DEMANDE D INFORMATION RFI (Request For Information)

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1 DOD-SDESS RFI Demande d information SDESS-GestionContenus Réf. : RFI_SDESS-GestionContenus.doc Page 1/8 DEMANDE D INFORMATION RFI (Request For Information)

2 SOMMAIRE 1. OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATION PÉRIMÈTRE DE L INFORMATION PÉRIMÈTRE TECHNIQUE FONCTIONS ATTENDUES PÉRIMÈTRE DE L EXPLOITATION RÉPONSES AUX QUESTIONS CONSTITUTION DES DOSSIERS DE PRÉSENTATION CONTACTS CHEZ LE POUVOIR ADJUDICATEUR DIVERS PROTECTION DES RÉPONSES RÉMUNÉRATION DES RÉPONSES... 6 ANNEXE 1 :... 7 ANNEXE 2 :... 8 RFI_SDESS-GestionContenus.doc 2/8

3 La présente Demande d Information (DI) ne constitue ni une consultation, ni un appel d offres, ni un quelconque engagement de l administration à lancer ultérieurement une opération sur le même objet. Réciproquement, les réponses à la DI ne constitueront pas des engagements contractuels ou précontractuels de la part de leurs auteurs. Pour des raisons de compréhension, il est dénommé «la société», ci-après dans la DI, les candidats y répondant. 1. Objet de la demande d information La gestion de contenus est une des solutions utilisées par les entreprises et les organisations pour répondre à la problématique d optimisation de la gestion de l information. Elle vise à faciliter l acquisition, l archivage, l accès, la consultation, la diffusion des documents et des informations qu ils contiennent et concerne l'ensemble des procédures prescrites ou recommandées pour régir l'utilisation et la conservation des documents papier et électroniques dans une organisation. Si l on combine une gestion de contenus à des fonctionnalités de travail collaboratif et de gestion des processus métiers (BPM), on obtient ainsi une plateforme centrale à forte valeur ajoutée pour la gestion de l information d une organisation. Une telle plateforme confère à son organisation la capacité de faire face aux nouvelles évolutions organisationnelles et structurelles, économiques, comportementales (nous sommes dans l ère du «je veux ce dont j ai besoin aujourd hui, tout de suite»), technologiques et d unification des systèmes (tout en conservant l ouverture à d autres systèmes), ce qui correspond aujourd hui à une partie des enjeux auxquels les organisations doivent faire face, en plus de la capitalisation des connaissances, des nouvelles tendances introduites par le Web 2.0 et de la logique informationnelle (c est à l application de s adapter à l information et non l inverse). La présente demande d information (DI) se place dans le cadre d analyses préliminaires conduites par la Banque de France (la Banque) via le SDESS (Service de Développement pour les Études, les Statistiques et la Supervision Bancaire) en vue de construire une offre de service combinant gestion de contenus, travail collaboratif et gestion de processus métiers, pour les domaines clients du SDESS qui sont : la Direction Générale des Statistiques : elle exploite et analyse sa production statistique dans le domaine conjoncturel et financier. Ce travail repose sur la collecte d'informations auprès des entreprises financières et non financières, la conception d'enquêtes et production d'indicateurs statistiques, l'analyse et la maîtrise de logiciels métier. la Direction de la communication : elle assure le pilotage de la politique de communication de la Banque. Elle gère en direct un certain nombre d actions/supports. Elle apporte son expertise aux domaines et aux régions pour mener leurs propres communications. l Autorité de Contrôle Prudentielle : issue principalement de la fusion de la Commission bancaire et de l Autorité de Contrôle des Assurances et des Mutuelles (ACAM) l ACP, autorité administrative indépendante adossée à la Banque de France, est chargée de l agrément et de la surveillance des établissements bancaires et d assurance dans l intérêt de leurs clientèles et de la préservation de la stabilité du système financier La réponse à la demande d'information permettra à la société de faire part de son expérience et de ses références dans des architectures similaires, au niveau national ou international, et notamment au bénéfice d autres banques ou administrations. Si la société n est qu éditeur, elle communiquera une liste de ses partenaires pouvant effectuer la réalisation de la solution (adaptations, intégration, ). RFI_SDESS-GestionContenus.doc 3/8

