MANUEL UTILISATION. 1 ère édition Juin Presse

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1 MANUEL UTILISATION 1 ère édition Juin 2009 Presse

2 TABLE DES MATIERES 1. INTRODUCTION VOCABULAIRE ENREGISTREMENT MENUS PROSHOP 2 PRESSE EN QUELQUE MOTS DEROULEMENT D UNE JOURNEE BORDEREAU AVEC QUOTIDIENS RAPPELES LE LENDEMAIN Avant l ouverture du magasin : Après l ouverture du magasin : En fin de journée : BORDEREAU AVEC QUOTIDIENS RAPPELES LE JOUR MEME Avant l ouverture du magasin : Après ouverture du magasin : Après la fermeture du magasin : LE BORDEREAU JOURNALIER TELECHARGEMENT DU BORDEREAU JOURNALIER Téléchargement automatique du bordereau journalier Téléchargement manuel du bordereau journalier Accusé d intégration LISTE DES BORDEREAUX LE BORDEREAU TELECHARGE Les menus Le menu «Fichier» Le menu «Document» Le menu «Edition» Le menu «Chercher» Le menu «Affichage» Le menu «Préférence» Anomalies et remarques Liste des symboles Saisie détaillée/simplifiée Mouvements dans le bordereau Rapprochement des réclamations Messages distributeurs EDITIONS DU BORDEREAU Edition complète (I.Th) Edition complète Edition des livraisons Edition des étrangers Edition des multimédias Edition des titres SARRA Réclamations sur fournis Edition des invendus Edition des couvertures Edition des prioritaires Edition des facultatifs Ecarts sur invendus Couvertures non trouvées Déclaratif d invendus Edition Inv. Et Démarq Edition des Réservés TRAITEMENT DU BORDEREAU... 26

3 3.5.1 Transformation en livraison Mise à jour des caisses LES LIVRAISONS Affichage Saisie des quantités trouvées Saisie manuelle Saisie par terminal de saisie portable Message «parution non trouvée» Impression des réclamations sur fournis Traitement des anomalies Envoi des réclamations sur quantités fournies Mise à zéro du service de base SAISIE MANUELLE DANS LE BORDEREAU Livraison d une parution non renseignée dans le bordereau Insertion d une autre parution d un titre rappelé Parutions non livrées par le dépôt NMPP BORDEREAU DE LIVRAISON DU DIMANCHE ET JOUR FERIE Cas d un dimanche qui est précédé ou suivi d un jour férié Cas des parutions livrées le soir qui ne figurent pas dans le BJ du jour LES INVENDUS Affichage Traitement des remarques Code inconnu Modifier les cumuls de la parution Parutions inconnues ou non livrées Saisie de quantités invendues Recalculer les invendus (I th) Saisie des quantités réelles (Qt I) Impression du déclaratif d invendus Saisie simplifiée des invendus Rappel facultatif CLOTURE DU BORDEREAU LISTE DES BORDEREAUX LES DEMANDES DE MODIFICATION DE SERVICE Création d une demande de modification de service Saisie des demandes Les différents messages Envoi de la demande LES DEMANDES DE RAPPEL D OUBLIES Création d une demande de rappel d oubliés Etablir la proposition Ajouter manuellement une parution oubliée Transmission de la demande de rappel d oubliés Edition des parutions en stock non rappelées LES DEMANDES DE REASSORTS Création d un bordereau de demande de réassort Etablir la proposition Ajouter un titre en réassort Transmission de la demande de réassort Le bordereau est en préparation Le bordereau est en commande LES BORDEREAUX DE CREDITS D INVENDUS L ENVOI DES REMONTEES D INFORMATION Les accusés d intégration des remontées d informations LE RELEVE DE PRESSE EXECUTION DU RELEVE DE PRESSE REMONTEES DES VENTES PRESSE REMISE A ZERO : Z STANDARD ET Z PRESSE CONTROLE DU Z PRESSE Le menu «Affichage» Correction des anomalies ou parutions non scannées Correction des anomalies/non scannées en semaine :... 63

4 Correction des anomalies/non scannées le dimanche Validation du Z presse EDITIONS Z Edition Z Presse Edition Z presse de date à date LE PANEL DES VENTES Le panel des ventes UNDP Le panel des ventes SEDDIF Liste des panels des ventes Indice de fiabilité Conduite à tenir en cas de problème lié à l envoi du panel des ventes SITE DIFFUSEUR DE PRESSE NMPP LES INVENTAIRES SAISIE D UN INVENTAIRE Saisie manuelle d un nouvel inventaire Saisie d un nouvel inventaire avec un terminal de saisie VALIDATION DE L INVENTAIRE LISTE DES INVENTAIRES SUPPRESSION D UN INVENTAIRE DEFAIRE UN INVENTAIRE EDITION D UN INVENTAIRE DEMARQUE CONNUE Demande de rappel d'oubliés Edition des démarques des parutions INVENTAIRE DE LA RESERVE INVENTAIRE DE MUTATION (REMONTEE D INVENTAIRE) LA FICHE TITRE L ONGLET «GENERAL» L ONGLET «STOCK» Cumuls des parutions Stock en temps réel L ONGLET «RESERVATIONS» L ONGLET «CAISSE ET CATEGORIES» Catégories Autres options TITRE SARRA LES CLIENTS CREATION DE LA FICHE CLIENT LES RESERVATIONS CLIENTS Suppression d une réservation Client Impression des réservations clients TITRES ETRANGERS IDENTIFICATION DES TITRES ETRANGERS GESTION DES TITRES ETRANGERS Le dépôt envoie le code étranger et le code en Le dépôt n envoie que le code étranger LISTE DES TITRES IMPRESSION DE LA LISTE DES TITRES EDITION DE TITRE EDITION DE TITRE Ventes par parutions Liste des titres Réservations clients EDITIONS D UNE SELECTION DE TITRES Liste des maximums invendus Liste des minimums invendus

