Fonctions, Qualifications, Habilitations, Plans de Formations, Entretiens annuels. ROCALIS Johana Rubini. 16 Novembre 2012

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1 Fonctions, Qualifications, Habilitations, Plans de Formations, Entretiens annuels ROCALIS Johana Rubini 16 Novembre 2012

2 Société ROCALIS Audit Conseil Formations 13 rue du Football, SETE Tel/fax : RCS Sète SANTE Formation Auditeurs Sensibilisation ISO15189 Gestion des dysfonctionnements Gestion documentaire Phase pré-analytique Phase analytique Phase post-analytique Validation des méthodes Gestion des CQ - Partenaire Netika Distribution AGRO-ALIMENTAIRE Formation Bonnes Pratiques d hygiène Audits Flash Accompagnement HACCP, IFS, BPH Accompagnements ISO 9001, Formations transports (CACES, ) Formation commerce et management Formation informatique Formation langues

3 REFERENCES SANTE - Institut Bergonié de Bordeaux, - Centre Hospitalier de Béziers, - Centre Hospitalier de Vichy - Centre hospitalier de Cahors, - BIOMED 34 (17 sites), - Medilab 66 (15 sites) - Accolab Sud Ouest (6 sites) - AFNOR Compétences, - Netika AGRO-ALIMENTAIRE - Cevrai Laboratoire - Azote France - Menard Coquillages - Pêcheries Occitanes - Magasin SPAR - Guy Sanchez Expéditions - France Marée - Midi Tielles - Pêcherie Cettoise - G NET - CCAS de Sète - Michel Marée - Distrimers - Barba Lucien - Tielles Dassé - Médi Pêche - SA-THO-AN - Euro Marée - Barnhills Traiteur - ETS Scotto - CNFPT du Languedoc R - Cœur de fruit - Grimal Coquillages - Cuisine Centrale Emile Alain - Languedoc Restauration - CCAS de Balaruc les Bains -

4 Plan de la présentation Exigences normatives Définitions Organigramme - Fiches de fonctions Processus général de gestion du personnel Le recrutement Le dossier du personnel La formation Qualification Habilitation Planning et matrice des compétences Entretien individuel

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6 EXIGENCES NORMATIVES Exigences relatives au management, Chap 4-1, Organisation et management Définition des responsabilités, autorité et interrelations (organigramme) La direction doit mettre à disposition de tout le personnel l autorité et les ressources nécessaires Indépendance des personnels et de la direction

7 EXIGENCES NORMATIVES Maîtrise de la confidentialité Formation adéquate des personnels, encadrement compétent, expérimenté, niveau de responsabilité approprié, maîtrisant le SMQ Nomination d un RQ, Nomination de responsables adjoints pour les fonctions clés (notion de suppléances)

8 EXIGENCES NORMATIVES Exigences techniques, Chap 5-1, Personnel Organigramme, Définition de fonctions, qualifications et responsabilités, pour chaque catégorie de personnel Notion de dossier personnel : compétences, diplômes, qualifications professionnelles, formation, expérience, (AT, Vaccinations).

9 EXIGENCES NORMATIVES Exigences relatives à la Direction : formation initiale et continue, expérience, responsabilités (SMQ, RH, gestion budgétaire, ) Notion de ressources suffisantes Formation de routes les catégories de personnels (analyses, équipements, SIL, AQ, ) Évaluations et habilitations

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11 DEFINITIONS COMPETENCE: ensemble des savoirs, savoir-faire et comportements tirés de l'expérience nécessaires à l'exercice d'un métier. QUALIFICATION: statut accordé à une entité lorsque l aptitude à répondre aux exigences spécifiées a été vérifiée.

12 DEFINITIONS HABILITATION: double reconnaissance formelle d'une aptitude et d'une autorisation d'exercer. FORMATION PROFESSIONNELLE: processus FORMATION PROFESSIONNELLE: processus d'apprentissage qui permet à un individu d'acquérir le savoir et les savoir-faire (habiletés et compétences) nécessaires à l'exercice d'un métier ou d'une activité professionnelle.

