BILAN D ACTIVITÉ 2011

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1 BILAN D ACTIVITÉ 211

2 SOMMAIRE PRESENTATION DU PROJET ROR-IF PAGES 5 À 6 1. L origine du projet 2. Les objectifs Le financement UNE NOUVELLE DIMENSION : L INTERREGIONALITE PAGES 7 À 8 1. Objectif : développer la mutualisation de l outil avec d autres régions 2. Association Pléiade 2.1. Membres de l Association Pléiade 2.2. La comitologie : le pilotage de l accord cadre 2.3. Les statuts et règlement intérieur 3. Objectifs attendus 4. Rencontres avec d autres régions CHANGEMENT MAITRISE D ŒUVRE (MOE) PAGES 9 À Les évolutions techniques 2. Protocole de résiliation amiable 3. Nouvelle consultation 4. Phase de transfert de connaissance 4.1. Réunion de pré-lancement : 13/1 / GCS D-SISIF / Paris 4.2. Réunion de travail avec la cellule gestionnaire : 17/1 / Av Victoria / Paris 4.3. Réunion de travail sur l infrastructure du ROR-IF : 24/1 / Téléconférence ATOS-ATI-Cellule ROR-IF 4.4. Réunion de travail sur l infrastructure du ROR Lorraine : 23/11 / GCS TéléSanté Lorraine / Nancy 4.5. Réunion de travail avec WYNIWYG (1) : 7/11/ GCS D-SISIF / Paris 4.6. Réunion de travail avec WYNIWYG (2) : 16/11 / GCS D-SISIF / Paris 4.7. Réunion de travail : questions réponses avec WYNIWYG (3) : 28/11 / Téléconférence 5. Réunion de lancement : 21/11 / GCS D-SISIF / Paris 6. Phase de transition 7. Livrables : livraison le 6/12 8. Serveur de recette 9. Gouvernance 9.1. Le comité de pilotage ROR-IF 9.2. Le comité de pilotage Pléiade : COPIL Pléiade 9.3. Comité de projet : COPROJ 9.4. Réunion de travail 1. Communication 11. Modalités de facturation 12. Hébergement ATI

3 4 5 6 DEPLOIEMENT DU PROJET ROR-IF PAGES 13 À Objectif : finaliser le déploiement 2. Méthodologie de déploiement 3. Résultats 3.1. Suivi global du projet 3.2. Cartographie des établissements publiés 3.3. Délai de peuplement 3.4. Formation 3.5. Accompagnement sur sites 3.6. Autres constats 3.7. Evaluation du déploiement COLLOQUE DE LANCEMENT DU ROR-IF PAGE 15 À Objectifs 2. Organisation 3. Programme de la journée 4. Bilan du colloque 5. Autres actions de communication 5.1. Communication orale 5.2. Newsletter 5.3. Support de communication 5.4. Bilan d activité Actions de communication CHANTIERS EN COURS PAGES 17 À Amélioration de la description de l offre de soins 1.1. Chantier sur les nomenclatures «Spécialités» / «Types d UO» 1.2. Chantier sur les «Aptitudes» 2. Evolutions fonctionnelles «outil» 2.1. Chantier sur le registre des refus 2.2. Chantier sur l interface utilisateurs 2.3. Chantier CERVEAU «disponibilité des lits» 2.4. Page d accueil du ROR-IF (CMS) 2.5. Requêteur 2.6. Cartographie 2.7. Intégration au portail 3. Intégration nouveaux champs de l offre de soins 3.1. Chantier psychiatrie 3.2. Chantier «SSR Trajectoire» 3.3. Chantier «Médecine ambulatoire» 3.4. Chantier «Maladies rares» 4. Qualité des données 4.1. Chantier «Offre de soins AP-HP» 4.2. Chantier «Outil de gestion des écarts ROR-ARHGOS» 4.3. Taux de complétude 4.4. Echantillonnage 4.5. Signalements d anomalie 4.6. Mise à jour annuelle

