d utilisation mais également par sa vocation et les enjeux à atteindre. Ainsi le retour de cette phase pilote, au bilan positif, a permis de valider la méthodologie, calquée sur la région Ile de France, les conditions nécessaires à la réussite du déploiement au sein d un établissement ainsi que le bon fonctionnement de l applicatif. > 16 juin 2011 Le lancement du peuplement du ROR est officiellement annoncé à l occasion de la journée «Performance des Systèmes d Information organisée par l ARS de Lorraine» (accès actualité sur le site internet de l ARS). > La phase de déploiement Après cette phase pilote, le ROR est entré en phase de déploiement à partir de janvier 2012 auprès des établissements de santé MCO, ce qui représente environ une quarantaine d établissements sur la région Lorraine. Ouverture officielle du ROR 6 6

7 Déploiement La méthodologie de déploiement du ROR : rétrospective L objectif du déploiement du ROR est de former et de sensibiliser les praticiens et soignants des 40 MCO Lorrains à la description de l offre de soins de leur établissement, qu on appelle le «peuplement». L utilisation de l application ROR ne nécessitant aucune installation de logiciel, il suffit, une fois les comptes créés, d une connexion internet sur le site pour y accéder. Ainsi, tous les professionnels de santé peuvent, s ils le désirent, se connecter ROR sous réserve d une demande de compte. Télésanté Lorraine, chargé du déploiement du ROR, a adapté une méthodologie calquée sur celle utilisée en région Ile de France, en tenant compte de l expérimentation menée auprès des sites pilotes. > La stratégie de déploiement Le déploiement s articule en 4 phases : Phase 1 - La réunion de lancement : organisée par Télésanté Lorraine en présence de la direction, du président de CME, des chefs de pôle, des cadres, du contrôleur de gestion de l établissement MCO concerné, elle permet de présenter le projet, son objectif, ses enjeux ainsi que la méthodologie adoptée pour alimenter l offre de soins. Phase 2 - La formation des référents : pour réaliser le peuplement du ROR (structure hospitalière et offre de soins), les établissements désignent au préalable 2 types de référents : - Un référent «structure» qui alimente la structure médicale de l établissement (Pôle, Unité Fonctionnelle ). Il s agit généralement du contrôleur de gestion. - Des référents «métiers» qui doivent décrire avec précision l offre de soins de l établissement. La formation quant à elle se fait en 2 temps : tout d abord l alimentation de la partie structure puis celle de l offre de soins. Pour cela, l équipe ROR se déplace dans les établissements pour former de manière très opérationnelle les différents référents. Ouverture officielle du ROR 7 7

8 Déploiement Phase 3 - Suivi et accompagnement : suite à la formation, les référents continuent à alimenter les données de façon autonome. Toutefois, afin d accompagner à la description de l offre, de garantir un suivi régulier et être le relais d une expertise métier, une cellule gestionnaire ROR a été créée au sein de Télésanté Lorraine. Phase 4 - La validation : une fois la structure et l offre de soins de l établissement renseignées, Télésanté Lorraine prévoit une réunion avec la Direction afin de valider l ensemble des données saisies. Cette offre de soins fait alors l objet d une dernière vérification par la cellule régionale gestionnaire avant de devenir visible dans le ROR. L offre ainsi publiée fera aussi l objet d un contrôle de cohérence par l ARS au vu des autorisations délivrées et reconnues à l établissement. Ouverture officielle du ROR 8 8

