BILAN D ACTIVITÉ 2011

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1 BILAN D ACTIVITÉ 211

2 SOMMAIRE PRESENTATION DU PROJET ROR-IF PAGES 5 À 6 1. L origine du projet 2. Les objectifs Le financement UNE NOUVELLE DIMENSION : L INTERREGIONALITE PAGES 7 À 8 1. Objectif : développer la mutualisation de l outil avec d autres régions 2. Association Pléiade 2.1. Membres de l Association Pléiade 2.2. La comitologie : le pilotage de l accord cadre 2.3. Les statuts et règlement intérieur 3. Objectifs attendus 4. Rencontres avec d autres régions CHANGEMENT MAITRISE D ŒUVRE (MOE) PAGES 9 À Les évolutions techniques 2. Protocole de résiliation amiable 3. Nouvelle consultation 4. Phase de transfert de connaissance 4.1. Réunion de pré-lancement : 13/1 / GCS D-SISIF / Paris 4.2. Réunion de travail avec la cellule gestionnaire : 17/1 / Av Victoria / Paris 4.3. Réunion de travail sur l infrastructure du ROR-IF : 24/1 / Téléconférence ATOS-ATI-Cellule ROR-IF 4.4. Réunion de travail sur l infrastructure du ROR Lorraine : 23/11 / GCS TéléSanté Lorraine / Nancy 4.5. Réunion de travail avec WYNIWYG (1) : 7/11/ GCS D-SISIF / Paris 4.6. Réunion de travail avec WYNIWYG (2) : 16/11 / GCS D-SISIF / Paris 4.7. Réunion de travail : questions réponses avec WYNIWYG (3) : 28/11 / Téléconférence 5. Réunion de lancement : 21/11 / GCS D-SISIF / Paris 6. Phase de transition 7. Livrables : livraison le 6/12 8. Serveur de recette 9. Gouvernance 9.1. Le comité de pilotage ROR-IF 9.2. Le comité de pilotage Pléiade : COPIL Pléiade 9.3. Comité de projet : COPROJ 9.4. Réunion de travail 1. Communication 11. Modalités de facturation 12. Hébergement ATI

3 4 5 6 DEPLOIEMENT DU PROJET ROR-IF PAGES 13 À Objectif : finaliser le déploiement 2. Méthodologie de déploiement 3. Résultats 3.1. Suivi global du projet 3.2. Cartographie des établissements publiés 3.3. Délai de peuplement 3.4. Formation 3.5. Accompagnement sur sites 3.6. Autres constats 3.7. Evaluation du déploiement COLLOQUE DE LANCEMENT DU ROR-IF PAGE 15 À Objectifs 2. Organisation 3. Programme de la journée 4. Bilan du colloque 5. Autres actions de communication 5.1. Communication orale 5.2. Newsletter 5.3. Support de communication 5.4. Bilan d activité Actions de communication CHANTIERS EN COURS PAGES 17 À Amélioration de la description de l offre de soins 1.1. Chantier sur les nomenclatures «Spécialités» / «Types d UO» 1.2. Chantier sur les «Aptitudes» 2. Evolutions fonctionnelles «outil» 2.1. Chantier sur le registre des refus 2.2. Chantier sur l interface utilisateurs 2.3. Chantier CERVEAU «disponibilité des lits» 2.4. Page d accueil du ROR-IF (CMS) 2.5. Requêteur 2.6. Cartographie 2.7. Intégration au portail 3. Intégration nouveaux champs de l offre de soins 3.1. Chantier psychiatrie 3.2. Chantier «SSR Trajectoire» 3.3. Chantier «Médecine ambulatoire» 3.4. Chantier «Maladies rares» 4. Qualité des données 4.1. Chantier «Offre de soins AP-HP» 4.2. Chantier «Outil de gestion des écarts ROR-ARHGOS» 4.3. Taux de complétude 4.4. Echantillonnage 4.5. Signalements d anomalie 4.6. Mise à jour annuelle

4 FORMATION UTILISATEURS PAGE Objectif 2. Formation utilisateurs 3. Indicateur : nombre de connexion mensuelle CELLULE GESTIONNAIRE ROR-IF PAGES 37 À Missions de la cellule gestionnaire 2. Organisation : modalités de fonctionnement de la cellule gestionnaire 2.1. Composition de la cellule gestionnaire 2.2. Synthèse hebdomadaire 2.3. Horaire d ouverture 3. Hébergement 3.1. Hébergement Siège de l AP-HP 3.2. Hébergement GCS D-SISIF 4. Ligne téléphonique et adresse mail 5. Modalités de recrutement 6. Effectif. 7. Mouvement du personnel 7.1. Mises à disposition 7.2. Recrutement par le GCS D-SISIF 8. Formation continue 9. Participation aux réunions du GCS D-SISIF 1. Participation aux groupes de travail PRESENTATION DES OBJECTIFS - PRIORITES POUR 212 PAGES 4 À Consolider les processus de validation annuelle et de fiabilisation des données 2. Mettre en place le registre des refus et les outils d évaluation de la PDSES 3. Finaliser la nouvelle interface de consultation 4. Intensifier les formations utilisateurs 5. Améliorer la description de l offre de soins 6. Réaliser les interfaces prioritaires 7. Intégrer les nouveaux champs de l offre de soins 8. Enrichir le plan de communication 9. Piloter et accompagner le changement du ROR 1. Installer l équipe du ROR-IF au sein du GCS ANNEXES PAGES 42 À Annexe 1 : Programme colloque de lancement du ROR-IF 1.2. Annexe 2 : Newsletter Les Infos du ROR-IF n 3 juin Annexe 2 : Procédure de mise à jour 1.4. Annexe 4 : Organigramme cellule gestionnaire

5 PARTIE I PRESENTATION DU PROJET ROR-IF 1 L ORIGINE DU PROJET La mise en œuvre d un Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR) est rendue obligatoire dans le cadre de la mise en place des réseaux de prise en charge des urgences, conformément aux décrets 576 et 577 de mai 26 relatifs à la médecine d urgence et à la circulaire DHOS/1/27/65 de février 27 : Le décret n du 22 mai 26 relatif à la médecine d urgence et modifiant le code de la santé publique ; Le décret n du 22 mai 26 relatif aux conditions techniques de fonctionnement applicables aux structures de médecine d urgence et modifiant le code de la santé publique ; La circulaire DHOS/O1/27/65 du 13 février 27 relative à la prise en charge des urgences. Elle est réalisée sous la responsabilité de l ARS. Le ROR a pour but de faciliter l orientation des patients vers l établissement le plus adapté à leur prise en charge au travers d une connaissance optimisée de l offre de soins et de son partage au niveau régional. Ses objectifs opérationnels sont les suivants : Améliorer l orientation et l accueil des patients en urgence ; Faciliter l accès aux soins spécialisés en urgence ; Diminuer les délais d attente d orientation ; Favoriser la logique de réseau ou de filière dans la prise en charge des patients ; Economiser du temps médical et paramédical pour la recherche de service d accueil. les urgences (CERVEAU) et l AP-HP. Il est géré par la cellule gestionnaire du ROR-IF et est intégré au Groupement de Coopération Sanitaire pour le Développement des Systèmes d Information de Santé partagés en Ile-de-France (GCS D-SISIF) dont l objet est d améliorer les conditions d activité de ses membres en facilitant l interopérabilité et la mutualisation au sein des systèmes d information de santé d Île-de-France par le portage financier et la maîtrise d ouvrage déléguée de plusieurs projets dont le ROR-IF. 2 LES OBJECTIFS 211 Les objectifs et les priorités pour l année 211 étaient de : Développer la mutualisation de l outil avec d autres régions ; Finaliser le déploiement ; Préparer le colloque de lancement du ROR-IF programmé le 2 février à Evry ; Poursuivre le développement de l application ; Développer les interfaces et les échanges d informations avec les autres projets ; Mettre en place les processus de la qualité des données avec l offre de soins de l ARSIF ; Elaborer les processus de mises à jour annuelles ; Mettre en place des formations utilisateurs. Pour réaliser ces différentes tâches, une nouvelle consultation de maîtrise d oeuvre a été programmée cette année avec les autres régions ayant fait le choix du ROR-IF. La région Ile-de-France a démarré un projet ROR en 26. Dotée d un noyau dur de fonctionnalités permettant son peuplement et l utilisation de la fonction «Orientation», l application ROR Ile-de- France est aujourd hui en phase de déploiement auprès des établissements de santé franciliens : 88% des établissements ont leurs données publiées dans le ROR-IF et l objectif de fin déploiement est fixé pour février 212. Dans le cadre du dispositif régional d alerte et de veille sanitaire, le ROR Ile-de-France collabore avec le Centre régional de veille et d action sur BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 5

6 PARTIE I 3 LE FINANCEMENT Depuis 29, le projet bénéfice d un quadruple financement : marge de manœuvre régionale, fonds pour la modernisation des établissements de santé publics et privés (FMESPP), Conseil Régional et plan Hôpital 212. Le tableau récapitulatif ci-dessous reprend l historique des recettes et dépenses depuis le démarrage du projet en 27. Ce bilan a fait l objet d une réunion entre l ARS, le GCS D-SISIF et la cellule gestionnaire du ROR-IF le 16/12/11. RECETTES TOTAL CH4V / DM2 14, 37 55, CH4V / BP 6, CHSF / BP , 6, CHSF / DM1 7, CHSF / DM ,44 CHSF / Conseil Régional 257 4, CHSF / FMESPP 13, RECAPITULATIF SUIVI FINANCIER BP 2, 264, 15, DM 1 15, 78, 22, MM 48, Transfert Plateforme 32, FMESPP Circulaire /11/28 4, FMESPP Circulaire /7/29 25, FMESPP Circulaire 14/12/ , H212 Circulaire /9/21 126, H212 Circulaire /12/21 378, TOTAL , ,44 1, 548, , ,44 DEPENSES TOTAL AMOA , , , ,39 MOE , , , ,4 ETP , , ,5 Fonctionnement 7 932, , ,12 TOTAL , , , , , ,49 BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 6

7 PARTIE II UNE NOUVELLE DIMENSION : L INTERREGIONALITE 1 OBJECTIF : DÉVELOPPER LA MUTUALISATION DE L OUTIL AVEC D AUTRES RÉGIONS La région Lorraine a fait le choix du ROR Ile-de- France car les fonctions présentes actuellement et la vision de la cible correspondent à ses attentes. Tout comme en Ile-de-France, le plan de déploiement en Lorraine se focalise dans un premier temps sur les établissements de type MCO (une cinquantaine d établissements en Lorraine). Le plan de déploiement s étend de septembre 211 à septembre 212. Si la solution technique du ROR-IF est à ce jour partagée par deux régions, d autres régions pourront, si elles sont intéressées, acquérir le ROR. C est dans ce contexte, que l association PLEIADE a été créée. 2 ASSOCIATION PLÉIADE Le GCS D-SISIF a fait l acquisition en 21 1 d un Répertoire Opérationnel des Ressources qu il met à disposition des établissements de soins franciliens : le ROR-IF. Afin de valoriser ses outils par la coopération interrégionale et de promouvoir le développement rationnel et efficient des systèmes d informations de santé, le GCS D-SISIF a mis à disposition son Répertoire Opérationnel des Ressources à la région Lorraine, via le GCS Télésanté Lorraine. Une convention de coopération a été signée entre les deux structures le 4 novembre 21. Ce partenariat avait vocation à prendre la forme d une collaboration structurelle intégrant de nouveaux partenaires. C est ainsi que le GCS D-SISIF a décidé de créer l Association Pléiade. Elle a été créée le 31 mai 211 et est déclarée en Préfecture de PARIS. Cette association a pour objet de créer et d entretenir un cadre collaboratif ayant vocation à mutualiser en inter régions les projets de conception/développement de systèmes d information portés par le GCS D-SISIF. Pour ce faire, le GCS D-SISIF a donc transféré la propriété du logiciel ROR-IF à l Association Pléiade : contrat d apport des droits de propriété intellectuelle afférents au logiciel ROR signé le 15/9/211. Ce logiciel est rebaptisé ROR-IR (Répertoire Opérationnel des Ressources Inter-Régional). 2-1 Membres de l Association Pléiade Les membres fondateurs sont : Le Centre Médico-chirurgical de l Europe, représenté par son Président Directeur Général ; Le GCS D-SISIF, représenté par son administrateur ; L Association régionale pour le développement des outils communicants (ARDOC). Les membres adhérents bénéficiaires sont : Des Groupements de Coopération Sanitaire ; Une structure désignée par les ARS pour porter les Espaces Numériques Régionaux de Santé (ENRS). 2-2 La comitologie : le pilotage de l accord cadre Afin de garantir l impératif d unicité de l application ROR-IR, une structure de pilotage de l accord cadre est mise en place pendant la durée du marché. Il a pour rôle de : Assurer la cohésion inter régionale ; Qualifier les demandes d évolutions ; Assurer le maintien du code source identique quelles que soient les régions et la base de données ; Suivre globalement l avancement des prestations et le respect des engagements du titulaire ; Contrôler et valider la production intermédiaire ; Vérifier la planification des travaux ; Traiter les difficultés, problèmes ou alertes relevées lors de l exécution de la prestation ; Présenter le programme des prestations pour le trimestre à venir Le pilotage de l accord cadre pour l association PLEIADE est sous la responsabilité du directeur de projet ROR-IR, qui s assure du bon fonctionnement et de la coordination interrégionale. Le directeur de projet a assisté à trois réunions de l association les 1, 16 et 2/6/211 dont le thème principal était la gouvernance de PLÉIADE. 1 Contrat de cession des droits de propriété intellectuelle afférents au logiciel ROR signé le 4 octobre 21 entre la société Wyniwyg et le GCS D-SISIF. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 7