4 FORMATION UTILISATEURS PAGE Objectif 2. Formation utilisateurs 3. Indicateur : nombre de connexion mensuelle CELLULE GESTIONNAIRE ROR-IF PAGES 37 À Missions de la cellule gestionnaire 2. Organisation : modalités de fonctionnement de la cellule gestionnaire 2.1. Composition de la cellule gestionnaire 2.2. Synthèse hebdomadaire 2.3. Horaire d ouverture 3. Hébergement 3.1. Hébergement Siège de l AP-HP 3.2. Hébergement GCS D-SISIF 4. Ligne téléphonique et adresse mail 5. Modalités de recrutement 6. Effectif. 7. Mouvement du personnel 7.1. Mises à disposition 7.2. Recrutement par le GCS D-SISIF 8. Formation continue 9. Participation aux réunions du GCS D-SISIF 1. Participation aux groupes de travail PRESENTATION DES OBJECTIFS - PRIORITES POUR 212 PAGES 4 À Consolider les processus de validation annuelle et de fiabilisation des données 2. Mettre en place le registre des refus et les outils d évaluation de la PDSES 3. Finaliser la nouvelle interface de consultation 4. Intensifier les formations utilisateurs 5. Améliorer la description de l offre de soins 6. Réaliser les interfaces prioritaires 7. Intégrer les nouveaux champs de l offre de soins 8. Enrichir le plan de communication 9. Piloter et accompagner le changement du ROR 1. Installer l équipe du ROR-IF au sein du GCS ANNEXES PAGES 42 À Annexe 1 : Programme colloque de lancement du ROR-IF 1.2. Annexe 2 : Newsletter Les Infos du ROR-IF n 3 juin Annexe 2 : Procédure de mise à jour 1.4. Annexe 4 : Organigramme cellule gestionnaire

5 PARTIE I PRESENTATION DU PROJET ROR-IF 1 L ORIGINE DU PROJET La mise en œuvre d un Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR) est rendue obligatoire dans le cadre de la mise en place des réseaux de prise en charge des urgences, conformément aux décrets 576 et 577 de mai 26 relatifs à la médecine d urgence et à la circulaire DHOS/1/27/65 de février 27 : Le décret n du 22 mai 26 relatif à la médecine d urgence et modifiant le code de la santé publique ; Le décret n du 22 mai 26 relatif aux conditions techniques de fonctionnement applicables aux structures de médecine d urgence et modifiant le code de la santé publique ; La circulaire DHOS/O1/27/65 du 13 février 27 relative à la prise en charge des urgences. Elle est réalisée sous la responsabilité de l ARS. Le ROR a pour but de faciliter l orientation des patients vers l établissement le plus adapté à leur prise en charge au travers d une connaissance optimisée de l offre de soins et de son partage au niveau régional. Ses objectifs opérationnels sont les suivants : Améliorer l orientation et l accueil des patients en urgence ; Faciliter l accès aux soins spécialisés en urgence ; Diminuer les délais d attente d orientation ; Favoriser la logique de réseau ou de filière dans la prise en charge des patients ; Economiser du temps médical et paramédical pour la recherche de service d accueil. les urgences (CERVEAU) et l AP-HP. Il est géré par la cellule gestionnaire du ROR-IF et est intégré au Groupement de Coopération Sanitaire pour le Développement des Systèmes d Information de Santé partagés en Ile-de-France (GCS D-SISIF) dont l objet est d améliorer les conditions d activité de ses membres en facilitant l interopérabilité et la mutualisation au sein des systèmes d information de santé d Île-de-France par le portage financier et la maîtrise d ouvrage déléguée de plusieurs projets dont le ROR-IF. 2 LES OBJECTIFS 211 Les objectifs et les priorités pour l année 211 étaient de : Développer la mutualisation de l outil avec d autres régions ; Finaliser le déploiement ; Préparer le colloque de lancement du ROR-IF programmé le 2 février à Evry ; Poursuivre le développement de l application ; Développer les interfaces et les échanges d informations avec les autres projets ; Mettre en place les processus de la qualité des données avec l offre de soins de l ARSIF ; Elaborer les processus de mises à jour annuelles ; Mettre en place des formations utilisateurs. Pour réaliser ces différentes tâches, une nouvelle consultation de maîtrise d oeuvre a été programmée cette année avec les autres régions ayant fait le choix du ROR-IF. La région Ile-de-France a démarré un projet ROR en 26. Dotée d un noyau dur de fonctionnalités permettant son peuplement et l utilisation de la fonction «Orientation», l application ROR Ile-de- France est aujourd hui en phase de déploiement auprès des établissements de santé franciliens : 88% des établissements ont leurs données publiées dans le ROR-IF et l objectif de fin déploiement est fixé pour février 212. Dans le cadre du dispositif régional d alerte et de veille sanitaire, le ROR Ile-de-France collabore avec le Centre régional de veille et d action sur BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 5