9 Déploiement > Le déploiement Janvier 2012/Mars 2013, déploiement du premier périmètre : les établissements MCO Lorrains CHU de Nancy (Hôpital Central et Hôpital de Brabois) Hôpital Saint Nicolas, Verdun Centre Hospitalier Robert PAX Hospitalor (Saint-Avold) CHR Metz-Thionville (Hôpital de Mercy et Hôpital Bel Air) CHI Emile Durkheim Centre Hospitalier de l Ouest Vosgien, Neufchâteau et Vittel Hôpital Clinique Claude Bernard Maternité régionale Centre hospitalier Saint Charles, Toul Centre Hospitalier de Lunéville Hôpital Maillot, Briey Centre Hospitalier de Pont-à-Mousson Institut de Cancérologie de Lorraine Centre Hospitalier de Bar le Duc Unisanté, Saint Avold et Forbach Hopital de Freyming-Merlebach Hôpital d Instruction des Armées Legouest Centre Hospitalier Saint Nicolas, Sarrebourg Hôpitaux Privés de Metz Centre Hospitalier de Saint-Dié-des-Vosges Centre Hospitalier de Gérardmer Centre Hospitalier de Remiremont Clinique Jeanne d'arc, Luneville Clinique Ambroise Paré, Nancy Clinique Saint André, Vandœuvre-lès-Nancy Polyclinique Louis Pasteur, Essey-lès-Nancy Polyclinique Gentilly, Nancy Polyclinique Majorelle, Nancy Clinique Saint Nabor, Saint-Avold Clinique Arc-en-Ciel, Epinal Polyclinique La ligne bleue, Epinal En bref Ce sont 40 établissements de santé Lorrains qui ont décrit leur offre de soins dans le ROR. Plus de UO (Cf Glossaire) ont été créées dans le ROR. Ouverture officielle du ROR 9 9

10 Déploiement Vue globale du déploiement du ROR en Lorraine Ouverture officielle du ROR

11 ROR Les atouts du ROR : la bonne offre de soins au bon moment > Un service complet, mis à jour régulièrement, qui répertorie de façon exhaustive l offre de soins en Lorraine Il présente la structure médicale de l établissement Il améliore la visibilité et permet le partage des ressources médico-techniques en temps normal ou en temps de crise Il améliore la connaissance de l organisation de la permanence des soins > Un service pratique, accessible à tout professionnel de santé souhaitant orienter efficacement un patient vers une offre de soins adaptée Il permet d économiser du temps médical et paramédical pour la recherche de services d accueil Il optimise l orientation et les délais de prise en charge des patients Il permet de cibler des soins spécialisés dans le cadre d une urgence Il est un support d accueil d informations relatives au Plan Blanc > Un service valorisant les ressources de l établissement Il permet de faire connaitre les ressources des établissements, les domaines d expertise et les filières de soins Il peut être utilisé comme annuaire interne d établissement Le ROR est un outil complet, très détaillé et toujours disponible qui va devenir indispensable à la pratique de tous les professionnels concernés par l orientation des patients. Il décrit très précisément l offre de soins des établissements MCO de Lorraine (horaires d accueil, contacts, capacité médico-technique, localisation ). Le ROR permet donc de répondre efficacement aux besoins de tous les professionnels de santé en leur permettant d adresser leurs patients à l endroit le mieux adapté pour leur prise en charge. Ouverture officielle du ROR

12 ROR Comment fonctionne le ROR? Le ROR fonctionne d une façon similaire à l interface «Google». Il s agit de renseigner l offre de soins que l on recherche ainsi que le lieu de prise en charge du patient et de cliquer sur «Recherche». Il est possible de faire une recherche plus fine en précisant une tranche d âge ou encore en ajoutant d autres critères. Les résultats de la recherche s affichent, ils sont triés par distance en fonction du lieu de prise en charge du patient. Il suffit ensuite de sélectionner l Unité Opérationnelle (offre de soins) que l on souhaite et d afficher la fiche détaillée pour accéder au numéro de téléphone, au planning, aux capacités médico-technique Ouverture officielle du ROR

13 ROR xx.xx xx.xx > Exemple d utilisation du ROR en cas de suspicion d AVC chez un patient Ouverture officielle du ROR

14 ROR Le ROR-IR : une vision interrégionale de l offre de soins Le choix de la solution de la région Ile de France Le choix d un logiciel pour un tel projet ne tient pas de l évidence et nécessite certains questionnements, en premier lieu celui lié à la définition de son contenu, à qui et à quoi doit-il servir. Le second questionnement tient aux données. Si l'on veut faciliter les recherches d'offres de soins, il faut nécessairement se baser sur des référentiels. Hors aucun référentiel ROR complet n'existe. 3 raisons essentielles ont donc conduit au choix de la solution développée par la région Ile de France : 1- Une application complète En effet, cette solution est parfaitement transposable à la région Lorraine, à ses besoins et attentes ajoutant même des fonctionnalités complémentaires. De plus, elle est basée sur des thésaurus garantissant la cohérence de la description des offres de soins. 2- Une expérience En choisissant cette solution, la Lorraine a pu bénéficier de l expérience de la région Ile de France dans la méthodologie de déploiement, tels que l identification des freins et des leviers dans l organisation d un tel projet 3- Une vision interrégionale L'application a été prévue pour permettre aux professionnels de santé d accéder à l offre de soins des autres régions et obtenir ainsi une vision interrégionale. Ouverture officielle du ROR