8 PARTIE II 2-3 Les statuts et règlement intérieur Le règlement intérieur, écrit en septembre 211, a pour objet de compléter et de préciser les statuts de l association Pléiade rédigés en octobre OBJECTIFS ATTENDUS Outre la dimension interrégionale, évoquée cidessus, le ROR-IR doit continuer à évoluer : En tant que référentiel de l offre de soins, le ROR- IR doit : 5 Etendre son périmètre d offre de soins et permettre aux établissements de faire une description qui soit opérationnelle et fidèle à la réalité terrain. Pour cela il convient : - d élargir le périmètre MCO afin d intégrer les activités SSR, la psychiatrie, les SLD ; - de faire évoluer la nomenclature de l offre de soins de telle sorte que les établissements puissent affiner leur description et afficher leur activité de biologie, les consultations, l hôpital de jour ou préciser pour chaque spécialité les aptitudes associées ; - d intégrer la médecine ambulatoire de ville. 5 Garantir des données de qualité, fiables et actualisées ; 5 Continuer son développement en poursuivant sa politique de construction basée sur les nomenclatures et référentiels métiers existants et reconnus : SAE, CCAM, PMSI ; 5 Veiller à respecter les normes existantes d interopérabilité des SI de santé ; 5 Etre acteur de la démarche d urbanisation des référentiels d identification et de structure des établissements de santé qui est en cours. 5 Permettre aux établissements de saisir leur participation opérationnelle à la Permanence des soins hospitalière ; 5 Intégrer les enjeux liés au pilotage de l offre de soins ; 5 A la cible, communiquer avec d autres régions. 4 RENCONTRES AVEC D AUTRES RÉGIONS Le directeur de projet a fait plusieurs présentations du ROR-IR dans d autres régions : Déplacement en Bourgogne : 8/4 ; Déplacement en Alsace : 13/4 ; Déplacement en Picardie : 6/6 ; Conférence téléphonique avec la Guyane : 14/11 En tant qu outil d optimisation de la prise en charge des patients en qualité et en délai, le ROR-IR doit : 5 Trouver une synergie avec les dispositifs régionaux de veille, d alerte et d action sur les urgences pour mutualiser et partager des outils décisionnels ou afficher la disponibilité des lits. 5 S intégrer aux applications métiers existantes : SAMU, Urgences pour un usage opérationnel optimisé ; BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 8

9 PARTIE III CHANGEMENT MAITRISE D ŒUVRE (MOE) 1 LES ÉVOLUTIONS TECHNIQUES La livraison de la version 4, initialement programmée en 21, a été repoussée à cette année suite à un certain nombre d anomalies détectées lors de la phase de recette. La mise en production de la version V 4.4.9, dont les principaux avantages concernent l optimisation du temps de réponse et l amélioration de la gestion et du suivi des dossiers collaboratifs, a eu lieu le 21 septembre 211. Les certificats de sécurité ont été renouvelés en mai 211 pour les 2 serveurs pour une durée de 1 an. 2 PROTOCOLE DE RÉSILIATION AMIABLE En février 211, le contexte a amené la société Wyniwyg et le GCS D-SISIF à se rapprocher pour convenir des modalités de résiliation anticipée du contrat en cours. En effet, une réorganisation interne de la société Wyniwyg et un rachat de la société ont provoqué un changement dans l équipe de développement/ réalisation affectée à la mission, occasionnant de fait, depuis décembre 21, des difficultés dans la reprise et le suivi de la mission. De son côté, le 4 novembre 21, le GCS D-SISIF a signé avec le GCS télésanté Lorraine une convention de coopération afin d envisager un partenariat et un développement commun de l outil. Cette nouvelle orientation du projet ROR, notamment au travers d un partenariat avec d autres régions, amène le GCS D-SISIF à rechercher des modalités de coopérations structurelles ou conventionnelles avec d autres régions intéressées par l outil, et plus généralement à ouvrir le ROR-IF sur le territoire national et d accueillir d autres porteurs ENRS souhaitant développer le même outil. Après la livraison des codes sources le 27 juin 211, un protocole de résiliation amiable a donc été signé entre la société Wyniwyg et le GCS D-SISIF le 1 er juillet 211 anticipant la fin du marché avec un terme au 1er octobre NOUVELLE CONSULTATION Le nouveau marché de consultation est porté par l association Pléiade, qui a pour objet de faire office de centrale d achat. Le cahier des charges a été publié le 6 juillet 211. Au 2 août, date de remise des candidatures, trois sociétés ont répondu : ATOS OPENDEV et le groupement ASSYSTEM SWORD. Le choix du prestataire a fait l objet d une commission de choix le 9 septembre 211 auquel participaient Dr François Dolveck, Dr Nouredine Bensalah, Dr Guy Jacquiau, Dr Françoise Boutot, Dr Christophe Leroy, Vianney Noël, Pascale Evans (observateurs : Marie Vélon, Pascale Cani). L accord cadre relatif à réalisation des évolutions du répertoire opérationnel des ressources a pour objet de déterminer les conditions de passation et d exécution des marchés subséquents de Tierce Maintenance Applicative pour l application ROR- IR. Il s inscrit dans le projet présenté en préambule du CCAP. Les besoins à satisfaire sont décrit dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP). Par convention notifiée en date du 26 octobre 211, l Association PLÉIADE a conclu avec la société ATOS un accord cadre mono attributaire ayant pour objet la réalisation des corrections et des évolutions du Répertoire Opérationnel des Ressources. Ce contrat cadre démarre du 7/11/211, date de réception de la notification, pour une durée de 2 ans (renouvelable 2 fois 1 an). 4 PHASE DE TRANSFERT DE CONNAISSANCE Des réunions ont été organisées avec le prestataire sortant, l ATI et les équipes projets ROR-IF et ROR Lorraine. Les objectifs de ces réunions sont la prise de connaissance : Du projet ; De l environnement technique de développement ; De l architecture de l application ; De l environnement de tests incluant l industrialisation de l application. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 9

10 PARTIE III 4-1 Réunion de pré-lancement : 13/1 / GCS D-SISIF / Paris Rencontre des différents intervenants ; Présentation du projet. 4.2 Réunion de travail avec la cellule gestionnaire : 17/1 / Av Victoria / Paris Formation à l utilisation du ROR ; Réunion de travail sur les évolutions du ROR ; Participation à la réunion de travail sur le registre des refus. 4-3 Réunion de travail sur l infrastructure du ROR-IF : 24/1 / Téléconférence ATOS-ATI-Cellule ROR-IF Présentation de l infrastructure de la région IDF ; Stratégie de sauvegarde. 4-4 Réunion de travail sur l infrastructure du ROR Lorraine : 23/11 / GCS TéléSanté Lorraine / Nancy Présentation de l infrastructure de la région Lorraine ; Configuration de l outil de gestion des demandes du projet. 4-5 Réunion de travail avec WYNIWYG (1) : 7/11/ GCS D-SISIF / Paris Architecture de l application : Données, Contrôleurs, Vues ; Présentation de la base de données ; Présentation de la stratégie de tests ; Parcours de l ensemble des classes de l application. 4-6 Réunion de travail avec WYNIWYG (2) : 16/11 / GCS D-SISIF / Paris Analyse des sources ; Analyse des tests et des principes d industrialisation ; Précisions sur le poste développeur (utilisation des plugins etc ) ; Précisions sur le fonctionnement de l application ; Etude des anomalies en cours ; Scripts de la base de données. 4-7 Réunion de travail : questions réponses avec WYNIWYG (3) : 28/11 / Téléconférence La notification a été signée le 26/1/211 et reçue le 7/11/211. Le contrat cadre démarre donc du 7/11/211 pour une durée de 2 ans (renouvelable 2 fois 1 an). 5 RÉUNION DE LANCEMENT : 21/11 / GCS D-SISIF / PARIS La réunion de lancement a permis de formaliser le démarrage du projet. Présentation du projet : Présentation des équipes ; Modalité de pilotage ; Qualité : PAQ / indicateurs / risques ; Aspects contractuels ; Phase de transition ; Planning ; Evolutions. 6 PHASE DE TRANSITION La phase de transition comprend : Cadrage organisationnel ; Montée en compétence ; Installation environnements ; Mise en place des outils ; Rédaction des livrables ; Maintenance sous contrôle. Les tests de la phase de maintenance sous contrôle sont en cours et seront finalisés le 5 Janvier 212. La fin de la phase de transition sera matérialisée par : Transfert de responsabilité prévu le : 19/1/212 Commandes (évolutif et correctif) La version correspond à la livraison de fin de maintenance sous contrôle, dans le cadre de la phase de transition : elle est programmée le 1/1/ LIVRABLES : LIVRAISON LE 6/12 Plan Qualité Projet (PAQ) : ATOS_R-EST_TmaROR- IR_PQP-211-6_PAQ-V1.2.docx. Plan de gestion de configuration : ATOS_R- EST_PLEIADE_ROR-IR_GUI211-6_Plan_Gestion_ Configuration c1..doc. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 1

11 PARTIE III Livret d accueil : ATOS_R-EST_PLEIADE_ROR-IR_ GUI211-7_Livret_Accueil_V1..doc. Organisation des développements : ATOS_R- EST_PLEIADE_ROR-IR_GUI211-22_Organisation_ des_developpement_v1..doc. Plan de formation : ATOS_R-EST_PLEIADE_ROR- IR_FOR211-26_Plan_de_Formation_v1..doc. Le plan de formation a pour objet de définir de manière détaillée d une part l organisation et les moyens fournis par Atos et l association PLEIADE, d autre part les actions et le planning des tâches à accomplir pour assurer l ensemble des activités de la phase de transfert et son suivi. Bilan d inventaire : ATOS_R-EST_PLEIADE_ROR- IR_FOR211-26_Bilan_d_inventaire_v1..doc. Ce document fait l inventaire des moyens existants mis en place (outils, documentation, code source) autour des applications prises en maintenance par Atos dans le cadre de la TMA ROR-IR. L analyse de l inventaire contient les questions et remarques soulevées. Livraison de la maintenance sous contrôle : ATOS_R-EST_PLEIADE_ROR-IR_BLI211-29_ ROR_4.4.1.docx. 8 SERVEUR DE RECETTE Le serveur de recette (machine virtuelle OS ready) de la région Ile-de-France a été installé semaine 52. Le serveur est opérationnel, l administration de cet environnement de recette est confiée à ATOS. Une demande d accès VPN client, connexion unidirectionnelle vers des machines de l AP-HP, a été obtenue en décembre 211 auprès de l ATI. 9 GOUVERNANCE 9-1 Le comité de pilotage ROR-IF Le comité de pilotage, animé par le directeur de projet, assure le suivi et le pilotage du projet sur l ensemble de ses phases. Il se réunit une fois par trimestre et est composé de représentant de l AP- HP, de l ARSIF, des SAMU franciliens, de la directrice de projet de CERVEAU refonte. En 211, il s est réuni 4 fois : 12/4 31/5 2/9 14/ Le comité de pilotage Pléiade : COPIL Pléiade Le COPIL Pléiade se réunit tous les 3 mois. Il a pour rôle de : Informer Pléiade de l avancement contractuel et opérationnel du projet ; Prendre les décisions contractuelles relatives au projet et assurer la cohésion interrégionale ; Respecter les engagements contractuels (livraisons, délais, moyens mis en œuvre) ; Suivre la facturation et les risques ; Résoudre les problèmes et décider du plan d action ; Décider ou proposer des arbitrages en cas de modification du périmètre contractuel. En 211, le COPIL Pléiade s est réuni une fois le 14 décembre 211 au GCS D-SISIF à Paris. 9-3 Comité de projet : COPROJ Le COPROJ se réunit une fois par mois. Il a pour rôle : Le suivi opérationnel ; La discussion des problèmes éventuels ; La prise en compte d options fonctionnelles, techniques ou organisationnelles particulières ; La qualification des demandes d évolution. Il n y a pas eu de COPROJ programmé en 211. Mais avant le changement de MOE, il y a eu des comités de suivi du projet, instance qui permettait le suivi du projet, la remontée d alertes ou les demandes d arbitrages. En 211, ce comité de suivi s est réuni cinq fois : 18/1 15/3 4/5 27/6 19/ Réunion de travail Les réunions de travail se font à la demande, en téléconférence ou sur site. Deux réunions de travail ont été réalisées : Réunion de travail : point téléphonique sur le plan qualité le 25/11/211 à 9h ; Réunion de travail : point avancement (point sur la phase d initialisation / registre des refus / refonte IHM)* le 7 novembre 211 au GCS. Une réunion de travail sur le bilan d inventaire est programmée le 4 janvier 212 au GCS. * IHM (Interface Homme Machine) BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 11