6 PARTIE I 3 LE FINANCEMENT Depuis 29, le projet bénéfice d un quadruple financement : marge de manœuvre régionale, fonds pour la modernisation des établissements de santé publics et privés (FMESPP), Conseil Régional et plan Hôpital 212. Le tableau récapitulatif ci-dessous reprend l historique des recettes et dépenses depuis le démarrage du projet en 27. Ce bilan a fait l objet d une réunion entre l ARS, le GCS D-SISIF et la cellule gestionnaire du ROR-IF le 16/12/11. RECETTES TOTAL CH4V / DM2 14, 37 55, CH4V / BP 6, CHSF / BP , 6, CHSF / DM1 7, CHSF / DM ,44 CHSF / Conseil Régional 257 4, CHSF / FMESPP 13, RECAPITULATIF SUIVI FINANCIER BP 2, 264, 15, DM 1 15, 78, 22, MM 48, Transfert Plateforme 32, FMESPP Circulaire /11/28 4, FMESPP Circulaire /7/29 25, FMESPP Circulaire 14/12/ , H212 Circulaire /9/21 126, H212 Circulaire /12/21 378, TOTAL , ,44 1, 548, , ,44 DEPENSES TOTAL AMOA , , , ,39 MOE , , , ,4 ETP , , ,5 Fonctionnement 7 932, , ,12 TOTAL , , , , , ,49 BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 6

7 PARTIE II UNE NOUVELLE DIMENSION : L INTERREGIONALITE 1 OBJECTIF : DÉVELOPPER LA MUTUALISATION DE L OUTIL AVEC D AUTRES RÉGIONS La région Lorraine a fait le choix du ROR Ile-de- France car les fonctions présentes actuellement et la vision de la cible correspondent à ses attentes. Tout comme en Ile-de-France, le plan de déploiement en Lorraine se focalise dans un premier temps sur les établissements de type MCO (une cinquantaine d établissements en Lorraine). Le plan de déploiement s étend de septembre 211 à septembre 212. Si la solution technique du ROR-IF est à ce jour partagée par deux régions, d autres régions pourront, si elles sont intéressées, acquérir le ROR. C est dans ce contexte, que l association PLEIADE a été créée. 2 ASSOCIATION PLÉIADE Le GCS D-SISIF a fait l acquisition en 21 1 d un Répertoire Opérationnel des Ressources qu il met à disposition des établissements de soins franciliens : le ROR-IF. Afin de valoriser ses outils par la coopération interrégionale et de promouvoir le développement rationnel et efficient des systèmes d informations de santé, le GCS D-SISIF a mis à disposition son Répertoire Opérationnel des Ressources à la région Lorraine, via le GCS Télésanté Lorraine. Une convention de coopération a été signée entre les deux structures le 4 novembre 21. Ce partenariat avait vocation à prendre la forme d une collaboration structurelle intégrant de nouveaux partenaires. C est ainsi que le GCS D-SISIF a décidé de créer l Association Pléiade. Elle a été créée le 31 mai 211 et est déclarée en Préfecture de PARIS. Cette association a pour objet de créer et d entretenir un cadre collaboratif ayant vocation à mutualiser en inter régions les projets de conception/développement de systèmes d information portés par le GCS D-SISIF. Pour ce faire, le GCS D-SISIF a donc transféré la propriété du logiciel ROR-IF à l Association Pléiade : contrat d apport des droits de propriété intellectuelle afférents au logiciel ROR signé le 15/9/211. Ce logiciel est rebaptisé ROR-IR (Répertoire Opérationnel des Ressources Inter-Régional). 2-1 Membres de l Association Pléiade Les membres fondateurs sont : Le Centre Médico-chirurgical de l Europe, représenté par son Président Directeur Général ; Le GCS D-SISIF, représenté par son administrateur ; L Association régionale pour le développement des outils communicants (ARDOC). Les membres adhérents bénéficiaires sont : Des Groupements de Coopération Sanitaire ; Une structure désignée par les ARS pour porter les Espaces Numériques Régionaux de Santé (ENRS). 2-2 La comitologie : le pilotage de l accord cadre Afin de garantir l impératif d unicité de l application ROR-IR, une structure de pilotage de l accord cadre est mise en place pendant la durée du marché. Il a pour rôle de : Assurer la cohésion inter régionale ; Qualifier les demandes d évolutions ; Assurer le maintien du code source identique quelles que soient les régions et la base de données ; Suivre globalement l avancement des prestations et le respect des engagements du titulaire ; Contrôler et valider la production intermédiaire ; Vérifier la planification des travaux ; Traiter les difficultés, problèmes ou alertes relevées lors de l exécution de la prestation ; Présenter le programme des prestations pour le trimestre à venir Le pilotage de l accord cadre pour l association PLEIADE est sous la responsabilité du directeur de projet ROR-IR, qui s assure du bon fonctionnement et de la coordination interrégionale. Le directeur de projet a assisté à trois réunions de l association les 1, 16 et 2/6/211 dont le thème principal était la gouvernance de PLÉIADE. 1 Contrat de cession des droits de propriété intellectuelle afférents au logiciel ROR signé le 4 octobre 21 entre la société Wyniwyg et le GCS D-SISIF. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 7