15 ROR L association Pléiades Etant donné que le développement d une telle application dans chaque région représente une mobilisation redondante de ressources importantes et coûteuses, une démarche de mutualisation interrégionale a été lancée : l Association Pléiades, créée en mai 2011, sert d espace collaboratif, de lieu de mutualisation interrégionale des projets de conception et de développement de systèmes d information. - Les premiers adhérents sont le GCS D-SISIF et Télésanté Lorraine. - Le premier objet partagé est le ROR, rebaptisé ROR-IR (InterRégional). Concernant le ROR-IR, cette association permet de mutualiser l outil et de garantir l unicité de l évolution du ROR-IR, passant notamment par : 1. Le partage d un outil commun et la mutualisation de la TMA (Tierce Maintenance Applicative) ; 2. Le développement d une vision interrégionale de l offre de soins ; 3. La constitution des référentiels de nomenclatures interrégionales. Depuis d autres régions ont intégré la démarche de l Association Pléiades : Rhône-Alpes, Midi-Pyrénées, Champagne Ardenne. L association Pléiades en bref L'association Pléiade (mai 2011), a pour objet de créer et d'entretenir un espace collaboratif permettant de mutualiser en interrégions les projets de conception et de développement de systèmes d'information. Son premier projet partagé est le Répertoire Opérationnel des Ressources, rebaptisé ROR-IR. Fonctionnement : L'association Pléiades a vocation à agir en tant que centrale d'achat pour la passation de marchés mutualisables entre les porteurs d'enrs (Espace Numérique Régional de Santé). Actuellement, un marché (accord cadre) de TMA applicative et corrective est en cours pour l'application ROR. L'accord cadre est mis à disposition des GCS régionaux adhérents à l'association Pléiade, et un marché subséquent est passé directement entre chaque GCS et le titulaire du marché. Les coûts pour chaque région sont proportionnels à leur taille les unes par rapport aux autres. L'outil est développé dans un esprit «produit». L'ensemble des fonctionnalités est à disposition des adhérents qui sont libres d'activer uniquement celles choisies. Adhésion : Pour pouvoir profiter de ce mode de fonctionnement, il suffit d'adhérer à l'association Pléiade. Le coût de l'adhésion étant de euros la première année, puis de euros les années suivantes. Un adhérent peut quitter l'association quand il le souhaite et continuer à utiliser l'application sans autres contraintes, sous réserve d'avoir participé au contrat de TMA. Ouverture officielle du ROR

16 Perspectives «Et après?» Le premier périmètre de déploiement du ROR finalisé, le projet ne fait que commencer En effet, pour les établissements ayant renseigné leur offre de soins, il s agit maintenant de la tenir à jour afin de garantir le caractère opérationnel du ROR. Vient ensuite le déploiement des prochains périmètres (cf schéma page 5) : établissements MCO monoactivité, SSR, psychiatrie, médecine de ville, consultations hospitalières, l offre médico-sociale, les réseaux de santé afin que le ROR intègre in fine l ensemble de l offre de soins de la région Lorraine. Des évolutions de l application sont d ores et déjà en cours pour accueillir ces nouveaux champs. De nombreuses fonctionnalités supplémentaires vont également venir compléter/intégrer le service ROR telles que la possibilité de déclarer une anomalie (déjà fonctionnel), un refus, un dysfonctionnement mais également la disponibilité des lits dits «chauds» : lits de réanimation, d Unité de Soins Continus, d Unité de Soins Intensifs. Par ailleurs, le ROR se veut être une application socle. Il s impose donc comme un référentiel à disposition d applications consommatrices telles que le service de gestion des admissions en SSR (imad), ou encore les Systèmes d Information des SAMU ou des urgences, etc Le ROR est un projet intégratif et ambitieux qui permettra à terme de répertorier et consulter l ensemble de l offre de soins proposée en Lorraine Ouverture officielle du ROR