4 2. Périmètre de l information Afin de permettre une utilisation optimale des informations recueillies, la Banque souhaite que soient renseignés les volets 1 et 2 appelés en annexe, de tous renseignements utiles à caractère technique, financier et juridique Périmètre technique Les possibilités d échanges entre MOSS2007 et la solution seront un des points clé définissant le choix de la Banque de France. Les tableaux ci-dessous présentent les besoins techniques de cette solution, classés par catégories. Se référer au document Excel RFI_SDESS-GestionContenus_Grille_de_reponse.xlsx joint Fonctions attendues Les tableaux du document référencé ci-dessous présentent les besoins fonctionnels de cette solution, classés par catégories. Se référer au document Excel RFI_SDESS-GestionContenus_Grille_de_reponse.xlsx joint. Pour chaque question fonctionnelle et technique, préciser si l'outil répond nativement au besoin, ou s'il nécessite un paramétrage, un développement complémentaire amené à être intégré au standard de la solution, un développement spécifique ou si le besoin ne peut être couvert par la solution. Si un développement est nécessaire, donner une indication de la charge en jours homme nécessaire (estimation non contractuelle, au plus juste). Pour les aspects financiers, donner une indication du coût. Il est précisé que cette indication ne constitue pas un devis et ne peut pas être opposée au soumissionnaire. Voici quelques exemples d utilisation qui pourraient être fait de cette plateforme : a) Suivi de courriers (sous formes électroniques et papier) : L utilisateur importe des courriers sur la plateforme (avec numérisation et reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les documents papiers), les identifie (avec un système de code barre et douchette), les classe (si nécessaire dans un dossier de document) et en effectue le référencement (par une fiche de document par exemple). Puis le document est pris en charge par un workflow collaboratif ou administratif vers la / les personne(s) ayant compétence pour les traiter, avec un éventuel circuit d approbations. Enfin, la réponse est récupérée, puis imprimée ou mailée. Des indicateurs d état et de suivi du traitement, des fonctionnalités liées à la conservation des documents et informations traités, la traçabilité, et des indicateurs de performance sont souhaités. b) Logique applicative simple crée par les utilisateurs : Dans le cadre de questionnaires, un utilisateur crée un formulaire, le publie sur la plateforme avec la liste des personnes auxquelles il s adresse, qui va les informer (par un lien de publication reçu par mail par exemple) de ce questionnaire, qu elles vont remplir. La plateforme assure la collecte des réponses et produit un rapport les contenant, qu il ne reste plus qu à traiter, avec production de statistiques sur les réponses (par exemple dans le cadre d un questionnaire à choix multiples, nombre de répondants, ). c) Connaissance d entreprise (capital intellectuel de l entreprise) : A l heure actuelle dans les entreprises, les informations sont stockées dans différentes applications métiers ou non, documents, intranets divers au sein d une même entreprise, blogs, wiki, réseaux sociaux d entreprise (tendances introduites par le Web 2.0) Mais rien n est fait pour fédérer ces sources d informations. RFI_SDESS-GestionContenus.doc 4/8

5 Pourtant, agrégées, elles constituent le capital intellectuel, le savoir et la connaissance de l entreprise. Il est nécessaire de les rassembler pour constituer, de manière transparente, une unique source d informations, dont tout le monde puisse bénéficier au sein d une entreprise, sous réserve des autorisations d accès. Pour ce faire, la plateforme devrait regrouper tous ces services, soit en elle-même, soit par un moteur de recherche fédérée, sous réserve que ce dernier soit capable de restreindre ses résultats en fonction des niveaux d autorisations et d accréditations des utilisateurs. d) Mise à disposition de contenus documentaires et multimédias : Le Service de la Documentation gère les abonnements aux ouvrages dont ont besoin des différentes unités de la Banque. Lorsqu une unité a besoin de ces ouvrages, elle contacte ce service par l intermédiaire de la plateforme. Ce service va alors vérifier s il en dispose déjà. Si ce n est pas le cas, il rédige un formulaire type, qui sera transmis aux achats pour souscrire l abonnement. Une fois l abonnement souscrit (la liste des abonnements disponible devrait être affichable sur la plateforme), une notification est envoyée aux demandeurs. De même lorsque de nouveaux ouvrages pouvant intéresser certaines unités de la Banque sont disponibles. La plateforme assure la création des formulaires électronique, la mise en relation des différents acteurs, les workflows d approbation, la dématérialisation et l automatisation de processus métiers (Business Processes), et si possible interagit avec le Système d Information de Gestion de Bibliothèque (SIGB) du Service de la Documentation. e) Production de rapports, d enquêtes et d études : La Direction Générale des Statistiques réalise régulièrement de multiples rapports, enquêtes et études. Ces documents sont de différents types : balance des paiements, principaux indicateurs économiques et financiers de la Zone Euro, enquêtes de conjoncture nationales, Ces opérations et les processus associés pourraient être améliorés par un workflow collaboratif de rédaction de ces rapports, avec un workflow d approbation par le ou les supérieurs hiérarchiques. L automatisation de certains processus pourrait être mise en place, jusqu à la publication et la transmission de ces productions aux personnes qu elles intéressent (experts, économistes, autorités, ) par l intermédiaire de la plateforme. La plateforme devrait offrir des fonctionnalités de travail collaboratif, gérer le workflow de cycle de vie du document et ses approbation, sa publication Périmètre de l exploitation Le service rendu par la solution devra être disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur Réponses aux questions La Banque attire l attention sur l importance de remplir l ensemble des volets du périmètre d information et de les retourner conformément aux indications contenues au paragraphe 3.1, cidessous. Les auteurs des réponses pourront être invités à présenter oralement leurs réponses. 3.1 Constitution des dossiers de présentation Les dossiers de présentation doivent contenir : - Une plaquette(s) de/des auteurs répondant à la DI, présentant l activité principale et la dimension de l entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du possible ; - Les volets de réponses au périmètre de l information : La Banque accepte tout autre document qui pourrait présenter un intérêt pour la réalisation de son étude. RFI_SDESS-GestionContenus.doc 5/8