5 Liste des parutions au retour anticipé Liste des parutions avec date de rappel Prévision des parutions à retourner le Parutions non gérées à réassortir Parutions gérées à réassortir Liste des bientôt trop vieux Parutions en stock Liste des trop vieux Parutions en stock non rappelées Prévision de rupture de stock Suppression des titres en cessation de parution Titres en cessation de parution EDITION DE STATISTIQUES DE TITRES Ventes des titres par catégorie multimédia Evolution des ventes par titre EDITION STATISTIQUE DE PARUTIONS Cumuls des parutions Démarque des parutions LES UTILITAIRES DANS LE MENU : «UTILITAIRES/OUTILS DE MAINTENANCE DES TABLES PROSHOP 2» Vérification des tables Epuration des tables Epuration des tables programmées Création des tables DANS LE MENU : «UTILITAIRES/OUTILS DE MAINTENANCE PRESSE» Génération du panel des ventes Epuration des parutions Epuration des plus anciennes parutions Réintégration des bordereaux journaliers Réintégration des bordereaux journaliers MLP Recalcul des cumuls Recalcul les cumuls des dernières parutions Recalcul des parutions Mise à jour des commissions Mise à jour de l origine des titres Mise à jour des périodicités Mise à jour de la TVA Contrôle des codes caisses Envoi remontées des ventes SEDDIF manuel Envoi remontées des ventes UNDP Demande diffuseur DANS LE MENU : «UTILITAIRES/SAUVEGARDES» Sauvegardes journalières de ProShop Sauvegarde des fichiers DIAL TABLES DE MISE A JOUR DU DOCUMENT Ce manuel, de même que le logiciel qu il décrit, vous est fourni dans le cadre d un contrat de licence. Il ne peut donc être utilisé ou copié que conformément aux clauses de ce contrat. Les renseignements qu il contient vous sont communiqués à titre purement informatif. Ils pourront donc être modifiés à tout instant sans que vous en soyez informé et n engagent nullement DEVLYX. DEVLYX décline toute responsabilité concernant d éventuelles erreurs ou imprécisions contenues dans ce manuel. Tous les noms de produits ou autres marques cités dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

6 1. INTRODUCTION Version ProShop 2 : version Version Manuel : VOCABULAIRE Clic droit : Cette manœuvre a pour effet de faire apparaître un menu contextuel lié à l'écran sur lequel vous êtes positionné. Utilisez le bouton droit de la souris pour cliquer. Glisser : Cette action a pour but soit de déplacer un objet (mot, groupe de mots...) d'un point à un autre soit de sélectionner un ensemble (par exemple l'ensemble des dates d'une période). Dans le cas de la sélection d'ensemble, cliquez sur le premier élément de l'ensemble, puis sans lâcher la pression du bouton de la souris, déplacez la souris jusqu'au dernier élément de la sélection. Exemple : Cliquez sur la date de début d'une période puis faites glisser la souris jusqu'à la date de fin. Relâchez la pression du bouton de la souris : la période est sélectionnée. Grisé / Dégrisé : Cet état permet de voir quels sont les boutons qui peuvent être activés dans l'état actuel de l'écran. Quand on ne peut pas accéder à un bouton dans un écran, celui-ci apparaît en grisé. Lorsqu'il redevient accessible, il est dégrisé. 1.2 ENREGISTREMENT Nous vous conseillons d'enregistrer très régulièrement vos travaux. 1.3 MENUS Les menus de ProShop 2 sont paramétrables, ils peuvent donc être différents d un utilisateur à l autre. L emplacement des fonctions de ProShop 2 peut donc varier d un menu à l autre. Dans ce manuel, l emplacement des fonctions de ProShop 2 est indiqué par rapport au menu standard ProShop 2. Consultez votre distributeur si vous ne pouvez pas accéder à certaines fonctions de ProShop PROSHOP 2 PRESSE EN QUELQUE MOTS ProShop 2 Presse est un logiciel back-office homologué, qui répond au cahier des charges des NMPP et MLP, installé sur un PC de gestion ou sur une caisse. Il permet une gestion de l ensemble de vos titres présents dans votre linéaire (Gestion du linéaire, gestion du stock à la parution, historique des parutions, proposition de réassorts, gestion des titres étrangers, gestion des réservations clients, recherche multicritère, etc.), mais aussi grâce à sa connexion internet, il vous permettra de vous connecter avec votre dépôt et messagerie pour pouvoir télécharger directement vos bordereaux journaliers, envoyer vos fichiers de remontées d informations ainsi que vos remontées des ventes (SARRA, panel des ventes, plan de qualification). La gestion de la presse réside principalement dans la gestion des invendus qui doivent être retournés chaque jour au dépôt de presse. Cette gestion des invendus nécessite une rigoureuse méthode de travail que ProShop 2 vous aidera à instaurer dans votre point de vente, en prenant en compte les livraisons et invendus pour connaître dans les moindres détails l évolution de vos stocks et vous fera gagner un temps précieux. Manuel d utilisation Presse Page 1

7 2. DEROULEMENT D UNE JOURNEE Il est conseillé d effectuer toutes les étapes dans l ordre indiqué. 2.1 BORDEREAU AVEC QUOTIDIENS RAPPELES LE LENDEMAIN AVANT L OUVERTURE DU MAGASIN : Téléchargement du bordereau de livraison. Génération du fichier de mise à jour des caisses. Mise à jour des caisses. Réception de la marchandise presse. Vérification des quantités livrées et/ou saisie des quantités trouvées sur le terminal portable. Mise en rayon et retrait des parutions précédentes. 4 Retrait des rappels sans fournis. 5 Mettre de coté les titres réservés APRES L OUVERTURE DU MAGASIN : Saisie des quantités trouvées ou import du fichier des quantités trouvées du terminal portable dans le bordereau. Vérifier les écarts entre les quantités livrées et les quantités trouvées. Préparation des invendus rappelés (saisie des quantités sur le terminal portable). Préparation des demandes de réassorts et des rappels d oubliés : Génération des fichiers pour la transmission au dépôt. Dans le bordereau, recalcul des invendus. Saisie des quantités d invendus ou import du fichier des quantités d invendus du TP : Génération du fichier de déclaratif d invendus. Clôture du bordereau et envoi des fichiers des remontées d informations au dépôt EN FIN DE JOURNEE : 11 Opération clôture du magasin : Remise à zéro des caisses (Z des caisses), Z presse, contrôle des Z presse et validation. (Génération et envoi des panels des ventes MLP et NMPP). Manuel d utilisation Presse Page 2