17 Programme L ouverture officielle du ROR Le, l ARS de Lorraine et Télésanté Lorraine réunissent tous les établissements de santé MCO lorrains afin d ouvrir officiellement le RO à l usage. Les objectifs de cette rencontre Revenir sur les évènements majeurs du déploiement Démontrer l utilité du ROR dans la pratique quotidienne des professionnels de santé à travers des cas concrets d utilisation et de l expérience de la région Ile de France Présenter les futures fonctionnalités et les prochains périmètres Mettre en avant les réussites rencontrées et déterminer les axes d amélioration Ouverture officielle du ROR

18 Glossaire Aptitude : Elle correspond aux compétences médico-techniques particulières non systématiques de l UO (exemples : cardio scanner ou contre pulsion pour une USIC, angio- IRM, échographie, etc.), et permet, si nécessaire, de détailler son offre de soins. Département : Niveau d entité qui aide à la description de la structure d un établissement. Discipline : Concept permettant de hiérarchiser les spécialités Dossier collaboratif : Espace de travail au sein de l outil qui permet la création ou la mise à jour des données de l offre de soins de l établissement. Entité juridique : Entité juridique au sens administratif de l INSEE. Entité géographique : Entité géographique, au sens administratif de l INSEE, localisée dans un seul site. Filière : Une filière regroupe des types d UO organisées pour optimiser la prise en charge d une pathologie ou d un groupe de pathologie (exemples : filière AVC, brûlés). L information clé de la filière est le point d entrée téléphonique. De la même manière que pour l aptitude, le concept de filière permet de compléter, si nécessaire, la description de l offre de soins. Lieu de prise en charge du patient : Correspond à l établissement ou à la commune où se trouve le patient au moment de la recherche dans le ROR Offre de soins : Ensemble des infrastructures, des ressources et des activités proposées par un établissement de santé pour assurer des prestations de soins et de services en vue de répondre aux besoins de la population. Orientation : La fonction «orientation» permet de rechercher via des critères de recherche un service d accueil ou une UO d accueil. Elle offre à l utilisateur une aide dans son travail d orientation des patients vers un établissement de soins. Patientèle : Correspond aux tranches d âge prises en charge par l UO en concernée. Peuplement : Opération de saisie de la structure et de l offre de soins des établissements de santé et son enregistrement dans la base de données du ROR. Pôle : Niveau d entité qui aide à la description de la structure d un établissement. Référent Métier : Responsable(s) des opérations de peuplement du ROR et de son maintien opérationnel. Il est désigné par la direction et l autorité médicale de l établissement. Il a en charge la saisie de l offre de soins «opérationnelle» (Fiche UO) dans le ROR. Référent Structure : Responsable(s) des opérations de peuplement du ROR et de son maintien opérationnel. Il est désigné par la direction et a en charge la saisie de la structure administrative de l établissement dans le ROR. Répertoire : La fonction «répertoire» rassemble les fiches descriptives de la structure et l offre de soins des établissements de santé de la région en capacité de prendre en charge des patients. Ces fiches sont consultables par entité juridique, département, territoire de santé ou type de filière. ROR : Répertoire Opérationnel des Ressources ROR-IR : Nom du projet ROR porté par les régions adhérentes à l association Pléiade portée par la région Ile de France, à l origine du projet. Ouverture officielle du ROR

19 Service : Niveau d entité qui aide à la description de la structure d un établissement. Spécialité : Concept permettant de hiérarchiser les types d UO et les aptitudes. Il s agit des spécialités médicales. Unité Clinique : Niveau d entité qui aide à la description de la structure d un établissement. Unité Fonctionnelle : Niveau d entité qui aide à la description de la structure d un établissement. Unité Opérationnelle : Toute UO est obligatoirement associée à un type d'uo (offre de soins). La liste des types d UO repose sur une arborescence composée des disciplines et spécialités médicales, afin de faciliter la saisie des informations dans le répertoire. Il est possible d'adapter cette liste, en fonction des problématiques particulières des établissements ; la cellule gestionnaire du ROR-IF est en charge de sa gestion. Ouverture officielle du ROR

20 En savoir plus Vos contacts ROR Télésanté Lorraine Olivier Croissant Chef de projets Mauranne Funck Gestionnaire du ROR/ Chargée de promotion Agence Régionale de Santé Jean-Louis Fuchs Chargé de mission Systèmes d'information Béatrice Magi Chargée de communication Ouverture officielle du ROR