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14 ORGANIGRAMMES Organigramme = Mise à plat de l organisation 3 types d organigrammes : - Organigramme fonctionnel : définit des liens fonctionnels et des délégations d autorité au sein du laboratoire - Organigramme qualité : définit les rôles et les responsabilités concernant la qualité au sein du laboratoire - Organigramme hiérarchique : définit des liens hiérarchiques, autorités et relations entre fonctions. Il peut faire intervenir des personnes extérieures au laboratoire

15 ORGANIGRAMMES : AVANT PROPOS - Nouvelle appellation : «chef de service» du laboratoire est remplacé par «responsable de service» - Légende : Trait vertical : Représente une autorité fonctionnelle, une autorité hiérarchique ou une autorité organisationnelle (selon le type d organigramme) - Légende : Trait horizontal : Représente une délégation d autorité (représentation typique pour la fonction Responsable qualité)

16 ORGANIGRAMME FONCTIONNEL Responsable de service laboratoire

17 ORGANIGRAMME FONCTIONNEL 2 ORGANIGRAMME QUALITE

18 ORGANIGRAMME QUALITE

19 ORGANIGRAMME HIERARCHIQUE

20 FICHES DE FONCTION : GENERALITES - 1 fonction apparaît dans l organigramme fonctionnel = 1 fiche de fonction (ex : technicien, responsable qualité, secrétaire, ) - Notion de Responsabilité (différent de notion de compétence) - Fiche de fonction : elle n est pas nominative ni individuelle - Fiche de fonction : Différent de fiche métier de la fonction publique hospitalière Lien : Exemple fiche métier

21 LES FONCTIONS «CLES» Les 4 fonctions clés du système qualité : - Responsable qualité - Responsable métrologie - Responsable technique - Responsable informatique

22 FICHES DE FONCTION Technicien de laboratoire : Exemple 1 : Lien fiche de fonction Exemple 2 : Lien fiche de fonction

23 FICHES DE FONCTION Cadre de santé : Lien vers fiche de fonction Adjoint administratif : Lien vers fiche de fonction Agent d entretien : Lien vers fiche de fonction Auditeur interne : Lien vers fiche de fonction IDE : Lien vers fiche de fonction

24 FICHES DE FONCTION LES FONCTIONS CLES - Responsable qualité: Lien vers fiche de fonction - Responsable métrologie: Lien vers fiche de fonction - Responsable informatique : Lien vers fiche de fonction

25 NOTION : TITULAIRE / SUPPLEANT - Au minimum : 1 Titulaire et 1 Suppléant pour chaque fonction - Titulaire/ Suppléant : Différence uniquement temporelle. Ils ont les mêmes compétences et responsabilités. Le titulaire les occupe en permanence. Le suppléant les occupe en cas d absence du titulaire. Exemple : erreur à ne pas commettre : 1 technicien (référent) titulaire et les autres techniciens suppléants Absence de suppléants pour les fonctions clés

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27 PROCESSUS GENERAL DE GESTION DU PERSONNEL Formation initiale Recrutement - Dossier personnel Fonctions au laboratoire Evaluation des compétences Qualification - Habilitation Matrice des compétences Entretien d évaluation Plan de formations continues Evaluation des formations Evaluation des acquis de la formation

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29 RECRUTEMENT Recrutement dans les cas suivants: - Mutation - Départ à la retraite - Remplacement de longue durée ou de courte durée - Besoin de nouvelle compétence - Augmentation de la masse de travail - Souhait soumis par le laboratoire à la DRH Acceptation ou refus DRH