8 Livraison : 2 PARIS TURF n CANARD ENCH. n ECHOS n 512. JOUR J QUOTIDIENS RAPPELES LE LENDEMAIN. Réception du bordereau de livraison. Traitement des anomalies. Passage en livraison. Actualisation des caisses. Vendu : 2 PARIS TURF n CANARD ENCH. n Ventes en caisse. Remontée des ventes. Contrôle du Z presse et validation. Ouverture du magasin. Fermeture du magasin. Préparation des invendus rappelés. Saisie des quantités invendues. Dans le bordereau : Recalcul de tous les invendus. Saisie des quantités trouvées. Mise en rayon. Invendus : X PARIS TURF n 512. X CANARD ENCH. n ECHOS n 512. Clôture du bordereau. Envoi des remontées d informations : Réclamations sur quantités fournies. Déclaratif d invendus. Manuel d utilisation Presse Page 3

9 2.2 BORDEREAU AVEC QUOTIDIENS RAPPELES LE JOUR MEME AVANT L OUVERTURE DU MAGASIN : Téléchargement du bordereau de livraison. Génération du fichier de mise à jour des caisses. Mise à jour des caisses. Réception de la marchandise presse. Vérification des quantités livrées et/ou saisie des quantités trouvées sur le terminal portable. Mise en rayon et retrait des parutions précédentes. Retrait des rappels sans fournis 5 Mettre de coté les titres réservés APRES OUVERTURE DU MAGASIN : Saisie des quantités trouvées ou import du fichier des quantités trouvées du TP dans le bordereau. Préparation des invendus des publications rappelées (saisie des quantités sur le terminal portable). Préparation des demandes de réassorts et des rappels d oubliés : Génération des fichiers pour la transmission au dépôt APRES LA FERMETURE DU MAGASIN : Préparation des invendus des quotidiens rappelés et saisie des quantités sur le terminal portable. Opération clôture du magasin : Remise à zéro des caisses (Z des caisses), Z presse, contrôle des Z presse et validation. (Génération du panel des ventes). Dans le bordereau, recalcul des invendus. Saisie des quantités d invendus ou import du fichier des quantités d invendus du TP : génération du fichier de déclaratif d invendus. Clôture du bordereau et envoi des fichiers des remontées d informations. Manuel d utilisation Presse Page 4

10 JOUR J QUOTIDIENS RAPPELES LE JOUR MEME. Réception du bordereau de livraison. Traitement des anomalies. Remontée des ventes. Contrôle du Z presse et validation. Passage en livraison. Actualisation des caisses. Ventes en caisse. Ouverture du magasin. Fermeture du magasin. Dans le bordereau : Recalcul de tous les invendus. Clôture du bordereau. Saisie des quantités trouvées. Mise en rayon. Préparation de publications invendues rappelées. Saisie des quantités invendues. Préparation des quotidiens invendus rappelés. Saisie des quantités invendues. Envoi des remontées d informations : Réclamations sur quantités fournies. Déclaratif d invendus. Manuel d utilisation Presse Page 5

11 3. LE BORDEREAU JOURNALIER 3.1 TELECHARGEMENT DU BORDEREAU JOURNALIER Le bordereau journalier téléchargé ressemble par sa présentation au bordereau de livraison papier accompagnant la livraison de la marchandise presse. Le téléchargement du bordereau peut être lancé automatiquement ou manuellement. Une fois l opération effectuée, ProShop 2 affiche automatiquement le bordereau téléchargé sauf pour les cas suivants : Il n y a pas de bordereau téléchargé : ProShop 2 affiche le message : Pas de bordereau téléchargé. Il y a plusieurs bordereaux téléchargés : ProShop 2 affiche : Il y a XX bordereaux TELECHARGEMENT AUTOMATIQUE DU BORDEREAU JOURNALIER Le bordereau journalier est téléchargé automatiquement tous les matins à l heure indiquée dans les paramètres. Pour un téléchargement automatique des bordereaux journaliers, veuillez contacter votre distributeur. L écran de téléchargement automatique doit rester ouvert. Le téléchargement s effectuera chaque fois que la date et l heure sont atteintes. Date et heure du prochain téléchargement automatique. La date et l heure peuvent être modifiées. Manuel d utilisation Presse Page 6

12 3.1.2 TELECHARGEMENT MANUEL DU BORDEREAU JOURNALIER Pour télécharger manuellement le bordereau, cliquez sur : «Téléchargement bordereaux journaliers» dans le menu : «Presse/bordereaux». Le message suivant s affiche : Répondez «Oui» pour confirmer le téléchargement. Avant de télécharger le bordereau journalier, ProShop 2 effectue une sauvegarde de secours ACCUSE D INTEGRATION Un accusé d intégration est automatiquement envoyé pour chaque bordereau téléchargé. Un message non bloquant peut s afficher signalant que le type de caisse n est pas renseigné : consulter votre distributeur ProShop 2. Manuel d utilisation Presse Page 7

13 3.2 LISTE DES BORDEREAUX Pour avoir la liste de tous les bordereaux journaliers, cliquez sur : «Liste de tous les bordereaux journaliers» dans le menu : «Presse/Bordereaux». Dans la liste des bordereaux et sur chaque document, des symboles indiquent l état de chaque document, la liste de ces symboles est visible dans le menu représenté par le point d interrogation. Cliquez sur le bouton : La fenêtre suivante apparaît : Le fichier est en attente d envoi. Le fichier d accusé a bien été envoyé. Le fichier de remontées d information a bien été envoyé. Si vous obtenez des lignes rejetées, il est conseillé de lancer l édition «Rapprochement des réclamations sur quantités fournis». Pour connaître la raison du rejet des lignes, veuillez contacter votre dépôt. L accusé d intégration indique si toutes les lignes des fichiers envoyés ont bien été prises en compte, si des lignes sont rejetées ProShop 2 indique le nombre de ligne qui n ont pas été prise en compte. Manuel d utilisation Presse Page 8

14 3.3 LE BORDEREAU TELECHARGE Le bandeau supérieur indique l état du bordereau (préparation, livraison/invendus, Clôture) et notamment si le bordereau contient un message. En vert, détail des livraisons En rouge, détail des parutions à retourner. Le bandeau inférieur indique le total des livrés, des invendus et de la démarque en valeur de vente ou en valeur d achat (pour paramétrage voir Le menu «Affichage»). Manuel d utilisation Presse Page 9

