Groupe de Travail Coopératif Correspondant Informatique & Libertés

Transcription

1 Groupe de Travail Coopératif Compte rendu de la séance de travail du 1er mars 2011 à Paris, Maison de la Bretagne Sujet Compte rendu de la réunion Liste des participants ayant pris part au GTC : Collectivités Participants Fonction ALPI Renaud LAGRAVE Directeur Arles François RAYNAUD Chef de projet Conseil Général de la Drôme Nadia PINARD CIL Conseil Général de l'essonne Jean-Christophe FRACHET Chef de projet, CIL MEGALIS Céline FAIVRE Directrice Metz Bertrand LANG Chargé de mission DGS Saint-Ouen Alain TAUBER CIL Directeur technique Arles Nelly SPAGNIA (excusée) CIL

2 Sujet Compte rendu de réunion SOMMAIRE 1. Ordre du jour Tour de table Présentation générale par CG Constat Processus Présentation des travaux de l'alpi Présentation de OpenRegistreCIL (Arles) Conclusion et prochaines actions

3 Sujet Compte rendu de réunion 1. Ordre du jour Tour de table de présentation : attentes des participants. Présentation générale et état des lieux au CG26 par Nadia PINARD. Présentation des travaux de l'alpi par Renaud LAGRAVE. Présentation des travaux de la ville d'arles par François RAYNAUD (démo en ligne OpenRegistreCIL). Débat sur les fonctionnalités attendues d'un logiciel d'aide aux CIL. Conclusion et plan d'actions. 2. Tour de table ALPI : Renaud LAGRAVE explique avoir rencontré la CNIL il y a 2 ans pour convenir de démarrer un programme «d'auto-diagnostic» sur le modèle des notaires. Ce travail a été réalisé et présenté avec succès à la CNIL en fin d'année Renaud LAGRAVE détaille également son besoin de disposer d'un logiciel de gestion CIL «multi-collectivités» (~500 collectivités à gérer!). e-megalis : a signé un partenariat avec la CNIL et anime un «club des CIL bretons». Céline FAIVRE explique vouloir mutualiser les CIL et annonce le même besoin d'un outil «multi-collectivités». CG 91 : Jean-Christophe FRACHET fait également parti du réseau social de l'adf et souhaite y faire apparaître une page CIL. Jean-Christophe FRACHET souhaiterait introduire la notion d'interopérabilité afin que plusieurs CIL puissent échanger plus simplement, quelque soit leur logiciel, et remplacer son ancien logiciel. CG 26 : Nadia PINARD souhaite disposer d'un outil «multi-organismes» (=> multicollectivités) en lieu et place de son actuel «tableur» jugé fonctionnellement insuffisant. METZ: Bertrand LANG explique que la ville de Metz souhaite éventuellement créer un poste CIL. N'étant pas encore décidé sur ses besoins en outils, est présent à ce groupe de travail comme un auditeur attentionné et attentif. Bertrand LANG nous signale que la ville de Metz a récemment subi un audit poussé de la part de la CNIL. ARLES: François RAYNAUD nous annonce un projet de mutualisation de poste CIL entre la ville et l'agglomération. Arles utilise OpenRegistreCIL et ne ressent pas le besoin d'un autre outil

4 Sujet Compte rendu de réunion François RAYNAUD signale que sa collègue CIL exprime souvent sa «solitude» face à sa mission et souhaiterait pouvoir échanger plus souvent avec d'autres CIL. SAINT-OUEN : Alain TAUBER est récemment nommé CIL de la ville et prévoit de travailler conjointement avec d'autres communes. 3. Présentation générale par CG Constat Besoin croissant d'aide et d'accompagnement du CIL dans sa mission (juridique, technique, réglementaire, communication...) d instruction des déclarations, étape parfois longue pouvant nécessiter de nombreux échanges avec les différents acteurs d un traitement. Depuis 1978 (1ère loi sur le sujet), la mission évolue réglementairement (1978, 2004, 2011) et techniquement. Il ne s'agit plus d'une mission confiée simplement au service informatique. Encore peu d'outils, prenant en compte l ensemble des missions du CIL, alors que le besoin se fait sentir de plus en plus fort. Enjeux : L'outil idéal doit accompagner le CIL dans sa mission. Il devra offrir les fonctionnalités suivantes : Pour le registre : Assistance à la rédaction des déclarations, fiabiliser le processus ; Traçabilité et transparence ; Capacité à produire les éditions adéquates ; Gain du temps ; Organiser la collaboration au sein de la collectivité : Accès en lecture des registres à tous les agents voire aux administrés; Accès en écriture aux personnes habilitées ; Administration par le CIL ; Organiser les flux de circulation en fonction du type de déclaration ; Edition du registre officiel; Editions «filtrées» du registre (par service, par thème, ) (tableaux de bord); Aide à la rédaction du bilan annuel (restitution de données pour l alimenter) ; Tableau de bord affichant les actions à faire/en retard/à vérifier ; - 4 -