12 PARTIE III 1 COMMUNICATION Le site projet Livelink sera la référence pour les documents du projet ; Mantis sera l outil de saisie de toutes les demandes (correction et évolution). 11 MODALITÉS DE FACTURATION Voir tableau ci-contre. 12 HÉBERGEMENT ATI L AP-HP héberge l application web ROR-IF depuis 28. Le contrat de prestations de services subsidiaires entre l Agence Technique Informatique de l Assistance Publique-Hôpitaux de Paris et le GCS D-SISIF a été élaboré en 21. Il a pour objet de déterminer les prestations assurées par l AP-HP, ainsi que les engagements de qualité afférents, au profit du GCS D-SISIF, dans le cadre de la mise en œuvre du Répertoire Opérationnel des Ressources. Les prestations assurées par l AP-HP au profit du GCS D-SISIF recouvrent : Le maintien en conditions opérationnelles du ROR-IF et les prestations associées ; La gestion des incidents techniques (support téléphonique Utilisateur du ROR-IF) ; Le passage en qualification ou en production des évolutions applicatives du ROR-IF ; Les prestations de métrologie du ROR-IF. Les 7 réunions de travail (1/1-24/1-28/2-28/3-11/4-9/5-23/5) pour finaliser le contrat ont mis en évidence la problématique suivante : Des contraintes juridiques rendent impossibles la rémunération par le GCS de ces services d hébergement ; Par ailleurs, le GCS mène une réflexion sur les modalités d hébergement de ses applications qui est une problématique commune à toutes les applications ; le ROR-IF intégrera le dispositif cible identifié. Une réunion, regroupant le GCS D-SISIF, l ARSIF, l ATI et la direction de l AP-HP a été organisée le 27 avril 211 pour balayer les solutions possibles et a permis d identifier une solution transitoire. Dans l attente de la solution cible, il est décidé que l ATI continue d héberger le ROR-IF jusqu au 31/12/212. Le financement de cet hébergement sera assuré par un fléchage des montants «AC» (Aide à la Contractualisation des MIGAC). Correctif Evolutif Avec développement Sans développement Facturation trimestrielle à terme échu Commande MOM 3 % 2 % Commande 4 % VA positive 1 % Admission 6 % VSR positive 3 % BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 12

13 PARTIE IV III DEPLOIEMENT DU PROJET ROR-IF 1 OBJECTIF : FINALISER LE DÉPLOIEMENT L objectif fixé était de DPT peupler 93 dans le ROR-IF 9% des établissements MCO de la région IDF en MÉTHODOLOGIE DE DÉPLOIEMENT DPT 77 La cellule gestionnaire a poursuivi la généralisation du déploiement, DPT 75 débuté en 21, par les territoires de santé et Paris Est. 3 RÉSULTATS 3-1 Suivi global du projet Avancement du déploiement total du projet Au 31 décembre 211 Terminé : Terminé 219 établissements En cours sont terminés : 88% En cours 24 établissements Non sont débuté en cours : 1% établissements n ont pas débutés : 2% Non débuté % 1% Délai prévisionnel 1er RDV-validation Délai effectif 1er RDV-validation Avancement du déploiement au niveau des Territoires de santé (en nb d'établissement) ne 81 Avancement du déploiement 88 au niveau des Territoires de santé (en nb d établissement) ile ile 3 16 DPT % 18 9% 1% 3 e, DPT 94 DPT 95 DPT 94 DPT 92 DPT 91 DPT 78 Avancement du déploiement au niveau des Territoires de santé (en nb d'établissement) Avanceme Avancement du projet Avancement du projet Avancement du déploiement total du projet Cartographie des établissements publiés 3 En 29 et 21, 89 sites ont été peuplés 7 dont 44% 1 DPT 94 d établissements publics (39 sites) et 7 56% d établissements privés (5 sites). DPT En 211, 13 sites ont été renseignés dans l appli- DPT 91 cation dont 25 : 29% d établissements publics (38 sites) DPT 78 : 31 CH ; 2 7 AP-HP et HIA ; DPT 77 71% 56 d établissements privés (92 sites) : 18 7 ESPIC, 2 DPT 75 3 PNL et 71 PL. Nous pouvons noter une augmentation des établissements peuplés de 46% en 211 avec une augmentation du peuplement des établissements privés lucratifs (71 sites PL contre 34 en 21). % 1% 2% 3% 4% 5% 6% 7% 8% 9% 1% % 1% 2 Terminé En Cours Non débuté T Avancement du déploiement total du projet Délai prévisionnel 14/5/12 DPT 931er RDV-validation Délai 15 effectif 1er RDV-validation 7 ne /5/12 ile 1 63 DPT ile DPT 91 e, DPT DPT 77 2 DPT Terminé En cours7 Non 2 débuté % 1% 2% 3% 4% 5% 6% 211 7% 219 8% 9% 24 1% 4 Terminé En Cours Non débuté DPT 95 DPT 92 Non débuté Terminé 4 71 En cours Non débuté En cours Terminé % 9% 1% /5/12 BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 13

14 PARTIE IV III 3-3 Délai de peuplement En 21, le délai de peuplement médian était de 3 mois avec un écart entre le délai prévisionnel et le délai effectif de 7 jours. En 211, le délai de peuplement s est allongé avec une médiane de 4 mois. Nous pouvons noter par ailleurs, un allongement de l écart de 24 jours entre le délai prévisionnel et le délai effectif. 211 Délai prévisionnel 1 er RDVvalidation Médiane Quartile 1 Quartile 3 Centile,9 3.4 Formation En 21, 17 formations sur site ont été assurées par la cellule gestionnaire pour 89 sites. En 211, 133 formations sur site ont été assurées par la cellule gestionnaire pour 13 sites : 121 formations référents ; 12 formations correspondants. Nous pouvons noter une augmentation des formations de 24% en 211 mais 2 fois moins importante que le pourcentage d établissements peuplés (46%). 3.5 Accompagnement sur sites Délai effectif 1 er RDVvalidation 127 En 21, 53 sites ont bénéficié d un ou de plusieurs accompagnements sur site soit 6%. Le nombre d accompagnements sur site par les gestionnaires était de Le nombre d accompagnements sur site par les gestionnaires est passé de 4 à 6. Nous pouvons noter une diminution de 5% du nombre d établissements bénéficiant d un accompagnement sur site. 3.6 Autres constats Nous relevons par ailleurs deux éléments qui pourraient expliquer l allongement de la médiane et de l écart entre le délai prévisionnel et le délai effectif de la validation : Dans 52% des cas, le référent médical n a pas été identifié (contre 19% en 21) ; Dans 35% des cas, le calendrier prévisionnel n a pas été fixé le jour de la présentation du projet. 3.7 Evaluation du déploiement Dans le cadre de l amélioration de la qualité, un questionnaire d évaluation de la méthodologie de déploiement, élaboré en 21, est envoyé systématiquement en ligne après chaque validation aux acteurs impliqués dans le peuplement initial. En 211, sur 36 questionnaires envoyés en ligne, nous avons reçu 13 réponses, soit un taux de participation de 42% contre 55% en % des acteurs sont satisfaits de l application informatique contre 91% en 21. Les points forts mis en évidence sont : l ergonomie, l exhaustivité, la rapidité d accès à l information, la facilité de prise en main de l application, la centralisation de l information, une information structurée et normalisée, la visibilité globale de l offre de soins régionale, la clarté de l information, une vision structurée de l offre de soins. Les points à améliorer cités le plus souvent sont : la liste d aptitudes, l interconnexion avec CAPRI et Trajectoire, l aide à la saisie car redondance dans les informations à saisir, la convivialité, la lenteur de réponse informatique, la saisie des plannings, pouvoir dupliquer une fiche. 77% des acteurs pensent que la description de l offre de soins dans le ROR-IF correspond à la réalité contre 66% en 21. En 211, 4 sites ont bénéficié d un ou de plusieurs accompagnements sur site soit 3%. Etablissements publics : 12 sites soit 3% ; Etablissements privés : 28 sites soit 7% ; BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 14

15 PARTIE VI V COLLOQUE DE LANCEMENT DU ROR-IF 1 OBJECTIFS Au moment de la fin du déploiement de l outil dans l Essonne, l équipe projet du ROR-IF a souhaité organiser un colloque de lancement du ROR-IF avec plusieurs objectifs : Lancer institutionnellement le ROR-IF et soutenir la poursuite du peuplement ; Valoriser l implication des professionnels des établissements et acteurs déjà décrits dans l application et les faire témoigner sur leur expérience ; Faire une démonstration de l outil ; Sensibiliser l ensemble des utilisateurs. Ce colloque s est tenu le 2 février 211 sous l égide de l Agence Régionale de Santé d Ile-de-France au Génocentre d Evry. La gestion des transports entre la gare RER et le Génocentre : navettes effectuant en moyenne 2 rotations aller/retour ; L organisation des prises de vue par le photographe de l ARS Ile-de-France ; L organisation des ateliers en accès libre pour les participants souhaitant se familiariser avec l outil ROR-IF accompagnés par les explications d un membre de l équipe projet. 2 ORGANISATION L organisation du colloque a été confiée à une société d évènementiel pour coordonner l organisation globale de la manifestation. Suite aux 3 réunions préparatoires organisées en 21 pour cadrer le projet, le comité d organisation s est réuni à 3 reprises le 3/1 17/1 et 26/1 pour finaliser la préparation du colloque. La visite du Génocentre le 3/1 a permis de consolider les aspects techniques et logistiques. La société d évènementiel, en collaboration avec le comité d organisation, a eu pour mission de mettre en place : La gestion des invités : élaboration de la liste des invitations, envoi des invitations, relances téléphoniques, réception des appels ; La création d une charte graphique pour donner du relief à l évènement : elle se décline sur les invitations, la signalétique et les fonds d écran Powerpoint ; La réalisation d un film pour présenter le ROR-IF : 2 journées de tournage pour réaliser le film (17 et 18-1) sur les sites de Poissy (urgences) et l hôpital Raymond Poincaré (SAMU 92) et 3 jours de montage ; L animation du colloque par une journaliste pour lancer les sujets et répartir le temps de parole de manière à dynamiser le débat et respecter le timing ; 3 PROGRAMME DE LA JOURNÉE Les temps forts de cette demi-journée ont été les interventions de Marc Giroud, Pierre Carli, Mireille Faugère et Claude Evin (cf. annexe 1). Les accents ont été mis sur les intérêts à agir et les usages du ROR : aider à l orientation des patients en vue d optimiser la qualité et les délais de prise en charge et piloter l offre de soins. Les facteurs clé de succès pour le ROR-IF sont la qualité et la fiabilité des données, l interopérabilité des systèmes avec le partage et la cohérence des référentiels et l urbanisation des SI régionaux. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 15