8 PARTIE II 2-3 Les statuts et règlement intérieur Le règlement intérieur, écrit en septembre 211, a pour objet de compléter et de préciser les statuts de l association Pléiade rédigés en octobre OBJECTIFS ATTENDUS Outre la dimension interrégionale, évoquée cidessus, le ROR-IR doit continuer à évoluer : En tant que référentiel de l offre de soins, le ROR- IR doit : 5 Etendre son périmètre d offre de soins et permettre aux établissements de faire une description qui soit opérationnelle et fidèle à la réalité terrain. Pour cela il convient : - d élargir le périmètre MCO afin d intégrer les activités SSR, la psychiatrie, les SLD ; - de faire évoluer la nomenclature de l offre de soins de telle sorte que les établissements puissent affiner leur description et afficher leur activité de biologie, les consultations, l hôpital de jour ou préciser pour chaque spécialité les aptitudes associées ; - d intégrer la médecine ambulatoire de ville. 5 Garantir des données de qualité, fiables et actualisées ; 5 Continuer son développement en poursuivant sa politique de construction basée sur les nomenclatures et référentiels métiers existants et reconnus : SAE, CCAM, PMSI ; 5 Veiller à respecter les normes existantes d interopérabilité des SI de santé ; 5 Etre acteur de la démarche d urbanisation des référentiels d identification et de structure des établissements de santé qui est en cours. 5 Permettre aux établissements de saisir leur participation opérationnelle à la Permanence des soins hospitalière ; 5 Intégrer les enjeux liés au pilotage de l offre de soins ; 5 A la cible, communiquer avec d autres régions. 4 RENCONTRES AVEC D AUTRES RÉGIONS Le directeur de projet a fait plusieurs présentations du ROR-IR dans d autres régions : Déplacement en Bourgogne : 8/4 ; Déplacement en Alsace : 13/4 ; Déplacement en Picardie : 6/6 ; Conférence téléphonique avec la Guyane : 14/11 En tant qu outil d optimisation de la prise en charge des patients en qualité et en délai, le ROR-IR doit : 5 Trouver une synergie avec les dispositifs régionaux de veille, d alerte et d action sur les urgences pour mutualiser et partager des outils décisionnels ou afficher la disponibilité des lits. 5 S intégrer aux applications métiers existantes : SAMU, Urgences pour un usage opérationnel optimisé ; BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 8

