Fiche 6 : Comment répondre à un marché public?

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1 Fiche 6 : Comment répondre à un marché public? Il ne faut pas confondre l offre et la candidature : - La candidature : évaluation de la capacité globale de l entreprise (moyens humains et techniques, chiffre d affaires ) - L offre : réponse technique et financière au besoin de l acheteur proposée par l entreprise. Les pièces de la candidature Art.45 CMP Art.44 CMP Toutes les pièces exigées par l acheteur au stade de la candidature sont nommées dans l AAPC ou dans le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)! En cas d oubli, l acheteur peut rejeter la candidature. - Évaluation des capacités professionnelles, techniques et financières (exemple : chiffre d affaires, références, moyens humains, moyens matériels, certificats professionnels ) - La copie du jugement en cas de redressement judiciaire... - Des documents relatifs au pouvoir des personnes habilitées à engager juridiquement l entreprise. - Un DC1 signé par le candidat ou par tous les membres du groupement momentané d entreprises. Des déclarations sur l honneur sont demandées (F1) : pas d interdiction de l entreprise de soumissionner à des marchés publics, respect des obligations fiscales et sociales Pour autant, le NOTI2 doit seulement être remis par le candidat ou les membres du groupement sélectionné, il est inutile de le remettre à ce stade. - Un DC2 non signé du candidat ou un DC2 pour chaque membre du groupement momentané d entreprises. - En cas de sous-traitance : un DC4 ou un acte spécial fourni par l acheteur en annexe de l acte d engagement, signé par le candidat et son sous-traitant. Documents en ligne ici. L acheteur peut exiger d autres pièces sauf si elles sont sans lien avec l objet du marché ou la nature des prestations à effectuer. Fiches pratiques Ardeche-marchespublics - A. Jacquamet - juillet

2 Recopier l identité de l acheteur Exemple : Conseil général de l Ardèche Mairie de ***** Recopier l objet du marché Exemple : Achat de fournitures bureau pour la mairie de *** Choisir et préciser les lots souhaités 1 SARL XXX Renseignements demandés ci-dessus Exemple : Lot 1 : nettoyage du collège de *** Lot 3 : nettoyage du restaurant scolaire *** Fiches pratiques Ardeche-marchespublics - A. Jacquamet - juillet

3 Exemple : Mairie de ***** Exemple : Achat de fournitures bureau pour la mairie de *** Le candidat renseigne son identité précisément Inscription des derniers exercices même s il y en a moins de 3 Ex : sur 100 de chiffre d'affaires, il y a 30 dans le domaine objet du marché = 30 % Fiches pratiques Ardeche-marchespublics - A. Jacquamet - juillet

4 SARL XXX M. YY, directeur général Fiches pratiques Ardeche-marchespublics - A. Jacquamet - juillet

5 La signature n est pas obligatoire, seule celle du DC1 compte Fiches pratiques Ardeche-marchespublics - A. Jacquamet - juillet

6 Les pièces de l offre Art L offre de base CMP L offre formulée par l entreprise : - doit être conforme au cahier des charges (respect des éléments essentiels demandés par l acheteur sous peine que celle-ci soit rejetée pour non conformité lors de l analyse des offres). - ne doit pas excessivement dépasser l enveloppe budgétaire prévisionnelle ou sera déclarée inacceptable. - n est valable que durant un délai dépendant de la procédure, précisé par l acheteur dans le règlement de la consultation. Acte d engagement CCAG et CCTG CCAP et CCTP Bordereau des prix unitaires (BPU) Détail quantitatif estimatif (DQE) Décomposition du prix global & forfaitaire Mémoire technique Mémoire social ou environnemental Divers La pièce qui présente l offre et engage le candidat, signée et remplie pour chaque lot. Si l offre est sélectionnée, la personne habilitée à engager l acheteur la signera également. Lors de la notification, une copie avec les deux signatures sera retournée à l attributaire. Les cahiers des charges généraux. Ce sont des documents types, acceptés par le candidat. Ils prévoient les dispositions administratives et techniques générales applicables aux prestations de même nature. Les cahiers des charges particulières. Ces documents contractuels sont fournis par l acheteur. Ils prévoient les dispositions administratives et techniques particulières du marché, et peuvent déroger ou compléter les CCAG et CCTG. La fiche-produit. L acheteur y décrit les produits recherchés et laisse le soin au candidat de préciser les prix unitaires qu il propose. Ce document a une valeur contractuelle. Le devis. L acheteur y décrit les produits ainsi que la quantité souhaitée. Le candidat renseigne ses prix pour obtenir une estimation totale. Ce document n a pas de valeur contractuelle, il sert à comparer les offres. Le détail du montant de l'offre. Ce montant est inscrit dans l'acte d'engagement, et détaillé dans ce document pour les marchés de travaux seulement. Les prix sont globaux et agrégés (contrairement au BPU et DQE) Le détail de la proposition. L acheteur peut fournir un cadre de mémoire dans le Dossier de consultation des entreprises. Sinon, il doit être entièrement conçu par l entreprise, précisant comment elle va répondre au besoin. Le détail environnemental ou social de la proposition. L acheteur peut demander un mémoire environnemental, et peut éventuellement en fixer le cadre. Il est conçu par l entreprise, précisant comment elle va répondre au besoin. Fiches pratiques Ardeche-marchespublics - A. Jacquamet - juillet Tous les documents demandés par l acheteur au titre de l offre doivent être remis (échantillon, maquette, prototype)