16 PARTIE VI V 4 BILAN DU COLLOQUE Une réunion de débriefing s est déroulée le 7/3 avec la société d évènementiel pour faire le bilan de l organisation du colloque. A noter : Un budget de ; Le nombre de participants : 35 professionnels hospitaliers franciliens (sur 413 inscrits). Trois articles ont permis de relayer l information : Article Newsletter «Les infos du ROR-IF» N 3 juin 211 «Colloque de lancement du ROR-IF : 3 professionnels réunis au Génocentre d Evry le 2 février 211» - Christine Calinaud, chargée de mission SI santé - ARS Île-de-France ; Article Health-it.fr, Manager les Systèmes d Information de Santé février 211 «Le répertoire Opérationnel des Ressources : L Ile-de-France fait campagne» - Dominique Lehalle, journaliste e- santé ; Article 2 minutes «Pour des urgences plus efficaces» - mercredi 2 février Newsletter La newsletter «Les infos du ROR-IF» a pour objectifs de promouvoir le ROR-IF, de diffuser des informations sur l avancée du déploiement, d encourager le partage d informations et le retour d expérience au niveau régional et national, d apporter des conseils sur l utilisation de l application. Un numéro est paru en 211 : Les infos du ROR- IF - N 3 Juin 211 (cf. annexe 2) 5.3 Support de communication Une nouvelle version du guide de prise en main a été élaborée en janvier 211 et distribuée lors du colloque de lancement. Ce livret «Guide de prise en main 211», composé de modes opératoires, accompagne l utilisateur dans la prise en main de l application ; La nouvelle édition cible plus particulièrement la fonction orientation. Ce guide accompagne également le courrier de diffusion des logs adressé à la direction et à chaque médecin répertorié dans l application. 5.4 Bilan d activité Le premier bilan d activité de la cellule gestionnaire a été rédigé au cours du premier semestre 211. Il existe en version papier et est également téléchargeable depuis la page d accueil du ROR-IF. 5.5 Actions de communication 5 AUTRES ACTIONS DE COMMUNICATION 5.1 Communication orale Le Dr Dolveck a participé le 18 mai à un atelier lors du salon HIT 211 : «Décrire les ressources : pourquoi faire? L exemple des urgences : à partir de l exemple du ROR Ile-de-France, de l expérience de l observatoire régional des urgences de Midi- Pyrénées et de la pratique d un établissement, identification des attentes des professionnels de santé et des organisations de soins en matière de référentiels dans l objectif d aide à la décision». Le projet ROR-IF a été présenté par le directeur de projet à plusieurs partenaires, institutions et tutelle : Agence des Systèmes d Information Partagés de santé (ASIP Santé) : 12/1, 28/3, 23/5, 9/6 ; Ministère : 8/2 ; ARS IDF : 5/1, 17/1, 2/3, 3/3, 11/4, 2/5 ; CODIR DPM AP-HP : 27/1, 22/9 ; CPOA : 27/4 ; Cellule de transfert in-utéro : 18/5 ; Réseau périnatalité Solipam : 1/1 ; Générale de santé : 24/5 ; Agence nationale d appui à la performance (ANAP) : 17/3 15/9. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 16

17 PARTIE VI CHANTIERS EN COURS Les objectifs fixés étaient de : Poursuivre le développement de l application : améliorer l interface utilisateurs, améliorer les nomenclatures de description de l offre de soins, mettre en place la page d accueil du site, intégrer la cartographie, mettre en place un registre des refus, prévoir le reporting et les éditions ; Développer les interfaces et les échanges d informations avec les autres projets : intégration du ROR-IF au portail Ile-de-France, interface avec le projet Trajectoire, la collaboration et la mutualisation avec le projet CERVEAU refonte et continuité, l intégration de la médecine de ville ; Mettre en place les processus de la qualité des données avec l offre de soins de l ARSIF : gestion des écarts automatisée entre le ROR-IF et ARH- GOS ; Elaborer les processus de mises à jour annuelles en collaboration avec l ARSIF et la cellule gestionnaire. Présentation des chantiers en cours 1 2 Nomenclatures spécialité- Type d UO Nomenclatures aptitudes Registre des refus Interface utilisateurs CERVEAU (lits) Page d accueil du ROR-IF Requêteur Cartographie Intégration au portail Amélioration description de l offre Evolutions fonctionnelles «Outil» Intégration nouveaux champs de l offre de soins Qualité des données / labellisation Psychiatrie SSR Médecine ambulatoire Maladies rares Offre de soins AP-HP Outil de gestion des écarts ROR- ARHGOS Taux de complétude Echantillonnage Signalement d anomalies Mise à jour annuelle 3 4 BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 17

18 PARTIE VI 1 AMÉLIORATION DE LA DESCRIPTION DE L OFFRE DE SOINS 1-1 Chantier sur les nomenclatures «Spécialités» / «Types d UO» Amélioration description de l offre de soins Chantier sur les nomenclatures «Spécialités/ Types d UO» : Fiche d identité Contexte La nomenclature des spécialités actuelle a été conçue de manière à faciliter le peuplement et la recherche d une UO. Cela a eu pour conséquence : Un nombre important de spécialités avec à la fois des spécialités métiers et des spécialités structurelles ( 48 spécialités) de nombreux liens entre les UO et les spécialités. Le peuplement du ROR-IF a permis de constater que ces points entrainaient des biais dans la recherche et l affichage des résultats. Un travail de refonte des nomenclatures a donc été mis en œuvre (démarrage du chantier en juin 21). Objectifs Réduire le nombre de spécialités, tout en conservant une logique métier ainsi que des liens de recherche cohérents pour l utilisateur. La reprise des données, basée sur la future nomenclature, dans le ROR est l enjeu majeur de ces travaux. Date de début du chantier Régions concernées Juin 21 Ile-de-France Lorraine Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : Armelle Séverin Contributeurs principaux: Pascale Cani Guy Jacquiau Guillaume Douge Isabelle Peyron Sandrine Dessons COPROJ AMOA KPMG: Flavie Lecuyer, Mickael Chobriat Amélioration description de l offre de soins Chantier sur les nomenclatures «Spécialités/Types d UO»: Actions réalisées Actions réalisées en 211 -Conception des nomenclature spécialités (RPPS, ARDOC CNOM, Basins, Trajectoire ) -Travaux de formalisation des liens spécialités UO -Définition méthodologie -Implémentation nomenclature «Spécialités» dans la base. Réunion de travail Réunions de travail 211 Nombre de réunions Calendrier 1 De juin à décembre 211 Réunion AMELI 2 1 novembre décembre 211 Actions à mener en Finalisation de la définition des liens entre les nouvelles spécialités et les types d UO - Reprise des données manuelles - Enrichissement de la liste de type d UO (ajout consultations- explorations fonctionnelles) pour chaque spécialité. - Finalisation de la nomenclature "spécialités" BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 18

19 PARTIE VI 1-2 Chantier sur les «Aptitudes» Amélioration description de l offre de soins Chantier sur les nomenclatures «Aptitudes» : Fiche d identité Contexte Un travail de refonte de la nomenclature «Aptitudes» est en cours. Date de début du chantier Juin 21 Ce travail de refonte a conduit à une augmentation importante du nombre d aptitudes: 114 dans le ROR-IR 46 à ce jour (en cours de finalisation-date cible : fin juin) Les impacts sur le ROR concernent les fonctionnalités suivantes: Création d une fiche UO Fonction Recherche / Orientation Objectifs La refonte de la nomenclature «aptitudes» a pour objectifs : D améliorer le contenu et la précision du référentiel aptitudes De relier ces nouvelles aptitudes aux spécialités existantes pour faciliter le peuplement Régions concernées Ile-de-France Lorraine Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : Armelle Séverin Contributeurs principaux: Damien Ott Référents expert métier COPROJ AMOA KPMG: Flavie Lecuyer, Mickael Chobriat Amélioration description de l offre de soins Chantier sur les nomenclatures «Aptitudes» : Actions réalisées Actions réalisées en 211 Réunions de travail 211 Nomenclature aptitudes en cours Réunion préparatoire Nombre de réunions Calendrier Réunion de travail 19 De janvier à Décembre 211 Actions à mener en Finalisation des nomenclatures - Formalisation méthodologie de reprise des données - Implémentation des données dans le ROR - Rédaction des spécifications des impacts de la refonte de la nomenclature aptitudes sur le ROR BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 19

20 PARTIE VI 2 EVOLUTIONS FONCTIONNELLES «OUTIL» 2-1 Chantier sur le registre des refus Evolutions fonctionnelles «Outil» Chantier sur le registre des refus : Fiche d identité Contexte et objectifs Dans le cadre de la mise en place de la PDSES dans le domaine de la chirurgie viscérale et orthopédique nocturne adulte, un registre régional informatisé des refus est prévu. Il doit permettre de suivre le respect du «zéro refus» pour les établissements assurant la PDSES de l ensemble de la nuit et d en assurer le respect en traçant et en analysant les causes de refus. Le remplissage du registre est une obligation. Le projet ROR «Registre des refus» a démarré en Septembre 211. L objectif est de permettre un suivi sur les refus des établissements assurant la PDSES et de contribuer à l amélioration du dispositif. Périmètre et démarche Périmètre transitoire avant d atteindre le schéma cible du SROS PRS: Chirurgie orthopédique et traumatologique Chirurgie digestive et viscérale Périmètre horaire : Nuit de 22h3 à 8h3 toutes les nuits de la semaine Ce projet est divisé en 4 lots distincts: Lot 1: Inscription d un refus Lot 2: Création d un module «Administration registre des refus» et reporting (constitution et exportation des tableaux de bord) Lot 3: Intégration des signalements non conformes Lot 4: Intégration des indicateurs de suivi. Date de début du chantier Régions concernées Septembre 211 Ile-de-France Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : François Dolveck et Guillaume Douge Contributeurs principaux: ARS Ile-de-France Commission d évaluation PDS- ES Pascale Cani AMOA KPMG: Flavie Lecuyer, Anne Fitzpatrick Evolutions fonctionnelles «Outil» Chantier sur le registre des refus : Actions réalisées Actions réalisées en 211 Recensement des besoins/ audition acteurs concernés Rédaction de l expression des besoins Finalisation des spécifications fonctionnelles détaillées pour le lot 1 et pour le lot 2 Envoi à ATOS de l expression de besoins pour le lot 3. Participation aux réunions de présentation de la PDSES aux fédérations le 3/9 et aux urgentistes le 2/1 Participation du directeur du projet à la commission d évaluation PDSES: 15/12/11 Réunions de travail 211 Réunion préparatoire Réunion de travail avec ARS Nombre de réunions Calendrier /1/ /9 2/11 3/11-21/11 6/12 Actions à mener en Rédaction des SFD pour le lot 3 et analyse des impacts dans le ROR - Rédaction de l EDB pour le lot 4 - Réfléchir sur l affichage accueil PDS ES première partie de nuit BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 2

21 PARTIE VI 2-2 Chantier sur l interface utilisateurs Evolutions fonctionnelles «Outil» Chantier sur l interface utilisateurs : Fiche d identité Contexte Date de début du chantier Octobre 211 Le chantier «Interface utilisateurs», débuté en octobre 211, vise à améliorer : L ergonomie: l'interface graphique doit être compréhensible et agréable pour l utilisateur. Le groupe a réfléchi à la simplification de la recherche et à la convivialité de l interface. L accompagnement : le groupe a réfléchi aux moyens d accompagner la prise en main de la fonction par l utilisateur ( mode d emploi, aide ) Objectifs Le chantier intègre dans son périmètre les éléments suivants : L ergonomie de l écran d accueil Les modalités de recherche L affichage des résultats Régions concernées Ile-de-France Lorraine Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : Guillaume Douge Contributeurs principaux: Pascale Cani Armelle Séverin Nouredine Bensalah Guy Jacquiau Nicolas Simon Sandra Gotscho Olivier Croissant COPROJ AMOA KPMG: Flavie Lecuyer, Anne Fitzpatrick Evolutions fonctionnelles «Outil» Chantier sur l interface utilisateurs: Actions réalisées Actions réalisées en 211 Réunions de travail 211 Trois ateliers de recensement des besoins Rédaction d un livrable Expression de besoins en novembre 211 Envoi du livrable à la MOE en décembre 211 Présentation d une maquette par la MOE Réunion préparatoire Réunion de travail Nombre de réunions Calendrier 3 1 octobre octobre novembre 211 Actions à mener en Rédaction des spécifications fonctionnelles détaillées - Passage en production - Etude des prochaines évolutions à apporter à l interface en vue des problématiques des autres chantiers en cours. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 21