9 PARTIE III CHANGEMENT MAITRISE D ŒUVRE (MOE) 1 LES ÉVOLUTIONS TECHNIQUES La livraison de la version 4, initialement programmée en 21, a été repoussée à cette année suite à un certain nombre d anomalies détectées lors de la phase de recette. La mise en production de la version V 4.4.9, dont les principaux avantages concernent l optimisation du temps de réponse et l amélioration de la gestion et du suivi des dossiers collaboratifs, a eu lieu le 21 septembre 211. Les certificats de sécurité ont été renouvelés en mai 211 pour les 2 serveurs pour une durée de 1 an. 2 PROTOCOLE DE RÉSILIATION AMIABLE En février 211, le contexte a amené la société Wyniwyg et le GCS D-SISIF à se rapprocher pour convenir des modalités de résiliation anticipée du contrat en cours. En effet, une réorganisation interne de la société Wyniwyg et un rachat de la société ont provoqué un changement dans l équipe de développement/ réalisation affectée à la mission, occasionnant de fait, depuis décembre 21, des difficultés dans la reprise et le suivi de la mission. De son côté, le 4 novembre 21, le GCS D-SISIF a signé avec le GCS télésanté Lorraine une convention de coopération afin d envisager un partenariat et un développement commun de l outil. Cette nouvelle orientation du projet ROR, notamment au travers d un partenariat avec d autres régions, amène le GCS D-SISIF à rechercher des modalités de coopérations structurelles ou conventionnelles avec d autres régions intéressées par l outil, et plus généralement à ouvrir le ROR-IF sur le territoire national et d accueillir d autres porteurs ENRS souhaitant développer le même outil. Après la livraison des codes sources le 27 juin 211, un protocole de résiliation amiable a donc été signé entre la société Wyniwyg et le GCS D-SISIF le 1 er juillet 211 anticipant la fin du marché avec un terme au 1er octobre NOUVELLE CONSULTATION Le nouveau marché de consultation est porté par l association Pléiade, qui a pour objet de faire office de centrale d achat. Le cahier des charges a été publié le 6 juillet 211. Au 2 août, date de remise des candidatures, trois sociétés ont répondu : ATOS OPENDEV et le groupement ASSYSTEM SWORD. Le choix du prestataire a fait l objet d une commission de choix le 9 septembre 211 auquel participaient Dr François Dolveck, Dr Nouredine Bensalah, Dr Guy Jacquiau, Dr Françoise Boutot, Dr Christophe Leroy, Vianney Noël, Pascale Evans (observateurs : Marie Vélon, Pascale Cani). L accord cadre relatif à réalisation des évolutions du répertoire opérationnel des ressources a pour objet de déterminer les conditions de passation et d exécution des marchés subséquents de Tierce Maintenance Applicative pour l application ROR- IR. Il s inscrit dans le projet présenté en préambule du CCAP. Les besoins à satisfaire sont décrit dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP). Par convention notifiée en date du 26 octobre 211, l Association PLÉIADE a conclu avec la société ATOS un accord cadre mono attributaire ayant pour objet la réalisation des corrections et des évolutions du Répertoire Opérationnel des Ressources. Ce contrat cadre démarre du 7/11/211, date de réception de la notification, pour une durée de 2 ans (renouvelable 2 fois 1 an). 4 PHASE DE TRANSFERT DE CONNAISSANCE Des réunions ont été organisées avec le prestataire sortant, l ATI et les équipes projets ROR-IF et ROR Lorraine. Les objectifs de ces réunions sont la prise de connaissance : Du projet ; De l environnement technique de développement ; De l architecture de l application ; De l environnement de tests incluant l industrialisation de l application. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 9

10 PARTIE III 4-1 Réunion de pré-lancement : 13/1 / GCS D-SISIF / Paris Rencontre des différents intervenants ; Présentation du projet. 4.2 Réunion de travail avec la cellule gestionnaire : 17/1 / Av Victoria / Paris Formation à l utilisation du ROR ; Réunion de travail sur les évolutions du ROR ; Participation à la réunion de travail sur le registre des refus. 4-3 Réunion de travail sur l infrastructure du ROR-IF : 24/1 / Téléconférence ATOS-ATI-Cellule ROR-IF Présentation de l infrastructure de la région IDF ; Stratégie de sauvegarde. 4-4 Réunion de travail sur l infrastructure du ROR Lorraine : 23/11 / GCS TéléSanté Lorraine / Nancy Présentation de l infrastructure de la région Lorraine ; Configuration de l outil de gestion des demandes du projet. 4-5 Réunion de travail avec WYNIWYG (1) : 7/11/ GCS D-SISIF / Paris Architecture de l application : Données, Contrôleurs, Vues ; Présentation de la base de données ; Présentation de la stratégie de tests ; Parcours de l ensemble des classes de l application. 4-6 Réunion de travail avec WYNIWYG (2) : 16/11 / GCS D-SISIF / Paris Analyse des sources ; Analyse des tests et des principes d industrialisation ; Précisions sur le poste développeur (utilisation des plugins etc ) ; Précisions sur le fonctionnement de l application ; Etude des anomalies en cours ; Scripts de la base de données. 4-7 Réunion de travail : questions réponses avec WYNIWYG (3) : 28/11 / Téléconférence La notification a été signée le 26/1/211 et reçue le 7/11/211. Le contrat cadre démarre donc du 7/11/211 pour une durée de 2 ans (renouvelable 2 fois 1 an). 5 RÉUNION DE LANCEMENT : 21/11 / GCS D-SISIF / PARIS La réunion de lancement a permis de formaliser le démarrage du projet. Présentation du projet : Présentation des équipes ; Modalité de pilotage ; Qualité : PAQ / indicateurs / risques ; Aspects contractuels ; Phase de transition ; Planning ; Evolutions. 6 PHASE DE TRANSITION La phase de transition comprend : Cadrage organisationnel ; Montée en compétence ; Installation environnements ; Mise en place des outils ; Rédaction des livrables ; Maintenance sous contrôle. Les tests de la phase de maintenance sous contrôle sont en cours et seront finalisés le 5 Janvier 212. La fin de la phase de transition sera matérialisée par : Transfert de responsabilité prévu le : 19/1/212 Commandes (évolutif et correctif) La version correspond à la livraison de fin de maintenance sous contrôle, dans le cadre de la phase de transition : elle est programmée le 1/1/ LIVRABLES : LIVRAISON LE 6/12 Plan Qualité Projet (PAQ) : ATOS_R-EST_TmaROR- IR_PQP-211-6_PAQ-V1.2.docx. Plan de gestion de configuration : ATOS_R- EST_PLEIADE_ROR-IR_GUI211-6_Plan_Gestion_ Configuration c1..doc. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 1

