Marché FRAM n o

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1 Marché FRAM n o Particularités du bon de commande Xlab Dans le cadre du marché «Missions» conclu avec la société FRAM, certaines règles relatives à la rédaction des bons de commande Xlab doivent être impérativement respectées. De même, les demandes de devis adressées à la société FRAM ou à la société La Centrale des Salles doivent obligatoirement être formalisées à l aide des documents type s sur le site de la bibliothèque pratique, à l adresse suivante : 1. Une ligne de commande unique sur chaque bon de commande FRAM Qu il s agisse d une réservation on-line ou off-line, pour chaque mission, le bon de commande pourra porter : - soit uniquement sur une commande de billets de transport ou une réservation d hôtel ; - soit sur une commande regroupant à la fois le transport et la réservation d hôtel. Dans ces deux cas, une ligne unique de commande doit être saisie dans Xlab car la BFC n accepte qu une seule ligne de commande par bon de commande à FRAM. Par conséquent le montant total de la ligne unique de commande doit comprendre : - le montant du ou des titres de transport tel qu indiqué sur le devis de l agence (réservation off-line) ou sur le site de réservation en ligne (réservation on-line) ; - les frais d agence TTC pour le ou les titres de transport ; - les frais d agence TTC de réservation de voiture ; Page 1 sur 9

2 - les frais de port (en cas de demande de livraison par Chronopost de titre de transport «papier») ; - le montant des nuitées d hôtel réservées ; - les frais d agence TTC relatifs à la réservation des nuitées d hôtel. Remarque : ne pas tenir compte du fait que cette ligne est enregistrée dans Xlab comme étant HT (si Xlab calcule et ajoute la TVA sur le montant total de la ligne) Tous les frais d agence sont indiqués en annexe Particularités du bon de commande pour une réservation off-line La commande on-line permet de transmettre aux prestataires un certain nombre d informations (centre de facturation, nature du voyage, référence du dossier ) qu il faut impérativement reporter manuellement sur le bon de commande Xlab, lorsque celui-ci sert à valider un déplacement réservé par le canal off-line. Ces indications sont de 2 natures : des permanentes que nous conseillons de modifier par paramétrage d Xlab (ex : renseignement du code division) et des permanentes qu il faudra renseigner sur chaque nouvelle commande (ex : nom du voyageur). Paramétrage d Xlab Tous les bons de commande envoyés à la société FRAM ou à la société Centrale Des Salles (CDS) doivent impérativement indiquer les informations propres à l unité suivantes : Dans le bloc «adresse de facturation» - le code labintel de l unité (ex : UPS 2295) - le code division de l unité (ex : 0326) Après la mention «Pour tout renseignement concernant la commande, contacter» - les coordonnées du gestionnaire de l unité. Page 2 sur 9

3 Rappel Paramètres pouvant être modifiées dans Xlab : Pour le bloc adresse Dans la partie paramétrage d Xlab, la procédure pour insérer dans l'adresse de facturation le code Labintel de l'unité et le code division est la suivante : Dossier / Administration / Paramétrage Aller dans *Unité*, *Trouver*, Sélectionner l'unité / *Ok* Pour modifier les adresses de labo, de livraison ou de facturation, cliquer sur *Modifier* / *Adresses*, puis sélectionner l'adresse que l'on souhaite modifier en cliquant dessus. Cliquer sur modifier, modifier l adresse *ok* et fermer pour valider l adresse *ok* pour valider l unité Pour les coordonnées du gestionnaire de l unité Dans le menu Dossier / Administration / Paramétrage / CONTACT et mettre à jour le contact. Les informations indispensables à indiquer Lors d une commande off-line, un certain nombre d informations sont indispensables pour que la société FRAM ou la société la Centrale Des Salles puisse traiter votre réservation. Il est donc impératif d indiquer sur le bon de commande Xlab, en ligne de commentaire dans la «désignation du matériel», les informations propres à la mission. Il s agit de : La source de financement de la mission (crédits de l unité ou bien le n de convocation), En cas de commande de billet de transport, 1 bloc distinct d informations relatives au transport : et/ou - la référence au dossier FRAM que vous avez reçu en réponse à votre demande de devis ; - le nom et prénom du voyageur ; - l adresse mèl du voyageur pour l envoi du billet électronique ; - l adresse postale du voyageur en cas d envoi de billet papier ; - le montant TTC de la partie «transport» de la commande (uniquement si la commande porte également sur une réservation d hôtel) ; Page 3 sur 9

4 En cas de réservation d hôtel, 1 bloc distinct d informations relatives à la réservation d hôtel : - le nom de l hôtel ; - la ville de résidence de l hôtel ; - le nom et prénom du ou des voyageurs ; - l adresse ou les adresses mèl pour l envoi des vouchers ; - la date d arrivée ; - la date de départ ; - le type de chambre ; - les observations éventuelles ; - le montant TTC de la partie «hébergement» de la commande (uniquement si la commande porte également sur du transport). Un exemple de bon de commande XLAB portant à la fois sur des prestations de transport et d hébergement est donné en annexe 2. A qui envoyer le bon de commande? Le bon de commande ainsi renseigné doit être imprimé puis envoyé selon les cas suivants : A la société FRAM pour la commande des billets de transport Du lundi au vendredi de 8h00 à 19h00 et le samedi de 9h00 à 18h30 Mél : [email protected] (à privilégier) Télécopie : A la société la Centrale des Salles pour la réservation des nuitées d hôtel. Du lundi au vendredi de 8h00 à 19h00 et le samedi de 9h00 à 18h30: Mèl : [email protected] (à privilégier) Télécopie : A la société FRAM + la Centrale des Salles pour la réservation de billets de transport et de nuitées d hôtel. Attention, le bon de commande reste libellé à l ordre de FRAM, titulaire du marché CNRS, mais le bon de commande doit être envoyé par vos soins à la société la Centrale des Salles pour la prestation de réservation d hôtels. Page 4 sur 9