22 PARTIE VI 2-3 Chantier CERVEAU «disponibilité des lits» Evolutions fonctionnelles «Outil» Chantier CERVEAU «Disponibilité des lits» : Fiche d identité Contexte et objectifs Date de début du chantier Janvier 211 CAPRI est l outil qui permet aux services de réanimation et soins intensifs de renseigner manuellement leur nombre de lits disponibles à intervalles réguliers. Dans le cadre de la refonte du SI CERVEAU, l outil CAPRI va être abandonné. A terme, le nouveau SI CERVEAU recevra en temps réel des flux d informations concernant les disponibilités en lits à partir des données issues des SIH. Dans ce contexte, la saisie manuelle des lits disponibles sera effectuée dans le ROR. Périmètre Le périmètre retenu est le suivant : La saisie de la disponibilité des lits, pour chaque service concerné, sera réalisée dans le ROR et non plus dans CAPRI (à terme, toutes les disponibilités de lits figureront dans le ROR) les utilisateurs pourront se connecter via CAPRI ou le ROR mais accéderont à la même interface de saisie dans le ROR Régions concernées Ile-de-France Lorraine Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : Guillaume Douge Contributeurs principaux: Equipe CERVEAU COPROJ AMOA KLEE Group: Emmanuel Boulard Evolutions fonctionnelles «Outil» Chantier CERVEAU «Disponibilités des lits» : Actions réalisées Actions réalisées en 211 Réunions de travail 211 Réunion de cadrage en janvier et février Mise en place d un groupe de travail, réflexion sur la convergence ROR-CERVEAU Elaboration des spécifications fonctionnelles générales (SFG) Participation du directeur de projet aux réunions veille flux du CERVEAU: 14 réunions Participation du directeur de projet au COPIL CERVEAU: 8/3-2/11 Réunion préparatoire Réunion de travail Nombre de réunions Calendrier 2 14/1-8/2 8 1/3 12/4 25/5-7/7 29/8 13/9 17/1 12/12 Actions à mener en Relire, effectuer les corrections éventuelles et valider les SFG - Rédiger les SFD (Analyser les impacts dans le ROR au niveau de l orientation/ affichage) BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 22

23 PARTIE VI 2-4 Page d accueil du ROR-IF (CMS) Evolutions fonctionnelles «Outil» Page d accueil du ROR-IF (CMS) : Fiche d identité Objectifs Un système de gestion de contenu ou Content Management System (CMS) a été choisi pour la conception et la mise à jour dynamique de la page d accueil du site ROR-IF. Les utilisateurs pourront: naviguer sur les différentes pages du CMS sans avoir besoin d authentification; s identifier et accéder au contenu du ROR. Date de début du chantier Régions concernées Juin 21 Ile-de-France Démarche Le contenu sera écrit et géré par les administrateurs du CMS : articles, entrée de l agenda, liens, documents à télécharger, gestion des contacts. Ils utiliseront une URL dédiée et s identifieront par login et mot de passe. Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référents : Guillaume Douge Contributeurs principaux: Pascale Cani Patrice Mana Evolutions fonctionnelles «Outil» Page d accueil du ROR-IF (CMS) : Actions réalisées Actions réalisées en 211 Réunions de travail 211 Mise à jour, finalisation et envoi de l EDB à ATOS Réunion préparatoire Nombre de réunions Calendrier Réunion de travail 1 5/12 Actions à mener en Réunion de travail pour synchronisation entre ATOS et le prestataire - Affichage du CMS dans le ROR - Gestion de la page d accueil par la cellule une fois le CMS fonctionnel BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 23

24 PARTIE VI 2-5 Requêteur Evolutions fonctionnelles «Outil» Requêteur : Fiche d identité Contexte et objectifs Actuellement l application ROR permet de générer certains tableaux de synthèses prédéfinis plus ou moins complexes ainsi que des exports PDF. Aujourd hui, ses extractions pré formatées ne suffisent plus à répondre aux différents besoins des acteurs utilisant le ROR. L objectif est de disposer d une fonctionnalité capable de construire des requêtes simples mais personnalisées, à partir de la base de données du ROR et d exporter le résultat de ces requêtes au format XLS à travers une interface graphique. Ces fonctions sont pour partie accessibles directement dans l application ROR sinon l outil de requête doit pouvoir interroger la base de donnée ROR. Démarche A terme cet outil de requête sera fourni par les outils du CERVEAU refonte. L outil retenu en attendant la version cible de CERVEAU refonte est l outil Imptomptu (IBM). La commande porte sur l installation de cet outil. Date de début du chantier Régions concernées Juin 211 Ile-de-France Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référents : Guillaume Douge Contributeurs principaux: Equipe Cerveau Evolutions fonctionnelles «Outil» Requêteur : Actions réalisées Actions réalisées en 211 Réunions de travail 211 Finalisation de l EDB Réunion préparatoire Réunion de travail Nombre de réunions Calendrier Actions à mener en Relecture de l EDB - Envoi des besoins à la maîtrise d œuvre - Développement et passage en production BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 24

25 PARTIE VI 2-6 Cartographie Evolutions fonctionnelles «Outil» Cartographie : Fiche d identité Contexte et principes Date de début du chantier Juin 29 Le chantier «cartographie» a débuté en Juin 29. Parmi les services à valeur ajoutée que doit proposer le ROR-IR et dans la logique de l aide à l orientation, se pose la question des fonctionnalités cartographiques à intégrer dans l outil. Les choix fonctionnels qui ont été faits pour le ROR-IR doivent rester en cohérence avec le service final rendu aux utilisateurs. Régions concernées Ile-de-France Lorraine Objectifs Equipe dédiée 2 grands types de fonctions sont concernés: L affichage à la demande sur fond cartographique centré autour du lieu d origine (lieu de l événement, localisation du patient ), avec possibilité de zoom avant et arrière le calcul d itinéraire pouvant à la demande (en cas de crise notamment), forcer l emprunt des voies réservées d accès aux établissements Validation: François Dolveck Référents : François Dolveck Evolutions fonctionnelles «Outil» Cartographie : Actions réalisées Actions réalisées en 211 Réunions de travail 211 Mise à jour en décembre du cahier des charges réalisé en 21 Envoi du cahier des charges à la maîtrise d œuvre Réunion préparatoire Nombre de réunions Calendrier Réunion de travail Actions à mener en Rédaction des spécifications fonctionnelles détaillées - Développement du SIG BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 25

26 PARTIE VI 2-7 Intégration au portail Evolutions fonctionnelles «Outil» Intégration au portail : Fiche d identité Contexte et objectifs Le chantier «Fiche UO» vise à : Le ROR IF va, à terme, intégrer le Portail des Systèmes d information de Santé d Ile-de-France (SISIF). Ce portail a pour objet d offrir un accès sécurisé et unifié vers les différentes applications de la région d Ile-de- France. Les utilisateurs pourront accéder à ce portail à l aide d un identifiant unique ou avec leur carte CPS. Date de début du chantier Régions concernées Septembre 21 Ile-de-France Fonctionnalité Le portail est une plateforme applicative qui permet à tous les utilisateurs authentifiés à la plateforme d accéder au ROR-IF. Les utilisateurs disposant d'un compte spécifique sur le ROR-IF (droits d'écriture sur les fiches...) pourront associer ce compte ROR à l'identification portail pour un accès immédiat. Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référents : Guillaume Douge Evolutions fonctionnelles «Outil» Intégration au portail : Actions réalisées Actions réalisées en 211 Réunions de travail 211 Réalisation du paramétrage sur la plateforme de test du portail; Écriture des scenarii de recettes; Adaptation par ATOS du Web-service du ROR-IF. Réunion préparatoire Nombre de réunions Calendrier COPIL Plateforme 4 23/5 6/9 4/1 6/12 Actions à mener en Réalisation des recettes sur la plateforme de tests : possible depuis la mise en production de la version du ROR avec le Web-service modifié; - Identification et information d'acteurs de santé pilotes (département 78) pour le démarrage de l utilisation du portail santé : connexion via la carte CPS et démarrage de cette phase pilote. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 26

27 PARTIE VI 3 INTÉGRATION NOUVEAUX CHAMPS DE L OFFRE DE SOINS 3-1 Chantier psychiatrie Intégration nouveaux champs de l offre de soins Chantier «Psychiatrie» : Fiche d identité Contexte Le ROR a prévu d intégrer l offre de soins en psychiatrie. Une réflexion a été initialisée en avril 211 entre le ROR-IF et le Docteur Guedj, Chef de service CPOA, à l Hôpital Sainte-Anne, pour étudier les modalités opérationnelles de l intégration des structures d organisation de l offre psychiatrique dans le ROR. Date de début du chantier Régions concernées Avril 211 Ile-de-France Lorraine Objectifs Définir les structures d organisation de l offre de soins pour la psychiatrie et les points d entrée ; Travailler les nomenclatures en psychiatrie : discipline, spécialités, types d UO en psychiatrie adulte et pédopsychiatrie ; Elaborer une liste d aptitudes en psychiatrie adulte et pédopsychiatrie ; Renseigner la sectorisation en psychiatrie lors du peuplement ; Réfléchir sur l orientation et l affichage des résultats (sectorisation, urgences, ). Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : Pascale Cani Contributeurs principaux: Marie-Jeanne Guedj Armelle Séverin Emilie Bouin COPROJ AMOA KPMG: Anne Fitzpatrick, Flavie Lecuyer Intégration nouveaux champs de l offre de soins Chantier «Psychiatrie» : Actions réalisées Actions réalisées en 211 Réunions de travail 211 Validation des points d entrée en psychiatrie Elaboration des listes spécialités, types d UO, et aptitudes pour la psychiatrie adulte et la pédopsychiatrie. Réunion préparatoire Nombre de réunions Calendrier 2 18 octobre novembre 211 Réunion de travail 2 27 avril juillet 211 Actions à mener en Valider la liste des types d UO et aptitudes - Réfléchir sur l orientation et l affichage des résultats en tenant compte de la sectorisation ; - Créer un logigramme d aide à l orientation des patients en psychiatrie. - Faire évoluer la fiche UO en affichant l «offre de soins sectorisée», «offre non sectorisée» - Recensement des établissements de psychiatrie, alimentation des données dans l outil - Peuplement des établissements de psychiatrie (site pilote: Hôpital Sainte-Anne) BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 27

28 PARTIE VI 3.2 Chantier «SSR Trajectoire» Intégration nouveaux champs de l offre de soins Chantier «SSR-Trajectoire» : Fiche d identité Contexte Date de début du chantier Janvier 21 L objectif de cette interface est de parvenir à une unicité de l information en créant un modèle qui puisse correspondre aux besoins et spécificités de chaque région Cette interface entre ROR et Trajectoire s inscrit dans une démarche plus globale d urbanisation des annuaires pour les systèmes de santé d Ile-de-France. Objectifs Garantir la cohérence des deux annuaires en présentant une même vision des structures de l établissement, à travers un socle commun. Eviter une double saisie pour les utilisateurs en phase de déploiement et d exploitation (mise à jour) des applications Contraintes Annuaires MCO déjà renseignés dans ROR et Trajectoire Des nomenclatures différentes entre le ROR et Trajectoire Régions concernées Ile-de-France Lorraine Equipe dédiée Validation : François Dolveck Référent : François Dolveck Contributeurs principaux: Guillaume Douge Patricia Blondel GCS Lorraine et Ile-de-France COPROJ AMOA KPMG: Flavie Lecuyer, Anne Fitzpatrick AMOA Colombus: François Evrard, Nicolas Pellé-Boudon Intégration nouveaux champs de l offre de soins Chantier «SSR-Trajectoire» : Actions réalisées Actions réalisées en 211 Réunions de travail 211 Reprise des travaux en mai avec le projet Trajectoire, SISRA et autres régions concernées «Validation» des principes de fonctionnement de l interface pour le ROR et Trajectoire Réunion préparatoire Réunion de travail Nombre de réunions Calendrier 3 4 mai mai Juin juillet 211 Actions à mener en Analyse de la pertinence des flux ROR- Trajectoire pour les autres régions - Formalisation des flux et mise à jour du cahier des charges - Travail de rapprochement des nomenclatures - Analyse des impacts dans le ROR et rédaction des spécifications BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 28