15 3.3.1 LES MENUS Voici un récapitulatif de toutes les fonctions présentes dans les menus concernant les bordereaux journaliers : Le menu «Fichier» Liste des bordereaux Permet d afficher la liste des bordereaux (idem bouton «liste»). Imprimer Imprimer le bordereau de retour d invendus Permet d imprimer le bordereau (voir 3.4 Editions du bordereau) (idem bouton «Imprimer»). Permet d imprimer le bordereau de retour d invendus (voir 3.4 Editions du bordereau). Bordereau précédent Permet d afficher le bordereau précédent. Idem touche «F3». Bordereau suivant Permet d afficher le bordereau suivant. Idem touche «F4». Modifier le bordereau Nouveau bordereau Supprimer le bordereau Enregistrer la saisie Abandonner la saisie Lecture et import terminal de saisie Import terminal de saisie Messages Permet de modifier le bordereau. Pour ouvrir un nouveau bordereau manuel (idem bouton «Suivant»). Pour supprimer le bordereau. Cette fonction est désactivée si le bordereau est clôturé. Pour enregistrer les modifications. ProShop demande également confirmation de l enregistrement des modifications à la fermeture du bordereau. Les modifications effectuées depuis le dernier enregistrement sont annulées. Pour lire et importer le fichier des quantités trouvées ou des quantités invendues stockées depuis le terminal de saisie. Pour importer le fichier des quantités trouvées ou des quantités invendues stockées sur le PC. Permet d afficher les messages adressés par les NMPP. Actualisation Permet d actualiser le bordereau. Idem Touche «CTRL + F5». Fermer Pour fermer la fenêtre du bordereau. Manuel d utilisation Presse Page 10

16 Le menu «Document» Bordereau de livraison/invendus Transforme le bordereau en livraison (idem bouton «Livraison»). Clôture Permet de clôturer le bordereau (idem bouton «Clôture»). Travailler hors connexion Transmettre le fichier de réclamation Transmettre le fichier d invendus Transmettre le fichier d inventaire Transmettre le fichier d accusé d intégration Exclure du relevé de presse Les fichiers sont générés et mis en attente de transmission. Envoi du fichier de réclamation sur les quantités fournies. Envoi du fichier de crédit d invendus. Envoi du fichier d inventaire. Envoi du fichier d accusé d intégration (voir Les accusés d intégration des remontées d informations). Pour ne pas intégrer le bordereau dans le relevé de presse Le menu «Edition» Saisie de livraison Saisie d invendu Mettre à zéro les quantités trouvées Effacer les quantités trouvées Effacer les quantités livrées Mettre à zéro les quantités invendues Autorise la saisie des livraisons. Autorise la saisie des invendus. Permet de mettre toutes les quantités trouvées à zéro de toutes les parutions ou seulement des parutions non saisies. Permet d effacer toutes les quantités trouvées. Permet d effacer toutes les quantités livrées. Permet de mettre à zéro toutes les quantités d invendus des parutions ou seulement des parutions non saisies. Effacer les quantités invendues Permet d effacer toutes les quantités d invendus. Effacer les quantités en Démarque Nouvelle ligne Quantités ignorées Supprimer la ligne Permet d effacer toutes les quantités en démarque. Pour ajouter une ligne manuellement. Pour ne pas prendre en compte les quantités de la parution dans les mouvements de stocks. (l icône apparait alors sur les lignes des parutions concernées). Pour supprimer une ligne. Manuel d utilisation Presse Page 11

17 Mettre tous les titres en actualisation Pointer les quantités livrées Pointer les quantités invendues Recalculer Pour mettre tous les titres contenus dans le bordereau dans la liste des actualisations afin de mettre à jour les caisses. (à utiliser notamment dans le cas d une réintégration de bordereau). Permet de pointer les quantités livrées (l icône apparait sur la ligne de la parution pointée). Permet de pointer les quantités d invendus (l icône apparait sur la ligne de la parution pointée). Permet de recalculer les quantités d invendus Le menu «Chercher» Atteindre une désignation Atteindre un code caisse Atteindre un code d un titre Rechercher un titre dans le bordereau par rapport à sa «Désignation». Rechercher un titre dans le bordereau par rapport à son «Code caisse». Rechercher un titre dans le bordereau par rapport à son «Code Presse». Atteindre le fournisseur Permet d atteindre la fiche du fournisseur «Presse». Atteindre la fiche Atteindre les mouvements Permet d atteindre la fiche du titre sélectionné. Permet d atteindre les mouvements du titre sélectionné Le menu «Affichage» Livraison Invendus Montrer les titres réservés en réassort Voir le bandeau supérieur Voir le bandeau inférieur Voir les commentaires Saisie simplifiée Pour afficher ou ne pas afficher les livraisons (idem touche de fonction «F9»). Il est possible également d afficher ou non certains champs. Pour afficher ou ne pas afficher les invendus (idem touche de fonction «F10»). Il est possible également d afficher ou non certains champs. Permet de montrer les titres réservés même s ils sont en réassorts. Pour afficher le bandeau supérieur. Pour afficher le bandeau inférieur. Pour afficher les commentaires. Pour afficher la liste des parutions du bordereau. Saisie détaillée Pour afficher le détail d une seule parution. (idem touche «F11»). Manuel d utilisation Presse Page 12

18 Sélection Nouveaux titres Titres réservés Anomalies Remarques Classement par. Total en valeur de vente ou d achat Pour afficher une sélection de titres suivant un regroupement. Pour n afficher que les nouveaux titres. Pour n afficher que les titres réservés. Pour n afficher que les anomalies. Pour n afficher que les remarques. Pour modifier l ordre de classement. Pour afficher le montant total du bordereau en valeur de vente ou en valeur d achat. Barre de boutons Permet d afficher la barre de boutons («Quitter», «Liste», «Nouveau», «Supprimer», «Recalculer», etc.). Police plus petite Réduit la taille de police du bordereau. Idem touche «F5». Police normale Augmente la taille de police du bordereau. Idem touche «F6» Personnaliser Mémoriser l affichage en quittant Permet d afficher une ou plusieurs informations supplémentaires propres au titre ou la parution dans le bordereau telles que la couverture de la parution rappelée, le stock, les ventes annuelles, mensuelles, journalières. Permet de sauvegarder l affichage en cours (largeur colonne, police champs sélectionné, etc.) Le menu «Préférence» Saisir par le code caisse Mettre à zéro les quantités trouvées non scannées par terminal de saisie Mettre à zéro les quantités invendues non scannées par terminal de saisie Impressions Polices d impression Mémoriser l affichage en quittant Permet de saisir les titres dans le bordereau par leur code caisse. Permet d initialiser les quantités trouvées non scannées à zéro. Permet d initialiser les quantités d invendus non scannées à zéro. Permet d imprimer l édition sélectionnée. Permet d augmenter la taille de la police de l édition sélectionnée. Permet de sauvegarder l affichage en cours en quittant. Manuel d utilisation Presse Page 13