11 PARTIE III Livret d accueil : ATOS_R-EST_PLEIADE_ROR-IR_ GUI211-7_Livret_Accueil_V1..doc. Organisation des développements : ATOS_R- EST_PLEIADE_ROR-IR_GUI211-22_Organisation_ des_developpement_v1..doc. Plan de formation : ATOS_R-EST_PLEIADE_ROR- IR_FOR211-26_Plan_de_Formation_v1..doc. Le plan de formation a pour objet de définir de manière détaillée d une part l organisation et les moyens fournis par Atos et l association PLEIADE, d autre part les actions et le planning des tâches à accomplir pour assurer l ensemble des activités de la phase de transfert et son suivi. Bilan d inventaire : ATOS_R-EST_PLEIADE_ROR- IR_FOR211-26_Bilan_d_inventaire_v1..doc. Ce document fait l inventaire des moyens existants mis en place (outils, documentation, code source) autour des applications prises en maintenance par Atos dans le cadre de la TMA ROR-IR. L analyse de l inventaire contient les questions et remarques soulevées. Livraison de la maintenance sous contrôle : ATOS_R-EST_PLEIADE_ROR-IR_BLI211-29_ ROR_4.4.1.docx. 8 SERVEUR DE RECETTE Le serveur de recette (machine virtuelle OS ready) de la région Ile-de-France a été installé semaine 52. Le serveur est opérationnel, l administration de cet environnement de recette est confiée à ATOS. Une demande d accès VPN client, connexion unidirectionnelle vers des machines de l AP-HP, a été obtenue en décembre 211 auprès de l ATI. 9 GOUVERNANCE 9-1 Le comité de pilotage ROR-IF Le comité de pilotage, animé par le directeur de projet, assure le suivi et le pilotage du projet sur l ensemble de ses phases. Il se réunit une fois par trimestre et est composé de représentant de l AP- HP, de l ARSIF, des SAMU franciliens, de la directrice de projet de CERVEAU refonte. En 211, il s est réuni 4 fois : 12/4 31/5 2/9 14/ Le comité de pilotage Pléiade : COPIL Pléiade Le COPIL Pléiade se réunit tous les 3 mois. Il a pour rôle de : Informer Pléiade de l avancement contractuel et opérationnel du projet ; Prendre les décisions contractuelles relatives au projet et assurer la cohésion interrégionale ; Respecter les engagements contractuels (livraisons, délais, moyens mis en œuvre) ; Suivre la facturation et les risques ; Résoudre les problèmes et décider du plan d action ; Décider ou proposer des arbitrages en cas de modification du périmètre contractuel. En 211, le COPIL Pléiade s est réuni une fois le 14 décembre 211 au GCS D-SISIF à Paris. 9-3 Comité de projet : COPROJ Le COPROJ se réunit une fois par mois. Il a pour rôle : Le suivi opérationnel ; La discussion des problèmes éventuels ; La prise en compte d options fonctionnelles, techniques ou organisationnelles particulières ; La qualification des demandes d évolution. Il n y a pas eu de COPROJ programmé en 211. Mais avant le changement de MOE, il y a eu des comités de suivi du projet, instance qui permettait le suivi du projet, la remontée d alertes ou les demandes d arbitrages. En 211, ce comité de suivi s est réuni cinq fois : 18/1 15/3 4/5 27/6 19/ Réunion de travail Les réunions de travail se font à la demande, en téléconférence ou sur site. Deux réunions de travail ont été réalisées : Réunion de travail : point téléphonique sur le plan qualité le 25/11/211 à 9h ; Réunion de travail : point avancement (point sur la phase d initialisation / registre des refus / refonte IHM)* le 7 novembre 211 au GCS. Une réunion de travail sur le bilan d inventaire est programmée le 4 janvier 212 au GCS. * IHM (Interface Homme Machine) BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 11