5 Sujet Compte rendu de réunion Mécanique de notification aux agents concernés ; Aide au repérage et à l'anonymisation d'éventuelles données personnelles ; Possibilité pour un même CIL de travailler pour plusieurs entité ; Afficher des statistiques. Prendre en compte des documents externes Mais également à terme, couvrir des fonctions annexes au registre Vérifier de la conformité, Prendre en compte les éléments de la sécurité selon le type de formalité Processus Le processus principal consiste à organiser et faciliter le remplissage des formulaires de déclaration de traitement automatisé. Le logiciel devra «accompagner» le rédacteur du formulaire, sans doute via une mécanique de formulaire dynamique. Ce process se décompose ainsi : 1. Initialisation du formulaire par un service ; 2. Contrôle/correction/renvoi éventuel par le CIL jusqu'à ce que le formulaire soit déclaré valide par le CIL. Cette phase «d'élaboration» peut nécessiter l'envoi de la fiche à d'autres personnes (ex : cas d'une question sur la sécurité [RGS] concernant une nouvelle déclaration faite par un service, nécessitant l'intervention du service informatique) ; 3. Validation du formulaire par le CIL ; 4. Les personnes concernées visent cette fiche (chefs de services, responsables..) 5. Le responsable du traitement signe la fiche (signature électronique) ; 6. Le formulaire entre alors dans le registre, avec un n interne automatique et unique ; 7. Un AR est envoyé à l émetteur ; Cette fiche devient consultable par tous via le registre. L'outil doit être en mesure d'éditer (imprimer) le registre au format réglementaire ou une fiche de traitement, mais aussi via différents filtres qui pourront être définis dynamiquement

6 Sujet Compte rendu de réunion 4. Présentation des travaux de l'alpi Renaud LAGRAVE nous présente (en ligne) le formulaire réalisé par l'alpi. Ce formulaire, composé de 76 questions, permet aux collectivités utilisatrices de mesurer leur niveau d adéquation avec la CNIL, en fonction des outils et process en cours dans la collectivité. Après avoir répondu aux questions, la collectivité obtient une simple note indicatrice. Cette note permet d'avoir une idée des déclarations CNIL à effectuer, ou non. 5. Présentation de OpenRegistreCIL (Arles) François RAYNAUD fait une démonstration en ligne de son outil OpenRegistreCIL1. L'outil apparaît confortable mais fonctionnellement insuffisant aux acteurs autour de la table. Nadia Pinard (CG26) fait remarquer que OpenRegistreCIL impose de connaître le type de déclaration (demande d'avis ; autorisation normale ;...) dès le départ ; alors qu'on ne le sait pas forcément : cette indication fait partie de la partie «élaboration» du formulaire. 6. Conclusion et prochaines actions La plupart des membres de ce groupe de travail confirment leur intérêt pour obtenir un outil CIL avant la fin de l'année 2012, et certains sont prêts à y participer financièrement. Dans cet objectif, propose le plan d'action suivant : Re-rédaction du cahier des charges fonctionnel, présenté en 4 lots : Lot n 1 : Re-ingénering de OpenRegistreCIL de Arles avec les mêmes fonctionnalités augmentées de : traitement natif des multi-collectivités ; gestion avancée des droits et autorisations ; mécanique internalisée de workflow avancé; mécanique de sélection automatique (ou non) d'un circuit en fonction du type de Lot n 2 : demande ; Connexion à un parapheur électronique (i-parapheur par défaut) ; Connexion à une GED (export vers ALFRESCO avec le protocole CMIS par défaut); Lot n 3 : Mise en place de l'ensemble des formulaires dynamiques permettant de traiter tous les types de demandes ; export des données facilitant la fabrication du bilan annuel ; - 6 -

7 Sujet Compte rendu de réunion Lot n 4 : Mécanisme de notification sur abonnement permettant le suivi des affaires ; statistiques. Ce cahier des charges fonctionnel est annoncé pour début avril au plus tard. Les collectivités intéressées seront alors appelées à se prononcer sur leur engagement financier sur la base de ce programme de développement. Si tous les feux sont au vert, démarrage du développement pour une livraison du 1er lot dès la rentrée 2012 (été 2012)