19 3.3.2 ANOMALIES ET REMARQUES Des symboles peuvent être affichés dans la première colonne, à gauche du code du titre. Ces symboles correspondent à des remarques ou anomalies indiquant le statut de la parution concernée. La liste des anomalies et remarques est visible dans le menu : «Aide» Liste des Anomalies : Liste des remarques : Détail de la «Liste des anomalies» : Reprise de codification Changement de catégorie Changement de famille Un code presse est réaffecté à un autre titre. Le titre change de catégorie. Le titre change de famille. Détails de la «Liste des remarques» : Rectification de prix ou catégorie (ancienne valeur) Rectification de prix ou catégorie (nouvelle valeur) Rectification de quantité Reprise sur invendu Réclamation de quantité sur base fournie Réclamation de quantité sur réassort Réclamation de quantité sur invendus Réclamation de quantité refusée Dates de relèves modifiées Parution inconnue ou non livrée Différence de quantité livrée et trouvée Correction du titre avec l ancienne valeur. Titre avec la nouvelle valeur. Rectification d une quantité livrée par le dépôt. Titre retourné transférer pour un autre diffuseur. Réclamation pris en compte par le dépôt. Réclamation sur les quantités de réassort. Réclamation sur les quantités d invendus. La quantité réclamée a été refusée. La date de rappel de ce titre a été modifiée. Parution ne figurant pas dans la base ProShop 2 ou non réceptionnée. Un écart est constaté entre la quantité livrée et trouvée. Reste de parutions en stock Parutions dont le stock est supérieur à 0. Titre non géré en réassort Le titre n est pas géré pour les demandes de réassort. Manuel d utilisation Presse Page 14

20 Pour connaître le contenu de la remarque, une aide contextuelle s affiche lorsque la ligne est sélectionnée et que le curseur de la souris reste positionné sur cette ligne. Si dans le menu : «Paramétrage/Paramétrage ProShop/Paramètres des options ProShop» dans l onglet «Presse» et dans l onglet «Livraison» le paramètre : «Mettre à jour les titres avec leurs nouvelles caractéristiques à la livraison» est coché, ProShop 2 traite automatiquement les anomalies. Il est possible de n afficher que les titres liés à une remarque ou à une anomalie dans le menu : «Affichage». Traitement des anomalies : Voir Traitement des anomalies dans «Les livraisons». Traitement des remarques : Voir Traitement des remarques dans «Les invendus» LISTE DES SYMBOLES La liste des symboles est une indication dans le bordereau. Elle est visible dans le menu : «Aide» Manuel d utilisation Presse Page 15

21 3.3.4 SAISIE DETAILLEE/SIMPLIFIEE La touche fonction «F11» permet de passer du mode saisie simplifiée au mode saisie détaillée et inversement. L affichage simplifié permet de visualiser les parutions contenues dans le bordereau sous forme de liste comme présenté ci-dessous : Vous pouvez également afficher les «premières de couverture rappelées». Pour cela, cliquez sur : «Personnaliser» dans le menu : «Affichage». Sélectionnez les éléments à afficher puis cliquez sur : Liste des différents champs présents dans la saisie simplifiée : Code Titre Rép. Code presse de la parution. Désignation de la parution. Réponse du dépôt. N Numéro de la parution. S T Qt L. Qt T. Montant Date rappel Service Emplacement Spécificité de la parution. Type de livraison. Quantités livrées par le dépôt. Quantités trouvées à la livraison. Montant en prix de vente de la livraison. Date à laquelle la parution doit être retournée. Quantités demandées à la livraison (service de base). Emplacement de la parution dans le linéaire de votre magasin. Manuel d utilisation Presse Page 16

22 L affichage détaillé permet de contrôler tous les champs d un titre du bordereau : Livraisons Invendus Catégories Commentaires Que ce soit en saisie simplifiée ou en saisie détaillée, un simple clic droit permet d afficher un menu dans lequel on peut faire diverses opérations sur l ensemble du titre sélectionné : Permet d atteindre la fiche du titre. Permet de mettre à jour la fiche du titre avec les nouvelles caractéristiques. (voir Traitement des remarques). Permet de créer un autre titre. (voir Traitement des anomalies). Permet de créer un nouveau titre. (voir Traitement des anomalies). Permet de garder les caractéristiques actuelles du titre. (voir Traitement des anomalies). Permet de modifier les cumuls de la parution retournée. Permet d ignorer les quantités saisies. Permet de supprimer la ligne du bordereau. Permet d ajouter à la liste des étrangers. Permet de mettre à jour tous les titres présents dans le bordereau avec leurs nouvelles caractéristiques. Permet de garder les caractéristiques de tous les titres présents dans le bordereau. Manuel d utilisation Presse Page 17

23 3.3.5 MOUVEMENTS DANS LE BORDEREAU Tous les mouvements sont visibles dans le bordereau journalier. Les mouvements comprennent: Les réclamations sur quantité fournie et réassort. Les réclamations de quantité sur invendus. Les rectifications de prix ou de catégorie. Les rectifications de quantités. Les livraisons sans prix. Le bordereau d'inventaire. Ces mouvements sont transmis par le dépôt dans le bordereau journalier. Quantité ignorée : ProShop 2 ne prend pas en compte les quantités de certains mouvements (suivant paramétrage) comme les livraisons sans prix par exemple ou si vous décidez de ne pas prendre en compte les quantités saisies pour une parution donnée, l icône «Quantité ignorée» est affichée sur la ligne concernée RAPPROCHEMENT DES RECLAMATIONS Il est possible de connaître les réclamations acceptées ou refusées par le dépôt par le biais du rapprochement des réclamations de quantité sur fourni émises par le diffuseur et reçues du dépôt. Vous pouvez également obtenir uniquement les différences dans les états de rapprochement de réclamations sur fournis (parutions ayant une différence entre les quantités livrées et les quantités trouvées) et de rapprochement des crédits d'invendus (différence de quantité entre les invendus déclarés par le diffuseur et les invendus reconnus par le dépôt). L'icône apparaît sur la ligne de réclamation lorsque celle-ci a été rapprochée à une demande de réclamation sur un bordereau précédent. L'icône signifie qu'un rapprochement partiel a été fait. Manuel d utilisation Presse Page 18