5 3. Cas particulier d une commande prévisionnelle sur une longue période Dans ce cas, c est le montant de l engagement des crédits dédiés aux missions pour la période déterminée qui doit être saisi dans Xlab, sans précision complémentaire. Particularités pour une commande off-line Lors de chaque réservation off-line, pour que la société FRAM et la société la Centrale des Salles puissent répondre à votre demande, il vous faudra préciser les renseignements propres à chaque réservation sur un document distinct. Pour la commande des titres de transport, il faudra remplir et envoyer à la société FRAM un bon de transport qui contient toutes les informations utiles à cette société pour émettre les titres de transport (source de financement de la mission, n de commande Xlab, code Labintel du laboratoire, code division, référence au dossier FRAM, nom et prénom du voyageur, mel du voyageur, nom et prénom du gestionnaire, téléphone du gestionnaire ). Ce document est joint en annexe 3 * Pour la commande des nuitées d hôtel, il faudra remplir et envoyer à la société La Centrale Des Salles un bon de commande hébergement type qui contient toutes les informations utiles à cette société (le nom de l hôtel, la ville de résidence de l hôtel, le nom et prénom du ou des voyageurs, l adresse mèl pour l envoi des vouchers, la date d arrivée, la date de départ, le type de chambre ). Ce document est joint en annexe 4 * * Les annexes 3 et 4 sont en téléchargement sur le site de la bibliothèque pratique, à l adresse suivante : Page 5 sur 9

6 Annexe 1 Frais d agence à inclure dans le montant de l engagement Xlab Frais d agence (*) EN LIGNE TTC (TVA 19,6%) OFF-LINE- TTC (TVA 19,6%) AERIEN Billet aérien national 8,31 9,94 10,39 12,43 Billet aérien moyencourrier 8,31-10,39 - Billet aérien long-courrier 8,31-10,39 - Billet aérien low cost 8,31 9,94 10,39 12,43 FER Billet de train national 0,00-5,20 6,22 Billet de train Europe 5,20 6,22 5,20 6,22 Réservation voiture de location Réservation transport maritime Etablissement de visa Billet prépayé EN LIGNE HT LOCATION DE VEHICULE 5,20 6,22 8,83 10,56 DIVERS OFF-LINE HT Billet de train International 5,20 6,22 5,20 6,22 0,00 - application des frais du prestataire application des frais du prestataire Réservation d'excédent de bagages 0 - HEBERGEMENT 7% du 10% du Par nuitée montant montant +19,6% total TTC total TTC +19,6% des nuitées des nuitées CHRONOPOST Tarif en vigueur (17,56 au 15/05/07) * frais d'agence remboursables en cas d'annulation - -

7 Annexe 2 Exemple de bon de commande Xlab dans le cadre du marché missions (réservation off-line) NB : Cet exemple illustre le cas d un bon de commande portant à la fois sur un billet de transport et une réservation d hôtel. Chaque prestation peut faire l objet d un bon de commande distinct. Page 7 sur 9

8 Annexe 3 Bon de transport type en cas d engagement multi-missions (Réservation off-line) Bon de commande T R A N S P O R T Marché n o A adresser à l agence FRAM Voyages* Code Labintel de l unité UPS2295 Ex : UMR145 ou MOY500 N o de commande 1234 L12345 Code division à 4 chiffres + n o commande Xlab : L +5 chiffres Coordonnées du gestionnaire Mission sur crédits de l unité sur convocation, n o Nom LOMBARDI Prénom Gaby Tel Mel [email protected] Identification du (ou des )voyageurs Nom TURCI Prénom Sébastien Mel [email protected] Pour envoi du billet électronique, le cas échéant. Devis retenu Référence du dossier Z4YTDS Montant TTC 157 Frais d agence inclus Livraison des billets Autre Par courrier Par Chronopost Billet électronique Adresse de livraison Remarque(s) Signataire habilité A Nom, le Signature * Société FRAM Mèl : [email protected] Fax : Page 8 sur 9

9 Annexe 4 Bon de commande d hébergement type en cas d engagement sur une longue période (Réservation off-line) Bon de commande H E B E R G E M E N T Marché n o A adresser à l équipe de la Centrale des Salles* Code Labintel de l unité UPS2265 Ex : UMR145 ou MOY500 N o de commande 1234 L12345 Code division à 4 chiffres + n o commande Xlab : L + 5 chiffres Choix de l hôtel retenu sur devis Mission sur crédits de l unité sur convocation, n o Nom de l hôtel Hôtel Alpha Ville Nancy Montant TTC 80 euros Coordonnées du gestionnaire Nom LOMBARDI Prénom Gaby Tel Mel [email protected] Fax Identification du (ou des) voyageur(s) Nom(s) Prénom(s) Mel Date arrivée (jj/mm/aaaa) Date départ (jj/mm/aaaa) Type de chambre 1 S / D / T Observations TURCI Sébastien [email protected] 25/05/ /05/2007 S Remarque(s) Signataire habilité A, le Signature Nom 1 S = chambre simple (1 personne par chambre) D = chambre double (2 personnes par chambre même lit) T = chambre twin (2 personnes par chambre lits séparés) Société la Centrale des salles Mèl : [email protected] Fax : Page 9 sur 9