Dossier d appel d offres Institut Pasteur de Dakar (IPD)

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1 Dakar le 13 août 2011 Dossier d appel d offres Institut Pasteur de Dakar (IPD) Article 1 : Objet de la consultation Le présent appel d offres est relatif à l approvisionnement de produits d entretien au profit de l IPD. La liste des articles à proposer est indiquée en annexe 1 avec les quantités annuelles estimées. Des lots sont établis en fonction des marques demandées. Article 2 : Dossier d appel d offres Il est constitué : - du présent document qui définit : o les modalités de l appel d offres o la liste des articles demandés o l acte d engagement à viser par les candidats - le projet de contrat qui serait appliqué pour le ou les candidats retenus, sous réserve d éventuelles modifications acceptées par l IPD en cours de négociation (voir article 4.2.) Ce dossier est signalé à différentes entreprises fournisseurs de ce type de produits et a minima 5 entreprises Ce dossier est mis en ligne sur le site de l IPD en accès libre ( toute entreprise pouvant par ailleurs postuler. Le dossier pourra être retiré soit en ligne, soit auprès du secrétariat de la direction administrative et financière (DAF) de l IPD (tel ) Article 3 : Dossier à remettre par les candidats 3.1. Contenu des dossiers Les candidats devront fournir les documents suivants : - une plaquette ou fiche de présentation synthétique de la société indiquant notamment : o l adresse postale et mail de la société et de ses correspondants, o le chiffre d affaires annuel réalisé les 2 dernières années pour ce type de produit, Page 1 sur 6

2 o le chiffre d affaires annuel réalisé les 2 dernières années par la société, o les références contrôlables concernant des prestations similaires sur les deux dernières années, o les moyens du candidat (en matériel et personnel), - copie de l extrait du registre de commerce (ou répertoire équivalent d inscription à un registre de commerce), - l offre de prix pour chaque lot reprenant de manière exhaustive la liste des articles indiqués en annexe, - un acte d engagement concernant le contrat qui serait mis en œuvre avec le candidat retenu, sous réserve d éventuelles modifications acceptées par l IPD en cours de négociation (voir article 4.2.), Ce document devra être renseigné avec le plus grand soin (remplir toutes les rubriques), être accompagné de toute documentation permettant de juger la conformité et la qualité des fournitures proposées (le candidat est invité à ne pas s'engager sur des délais qu'il ne pourrait pas tenir) et être daté et signé par la personne habilitée à engager la société avec la mention "lu et approuvé" ainsi que le cachet de l entreprise) ; Le soumissionnaire pourra y adjoindre tout document ou toute information qu il jugera utile pour la compréhension de son offre ; - un relevé d identité bancaire ou postal (RIB ou RIP), - attestations IPRES, caisse de sécurité sociale, inspection du travail, - quitus fiscal et NINEA. Les documents sont visés de la personne juridiquement apte à engager la société. Les signatures figurant sur les documents devront obligatoirement être "en original". Nota : Si l un des documents cités ci-dessus n est pas joint au dossier, la candidature pourra être rejetée Modalités de transmission à l IPD Les documents constituant la candidature et l offre seront insérés dans une enveloppe portant les mentions suivantes : le nom de la société candidate ; l indication «appel d offres de l Institut Pasteur de Dakar pour la fourniture de consommables informatiques» «lots..(préciser les lots proposés)» à l adresse mentionnée ci-après : INSTITUT PASTEUR DE DAKAR DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE BP 220 DAKAR Le dépôt sera enregistré au secrétariat de la direction administrative et financière (DAF) qui accusera réception de l offre de chaque candidat contre remise de l enveloppe. 3.3 Date limite de transmission des offres Les offres sont à transmettre avant le vendredi 7 septembre h00 Page 2 sur 6