24 Pour obtenir une édition des écarts de rapprochement des réclamations ou des crédits d invendus sur une période : Allez dans le menu : «Presse\Bordereaux journaliers\rapprochement de réclamations sur fournis ou Rapprochement des crédits d'invendus» : La fenêtre suivante apparaît, dans l onglet «Quand?» : Choisir la période pour laquelle vous voulez obtenir l écart de rapprochement. Dans l onglet «Comment» : Si vous ne voulez pas afficher cet onglet, contactez votre distributeur. A l aide du menu déroulant, choisir le fournisseur pour lequel les bordereaux seront pris en compte. Cocher la case «Les écarts de rapprochement seront uniquement comptabilisés» si vous voulez obtenir les écarts de rapprochement. Une fois ces informations renseignées cliquez sur le bouton : Manuel d utilisation Presse Page 19

25 La fenêtre suivante apparaît : Vous pouvez choisir d éditer la période précédente ou suivante. Le champ «Qt. A.» : correspond à la quantité acceptée par le dépôt (dans le bordereau il doit avoir réclamation de quantité refusée ou/et réclamation de quantité sur base fournie sinon il vous faudra contacter votre dépôt afin de savoir comment il travaille et voir si vous pouvez vous fier à l édition. Si le champ «Montant» est négatif c est alors le montant que vous devez au dépôt, par rapport au montant des quantités réclamées moins le montant des quantités acceptées (montant qui correspond à l'écart) La démarche est la même pour l édition de «rapprochement des crédits d'invendus» MESSAGES DISTRIBUTEURS Au téléchargement du bordereau, une fenêtre affiche le(s) message(s) destiné(s) au distributeur le cas échéant. Pour afficher l historique des messages, cliquez sur «Messages» dans le menu : «Fichier» du bordereau. Manuel d utilisation Presse Page 20

26 3.4 EDITIONS DU BORDEREAU Utilisez la fonction «Imprimer» dans le menu : «Fichier» ou le bouton : Plusieurs éditions suivant des classements différents sont proposées : Toutes les éditions peuvent être classées par : Fournisseur, quotidien, tarif. Quotidien, tarif. Groupe, département, famille. Code. Désignation. Emplacement. Ordre de saisie. Ordre d invendus. Description détaillée des différentes éditions proposées : EDITION COMPLETE (I.TH) Edition complète reprenant la même présentation que le bordereau papier envoyé par le dépôt. Elle comporte également le champ d invendu théorique EDITION COMPLETE Edition complète reprenant la même présentation que le bordereau papier envoyé par le dépôt. Elle comporte le champ d invendu au lieu du champ invendu théorique. Manuel d utilisation Presse Page 21

27 3.4.3 EDITION DES LIVRAISONS Edition des livraisons comprenant les champs : Prix. Code. Famille. Numéro de parution. Numéro de l édition. Désignation du titre. Quantité livrée. Quantité trouvée. Prix. Montant. Catégorie commission. Catégorie règlement. Catégorie messagerie. Type commercial. Date de retour. Date de trop vieux. Quantité réservée. Emplacement EDITION DES ETRANGERS Edition permettant d imprimer les codes à barres des titres étrangers. Cette édition contient : Prix. Code. Numéro de parution. Désignation du titre. Le code à barre complet (avec l ADDON) EDITION DES MULTIMEDIAS Edition uniquement des livraisons des titres multimédias. Cette édition contient les mêmes champs que l édition des livraisons avec le champ : Catégorie multimédia EDITION DES TITRES SARRA Edition uniquement des livraisons des titres SARRA. Cette édition contient les mêmes champs que l édition des livraisons. Manuel d utilisation Presse Page 22

28 3.4.7 RECLAMATIONS SUR FOURNIS Edition des parutions ayant une différence entre les quantités livrées et les quantités trouvées. Cette édition contient : Prix. Code. Famille. Numéro de parution. Numéro de l édition. Désignation du titre. Quantité livrée. Quantité trouvée. Quantité réclamée. Prix. Montant. Catégorie de commission. Catégorie de règlement. Catégorie de messagerie. Type commercial. Quantité réservée EDITION DES INVENDUS Edition des invendus, cette édition contient : Service de base. Prix. Code. Famille. Numéro de parution. Numéro de l édition. Type de livraison. Désignation du titre. Quantité fournie. Quantité d invendus théoriques. Quantité d invendus. Prix. Montant. Quantité démarque. Quantité vendue. Quantité en stock. Quantité réservée. Emplacement EDITION DES COUVERTURES Edition des couvertures permet de visualiser toutes les couvertures des titres rappelés. Cette édition contient : Code. Numéro de parution. Type de livraison. Désignation du titre. Quantité d invendus théoriques. La première de couverture. Manuel d utilisation Presse Page 23

29 EDITION DES PRIORITAIRES Edition des titres rappelés en priorité, ces titres sont identifiable grâce à, cette édition contient : Service de base. Prix. Code. Famille. Numéro de parution. Numéro de l édition. Type de livraison. Désignation du titre. Quantité fournie. Quantité d invendus théorique. Quantité d invendus. Prix. Montant. Quantité démarque. Quantité vendue. Quantité en stock. Quantité réservée. Emplacement EDITION DES FACULTATIFS Edition des parutions avec un rappel facultatif. Cette édition contient les mêmes champs que l édition des prioritaires ECARTS SUR INVENDUS Edition des parutions ayant une différence entre les quantités d invendus et les quantités d invendus théoriques, cette édition contient : Service de base. Prix. Code. Famille. Numéro de parution. Numéro de l édition. Type de livraison. Désignation du titre. Quantité fournie. Quantité d invendus théoriques. Quantité d invendus. Prix. Ecart. Montant. Quantité démarque. Quantité vendue. Quantité en stock. Quantité réservé. Manuel d utilisation Presse Page 24