29 PARTIE VI 3.3 Chantier «Médecine ambulatoire» Intégration nouveaux champs de l offre de soins Chantier «Médecine ambulatoire» : Fiche d identité Date de début du chantier Novembre 21 Contexte Le projet ROR-IF a prévu d intégrer la médecine ambulatoire dans le ROR. Ce projet a démarré en Novembre 21. Cette intégration se fera en lien avec l ARDOC. Objectifs Définir les modalités de description et d affichage de la médecine ambulatoire Régions concernées Ile-de-France Lorraine Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : Armelle Séverin Contributeurs principaux: Pierre Martinez COPROJ URPS-ARDOC AMOA KPMG: Flavie Lecuyer Intégration nouveaux champs de l offre de soins Chantier «Médecine ambulatoire» : Actions réalisées Actions significatives réalisées Réunions de travail 211 Identification des besoins Formalisation du document de cadrage (expression des besoins) Elaboration d une nomenclature partagée entre l offre ambulatoire et l offre pour les établissements de santé. Analyse des modalités de description dans ARDOC Réunion préparatoire Réunion de travail Nombre de réunions Calendrier 3 21 juin juin er septembre octobre novembre 211 Actions à mener en Finaliser et valider les nomenclatures - Planifier des réunions de travail pour formaliser les modalités de description de l offre, les procédures de peuplement, de validation, de mise à jour, de recherche et d affichage des résultats. - Organiser un atelier de travail pour valider les principes - Rédiger les spécifications BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 29

30 PARTIE VI 3.4 Chantier «Maladies rares» Intégration nouveaux champs de l offre de soins Chantier «Maladies rares» : Fiche d identité Contexte Dans le cadre de l enrichissement du périmètre de l offre de soins, le ROR a prévu d intégrer l offre de soins relatives aux maladies rares. Orphanet est le portail de référence sur les maladies rares et les médicaments orphelins, pour tous publics. Labellisée par le Ministère de la Santé, cette offre de soins relative aux maladies rares décrite dans Orphanet présente un intérêt pour le ROR. Il s agirait de bénéficier de ce cadre existant pour faire apparaître dans le ROR ces informations et éviter de ce fait la saisie par les établissements des données concernant les maladies rares. Date de début du chantier Régions concernées Septembre 211 Ile-de-France Lorraine Equipe dédiée Validation: François Dolveck Objectifs Etudier la possibilité de faire apparaître les informations maladies rares présentes dans Orphanet au sein du ROR Définir les modalités de cet affichage au sein du ROR. Référent : Armelle Séverin Contributeurs principaux: COPROJ AMOA KPMG: Flavie Lecuyer, Anne Fitzpatrick Intégration nouveaux champs de l offre de soins Chantier «Maladies rares» : Actions réalisées Actions réalisées en 211 Réunions de travail Réflexion initialisée entre l équipe projet du ROR et Orphanet - Accord d Orphanet pour l envoi des données «Maladies Rares» au ROR Réunion de travail Nombre de réunions Calendrier 2 21 septembre octobre 211 Actions à mener en Finaliser l expression de besoins - Analyser sa faisabilité technique - Organiser une réunion avec les équipes d Orphanet/ ATOS/ROR/KPMG - Rédiger les spécifications fonctionnelles BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 3

31 PARTIE VI 3 QUALITÉ DES DONNÉES 4.1 Chantier «Offre de soins AP-HP» Qualité des données Chantier «Offre de soins AP-HP» : Fiche d identité Contexte Basins est un logiciel propre à l AP-HP axé sur l affichage de l offre de soins sur le périmètre des consultations. Basins est à destination des usagers. Un rapprochement ROR-IF-Basins est envisagé sur le périmètre des consultations. Date de début du chantier Régions concernées Mai 211 Ile-de-France Objectifs Homogénéiser l information sur les différents outils d affichage de l offre de soins. Eviter aux établissements la double saisie des mises à jour (dans le ROR-IF et dans l Offre de Soins AP-HP). Faire bénéficier le ROR automatiquement d une part de la base de données Offre de Soins existante et d autre part des mises à jour générées par le réseau des référents de l AP-HP. Permettre à l AP-HP de s appuyer sur la légitimité de l autorité du ROR-IF dans son rôle de Maîtrise d Ouvrage (aspect réglementaire) afin de qualifier les processus de mise à jour des structures de soins et de bénéficier des processus de contrôle qualité mis en place. Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : François Dolveck Contributeurs principaux: Equipe Basins AMOA KPMG: Flavie Lecuyer, Mickael Chobriat Qualité des données Chantier «Offre de soins AP-HP» : Actions réalisées Actions significatives réalisées Réunions de travail 211 Analyse sur la convergence des données Validation de la faisabilité technique du projet Définition périmètre de l interface Réunion préparatoire Réunion de travail Nombre de réunions Calendrier 3 9 mai mai juin De septembre à Décembre 211 Actions à mener en Analyse d impacts de l interface en matière d organisation, de système d information et de financement - Unifier données et champs concernés par l interface - Rédaction spécifications - Formaliser workflow - Construire communication unifiée ROR-AP-HP BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 31

32 PARTIE VI 4.2 Chantier «Outil de gestion des écarts ROR-ARHGOS» Qualité des données Chantier «Outil de gestion des écarts ROR- ARHGOS» : Fiche d identité Contexte La «labellisation» traduit la conformité entre ce que l établissement a déclaré et l existant, entre les autorisations attribuées et les engagements contractuels. L objectif pour le ROR est donc de s assurer que ses dispositifs de gestion de la qualité répondent aux enjeux de qualité, de conformité et de fiabilité des données du ROR IF. Enjeux Les enjeux sont de trois ordres: Il s agit d une obligation réglementaire (circulaire du 13 février 27 relative à la prise en charge des urgences); Elle confère de la fiabilité et de la crédibilité au ROR: les professionnels pourront utiliser le ROR en toute confiance; Elle permet d enrichir les sources d observation pour l ARS. Démarche Le chantier porte sur les processus (et non pas sur les données).il repose sur trois étapes: Labellisation initiale (post-publication des données de l ES dans le ROR); Labellisation au fil de l eau via le processus de traitement des écarts, Labellisation annuelle Date de début du chantier Régions concernées Février 21 Ile-de-France Lorraine Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : Pascale Cani Contributeurs principaux: ARS (Interlocuteur à définir) AMOA KPMG: Flavie Lecuyer, Anne Fitzpatrick Qualité des données Chantier «Outil de gestion des écarts ROR- ARHGOS» : Actions réalisées Actions significatives réalisées Réunions de travail 211 Analyse des grandes fonctions de l outil de gestion des écarts ROR-ARHGOS Création d une table de correspondance ROR-ARHGOS Création d un prototype automatisé Excel de l outil gestion écarts Identification des procédures de gestion qualité de la cellule gestionnaire du ROR Chantier réactivé en mai et pris en charge par l ARS: lancement d une nouvelle consultation pour une publication en décembre 211. Réunion préparatoire Réunion de travail Nombre de réunions Calendrier 2 21 juin septembre janvier 211 Actions à mener en Analyser les évolutions des deux outils depuis janvier Revoir et valider les principes et les fonctionnalités souhaitées - Mettre à jour le cahier des charges BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 32

33 PARTIE VI 4.3 Taux de complétude Qualité des données Chantier «Taux de complétude» Contexte L objectif est d évaluer le taux de remplissage des données opérationnelles afin de garantir l opérationnalité des fiches UO. Cinq items non obligatoires ont été retenus, ils sont relevés par le gestionnaire sur chaque dossier collaboratif avant validation par la direction. Date de début du chantier Régions concernées Septembre 29 Ile-de-France Résultats Sur les 13 établissements publiés en 211 : 454 fiches UO ont été créées soit une moyenne de 35 fiches par établissements (37 en 21); Toutes les fiches UO comportent au moins un numéro de téléphone et 32% comportent deux numéros de téléphone. L évaluation du taux de complétude est identique à 21 à l exception du taux d aptitudes qui passe de 43% à 31% Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : Pascale Cani Contributeurs principaux: Gestionnaires Qualité des données Chantier «Taux de complétude» Evaluation taux de complétude fiches UO Planning Aptitude Patientèle Poste de soins Tél contact médical % 2% 4% 6% 8% 1% 12% BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 33

34 PARTIE VI 4.4 Echantillonnage Qualité des données Chantier «Echantillonnage» Contexte L objectif est de vérifier la qualité (fiabilité / pertinence / actualité / précision / rapidité d accès) des données opérationnelles des fiches UO: le choix s est porté sur le contact médical. Une période de test pour identifier les moyens nécessaires à l étude et valider la méthodologie a été réalisé en septembre 211. Date de début du chantier Régions concernées Septembre 211 Ile-de-France Résultats Enquête par sondage à partir d un échantillon sur le TS 91 : Le médecin a été contacté dans 33% des cas; Enquête à reconduire en 212 dès l intégration d un requêteur pour effectuer le tirage au sort des fiches UO; Enquête à élargir à la région; Mettre en place un indicateur de suivi semestriellement. Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : Pascale Cani Contributeurs principaux: Gestionnaires 4.5 Signalements d anomalie Qualité des données Chantier «Signalements d anomalie» Contexte Les utilisateurs peuvent signaler une anomalie de l application La cellule recense les signalements depuis 29 (5 signalements d anomalie en 29 et 59 en 21) Mise en place et paramétrage d un outil de saisie des anomalies Flyspray: 17/3 pour un meilleur suivi et traçabilité Formation de l équipe à l utilisation de Flyspray: 14/3 29/3 21/7 25/7; Elaboration d une procédure pour accompagner les gestionnaires dans la saisie des anomalies dans Flyspray: 14/3 et mise à jour le 2/8 Résultats Au 31/12/11: 114 signalements d anomalie dont: 96 traités; 13 en cours; 5 non traités. Type d anomalie: 61% offre de soins 25% identification de l ES 11% structure 3% autorisations Niveau de risque: 26% élevé 23% moyen 51% faible Délai de traitement d une anomalie par la cellule gestionnaire: médiane à 7; moyenne à 25 j Date de début du chantier Régions concernées Septembre 29 Ile-de-France Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : Pascale Cani Contributeurs principaux: Gestionnaires BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 34

35 PARTIE VI 4.6 Mise à jour annuelle Qualité des données Chantier «Mise à jour annuelle» Contexte La cycle de validation est annuel et démarre une fois que l établissement a décrit son organisation médicale et saisi son offre de soins dans le ROR. La validation est prononcée par le directeur de l établissement. A partir de cette première validation, l établissement procède chaque année, à la date anniversaire, à la mise à jour des données figurant dans l outil. Date de début du chantier Régions concernées Juin 211 Ile-de-France Enjeux Mettre à jour le répertoire; Assurer une dynamique qualité inscrite dans la durée; Garantir à la fois complétude et fiabilité des données; Suivre l évolution de l outil (nomenclatures, aptitudes ). Equipe dédiée Validation: François Dolveck Référent : Pascale Cani Contributeurs principaux: Gestionnaires Mise à jour annuelle Actions significatives réalisées Réunions de travail 211 Elaboration d une procédure de mise à jour annuelle (cf. annexe 3) : mode opératoire et feuille de route Nombre de réunions Calendrier Présentation de la procédure au CODIR de l ARSIF: 3/1 Rencontre avec la DT 91: 13/9 28/1 et 12/12 Rencontre avec la DT 75: 16/11 Lancement des mises à jour dans le 91: 7/11 Réunion de travail 2 24/6 et 18/7 Actions à mener en Rencontrer les DT Poursuivre les mises à jour : au cours du premier semestre 212 BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 35

36 PARTIE VII FORMATION UTILISATEURS 1 OBJECTIF La formation des utilisateurs constitue un levier essentiel du développement de l utilisation du ROR-IF. L objectif poursuivi en 211 était double : il s agissait à la fois de promouvoir l utilisation de l outil et de réaliser l évaluation de l interface utilisateurs. 2 FORMATION UTILISATEURS Un groupe de travail s est constitué en juin 211 pour mettre en place un plan de formation à la fonction orientation et élaborer un support de formation, l objectif est de sensibiliser le maximum de personnes dans leur environnement professionnel et dans le contexte de leur activité quotidienne. 7 réunions de travail (27/6 18/7 29/8 3/1 11/1 17/1 18/1) ont permis de lancer une période test de formation dans 2 services d urgences et 3 régulations SAMU : SAMU 92 : 2/1 ; Urgences CHIPS : 7/11 ; SAMU 78 : 14/11 ; SAMU 77 et Urgences Melun : 1/12 ; 25 assistants de régulation, 1 médecins et 14 internes ont ainsi été formé fin 211, soit 49 professionnels de santé. Le support de formation reprend les concepts du ROR-IF et s appuie sur de nombreux cas d usage. 3 INDICATEUR : NOMBRE DE CONNEXION MENSUELLE Le suivi mensuel du nombre de connexions permet de suivre le développement de l utilisation de l outil. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 36