3 Chaque candidat peut soumissionner pour un ou plusieurs lots, par lot entier. Il peut être retenu dans le cadre de la présente consultation, pour un, ou la totalité des lots. Le lot étant un ensemble homogène, il est précisé que le candidat devra avoir répondu à l ensemble des prestations constitutives du lot. Une offre incomplète pourra être rejetée par l IPD Dépôt d échantillons Les candidats devront déposer avec leur offre un échantillon de chaque article du lot Durée de validité des offres La durée de validité des offres est fixée à 90 jours à compter de la date limite de réception des offres Langue Les offres de chaque concurrent seront entièrement rédigées en langue française Unité monétaire L unité monétaire du marché est le franc CFA (F CFA). Article 4 : Déroulement de la procédure Les plis déposés dans le cadre de la présente consultation seront examinés par une commission au sein de l IPD qui décidera de retenir ou non les candidatures et les offres reçues Examen des candidatures (critères de sélection) Dans l hypothèse d un dossier de candidature faisant apparaître des pièces manquantes ou incomplètes, l IPD pourra attribuer un délai supplémentaire à tous les candidats. Après analyse par la commission de l IPD des documents relatifs à la candidature, l IPD éliminera les candidats qui n auront pas fourni les pièces (ou les renseignements demandés en cas de délai supplémentaire) énumérées à l article 3.1 du présent document, ou ceux dont les capacités professionnelles, techniques ou financières auront été jugées insuffisantes. Les candidats non retenus seront informés de la décision de l IPD par mail à l adresse mail indiquée dans l offre Négociation avec les candidats retenus L IPD peut entamer à l issue de l examen des candidatures une phase de négociation avec les candidats retenus à l issue de la phase précédente. Ceux-ci pourront être reçus chacun en entretien afin de préciser leur offre, d examiner les échantillons proposés, et négocier les prix proposés. Les candidats seront reçus de manière séparée après convocation et avant le lundi 17 septembre 2012 (sauf décalage signalé préalablement). Une modification du contrat proposée peut intervenir avec l accord de l IPD, auquel cas une nouvelle version est diffusée à l ensemble des candidats restants. A l issue une nouvelle offre de prix pourra être adressée à l IPD dans les formes prévues au 3.2. avant le lundi 24 septembre h00 (sauf décalage signalé préalablement). Page 3 sur 6

4 4.3. Choix des prestataires A l issue des deux étapes précédentes, le choix des prestataires pour les différents lots est réalisé par la commission précitée de l IPD Critères de choix Les critères de choix retenus sont : - le prix - la valeur technique de l offre (qualité des produits) - les délais de paiement - les délais de livraison Page 4 sur 6

5 Annexe 1 : liste des articles demandés estimation des quantités consommées annuellement DESIGNATION ARTICLE CONDITIONNEMENT ESTIMATION CONSOMMATION ANNUELLE LOT 1 EAU DE JAVEL LACROIX FL/1L 3500 LOT 2 ACIDE CHLORYDRIQUE ORDINAIRE FL/500ML 50 ALLUMETTES UNITE 600 BALAI BROSSE UNITE 35 BALAI COCO UNITE 50 BALAI WC AVEC SUPPORT UNITE 20 BALAYETTE COCO UNITE 20 BAYGON LIQUIDE FL/1L 150 BLOCS DESODORISANTS UNITE 500 BOMBE DESODORISANT FL/750ML 600 BOMBE INSECTICIDE RAID ROUGE FL/300ML 400 BOUGIE BLANCHE BTE/08 - BROSSE A LAVER UNITE 25 BROSSE A ONGLE UNITE 10 CHAMOISINES UNITE 10 COTOL CLASSIC FL/1L 800 ANIOSCRUB FL/500ML 13 DETERGAMOS SURACTIF FL/750ML 170 HEXANIOS CITRON FL/750ML 100 EPONGE UNITE 400 FICELLE SISALE RLX 5 GANT DE MENAGE UNITE 350 GLASSEX AJAX VITRE FL/750ML 100 GOUPILLON PM UNITE 70 GOUPILLON GM UNITE 70 GOUPILLON TTES TAILLES UNITE 10 GRESYL CONCENTRE FL/1L 80 MOUCHOIR EN PAPIER B/ MANCHE BALAI UNITE 50 OMO PQT 600 PAPIER ALUMINIUM RLX 250 PAPIER HYGIENIQUE PM RLX 3800 PAPIER ESSUIE TOUT JUMBO GM RLX 2500 SAVON TOILETTE UNITE 1200 SAVON DOUX A LA GLYSERINE B/5L 34 SEAUX EN PLASTIQUE DE 15ML UNITE 25 SOPALIN ESSUIE TOUT RLX 2000 TETE DE LOUP UNITE 6 AJAX BI-JAVEL FL/1L 240 BALAI PAILLE DE RIZ UNITE 90 TUYAU GAZ METRE 50 Page 5 sur 6

6 Annexe 2 Dakar le, 2012 Acte d engagement relatif à l appel d offre de l Institut Pasteur de Dakar concernant la fourniture de produits d entretien en date du 13 août 2012 Société : - (nom de la société) - (Adresse postale et mail de la société) - (n registre du commerce) Représentée par : (nom et prénom du représentant légal) agissant en qualité de représentant légal de ladite société Je soussigné, (nom et prénom du représentant légal), m engage à accepter et mettre en œuvre le contrat établi dans le cadre du dossier d appel d offres de l Institut Pasteur de Dakar, en date du 13 août 2012, concernant la fourniture de produits d entretien, dans le cas où ma société serait retenue comme prestataire d un ou de plusieurs lots indiqués dans l appel d offres. Dakar le 2012 (Cachet de la société et de la personne signataire) (Signature) Page 6 sur 6