30 COUVERTURES NON TROUVEES Edition des premières de couverture des parutions n ayant pas de quantités d invendus saisies. Les titres prioritaires sont identifiables par : Cette édition contient : Code. Numéro de parution. Désignation du titre. Quantité d invendus théoriques. La première de couverture DECLARATIF D INVENDUS Edition des parutions avec les quantités d invendus réelles, cette édition contient : Service de base. Prix. Code. Numéro de parution. Numéro de l édition. Type de livraison. Désignation du titre. Quantité fournie. Quantité d invendus. Prix. Montant. Quantité démarque. Quantité vendue. Quantité en stock. Quantité réservé EDITION INV. ET DEMARQ. Edition des parutions avec les quantités d invendus et les quantités en démarque, cette édition contient : Service de base. Prix. Code. Famille. Numéro de parution. Numéro de l édition. Type de livraison. Désignation du titre. Quantité fournie. Quantité d invendus. Prix. Montant. Quantité démarque. Montant. Quantité vendue. Quantité en stock. Quantité réservé. Manuel d utilisation Presse Page 25

31 EDITION DES RESERVES Edition des titres réservés par les clients, cette édition contient : Prix. Code. Famille. Numéro de parution. Désignation du titre. Quantité. Montant. 3.5 TRAITEMENT DU BORDEREAU Avant l ouverture du magasin, le bordereau téléchargé doit être passé en livraison et les caisses doivent être mises à jour TRANSFORMATION EN LIVRAISON Le passage en livraison du bordereau téléchargé peut être manuel ou automatique (si dans le menu : «Paramétrage/Paramétrage ProShop/Paramètres des Options ProShop», dans l onglet «Presse», le champ : «Transformer automatiquement en livraison» est coché dans l onglet «Livraison»). Passage en livraison manuel : Le bordereau téléchargé est en «Préparation». Pour le transformer en livraison, appuyez sur le bouton «Livraison». Une boite de dialogue s ouvre dans laquelle vous pouvez modifier la date à laquelle sera enregistrée la transaction : Appuyez sur «OK» pour valider. Le passage en livraison modifie le stock de chaque parution (uniquement le stock, la valeur du stock sera modifiée à la clôture du bordereau).le stock sera également modifié si les quantités trouvées et les quantités d invendus sont modifiées (même après le passage en livraison). Manuel d utilisation Presse Page 26

32 3.5.2 MISE A JOUR DES CAISSES Après le passage en livraison, ProShop 2 met à jour automatiquement les caisses, la mise à jour des caisses permet d envoyer en caisse les nouveaux produits, les modifications ainsi que la suppression de titre. Mise à jour manuelle : Il est également possible d actualiser vos caisses en cliquant sur «Mise à jour des caisses» dans le menu : «Caisse/Mise à jour des caisses». L écran qui s affiche permet de visualiser la liste de toutes les modifications et créations effectuées dans ProShop 2 et qui vont être mises à jour dans les caisses. 3.6 LES LIVRAISONS La touche de fonction «F10» permet de n afficher que les livraisons. Manuel d utilisation Presse Page 27

33 3.6.1 AFFICHAGE Vous pouvez modifier l affichage des colonnes dans le menu : «Affichage/Livraison» et sélectionnez ou désélectionnez le nom des colonnes. Code Titre Année Code du titre. Nom du produit. Année de la parution. N Numéro de la parution (ADDON). C E S T Qt L Qt T Prix Montant Marge Date de rappel Date limite Quantité réservée Service Emplacement N complémentaire de la parution. Numéro d édition. H (hors série), S (spécial) ou rien. Type : F (fournis), R (réassort), C (complément). Quantité livrée. Quantité trouvée. Prix unitaire de la parution. Montant du nombre de parution. Marge sur la parution. Date de rappel de la parution. Date limite de retour. Quantité réservée par les clients. Quantité demandée. Emplacement du titre dans le magasin. Manuel d utilisation Presse Page 28

34 3.6.2 SAISIE DES QUANTITES TROUVEES La colonne «Qt T» permet de saisir la quantité réelle trouvée. La différence avec la colonne «Qt L» sera envoyée au dépôt sous forme de réclamation sur quantité fournie, les quantités seront alors réajustées dans le bordereau journalier du lendemain. Le symbole dans la zone «Qt L» signale une différence entre les quantités livrées et les quantités trouvées. Il existe deux possibilités pour la saisie des quantités trouvées : Saisie manuelle Dans la colonne «Qt T», saisissez la quantité trouvée pour chaque parution. Si la quantité trouvée n est pas renseignée, c est la quantité livrée qui sera prise en compte par ProShop 2 sauf si l option «Mettre à zéro les quantités trouvées des parutions non saisies» est activée Saisie par terminal de saisie portable Les quantités trouvées sont saisies avec le terminal de saisie portable. Ces quantités sont ensuite importées dans ProShop 2 en utilisant la fonction «Lecture et import terminal de saisie» dans le menu : «Fichier». Si la quantité trouvée n est pas renseignée par le terminal portable, ProShop 2 mettra automatiquement la quantité trouvée à zéro si l option «mettre à zéro les quantités trouvées des parutions non saisies» est activée Message «parution non trouvée» Le titre est connu, présent dans le bordereau mais la parution scannée est différente de la parution du bordereau. ProShop 2 propose : Le remplacement du numéro scanné par le numéro du bordereau (l utilisateur considère qu il s agit d une erreur de scan et que le numéro scanné aurait dû être le numéro du bordereau). L ajout d une nouvelle ligne (il ne s agit pas d une erreur, c est une parution supplémentaire à ajouter au bordereau, si les règles de gestion sont respectées, la parution est rajoutée au bordereau sinon un message indique la raison du rejet.) Ignorer cette parution. Manuel d utilisation Presse Page 29