37 PARTIE VIII CELLULE GESTIONNAIRE ROR-IF La cellule gestionnaire, mise en place en septembre 29 dans le cadre juridique du GCS D-SISIF, est sous l autorité du directeur de projet ; elle est chargée de mettre en œuvre les orientations décidées par les instances de pilotage et le groupe de travail. 1 MISSIONS DE LA CELLULE GESTIONNAIRE Formation, accompagnement et assistance des établissements de santé à l utilisation de l application informatique ; Gestion au quotidien du fonctionnement opérationnel du ROR-IF et de la relation avec les établissements de santé (suivi du peuplement, mise à jour, lancement des labellisations ) ; Gestion des signalements des anomalies et traitement des écarts en lien avec l ARS et les établissements de santé ; Garantie de la qualité des données du ROR-IF (échantillonnage, évaluation du taux de complétude ) ; Gestion financière (recherche de financement, gestion des appels d offre ) et suivi du budget ; Pilotage et coordination de la mise en œuvre des évolutions du périmètre du ROR-IF ; Recensement et remontée des anomalies applicatives ; Cohérence du ROR-IF avec les autres outils régionaux et les travaux nationaux ; Promotion du ROR-IF (congrès, newsletter ) ; Gestion des ressources humaines (recrutement, évaluation, gestion des plannings ) 2 ORGANISATION : MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT DE LA CELLULE GESTIONNAIRE 2.1 Composition de la cellule gestionnaire La cellule gestionnaire est composée de (cf. annexe 4) : Un directeur, chef de projet ROR-IF sous la responsabilité de l ARSIF, il gère les différentes évolutions du projet ; Une directrice administrative sous la responsabilité du directeur de projet, elle organise et coordonne l activité et les moyens de la cellule gestionnaire et rend compte de l activité ; Un chef de projet responsable technique des applications sous la responsabilité du directeur de projet, il assure la collecte des statistiques et en assure le traitement ; Un expert métier en charge du chantier nomenclatures ; Des gestionnaires, sous la responsabilité directe de la directrice administrative, ils assurent le maintien opérationnel du ROR et en gère la qualité ; Une secrétaire sous la responsabilité directe de la directrice administrative et du directeur de projet, elle assure l accueil téléphonique, la gestion du secrétariat et des rendez-vous. 2.2 Synthèse hebdomadaire Une réunion de synthèse hebdomadaire, animée par le directeur du ROR-IF et/ou la directrice administrative a lieu en présence de toute l équipe les lundis de 9h3 à 11h. Celle-ci permet une gestion et analyse des remontées d information de la semaine passée et une prise de décision. Elle fait l objet d un compte rendu archivé à la cellule et sur l espace collaboratif mis en place par le GCS D-SISIF (SharePoint). En 211, la cellule gestionnaire s est réunie 35 fois : 29 fois bureau 199 avenue Victoria Paris et 6 fois au GCS 2 rue d Athènes Paris. 2.3 Horaire d ouverture La cellule gestionnaire est ouverte du lundi au vendredi de 9h à 17h. 3 HÉBERGEMENT 3.1 Hébergement Siège de l AP-HP La cellule gestionnaire du ROR-IF est hébergée au 3 avenue Victoria 754 Paris, siège de l AP-HP, depuis le 1 septembre 29. Une convention relative à la mise à disposition de locaux de l AP-HP à la cellule gestionnaire du ROR-IF a été élaborée et signée au premier janvier 21. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 37

38 PARTIE VIII L AP-HP met à disposition de la cellule gestionnaire, à titre onéreux, 4 bureaux situés dans un même secteur et à proximité du CERVEAU pour faciliter la collaboration entre les deux services. Les locaux, fournitures et prestations doivent donner lieu au versement, par le GCS D-SISIF, d une redevance annuelle forfaitaire déterminée au prorata de la surface des locaux occupés par la cellule gestionnaire du ROR-IF. Cette redevance, fixée à ,77 par an TVA incluse et révisable annuellement par voie d avenant, n a pas été réévaluée depuis la signature de la convention. 3.2 Hébergement GCS D-SISIF La cellule gestionnaire du ROR-IF dispose de 2 bureaux au GCS D-SISIF, 2 rue d Athènes 759 Paris. Cet espace est plus particulièrement dédié aux groupes de travail investis dans les chantiers en cours. L installation de la cellule gestionnaire au GCS D-SISIF est à planifier avant octobre LIGNE TÉLÉPHONIQUE ET ADRESSE MAIL Depuis 21, la cellule gestionnaire a mis en place une ligne téléphonique virtualisée (VOIP) et de fax (TOIP) permettant de réacheminer les appels entrants en fonction des besoins et des plages horaires programmées (ligne fixe, GSM, répondeur). En 211, le nombre d appels reçus s élèvent à 1573 avec une moyenne de 131 appels / mois. La cellule dispose également d un serveur de messagerie électronique propre identifié : ror-if.info. 5 MODALITÉS DE RECRUTEMENT Le personnel est soit : Mis à disposition renouvelable annuellement auprès du GCS D-SISIF (élaboration d une convention de mise à disposition entre le GCS D-SISIF et l établissement employeur) ; Recruté par le GCS D-SISIF : contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée.,5 ETP Directeur de projet : Dr François Dolveck ; 1 ETP Directrice administrative : Mme Pascale Cani ;,4 ETP Responsable technique : Dr Guillaume Douge ;,3 ETP Expert métier : Dr Armelle Séverin ; 4 ETP Gestionnaires : Mmes Sandra Gotscho, Sandrine Dessons, Mireille Leroux-Billet et Emilie Bouin 1 ETP Secrétaire : Mme Djamila Benmertaza. 7 MOUVEMENT DU PERSONNEL 7.1 Mises à disposition 1 septembre 29 : Directrice administrative CH Argenteuil ; 1 octobre 29 Directeur de projet Hôpital Raymond Poincaré ; 7 octobre 29 : Gestionnaire Hôpital Raymond Poincaré ; 1 septembre 21 : Gestionnaire CH Argenteuil ; 3 janvier 211 : Gestionnaire Hôpital Raymond Poincaré. 7.2 Recrutement par le GCS D-SISIF 1 mars 21 : Responsable technique des applications ; 14 juin 21 : Assistante de direction ; 1er juin 211 : Expert métier CDD 6 mois (renouvellement prévu en 212 avec passage de,3 à,4 ETP); 6 octobre 211 : Gestionnaire CCD 1 an. 8 FORMATION CONTINUE Journée «Performance des systèmes d information de santé Lancement du ROR Lorraine» - Nancy 16 juin 211 : Sandra Gotscho et Dr François Dolveck ; 6 EFFECTIF BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 38

39 PARTIE VIII Journée «Accompagnement des projets Hôpital 212» - Paris 15 septembre 211 : Mireille Leroux- Billet, Sandrine Dessons et Dr François Dolveck ; Formation DMP Paris - 8 décembre 211 : Pascale Cani ; Journée «SAMU Urgences» : 15 décembre 211 : Dr François Dolveck et Dr Guillaume Douge. 9 PARTICIPATION AUX RÉUNIONS DU GCS D-SISIF Séminaire GCS : participation de la cellule gestionnaire à 5 séminaires organisés par le GCS : 1/2 (présentation GCS D-SISIF Trajectoire) - 17/3 (présentation ROR - CERVEAU) 28/4 (présentation région sans film Télémédecine) 24/5 (contrôle de gestion point juridique) 23/6 (présentation plateforme) - CODIR GCS : participation du Dr François Dolveck et Pascale Cani à 4 comités de direction du GCS : 14/6 (présentation des règles de gestion) 19/9 17/1 5/12. COPIL GCS D-SISIF : participation du Dr François Dolveck à 5 COPIL GCS D-SISIF : 13/1 1/3 4/5 21/9 17/11. 1 PARTICIPATION AUX GROUPES DE TRAVAIL CERVEAU refonte : participation du Dr François Dolveck aux ateliers de CERVEAU refonte : 3/6 7/7, aux réunions avec la BSPP et les SAMU (échange d informations sur l activité opérationnelle SAMU / SP) : 7/9-6/1 et aux COPIL CER- VEAU : 2/11 ; DGNV : participation du Dr François Dolveck au groupe de travail relatif à la validation des principes d organisation des soins dans le cadre de la contribution à la Directive générale ORSEC nombreuses victimes (DGNV) zonal : 16/2 ; Plan blanc zonal : participation du Dr François Dolveck aux réunions plan blanc zonal : 28/9 11/1 4/11 13/12 ; Exercice NRBC : participation de deux médecins et trois gestionnaires à l exercice national NRBC en tant qu observateur au SAMU 75 Cellule de crise ARS siège Cellule de crise AP-HP : 17/6. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 39

40 PARTIE IX PRESENTATION DES OBJECTIFS PRIORITES POUR CONSOLIDER LES PROCESSUS DE VALIDATION ANNUELLE ET DE FIABILISATION DES DONNÉES La procédure de mise à jour annuelle doit être élargie à l ensemble des départements. Ces mises à jour annuelles s inscrivent dans un dispositif qualité continu qui s appuie également sur d autres processus : Le suivi et le traitement des signalements d anomalie ; La mise en place de sondage par échantillonnage qui commencera dès l intégration d un requêteur dans l application. 2 METTRE EN PLACE LE REGISTRE DES REFUS ET LES OUTILS D ÉVALUATION DE LA PDSES Dans le cadre de l évaluation de la réorganisation de la permanence des soins des établissements de santé (PDSES), le registre des refus doit être accessible via le ROR-IF à partir du 1 février 212. Ce registre intégrera en cours d année les fonctionnements non conformes et les indicateurs de suivi afin de permettre une évaluation rigoureuse sur laquelle repose toute la crédibilité de la réorganisation. 3 FINALISER LA NOUVELLE INTERFACE DE CONSULTATION La nouvelle interface de consultation est une priorité : elle vise à simplifier la recherche, à renforcer la convivialité de l interface et à faciliter l appropriation par l utilisateur de l application. Les développements devront commencer en mars pour une livraison programmée avant la fin du deuxième trimestre INTENSIFIER LES FORMATIONS UTILISATEURS La formation des utilisateurs constitue un levier essentiel du développement de l utilisation du ROR-IF. Il s agira de programmer des sessions de formation avec l appui des délégations territoriales pour sensibiliser un maximum de professionnels dès la mise en place de la nouvelle interface de consultation. 5 AMÉLIORER LA DESCRIPTION DE L OFFRE DE SOINS L amélioration de la description de l offre de soins repose sur 3 axes : Finaliser la nomenclature des spécialités et enrichir la liste des types d unités opérationnelles ; Améliorer la description des aptitudes par spécialités ; Restructurer la fiche unité opérationnelle en intégrant les évolutions de cette fiche en fonction des besoins des différents chantiers en cours de déploiement. 6 RÉALISER LES INTERFACES PRIORITAIRES Les interfaces prioritaires sont les suivantes : CERVEAU : les fonctionnalités de consultation et de mise à jour des disponibilités en lits seront intégralement reprises par le ROR. Ces fonctionnalités se limiteront dans un premier temps au champ des réanimations et de la surveillance continue ; ARHGOS : la gestion des écarts automatisée entre le ROR-IF et ARHGOS a pour objectif d identifier, d alerter et de suivre les écarts entre les unités opérationnelles saisies dans le ROR et les autorisations ARHGOS attribuées aux établissements ; Outils métiers : SAMU, Urgences ; Intégration au portail régional. 7 INTÉGRER LES NOUVEAUX CHAMPS DE L OFFRE DE SOINS L intégration de nouveaux champs de l offre de soins concernent : Les maladies rares en partenariat avec Orphanet ; La psychiatrie en partenariat avec le CPOA ; Le SSR en partenariat avec Trajectoire ; L ambulatoire en partenariat avec l ARDOC. BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 4