12 PARTIE III 1 COMMUNICATION Le site projet Livelink sera la référence pour les documents du projet ; Mantis sera l outil de saisie de toutes les demandes (correction et évolution). 11 MODALITÉS DE FACTURATION Voir tableau ci-contre. 12 HÉBERGEMENT ATI L AP-HP héberge l application web ROR-IF depuis 28. Le contrat de prestations de services subsidiaires entre l Agence Technique Informatique de l Assistance Publique-Hôpitaux de Paris et le GCS D-SISIF a été élaboré en 21. Il a pour objet de déterminer les prestations assurées par l AP-HP, ainsi que les engagements de qualité afférents, au profit du GCS D-SISIF, dans le cadre de la mise en œuvre du Répertoire Opérationnel des Ressources. Les prestations assurées par l AP-HP au profit du GCS D-SISIF recouvrent : Le maintien en conditions opérationnelles du ROR-IF et les prestations associées ; La gestion des incidents techniques (support téléphonique Utilisateur du ROR-IF) ; Le passage en qualification ou en production des évolutions applicatives du ROR-IF ; Les prestations de métrologie du ROR-IF. Les 7 réunions de travail (1/1-24/1-28/2-28/3-11/4-9/5-23/5) pour finaliser le contrat ont mis en évidence la problématique suivante : Des contraintes juridiques rendent impossibles la rémunération par le GCS de ces services d hébergement ; Par ailleurs, le GCS mène une réflexion sur les modalités d hébergement de ses applications qui est une problématique commune à toutes les applications ; le ROR-IF intégrera le dispositif cible identifié. Une réunion, regroupant le GCS D-SISIF, l ARSIF, l ATI et la direction de l AP-HP a été organisée le 27 avril 211 pour balayer les solutions possibles et a permis d identifier une solution transitoire. Dans l attente de la solution cible, il est décidé que l ATI continue d héberger le ROR-IF jusqu au 31/12/212. Le financement de cet hébergement sera assuré par un fléchage des montants «AC» (Aide à la Contractualisation des MIGAC). Correctif Evolutif Avec développement Sans développement Facturation trimestrielle à terme échu Commande MOM 3 % 2 % Commande 4 % VA positive 1 % Admission 6 % VSR positive 3 % BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 12

13 PARTIE IV III DEPLOIEMENT DU PROJET ROR-IF 1 OBJECTIF : FINALISER LE DÉPLOIEMENT L objectif fixé était de DPT peupler 93 dans le ROR-IF 9% des établissements MCO de la région IDF en MÉTHODOLOGIE DE DÉPLOIEMENT DPT 77 La cellule gestionnaire a poursuivi la généralisation du déploiement, DPT 75 débuté en 21, par les territoires de santé et Paris Est. 3 RÉSULTATS 3-1 Suivi global du projet Avancement du déploiement total du projet Au 31 décembre 211 Terminé : Terminé 219 établissements En cours sont terminés : 88% En cours 24 établissements Non sont débuté en cours : 1% établissements n ont pas débutés : 2% Non débuté % 1% Délai prévisionnel 1er RDV-validation Délai effectif 1er RDV-validation Avancement du déploiement au niveau des Territoires de santé (en nb d'établissement) ne 81 Avancement du déploiement 88 au niveau des Territoires de santé (en nb d établissement) ile ile 3 16 DPT % 18 9% 1% 3 e, DPT 94 DPT 95 DPT 94 DPT 92 DPT 91 DPT 78 Avancement du déploiement au niveau des Territoires de santé (en nb d'établissement) Avanceme Avancement du projet Avancement du projet Avancement du déploiement total du projet Cartographie des établissements publiés 3 En 29 et 21, 89 sites ont été peuplés 7 dont 44% 1 DPT 94 d établissements publics (39 sites) et 7 56% d établissements privés (5 sites). DPT En 211, 13 sites ont été renseignés dans l appli- DPT 91 cation dont 25 : 29% d établissements publics (38 sites) DPT 78 : 31 CH ; 2 7 AP-HP et HIA ; DPT 77 71% 56 d établissements privés (92 sites) : 18 7 ESPIC, 2 DPT 75 3 PNL et 71 PL. Nous pouvons noter une augmentation des établissements peuplés de 46% en 211 avec une augmentation du peuplement des établissements privés lucratifs (71 sites PL contre 34 en 21). % 1% 2% 3% 4% 5% 6% 7% 8% 9% 1% % 1% 2 Terminé En Cours Non débuté T Avancement du déploiement total du projet Délai prévisionnel 14/5/12 DPT 931er RDV-validation Délai 15 effectif 1er RDV-validation 7 ne /5/12 ile 1 63 DPT ile DPT 91 e, DPT DPT 77 2 DPT Terminé En cours7 Non 2 débuté % 1% 2% 3% 4% 5% 6% 211 7% 219 8% 9% 24 1% 4 Terminé En Cours Non débuté DPT 95 DPT 92 Non débuté Terminé 4 71 En cours Non débuté En cours Terminé % 9% 1% /5/12 BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 13