35 3.6.3 IMPRESSION DES RECLAMATIONS SUR FOURNIS Utilisez la fonction «Imprimer» dans le menu : «Fichier» ou le bouton «Imprimer» : TRAITEMENT DES ANOMALIES Anomalie : les caractéristiques du titre téléchargé sont différentes de celles du titre dans ProShop 2. Une correction est obligatoire. Les anomalies sont traitées automatiquement par ProShop 2 (passage en livraison) si le paramètre «Mettre à jour les titres avec nouvelles caractéristiques à la livraison» est activé. Pour afficher les caractéristiques du titre du bordereau (catégorie, type commercial, messagerie, etc.) utilisez l affichage détaillé «F11». Pour corriger une anomalie : Sélectionnez la ligne comprenant une anomalie Faites un clic droit de la souris sur la ligne sélectionnée pour afficher le menu suivant : Vous avez quatre options au choix : Mettre à jour le titre avec les nouvelles caractéristiques. Créer un autre titre (le titre sera créé automatiquement avec recopie). Créer un nouveau titre (le titre sera créé manuellement, tous les champs caractérisant le titre seront à saisir). Garder les caractéristiques actuelles du titre : Les caractéristiques du titre contenues dans le bordereau ne seront pas prises en compte. Manuel d utilisation Presse Page 30

36 3.6.5 ENVOI DES RECLAMATIONS SUR QUANTITES FOURNIES Le fichier des réclamations sur quantités fournies peut être envoyé après la saisie des quantités trouvées dans le bordereau de livraison. Cliquez sur le bouton «Transmet» pour que le fichier de réclamation sur les quantités fournies soit généré et/ou transmis au dépôt. Le bouton «transmet» est actif lorsque le bordereau est passé en livraison MISE A ZERO DU SERVICE DE BASE Si aucune vente n a été constatée sur une suite de parutions, le titre sera mis à zéro. L information de mise à zéro du service de base est indiquée dans le bordereau. 3.7 SAISIE MANUELLE DANS LE BORDEREAU La saisie manuelle s utilise dans les cas suivants : Lorsqu une parution livrée physiquement n apparaît pas dans le bordereau de livraison. Saisie d invendus (uniquement sur une parution d un titre rappelé dans le bordereau et qui n est pas un rappel d oubliés). On ne peut pas effectuer cette opération dans un bordereau de réouverture LIVRAISON D UNE PARUTION NON RENSEIGNEE DANS LE BORDEREAU Exemple : Livraison le lundi de 30 «Equipe» au lieu de 40. La colonne quantité trouvée est renseignée à 30. Le mardi le dépôt retrouve le paquet de 10 Equipe et vous les livre. Il ne figure pas dans le bordereau du mardi. Vous devez alors rajouter une ligne dans le bordereau téléchargé avec les quantités trouvées à 10. Procédure : Affichage en mode livraison uniquement «F10» (pour inhiber l automatisme d afficher le n invendu rappelé). Clic sur bouton «Nouveau». Saisie de la parution livrée dans les quantités trouvées (ne rien mettre dans les quantités livrées). Le stock de cette parution sera à jour et le dépôt sera informé de la livraison des 10 «Equipe» lors de l envoi des remontées d information. Manuel d utilisation Presse Page 31

37 3.7.2 INSERTION D UNE AUTRE PARUTION D UN TITRE RAPPELE Exemple : Rappel de la parution 133 du titre «Aujourd hui». Insertion de la parution 132 à retourner de ce titre. Attention : Refus d insertion d un titre non rappelé. Refus d insertion d une parution prématurée. Refus d insertion d une parution trop vieille. Refus d insertion d une parution d un titre de rappel d oublié. Procédure : Affichage en mode invendu uniquement «F9». Dans le bordereau téléchargé, clic sur le bouton «Nouveau». Saisie de la parution invendue dans les quantités invendues PARUTIONS NON LIVREES PAR LE DEPOT NMPP Lorsqu une parution est livrée par un autre dépôt que celui des NMPP, il faut créer un bordereau de livraison manuel en sélectionnant un autre fournisseur. Sélectionnez un autre fournisseur. Cliquez sur «OK» et insérez le ou les parutions dans le document affiché. 3.8 BORDEREAU DE LIVRAISON DU DIMANCHE ET JOUR FERIE Ce bordereau permet de saisir les quantités livrées le dimanche et les jours fériés. Il permet également de ne plus avoir de problème d'affectation de dernière parution livrée pour les parutions non scannées lors de la validation du Z presse. De même, il permet de ne plus avoir à gérer la saisie des quantités livrées du dimanche, le lundi. Ceci dans deux cas : Dans le cas où un dimanche est suivi ou précédé d un jour férié, donc dans le cas où deux bordereaux du dimanche et jour férié ont été créés deux jours de suite. Dans le cas où un bordereau du dimanche et jour férié contient des parutions livrées le soir (ne figurant pas dans le bordereau journalier du jour) et où un autre bordereau de ce type est saisi le lendemain (cas du samedi et dimanche). Manuel d utilisation Presse Page 32

38 3.8.1 CAS D UN DIMANCHE QUI EST PRECEDE OU SUIVI D UN JOUR FERIE Prenons le cas d un jour férié le samedi : Le samedi, vous créez un nouveau bordereau en sélectionnant l'option "bordereau de livraison du dimanche et jour férié" : Dans le document affiché, vous saisissez les titres livrés le jour même, soit manuellement (en saisie manuelle, Proshop propose par défaut le prochain n de parution), soit à l'aide d'un terminal de saisie portable. Vous actualisez vos caisses, Vous faites vos ventes durant la journée, Le soir vous faites votre Z et votre Z presse (+ panel des ventes). Le dimanche, vous créez un «bordereau du dimanche et jour férié» et saisissez les quantités livrées : Vous actualisez vos caisses, Vous faites vos ventes durant la journée, Le soir vous faites votre Z et votre Z presse (+ panel des ventes). Le lundi matin, vous téléchargez le bordereau journalier : Le bordereau téléchargé comprend les livraisons et invendus du jour ainsi que ceux du dimanche et du samedi Les quantités livrées ou trouvées saisies dans le bordereau de livraison du dimanche et jour férié sont copiés automatiquement dans la colonne quantité trouvée du bordereau téléchargé. Vous complétez uniquement les quantités trouvées pour les parutions livrées ce jour. Attention, si vous utilisez un terminal portable, vous devez cocher l option «cumuler les quantités» pour ne pas écraser les quantités du bordereau du dimanche. Manuel d utilisation Presse Page 33