30 RECRUTEMENT Etude des CV Entretiens, rencontres au laboratoire Entretien avec la DRH

31 INTEGRATION Exemple d éléments à aborder : - Rappel des obligations déontologiques et notamment de confidentialité - Explication de la politique, des objectifs qualité du laboratoire - Sensibilisation à la qualité et à l'impact du poste sur la qualité des prestations du laboratoire. - Présentation des consignes de sécurité - Présentation de l'organigramme - Présentation de/à l'équipe en place - Présentation des locaux et du matériel disponible - Présentation des missions et enjeux du poste - Distribution des documents d'intégration : Copie de la description de fonction Organigramme Manuel qualité Copie de l'iso Procédure de maîtrise des documents Procédure d'hygiène et sécurité - Présentation des horaires de travail - Description des modalités d'organisation des congés - Présentation de l'intranet pour la gestion des documents qualité - Information sur les conduites à tenir en cas d'accident / incident - Présentation des consignes particulières sur l'utilisation de l'informatique, du téléphone...

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33 DOSSIER DU PERSONNEL Contrat de travail Définition de fonction signée par le salarié Photocopie des diplômes Justification des expériences passées (CV détaillé, certifications de formation) Numéro et centre de sécurité sociale et nom de la mutuelle Coupon d aptitude délivré par la visite médicale annuelle Arrêt de travail éventuel Fiche individuelle de formation et attestations de stages de formation Comptes-rendus d entretiens individuels Maîtrise de la confidentialité

34 DOSSIER DU PERSONNEL - Exemples d éléments du dossier personnel : - Contrat de travail - Définition de fonction signée par le salarié - Photocopie des diplômes - Justification des expériences passées (CV détaillé, certifications de formation) - Numéro et centre de sécurité sociale et nom de la mutuelle - Coupon d aptitude délivré par la visite médicale annuelle - Arrêt de travail éventuel - Fiche individuelle de formation et attestations de stages de formation

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36 FORMATION - Plan de formation annuel : Doit couvrir l ensemble des fonctions Prévisionnel sur l année Formation interne / externe Exemple - Catégories de formation : Qualité Technique Sécurité Informatique

37 FORMATION - Evaluation de la formation : Exemple - Evaluation des acquis de la formation : Présentation, CR, Habilitations, Exemple

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39 QUALIFICATION HABILITATION RAPPELS : QUALIFICATION: statut accordé à une entité lorsque l aptitude à répondre aux exigences spécifiées a été vérifiée. Contrairement aux fonctions : notion de compétence - HABILITATION: double reconnaissance formelle d'une aptitude et d'une autorisation d'exercer.

40 QUALIFICATION HABILITATION - Exemple de qualification :

41 QUALIFICATION HABILITATION - Habilitation: Théoriquement à mener initialement pour un nouvel embauché - Qualification technique: Souvent 3 niveaux de qualification (garde, routine, avancé) - Notation : Binaire (0/1 : sait faire / ne sait pas faire) - Habilitation : Personnel habilité si l ensemble des critères sont satisfaits Possibilité : Notion de critères optionnels

42 QUALIFICATION HABILITATION QUI S EN CHARGE? : - Evaluer les critères de qualification : Personnel référent au poste en question (technicien, secrétaire), cadre, biologiste, L évaluation de ces critères peut être réalisée conjointement avec différentes fonctions - Habilitation : Cadre de santé (autorisation d exercer, affectation du poste, )

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44 MATRICE DES COMPETENCES Matrice des compétences : lien Personnel qualifié par appareil : lien Personnel qualifié par qualification : lien Personnel qualifié par poste : lien

45 MATRICE DES COMPETENCES Matrice des compétences : Doit être prise en compte pour la gestion des plannings

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47 ENTRETIEN INDIVIDUEL - Grille d entretien : Exemple de grille - Fréquence : annuelle - Conservation : 1 copie dans le dossier personnel de l agent - Points généraux abordés en entretien : - Points généraux abordés en entretien : Bilan d activité de la période écoulée Objectifs et plan d action pour la période à venir Remarques et souhaits de l évalué Souhaits en terme de formation et d évolution

48 Gestion du personnel

49 Questions Réponses

50 MERCI