7 L offre avec variante L entreprise peut, de son initiative, apporter des modifications à certaines spécifications techniques ou financières initialement prévues dans l offre de base, proposer une alternative. Elle peut ainsi faire des propositions financièrement plus intéressantes pour l acheteur, techniquement plus performantes ou novatrices. Cette offre sera soumise aux mêmes critères de sélection que les offres de base, ou à des critères spécifiques, selon ce qui est annoncé par l acheteur dans le DCE. Avant d envisager de proposer une offre avec variante, l entreprise doit d abord vérifier que l acheteur ne l a pas refusée dans le règlement de la consultation ou l AAPC. Si des offres avec variante sont acceptées, l acheteur peut avoir établi des conditions minimales que l entreprise devra impérativement respecter pour éviter que l offre ne soit non conforme. Si aucun cadre n est fixé, l entreprise peut rappeler cette obligation à l acheteur, pour qu il apporte des précisions, évitant à l entreprise de remettre une offre non conforme. En procédure adaptée : le principe est l acceptation des variantes. Si l acheteur n en fait pas mention, elles sont autorisées. Elles ne seront refusées que si l acheteur le précise expressément. En appel d offres : le principe est l interdiction des variantes. Si l acheteur n en fait pas mention, elles sont refusées. Elles ne seront acceptées que si l acheteur le précise expressément. Si les variantes sont autorisées, l entreprise a le choix entre : - remettre une offre de base - remettre une offre de base et une offre avec variante. - remettre une offre avec variante sans offre de base (sauf interdiction du règlement de la consultation) Objet de la consultation : fourniture et application d enduit sur les façades d un bâtiment Candidat 1 Candidat 2 Offre de base Offre avec variante Offre de base Prix : Matériaux utilisés : enduits classiques (normes demandées) Prix : Matériaux utilisés : enduits écologiques, recyclables et plus isolants. Prix : Matériaux utilisés : enduits classiques (normes demandées) Candidat 3 Offre avec variante Prix : Matériaux utilisés : enduits écologiques, recyclables, peu isolants. Fiches pratiques Ardeche-marchespublics - A. Jacquamet - juillet

8 Les modes de transmission des candidatures et des offres La réponse «papier» Le pli comprend l offre et la candidature dans la même enveloppe. Sur cette enveloppe, il doit être précisé «ne pas ouvrir». L entreprise peut décider de la remettre sous format papier, par plusieurs moyens : - Dépôt en mains propres : l acheteur remet un récépissé qui atteste de la date/l heure de remise du pli. - Lettre recommandée avec accusé de réception : l accusé de réception atteste de la date/heure de réception. - Colis suivis : certains prestataires proposent de faire parvenir vos plis aux acheteurs et font alors signer un bon attestant de la date/heure de réception. Attention : certains prestataires rejettent contractuellement toute responsabilité pour les éventuels retards de livraison des marchés publics. - Courrier simple : ce mode de transmission est autorisé mais peu recommandé car l entreprise ne conserve aucune preuve de la date/heure d arrivée de son courrier. Avantages Inconvénients Impression de confiance dans le dépôt matériel. Gratuité des signatures manuscrites (contrairement aux certificats électroniques) Absence de virus dans les plis. Coût du papier et des consommables utilisés. Coût de transmission du pli (frais postaux, carburants ). Impact sur l environnement. Nécessité de prendre en compte les jours ouvrés (alors que la réponse électronique est possible 7/7 jours et 24/24 heures).! La date de remise des plis considérée est celle de la réception, et non celle de l envoi! Fiches pratiques Ardeche-marchespublics - A. Jacquamet - juillet