14 PARTIE IV III 3-3 Délai de peuplement En 21, le délai de peuplement médian était de 3 mois avec un écart entre le délai prévisionnel et le délai effectif de 7 jours. En 211, le délai de peuplement s est allongé avec une médiane de 4 mois. Nous pouvons noter par ailleurs, un allongement de l écart de 24 jours entre le délai prévisionnel et le délai effectif. 211 Délai prévisionnel 1 er RDVvalidation Médiane Quartile 1 Quartile 3 Centile,9 3.4 Formation En 21, 17 formations sur site ont été assurées par la cellule gestionnaire pour 89 sites. En 211, 133 formations sur site ont été assurées par la cellule gestionnaire pour 13 sites : 121 formations référents ; 12 formations correspondants. Nous pouvons noter une augmentation des formations de 24% en 211 mais 2 fois moins importante que le pourcentage d établissements peuplés (46%). 3.5 Accompagnement sur sites Délai effectif 1 er RDVvalidation 127 En 21, 53 sites ont bénéficié d un ou de plusieurs accompagnements sur site soit 6%. Le nombre d accompagnements sur site par les gestionnaires était de Le nombre d accompagnements sur site par les gestionnaires est passé de 4 à 6. Nous pouvons noter une diminution de 5% du nombre d établissements bénéficiant d un accompagnement sur site. 3.6 Autres constats Nous relevons par ailleurs deux éléments qui pourraient expliquer l allongement de la médiane et de l écart entre le délai prévisionnel et le délai effectif de la validation : Dans 52% des cas, le référent médical n a pas été identifié (contre 19% en 21) ; Dans 35% des cas, le calendrier prévisionnel n a pas été fixé le jour de la présentation du projet. 3.7 Evaluation du déploiement Dans le cadre de l amélioration de la qualité, un questionnaire d évaluation de la méthodologie de déploiement, élaboré en 21, est envoyé systématiquement en ligne après chaque validation aux acteurs impliqués dans le peuplement initial. En 211, sur 36 questionnaires envoyés en ligne, nous avons reçu 13 réponses, soit un taux de participation de 42% contre 55% en % des acteurs sont satisfaits de l application informatique contre 91% en 21. Les points forts mis en évidence sont : l ergonomie, l exhaustivité, la rapidité d accès à l information, la facilité de prise en main de l application, la centralisation de l information, une information structurée et normalisée, la visibilité globale de l offre de soins régionale, la clarté de l information, une vision structurée de l offre de soins. Les points à améliorer cités le plus souvent sont : la liste d aptitudes, l interconnexion avec CAPRI et Trajectoire, l aide à la saisie car redondance dans les informations à saisir, la convivialité, la lenteur de réponse informatique, la saisie des plannings, pouvoir dupliquer une fiche. 77% des acteurs pensent que la description de l offre de soins dans le ROR-IF correspond à la réalité contre 66% en 21. En 211, 4 sites ont bénéficié d un ou de plusieurs accompagnements sur site soit 3%. Etablissements publics : 12 sites soit 3% ; Etablissements privés : 28 sites soit 7% ; BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 14

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