41 PARTIE IX 8 ENRICHIR LE PLAN DE COMMUNICATION Après le colloque de lancement de l outil, l équipe souhaite mettre l accent sur l interrégionalité. Il est envisagé de tenir un stand au prochain congrès de la SFMU en mai 212 avec pour objectifs de : Promouvoir le ROR-IR afin de favoriser sa diffusion et son utilisation par d autres régions ; Présenter l application et sensibiliser les utilisateurs ; Présenter les projets parallèles en lien avec la médecine d urgence portés par le GCS D-SISIF et le GCS Télésanté Lorraine. 1 INSTALLER L ÉQUIPE DU ROR-IF AU SEIN DU GCS L installation de la cellule gestionnaire au GCS est à planifier avant octobre 212. Ce regroupement permettra de mutualiser les équipes du GCS. La cellule gestionnaire maintiendra un lien avec l équipe du CERVEAU Avenue Victoria. 9 PILOTER ET ACCOMPAGNER LE CHANGEMENT DU ROR Il s agit de : Préparer le passage de la phase projet à la phase exploitation ; Développer et promouvoir le ROR-IR ; Faciliter l utilisation partagée, notamment avec les départements et régions limitrophes, DT, ARS ; Intégrer l équipe du ROR-IF aux travaux du SROS hospitalier volet médecine d urgences (SAMU et SMUR ; systèmes d informations et urgences ; psychiatrie et urgences ; soins non programmés et urgence). BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 41

42 1 PROGRAMME COLLOQUE DE LANCEMENT DU ROR-IF Colloque de Lancement du ROR-IF Modérateur : Mme Dominique Lehalle, Journaliste e-santé 13h3 Accueil des participants INVITATION e ANNEXES Introduction : Mme Emmanuelle Burgei, Déléguée Territoriale Essonne, ARS Île-de-France Ouverture du Colloque : M. Claude Evin, Directeur général, ARS Île-de-France Mme Mireille Faugère, Directrice générale, Assistance Publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) Claude EVIN Directeur Général Le Répertoire Opérationnel des Ressources d Île-de-France (ROR-IF) est le référentiel régional de l offre de soins. a le plaisir de vous accueillir ` Le ROR-IF est un outil Internet à la disposition des professionnels de santé, hospitaliers et libéraux, qui permet d optimiser le parcours de soins du patient. au Colloque de lancement du Répertoire Opérationnel des Ressources d Île-de-France (ROR-IF) L offre de soins est présentée sous une forme opérationnelle : structure, spécialité, ressources médico-techniques, modalités d accueil, accès Mercredi 2 Février 211, de 14h à 17h au Génocentre d Evry ROR du concept à la mise en place : Pr Pierre Carli, Directeur SAMU 75, Président du Conseil National de l Urgence Hospitalière (CNUH) Dr Marc Giroud, Directeur SAMU 95, Président SAMU Urgences de France Présentation du ROR-IF : Dr François Dolveck, Directeur ROR-IF, SAMU 92 Projection du film La prise en main de l outil ROR-IF : Dr Nourdine Bensalah, SAMU 77, Service des urgences du CH Melun Mme Pascale Cani, Directrice administrative ROR-IF Dr Guillaume Douge, ROR-IF, SAMU 92 Retours d expérience sur la mise en œuvre : Dr Claude Pougès, Directeur SAMU 91 M. Jean-Michel Péan, Groupement Hospitalier Raymond Poincaré-hôpital maritime de Berck, Ambroise Paré et Sainte Périne-Rossini-Chardon Lagache Dr Isabelle Ausset, Médecin chef adjoint, Hôpital d Instruction des Armées Bégin Dr Damien Ott, DIM, Hôpital d Instruction des Armées Bégin Le ROR-IF au sein du schéma directeur régional des systèmes d information : Dr Dominique Brun-Ney, Direction de la politique médicale, AP-HP M. Philippe Ginesty, Chargé de mission SI santé, ARS Île-de-France M. Jean Pinson, Adjoint au Directeur de la politique médicale AP-HP, Administrateur du GCS D-SISIF Table ronde : Système d information et offre de soins : opportunités et perspectives : Mme Andrée Barreteau, Directrice de l offre de soins, ARS Île-de-France Dr François Dolveck, Directeur ROR-IF, SAMU 92 M. Patrick Olivier, Directeur de la stratégie, ARS Île-de-France M. Jean-Yves Robin, Directeur général de l Agence des Systèmes d Information n ou Châtelet-Les-Halles Partagés de santé (ASIP) N oubliez pas de vous inscrire en répondant au coupon-réponse. Merci de confirmer votre présence avant le 28 Janvier 211 à l aide du coupon-réponse joint. 2 De 17h à 18h : Ateliers en accès libre pour les participants souhaitant se familiariser avec l outil ROR-IF, autour d un café. NEWSLETTER LES INFOS DU ROR-IF N 3 JUIN 211 Les Infos du EdItorIaL Le Groupement de coopération sanitaire pour le développement des systèmes d information de santé partagés en IdF (GCS d-sisif) a été mis en place en 28. Ses missions sont de porter et d accompagner les projets partagés. La coordination et l homogénéisation des systèmes d information sont un enjeu majeur pour l organisation de notre système de santé en IdF. Le répertoire opérationnel des ressources d IdF (ror-if) est un des premiers projets portés par le GCS d-sisif. Il a une place particulière dans les systèmes d information partagés de santé par son caractère structurant. a terme, il sera le référentiel de l offre de soins régional. ROR-IF N 3. Juin 211 Répertoire Opérationnel des Ressources Ile-de-France 6% de l offre de soins en MCO répertoriés dans le ROR-IF A ce jour, 6% des sites de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) ont validé leur offre de soins dans le ROR-IF et 4% sont en cours de saisie. La Seine-Saint-Denis, dernier territoire de santé sollicité, clôture ainsi le premier périmètre de peuplement. Le déploiement des centres hospitaliers spécialisés débutera cet été en même temps que le lancement des premières mises à jour annuelles pour les sites MCO. Cellule Gestionnaire du ROR-IF TS aujourd hui le projet se décline sur un mode inter régional. La Lorraine est en cours de déploiement du même outil que l IdF, d autres régions sont en cours de réflexion afin d adopter une démarche similaire. Le GCS d-sisif, en lien avec les autres GCS régionaux, est un acteur primordial pour la réalisation de ces travaux inter régionaux. TS 94 La journée de lancement du ror-if le 2 Février a montré la réussite des premières phases de déploiement. Le GCS d-sisif est fortement engagé sur ce projet exemplaire. Il est important que tous les acteurs concernés continuent à offrir au ror-if un engagement et des contributions de qualité. TS TS Jean Pinson, administrateur GCS d-sisif Le GCS Télésanté Lorraine Créé en 27 sous l égide de l Agence Régionale de l Hospitalisation de Lorraine par la volonté de 9 établissements de santé, le Groupement de Coopération Sanitaire Télésanté Lorraine a pour objet la mise en œuvre d infrastructures et de services d échanges de données médicales numérisées entre les professionnels de santé. Il est le garant du respect des exigences légales et réglementaires attachées aux données de santé échangées grâce aux outils qu il propose (confidentialité, sécurisation, traçabilité). A ce jour, 32 établissements publics, privés et privés sans but lucratif ont rejoint les membres fondateurs. TS TS TS TS 75 2% Terminé 2 4% 6% En cours 8% 1% Non débuté Le GCS Télésanté Lorraine adopte l outil ROR-IF Le GCS Télésanté Lorraine anime un portail régional offrant à ses adhérents des services et des outils mutualisés tels que : une messagerie sécurisée associée à des outils collaboratifs ; un annuaire des professionnels de santé ; un outil de web-conférence avec partage d applicatifs utilisés pour les réunions de concertation pluridisciplinaires (RCP) et la téléconsultation (AVC, anesthésie, dermatologie) ; une application de veille sanitaire pour le pilotage des urgences et des études épidémiologiques ; un réseau de téléradiologie pour réaliser des téléconsultations, de la téléexpertise et la permanence des soins radiologiques ; un formulaire d admission en Soins de Suite et de Réadaptation. Le GCS travaille également au déploiement du Dossier Communicant de Cancérologie et à la mise en place d indicateurs de performance pour les établissements de santé. Aujourd hui, il s attèle à la mise en œuvre du Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR). Après étude des solutions existantes, c est l outil déployé en IDF qui a été choisi pour sa richesse fonctionnelle et sa facilité d intégration au portail Son choix a été facilité par l accueil et le professionnalisme de l équipe ROR-IF. Tout le travail réalisé en amont (concepts et description de l offre, guide utilisateur) a été très précieux pour notre appropriation de l outil. La disponibilité du Dr Dolveck et de son équipe nous a permis de gagner un temps considérable dans l avancée de notre projet. Nous avons également apprécié l esprit d ouverture par la mise à disposition à titre gracieux des sources du logiciel et par la signature d une convention de collaboration pour la tierce maintenance applicative. Nous espérons que d autres régions nous rejoindrons! Christian Badinier, Directeur du GCS TéléSANTE Lorraine, [email protected] BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF Colloque de lancement du ROR-IF : 3 professionnels réunis au Génocentre d Evry le 2 février 211 Mme Faugère, directrice générale de l AP-HP. Le 2 février dernier, sous l égide de l Agence régionale de santé d IDF, plus de 3 professionnels hospitaliers franciliens étaient accueillis au Génocentre d Evry pour le lancement opérationnel du ROR-IF. Au moment de la fin du déploiement de l outil dans l Essonne, l équipe projet du ROR-IF a souhaité organiser cette manifestation avec plusieurs objectifs : rendre hommage au travail accompli par les professionnels des 31 établissements du département pilote en IDF et les faire témoigner sur leur expérience ; donner de la visibilité aux acteurs des autres départements sur le calendrier de déploiement ; organiser le débat sur les liens entre système d information et offre de soins. M. Evin, directeur général de l ARS IDF. Un film a été diffusé qui montrait les conditions d utilisation du ROR-IF, dans des conditions réelles au SAMU de Garches et au Service d Accueil des Urgences du CHI Poissy-SaintGermain. Réalisé pour le colloque, il a été très bien accueilli et l équipe projet le réutilise dans les établissements qu elle visite pour la première fois, afin de compléter sa présentation habituelle du projet. Le film peut également être mis à la disposition des établissements pour les aider dans la conduite locale du projet de peuplement du ROR-IF et de diffusion de l utilisation de l outil auprès de leurs professionnels. Cliniciens, cadres soignants, directeurs d établissements, présidents de CME, mais aussi professionnels libéraux ont répondu nombreux à l invitation et les temps de dialogue avec la salle avaient été prévus pour pouvoir répondre à toutes leurs questions. A l issue de la séance plénière, trois ateliers de présentation de l application étaient organisés : ils ont permis aux participants de visualiser les fonctionnalités du ROR-IF directement sur un ordinateur mis à leur disposition, accompagnés par les explications d un membre de l équipe projet. Ces ateliers ont eu beaucoup de succès permettant aussi aux deux invités d honneur de cette après-midi, Madame Faugère (Directrice générale de l AP-HP) et Monsieur Evin (Directeur général de l ARS IDF) d apprécier la puissance de l outil. Christine Calinaud, Chargée de mission SI santé, ARS Ile-de-France >>> POUR EN SAVOIR PLUS TELECHARGEZ LE PROGRAMME DU COLLOQUE ET LES PRESENTATIONS SUR Responsable de la rédaction : Dr François Dolveck Directeur de projet ROR-IF ROR-IF 3, avenue Victoria Paris Cedex 4 Tél. : Fax : [email protected] PAGE 42

43 ANNEXES 3 PROCÉDURE DE MISE À JOUR LANCEMENT DES MISES A JOUR DEMARCHE DEPARTEMENTALE + BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 43

44 ANNEXES 4 ORGANIGRAMME CELLULE GESTIONNAIRE Directeur et chef de projet ROR-IF Dr François DOLVECK Expert métier Dr Armelle SEVERIN Chef projet, responsable technique Dr Guillaume DOUGE Directrice administrative Pascale CANI Gestionnaire Sandrine DESSONS Gestionnaire Sandra GOTSCHO Gestionnaire Mireille LEROUX-BILLET Gestionnaire Emilie BOUIN Assistante de direction Djamila BENMERTAZA BILAN D ACTIVITE 211 Cellule gestionnaire ROR-IF PAGE 44