9 La réponse électronique Les règles du jeu : - La réponse électronique est gratuite, si ce n est l achat des certificats électroniques (investissement). - L acheteur indique dans l AAPC et dans le règlement de la consultation, s il souhaite recevoir des plis électroniques, papier ou s il laisse le choix aux entreprises. - L acheteur peut imposer la réponse électronique quel que soit le montant du marché public. - Pour les marchés publics dont le montant est supérieur à euros, l acheteur ne peut plus refuser les réponses électroniques et n est donc plus en droit d imposer le papier comme mode de réponse. - Que l'entreprise retire le dossier de consultation en ligne ou sous format papier, elle garde le choix de son mode de réponse, entre le format papier et l'offre électronique. - Le même mode de transmission doit être appliqué à tous les documents (offre, pièces de candidature ) à l exception des échantillons (remis matériellement malgré l existence d une offre dématérialisée). - Les entreprises peuvent remettre leurs certificats fiscaux et sociaux électroniquement. Les définitions : Art.56 CMP - Certificat électronique : il permet à la personne habilitée de signer électroniquement un document. En effet, un document signé manuscritement puis scanné n a pas la valeur d original. Il est donc indispensable pour les entreprises qui souhaitent faire une réponse dématérialisée d acheter un certificat électronique afin de signer les documents (DC1, acte d engagement ). - Copie de sauvegarde : lorsqu une entreprise fait une offre électronique, elle peut envoyer en même temps, à l acheteur, une copie de sauvegarde (support papier, usb, cd-rom selon ce qui est indiqué dans le règlement de la consultation). Cette sauvegarde ne sera utilisée que si l acheteur n arrive pas à prendre connaissance de l offre électronique. C est une sécurité. Avantages Inconvénients (premières utilisations) Gain de temps (réduction des délais...). Gains financiers (frais postaux, carburants, réduction de la quantité de papier imprimé, économie de consommables...). Effort environnemental. Procédure sécurisée grâce aux certificats électroniques. Possibilité d utiliser la copie de sauvegarde pour se rassurer. Coût du certificat électronique (investissement). Nécessité de tester au préalable les postes utilisés. Utilisation de logiciels compatibles indiqués dans le règlement de la consultation (Microsoft office pas exemple) Anticiper le temps de chargement des fichiers volumineux. Prévenir les éventuels incidents techniques. Fiches pratiques Ardeche-marchespublics - A. Jacquamet - juillet

10 Publication d une annonce par l acheteur Support papier Support en ligne (ardeche-marchespublics.fr) Consultation de l annonce par une entreprise Réponse à une annonce par l opérateur Réponse papier Réponse électronique Ardeche-marchespublics.fr permet : - d accéder plus facilement aux publications de marchés publics en Ardèche en servant de point d entrée unique - de répondre électroniquement aux annonces de marchés publics. Cette fonctionnalité n enlève pas aux entreprises la possibilité de continuer à répondre par la voie papier. Que le pli soit électronique ou au format papier : NE PAS ATTENDRE LE DERNIER MOMENT POUR REPONDRE. Pour tout retard, ne serait-ce que d une minute après l heure de remise des plis, l acheteur doit rejeter l offre sans même l ouvrir. A défaut, les autres candidats seraient en droit de faire un recours contre la procédure, pour violation des règles de la mise en concurrence, et de l égalité de traitement des candidats. La procédure serait alors annulée. Les divers arguments (retard des services postaux pour le format papier, ou durée excessivement longue de chargement des fichiers pour le format dématérialisé) seront systématiquement rejetés. Fiches pratiques Ardeche-marchespublics - A. Jacquamet - juillet