6 Il est souhaitable que les sociétés rédigent en français leur réponse à cette DI. Les propositions, ainsi que toutes questions éventuelles, devront parvenir par courrier électronique adressé à la boîte 3.2 Contacts chez le pouvoir adjudicateur Pour toute information complémentaire à la présente DI veuillez contacter par courrier électronique : achats_informatiques@banque-france.fr. 4. Divers 4.1 Protection des réponses Il appartient à la société questionnée de mentionner le cas échéant les informations contenues dans sa réponse devant être protégées par le secret commercial. 4.2 Rémunération des réponses Les sociétés répondant à la DI ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les prestations réalisées pour l établissement de leurs réponses. RFI_SDESS-GestionContenus.doc 6/8

7 Annexe 1 : Demande d information concernant la solution SDESS-GestionContenus VOLET 1 ASPECTS TECHNIQUES Merci de bien vouloir renseigner le tableau et répondre aux questions suivantes : 1. La solution est-elle bâtie sur des composants libres et Open Source? 2. Mode de tarification de la licence : par utilisateur, par processeur, annuelle, globale? 3. Dans l hypothèse où la solution que vous proposez repose en partie sur du développement spécifique, pouvez-vous préciser l ampleur des développements à prévoir? 4. Établir une liste des fonctionnalités apportant une réponse sans développement ni paramétrage spécifique? 5. Dans l hypothèse où toutes les fonctionnalités attendues ne sont pas satisfaites, quel serait l ampleur des travaux complémentaires à prévoir? 6. Quelle est la couverture fonctionnelle de votre solution : GED, ECM, Collaboratif, workflow, BP,? (citer pour le package de base, puis pour chaque module éventuel) 7. Citer le nom de la solution, ainsi que le nom des éventuels modules nécessaires pour répondre à nos besoins. 8. Lister les technologies employées pour la solution (moteur de base de données, langage, protocoles, ), par axe. 9. Lister les normes (AFNOR, BPMN, ) mises en œuvre dans la solution. 10. Merci de nous signaler toutes les fonctionnalités et caractéristiques qui vous semblent primordiales dans ce type de solution et qui ne sont pas abordées dans le présent document. 11. Merci de nous signaler toutes les fonctionnalités et caractéristiques qui démarquent votre solution des solutions concurrentes. Indiquer les fonctionnalités satisfaites par votre solution dans la feuille «RFI» du document Excel «RFI_SDESS-GestionContenus_Grille_de_reponse.xlsx». Il présente les besoins fonctionnels et techniques de cette solution, classés par catégories. Cocher la cellule E à I qui convient et si nécessaire saisir un commentaire en cellule J. RFI_SDESS-GestionContenus.doc 7/8

8 Annexe 2 : Demande d information concernant la solution SDESS-GestionContenus. VOLET 2 ASPECTS FINANCIERS 1 VENTILATION DES PRINCIPAUX POSTES DE COÛTS Les informations demandées dans ce paragraphe sont destinées à permettre l'évaluation du coût global au travers d'une décomposition analytique de coûts. Il est souhaitable de renseigner les rubriques suivantes de la façon la plus exhaustive possible. Les données à fournir pour les différentes rubriques sont des coûts ou des informations permettant d'estimer les coûts (par exemple type de licences, maintenance, intégration, réalisation et tests unitaires, ). 1.1 Estimation des coûts d'investissement Licences, développements spécifiques, paramétrages spécifiques, intégration, formation, 1.2 Éléments permettant de déterminer les coûts de fonctionnement Maintenance corrective et évolutive, licences annuelles éventuelles, RFI_SDESS-GestionContenus.doc 8/8